Bài 1. Tổng quan về Tổ chức sự kiện

http://dichvudanhvanban.com Bài 1: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện  Mục tiêu:  Nêu được khái niệm TCSK  Liệt kê được các hoạt động TCSK cơ bản  Liệt kê được các thành phầ

L/O/G/O

http://lbc.edu.vn

TỔ CHỨC

SỰ KIỆN

Quản trị hậu cần TCSK

http://dichvudanhvanban.com

Bài 1: Tổng quan về hoạt động

tổ chức sự kiện

 Mục tiêu:

 Nêu được khái niệm TCSK

 Liệt kê được các hoạt động TCSK cơ bản

 Liệt kê được các thành phần tham gia

 Nêu được đặc điểm của TCSK

 Phân loại được các hình thức TCSK

 Trình bày được các yếu tố ảnh hưởng

Bài 1: Tổng quan về hoạt động

http://dichvudanhvanban.com

1 Khái quát về hoạt động TCSK

1.1 Tổ chức sự kiện là gì?

1.2 Các hoạt động tác nghiệp cơ bản

1.3 Các thành phần tham gia trong SK

1.4 Đặc điểm của tổ chức sự kiện

1.1 Tổ chức sự kiện là gì

 Sự kiện là gì?

 Là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán

http://dichvudanhvanban.com

1.1 Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là gì?

 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng;

 Lập chương trình, kế hoạch;

 Chuẩn bị các yếu tố cần thiết;

thời gian và không gian cụ thể nhằm truyền thông điệp đến khách hàng

 Nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện

1.2 Các hoạt động tác nghiệp cơ bản

1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

11 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ;

 Khách mời (tham gia sự kiện);

 Khách vãng lai tham dự sự kiện;

 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra

sự kiện

1.3.1 Nhà đầu tư sự kiện

(nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện)

 Là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện

 Thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến

sự kiện, nhằm mang lại

http://dichvudanhvanban.com

1.3.2 Nhà tài trợ sự kiện

 Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, cơ

sở vật chất kỹ thuật, nhân lực nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội

1.3.3 Nhà tổ chức sự kiện

(bên được thuê tổ chức sự kiện):

 Là những tổ chức, doanh nghiệp, những người

được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền

thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng

buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá

trình tổ chức sự kiện

 Chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết thúc

các nội dung của sự kiện

 Đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng

dịch vụ với khách hàng của mình

1.3.4 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ

tổ chức sự kiện:

 là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay

một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ cho quá trình tổ

chức sự kiện thông qua các hợp đồng

http://dichvudanhvanban.com

1.3.5 Tình nguyện viên

 Là những người tình nguyện tham gia vào quá trình

tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ

 Chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/

nhà tổ chức sự kiện

1.3.6 Khách mời tham gia sự kiện

 là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân

được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện

 Khách mời tham dự: miễn phí, trả phí, khán giả

http://dichvudanhvanban.com

1.3.7 Khách vãng lai

 Là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do

một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không

thuộc các nhóm nói trên

1.3.7 Chính quyền và cư dân

nơi diễn ra sự kiện:

1.4.1 Đặc điểm về sản phẩm

 Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho

- cất trữ, không vận chuyển được

 Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường

trùng nhau Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể

thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã

được tiến hành

 Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự

kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó

 Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại;

http://dichvudanhvanban.com

1.4.2 Đặc điểm về lao động

 Đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về

ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người

 Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các

bộ phận nhịp nhàng

 Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc),

mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế

hoạch của sự

 Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn

1.4.3 Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất

kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

 Đa dạng phong phú,

 Có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy

mô của các sự kiện cụ thể

2 Các loại hình sự kiện

Quy mô, lãnh thổ Thời gian Hình thức và mục đích sự kiện

Sự kiện kinh doanh:

Sự kiện giáo dục, KH

2.1 Quy mô lãnh thổ

 Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình),

 Thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức

sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít

 Ví dụ: Đám cưới, đại hội

http://dichvudanhvanban.com

2.1 Quy mô lãnh thổ

Sự kiện địa phương

2.2 Thời gian

 Sự kiện dài ngày

 Sự kiện ngắn ngày

 Sự kiện thường niên

 Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events):

 Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)

 Triển lãm (Exhibitions)

 Hội chợ thương mại (Trade fairs)

 Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)

 Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)

 Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)

 Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)…

 Hội nghị KH, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers

2.3.Theo hình thức mục đích

Tiệc chủ động

Tiệc b động

Cooktail

 Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars,

Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên

hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:

 Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)

 Cưới hỏi

 Ma chay

 Mừng thọ

 Sinh nhật

 Social and cultural events: Event văn hoá xã hội

 Giao lưu văn hóa

 Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương,

kỷ niệm ngày thành lập

2.3.Theo hình thức mục đích

Tiệc chủ động

Tiệc b động

Cooktail

 Entertainment events: Event giải trí

 Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh-

sinh viên, hội

 Diễn sân khấu chuyên nghiệp )

 Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống,

liveshow

 Festive events: Event lễ hội

 Triển lãm nghệ thuật

 Hội thi, hội khỏe

 Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn

 Giao lưu thể thao

2.3.Theo hình thức mục đích

Tiệc chủ động

Tiệc b động

Cooktail

(Government events): Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư

sự kiện chính là các cơ quan nhà nước

 Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương

 Phát động phong trào

 Hội thảo, hội nghị

 Họp báo; Hội nghị hiệp thương

 Đón tiễn

truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện

 Lễ ghi nhận thương hiệu

3 Nghiên cứu các yếu tố có liên quan

3.1 Lợi ích và tác động của sự kiện

3.2 Các yếu tố vi mô

3.3 Các yếu tố vĩ mô

http://dichvudanhvanban.com

3.1 Lợi ích của sự kiện

 Với nhà đầu tư:

 Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện (events)

 Tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện

 Dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện

 Tiết kiệm chi phí

3.1 Lợi ích của sự kiện

 Với nhà tổ chức:

 Khẳng định được giá trị trên thị trường

 Thu được lợi nhuận

 Thu được kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các mối quan hệ

http://dichvudanhvanban.com

3.1 Lợi ích của sự kiện

 Đối với khách mời tham gia sự kiện

 Cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống

 Thu được những lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần

3.2 Các yếu tố vi mô

Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource):

 Nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật,

 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện,

 Hợp tác với nhà cung ứng

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp TCSK

 Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)

 Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ TCSK

http://dichvudanhvanban.com

3.3 Các yếu tố vĩ mô

 Môi trường nhân khẩu học:

 Môi trường kinh tế:

 Môi trường tự nhiên:

 Môi trường công nghệ kỹ thuật:

 Môi trường chính trị:

 Môi trường văn hoá:

Thảo luận

http://dichvudanhvanban.com

Câu hỏi:

Kể tên các hoạt động

cơ bản trong tổ chức sự kiện

Câu hỏi:

1 Có mấy loại sự kiện

2 Kể tên 10 sự kiện

theo lãnh thổ vùng miền

 https://youtu.be/K2O7je2lZQc

 https://youtu.be/OuGUtVxwatM