Bài giảng Xác định giá trị tài liệu - Ts Nguyễn Lệ Nhung

Bài giảng Xác định giá trị tài liệu - Ts Nguyễn Lệ Nhung gồm các nội dung sau: Khái niệm về xác định giá trị tài liệu, Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu, Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu.

CHƯƠNG 4

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

CHƯƠNG 4: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

I Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

II Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

III Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu

IV Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

V Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

I Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

(XĐGTTL)

1 Khái niệm

2 Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL

3 Yêu cầu của việc XĐGTTL

4 Giá trị của tài liệu

5 Nội dung công tác XĐGTTL

- lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị

để tiêu huỷ

2 Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL

• Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT

• Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các PLT, nhằm tối ưu hoá thành phần PLT QGVN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT

• Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL

• Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ TL một cách tuỳ tiện

3.Yêu cầu của việc XĐGTTL

XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có

ý nghĩa quyết định đến số phận của TL,

Yêu cầu: những người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp

vụ về XĐGTTL

4 Giá trị của tài liệu

• Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng trong TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, XH, KHKT …

• Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

4.1 Giá trị thực tiễn

• Là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụ hoạt động hiện hành của các cơ quan, cá nhân

• (VD để xem xét lại những công việc đã kết thúc nhưng còn liên quan đến hiện tại, cần được khảo cứu)

4.2 Giá trị lịch sử

• Là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử

• Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số tài liệu được hình thành.(khoảng 1-10% )

• Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

5 Nội dung công tác XĐGTTL

• Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL

• Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS

II Các nguyên tắc XĐGTTL

1 Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên

tắc XĐGTTL

2 Các nguyên tắc XĐGTTL

1 Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc XĐGTTL

• giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.

• Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn

những vấn đề liên quan đến giá trị của các TL

sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN

• Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết

các nhiệm vụ cụ thể

• Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ

quan điểm sai lầm.

2 Các nguyên tắc XĐGTTL

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)2.2 Nguyên tắc lịch sử

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)

- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu

trữ phục vụ cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của

quốc gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng

lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

• Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung thông tin của TL, mục đích sử dụng của người nghiên cứu, vì vậy khi xem xét giá trị của TL phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp

• Khi XĐGTTL không được tách rời từng TL riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những TL có liên quan

• Khi xem xét giá trị tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương, của từng ngành khoa học

III Các tiêu chuẩn XĐGTTL

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL

2 Tiêu chuẩn tác giả TL

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL

5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung TL

• Nội dung TL là những thông tin chứa đựng trong TL Có thể nói, nội dung là linh hồn của

TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dung quyết định

• Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải đặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của ĐVHTP

• Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm

TL để xem xét

• => Cách vận dụng:

2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

• Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

• Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa của

cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

• Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ quan cấp trên; cơ quan hình thành phông; cơ quan hữu quan; cơ quan, đơn vị trực thuộc

• Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử

=> toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa CQ, ĐVHTP

• Cơ quan, đvhtp là những cq, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh ra PTL

• Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ý nghĩa

cơ quan ĐVHTP

• Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan trọng trong BMNN, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì TL của những cq, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho PLTQG

• Những CQ có vị trí ít quan trọng trong BMNN thì

TL sản sinh ra sẽ được bảo quản tại KLT của CQ nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của CQ.

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL

• Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dung của TL này trong các TL khác

• Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1 CQ hoặc trong nhiều CQ

• Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có

2 dạng:

+Trùng lặp do việc sao in+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin

5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu

• Về thời gian

• Về địa điểm

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể

hiện ở cả 2 mặt:

+ thể thức

+ nội dung

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế

tác và các đặc điểm bề ngoài của TL

• Ngôn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của 1 số dân tộc ít người…

• Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của nước

ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy

bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng…

9 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của TL

- Yếu tố vật lý, hóa học của TL

- Ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác sử dụng TL

IV Công cụ XĐGTTL

1 Khái niệm công cụ XĐGTTL

2 K/niệm bảng thời hạn bảo quản

(THBQ) TL

3 Một số bảng (THBQ) và cách sử

dụng

MẪU BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

TT Tên loại tài liệu THBQ Ghi

chú

1 Báo cáo tổng kết năm Vĩnh viễn

3 Tài liệu về công tác

tuyển sinh Vĩnh viễn

3 Tài liệu thi học kỳ 10 năm ĐG 5 năm

4 Công văn trao đổi xin

1.2 Tác dụng

• Bảng THBQTL là một trong những công cụ để XĐGTTL, nó giúp cho việc XĐGTTL được chính xác, thống nhất, tránh được việc loại hủy tài liệu tùy tiện.

=> Lưu ý: THBQ tài liệu khác thời hạn nộp lưu

*Thời hạn nộp lưu TL được quy định

tại Đ7-NĐ111/CP/2004

• TLHC, TLNCKH, UDKHCN, TLXDCB: giữ ở lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức TW

10 năm => chuyển vào LTLS

2 Một số bảng THBQ và

cách sử dụng

• Bảng THBQ TL tiêu biểu (Được quy định tại Điểm a- Khoản 2- Điều 11- NĐ111/2004/CP)

• Bảng THBQ tài liệu của các ngành và liên ngành (Được quy định tại Đ b- Khoản 2-

Điều 11 của NĐ111/2004/CP)

1.Các giai đoạn chủ yếu

1.1 XĐGTTL trong công tác văn thư

- Khi lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho cơ quan và chủ yếu là trong việc lập hồ sơ

- Khi lập DMHS, việc XĐGTTL chỉ là tương đối,

THBQ của nó có thể thay đổi khi đưa vào bảo

quản ở lưu trữ hiện hành (LTHH) hay ở LTLS

- Khi công việc đã kết thúc, TL của mỗi sự việc

được lập 1 hồ sơ

- Việc XĐGTTL trong công tác văn thư chiếm vị trí quan trọng, nó tạo điều kiện tốt cho các giai

đoạn XĐGTTL về sau

1 2 XĐGTTL trong lưu trữ hiện hành

- Nhiệm vụ: kiểm tra lại giá trị các hồ sơ nhận

được từ văn thư, lựa chọn được những TL có giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản ở LTLS

- Tại LTHH toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý

sẽ được đánh giá một cách tổng hợp

- Công tác XĐGTTL ở giai đoạn này có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với công tác thống kê, phân loại và đặc biệt

là chỉnh lý…

1.2 XĐGTTL trong LT hiện hành (tiêp theo)

- Tài liệu bảo quản ở LTHH chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán

bộ công chức trong CQ

- Thời gian bảo quản TL ở LTHH: TL hành chính,

TL xây dựng cơ bản, TL nghiên cứu ứng dụng KHCN là 10 năm (đối với các CQTW); là 5 năm (đối với các CQ ĐP)

- Các TL thực sự hết giá trị, TL trùng lặp thông tin

sẽ được tiêu huỷ ở đây

- Công tác XĐGTTL tại LTHH là điều kiện để bổ

sung được những TL có giá trị vào LTLS

1.3 XĐGTTL trong các lưu trữ lịch sử

- Nhiệm vụ chủ yếu: lựa chọn và kiểm tra các hồ

sơ tiếp nhận từ LTHH, xem xét giá trị lần cuối cùng và quyết định bảo quản Vĩnh viễn

- TL trùng lặp thông tin giữa các phông, TL lựa

chọn không chính xác ở các giai đoạn trước, TL

đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối

để tiêu huỷ nhằm tối ưu hoá thành phần TL của LTLS

- Việc XĐGTTL trong các LTLS có thể tiến hành đồng thời với công tác thống kê, kiểm tra và

chỉnh lý tài liệu Về nguyên tắc, trong các LTLS chỉ bảo quản các TL có giá trị lịch sử

2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

2.1 Khái niệm 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Thành phần 2.4 Nguyên tắc làm việc

2.1 Khái niệm

Hội đồng XĐGTTL là 1 tổ chức tư vấn ở các CQ, được thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan mỗi khi XĐGTTL

2.3 Thành phần hội đồng XĐGTTL

• Chủ tịch hội đồng:

+ Cơ quan, tổ chức cấp TW =>CVP+ UBND tỉnh (cấp tỉnh) => CVP

+ UBND huyện (cấp huyện) => CVP + Các cơ quan, tổ chức khác => Cấp phó

• Uỷ viên:

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Đại diện lưu trữ cơ quan, tổ chức

2.4 Nguyên tắc làm việc

Thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số; sau đó hội đồng sẽ thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ quyết định.

3 Hội đồng thẩm tra XĐGTTL

• Hội đồng này có nhiệm vụ thẩm tra, phê duyệt kết quả XĐGTTL của cơ quan có tài liệu

+ Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử.

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:

+ Cục VTLTNN thẩm tra TL của các TTLTQG, của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các TTLTQG;

+TT Lưu trữ tỉnh thẩm tra TLLT huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh;

+ Lưu trữ huyện thẩm tra TL của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện và xã;

4 Tiêu hủy TL hết giá trị

• Việc tiêu hủy chỉ được tiến hành khi đã có kết quả thẩm định của CQ có thẩm quyền,

• Danh mục TL hủy phải được thống kê theo mẫu

• Hồ sơ về việc tiêu hủy TL phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong 20 năm (K2-Đ16-PLLTQG 2001)

* Mẫu danh mục TL loại hủy

* Thành phần TL trong hồ sơ tiêu hủy

+ Tờ trình về việc tiêu huỷ TL hết giá trị + Danh mục TL hết giá trị

Bài tập

Hãy soạn thảo Quyết định

thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

anh (chị) đang công tác.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Khái niệm, mục đích của công tác XĐGTTL?

2 Nội dung của công tác XĐGTTL?

3 Phân tích việc áp dụng các nguyên tắc

XĐGTTL?

4 Phân tích việc vận dụng các tiêu chuẩn

XĐGTTL?

5 Hãy nêu các giai đoạn XĐGTTL?

6 Thủ tục loại huỷ TL hết giá trị?

• b) Mục đích của công tác XĐGTTL là loại huỷ những TL hết giá trị ra khỏi PLT QGVN.

• c) Cả hai mệnh đề trên đều đúng

THỰC HÀNH

2 Chọn mệnh đề đúng

a) Yêu cầu của công tác XĐGT là loại bỏ những tài liệu hết giá trị nhằm tối ưu hoá thành phần PLTQGVN.

b) Yêu cầu của công tác XĐGTTL là phải đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác.

c) Cả hai mệnh đề trên đều đúng.

b) Giai cấp bị trị sử dụng TLLT để đấu tranh bảo

vệ quyền lợi của mình

c) TL bao giờ cũng tự nó thể hiện tính chính trị

THỰC HÀNH

4 Chọn mệnh đề đúng

Trong công tác xác định giá trị tài liệu người ta

tuân theo nguyên tắc lịch sử bởi vì:

a) Ngôn ngữ của tài liệu thường phản ánh thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó

b) Tài liệu thường tự mang trong nó những dấu ấn của thời kỳ lịch sử mà nó được sinh ra

c) Chúng ta cần chiếu cố những tài liệu sản sinh trong quá trình kháng chiến

d) Cả ba mệnh đề trên đều đúng