HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAM DÀNH CHO GIẢNG VIÊN

Đăng nhập vào MS TEAMS bằng cách nhập vào tài khoản Office-là địa chỉ email cá nhân của trường cấp + Tên đăng nhập: @hcmunre.du.vn + Mật khẩu mặc định là tnmt@12345 có thể thay đổi để bả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAM DÀNH CHO

GIẢNG VIÊN

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 04/2020

MỤC LỤC

I Giới thiệu về Microsoft Teams 3

II Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập 3

1 Cài đặt TEAMS: 3

1.1.1 Cài đặt phần mềm TEAMS trên PC/Laptop 3

1.1.2 Đối với Smartphone 4

1.2 Tài khoản và cách thức đăng nhập TEAMS 4

1.2.1 Tài khoản 4

1.2.2 Đăng nhập TEAMS 4

1.3 Cài đặt tiếng Việt khi sử dụng Phần mềm MS TEAMS đã được cài đặt trên PC/Laptop 6

II HƯỚNG DẪN TẠO LỚP HỌC TRÊN PHẦM MỀM MS TEAMS 8

2.1 Hướng dẫn tạo lớp 8

2.2 Thêm học sinh vào lớp học 9

2.2.1 Import từng học viên 9

2.2.2.: Import nhiều học viên 10

2.3 Tạo link hoặc mã truy cập vào lớp học 12

2.3.1 Tạo link truy cập vào lớp học 12

2.3.1 Tạo code để (JOIN) của lớp học 13

III HƯỚNG DẪN GIẢNG DẠY TRỰC TUYẾN 15

3.1 Giảng dạy trực tuyến 15

3.2 Một số thao tác cơ bản khi giảng dạy trực tuyến 17

3.2.1 Xây dựng công cụ điểm danh 17

3.2.2 Chat với các thành viên trong buổi trực tuyến: 22

3.2.3 Trình chiếu PowerPoint trong buổi trực tuyến: 22

3.2.4 Sử dụng bảng Whitebord để trình bày ý tưởng: 24

3.2.5 Tải tài liệu tham khảo cho lớp trực tuyến: 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

I Giới thiệu về Microsoft Teams

- Microsoft Teams là không gian làm việc cho cộng tác và giao tiếp theo thời gian thực, các cuộc họp, chia sẻ tệp và ứng dụng, và thỉnh thoảng thậm chí có cả những emoji! Tất cả ở một nơi, tất cả đều mở, tất

cả mọi người đều có thể truy cập

- Chủ sở hữu nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích của nhóm và tích hợp để mọi người cùng làm việc tại một nơi

- Teams có thể truy cập trực tiếp trên web, cài bản trên máy tính (cả PC

và Mac), trên di động Tuy nhiên phiên bản đầy đủ, thuận tiện nhất là phiên bản trên máy tính

- Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng ứng dụng này:

+ Trò chuyện phong phú với văn bản, âm thanh, video và chia sẻ tệp

+ Trò chuyện riêng tư để phát triển một ý tưởng, rồi chia sẻ nó với toàn bộ tổ chức

+ Lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu của bạn và hơn thế nữa ở một nơi + Teams có thể truy cập trực tiếp trên web, cài bản trên máy tính (cả PC và Mac), trên di động Tuy nhiên phiên bản đầy đủ, thuận tiện nhất là phiên bản trên máy tính

II Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập

- B2: Click chuột phải vào tập tin cài đặt (Teams_windows_x64.exe) và chọn “Run as administrator”

1.1.2 Đối với Smartphone

- Truy cập AppStote (Iphone/Ipad) hoặc CH Play (Android)

- Tải phần mềm Microsoft Teams

1.2 Tài khoản và cách thức đăng nhập TEAMS

- Sau đó đăng nhập bằng tài khoản email của nhà trường

Hình 1.1: Giao diện đăng nhập trên trình duyệt web

Cách 2: Là sử dụng Phần mềm MS TEAMS đã được cài đặt trên

PC/Laptop

- B1 Khởi động Microsoft Teams

- B2 Đăng nhập vào MS TEAMS bằng cách nhập vào tài khoản Office-là địa chỉ email cá nhân của trường cấp

+ Tên đăng nhập: <HoTen>@hcmunre.du.vn

+ Mật khẩu mặc định là tnmt@12345 (có thể thay đổi để bảo mật sau này)

Hình 1.2: Giao diện đăng nhập trên phần mềm của máy tính

Lưu ý: Nên sử dụng cách 2 để đảm bảo khai thác hết các tính năng

và tính ổn đinh của phần mềm khi tham gia gia dạy học trực tuyến

Cách 3: Sử dụng trên smartphone

- B1.Khởi động TEAMS

- B2 Từ cửa sổ đăng nhập, chọn “Đăng nhập”

- B3 Nhập tài khoản và mật khẩu đăng nhập

- B4 Chọn “Đăng nhập”

1.3 Cài đặt tiếng Việt khi sử dụng Phần mềm MS TEAMS đã được cài đặt trên PC/Laptop

Khi đăng nhập vào Phần mềm MS TEAMS đã được cài đặt trên PC/Laptop thì sẽ xuất hiện giao diện của phần mềm, Quý Thầy cô có thể

sử dụng phiên bản Tiếng Anh hoặc chúng ta có thể tiến hành cài đặt tiếng Việt bằng cách:

- B1: Click chuột phải vào tên tài khoản

- B2: Click chọn “Settings”

- B3: Click chọn “Tiếng Việt”

- B4: Click chọn “Save and restart”

Hình 1.3: Thao tác cài đặt Tiếng Việt cho phần mềm

Dọc phía bên trái giao diện, Thầy cô có thể nhìn thấy menu điều hướng đến các khu vực khác nhau trong Teams như:

- Hoạt động (Activity): Hiển thị cho bạn các hoạt động mới nhất của

Nhóm mà bạn tham gia Giúp bạn luôn cập nhật thông tin

- Trò chuyện (Chat): Nơi lưu giữ các giữ các cuộc hội thoại của bạn

Cung cấp lịch sử trò chuyện đầy đủ Tuy nhiên, để trò chuyện trong một team, bạn nên sử dụng Teams menu và tổ chức trò chuyện nhóm trong

‘Conversation’

- Nhóm (Teams): Tổng quan về tất cả các nhóm của bạn mà bạn là

thành viên và cho phép bạn đi sâu vào từng Channel trong các Team này Đây cũng là nơi bạn có thể tạo một Team

- Bài tập: Hiển thị và lưu trữ các bài tập của nhóm

- Lịch: Xem các lịch họp đã tạo hoặc cho phép bạn lên lịch các cuộc họp

mới

- Cuộc gọi (Calls): Cho phép bạn gọi điện cho những người dùng khác có

dùng MS TEAMS

- Tệp (File): Trong Tệp, bạn có thể nhanh chóng tìm và xem tệp trên

OneNote, OneDrive và trong Teams (được lưu trữ trong các trang SharePoint riêng)

Hình 1.4: Giao diện chính của TEAMS

II HƯỚNG DẪN TẠO LỚP HỌC TRÊN PHẦM MỀM MS TEAMS

Sau khi click chọn chức năng “Lớp học” và thực hiện như sau:

+ tại ở mục “TÊN” chúng ta tiến hành đặt tên lớp học theo nguyên tắc

<Tên môn>- <Tên lớp>- <Tên Giảng viên> cho sinh viên dễ nhận biết

+ Ở mục “MÔ TẢ” Thầy cô có thể mô tả thông tin về lớp học

+ Cuối cùng click chọn “TIẾP THEO” để hoàn tất quá trình tạo tên lớp

- Có thể bỏ qua bước này và thêm sinh viên vào sau, hoặc tạo code lớp

để SV tự vào; khi nhập sv vào lớp, phải gõ từng mã sv nên hơi lâu

2.2.1 Import từng học viên

- B1: Click chọn chức năng “HỌC VIÊN”

- B2: Nhập vào địa chỉ mail lớp học phần đã được cấp để gán tất cả SV vào lớp trực tuyến

- B3: Click nút lệnh "THÊM"

Hình 2.4: Thao tác import từng sinh viên vào lớp học

2.2.2.: Import nhiều học viên

Tại mục này chúng ta sẽ sử dụng công cụ hỗ trợ là refined microsoft teams, các thao tác thực hiện như sau:

- B1: Refined microsoft teams là công cụ tích hợp của Chrome do đó chúng ta phải sử dụng trình duyệt Google Chrome để thao tác Gõ lệnh tìm kiếm “Refined microsoft teams” trên google chrome

https://chrome.google.com/webstore/detail/refined-microsoft-teams/bipffdldhfhcecjhcgklheahpkocojfk

- B3: Sau khi xuất hiện giao diện mới Thầy cô click “THÊM VÀO CHROME”

- B4: Chrome trả về một thông báo Thầy cô click “THÊM TIỆN ÍCH”a

Hình 2.5: Thao tác thêm tiện ích Refined microsoft teams

- B5: Đăng nhập vào tài khoản TEAMS trên trình duyệt Google Chrome

- B6: Import nhiều sinh viên cùng lúc

+ B6.1: Click “NHÓM”

+ B6.2.: Click “…” tại lớp cần thêm thành viên

+ B6.3: Click “THÊM THÀNH VIÊN”

+ B6.4: Sau khi giao diện thêm thành viên xuất hiện thì Thầy cô dán tất

cả email của sinh viên theo cấu trúc sinhvien1 ; sinhvien2

mỗi email được ngăn cách bởi dấu chấm phẩy “;”

Ở bước này danh sách sinh viên Thầy cô có thể lập bằng file Excel trước

đó

+ B6.5: Click “Bulk import”

Hình 2.6: Thao tác import nhiều sinh viên vào lớp học

2.3 Tạo link hoặc mã truy cập vào lớp học

Để sinh viên có thể truy cập vào lớp online của mình, Thầy cô cần cung cấp lớp học cho sinh viên bằng một trong hai cách sau:

2.3.1 Tạo link truy cập vào lớp học

- B1: Click chọn menu”NHÓM”

- B2: Tìm đến tên lớp của mình sau đó click vào biểu tượng ba chấm " "

- B3: Click vào chức năng “NHẬN LIÊN KẾT ĐẾN NHÓM”

- B4: Click “SAO CHÉP”

Hình 2.7: Thao tác tạo link truy cập vào lớp học

- B5: Thầy cô cung cấp đường link vừa coppy đến các bạn sinh viên

Sau khi sinh viên click đường link để xin vào lớp (get link to the team), Thầy cô sẽ nhận được đề nghị (request), có thể hoặc decline Click biểu tượng ba chấm " " bên phải tên lớp => "Manage team"

2.3.1 Tạo code để (JOIN) của lớp học

Cách này thuận tiện cho giảng viên vì không cần approve (chấp nhận) Nhưng sinh viên sẽ thực hiện nhiều thao tác hơn

- B1: Click chọn menu”NHÓM”

- B2: Tìm đến tên lớp của mình sau đó click vào biểu tượng ba chấm " "

- B3: Click vào chức năng “XEM NHÓM”

- B4: Click “CÀI ĐẶT”

- B5: Click “MÃ NHÓM”

- B6: Click “TẠO”

Hình 2.8: Thao tác tạo code truy cập vào lớp học

Mã code được tạo ra, Thầy cô cung cấp mã code này và hướng dẫn cho sinh viên tham gia lớp học như dưới hình:

Hình 2.9: Thao tác hướng dẫn sinh viên truy cập vào lớp học bằng code

III HƯỚNG DẪN GIẢNG DẠY TRỰC TUYẾN

3.1 Giảng dạy trực tuyến

- B1 Tại giao diện của TEAMS Thầy cô click vào menu “NHÓM”

- B2: Trong giao diện của NHÓM sẽ có tên Thầy cô click vào lớp giảng dạy của mình

- B3: Click vào biểu tượng MÁY QUAY PHIM cuối giao diện của lớp giảng dạy

- B4: Khi xuất hiện màn hình đen thì Thầy cô có thể thêm chủ đề về buổi dạy tại mục “HỌP NGAY?”

Hình 3.1: Thao tác giảng dạy trực tuyến

Sau khi click “HỌP NGAY” thì phần mềm sẽ xuất hiện giao diện trực tuyến video call với các thành viên

Hình 3.2: Giao diện buổi giảng dạy trực tuyến

Một số nút lệnh trên thanh menu cửa sổ họp trực tuyến video call

Share

Show conversation

3.2 Một số thao tác cơ bản khi giảng dạy trực tuyến

3.2.1 Xây dựng công cụ điểm danh

Để điểm danh sinh viên tham gia lớp học Thầy cô sử dụng công cụ Froms để điểm danh và cuối mỗi buổi học Thầy cô xuất danh sách gửi về Phòng Khỏa thí, Đảm bảo và Thanh tra giáo dục

Các bước thực hiện bao gồm:

- B1: Chèn FROMS vào lớp học

+ B1.1:Tại giao diện của TEAMS Thầy cô click vào menu “NHÓM”

+ B1.2: Trong giao diện của NHÓM sẽ có tên Thầy cô click vào lớp giảng dạy của mình

+ B1.3: Tại giao diện của LỚP HỌC Thầy cô click vào dấu cộng “+” trên thanh ngang để thêm Tab mới vào lớp học

+ B1.4: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô Click “FROMS”

+ B1.5: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô Click điền tên của biểu mẫu vào ô “TẠO BIỂU MẪU CHUNG MÀ NHÓM CỦA BẠN CÓ THỂ XEM VÀ CHỈNH SỬA KẾT QUẢ”

+ B1.6: Click “LƯU” để hoàn tất quá trình chèn FROMS vào lớp học

Hình 3.3: Thao tác xây dựng công cụ điểm danh

- B2: Thiết lập nội dung công cụ điểm danh

+ B2.1: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô Click vào dấu “v”

+ B2.2: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô “ĐỔI TÊN” sau đó gõ “ĐIỂM DANH” để dễ dàng nhận biết

+ B2.3: Click “THÊM MỚI”

+ B2.4: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô có thể lựa chọn các kiểm trả lời, tại đây là Click “LỰA CHỌN”

+ B2.5: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô điền câu hỏi và câu trả lời dành cho sinh viên vào ô “CÂU HỎI”

+ B2.6: Click “BẮT BUỘC” để yêu cầu sinh viên điểm danh

Hình 3.4: Thao tác thiết lập công cụ điểm danh

+ B2.7: Tại giao diện của ĐIỂM DANH Thầy cô click “XEM THÊM”

+ B2.8: Click “THIẾT ĐẶT”

+ B2.9: Thiết đạt các thông tin cần thiết

Hình 3.5: Thao tác thiết lập công cụ điểm danh

Sau khi hoàn tất thì biểu mẫu điểm danh sẽ xuất hiện trên mục “BÀI ĐĂNG” của LỚP HỌC

Hình 3.6: Giao diện hiển thị công cụ điểm danh

- B3:Xuất danh sách sinh viên tham dự lớp học

+ B3.1:Tại giao diện của TEAMS Thầy cô click vào menu “NHÓM”

+ B3.2: Trong giao diện của NHÓM sẽ có tên Thầy cô click vào lớp giảng dạy của mình

+ B3.3: Tại giao diện của LỚP HỌC Thầy cô click vào “ĐIỂM DANH” trên thanh ngang

+ B3.4: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô Click “RESPONSES”

+ B3.5: Sau khi xuất giao diện mới Thầy cô Click “MỞ TRONG EXCEL” phần mềm sẽ mở qua trình duyệt web

Hình 3.7: Thao tác xuất danh sách điểm danh

+ B3.6: Đăng nhập vào FROMS, Biểu mẫu thống kê xuất hiện với các trường thông tin tương ứng như: ID, Start time, Completion time, Email, name, iểm danh sinh viên

3.2.2 Chat với các thành viên trong buổi trực tuyến:

Hình 3.9: Thao tác trao đổi với các thành viên tham gia lớp học

3.2.3 Trình chiếu PowerPoint trong buổi trực tuyến:

- Chọn biểu tượng “Share” trên thanh menu, chọn tiếp “Browse”

Hình 3.10: Thao tác trình chiếu powerpoint

Cách 1: Chat với 01 người cụ thể

- Di chuyển chuột đến biểu tượng thành viên cần

chat

- Nhập nội dung chat vào ô “Message” và chọn biểu

tượng

- Để trả lời tin nhắn gửi đến, chọn “Reply” và nhập

nội dung trả lời

Cách 2:

- Mở cửa sổ chat

- Nhập nội dung cần chat vào ô “Message/Reply”

- Chọn

- Có thể chọn:

+ Upload from my computer: tải lên file PowerPoint mới từ máy tính

+ OneDrive: chọn file PowerPoint đã tải lên OneDrive từ trước

+ Browse Teams and Channels: chọn file PowerPoint đã sử dụng trong

MS Teams trước đây

- Chọn “Open “, Màn hình Share như sau:

Hình 3.11: Thao tác trình chiếu powerpoint

- Lưu ý: nhớ chọn “Prevent participants from moving through shared presentation on their own” để không cho phép người khác tác động vào việc trình chiếu

Hình 3.12: Thao tác trình chiếu powerpoint

- Để kết thúc share nội dung, chọn “stop presenting”

3.2.4 Sử dụng bảng Whitebord để trình bày ý tưởng:

- Chọn biểu tượng “Share”, chọn tiếp “Microsofts Whiteboard”

Bảng trình bày Whiteboard như sau:

- Giảng viên dùng các công cụ vẽ để trình bày, tương tác ý tưởng với người tham gia trực tuyến

Ghi chú: Khuyến nghị chỉ nên dùng nếu PC/Laptop có màn hình cảm ứng

3.2.5 Tải tài liệu tham khảo cho lớp trực tuyến:

- Từ cửa sổ của lớp (team), chọn “Post” và chọn tiếp “Upload Class Materials”

Hình 3.13: Thao tác tải tài liệu tham khảo lên lớp học

- Chọn nút “Upload” và duyệt đến nơi chứa tài liệu cần tham khảo và chọn “Open”

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Chuyên trang hỗ trợ Microsoft (2020), Hướng dẫn sử dụng MS

TEAMS cơ bản, 5Tr

2 Microsoft (2020), Hướng dẫn sử dụng MS TEAMS, 30Tr

3 Chuyên trang hỗ trợ Microsoft (2020), Hướng dẫn sử dụng

Microsoft Teams dạy học trực tuyến,

hoc-truc-tuyen-4037/

https://hotromicrosoft.com/huong-dan-su-dung-microsoft-teams-day-1

2

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAM

DÀNH CHO GIẢNG VIÊN

(Version 1)

Tổng hợp và biên soạn: Trung tâm Thông tin – Thư viện