Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là khâu đầu tiên trong chu trìnhquản trị doanh nghiệp với việc phác thảo nhiệm vụ và phương án thực hiện gópphần quan trọng vào việc xác định đún
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt quátrình từ khi bắt đầu học tập trên giảng đường đại học đến nay, em nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy cô, gia đình, bạn bè
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã truyền đạt tri thức cho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy côtrong khoa Quản trị văn phòng Để hoàn thành đề tài này, em nhận được sự quantâm nhiệt tình hướng dẫn của Th.S Nguyễn Đăng Việt đã luôn chỉ bảo tận tình chochúng em trong suốt quá trình học tập tại trường Nếu không có những lời hướngdẫn, nhận xét, sự động viên của cô thì em nghĩ bài thu hoạch này rất khó đển hoànthiện được Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Đồng thời, trong quá trìnhkhảo sát và thu thập, xử lí thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cácCBNV trong Công ty Cố phần Bia Hà Nội-Hải Phòng
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế và trình
độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Nhưng với sự nghiêncứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được sự đóng gópcủa thầy cô và bạn đọc để có thể tiếp thu và phát triển hơn nữa đề tài của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng
em Các số liệu sử dụng phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bốtheo quy định Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do em tìm hiểu, phân tíchmột cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt Nam Các kếtquả này chưa từng được công bố trong bất kì nghiên cứu nào khác
Trang 4Phần I LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Việt Nam hiện nay đã bước vào và đang cố gắng hoà nhịp cùng sự vận hànhcủa nền kinh tế thế giới (WTO) Điều đó đã mở ra cho Việt Nam những cơ hộiphát triển mạnh mẽ và toàn diện cùng với những thử thách không kém phầnkhắc nghiệt Những biến động thường xuyên của nền kinh tế được coi là tháchthức vô cùng to lớn đối với mọi doanh nghiệp trong nước ta Có thể nói chấtlượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao khảnăng cạnh tranh của các doanh nghiệp.Để tạo nên sự thành công trong lĩnh vựckinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều có tính định hướng của riêng mình Đồngnghĩa theo đó là những chương trình, kế hoạch có chiến lược, mục tiêu cụ thể,
rõ ràng trong từng hoạt động Và bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp là cầunối quyết định sự vận hành linh hoạt của cả một tổ chức đóng vai trò quantrọng trong việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là khâu đầu tiên trong chu trìnhquản trị doanh nghiệp với việc phác thảo nhiệm vụ và phương án thực hiện gópphần quan trọng vào việc xác định đúng đắn các mục tiêu, hướng đi sao chophù hợp với tình hình kinh tế thị trường Kế hoạch thay thế sự manh mún,không được phối hợp bằng sự nỗ lực chung, thay thế những luồng hoạt độngbất thường bởi một luồng đều đặn có tính ổn định cao Công tác xây dựngchương trình, kế hoạch tạo cơ sở cho việc nhìn nhận khoa học các quy trìnhcông việc có liên quan với nhau để thực hiện mục tiêu sản xuất và dịch vụ Nếulàm được những điểu đó thì doanh nghiệp sẽ phát huy tối đa năng lực cũng như
sự sáng tạo để tạo nên thành công Ngược lại, doanh nghiệp mà không xây
Trang 5dựng chương trình, kế hoạch sẽ gặp rắc rối trong quá trình thực hiện công việc,
dẽ đánh mất mục tiêu ban đầu
Là sinh viên chuyên nghành của quản trị văn phòng, tôi có nhiều điểu kiện đểnghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân hiều biết sâu sắc về chuyênnghành Đồng thời xuất phát từ thực tế, công tác văn phòng là một trong cácnhiệm vụ chiến lược quan trọng trong quá trình tổ chức góp phần giải quyết vấn
đề và việc đổi mới, nâng cao chất lượng nghành quản trị văn phòng Chính vì
các lí do trên, tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng” làm đề tài nghiên cứu khoa học.
2 Lịch sử nghiên cứu
-Harold Koontz, Cyril Odonnell, Henizn Weihrich, sách “Những vấn đề cốt yếu
của quản lý”.
-Thạc sĩ Trần Thanh Tùng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, bài
viết “Tính chất, vị trí của chức năng lập kế hoạch và kiểm tra trong quản trị hành
chính văn phòng”,
-Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Luận với đề tài “Công tác xây dựng kế
haochj tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ”.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng : Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại vănphòng
- Phạm vi : Tại văn phòng Công ty cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Trang 6-Mục đích nghiên cứu : Hoàn thiện hệ thống kiến thức và thực trạng về côngtác xây dựng chương trình, kế hoạch trong hoạt động điều hành của vănphòng doanh nghiệp nói chung và CTCP Bia Hà Nội-Hải Phòng nói riêng.Một số giải pháp để triển nâng cao công tác này trong văn phòng doanhnghiệp.
-Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Hệ thống lý luận chung về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
+ Khảo sát thực trạng về công tác này tại văn phòng CTCP Bia Hà Nội
+ Đánh giá thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình, kếhoạch tại văn phòng CTCP Bia Hà Nội
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Thứ nhất : Phương pháp thu thập thông tin (Nghiên cứu các tài liệu sách
báo, tạp chí viết về đề tài xây dựng chương trình, kế hoạch tại văn phòng doanhnghiệp)
Thứ hai : Phương pháp quan sát (Quan sát quá trình triển khai và thực hiện tại
doanh nghiệp)
Thứ ba : Phương pháp mô tả những khâu trong quy trình thực hiện chương
trình, kế hoạch
Thứ tư : Phương pháp phân tích so sánh thực trạng nêu trên có phù hợp với
hoạt động của doanh nghiệp hay chưa? Để từ đó đưa ra hướng điều chỉnh và giảiquyết một cách tốt nhất, nhằm nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình,
kế hoạch
6 Giả thuyết khoa học
Để thực hiện mục đích nghiên cứu của đề tài đã nêu trên, giả thuyết được đặt
ra cho vấn đề nghiên cứu đó là: Tiểu luận góp phần hoàn thiện xây dựng công
Trang 7tác chương trình, kế hoạch trong văn phòng doanh nghiệp Nếu công tác nàyđược đầu tư, quan tâm đúng mức thì việc thực hiện mục tiêu chung của doanhnghiệp đạt hiệu quả cao.
7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Hệ thống hoá các nội dung nội dung về chương trình, kế hoạch tại công tácvăn phòng vào thực tiền
- Quy trinh thực hiện những nội dung đó
- Trách nhiệm của lãnh đạo và CBNV trong CTCP Bia Hà Nội
- Đề xuất, tham mưu cho các lãnh đạo thực hiện các giải pháp nhằm nâng caohiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế hoạch vào công tác văn phòng tạiCTCP Bia Hà Nội
- Giúp sinh viên khóa sau có thêm kiến thức, thôn tin, tư liệu cho môn học
8 Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát chung về tổ chức và văn phòng của Công ty Cổ phầnBia Hà Nội-Hải Phòng
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Công
ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chươngtrình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng
Trang 8PHẦN II.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI-HẢI PHÒNG 1.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải phòng
Cổ phần bia Hải Phòng Công ty cổ phần Bia Hải Phòng được thành lập với sốvốn điều lệ là 25.500.200.000 VNĐ, với tỷ lệ vốn của cổ đông nhà nước là65%, vốn của các cổ đông trong doanh nghiệp là 29,5%, vốn của các cổ đôngngoài doanh nghiệp là 5,5% Công ty cổ phần Bia Hải Phòng chính thức hoạtđộng theo mô hình Công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 0203001024 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày20/09/2004
Trang 9Tháng 10 năm 2005, UBND Thành Phố Hải Phòng đồng ý chuyển nhượngphần vốn Nhà nước tại Công ty cổ phần bia Hải Phòng cho Tổng Công ty Bia –Rượu – Nước giải khát Hà Nội (theo thông báo số 4510/UBND-KHTH, ngày24/8/2005) và Hội đồng Quản trị Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát
Hà Nội đồng ý nhận chuyển nhượng phần vốn nhà nước tại Công ty cổ phầnbia Hải Phòng (số 45/QĐ-TCKT ngày 06/09/2005) Công ty cổ phần bia HảiPhòng gia nhập Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội hoạt độngtheo mô hình Công ty mẹ – Công ty con
Theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty cổ phần Bia Hải Phòng họp ngày 23/10/2005: Công ty cổ phần Bia Hải Phòng được đổi tên thành Công ty Cổ phần Bia Hà Nội – Hải Phòng, với số vốn điều lệ là
25.500.200.000 VNĐ, trong đó tỷ lệ vốn của cổ đông nhà nước do Tổng Công
ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội nắm giữ là 65 %, vốn của các cổ đông trong doanh nghiệp là 29,5%, vốn của các cổ đông ngoài doanh nghiệp là 5,5%
1.1.2 Giai đoạn phát triển
Từ năm 2006 đến nay, Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Hải Phòng đãtiếp tục đầu tư chiều sâu, đổi mới thiết bị công nghệ nâng công suất nhà máybia số 2 ở Quán Trữ từ 15 triệu lít/năm lên 25 triệu lít/năm với các máy mócthiết bị hiện đại như dây chuyền chiết chai công suất 15.000 chai/giờ của tậpđoàn KHS - CH Liên bang Đức, hệ thống lọc bia của Filtrox-Thụy sỹ, hệthống các tank lên men, tank chứa bia thành phẩm, thiết bị nhà nấu, hệ thốnglạnh, lò hơi, khí nén cùng các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất bia hiện đạikhác Nhờ đổi mới và đầu tư các máy móc thiết bị, hiện đại hóa dây chuyềnsản xuất Công ty đã có khả năng cung cấp cho thị trường Hải Phòng và cáctỉnh miền Duyên Hải với sản lượng 75 triệu lít bia chai và bia hơi các loại
Trang 10Thương hiệu sản phẩm chính của Công ty hiện nay là: Bia hơi HảiPhòng, bia hơi Hải Hà, Bia tươi (bia vàng & bia đen), Bia chai 999, Bia chaiHải Phòng, Bia chai Hà Nội và Nước uống tinh khiết Thiên văn Từ năm
2002, Công ty Cổ phần Bia Hải Phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001: 2000 và hiện nay công ty đang ápdụng hệ thống quản lý chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm và môi trườngtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; ISO 14001: 2004; ISO 22000: 2005 Trong suốt quá trình 53 xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Bia Hà Nội
- Hải Phòng đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào như Huân chương Laođộng hạng Ba, Huân chương Lao động hạng Nhì, Bằng khen của Chính phủ,Bằng khen của Bộ Công Thương, UBND thành phố Hải Phòng, Sản phẩmbia của Công ty liên tục trong nhiều năm liền được người tiêu dùng trong cảnước bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao”, Cúp vàng AFTA trongHội chợ Triển lãm Quốc tế Hải Phòng (2004, 2005), Huy chương vàng hộichợ Hàng hoá với chất lượng cuộc sống, Cúp vàng Thương hiệu Việt, Doanhnghiệp uy tín chất lượng, Thương hiệu Vàng “Madein Việt Nam”… Làdoanh nghiệp sản xuất bia có uy tín, các sản phẩm bia của Công ty khôngchỉ được người tiêu dùng trong và ngoài thành phố Hải Phòng mến mộ màcòn có mặt ở các tỉnh thuộc vùng duyên hải Bắc bộ Trong những năm qua,Công ty đã đầu tư mở rộng sản xuất tại nhà máy bia số 2 Quán trữ - Kiến
An, thực hiện dự án di dời khu vực sản xuất tại cơ sở 16 Lạch Tray sangQuán trữ, và tiến hành lập dự án xây dựng địa điểm 16 lạch Tray thành trungtâm thương mại, xúc tiến bán hàng quảng bá sản phẩm
Trong những năm qua, Công ty CP Bia Hà Nội – Hải Phòng là mộttrong những công ty con đạt thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất,kinh doanh và các hoạt động công đoàn của Tổng công ty Năm 2012, mặc
Trang 11dù nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty vẫn hoàn thành toàn diệncác kế hoạch đã đề ra Năm 2013, Công ty CP Bia Hà Nội – Hải Phòng phấnđấu sản xuất và tiêu thụ đạt trên 50 triệu lít bia các loại.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CTCP Bia Hà Nội-Hải Phòng (Phụ lục I)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Bia Hà Nội-Hải phòng được thể hiện ở bêntrên được thiết kế theo mô hình tổ chức theo chức năng Trong tổ chức của công ty,các bộ phận được tạo thành đều nhằm thực hiện một nhiệm vụ đặc trưng nào đó.Các bộ phận của công ty được chia làm cấp chiến lược ( Đại hội đồng cổ đông, hộiđồng quản trị), cấp tác nghiệp ( ban giám đốc, các phòng ban cấp dưới) Trong đóBan Kiểm Soát hoạt động hoàn toàn độc lập với các cơ quan quản lý (Hội đồngquản trị và Ban giám đốc)
Cụ thể hơn, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị có chức năng quyết định
tổ chức, định hướng phát triển, lập kế hoạch chiến lược, giám sát Ban giám đốc(giám đốc và hai phó giám đốc ) có chức năng lập kế hoạch hoạt động sản xuất,kiểm soát các hoạt động sản xuất và kinh doanh Các phòng Ban cấp dưới có chứcnăng trực tiếp thực hiện các hoạt động tác nghiệp sản xuất kinh doanh.Ở cấp tổchức phòng ban còn tồn tại tổ chức theo địa dư : Phân xưởng bia số 1 (Lạch Tray) ,Phân xưởng bia số 2 ( Quán Trữ )
Mô hình tổ chức kiểu chức năng kết hợp địa dư làm cơ cấu tổ chức khá rõ ràng
và logic, giúp tổ chức phát huy ưu thế chuyên môn hóa, người lao động nhận thức
rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, nên tạo hiệu quả cao trong công việc chuyênmôn, tránh tình trạng bị chồng chéo nhiệm vụ
Trang 121.2 Khái quát chung về văn phòng của Công ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải phòng
1.2.1 Chức năng
Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân
Là câu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược lại
Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ công ty; công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài công ty
Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật của phòng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
1.2.2 Nhiệm vụ
Trang 13-Chủ trì việc thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh, các giấy phép hoạt động khác của công ty liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD của công ty
-Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn
-Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và tiếpnhận nhân sự vào vị trí phù hợp
-Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành công ty.-Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể,
đề xuất mức khen thưởng
-Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty
Công tác lao động tiền lương
-Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng lao động Cập nhật và vận dụng cá văn bản pháp quy liên quan đến chế
Trang 14độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách, chế độ cho người lao động.
-Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết hợp đồng lao động theo quyđịnh của Pháp luật
-Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế trả lượng, thủ tục thanh toán tiền lương, theo quy định và công ty và pháp luật
-Đề xuất lãnh đạo công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.-Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lượi cho người lao động
Công tác quản trị hành chính
-Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý công văn, văn bản các đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thôngsuốt
-Quản lý và sử dụng con dấu của công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo mật, đúng quy định
-Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty
-Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV công ty
-Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với công ty
-Công chứng hồ sơ pháp lý công ty
-Quan lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng
-Mua sắm, làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng
Trang 15-Đảm bảo an toàn về con người và tài sản; bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định.
Công tác truyền thông
-Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan dến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
-Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong công ty
-Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin trong và ngoài công ty
-Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty cho khách hàng
-Thu nhận, phản ánh đến ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác
-Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ công tác truyền thông
Quản trị thương hiệu
-Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh công ty
-Xây dựng, quản trị trang web công ty
-Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của công ty
Công tác Đoàn thể
-Là đầu mối giúp việc cho ban lãnh đạo công ty trong việc đôn đốc các tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể
-Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các Đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền
Trang 16-Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn thể
Công tác pháp lý
-Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng
-Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đápviệc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty
-Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
Văn thư, lưu trữ
Quản trị Hành chính Quản trị
nhân sự
Truyền thông, đoàn thể
Quản trị văn phòng
Trang 17ràng, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao,tạo tính tin cậy cho tổ chức Tầm quản lý hẹp, chú trọng vào chức năng Thể hiện tính thống nhất trong mục tiêu, các cơ chế báo cáo, kiểm soát giúp cho tổ chức đi đúng phương hướng mà Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị đã đề ra Phòng hành chính có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và
cụ thể Cơ cấu tổ chức được phân chia phù hợp với quy mô của công ty
Trang 18CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI - HẢI PHÒNG 2.1.Khái niệm
Khái niệm về kế hoạch:
Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kì danh sách,
sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành cácgiai đoạn, các bước thười gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn địnhnhững mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thựchiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã đề ra Thông thường kế hoạchđược hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động vàthông qua đó để đạt được mục tiêu
Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc khôngchính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạchhoặc bí mật
Tóm lại: “Kế hoạch là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉtiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ của Nhà nước, cơquan, ban, ngành, công ty, doanh nghiệp kế hoachj thường được xây dựngcho từng thời gian nhất định gồm ba loại: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắnhạn”
Khái niệm về chương trình:
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực hoặc tất cảcác lĩnh vực của một cơ quan, đơn vị hay ngành chủ quản được sắp xếp theo mộttrật tự và trong một khaongr thời gian nhất định
2.2.Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Trang 19Chương trình, kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọngtrong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp Xây dựng
CT, KT cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Khitất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ điđâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽcùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ chức Nếu thiếu kế hoạchthì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu quả
-Xây dựng CT, KH có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay
tổ chức Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạchtrở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý Lập
CT, KH buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước , dự đoán được nhữngthay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắccác ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp
- Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phínguồn lực của doanh nghiệp Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xácđịnh, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụngnguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào cáchoạt động hiệu quả và phù hợp
- Chương trình, kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho côngtác kiểm tra đạt hiệu quả cao Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kếhoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian Một khidoanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cáchnào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mụctiêu hay chưa và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thờikhi có những lệch lạc xảy ra Do vậy, có thể nói nếu không có chương trình, kếhoạch thì cũng không có cả kiểm tra
Trang 20Như vậy , xây dựng chương trình, kế hoạch rất quan trọng đối với mỗidoanh nghiệp, mỗi nhà quản lý Nếu không có CT, KH thì nhà quản lý có thểkhông biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệpmột cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họcần tổ chức và khai thác Không có kế hoạch nhà quản lý và các nhân viên của họ
sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phảilàm gì
2.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng CTCP Bia Hà Nội – Hải Phòng
Công ty Cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng luôn giữ vững vị thế và tên tuổi củamình trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chăm sóc khách hàng, cải tiến cơ
sở vật chất, Tuy luôn phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoàinước, nên kinh tế thị trường nhiều biến đổi nhưng CTCP không những không bịdao động mà còn ngày càng phát triển Một yếu tố không thể thiếu dẫn đến sựthành công này là công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trong tất cảcác lĩnh vực của công ty Đối với một công ty có quy mô lớn thì công tác nàykhông thể xem nhẹ được Do vậy văn phòng CTCP Bia Hà Nội-Hải Phòng có xâydựng và ban hành các loại chương trình, kế hoạch sau:
Các loại chương trình công tác:
-Chương trình công tác năm: Thể hiện mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ, giảipháp lớn quan trọng trong hoạt động của công ty trong một năm
-Chương trình công tác quý : Thể hiện mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ, cụthể trong từng quý (4 quý) để thực hiện chương trình hoạt động của năm
Trang 21-Chương trình công tác tháng: Cụ thể hóa những mục tiêu từ chương trình côngtác quý Nêu rõ những công việc mà công ty phải làm trong tháng.
-Chương trình công tác tuần: Xác định chi tiết những công việc của công ty vàlãnh đạo trong tuần
Các loại kế hoạch công tác:
-Kế hoạch công tác theo thời gian:
+Kế hoạch hoạt động của công ty
+Kế hoạch công tác của lãnh đạo
+Kế hoạch hoạt động của văn phòng
+Kế hoạch cá nhân
+Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị,
2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng CTCP Bia Hà Nội – Hải Phòng
2.4.1 Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình kế hoạch công tác
Mỗi một cơ quan, tổ chức khi muốn xây dựng chương trình, kế hoạch côngtác thì cần phải có một bộ phận thực hiện nhiệm vụ này Tại Công ty Cổ phần Bia
Hà Nội-Hải Phòng, phòng hành chính tổng hợp sẽ tham mưu cho ban lãnh đạo và