Phần 2 giáo trình Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin cung cấp cho người học kiến thức về bổ sung vốn tài liệu. Cuối giáo trình có phần ôn tập để người học tự ôn tập và củng cố kiến thức.
Trang 1C h u o n g 3
BÔ SUNG VỐN TÀI LIỆU
3.1 CÁC QUAN ĐIỂM B ổ SUNG TÀI LIỆU
Bố sung, theo tiếng Lalinh - com pỉetm : nehĩa là làm cho đù
bộ, đủ thành phần cùa một cái gì đó Thư viện học đã sử dụng từ này làm thuật ngữ chuyên ngành để chi khâu côni> tác đầu tiên cùa chu trinh thư viện - công tác bổ sung tài liệu Trong tiếng Anh, bổ
sung - “ acquisition" có nghĩa là thu thập, làm cho có được, làm cho
đầy đủ Tuy nhiên, do nhận thức khác nhau về ntỉữ nghĩa cùa từ nên đã xuất hiện những quan điểm khác nhau về bổ sung tài liệu
Quan điểm thứ nhát dựa vào đúng nghĩa của từ bổ sung và
dưa ra định nghĩa: Bồ sunu là quá trình sưu tầm và thu thập tài liệu đưa vào thư viện Như vậy, bổ sung ở đây được hiểu chù yếu
là để tăng cirờng số lượng, làm cho vốn tài liệu có một khối lượng lớn, đầy đù các tài liệu trong thành phần cùa nó Theo quan điểm triết học duv vật biện chứng, thì khi lượng biến đổi đến một mức
độ nào đó có thể dẫn đến biến đổi về chất; nhưng với thư viện do ảnh hường cùa nhiều yếu tố chù quan cũng như khách quan (ngân sách, kho tàng, trang thiết bị, )» không thể cứ chạy theo sổ lượng tài liệu mãi được, nhất là tronií thời đại “ bùng nổ thông tin ” V i vậy, nếu hiểu bồ sung chù yếu là tăng cường về mặt số lượng là khôntỊ đúníỉ với thực chất của cõng tác bổ sung, nhất là trong thời đại hiện nav Bổ suns trorm thư viện học không hoàn toàn đồng nghĩa với bổ sung troniỉ ngôn ngừ giao tiếp
Trang 2Quan điểm thứ hai cho ràng đầy đù kliỏntỉ chi đơn thuân là
về sổ lượnc mà trong đó có cả chất lượng Đây là hai mặt cùa một vấn đề và bổ sung được giải thích như sau: Bố sung là quá trình
gồm hai mặt: thứ nhất là thường xuyên lựa chọn đưa vào thư viện những tài liệu có giá trị; thứ hai là giải phóng nhừng tài liệu
không còn giá trị, lỗi thời Theo quan điểm thứ hai, bồ sung làm cho von tài liệu tăng cà về số lượng và chất lượng Việc giải phóng những tài liệu lỗi thời, không có nhu cầu, tuy có làm eiảm
về sổ lượng nhưng đảm bảo chất lượng cho vốn tài liệu Và như thế, vốn tài liệu ngày càng được đầy đù và hoàn thiện Bố sung ờ đây được hiểu với nghĩa rộng hơn, toàn diện hơn nhưng cũng chỉ phản ánh được trạng thái bề ngoài cùa công tác bổ sung, vẫn chưa thể hiện được thực chất bên trong cùa công tác nàv
Quan điểm thứ ba hiểu bổ sung với ý nạhĩa trừu tượne và
khái quát Bổ sung được coi như điều kiện đảm bào cho thư viện hoạt động và được định nghĩa như sau: Bổ sung là thường xuyên
đổi mới Von tà i liệu bằng những tài liệu mới, đáp ứng được các
nhiệm vụ cùa thư viện và nhu cầu độc giả Qua định nỉỉhĩa trên,
bổ sung chính là nguồn cung cấp “ năng lượng*’ cho thư viện hoạt động Nguồn tài liệu nhập vào và xuất ra khòi thư viện cũng tương tự như quá trình hô hấp, quá trình trao đổi chất trong sinh học Con người cũng như động vật nói chung đều phải hít thờ không khí, được cung cấp các chất dinh dưỡng để nuôi cơ thể Nếu quá trình này bị ngừng, cơ thể khó có thế tồn tại được Với thư viện, nếu ngừng bổ sung sẽ ảnh hường tới toàn bộ hoạt động cùa thư viện, đậc biệt là khône có tài liệu đề đáp ứng nhu cầu độc giả Sống trong môi trườnc không khí trong lành, cơ thể sẽ phát triển và khoẻ mạnh Tương tự như vậy công tác bồ sung tiến hành tốt sẽ tạo ra một vốn tài liệu có chất lượng, có sức hấp dẫn với
Trang 3độc giá, giúp cho thư viện phát triển Còn nếu gặp phải môi trường ô nhiễm, cơ thố sẽ bị ốm yếu, kém phát triển Bổ sunsz những tài liệu xấu vào thư viện cũng như hít thờ không khí có độc
tổ sẽ gây tác hại rất lớn - vì thư viện là nơi truyền bá các sán phâm vãn hóa, tinh thần ra cộng đồng xã hội, nên phạm vị ành hườnq cùa thư viện rất rộng Điều 5 cùa Pháp lệnh Thư viện Việt Nam nuhiêm cấm tàng trừ trái phép những tài liệu có nội dung không lành mạnh chính là đề đàm bảo cho thư viện có bầu không khí troníỉ lành
Ý nghĩa cùa công tác bổ sung là như the, nên chi lựa chọn tài liệu có giá trị vẫn chưa đú điều cơ bản là những tài liệu đó phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cùa thư viện cũng như nhu cầu của độc giả và làm cho vốn tài liệu đó luôn luôn được đổi mới luôn luôn được sử dụng đen mức tối đa
3.2 CÁC HÌNH THỨC Bổ SUNG TÀI LIỆU
E3Ổ sung tài liệu cho thư viện cũm> như quá trình hô hấp, trao đồi chất trong sinh học Nó đòi hòi phải tiến hành thường xuyên, được bắt đầu từ một thời điểm nào đó và không kết thúc cho đến khi thư viện vẫn còn tồn tại Trong quá trinh hình thành
và phát triển vốn tài liệu, thư viện đã sừ dụng hai hình thức bổ
sung: bỏ sung hồ i cố và bố sung hiện lại.
Trang 4Xây dựng
kho sách
hạt nhân
Xây dựní>
kho sách hạt nhân
Tăng '
cường số lượng và chất lượng
Giảm số lượng, tăng chất lượng
Hình 3 Sư đồ các phương tliức bố sung tài liệu
3.2.1 Bổ sung hồi cố
Bo sung hồi co (theo tiếng Latinh: Retrospicere nghĩa là
hướng về quá khứ) bao gồm quá trình nhập vào thư viện những tài liệu đã xuất bàn trong khoảng thời gian trước Mục đích cùa bồ sung hồi cố là để xây dựng vốn tài liệu cho những thư viện mới thành lập (bồ sung khởi đầu) hoặc để lấp nhũng khoảng trổng trong thành phần vốn tài liệu của các thư viện đang hoạt động (bo sung hoàn bị) Bổ sung hồi cổ hướniỉ vào mảng tài liệu xuất bản trong quá khứ, vì vậy phần lớn những tài liệu này hiện khônu còn
Trang 5bán trên thị trường sách Đố tiến hành bổ sung, thư viện cần khai thác trong các hiệu sách cũ các kho dự trữ - trao đổi cùa các tlnr viện trong và ngoài nước, khai thác qua các tù sách cá nhàn, tu sách gia đình, Đây là công việc khó khăn, đòi hỏi chi phí nhiều thời gian, công sức, tiền cùa mới có thể thu thập được đầy du các tài liệu xuất bàn trong quá khứ (tài liệu cũ còn có giá trị lịch sử) Hiện nay với sự phát triển của kỹ thuật hiện đại, việc sao chụp, nhân bàn tài liệu thuận lợi, đã giải quyết phần nào khó khăn cho các thư viện khi tiến hành bồ sung hồi cổ, đặc biệt đối với những tài liệu quý hiếm (độc nhất vô nhị)
Bổ sung hồi cố thường được tiến hành với hai hình thức: bổ sung khởi đầu và bổ sune hoàn bị
Dô sung khới đầu là quá trình tạo ra một vốn tài liệu cơ bản
ban đầu cho một thư viện mới được thành lập Giai đoạn bố sung khởi đầu kết thúc khi thư viện đã xây dựng xong và đi vào vận hành phục vụ bạn đọc Nguồn bổ sung khởi đầu thường là mua hoặc nhận tặng từ các cá nhân, tổ chức hay từ các thư viện khác Nói một cách khác, bổ sung khới dầu là hình thức bồ sung được
áp dụng khi hắt đầu xây dựng thu viện mới, nhằm mục đích hình thành kho tài liệu hạt nhân của một thư viện Kho tài liệu hạt nhân bao gồm một khối lượng tối thiểu các tài liệu có giá trị về khoa học, nghệ thuật và phù hợp với đặc điểm thư viện cũng như nhu cầu cùa độc già Đây là kho sách quan trọng, nó cùng tồn tại với thư viện (ít khi bị thanh lý) Kho sách hạt nhân có ảnh hường lớn đến sự tồn tại và phát triển cùa thư viện Đồ tiến hành tốt hình thức bổ sung khởi đầu, thư viện cần chú ý các nội dung sau:
- Xác định chính xác tính chất, loại hình thư viện
- Tìm hiểu đặc đicm môi trườniỉ thư viện phục vụ
Trang 6- Nghiên cứu nhu cầu độc gia.
Có nắm được nhừng nội đunsi chủ yếu trên, mới tạo co sở cho việc tiến hành bố sung khởi đầu dược chính xác, mới tạo được kho tài liệu hạt nhân hình thành phù hợp với thư viện Khó khăn đối với bồ sung khởi đầu là phái tiến hành khẩn trương troniỉ khoảng thời gian ngắn dề hình thành kho hạt nhân với khối lượne nhất định
Ở Việt Nam, theo quy định, thư viện huyện phái có từ 5.000
- 10.000 bàn sách, ở Nua quy định thư viện đại chúng ờ thành phổ ban đầu phải có 5000 bản sách, ờ nông thôn là 2000 bản, đây chính là số lượng kho sách hạt nhân ban đầu đe thư viện có thê đi vào hoạt động
Đẻ có được khối lượng tài liệu theo quy định, việc bổ sung khởi đầu phải dựa vào các thư mục hồi cố thư mục quốc gia, các
cơ sở dừ liệu, và chù động tìm den các cửa hàng sách, các kho
dự trừ - trao đổi và tranh thủ sự liiúp đỡ cùa các thư viện khác (trong kháng chiến chốnti Mỹ các thư viện tinh, thành phố phía Bắc đã xây dựng các kho sách kết nghĩa, đâv chính là vốn tài liệu
bổ sung khởi đầu, giúp các thư viện tỉnh và thành phố phía Nam nhanh chóng đi vào hoạt động phục vụ nhân dân sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng)
Sự giới hạn về thời gian là đặc trưne của bổ sung khởi dầu Hình thức bồ sung này kết thúc khi thư viện đã hinh thành được kho sách hạt nhân, để bat đầu đi vào hoạt độntỉ phục vụ độc giả
Bố sung hoàn bị là tiến hành lựa chọn, thu thập những tài
liệu còn thiếu hoặc xuất bàn từ thời gian trước mà vì lv do nào đố chưa có trong thành phần vốn tài liệu cùa thư viện Bổ sung hoàn
bị nhằm bổ sung những loại tài liệu đã bị bò sót bị thiếu trong
Trang 7quá trình hô suns trước dày hoặc đè thay thê cho các bàn tài liệu
bị rách nát hoặc mất mát trong quá trình phục vụ Chăng hạn bô sunti các số thiếu cùa một tên tạp chí, bổ sung các tập thiếu trontỉ một bộ sách Bồ sung hoàn bị thường được thực hiện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện hay mua lại từ các hiệu sách cũ, các tù sách cá nhân Hiện nay trcn mạng internet có những tồ chức chuyên curm càp các số tạp chí cũ, hoặc sách đã qua sử dụng cho các thư viện muốn bồ sung hoàn bị, ví dụ tại địa chi http://www.amazon.com có bán rất nhiều sách đã qua sừ dụng với giá thấp hơn nhiều so với giá sách mới
Thực tế hoạt động cùa các thư viện cho thấy, tronu thành phần vốn tài liệu của các thư viện thườnu có những khiếm khuyết, không đù tài liệu, tạo thành những “ khoảng trổng" Níỉuvên nhân
là do quá trình bổ sung trước đây có thiếu sót, do tài liệu bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình sừ dụng, do sự thav đổi về tính chất, nhiệm vụ của thư viện Khắc phục những “ khoảng trống” cùa vốn tài liệu chính là mục đích, là nhiệm vụ cùa khâu bồ sung hoàn bị Đc bổ sung hoàn bị được tiến hành chính xác, có hiệu quả - vấn đề chủ yếu là phát hiện những “ khoảng trổng” Điều này đòi hỏi người cán bộ phải nghiên cứu kỹ hiện trạng vốn tài liệu, phải theo dõi việc sừ dụniỉ tài liệu, đặc biệt chú ý tới những ycu cầu tài liệu bị từ chối, những nhu cầu thông tin không được thoà mãn tronti quá trình phục vụ Dó chính là những gợi mở để phát hiện những màniỉ tài liệu còn có khiếm khuyết, cần phải được bồ sung cho hoàn thiện
Bổ sung hoàn bị là công việc không thể tránh khỏi đối với các thư viện vì việc loại trừ nguyên nhân gây ra những “ khoảng trống" tronti quá trinh bổ sung là điều không thể thực hiện Nhung
Trang 8có thề hạn chế điều này bằntỉ cách hoàn thiện toàn bộ quy trình bô sung và tăng cườne íỉiáo dục ý thức bào quản tài liệu
Bồ sung hoàn bị rất phức tạp, tốn kém, nhưng giúp cho việc hoàn thiện vốn tài liệu, tạo khả năng thoả mãn tốt hơn nhu cầu cùa người đọc Dối với các thư viện có chức năng tàng trữ càng cần quan tâm tới hình thức bổ sung này
3.2.2 Bổ sung hiện tại
Bổ sung hiện tại là việc bổ sung thường xuyên những xuất
bản phẩm mới được in ra Bổ sung hiện tại phải căn cứ vào nhữne thay đồi tronq chính sách bổ sung cùa thư viện và sự phát triển
cùa các ngành khoa học công nghệ Bo sung hiện lạ i là quá trình
quan trọng nhất tạo ra nguồn thônẹ tin có giá trị nhất cùa thư viện, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin Hiệu quả của việc phục
vụ thông tin cho người dùng tin phụ thuộc chù yếu vào mảng tài
liệu được bổ sung hiện tại Bỏ sung hiện tại thường được thực
hiện thông qua các kênh mua, trao đổi, nhận lưu chiểu hoặc nhận tặng biếu
Bố sung hiện tại bao gồm hai quá trình song song, đó là
thường xuyên tăng cường những tài liệu mới và giải phóng những tài liệu cũ, rách nát hoặc không còn giá trị thông tin Thường xuyên tăng cường tài liệu mới là điều kiện đảm bảo cho thư viện tồn tại và phát triển Đây là những tài liệu vừa xuất hiện trên thị trường K ịp thời thu thập được nguồn tài liệu này sẽ giúp cho vốn tài liệu phản ánh được những biến chuyển trong đời sống xã hội cũng như những thành tựu cùa khoa học - công nghệ, văn học - nghệ thuật, Có đầy đù thông tin mới là điều kiện đảm bảo cho việc thoả mãn nhu cầu Từ góc độ này đã đặt ra những yêu cầu cho bổ suna hiện tại như sau:
Trang 9- Phải thu thập đầy du những tài liệu có giá trị phù hợp với đặc điểm cùa thư viện và nhu càu độc giả
- Phải tiến hành kịp thời Tài liệu xuất hiện trên thị trường cần được giới thiệu tronc thư viện để phục vụ các nhiệm vụ chính trị, kinh tể văn hoá, khoa học, xã hội cùa địa phương, của các cơ quan, xí nszhiçp Ngoài ra có những tài liệu manc tính thời sự, chi phát huy tác dụng trong một thời gian nhất định; nếu khôníí bổ surm kịp thời, tài liệu sẽ không còn tác dụng (nhune tài liệu phục
vụ các ngày kỷ niệm, các dợt sinh hoạt chính trị, )
v l Lẽn in rất quan tâm với việc đàm bảo yêu cầu này Tronc thư íiửi đồng chí Litkenxơ ngày 17/5/1921, Người viết:
“ Cần làm sao để đồng chí (và cà chúng tô i) biết một cách tuyệt đổi chính xác sẽ bỏ tù ai (hoặc người phụ trách cơ quan tổnu phát hành ấn phẩm Iruns ương hoặc người phụ trách lưới thư viện, nhất định phải có một trong hai người đó) nếu mồi cuổn sách Xô
V iết đã xuất bàn được một tháng rồi (hay hai tuần? Hay sáu tuần?) mà cuốn sách đó chưa có ờ mồi thư viện? Đề nghị gửi cho tôi một tin ncan về việc này"
- Phải đảm bảo số lượng Yêu cầu này đòi hòi cán bộ bổ suntỉ phải dự trù chính xác số lượng bàn cần thiết cho từng tài liệu Nếu
bổ sunq với số lượng lớn sẽ gây lãng phí về kinh tế, ngược lại nếu thu thập với số lượng ít sẽ không đáp ứng được nhu cầu
Phương pháp cơ bản để tiến hành bổ sung hiện tại là đặt mua tài liệu (kể cà những tài liệu sắp xuất bản) Đe có được nhữníỉ thòng tin về thị trường sách, cán bộ bổ sung cần tham khảo các loại thư mục, nam vững kế hoạch của các nhà xuất bản, theo dõi sát các mục lục tài liệu mới xuất bản, các hãng cung cấp Crupscaia N k Lênin đã viết và nói gì về thư viện.- H.,1960,- tr 63-64.
Trang 10tài liệu, theo dõi các thôniỉ tin trên báo chí, phát t h a n h , trujen hình, các mạrm thòng tin, Trên cơ sở đó thư viện chủ động có
kế hoạch ký kết hợp đồng với các cơ quan phát hành, các nhà xuất bàn, các đại lý phân phối, cung cấp tài liệu để bổ sung kịp thời những tài liệu mới - là cơ sở vững chắc cho các hoạt động của thư viện nói chung và thoả mãn nhu cầu sử dụng nói riêng
Song song với việc thu thập tài liệu mới, việc thanh lý tài liệu cũng là một mặt của bổ sung hiện tại Mặc dù việc lựa chọn tài liệu cho thư viện được tiến hành thận trọng (nhiều trường hợp cần có sự trợ giúp của các chuyên gia, các nhà khoa học), nhimg với thời gian, nhu cầu đọc về một tài liệu cụ thề sẽ giảm Hiện tượng này diễn ra do nhiều nguyên nhân
Trước hết là do sự lạc hậu trong nội dung tài liệu hay còn gọi là sự già hoá về mặt thông tin của tài liệu Với sự tiến bộ cùa khoa học - công nghệ, một số thông tin, kiến thức trong tài liệu không còn phù hợp với nền kỹ thuật, sàn xuất hiện đại Với nhũng đổi thay về kinh tế kinh tế - xã hội một bộ phận tài liệu chính trị -
xã hội không còn phát huy tác dụng Khi nhận xét về hiện tượng
"hao mòn tinh th ầ n ' cùa sách báo, N.K Crupscaia đã viết:
“ Nếu như một hai năm trước đây một cuốn sách nào đó là
vô cùng cấp thiết thì bây giờ trong nhiều trường hợp nó không còn cấp thiết, thậm chí có khi còn có hại M ột cuốn sách cách đây không lâu hoàn toàn phù hợp, thì bây giờ phù hợp về chính sách chỉ là phế bỏ” 1
Ngoài ra còn có nhừng nguyên nhân khác Tài liệu bị hu hỏng, rách nát, mất mát trong quá trình sừ dụng, băng ghi âm bị mất từ tính,