Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung về khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của việc sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; theo dõi và quản lý các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ.

1

ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

TẬP BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TP HCM, 2014

b) Kinh tế

Mục đích kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng các chiến lược kinh tế, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành kinh tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp

3

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ Thông qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trư,õ mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần

Do đó việc đưa tài liệu ra để phục vụ các nhu cầu khai thác cần phải có quan điểm giai cấp, cụ thể hơn, ở nước ta phải phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước Như vậy, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải đảm bảo nguyên tắc chính trị Để thực hiện được nguyên tắc này, các lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ nhà nước phải nhạy bén về chính trị, xuất phát từ nhiệm vụ chính trị trong từng thời kỳ cụ thể mà tập hợp và tổ chức cung cấp những tài liệu cần thiết

b) Nguyên tắc cơ mật

Như đã biết, trong kho lưu trữ có một số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước Điều này không có nghĩa là tài liệu lưu trữ không được đưa ra sử dụng để phục vụ các nhu cầu khác nhau Điều đáng nói ở chỗ, những tài liệu này luôn là đối tượng để các lực lượng thù địch chiếm đoạt Chính vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật Để thực hiện nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải được phân loại theo mức độ cho phép sử dụng tài liệu như loại được sử dụng rộng rãi, loại hạn chế sử dụng và loại tài liệu mật Đồng thời, trong quá trình tổ chức sử dụng phải có các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu, đặc biệt là các tài liệu mật

4

II CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, ở các kho lưu trữ đã vận dụng nhiều hình thức sinh động về sử dụng tài liệu lưu trữ Trong một kho lưu trữ để phục vụ một nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước giao cho có thể kết

hợp một lúc nhiều hình thức sử dụng tài liệu xen kẽ nhau Ví dụ, để phục vụ kỷ

niệm 100 năm ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các kho lưu trữ đã sưu tầm, công bố tài liệu của Người, triển lãm các tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, các nhà nghiên cứu về Chủ tịch Hồ Chí Minh

Mỗi cơ quan lưu trữ có thể tự mình tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng cũng có thể kết hợp một số cơ quan lưu trữ với nhau để tổ chức sử dụng tài liệu; có nhiều trường hợp cơ quan lưu trữ phối hợp với một số cơ quan khác như Viện thông tin, Viện bảo tàng, Sở văn hoá… để sử dụng có hiệu quả tài liệu

Hiện nay, ở nước ta và các nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được tiến hành với các hình thức sau đây:

1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ quan Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả

Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó được tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác Trái lại, những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng hơn

Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi yên tĩnh, ít ồn ào, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc

Nói chung, phòng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian

5

nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự nhiên, khi không có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt trần Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ và các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim thì phòng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó

Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của những người sáng lập chủ nghĩa Mác – Lê nin, các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ

Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ

an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả Ở các lưu trữ

cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu

Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phòng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức của cơ quan đó Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác nhưng mức độ hạn chế hơn

Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương của người đó Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 01) Người nước ngoài muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 02)

Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kiêm nhiệm Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác

ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc…

Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả và cán bộ phụ trách phòng đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu Sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị

- Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả

- Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các đề tài nghiên cứu Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ Đối với những câu hỏi nội dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp

7

- Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phòng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ

- Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả (biểu mẫu số 03) Hàng ngày cuối giờ làm việc tại phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả…

Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc (biểu mẫu số 04)

- Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài liệu (biểu mẫu số 05) Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền cho phép Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự làm lấy Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ (biểu mẫu số 06)

- Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các kho lưu trữ Mục đích của công việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho nhau các kết quả nghiên cứu khoa học Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là “Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học” Nội dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông tài liệu được sử dụng… Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu

Tuỳ theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ trách phòng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định

2 Thông báo tài liệu lưu trữ

8

Thông báo tài liệu lưu trữ cho các cơ quan hữu quan là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Nhà nước hoặc các lưu trữ cơ qaun Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch sử và thực hiện bảo quản trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác Căn cứ vào nội dung, địa điểm của các bản thông báo, người ta chia nó thành ba loại chính như sau:

- Bản thông báo tài liệu lưu trữ

- Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề

- Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề

Các bản thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu những tài liệu có giá trị hoặc những tài liệu có giá trị mới phát hiện ở trong kho lưu trữ Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan Nói cách khác, nội dung của bản thông báo tài liệu phải thể hiện rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội Sau đây sẽ trình bày các đặc điểm và nội dung của các loại thông báo tài liệu:

a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ

Bản thông báo tài liệu lưu trữ có thể dùng để giới thiệu tóm tắt một tài liệu lưu trữ, hoặc một phông tài liệu lưu trữ, một sưu tập lưu trữ

Nội dung bản thông báo một tài liệu lưu trữ bao gồm:

Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ chính xác (bản chính hay bản sao, dấu, chữ ký…), ngôn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm ra văn bản Phần chủ yếu của bản thông báo giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu Phần này có thể giới thiệu khái quát toàn bộ nội dung tài liệu, đặc biệt chú ý giới thiệu phần chính của tài liệu đó Trong phần chính của tài liệu có thể giới thiệu cho người nghiên cứu những đoạn văn trích dẫn có giá trị nhất trong tài liệu, gây được sự quan tâm chú ý của người đọc Ngoài ra, còn phải giới thiệu số tra tìm của tài liệu đó ở trong kho lưu trữ, các hình thức để sử dụng tài liệu, thời gian, địa chỉ liên hệ

Những nội dung chủ yếu của bản thông báo tài liệu một phông lưu trữ gồm: Tên gọi của phông, thời gian bắt đầu và kết thúc tài liệu của phông, số lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, bao nhiêu cặp) Phần giới thiệu nội dung tài liệu của phông có thể bằng hai cách: Đối với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cơ cấu tổ chức ít thay đổi thì nội dung tài liệu giới

9

thiệu theo từng đơn vị tổ chức sản sinh ra tài liệu đó Trái lại, đối với những phông lưu trữ mà chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đơn vị hình thành phông hay thay đổi thì nội dung tài liệu nên giới thiệu từng chủ đề mà tài liệu phản ánh Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải chú ý những tài liệu có giá trị đặc biệt trong phông đó, những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông ấy

Sau phần nội dung, bất kỳ bản thông báo tài liệu nào cũng phải báo cáo cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu của phông đó, thời gian, địa chỉ liên hệ Các bản thông báo tài liệu lưu trữ nêu trên cần biên soạn nhanh, giới thiệu kịp thời tài liệu cho người nghiên cứu Tuy nhiên, tác dụng của nó còn hạn chế, chưa giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ theo từng chuyên đề cụ thể Để giải đáp yêu cầu này của độc giả, các lưu trữ thường biên soạn bản giới thiệu tài liệu chuyên đề hoặc bản mục lục tài liệu chuyên đề

b) Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề

Bản giới thiệu này dùng để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ về một chuyên đề cụ thể, có ý nghĩa thiết thực phục vụ yêu cầu của xã hội

Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trong phạm vi một lưu trữ Nhà nước, một lưu trữ cơ quan hoặc một số lưu trữ có chức năng giống nhau

Nội dung chủ yếu của bản giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần như sau:

- Tên chuyên đề trình bày ở bản thông báo

- Nội dung tài liệu giới thiệu từng phần tuỳ theo đặc điểm và nội dung tài liệu sưu tầm được Khi biên soạn phần này cần phân chia nội dung các tài liệu sưu tầm được thành từng phần, từng chuyên mục nhỏ Nói cách khác để giới thiệu nội dung tài liệu chuyên đề phải căn cứ vào nội dung những tài liệu sưu tầm được để thành lập đề cương chuyên đề Sau khi hoàn thành đề cương chuyên đề thì tiến hành viết bản giới thiệu tài liệu Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu ở đây là từng đề mục nhỏ được nêu trong đề cương chuyên đề Mỗi đề mục nhỏ có thể bao gồm một văn bản hoặc một nhóm văn bản nội dung liên quan đến nhau Khi giới thiệu một đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả và nội dung chủ yếu của các văn bản đó Trong mỗi đề mục nhỏ nếu phát hiện được những văn bản có giá trị đặc biệt (văn bản mới phát hiện lần đầu tiên, văn bản được nhiều người quan tâm chú ý, văn bản có bút tích của lãnh tụ…) thì cần giới thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu của những văn bản đó Thông thường trong bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề không viết cụ thể số tra tìm từng hồ sơ;

10

trường hợp giới thiệu những văn bản giá trị đặc biệt thì mới viết số tra tìm của văn bản đó (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số)

c) Bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề

Bản mục lục này là một loại hình tài liệu, trong đó liệt kê tên văn bản hoặc hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phông về một chuyên đề nhất định

Hình thức thông báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài liệu lưu trữ về từng chuyên đề một cách nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian sưu tầm thông tin, tạo điều kiện sớm hoàn thành đề tài nghiên cứu để đưa vào ứng dụng thực tế

Bản mục lục tài liệu chuyên đề do các lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan thành lập theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, hoặc do sáng kiến chủ động của các lưu trữ

Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm các phần chủ yếu:

- Tên gọi chuyên đề viết ở đầu bản mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm nét, gây sự chú ý cho độc giả

- Lời giới thiệu nêu rõ lý do biên soạn, mục đích, ý nghĩa và đối tượng phục vụ của bản mục lục, phạm vi những phông lưu trữ được sưu tầm, chọn lọc tài liệu đưa vào mục lục này, thứ tự sắp xếp các thông tin trong mục lục Lời giới thiệu viết rất ngắn gọn

- Danh sách những tài liệu hoặc đơn vị bảo quản (hồ sơ) về chuyên đề đó Đây là phần chủ yếu của bản mục lục Tên các tài liệu hoặc hồ sơ được sắp xếp trong bản mục lục theo một trật tự lôgic, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tìm hiểu nội dung vấn đề Thông thường tên tài liệu hoặc hồ sơ sắp xếp theo các đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghĩa quan trọng của tài liệu

Việc sắp xếp này phụ thuộc vào nội dung của chuyên đề và khối lượng tài liệu sưu tầm, lựa chọn được nhiều hay ít Danh mục những tài liệu hoặc hồ sơ

được thống kê theo mẫu sau: Ví dụ, mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề:

PHONG TRÀO CẦN VƯƠNG TRONG NHỮNG NĂM 1885-1886

15 15/3/1885 Báo cáo của chỉ huy tàu Las Lione

về tình hình khi tàu đến Nha Trang thì nhân dân bỏ làng rút vào nội địa, nhiều nơi không bán thực phẩm

F.3

ML 5 HS.8234T.9

11

cho tàu

17 11/9/1896 Báo cáo của Tôn Thất Bá về tình

hình hoạt động của nghĩa quân ở Quảng Nam, yêu cầu đưa quân Pháp ở Đà Nẵng vào Quảng Nam để đánh phá căn cứ của nghĩa quân

F.3 ML.5 HS.8247

- Phần cuối của bản mục lục tài liệu chuyên đề chỉ rõ hình thức và phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu của chuyên đề đó, thời gian hoàn thành biên soạn và địa chỉ liên hệ

- Đối với những bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài liệu có nội dung phong phú cần phải lập chú dẫn những nội dung cần thiết để hướng dẫn độc giả tìm hiểu được nhanh chóng Nội dung chú dẫn gồm: chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước ngoài

Nội dung công việc biên soạn bản mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập bản đề cương chuyên đề, sưu tầm và lựa chọn tài liệu, trình bày bản mục lục Bản biên soạn kế hoạch mục lục được lập một cách cụ thể, xác định rõ những người tham gia biên soạn, người chủ trì, yêu cầu, nội dung biên soạn, thời gian hoàn thành, kinh phí

Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho bản mục lục là công việc mất nhiều thời gian, thường do một số cán bộ thực hiện Mỗi tài liệu sưu tầm được phải mô tả lên một tấm thẻ Đơn vị mô tả lên thẻ gồm: tiêu đề, tác giả, thời gian, số tra tìm, những chú thích cần thiết Các tấm thẻ này được phân loại theo đề cương chuyên đề đã nêu trên Sau khi các tấm thẻ đã phân loại xong thì tiến hành viết mục lục tài liệu Cách viết mục lục tài liệu tốt nhất là dựa theo các tấm thẻ đã được phân loại Bộ thẻ này trở thành thẻ tra cứu chuyên đề trong lưu trữ

Mục lục tài liệu chuyên đề được nhân bản và gửi đến các cơ quan liên quan

3 Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ

Bản chứng nhận lưu trữ còn gọi là chứng thực lưu trữ là một văn bản do lưu trữ biên soạn và chứng thực để xác minh trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan bảo quản những tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc nhất định