Thảo luận TMU kiểm toán nội bộ bài tập 11 điểm mạnh của hệ thống KSNB, điểm hạn chế của KSNB và bài 18

Về điểm mạnh của Hệ thống KSNB: - Giai đoạn xử lý đơn hàng: Cách xử lý đối với đơn đặt hàng của người mua được công ty thực hiện tự động trên máy tính máy tính tự động so sánh số lượng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÁO CÁO THẢO LUẬN HỌC PHẦN: KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Giáo viên hướng dẫn: Lương Thị Hồng Ngân Lớp học phần: 2107IAUD1121

Nhóm: 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

LẦN 1

Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2021

I Thành phần tham dự

Các thành viên tham gia:

1 Nguyễn Thị Hồng

2 Nguyễn Minh Hương

3 Hoàng Thị Thanh Huyền

4 Nguyễn Thị Huyền

5 Nguyễn Thị Thu Huyền

II Mục đích cuộc họp:

Bầu nhóm trưởng

Phân công công việc

III Nội dung công việc

1 Thời gian họp: 16/04/2021

2 Địa điểm: Phòng học nhà G

3 Tiến hành họp nhóm

Bầu nhóm trưởng: Nguyễn Thị Hồng

Phân công công việc

Bài 11: Nguyễn Thị Hồng

Bài 16: Nguyễn Thị Huyền, Hoàng Thị Thanh Huyền

Bài 18: Nguyễn Thị Thu Huyền

Bài 29: Nguyễn Minh Hương

Tổng hợp word: Nguyễn Thị Huyền

Thời gian hoàn thành bài: 24/04/2021

Nhóm trưởng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

LẦN 2

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2021

I Thành phần tham dự

Các thành viên tham gia:

1 Nguyễn Thị Hồng

2 Nguyễn Minh Hương

3 Hoàng Thị Thanh Huyền

4 Nguyễn Thị Huyền

5 Nguyễn Thị Thu Huyền

II Mục đích cuộc họp:

Thảo luận đưa ra bài thảo luận hoàn chỉnh

III Nội dung công việc

1 Thời gian họp: 24/04/2021

2 Địa điểm: Phòng học nhà G

3 Tiến hành họp nhóm

Các thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến

Bạn làm word sửa chữa và tổng hợp lại

Nhóm trưởng

STT HỌ TÊN ĐÁNH GIÁ ĐIỂM

19 Nguyễn Thị Hồng

21 Nguyễn Minh Hương

22 Hoàng Thị Thanh Huyền

23 Nguyễn Thị Huyền

24 Nguyễn Thị Thu Huyền

Bài 11:

a Về điểm mạnh của Hệ thống KSNB:

- Giai đoạn xử lý đơn hàng: Cách xử lý đối với đơn đặt hàng của người mua

được công ty thực hiện tự động trên máy tính ( máy tính tự động so sánh số lượng hàng khách đặt mua với lượng tồn kho), sau khi đơn đặt hàng đã được duyệt qua hệ

thống máy tính, nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin

cần thiết có đúng và hợp lý ko

-> DĐH luôn được xử lý kịp thời, ko bị bỏ sót, ko bị nhầm lần các thông tin

khách hàng cũng như số lượng hàng bán

- Giai đoạn xét duyệt bán chịu :

+ Được thực hiện tự động từ chương trình máy tính

Giúp DN quản lý được hạn mức bán cho khách hàng, tránh viececj bán chịu quá nhiều cho khách hàng ko đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu của công ty dẫn

đến mất hàng, ko thu được tiền

+Ttrong trường hợp bị phong tỏa thì giám đốc tài chính hay kế toán công nợ sẽ là

người quyết định có giải tỏa hay ko

Bằng cách quản lý này, Giám đốc tài chính của công ty có thể tự mình xem xét đến khoản nợ của khách hàng, hạn chế được việc nhân viên kinh doanh cấp quá nhiều

hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng lên , điều đó cũng tránh cho đơn vị việc phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Giai đoạn giao hàng:

+ Trước khi giao hàng, nhân viên giao đã kiểm tra, so sánh đối chiếu hàng thực

giao với chứng từ gửi hàng

-> DN có thể quy trách nhiệm nếu hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao

hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

- Thu tiền bán hàng bằng séc hoặc tiền mặt :được quản lý khá nghiêm ngặt, và

có hóa đơn, phiếu thu rõ ràng đầy đủ

-> Tránh được việc người thu tiền biển thủ tiền hàng

- Giai đoạn theo dõi nợ phải thu khách hàng:

+ Kế toán công nợ thực hiện kiểm soát công nợ phải thu khá chi tiết ( có bảng kê

chi tiết công nợ, có chính sách cho khách hàng nợ, có các cuộc họp hàng tháng với

Giám đốc tài chính nhằm nhận định khả năng thanh toán và các biện pháp đối với

khách hàng chậm thanh toán)

-> Giúp DN quản lý công nợ tốt, tránh được việc khoản tiền thanh toán bị chiếm dụng

b Về điểm hạn chế của KSNB

khi giao

hàng

-Bộ phận bán hàng chưa xác

nhận lại đơn đặt hàng, số

lượng , đơn giá với bên mua

- Thiếu chứng từ vận chuyển ( số lượng, quy

-Giao hàng khi

chưa được xét

duyệt bởi bên mua,

có thể hàng xuất bán nhưng khách

hàng ko nhận, có

thể thiếu hoặc thừa

số lượng, chủng

loại

Phát sịnh thêm các

Quy định chặt chẽ

về hàng bán chỉ

được vận chuyển

sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ

(tài khoản, con dấu,

chữ ký hợp pháp

của bên mua)

Chứng từ vận chuyển phải ghi rõ

2

cách, chất lượng hàng hóa,

thời hạn và các thông tin

cần thiết khác)

-Công ty không gửi hóa đơn

cho khách và ghi sổ doanh

thu sau khi hoàn tất việc

giao hàng

chi phí ngoài dự

kiến trong quá trình

giao hàng

-bán hàng nhưng

không lập hóa đơn , hoặc lập không

đúng

- ghi sai niên độ về

doanh thu hoặc nợ

phải thu khách hàng

- ghi sai số tiền, ghi

trùng hay bỏ sót

hóa đơn

số lượng, quy cách,

chất lượng hàng,

thời hạn và các thông tin cần thiết

khác

- cần lập hóa đơn

ngay sau khi hoàn

tất việc giao hàng

- căn cứ vào chứng

từ vận chuyển đã

được khách hàng

ký nhận, đơn đặt

hàng đã được đối

chiếu với chứng từ vận chuyển, hợp

đồng giao hàng nếu

có

- sử dụng mã vạch/

mã số tham chiếu,

kiểm tra ngẫu nhiên

tính chính xác của các thông tin trên

- ghi sai tên khách

hàng, thời hạn thanh toán

hóa đơn như số

tiền, mã số thuế, địa

cỉ khách hàng, sử dụng bảng giá bán

đã được phê duyệt

để ghi chính xác giá

bán trên hóa đơn

- ghi nhận doanh

thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền

vào sổ sách kế toán

sau khi đã tham

chiếu các chứng từ

liên quan ( DĐH,

Chứng từ gửi hàng,

chứng từ vận chuyển, hóa đơn

bán hàng)

Theo dõi

nợ phải

thu khách

hàng

kế toán công nợ ko lập dự

phòng nợ phải thu khó đòi

và chính sách xóa sổ nợ

phải thu khó đòi

nợ phải thu bị thất

thoát do ko theo dõi

chặt chẽ

- Ban hành chính

sách lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi

và chính sách xóa

sổ nợ phải thu khó đòi

4

-Tuân thủ chuẩn

mực và chế độ kế

toán khi lập dự phòng nợ phải thu

khó đòi

- Phân công người

chịu trách nhiệm cụ

thể

- Mức dự phòng đề xuất phải được phê

chuẩn bởi người có

thẩm quyền

- Định kỳ in các

báo cáo về số dự

phòng nợ phải thu

khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó

đòi đã xử lý xóa sổ

theo từng nhân viên

theo dõi công nợ

Bài 16:

a,Người đề

nghị mua

hàng đồng

thời là người

đặt hàng

- Hàng mua về với giá

cao

- Chất lượng hàng mua

về không đảm bảo

- Ngụy tạo đơn đặt hàng

không có thật

- Tăng chi phí đầu

vào

- Không đảm bảo chất lượng hàng để

sản xuất, kinh doanh

- Thâm hụt quỹ

- Yêu cầu người đề nghị

mua hàng độc lập với

người đặt hàng

- Có sự kiểm duyệt yêu

cầu mua hàng và kiểm

duyệt

b,Các bộ phận

thực hiện việc

mua hàng

không được

cung cấp các

thông số kỹ

thuật của hàng

mua

- Hàng mua không đúng

thông số kỹ thuật theo

yêu cầu

- Bộ phận thực hiện mua

hàng và bộ phận có nhu

cầu hàng cãi nhau

- Mất thời gian, tiền

bạc

- Gián đoạn, chậm trễ tiến độ công việc

Mâu thuẫn nội bộ

- Xây dựng quy trình

kiểm tra chất lượng

hàng (phê duyệt)

- Bộ phận có nhu cầu

tham gia nhận hàng (đối

chiếu)

c,Có một số lô

hàng đã quá

hạn giao hàng

nhưng vẫn

chưa nhận

được hàng

- Không có hàng để sử

dụng kịp thời

- Chất lượng hàng suy

giảm do thời gian vận

chuyển quá lâu

- Gián đoạn, chậm trễ

tiến độ công việc

- Hàng không đảm

bảo chất lượng như

yêu cầu

- Lập hồ sơ theo dõi các

đơn hàng chưa được

giao

- Hủy đơn đặt hàng nếu

cần

6

- Kiểm tra khi nhận

hàng và yêu cầu bồi

thường nếu cần

d, Quy trình

phê duyệt

mua hàng

không đầy đủ,

không chặt

chẽ

- Yêu cầu hàng mua không đúng nhu cầu thực

tế

- Dễ xảy ra hiện tượng biển thủ, lạm

dụng mua hàng cho

mục đích cá nhân

- Gây ra sự lãng phí,

làm tăng chi phí

- Phiếu yêu cầu mua hàng cần được trưởng

phòng hay người có

trách nhiệm phê duyệt

- Duyệt kế hoạch mua

hàng chi tiết, yêu cầu

giải thích việc mua

hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)

e, Nhân viên

mua hàng

nhận quà cáp

hoặc những

lợi ích khác từ

nhà cung cấp

- Hàng mua có chất

lượng không tốt ( về quy cách, phẩm chất, mô tả,

…)

- Hàng mua có giá cao

không cân đối giữa chi

phí bỏ ra và chất lượng

yêu cầu

- Mua không đúng nhà

cung cấp

- Làm gián đoạn quá

trình sản xuất hàng hóa, gây ra hậu quả

nặng nề

- Phẩm chất hàng hóa

mua về kém làm cho

thành phẩm đầu ra bị

giảm chất lượng, ảnh hưởng doanh thu

công ty

- Gây ra sự mất uy tín

với những nhà cung

cấp truyền thống,

- Cần kiểm tra quy trình

phê duyệt Báo giá Nhà cung cấp trước khi

quyết định nhà cung

cấp cuối cùng

- Xem xét chi tiết hợp

đồng mua hàng với nhà

cung cấp

không tận dụng được

nhà cung cấp có tiêu

chí tối ưu phù hợp

f, Nhiều hàng

được mua với

giá cao hơn

thị trường

- Hàng mua không phù hợp với chi phí ước tính

- Mua giá cao

- Giá thanh toán không

đúng thực tế như trong

hợp đồng

- Bộ phận mua hàng hoặc

bộ phận thanh toán có gian lận

- Làm tăng chi phí giá vốn hàng bán,

tăng giá thành phẩm

- Củng cố lại quy trình theo dõi “Báo giá của

nhà cung cấp”

- Chỉ trả tiền khi có đầy

đủ các chứng từ nhận

hàng hợp lệ ( phê duyệt)

Bài 18:

1 Các hoạt động kiểm soát có hiệu quả

- Mua hàng :

 Có quy định mức dự trữ hàng hóa tối thiểu để kịp thời lập phiếu yêu cầu mua hàng

 Phiếu yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt theo từng mức độ quan trọng

 Đơn đặt hàng gồm 4 liên và đánh số sẵn theo chương trình máy tính

 Có nhân viên kiểm tra so sánh, kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng với đơn đặt hàng hoàn chỉnh

 Hàng tháng, đều nghiên cứu và cập nhật danh sách nhà cung cấp tiềm năng

 Trưởng phòng mua hàng ký tắt vào đơn hàng đã được kiểm tra

- Nhận hàng:

8

 Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận những hàng hóa nằm trong danh mục đơn đặt hàng hợp pháp

 Lập biên bản giao nhận gồm 3 liên, trong đó ghi rõ thời gian, tên nhà cung cấp, số đơn đặt hàng số lương và mô tả hàng hóa nhận

- Các khoản phải trả:

 Có hệ thống máy tính đối chiếu các thông tin trong đơn hàng, đồng thời kiểm tra tính chính xác toán học trong hóa đơn và phát hiện chênh lệch

 Sau khi hệ thống xác minh toàn bộ thông tin, nhân viên kế toán kẹp toàn bộ các chứng từ đã đối chiếu với nhau để tạo thành bộ hóa đơn cho kế toán

 Kế toán trường thường xuyên xem báo cáo này

 Hàng tháng, số dư tài khoản phải trả cho nhà cung cấp trong sổ cái sẽ được đối chiếu với số dư trên sổ chi tiết từng nhà cung cấp

- Thanh toán tiền hàng:

 Trước khi ký séc chi trả, trưởng bộ phận quỹ so sánh các séc được viết với đơn đặt hàng, bộ phận giao hàng, hóa đơn và ký tắt vào tất cả các séc

 Các séc chi trả cũng được viết vào hóa đơn để tránh thanh toán 2 lần cho cùng một hóa đơn

 Có quy định về số tiền thanh toán đối đa được tự động phê duyệt, còn lớn hơn thì phải cần có người xét duyệt

 Cuối tháng, bộ phận quỹ chịu trách nhiệm làm một bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng

2 Các hoạt động kiểm soát kém hiệu quả và đề xuất những hoạt động kiểm soát thay thế

- Mua hàng : tất cả đơn hàng còn lại ( bị loại trừ) sẽ được gửi qua mail cho

nhà cung cấp, trước khi gửi mail phải có nhân viên độc lập kiểm tra, so sáng giữa các

nhà cung cấp để đưa ra được lựa chọn nhà cung cấp tối ưu

 Thủ tục kiểm toán: Lập phiếu yêu cầu mua trước khi mua hàng

- Nhận hàng : mới chỉ có trưởng kho hàng và nhân viên nhận hàng, công ty

cần có thêm nhân viên giao hàng

- Thanh toán tiền hàng : không có kỳ hạn thanh toán cụ thể vì vậy công ty

nên có thông tin về kỳ hạn thanh toán trong sổ chi tiết các khoản phải trả, định kỳ gửi

thư đối chiếu công nợ với nhà cung cấp

Bài 29:

1

 Hạn chế: Giám đốc sản phẩm thông tin chọn máy in dựa trên kinh nghiệm đã

có từ trước; hợp đồng được kí trên điện thoại và giám đốc sẽ thông tin cho kế toán

thanh toán và khoản phải trả coi như đã được phê chuẩn

 Rủi ro kiểm soát

 Những quyết định dựa trên kinh nghiệm cá nhân của giám đốc sản phẩm thông tin có thể không đủ an toàn và dẫn đến sai lầm nghiêm trọng

 Việc kí hợp đồng trên điện thoại không có văn bản, hợp đồng pháp lí thích hợp sẽ dẫn đến tình trạng không kiểm soát được số lượng, chất lượng sản phẩm

 Trong trường hợp có tranh chấp và vi phạm sẽ không có biên bản pháp lí để căn cứ

 Giải pháp

 Lập văn bản, hơp đồng rõ ràng, hợp lệ theo đúng quy định và trình tự

10

 Cần có một bộ phận chuyên môn có kinh nghiệm để cùng nghiên cứu,lựa chọn sản phẩm hợp lí

 Chỉ thanh toán khi có đủ các chứng từ nhận hàng hợp lệ và trình tự rõ ràng

2

 Hạn chế: Một chiến lược quảng cáo tổng thể cho các sản phẩm của công ty không được thực hiện, mỗi giám đốc chi nhánh lập kế hoạch quảng cáo riêng cho bộ phận của mình

 Rủi ro kiểm soát

 Gây sự không đồng nhất đồng giữa các chi nhánh, công tác quảng cáo của công ty bị mất hiệu quả và tốn thêm chi phí chi tiêu cho riêng từng bộ phận

 Thiếu tính minh bạch, rõ ràng ở mỗi khâu quảng cáo

 Giải pháp

 Họp và thống nhất ra được chiến lược quảng cáo chung của cả công ty, các chi nhánh phải cùng nhau hợp tác

 Phân tích và thường xuyên đánh giá tính phù hợp của chiến lược quảng cáo chung đối với tình hình và khả năng của công ty

 Kiểm tra, giám sát liên tục và kịp thời việc thực hiện chiến lược quảng cáo 3

 Hạn chế: Các hoạt động quảng cáo không được đánh giá về hiệu quả tổng thể chi phí/doanh thu

 Rủi ro kiểm soát

 Gây khó khăn trong việc kiểm soát hiệu quả của việc quảng cáo cũng như doanh thu/ chi phí , tiến trình hoạt động, ghi tăng chi phí quảng cáo của công ty

 Không kiểm soát được phần chi phí/doanh thu mà công ty đã bỏ ra

 Giải pháp

 Bàn bạc, thống nhất tìm ra phương pháp đánh giá thích hợp

 Kiểm tra, giám sát hiệu quả một cách liên tục và kịp thời

 Có bộ phân chuyên trách theo dõi và quản lí từng khâu của các hoạt động quảng cáo, cá nhân

4

 Hạn chế: Chi phí phân phối vẫn được tổng hợp theo dòng sản phẩm; nhà quản lí dòng sản phẩm nào quyết định các kênh bán hàng phù hợp cho sản phầm cụ thể

trong phạm vi hợp đồng

 Rủi ro kiểm soát

 Khó xác định chi phí bởi mỗi dòng sản phẩm được phân phối từ kênh phân phối chung, mỗi lần phân phối bao gồm nhiều dòng sản phẩm, mỗi dòng sản phẩm lại

có số lượng khác nhau

 Gây lãng phí, dễ xảy ra sai sót trong khi tính chi phí phân phối ảnh hưởng đến việc xác định giá cả hàng hóa

 Không đảm bảo cam kết với nhà cung cấp

 Giải pháp

 Thiết lập quy định về tỷ lệ phân bổ chi phí cho từng dòng sản phẩm theo số lượng hoặc theo giá trị cũng như cách thức phân phối theo tình hình tài chính của công

ty

 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa cho từng lần phân phối

 Có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền về cách thức phân phối

12

 Thúc đẩy quan hệ hợp tác, giới thiệu qua lại lẫn nhau giữa các dòng sản phẩm

5

 Hạn chế: Mỗi kho bảo quản nhiều dòng sản phẩm khác nhau Mỗi sản phẩm

có 1 người quản lí để phân phối

 Rủi ro kiểm soát

 Khó kiểm soát về lượng hàng tồn kho bằng thùng, hộp rỗng, chất lượng hàng hóa gây quá hạn, hỏng hóc

 Chưa theo dõi chi tiết, đối chiếu vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu thừa thiếu

và tồn

 Giải pháp

 Phân công nhiệm vụ cho thủ kho bảo quản và bào mật trong quá trình lưu kho và chỉ được xuất kho khi có chỉ định

 Ban hành quy chế hạn chế sự tiếp cận tài sản đối với những người không có nhiệm vụ liên quan

 Thủ kho mở sổ theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn từng loại HTK, có hồ sơ sắp xếp hàng theo chủng loại, số lượng

 Sắp xếp hang ngăn nắp, phân loại khoa học và theo thứ tự ưu tiên sử dụng để tiện cho việc nhập – xuất thường xuyên và tránh các sai sót

6

 Hạn chế: Chiến lược bán hàng thường tập trung vào giá cả của đối thủ cạnh tranh, các yếu tố về giá bán khác ít khi được kiểm tra