Đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tài liệu tham khảo Đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khoa quản lý văn thư ngành quản trị kinh doanh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đề số 1

ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Quản trị văn phòng, Khóa , Hệ: CĐCQ

Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút

Câu 1 ( 4 điểm)

1 Nêu trách nhiệm lập hồ sơ của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan

Câu 2 (6 điểm)

1 Trình bày cách tổ chức công tác lập hồ sơ và biên mục hồ sơ?

2 Trình bày cách đánh số tờ trong hồ sơ

TS Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT

KÝ DUYỆT ĐỀ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ

Đề số 1

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Thư ký văn phòng, Khóa Hệ: CĐCQ

Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút

1. 1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

1 Căn cứ pháp lý về lập hồ sơ

2 Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu

- Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm chỉ đạo c/tác giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các CQ, TC thuộc phạm vi quản lý của mình

- Chánh văn phòng, TPHC có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu CQ, TC trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn

vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Thủ trưởng các đơn vị trong CQ, TC có tr/nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan

2 Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên: Cuối năm kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định, hệ thống hóa hồ sơ, thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

3 Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị nộp lưu

hồ sơ Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu

4

2 1 1 Tổ chức công tác lập hồ sơ được tiến hành theo trình tự sau :

- Phân định hồ sơ

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

- Đánh số tờ

- Viết mục lục văn bản

2

- Viết chứng từ kết thúc.

- Viết bìa hồ sơ

2 2 Biên mục hồ sơ gồm:

Biên mục bên trong: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng

từ kết thúc, Biên mục bên ngoài: viết bìa hồ sơ

2

3 3 Trình bày cách đánh số tờ trong hồ sơ?

Đánh số tờ: Số tờ là số lượng tờ tài liệu có trong một hồ sơ,

- Mục đích: cố định thứ tự các tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

- Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác,

- Cách đánh số tờ

2

GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ

TS Nguyễn Lệ Nhung