Công tác tổ chức kế toán bán hàng &xác định kết quả kinh doanh ở xí nghiệp Kinh doanh vật tư & dịch vụ

Công tác tổ chức kế toán bán hàng &xác định kết quả kinh doanh ở xí nghiệp Kinh doanh vật tư & dịch vụ

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây nền kinh tế nớc ta đã có những chuyến biếnlớn Các doanh nghiệp sản xuất không có thể thu động chờ đợi Nhà nớc tiêuthụ giúp những sản phẩm hàng hóa của mình làm ra Thay vào đó các doanhnghiệp này phải tìm tới thị trờng, tự tìm bạn hàng, tự tìm hiểu nhu cầu thị tr-ờng để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc nhiều nhà kinh tế vàchủ doanh nghiệp coi nh ngôn ngữ kinh doanh, nó đợc coi nh là nghệ thuật ghichép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tincần thiết cho việc ra quyết định phù hợp với đối tợng sử dụng thông tin Vớiquan niệm đó kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã trở thànhmột công cụ quản lý quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà cả vớicông tác quản lý vĩ mô của Nhà nớc

Bán hàng trong giai đoạn hiện nay đợc coi là một trong những khâunhạy cảm nhất quyết định tới sự tồn tại hay diệt vong của một doanh nghiệp

Tổ chức tốt công tác bán hàng đòi hỏi phải có sự giao nhận thông tin chínhxác, nhanh chóng kịp thời giữa doanh nghiệp với thị trờng, giữa thị trờng vớidoanh nghiệp

Đứng trớc những yêu cầu mới đó, với vai trò của mình, kế toán nóichung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng đã và đangtrở thành một công cụ quan trọng bậc nhất nhằm thu nhập, phân loại, xử lý,tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất, về thị trờng, về tình hình tàichính của một doanh nghiệp cụ thể Qua phân tích những thông tin này, lãnh

đão doanh nghiệp sẽ có các biện pháp nhằm xây dựng đợc đờng lối phát triển

đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị ý thức đợc vai tròquan trọng của công tác kế toán vật t hàng hoá và tiêu thụ thành phẩm, vớinhững kiến thức lý luận và thực tế thu nhập đợc trong thời gian học tập tại tr-

ờng và thời gian thực tập tại xí nghiệp Em xin trình bày về “Công tác tổ chức

kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ”.

Bài viết của em đợc trình bày nh sau:

Phần I: Những lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định

kết quả kinh doanh

PhầnII: Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ

Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán

hàng và xác định kết quả kinh doanh ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ

Em mong nhận đợc các ý kiến đóng góp của các thầy, cô để bản chuyên

đề của em đợc hoàn thiện hơn

Phần I

Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định

kết quả kinh doanh

I ý nghĩa và sự cần thiết của kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh

Điều quyết định của sự tồn tại một doanh nghiệp là thị trờng chấp nhậnsản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp đó cả về chất lợng, mẫu mã và

đi tới chấp nhận giá cả Để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi

sự hoạt động của doanh nghiệp kế toán là một công cụ sắc bén nhất

Một trong những nội dung chủ yếu của kế toán phản ánh quá trình sảnxuất và tiêu thụ là kế toán thành phẩm, doanh thu bán hàng và xác định kếtquả ý nghĩa to lớn của kế toán thành phẩm, doanh thu bán hàng và xác địnhkết quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để

tổ chức kế toán bán hàng khoa học hợp lý đúng chế độ tài chính kế toán củaNhà nớc đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực, khách quan tình hình nhập-xuất

- Tồn kho thành phẩm, tình hình thực hiện kế toán thành phẩm, xác

định doanh thu bán hàng, từ đó xác định kết quả kinh doanh Thực hiện chínhxác, nhanh chóng kế toán thành phẩm, doanh thu bán hàng và xác định kếtquả không chỉ mang lại lợi ích đối với từng doanh nghiệp mà còn ở tầm vĩ môcông tác đó còn góp phần định lợng toàn bộ nền kinh tế

Thông thờng trong các doanh nghiệp thì hàng hóa, vật t hàng hoá đợctiêu thụ theo 2 cách

- Bán thẳng cho ngời tiêu dùng

Bán qua các đại lý sản phẩm là kết quả của các quá trình sản xuất nên

đặc biệt của sản phẩm chịu ảnh hởng trực tiếp của đặc điểm quy trình sản xuất

ra sản phẩm

1 Vật t hàng hóa và yêu cầu quản lý của vật t hàng hóa

Mỗi doanh nghiệp khi đa ra thị trờng một loại vật t hàng hóa nào đềunhằm mục đích đáp ứng đợc nhu cầu của xã hội đem lại lợi nhuận cho doanh

nghiệp Hàng hóa của các doanh nghiệp là vật t hàng hoá bán thành phẩm, lao

vụ, dịch vụ

Hàng hóa vật t là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuốicùng của quy trình công nghệ sản xuất Sau khi kiểm nghiệm đáp ứng mọi tiêuchuẩn kỹ thuật quy định, hàng hóa vật t có thể nhập kho hoặc giao thẳng chokhách hàng

Một loại hàng hoá vật t đảm bảo có thể đáp ứng những yêu cầu sau

- Đã đợc chế biến song bớc cuối cùng

- Đã kiểm tra kỹ thuật

- Đảm bảo đúng mục đích sử dụng

Việc quản lý hàng hoá vật t trong doanh nghiệp gắn liền với việc quản lý

sự vận động của từng loại hàng hoá vật t trong quá trình nhập – xuất – tồn ởcả chỉ tiêu số lợng,chất lợng và gía trị

2 Bán hàng và yêu cầu quản lý:

2.1 Đặc điểm hoạt động của công tác bán hàng

- Bán hàng (tiêu thụ) là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hànghóa, tức là chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sanghình thái tiền tệ (tiền)

- Bán hàng là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất hàng đợc đem tiêu thụ

có thể là thành phẩm, hàng hóa , vật t, lao vụ, dịch vụ cung cấp cho kháchhàng Tiêu thụ hàng hóa để thoã mãn nhu cầu của đơn vị ngoài doanh nghiệp,gọi là tiêu thụ ra ngoài thành phẩm, vật t, dịch vụ, lao vụ đợc cung cấp giữacác đơn vị trong cùng 1 công ty, 1 tập đoàn, gọi là tiêu thụ nội bộ

- Quá trình tiêu thụ đợc coi là hoàn thành khi đủ 1 điều kiện

+ Giao hàng cho ngời mua

+ Ngời mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền

Nh vậy nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng , nhận đợctiền hoặc ngời mua chấp nhận thanh toán

ở doanh nghiệp thì việc bán hàng , vật t dịch vụ đợc tiến hành theo 2khâu là bán buôn và bán lẻ:

+ Bán buôn là việc bán hàng với khối lợng hàng hóa lớn cho các đơn vị,

tổ chức kinh tế khác để các đơn vị, tổ chức này chuyển bán hoặc sản xuất giacông rồi bán

+ Bán lẻ là việc bán hàng với số lợng nhỏ, ngời mua thờng là ngời tiêudùng cuối cùng Vì vậy không phải lập chứng từ cho mỗi lần bán, cuối ngàyhoặc cuối ca, ngời bán lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán Đểthực hiện việc bán hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra 1 khoản chi phí, tiếp thị bảoquản, đóng gói, vận chuyển gọi là chi phí bán hàng

2.2 Yêu cầu quản lý

Từ những đặc điểm của hoạt động tiêu thụ trên đây ta thấy việc thực hiệncông tác bán hàng thu tiền về cho doanh nghiệp là rất quan trọng

Doanh thu bán hàng( Doanh thu tiêu thụ) đợc tính khi hàng hóa đợcchuyển cho ngời mua chấp nhận thanh toán

Để việc thu tiền bán hàng đợc đầy đủ kịp thời doanh nghiệp có đầy đủvốn hoạt động thì công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải đợc nghiêncứu từ phơng thức bán hàng, từng loại sản phẩm, hàng hóa bán ra

Bên cạnh đó việc tăng cờng công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh kế toánthực sự là công cụ quản lý sắc bén có hiệu lực thì kế toán vật t hàng hoá doanhthu bán hàng và xác định kết quả phải thực hiện tốt nhiệm vụ sau:

Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám đốc chặt chẽtình hình thực hiện có về sự biến động (nhập- xuất- tồn) của từng loại thànhphẩm, vật t cả hiện vật và giá trị

Theo dõi, phản ánh và kiểm tra chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịpthời đầy đủ, các khoản chi phí bán hàng, thu nhập từ bán hàng, xác định kếtquả thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác cung cấp những thôngtin cần thiết cho các bộ phận liên quan đồng thời định kỳ có tiến hành phântích kinh tế với hoạt động bán hàng và xác định kết quả

II Phơng pháp kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả tại xí nghiệp

1 Kế toán vật t, hàng hóa

Vật t hàng hóa của xí nghiệp là các loại vật t cung cấp cho nhu cầu sảnxuất của công ty và bán ra ngoài Gồm nhiều chủng loại thứ hạng phẩm cấpkhác nhau nên yêu cầu quản lý về mặt kế toán cũng khác nhau Để thực hiệntốt nhiệm vụ quản lý vật t hàng hoámột cách khoa học, hợp lý phải đảm bảonhững yêu cầu sau:

- Phải tổ chức tốt kế toán vật t hàng hoátheo từng loại, từng thứ theotừng đơn vị, theo đúng số lợng và chất lợng từ đó làm cơ sở để xác định kếtquả sản xuất kinh doanh của đơn vị, phân xởng và có số liệu để so sánh vớichỉ tiêu kế hoạch

- Phải có sự phân công và kết hợp công tác trong việc ghi chép kế toánvật t hàng hoá giữa phòng kế toán và nhân viên hạch toán phân xởng, giữa kếtoán và thủ kho Điều này ảnh hởng đến việc hạch toán chính xác, kịp thời vàgiám sát chặt chẽ vật t hàng hóa và tăng cờng các biện pháp quản lý vật t hànghóa

1.1 Đánh giá vật t hàng hóa

Đánh giá vật t hàng hoálà biểu hiện giá trị của vật t hàng hoábằng tiềntheo những nguyên tắc nhất định Trong kế toán có thể sử dụng 2 cách đánhgiá vật t hàng hóa sau: Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạchtoán

1.1.1 Đánh giá theo giá thành thực tế

Trị giá vật t phản ánh trong kế toán tổng hợp (phản ánh tiền tài khoản, sổtổng hợp) phải đợc đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế Giá vật t hàng hóanhập vào kho đợc xác định phù hợp với từng nguồn nhập

Vật t hàng hoádo doanh nghiệp sản xuất chế tạo ra đợc đánh giá theo giáthành công xởng thực tế (giá thành thực tế) bao gồm: chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp sản xuất chung Giá thành công xởngthực tế của vật t hàng hoá là chỉ tiêu kinh tế quan trọng để đánh giá kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tiết kiệm hay lãng phí trongsản xuất và sản xuất có hiệu quả không

Vật t hàng hoá thuê ngoài gia công đợc đánh giá theo giá thành thực tếgia bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đem gia công), chi phí thuêngoài gia công chế biến và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quátrình gia công.

Hàng hóa mua về nhập kho đợc đánh giá theo giá mua (giá vốn) thực tếbao gồm Giá mua + chi phí mua Nếu hàng hóa mua về phải sơ chế để bán thìgiá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công, và sơ chế

Đối với sản phẩm kho cũng phải đợc thể hiện theo giá thực tế và vật thàng hoá nhập kho có thể theo giá thực tế vì ở từng thời điểm trong kỳ hạchtoán giá thực tế của vật t hàng hoá nhập kho có thể khác nhau nên để tính giáthực tế vật t hàng hoá xuất kho có thể áp dụng một các phơng pháp sau

Phơng pháp bình quân gia quyền

Đơn giá bình quân 1 đơn vị

vật t hàng hóa (thực tế) =

Tổng giá trị hàng có để bán trong kỳ

Số lợng hàng có để bán trong kỳ (sản phẩm cùng loại, cùng quy cách, phân cấp)

Số lợng vật t hànghoáxuất kho

Theo phơng pháp này, giá trị thực tế của vật t, hàng hóa xuất kho cha đợcghi sổ mà tới cuối tháng kế toán tính toán theo công thức mới tiến hành ghisổ

+ Tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc: hàng nhập trớc thì xuất hàngnhập sau thì đợc xuất sau, nhập giá hàng thì xuất giá ấy và nếu hàng tồn kho

sẽ tình theo giả của lần nhập sau cùng Phơng pháp này có u điểm là phù hợp

vơí việc bảo quản hàng hóa, vật t hàng hoátại kho bán ra và giá tồn kho đợcphản ánh chính xác, đồng thời kết quả kinh doanh đợc xác định chính xác.Tuy nhiên cách này dễ bị lạc mốt và rất khó khăn cho việc hạch toán chi tiếttồn kho và tổ chức kho.

* Tính theo phơng pháp nhập sau xuất trớc: hàng xuất sau sẽ xuất trớc,hạng nhập trớc sẽ xuất sau: nhập gía nào thì xuất giá ấy và trị giá hàng tồnkho đợc tính theo giá lần nhập đầu tiên hoặc giá tồn kho đầu kỳ (nếu có) u

điểm của phơng pháp này là sự thể hiện đầy đủ nhất nguyên tắc phù hợp nghĩa

là các giá trị vốn của hàng bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra trong kỳ

Điều đó đặc biệt phù hợp với nền kinh tế có lạm phát Nhợc điểm là khôngphù hợp với chế độ bảo quản các loại hàng tồn kho

* Phơng pháp tính giá trị thực tế đích danh (hay phơng pháp tính trựctiếp) áp dụng với sản phẩm sản xuất đơn chiếc hay từng lô hàng

Phơng pháp tính giá bình quân kỳ trớc: với phơng pháp này giá thực tếcủa vật t hàng hoáxuất kho tính theo công thức:

Giá thực tế của vật t

hàng hóa xuất kho =

Số lợngxuất kho x

Đơn gía bìnhquân đầu kỳTrong đó:

Đơn giá bình quân đầu

Giá thực tế tồn đầu kỳ

Số lợng tồn đầu kỳ

1.1.2 Đánh giá theo giá hạch toán

Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hìnhbiến động hàng ngày của vật t hàng hóa một cách ổn định Giá có thể chọnhoặc làm cơ sở cho giá hạch toán là giá thành kế hoạch hoặc giá nhập khothống nhất quy định Cuối kỳ kế toán xác định giá thực tế vật t hàng hóa nhậpkho, da trên cơ sở hệ số gía thực tế với giá hạch toán để tính giá thực tế xuấtkho trong kỳ

Hệ số giá =

Gía thực tế vật t hànghóa tồn kho đầu kỳ +

Gía thực tế vật t hàng hóanhập kho trong kỳGiá hạch toán vật t hàng

hóa tồn kho đầu kỳ +

Giá hạch toán vật t hànghóa nhập kho trong kỳ

Hệ số giá đợc tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ vật t hàng hoá tuỳthuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

Kế toán cần lu ý: Hạch toán chi tiết vật t hàng hoá trên các chứng từnhập- xuất trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết vật t hàng hoá thờng đợc ghi theogiá hạch toán, còn việc hạch toán tổng hợp vật t hàng hoá nhất thiết phải ghitheo gía thực tế

2 Kế toán nhập- xuất kho vật t hàng hóa.

2.2 Hạch toán chi tiết vật t hàng hóa

Hạch toán chi tiết vật t, hàng hóa cần theo dõi cụ thể cho từng loại, từngnhóm từng thứ vật t hàng hóa ở kho trên cả 2 loại chi tiêu: Hiện vật và giá trị.Tuỳ theo đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong ởphơng pháp sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song: Nó là việc quan hệ ghi chép tình hìnhxuất

- Tồn kho ở cả kho và phòng kế toán

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyên: Dùng để ghi chép tình hìnhnhập- xuất- tồn của từng thứ hàng, vật t hàng hoá theo từng kho, sổ này chỉghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng

- Phơng pháp số d: Kế toán mở sổ số d theo từng kho cho cả năm để ghi

số tồn kho của từng thứ vật t hàng hoávào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị

Cách hạch toán chi tiết nhập- xuất kho vật t hàng hoá đợc thể hiện sơ đồsau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ

Ghi cuối tháng

Thẻ kho

Số (thẻ) chi tiết thành phẩm

Bảng kê tổng hợpNhập- xuất- tồn kho thành phẩmSơ đồ hạch toán theo ph ơng pháp ghi thẻ song song

Chứng từ xuất

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê xuấtBảng kê nhập

Bảng luỹ kế xuấtBảng luỹ kế nhập

Sổ số d

Bảng kê tổng hợp nhập- xuất – tồn

Sơ đồ hạch toán theo ph ơng pháp sổ số d

Đối chiếu kiểm tra.

- TK 152- Hàng hóa: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị hiện có

và tình hình biến động vật t vật liệu, tình hình nhập kho

- TK 632 Giá vốn bán hàng.TK này dùng để theo dõi trị gía vốn của vậthàng hóa, lao dịch vụ xuất bán trong kỳ Giá vốn hàng hóa có thể là giá thànhcông xởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay giá mua thực tế của hàng hóa

đã tiêu thụ

*Phơng pháp kế toán các doanh nghiệp chủ yếu:

Khi nhận đợc các chứng từ về nhập- xuất kho vật t hàng hóa kế toántổng hợp và phân loại từng loại chứng từ để ghi vào sổ chi tiết vật t hàng hoátheo giá hạch toán và cuối tháng tính ra giá thực tế ghi vào sổ kế toán tổnghợp có 2 phơng pháp mà doanh nghiệp có thể chung để hạch toán hàng tồnkho

Phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ ápdụng phơng pháp kê khai thờng xuyên tức là kế toán theo dõi thờng xuyên,liên tục tình hình nhập- xuất- tồn kho vật t hàng hoá trên các TK tồn kho, căn

cứ vào các chứng từ nhập- xuất Trớc khi lập báo cáo tài chính phải tiến hànhkiểm kê hàng tồn kho, căn cứ vào kết quả kiểm kê đủ đều chênh lệch (nếu có)giữa số thực tế kiểm kê và số liệu trên sổ kế toán

Trình tự kế toán vật t hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợcthể hiện qua sơ đồ sau:

(1) Nhập kho vật t nguyên vật liệu hoặc thuê ngoài gia công chế biến theo giá thực tế

(2) Xuất kho vật t hàng hoá theo trị gía vốn thực tế xuất kho

(3) Kết chuyển giá vốn cuối kỳ

(4) Kiểm kê vật t hàng hoá phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân

(5) Kiểm kê vật t hàng hoá phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân

Trờng hợp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán không phảitheo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập- xuất- tồn kho trên các tàikhoản tồn kho Cuối mỗi kỳ, kế toán phải tiến hành kiểm kê vật t hàng hoá tồnkho, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Tùy theo từng phơng pháp áp dụng của từng doanh nghiệp cụ thể mà kếtoán vật t hàng hoá đợc mở các sổ theo dõi phù hợp yêu cầu công tác hạchtoán

TK 152

Sơ đồ kế toán vật t hàng hoá theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

K/c trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ

cuối kỳ

Giá thành vật t nhập

kho Kết chuyển trị giá vật t NVL tồn kho và

hàng đang gửi bán cuối kỳ

3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả

3.1.Kế toán doanh thu bán hàng, thuế tiêu thụ và các khoản làm giảm doanh thu bán hàng

Trong doanh nghiệp, doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện do hoạt

động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng,doanh thu đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

đợc tính bằng giá cha có thể Còn những doanh nghiệp áp dụng thuế GTGTtheo phơng pháp trực tiếp không áp dụng thuế GTGT thì doanh thu đợc tínhtheo giá thanh toán Doanh thu bán hàng bao gồm:

- Doanh thu bán ra ngoài

- Doanh thu bán nội bộ

Thuế tiêu thụ là nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nớc về hoạt độngbán hàng đã thực hiện đợc

Sau khi doanh nghiệp viết hóa đơn bán hàng cho ngời mua thờng phátsinh một số khoản làm giảm trừ doanh thu nh sau:

- Chiết khấu bán hàng là một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận củadoanh nghiệp mà trực tiếp làm giảm doanh thu bán hàng trực tiếp nhng lạikích thích cho việc tiêu thụ vật t hàng hoá hàng hóa

- Giảm giá bán hàng gồm giảm giá bớt và hồi khấu mà doanh nghiệpchấp nhận cho khách hàng đợc hởng phát hóa đơn

- Hàng bán bị trả lại do lỗi thuộc về doanh nghiệp nh: vi phạm cam kết,hàng sai qui cách

Các khoản này cần đợc theo dõi rõ hàng, đầy đủ để làm cơ sở xác địnhkết quả kinh doanh

3.2 Chứng từ và tài khoản kế toán.

3.2.1.Chứng từ kế toán.

Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng với ngờimua phaỉ có những từ phù hợp để phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tiêu

thụ và thanh toán, đồng thời doanh nghiệp phải đa ra 1 chơng trình tự luânchuyển chứng từ, kiểm tra và ghi chép sổ một cách phù hợp, đồng thời chứng

từ phaỉ đợc lu trữ một cách khoa học và an toàn Sau đây là một số chứng từthờng dùng:

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu thu- chi tiền mặt, giấy báo nợ- có của ngân hàng

- Và một số chứng từ liên quan

3.2.2.Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 511- doanh thu bán hàng

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế củadoanh nghiệp thực hiện một hạch toán Doanh thu bán hàng thực tế là doanhthu của sản phẩm, hàng hóa đã đợc xác định tiền ngay, cha thu đợc tiền nhng

đã chấp nhận thanh toán TK 511 luôn luôn đợc phản ánh bên có suốt kỳ hạchtoán Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh

TK 511 có 3 TK cấp 2:

+ TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa

+ TK 5112- Doanh thu bán vật t ,hàng hoá

+ TK 5113- Doanh thu cung cấp lao vụ, dịch vụ

+ TK 531- Hàng bán bị trả lại

TK này dùng để phản ánh doanh số của sản phẩm hàng hóa đã bán hàng

bị trả lại do lỗi doanh nghiệp

- TK 532- Giảm giá bán hàng

TK này đợc dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu củaviệc bán hàng trong kỳ

- TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

- TK 131- Phải thu của khách hàng

- TK 641- Chi phí bán hàng

- TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- TK 911- Xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Sơ đồ kế toán doanh thu bán hàng

TK 131

TK 334

Doanh thu bán hàng thu tiền ngay

Doanh thu trả góp tổng số thanh toán

Trả l ơng bằng sản phẩm

TK 711Lãi BH trả góp

Sơ đồ kế toán thuế tiêu thụ và các khoản giảm trừ

4.Kế toán chi phí bán hàng (CPBH)

4.1.Nội dung

Chi phí bán hàng là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trongquá trình bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ Chi phí bán hàng phát sinh trong giaodịch, giao hàng, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển

Chi phí bán hàng gồm các khoản sau:

- Chi phí nhân viên là khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, đánh giá,vận chuyển

- Chi phí vật liệu: Là các chi phí về vật liệu, bao bì dùng để đóng gó, bảoquản sản phẩm

Số tiền giảm giá

cho ng ời mua

Doanh thu hàng bán bị trả lại

Thuế GTGT trả

lại ng ời mua

Nhập kho hàng bán bị trả lạiNhập kho hàng bán bị trả lại

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho khâu bán hàng.

- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong khâu bán hàng: nhà kho, cửa hàng,bến bãi

- Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách thuộc bộ phận bán hàng, chiphí quảng cáo, chào hàng

Các chi phí trong khâu bán hàng cần thiết đợc phân loại và tổng hợp theo

đúng nội dung quy định Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác

định kết quả kinh doanh

4.2 Tài khoản sử dụng.

TK 641- chi phí bán hàng TK này đợc dùng để phản ánh, tập hợp và kếtchuyển các chi phí các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa,lao vụ, dịch vụ

TK 641 không có số d cuối kỳ và có 6 TK cấp 2:

- TK 6411- Chi phí nhân viên

- TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì

- TK 6413- Chi phí

- TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 133 Thuế VAT (nếu

đ ợc khấu trừ)

TK 3357(b)

(1) TiÒn l¬ng tr¶ cho nh©n viªn b¸n hµng

(2) TiÒn BHXH, BHYT, KPC§ theo tiÒn l¬ng(3) VËt liÖu tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng

(4) C«ng cô tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng

(5) TrÝch khÊu hao c¬ b¶n cho bé phËn b¸n hµng(6) Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi

(7a) Chi phÝ ph¶i tr¶

(11) Chi phí bán hàng chờ kết chuyển.

5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

5.1 Nội dung

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí sử dụng cho việc quản lýdoanh nghiệp quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt

động của cả doanh nghiệp

- Chi phí nhân viên quản lý: là chi phí tiền lơng, phụ cấp, BHXH củacán bộ quản lý

- Chi phí vật liệu quản lý: giá trị nguyên vật liệu xuất dùng phục vụcông tác quản lý doanh nghiệp

- Chi phí đồ dùng văn phòng: giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùngcho công tác quản lý

- Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc,

ph-ơng tiện vận chuyển dùng chung cho doanh nghiệp

- Thuế phí và lệ phí: Thuế môn bài, thuế thu tiền vốn

- Chi phí dự phòng: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phảithu khó đòi

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nớc, thuê nhà dùng chung củadoanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác: đào tạo cán bộ, hội nghị, công tác phí chi phíquản lý doanh nghiệp cần đợc lập dẹ toán và quản lý chi tiêu hợp lý Chi phíquản lý doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp, do vậycuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh để xác

định kết quả sản xuất kinh doanh

5.2 Tài khoản sử dụng:

TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp TK này đợc dùng để phản ánhcác chi phí chung khác liên quan đến hoạt động doanh nghiệp TK 642 không

có số d cuối kỳ và có 8 TK cấp 2

- TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý

Thuế nhà đất thuế môn bài phải nộp

Chi phí về quản lý doanh nghiệp

Trích các khoản

dự phòng

TK 153

Chi phí công cụ, dụng

cụ cho bộ phận quản lý

Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

CP QLDN chờ kết chuyển sang kỳ sau

TK 331, 335

6 Kế toán kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định biểu hiệnbằng số tiền lãi hay lỗ Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả bất th-ờng Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành kết quả kinh doanh có nộidung nh sau:

- Kết quả hoạt động kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu bánhàng thuận lợi trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp

- Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa thu nhập hoạt độngtài chính thuần với chi phí hoạt động tài chính

- Kết quả bất thờng là số chênh lệch giữa thu nhập bất thờng với khoảnchi bất thờng

Cách xác định kết quả kinh doanh

Doanh thu

thuần =

Tổng doanh thu bán hàng - Doanh thu

hàng bị trả lại - Giảm giá

-Trị giá

vốn hàng bán

+

Trị giá vốn hàng

bị trả lại nhập kho (nếu đã xác định

là tiêu thụ)

-Chi phí bảo hiểm

-Chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết quả hoạt động bất thờng = Thu nhập bất thờng – Chi phí bất thờng Kết quả sản xuất

Kết quả sản xuất kinh doanh > 0: Lãi

Kết quả sản xuất kinh doanh < 0: lỗ

Tài khoản đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh và các hoạt động khác trong doanh nghiệp là TK 911- xác địnhkết quả kinh doanh

Sơ đồ kế toán xác định kết quả kinh doanh

(1) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Kết chuyển chi phí các hoạt động khác

(3) Kết chuyển chi phí bán hàng hoặc chi phí chờ kết chuyển

(4) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí chờ kết chuyển(5) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần

Trích các khoảnChi phí dịch vụ thuê

(6) Kết chuyển thu nhập các hoạt động khác(7) Lãi

(8) Lỗ

Phần II Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán bán hàng

và xác định kết quả xây dựng ở xí nghiệp kinh doanh vật t

và dịch vụ thuộc công ty bê tông xây dựng Hà Nội (VIBEX)

I Đặc điểm chung của xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ

1 Sơ lợc về quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch

Do mới chia tách lại đi lên từ 1 phòng vật t nên xí nghiệp còn gặp nhiềukhó khăn cả về tiền vốn, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Với số vốn ban đầu

ít ỏi do công ty cấp, tập thể cán bộ, công nhân của xí nghiệp đã không ngữngtìm tòi sánh tạo, phấn đấu duy trì hoạt động của xí nghiệp ở mức độ cao vàngày càng phát triển

Nằm trên diện tích nhỏ hẹp tại xã Đông Ngạc- Huyện Từ Liêm- Hà Nộicơ sở vật chất còn thiếu thốn nên xí nghiệp gặp không ít khó khăn Bởi lẽnhiệm vụ chính của xí nghiệp hiện nay là cung cấp vật t phục vụ cho sản xuấtkinh doanh của công ty nh cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép Đây là những loạivật t đòi hỏi phải có diện tích sân bãi và nha kho rộng

Bên cạnh nhiệm vụ cung cấp vật t đầu vào cho công ty, xí nghiệp còn cónhiệm vụ chuyên vận tải vật t hàng hóa sản phẩm của cat đi tiêu thụ ra thị tr-ờng bên ngoài Chính vì vậy nên địa bàn hoạt động của xí nghiệp khá phứctạp, lĩnh vực hoạt động kinh doanh rộng lớn

Do số vốn ít ỏi, xí nghiệp đã tìm cách tháo gỡ khó khăn bằng cách huy

động vốn nhàn rỗi của CBCNV Bằng những nỗ lực quyết tâm và tinh thầnnhất trí cao của tập thể, xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ đã gặt hái đợcnhững thành công đáng khâm phục

Trong năm 2001, xí nghiệp dạt doanh thu là 32.549.505.251 đồng Đây

là một bằng chứng đầy sức thuyết phục khẳng định hớng đi đúng đắn của xínghiệp

Sau gần 2 năm thành lập, xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ đợc đánhgiá là một xí nghiệp có nhiều triển vọng nhất trong số 9 xí nghiệp thành viêncủa Công ty Bê tông Xây dựng Hà Nội Tin rằng với những thuận lợi và thờicơ mới xí nghiệp sẽ từng bớc phát triển với quy mô mở rộng lớn hơn

2 Quy trình thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp

Với nhiệm vụ đợc Công ty giao cho là cung cấp các loại vật t nh xi măng,sắt, thép, cát, đá

Hiện nay xí nghiệp chuyên cung cấp và bán những loại vật t chủ yếu nh

DuyệtXuất

3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý

3.1 Đặc điểm về bộ máy quản lý của xí nghiệp

Là một đơn ị hạch toán độc lập trong Công ty Bê tông Xây dựng Hà Nội,với nhiệm vụ là cung cấp và bán vật t, để phục vụ tốt việc quản lý xí nghiệp bốtrí một bộ máy quản lý phù hợp làm việc đạt hiệu quả cao

Bộ máy quản lý đợc bố trí nh sau:

+ Đứng đầu là giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động

kinh doanh của xí nghiệp Là ngời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của xínghiệp trớc pháp luật, cấp trên và Nhà nớc

+ Phòng vật t: Theo dõi quản lý tình hình vật t, quản lý việc bốc dỡ, bảo

quản vật t trong kho

+ Phòng tài chính kế toán: Nơi xử lý, thực hiện toàn bộ công tác kế toán

tài chính của xí nghiệp Đánh giá hạch toán lỗ lãi phân phối lợi nhuận

+ Phòng điều hành dịch vụ vận tải: Quản lý điều hành công tác dịch vụ

vận tải và công tác an toàn của xí nghiệp

Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp đợc bố trí nh sau:

Hình thức kế toán hiện nay xí nghiệp đang áp dụng là hình thức sổ kếtoán “Nhật ký chung”, xí nghiệp là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có

đầy đủ các phần hành kế toán vật liệu, kế toán bán hàng Mỗi phần hành kếtoán hầu hết đều sử dụng các tài khoản và phơng pháp hạch toán theo chế độquy định để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Và hình thức kế toánnày rất thuận tiện cho việc xử lý công tác kế toán trên máy vi tính, đặc biệt vớiviệc áp dụng phần mềm kế toán tiếng Việt xí nghiệp đang sử dụng hiện nay

Nhóm thủ kho

Phòng

kế toán

Tổ chức hành chính thủ quỹ thống kê

Thống

kê xe

Tổ

xe vận chuyển

Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức số nhật ký chung

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo kế toán

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký

đặc biệt

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

II Tình hình tổ chức công tác kế toán, bán hàng và xác định kết quả ở

Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ thuộc Công ty Bê tông xây dựng Hà Nội

A Kế toán vật t hàng hóa

1 Đặc điểm vật t hàng hóa của Xí nghiệp

Do Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ là 1 Xí nghiệp trực thuộcCông ty Bê tông xây dựng Hà Nội chuyên cung ứng vật t nhu cầu vật t phục

vụ sản xuất sản phẩm của công ty

Nếu vật t hàng hoácủa Xí nghiệp là các loại vật t dùng vào sản xuất Bêtông và các cấu kiện bê tông nh panel, cột điện, ống nớc đó là các vật t nh ximăng, cát đá, sỏi,

Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ trong thời kỳ mở cửa, bớc sang nềnkinh tế thị trờng, không những đã theo kịp thị trờng mà còn phát triển khôngngừng nhờ vào sự năng động của ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ công nhânviên của Xí nghiệp

Hiện nay, Xí nghiệp có nhiều sản phẩm đáp ứng nhu cầu xây dựng củathị trờng, trong đó các sản phẩm chủ yếu là, xi măng, cát, đá, sỏi

Sản phẩm của Xí nghiệp đều đợc kiểm tra tiều chuẩn chất lợng, quản lýsản phẩm tốt

Công ty có nhiều loại sản phẩm chủ yếu và thứ yếu Để thuận tiện choviệc quản lý và hạch toán, vật t hàng hoá của Xí nghiệp đợc chia thành nhiềuloại, trong từng loại lại đợc phân chia thành nhiều loại lại đợc phân thànhnhiều nhóm trong từng nhóm có rất nhiều thứ

Ví dụ: xi măng có các nhóm: xi măng Hoàng thạch, xi măng Bỉm sơn, Hàng tháng, xí nghiệp bán ra hàng trăm vật t các loại trong đó chi tiếtcho rất nhiều loại vật t khác nhau Sản phẩm của xí nghiệp đã có uy tín trên thịtrờng và ngày càng có nhiều đơn đặt hàng