Tham khảo tài liệu ''đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - đề số 2'', khoa học xã hội, thư viện thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Trang 1TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đề số 2
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Quản trị văn phòng, Khóa , Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút
Câu 1 ( 4 điểm)
1 Nêu khái niệm: hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ
Câu 2 (6 điểm)
Nêu yêu cầu lập hồ sơ và các đặc trưng lập hồ sơ? Cách vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ?
TS Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
KÝ DUYỆT ĐỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Trang 2KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đề số 1
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Quản trị văn phòng, Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút
1. 1 1 Nêu khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên
quan với nhau về một sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành
trong quá trình giải quyết sự việc, vấn đề đó Ví dụ: Hồ sơ về một vụ
án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành
2
2 1 Nêu khái niệm lập hồ sơ: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản
hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề,
sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học
1
3 1 Nêu khái niệm danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ
thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một CQ, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và THBQ của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định
1
2. 1 Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
1 Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
2 Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ hoàn chỉnh, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc
3 Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản phải tương đối đồng đều
4 Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có đầy đủ thể thức văn bản
4 Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ theo yêu cầu nghiệp vụ, và phải thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng
3
Trang 32 1 Các đặc trưng lập hồ sơ? Cho ví dụ về cách vận dụng các đặc
trưng lập hồ sơ?
* Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị
quyết, Chỉ thị, Thông tư, Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ
* Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả
khác nhau nhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ
* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu Tài liệu
có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ
* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này
với một cơ quan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ
* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính
như: thành phố, huyện, xã Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập thành một hồ sơ
* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài
liệu nói đến, đặc trưng này thường kết hợp với các đặc trưng khác
để lập hồ sơ
Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần
vận dụng linh hoạt, ngoài đặc trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng khác để lập hồ sơ Trong thực tế thường áp dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian
3
GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung