Huong dan su dung phan mem xu ly van ban MS Word

Muốn chèn một cột thì nhắp chuột vào ô bất kỳ bên phải cột muốn chèn vào (muốn chèn nhiều cột thì chọn các cột nằm bên phải của cột muốn chèn vào), chọn lệnh Insert\columns. Chèn thêm dò[r]

Hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý văn bản MS Word

Thoỏt Word Thúat word

+ Sau khi khởi động xong, m n hình l m việc của Word th ờng có dạng nhμ μ − −sau:

2/ Thoỏt khỏi MS Word:.

1 Thoỏt Word

Tạo một văn bản mới

Mở một tập tin đã được soạn thảođóng lại trang Word đang soạn thảo

để lưu tập tin đang soạn thảo

để lưu lại tập tin đang với tên mới

để lưu lại tập tin với dạng WEB

để định dạng trang văn bản

để xem trước khi in ấnDùng để in ấn văn bản

Thoát khỏi Word

3/ Sử dụng một số lệnh cơ bản trên thanh lệnh đơn (Menu bar)

Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm có

9 nhóm lệnh như sau:

4 File: Nhóm lệnh xử lý tập tin.

Mục “Top”: dùng để ấnđịnh lề trên trang soạn thảo.

Mục “Bottom”: dùng để ấnđịnh lề dưới trang soạnthảo

Mục “Left”: dùng để ấnđịnh lề trái trang soạn thảo

Mục “Right”: dùng để ấn định lề phải trang soạn

In dọc

In Ngang

- Xác định máy in

Mục All:in tất

cả các trang trang văn bản

Xác định in từng trang rời như 3,5,7 hay

in từ trang 2 đến trang 7 thì

phục hồi thao tác vừa thực hiện.

Lập lại thao tác vừa thực hiện.

Dùng để cắt đoạn văn bản đã được chọn.

Dùng để sao ch ép đoạn văn bản đã được chọn.

Dùng để dán đoạn văn bản đã được chọn từ Sao

chép hay cắt.

Dùng để dán đặt biệt đoạn văn bản đã được chọn

từ Sao chép hay cắt

Chọn tất cả văn bản.

Tìm kiếm đoạn văn bản.

Tìm và thay thế đoạn văn bản

chuyển tới trang.

Hiển thị theo một thước canh ngang

Đoạn sau sang trang mới Đoạn sau không trang mới

8 Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các vào văn bản.

Ngắt trang văn bản.

5

Hiện số trang đầu là trang 0 Chọn kiểu đếm trang.

Trang đầu tiên in

Định dạng các ký tự Định dạng đoạn văn bản Định dạng ký hiệu hay số thứ tự.

Định dạng khung và màu nền Định dạng cột văn bản

Định dạng khoảng cách Tab Định dạng chữ đầu văn bản Thay đổi kiểu chữ

9 Đánh số trang văn bản

10 Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản

Xác định Font chữ Xác định kiểu dáng chữ Xác định kích cở chữ

Canh lề đoạn văn Chỉnh lề cho đoạn văn Chỉnh lề đặc biệt

Chỉnh khoảng cách giữa các đoạn

Chỉnh khoảng cách giữa các dòng

11 Định dạng các ký tự

12 Định dạng đoạn văn bản

7

Đánh số theo cấu trúc tăng dần

Đánh số theo cấu trúc trình bày

Dạng đánh số tăng dần

Dấu ký hiệu đặt biệt

Chọn màu nền cần định dạng

Chọn kiểu đóng khung văn bản

13 Định dạng ký hiệu hay số thứ tự.

14 Định dạng khung và màu nền

Định dạng cột văn bản

Định dạng khoảng cách Tab

Kiểm tra lỗi

Sửa sai lỗi

Tìm kiếm thanh công cụ đưa ra ngoài

Hiển thị thanh ngang, dọc và định dạng trang khi soạn văn bản

15 Tools: Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.

Sửa sai lỗi

Vẽ và trang trí bảng Chèn bảng

Xóa bảng Nối nhiều ô thành một ô Tách một ô thành nhiều ô Chia bảng

Định dạng bảng biểu Tạo tiêu đề bảng Chuyển văn bản thành bảng Sắp xếp nội dung bảng Tính toán trên bảng biểu Thay đổi độ rộng của cột, dòng

Xác định số cột của bảng Xác định số hàng của bảng Thay đổi độ rộng của cột Điều chỉnh kích thước các ô

16 Table: Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.

Chèn bảng

Chèn Cột, hàng, ô trong bảng

Sắp xếp thứ tự tăng dần Sắp xếp thứ tự giảm dần Kiểu dữ liệu sắp xếp Sắp xếp theo cột hay dòng

X óa Cột, hàng, ô trong bảng

Tách một ô thành nhiều ô

Sắp xếp nội dung bảng

13

17 Tính toán trên bảng biểu

18 Thay đổi độ rộng của cột, dòng

19 Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của

Word

Màu Nền Màu chữ Đường viền

Hình ảnh nằm chồng VB

Hình ảnh nằm dưới VB

VB bao viền ngoài

Hình ảnh nằm vuông trong VB

VB theo dòng

Định dạng vị trí hình ảnh và văn bản

15

In theo chiều dọc

In theo chiều ngang

Hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý bảng tính MS EXCEL

1/ Khởi động MS Excel và thoát khỏi Excel giống Word

2 File: Nhóm lệnh xử lý tập tin.

3 Định lề trang IN

Canh lề tiêu đề đầu trang hay cuối trang

Canh lề Phải hay Trái

Định khoảng cách từ biên giấy đến nội dung VB trên hay dưới

Định nằm giữa trang theo chiều ngang, dọc

Đặt tên Đầu tiêu đề

Đặt tên Cuối tiêu đề

4 Định lề trang in

5 Ghi tiêu đề văn bản

17

Chọn máy in

Số bản in

In tất cả các trang

In từ trang… đến trang…

In vùng được chọn

6 Định dạng in

7 Edit: Nhóm lệnh dùng để cập nhật dữ liệu trong bảng tính.

Các thao tác giống Word.

8 View: Nhóm lệnh qui định chế độ hiển thị trong Excel.

Các thao tác giống Word

9 Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn vào bảng tính.

Các thao tác giống Word

19

10 Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng các đối tượng.

11 Tools: Nhóm các công cụ hỗ trợ.

12 Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ

Đầu tiên Nhấn tổ hợp phím CTRL + 1

Hiển thị hàng ngang Hiển thị hàng dọc

- Định dạng ký tự.

- Định dạng vị trí

- Định dạng số

- Định dạng ngày, tháng.

23

Dán hàm và công thức định sẵn Chỉ dán nhãn

Vẽ biểu đồ

Các dạng biểu đồ như sau:

25Các bước

vẽ biểu đồ

Các dạng biểu đồ như sau

15 Một số thao tác cơ bảng trên excel:

Dùng bàn phím: đặt con trỏ ở ô góc củavùng, giữ phím Shift và dùng các phím

 để mở rộng vùng

Chọn nhiều ô cách quảng Giữ phím Ctrl và nhắp chọn các ô tùy ý.

Chọn nguyên cột Nhắp chuột trái trên thanh tiêu đề của cộtChọn nguyên dòng Nhắp chuột trái trên thanh ghi chỉ số dòng

Các bước

vẽ biểu đồ

phím F2.

16 Một số lệnh cơ bản trong excel:

Tạo mới tập tin (New) Chọn lệnh File\New (Ctr + N) một tập tinmới, trống rỗng sẽ được tạo ra.

Mở tập tin đã có

Chọn lệnh File\Open (Ctrl + O), chọn nơichứa tập tin trong mục “look in”, chọn têntập tin trong mục “name” và nhắp “Open”

để mở tập tin

Lưu tập tin (Save)

Chọn lệnh File/Save (Ctrl + S), chọn nơichứa tập tin trong mục “save in”, đặt têntập tin trong mục “file name”, chọn kiểutập tin trong mục “save as type” (khôngcần chọn) và nhắp nút “Save” để lưu

Sao chép dữ liệu từ vùng này đến vùng

khác (Copy)

Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép, gõ

“Ctrl + C”, đặt con trỏ tại nơi muốn chépđến, gõ “Enter” hoặc “Ctrl + V”

Thay đổi độ rộng của cột (Width)

Chọn các cột muốn thay đổi độ rộng, chọnlệnh Format\column\width, nhập độ rộngcột vào mục “column width”, nhắp “OK”

để thực hiện

Thay đổi độ cao của dòng (Height)

Chọn các dòng muốn thay đổi chiều cao,chọn lệnh Format\row\height, nhập chiềucao vào mục “row height”, nhắp “OK” đểthực hiện

Chèn thêm cột

Muốn chèn một cột thì nhắp chuột vào ôbất kỳ bên phải cột muốn chèn vào (muốnchèn nhiều cột thì chọn các cột nằm bênphải của cột muốn chèn vào), chọn lệnhInsert\columns

Chèn thêm dòng

Muốn chèn một dòng thì nhắp chuột vàobất kỳ phía dưới dòng muốn chèn vào(muốn chèn nhiều dòng thì chọn các dòngnằm phía dưới của dòng muốn chèn vào),chọn lệnh Insert\rows

Xóa dòng Chọn dòng muốn xóa, chọn lệnhEdit\Delete.Xóa cột Chọn cột muốn xóa, chọn lệnhEdit\Delete.

27

Xóa vùng

Chọn vùng ô muốn xóa, chọn lệnhEdit\Delete, nhắp chọn một trong các mụcsau:

+ Shift cells left: xóa ô và đẩy các ô bênphải vị trí xóa đi sang trái

+ Shift cells up: Xóa ô và đẩy các ô dưới

vị trí xóa đi lên trên

+ Entire row: Xóa dòng chứa ô và đẩy cácdòng dưới vị trí xóa đi lên trên

+ Entire column: Xóa cột chứa ô và đẩycác cột bên phải vị trí xóa đi sang trái

Định lại độ cao của dòng

Chọn các dòng cần ấn định lại độ cao,nhắp chuột trái vào “Format\row\height”,trong mục “row height” gõ vào chiều caocủa dòng cần ấn định, sau đó nhắp “OK”nếu đồng ý hoặc “Cancel” để hủy bỏ thaotác vừa làm

Định lại độ rộng của cột

Chọn các cột cần ấn định lại độ rộng, nhắpchuột trái vào “Format\column\width”,trong mục “column width” gõ vào độ rộngcủa cột cần ấn định, sau đó nhắp “OK”nếu đồng ý hoặc “Cancel” để hủy bỏ thaotác vừa làm

Định dạng ô

Chọn ô cần định dạng (có thể chọn cùnglúc nhiều ô rời rạc hay liên tục), nhắpchuột trái vào “Format\cells”, mục

“Number” dùng để định dạng kiểu số liệu,mục “Alignment” oufng để định dạngcách thể hiện của văn bản (độ nghiêng và

vị trí của văn bản trong ô), mục “Font”dùng để xác định font chữ, kiểu chữ, kíchthước, màu sắc, v.v cho văn bản trong ô,mục “Border” dùng để tạo đường viền cho

ô (loại đường kẻ, màu sắc, hướng kẻ)

chỉ của ô, địa chỉ của ô bao gồm: tên cột,sau đó tên hàng.

Ví dụ: ô đầu tiên góc trên cùng bên tráicửa sổ Excel có địa chỉ là: A1(cột A, hàng1)

Cách nhập công thức vào ô

Nhắp đôi chuột trái vào ô, tiếp theo nhập

ký tự dấu “=”, sau đó nhập nội dung côngthức, nhắp phím Enter để kết thúc nhập vàthực hiện tính toán công thức

Ví dụ: tại ô C6 ta có công thức

“=Sum(A1:A5)” hoặc “=Sum(10,50,30)”

Hàm Max, Min

Dùng để tìm ra giá trị lớn nhất hoặc nhỏnhất trong danh sách các tham số Dạnghàm: =Max(tham số 1, tham số 2,…) và

=Min(tham số 1, tham số 2)

VD: “=Mix(A1:A10)”, “=Min(4,6,1,50)”

Hàm Average

Dùng để tính trung bình cộng các giá trịcủa danh sách tham số Dạng hàm:

Ví dụ: “=Count(F4:F10)”

Hàm IF

Dùng để kiểm tra điều kiện mới xác địngiá trị hay thực hiện lệnh, nếu điều kiệnđúng thì hàm nhận giá trị đúng, ngược lạihàm nhận giá trị sai Dạng hàm: =IF(Biểuthức điều kiện, giá trị nếu điều kiện đúng,giá trị nếu điều kiện sai)

Ví dụ: “=IF(A3>5,”đậu”,”rớt”)”

29