CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH?

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH? CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH? CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH? CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH?

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

 BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

ĐỀ TÀI 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? CÁC YẾU TỐ NÀY CÓ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIẤY VÀ CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ KHÔNG? CHO BIẾT KẾ TOÁN ĐẪ XỬ LÝ CHỨNG TỪ CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÚNG HAY SAI? GIẢI THÍCH?

Nhóm thực hiện: Nhóm 4

Mã lớp học phần: 2121FACC0111

Giảng viên hướng dẫn: ThS.Hoàng Thị Bích

Ngọc

Thành viên:

1 Lê Thu Thanh(NT) 19D140252 5.Trần Thị Hoài Thu 19D140325

2 Trần Thị Thảo 19D140322 6 Phạm Thu Thủy 19D140047

3 Trần Thị Phương Thảo19D140043 7.Võ Thị Thủy Tiên 19D140187

4 Nguyễn Xuân Thiện 19D140115 8 Nguyễn Mạnh Tiến 19D140188

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2021

Đề bài : Chứng từ kế toán là gì? Các yếu tố cơ bản của

chứng từ kế toán? Các yếu tố này có sự khác biệt giữa chứng từ

kế toán giấy và chứng từ kế toán điện tử không? Cho biết kế toán đã xử lý chứng từ các trường hợp sau đúng hay sai? Giải thích?

- Kế toán thu của một công ty 100% vốn nước ngoài nhận được một khoản thanh toán của khách hàng bằng tiền ngoại tệ Kế toán đã ghi nhận số tiền trên phiếu thu theo nguyên tệ và không chuyển đổi ra VNĐ

- Do sơ suất khi viết phiếu chi, kế toán đã ghi nhầm số tiền phải chi là 123.320.000 thành 123.230.000, kế toán đã dùng tẩy để tẩy sạch số viết sai và viết số đúng đè lên trên

- Khi viết hoá đơn giá trị gia tăng, khách hàng yêu cầu kế toán viết liên hoá đơn giao cho mình với giá trị cao hơn liên lưu trên quyển hoá đơn Kế toán đã dùng giấy than đặt lên mỗi liên để viết các giá trị khác nhau theo yêu cầu khách hàng

- Do sơ suất kế toán viết sai 1 chứng từ phiếu xuất kho, kế toán đã không sửa nội dung viết sai mà xé và hủy ngay tờ phiếu xuất kho viết sai để viết lại một chứng từ mới

- Kết thúc năm tài chính, kế toán đã lập báo cáo tài chính và báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập và được thanh tra tài chính đã có kết luận Do số lượng chứng từ quá

nhiều và không có đủ không gian để lưu trữ nên kế toán đã tiêu hủy một phần các chứng từ nội bộ trong đơn vị không liên quan đến các pháp nhân bên ngoài

- Tại thời điểm cuối năm, một số hợp đồng với khách hàng

đã được thực hiện nhưng kế toán chưa viết hoá đơn và chuyển sang năm mới viết hoá đơn

Mục lục:

A Lý thuyết 4

I Chứng từ kế toán là gì ? 4

II Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán 4 III Sự khác biệt giữa chứng

từ kế toán giấy và chứng từ kế toán điện tử 5

B Bài tập 7

A Lý thuyết

I Chứng từ kế toán là gì ?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ ghi kế toán Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán

II Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán

1 Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như: phiếu thu, phiếu nhập kho…, nó là

cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ

sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó

2 Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết

3 Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ: yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế

4 Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo

5 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dung

để thu chi tiền ghi bằng số và chữ

6 Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng)

và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị

từ kế toán giấy và chứng từ kế toán điện tử

- Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:

 Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc theo hướng dẫn mà các nội dung của nó được lưu giữ trên vật liệu làm bằng giấy

 Chứng từ điện tử: thông tin được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật

- Khi so sánh chứng từ điện tử và chứng từ giấy, ta có thể nhận thấy rõ ràng sự giống của các yếu tố cơ bản của 2 loại chứng từ này:

 Tên gọi chứng từ kế toán;

 Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ;

 Tên địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ;

 Nội dung tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;

 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

- Khi so sánh chứng từ điện tử và chứng từ giấy, hai phương thức này sẽ có những điểm khác nhau cơ bản về: Ký hiệu

số Serial, liên hóa đơn và chữ ký

 Về ký hiệu số Serial: Ký hiệu của chứng từ điện tử được quy định là chữ E, còn đối với chứng từ giấy thì ký hiệu cuối cùng là P hoặc với chứng từ tự in thì ký hiệu cuối cùng

là T

 Về liên hóa đơn: Nếu chứng từ giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì chứng từ điện tử lại không hề có khái niệm liên

 Về chữ ký: Nếu chứng từ giấy dùng chữ ký tay thì chứng từ điện tử lịa sử dụng hoàn toàn chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được

ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thẻ có trường hợp giả mạo chữ ký số

Trong trường hợp thực hiện chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy thì ký hiệu riêng trên chứng từ chuyển đổi bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa chứng điện tử gốc – chứng từ nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi Trong khi chứng từ giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in Như vậy, khi xét về các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán thì về cơ bản chứng từ giấy và chứng từ điện tử không có nhiều sự khác biệt Chúng chỉ khác nhau ở ký hiệu số Serial, liên hóa đơn và chữ ký, đây chính là những yếu tố giúp chúng ta có thể phân biệt được hai loại chứng từ này

B Bài tập

Trường hợp 1: Kế toán thu của một công ty 100% vốn

nước ngoài nhận được một khoản thanh toán của khách hàng bằng tiền ngoại tệ Kế toán đã ghi nhận số tiền trên phiếu thu

theo nguyên tệ và không chuyển đổi ra VNĐ

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì:

- Doanh nghiệp sử dụng đồng tiền khác với Đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ trong kế toán thì Báo cáo tài chính mang tính pháp lý để công bố ra công chúng và nộp cho các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam là Báo cáo tài chính được trình bày bằng Đồng Việt Nam Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc phải kiểm toán Báo cáo tài chính thì Báo cáo tài chính nộp cho cơ quan quản lý Nhà nước và công bố ra bên ngoài phải được kiểm toán

- Việc chuyển đổi Báo cáo tài chính sang Đồng Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 78 Thông tư 133

- Khi chuyển đổi Báo cáo tài chính sang Đồng Việt Nam, doanh nghiệp phải trình bày rõ trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính những ảnh hưởng (nếu có) đối với Báo cáo tài chính do việc chuyển đổi Báo cáo tài chính sang Đồng Việt Nam

Trường hợp 2: Do sơ suất khi viết phiếu chi, kế toán đã

ghi nhầm số tiền phải chi là 123.320.000 thành 123.230.000, kế toán đã dùng tẩy để tẩy sạch số viết sai và viết số đúng đè lên trên

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì:

Theo Khoản 1 Điều 27 Luật Kế toán 2015 quy định về việc sủa chữa sổ kế toán như sau:

Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

 Ghi cải chính: bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

 Ghi số âm: bằng cách ghi lai số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

 Ghi điều chỉnh: bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng

Trường hợp 3: Khi viết hóa đơn giá trị gia tăng, khách

hàng yêu cầu kế toán viết liên hóa đơn giao cho mình với giá trị cao hơn liên lưu trên quyển hóa đơn Kế toán đã dùng giấy than đặt lên mỗi liên đề viết các giá trị khác nhau theo yêu cầu khách hàng

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì cùng 1 số hóa

đơn các liên phải có nôi dung y hệt nhau Theo nguyên tắc lập hóa đơn thì phải đúng nội dụng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nếu nội dung giữa các liên trên hóa đơn mà sai lệch thì sẽ quy vào tội sử dụng hóa đơn bất hợp pháp mức phạt từ 20-50 triệu

Trường hợp 4: Do sơ xuất kế toán viết sai một chứng từ

phiếu xuất kho, kế toán đã không sửa nội dung viết sai mà xé

và hủy ngay tờ phiếu xuất kho viết sai để viết lại một chứng từ mới

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì không được xé

chứng từ mà cần giải quyết theo cách sau:

- Đối với trường hợp viết sai phiếu xuất kho nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống Cách xử lý:

 Gạch chéo các liên của các phiếu xuất kho viết sai (không xé ra) và lưu giữ phiếu xuất kho đã viết sai này tại cuống của quyển

 Sau đó xuất lại phiếu xuất kho mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng

- Đối với trường hợp phiếu xuất kho viết sai đã xé ra khỏi cuống Cách xử lý:

 Bước 1: Gạch chéo các liên phiếu xuất viết sai

 Bước 2: Xuất phiếu mới đúng giao cho khách hàng

 Bước 3: Lưu giữ phiếu viết sai bằng 1 trong 2 cách: + Kẹp tại cuống của quyển phiếu xuất kho (nên kẹp bằng ghim để tránh mất)

+ Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi Cơ quan thuế yêu cầu

Trường hợp 5: Kết thúc năm tài chính, kế toán đã lập

báo cáo tài chính và báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập và được thanh tra tài chính đã có kết luận Do số lượng chứng từ quá nhiều và không có đủ không gian để lưu trữ nên

kế toán đã tiêu hủy một phần các chứng từ nội bộ trong đơn vị không liên quan đến các pháp nhân bên ngoài

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì:

- Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý,

năm của đơn vị Kế toán; báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm

- Nếu chứng từ hết thời gian lưu trữ phải thành lập Hội đồng tiêu hủy, thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và lập biên bản tiêu hủy theo quy định

Trong trường hợp này kế toán không được tư ý hủy chứng

từ Hành vi đó của kế toán có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật

Trường hợp 6: Tại thời điểm cuối năm, một số hợp đồng

với khách hàng đã được thực hiện nhưng kế toán chưa viết hoá đơn và chuyển sang năm mới viết hoá đơn

Trả lời: Trường hợp này kế toán xử lý sai vì:

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 2a, điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn

về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

 Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

 Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

 Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp

kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc

viễn thông, truyền hình Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua

 Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt

đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

 Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng

 Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ

sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

 Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan (Nay quy định này bỏ theo hướng dẫn tại Thông tư 119/2014/TT-BTC)

 Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên,

nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ

 Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính

Như vậy, những hóa đơn chi phí của năm nào, hoặc hàng hóa tiêu thụ của năm nào, thì cần ghi nhận vào năm đó cho phù hợp giữa doanh thu và chi phí Nếu Báo cáo năm trước đã nộp thì cần điều chỉnh theo chuẩn mực kế toán 29 (áp dụng để xử lý những thay đổi trong kế toán, các ước tính kế toán và sửa)

Kết luận:

Chứng từ kế toán trong từng trường hợp sư dụng sẽ mang lại ý nghĩa quan trọng cũng như có vai trò và tác dụng quan trọng trong việc vận hành các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp Chứng từ cũng chính là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Từ đó, giúp doanh nghiệp cân nhắc những bước đi tiếp theo, nên đầu

tư theo hướng nào, cắt giảm nhàng gì, phát huy điểm mạnh ở đâu,…Vì vậy, người làm kế toán cần trang bị các kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ, cách thức xử lý các tình huống có thể xảy ra đối với chứng từ kế toán để tránh mắc phải những sai lầm