Tin học dành cho người đi xin việc - Sổ tay tin học văn phòng: Phần 1

Việc độc giả cầm trên tay tài liệu Tin học dành cho người đi xin việc - Sổ tay tin học văn phòng đã khẳng định độc giả đang và sẽ quan tâm đến việc làm thế nào để học hỏi nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trình ứng dụng về tin học dành cho người đi xin việc. Phần 1 của tài liệu gồm các nội dung chính sau: Kiến thức về hệ điều hành Windows - người đi xin việc cần nắm vững, kiến thức về tin học văn phòng Microsoft Office, các kiến thức về PowerPoint 2003,... Mời các bạn cùng tham khảo.

^ y O f f Ì C ° ể (biènsòận)

S Ó T A Y TIỊNHỌC

HÀ THÀNH-TRÍ VIỆT

(bièn soạn)

DANH C H O

sổ TAY TIN HỌC DÀNH CHO NGƯỜI ĐI XIN VIỆC

LỜI IVÓI ĐẦU

Ngày nay, chúng ta không thể không công nhận vai trò lớn của Công nghệ thông tin, nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Việc độc giả cầm trên tay cuốn sách “S ổ tay tin hoc

d à n h cho người đ i x ỉn việc” đã khẳng định độc giả đang và sẽ quan tâm đến việc làm th ế nào đ ể học hỏi nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trinh ứng dụng

về tin học dành cho người đi xin việc.

Nhóm biên soạn hy vọng sẽ trang bị nhanh nhất cho người đi xin việc các kiến thức về tin học cần thiết đ ể người học có th ể ứng dụng tốt nhất trong công việc của minh.

Người biên soạn

Chiíửng 1

REỄKIHỨC \TỀ hệ điểu h à m WIM0WS

- MƯỜI ĐI m VIỆC CM NẮM VửiĩG

I KHỎI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WIN XP

Giống như các hệ điều hành khác, hệ điều 'hành WinXP cũng khởi động như các hệ điều hành windows trước đó Bạn chỉ việc nhấn nút Power trên Case và ngồi đợi Tuy nhiên nếu máy bạn thiết lập chế độ màn hình khỏi động Welcome hoặc có nhiều User bạn phải lựa chọn User trước khi vào màn hình Desktop

Để thoát khỏi Windows bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

Vào StartXTurn Off Computer hộp thoại Turn Off Computer xuất hiện cho phép bạn chọn lựa các chức năng như: khởi động lại máy(Restart), tắ t máy(Turn Ofí), tắt tạm thời(Stand by)

Tum off Computer

Minh hoạ hộp thoại Turn off Computer

Để thoát khỏi hộp thoại Turn off Computer bạn nhấn nút Cancel

II sử DỤNG WINDOWS XP

Windows XP có khá nhiều tính năng với một giao diện hoàn toàn mói Dưới đây là một số thông tin giúp bạn làm quen với hệ điều hành này

1 Giao diện (Intertace)

Màu sắc và màn hình nền (Desktop)

Trong trường hỢp cài đặt mới, Windows XP sẽ có một màn hình nền trôhg trải với duy nhất một biểu tượng Thùng Rác (Recycle Bin) Đê làm hiện ra các biểu tưỢng "My Computer",

"My document" quen thuộc, bạn có thể làm như sau: Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Desktop" -> nhấn vào nút "Customize Desktop" -> bỏ dấu chọn vào hộp kiểm tra (check box) đằng trước tên của các biểu tượng -> nhấn OK để ghi lại -> nhấn "Apply" để thực hiện các thay đổi.Giao diện của Windows được tạo theo các chủ đề (theme) khác nhau Chủ đề mặc định của Windows XP là màu xanh da trời (Blue) Tuy nhiên, ngoài ra còn có thêm hai theme khác là màu xanh ô-liu (Olive green) và màu trắng bạc (Silver) Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Appearance" -> chuyển giá trị bên dưối "Color scheme:" thành kiểu màu tùy ý -> nhấn Apply

Đe font chữ hiện ra rõ nét và đẹp hơn trong Windows XP (đặc biệt là với màn hình phang và LCD), bạn nên sử dụng kiểu thể hiện "Clear Type"; Tại tab "Appearance" bên trên -> nhấn vào nút "Effects" -> chuyển giá trị của "Use the following method to smooth the edge of the screen fonts" thành "Clear type" -> nhấn "Apply"

Tuy nhiên, nếu bạn không thích màu sắc sặc sỡ, Windows XP cũng cho phép sử dụng giao diện truyền thôhg của Windows 2000 Điều này còn làm tăng hiệu suất

cho những máy có cấu hình thấp: Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Themes" -> đổi giá trị bên dưới "Theme:" thành "Windows Classic" -> nhấn Apply để thực hiện các thay đổi Tượng tự như vậy, nhấn vào "Switch to Classic View" cũng sẽ chuyển diện mạo của

"Control Panel" sang kiểu cũ của Widnows 2000

Start Menu và Task Bar

Start Menu là một trong những điểm mối của Windows

XP và được chia thành hai mảng chính theo chiều dọc Mảng bên phải có các biểu tượng và tính năng tương tự như Start Menu trong Windows 2000

Mảng bên trái được chia thành 3 phần:

- Phần bên trên, nơi có hai biểu tưỢng mặc định của

"Internet Explorer" và "Outlook Express" là danh sách những ứng dụng phổ biến Để thêm biểu tượng vào đây có thể làm như sau: Bấm chuột vào "All programs" (cũng là phần dưói cùng của mảng bên trái này) -> bấm chuột phải vào biểu tưỢng của một ứng dụng -> chọn "Pin to Start menu" Để bỏ biểu tượng ra khỏi phần này, bấm chuột phải rồi chọn "Upin from S tart menu" (hoặc "Remove from this list" đối với "Internet Explorer" và "Outlook Express")

- Phần giữa của mảng bên trái này là danh sách (theo mặc định là 6) các ứng dụng mới được dùng nhất (Tương

tự như "My recent documents", nhưng là đốĩ với các ứng dụng) Kích cỡ cũng như sô" lượng của các ứng dụng được hiển thị có thể thay đổi dễ dàng: Bấm chuột phải vào một chỗ trống bất kỳ trên S tart Menu -> Properties -> nhấn vào Customize -> thay đổi các thông sô" của từng mục Tại đây, bạn cũng có thể đổi Start Menu sang kiểu truyền thống như trong các phiên bản trước của Windows

Ngoài các thuộc tính giốhg như trong các phiên bản trưốc của Windows, Task Bar của Windows XP có thêm 3 điểm mói;

- Giấu các biểu tượng không hoạt động (Hide inactive icons): không hiện ra các biểu tưỢng (nằm ở cuốỉ Task Bar) của các trình thường trú hiên không hoạt động.

- Nhóm các nút cửa các chương trình tương tự (Group simlar task bar buttons; ỉưii bạn mở nhiều cửa sô cùng một lúc Task Bar tự động nhóm các nút của các cửa sổ này thành một, giúp việc quản lý những cửa sô này tiện lợi hơn

- Khóa vị trí của Task Bar (Lock task bar): khi Task Bar đã bị khóa, việc thay đổi kích thước và di chuyển Task Bar đến các cạnh khác nhau của màn hình sẽ không thực hiện được Điều này ngăn ngừa việc bạn có thể nhỡ tay khiến Task Bar tự nhiên "biến mất" hoặc thay đổi hình dạng

Để sử dụng (hoặc loại bỏ) các tính năng này (cũng như tất

cả các tính năng truyền thống khác của Task Bar), bạn rứiấn chuột phải vào một chỗ trốhg bất kỳ trên Task Bar rồi chọn Properties, thay đổi các thông sô" rồi nhấn OK hoặc Apply

2 Tài khoản (Account)

Tương tự như các phiên bản trưốc, Windows XP là hệ điều hành hỗ trỢ nhiều người dùng Mỗi người dùng cần có một tài khoản, bao gồm tên tài khoản và passvvord (nếu cần) Sau khi cài đặt, theo mặc định sẽ có 2 tài khoản là "Administrator" và

"Guest" (Tuy nhiên, "Guest" được đặt ở chế độ không hoạt động - Disabled) Sô" lượng tài khoản có thể tạo ra không hạn chế, tùy theo lượng người sử dụng máy Người dùng có thể tùy biến các thông tin về hệ điều hành trong account của mình

mà không làm ảnh hưởng đến account của người khác Thông tin của từng account (bao gồm: giao diện, màu sắc của Windows, văn bản, danh sách các trang web ưa thích ) sẽ được lưu trong một thư mục con có tên trùng với tên của account bên trong thư mục "Documents and Settings" trên ổ đĩa mà Windows XP đươc cài đăt

Để làm việc với các account (tạo mới, thay đổi passvvord, ảnh ), chỉ cần vào Control Panel, sau đó nhấn đúp chuột vào biểu tượng "User Accounts".

Các kiểu tài khoản

Trong Windows XP có hai loại tài khoản chính là

"Computer Administrator" và "Limited" Thực tế đây là hai mức độ sử dụng máy khác nhau

Một tài khoản "Limited" cho phép người chủ làm những việc sau:

- Thay đổi và loại bỏ passvvord của chính mình

- Thay đổi giao diện, màu sắc của hệ điều hành (theme and desktop settings)

- Xem thông tin trong các thư mục được chia sẻ (Shared Documents)

- Xem và sửa các thông tin do chính mình tạo ra

Người chủ của một tài khoản "Computer Administrator"

có thể làm tấ t cả những điều trên và;

- Tạo thay đổi hoặc xóa bỏ các tài khoản

- Thực hiện những thay đổi mang tính hệ thông

- Cài đặt tấ t cả các loại phần mềm và có thể xem mọi thông tin ỏ trên máy

Đăng nhập cùng lúc (Fast User Switchỉng)

Đây là tính năng mói chỉ có ở Windows XP Tính năng này cho phép nhiều account đăng nhập (log on) cùng một thòi điểm (ở các phiên bản Windows trưóc, để log on với một account mới, thì account cũ cần phải thoát khỏi hệ thốhg (log out) trước)

Để làm điều này, bạn chỉ cần nhấn chuột vào Start -> chọn "Log off' -> chọn tiếp "Switch User", lúc này màn hình chào mừng (Welcome) sẽ hiện ra và người khác có thể

đăng nhập vào account của họ Tuy nhiên, nhiều account chạy song song sẽ làm giảm hiệu suất của máy.

Tính năng "Fast User Switching" chỉ có tác dụng với một máy tính độc lập chứ không áp dụng với việc đăng nhập vào một domain Đe loại bỏ tính năng này, bạn có thể làm như sau: nhấn đúp chuột vào biểu tượng "User Accounts" trong "Control Panel" -> chọn "Change the way users log on or off' -> bỏ dấu chọn ở đằng trước "Use Fast User Switch" -> nhấn "Apply Optỉons"

Như đã nói ở trên, một tài khoản có tên là "Admistrator" được tạo ra mặc định trong hệ điều hành Tuy nhiên, khi khởi động máy, tài khoản này sẽ không hiện lên trên màn hình Đê

có thể log on vào account "Administrator", chỉ cần nhấn tô hỢp phím Ctrl + Alt + Delete hai lần tại màn hình Welcome

Mật khẩu (password)

Mặc dù là một phần không bắt buộc của tài khoản, mật khẩu rất có ý nghĩa trong việc bảo vệ sự riêng tư của người dùng Có thể tạo mật khẩu khi tạo account, hoặc tạo sau Vối hệ thống sử dụng ổ đĩa có định dạng NTFS, sau khi mật khẩu được tạo, Windows XP sẽ gỢi ý việc "Make private" (riêng tư hóa) cho các thông tin của account đó Điều này sẽ khiến các thông tin của tài khoản tuyệt đối an toàn với những người dùng (có tài khoản "Limited") khác Bản thân người có tài khoản "Administrator" cũng cần phải làm một sô" thao tác nhất định mới có thể xem được thông tin của một account đã được "riêng tư hoá"

Tuy nhiên, khi đã lập password, việc ghi nhớ là rất quan trọng Windows XP cho phép tạo ra gợi ỷ (Hint) để trường hỢp quên có thể nhớ lại được (Chú ý không được ghi bản thân mật khẩu vào phần gỢi ý này) Ngoài ra, Windows XP còn có tiện ích tạo ra đĩa mềm thay đổi password (passoword reset disk) đề phòng trường hỢp mật

khẩu bị quên Để làm điều này, bạn chỉ cần vào Control Panel -> Nhấn đúp chuột vào "User Accounts" -> Nhấn đúp chuột vào Account của bạn -> chọn "Prevent a íorgotten password" tại phần bên trái Tiếp đó làm theo các hướng dẫn đơn giản Sau khi đĩa được tạo xong, lúc bạn log on và gõ sai m ật khẩu, Windows XP gỢi ý việc sử dụng đĩa mềm này để đổi passxvord cho tài khoản của bạn.Windows XP có khá nhiều tính năng với một giao diện hoàn toàn mới Dưới đây là một sô" thông tin tiếp theo giúp bạn làm quen với hệ điều hành này.

3 Trợ giúp và làm việc từ xa

Trợ giúp từ xa (Reniote Assistant)

Đây là chức năng cho phép người sử dụng Windows XP

có thể yêu cầu trỢ giúp trực tuyến từ một người khác cũng dùng hệ điều hành này Remote Assisant cho phép người giúp đõ theo dõi màn hình của người cần giúp đõ, và thậm chí có thể nắm quyền điều khiển máy tính của người này khi được phép Thay vì sử dụng điện thoại và làm theo các hướng dẫn, vói Windows XP, người cần giúp đỡ có thể ngồi nhìn việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên máy của mình Việc yêu cầu hỗ trỢ có thể thực hiện qua e-mail:

S tart -> Help and Support -> tiếp theo nhấn vào 'Tnvite a friend to connect to your Computer with Remote Assistance" Hoặc thông qua chương trình hội thoại trực tuyến "Windows Messager" có sẵn trong Windows XP: Nhấn chuột phải vào tên một người trong danh sách -> chọn "Ask for remote Assistance" Remote Assistant có thế thực hiện thông qua kết nốĩ mạng nội bộ hoặc Internet (với một đường truyền không bị hạn chê bởi proxy, firewall ).Nếu không muốn sử dụng Remote Assistant, người dùng

có thể "tắt" (Disabled) tính năng này đi bằng cách sau: Start

-> Control Panel > System > chọn tab "Remote" > loại bỏ dấu chọn ở đằng trưóc "Allow Remote Assistant invitations to

be sent from this Computer" -> nhấn OK

Làm việc từ xa (Remote Desktop)

Tính năng này (chỉ có trong bản Professional của Windows XP) cho phép người dùng truy cập và làm việc với một máy tính chạy Windows XP Pro từ xa như đang ngồi trước máy đó Remote Desktop có thể được thực hiện từ một máy tính chạy bất cứ bản Windows 32-bit nào (Windows 9x/ME/NT4.0 và 2000) có cài tiện ích Remote Desktop Tiện ích này được kèm theo trên đĩa cài đặt của Windows XP hoặc

có thể tải về từ trang web của Microsoft Sau khi cài đặt xong, tiện ích này có thể được tìm thấy trên Start Menu, trong mục

"AccessoriesXCommunication"

Để truy cập vào một máy tính bằng cách dùng Remote Desktop, người dùng phải có một account trên máy tính này Tương tự với Remote Assistant, Remote Desktop sử dụng kết nôi TCP/IP (mạng nội bộ hoặc Internet) Hoạt động của Remote Desktop là khá tốt, ngay cả khi đường truyền có tốc

độ thấp Muốh kết nối vào một máy từ xa, người dùng cần biết tên (vói kết nốỉ mạng nội bộ) hoặc biết địa chỉ IP (với kết nối Internet) của máy đó Khác với Remote Assistant, Remote Desktop không được ngầm định ở trạng thái "bật" (Enable) sau khi Windows XP được cài đặt Đe bật chức năng này lên,

có thể làm như sau: Start -> Control Panel -> System -> chọn tab "Remote" -> bỏ dấu chọn ở đằng trước "Allow users to connect remotely to this Computer" -> nhấn OK khi có một thông báo hiện lên -> nhấn OK để ghi lại

4 Hoàn trả hệ thống (System Restore)

Máy tính có có thể không ổn định vì nhiều nguyên nhân khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các lý do đều liên

quan đến sự m ất m át hoặc hỏng hóc của các file hệ thống Windows XP có sẵn một tiện ích rất mạnh, có tên là

"System Restore", cho phép người dùng quay hệ thống về một thòi điểm trong quá khứ khi mà mọi sự vẫn đang trong tình trạng ổn định

Để thực hiện việc hoàn trả hệ thống hoặc ghi lại một thòi điểm (restore point) cho việc hoàn trả hệ thống sau này, chỉ cần nhấn vào Start -> Help and Support -> nhấn vào "Undo changes to your Computer with System Restore" Bình thường, hệ điều hành sẽ tạo ra một "restore point" trước khi cài một phần mềm hoặc thiết bị mới

Tuy nhiên, System Restore có một nhược điểm là sử dụng khá nhiều dung lượng 0 cứng và đôi khi làm hiệu suất của máy chậm lại (đặc biệt vối những máy có cấu hình thấp) Để bật/tắt chức năng này hoặc xác định dung lượng 0 đĩa dùng cho việc ghi lại những restore point, bạn có thể làm như sau: Start -> Control Panel -> System -> chọn tab

"System Restore", tại dây bỏ dấu chọn vào đằng trưóc

"Turn off System Restore on all hard drives" để tắ t chức năng này đi Ngoài ra, người dùng có thể chọn một 0 đĩa trong hộp "Available drives" rồi nhấn vào nút "Settings"

để xác định dung lượng đĩa dùng cho chức năng này

Lưu ý: Khi hoàn trả lại hộ thống, các file văn bản và dữ liệu mà

người dùng tạo ra sẽ không bị ảnh hưởng Tuy nhiên, các phần mềm được cài đặt vào máy sẽ có thể bị ảnh hưởng Ví dụ, nếu hệ thốhg được hoàn trả về thòi điểm trưóc khi một phần mềm được cài đặt, sau quá trình hoàn trả kết thúc, phần mềm này sẽ bị loại bỏ khỏi hệ thống, mặc dù các đường dẫn và biểu tượng của nó vẫn còn

Không dồn được ổ đĩa C:

Lỗi này xảy ra k h i file có tên là "Applog.ind" trong thư

mục "C:\Windows\Applog" (nếu Windows được cài trên

C:\) bị hỏng Bạn chỉ cần xóa file này đi là xong Chú ý thư mục này ở dạng ẩn Bạn có thể chỉnh Windows Explorer để hiện cả các íĩle ẩn hoặc gõ dòng này lên phần address của IE': C:\W IND0W S\APPL0G roi nhấn Enter.

Bỏ "Turn off" khỏi Taskbar trong Windows

Bạn làm như sau; Start -> Run -> gõ vào "gpedit.msc" (không kể dấu ngác kép) -> Enter -> tại cửa sổ "Group Policy" bạn mở phần "User conĩiguration" -> Mở phần

"Adminstrative Templates" -> bấm chuột vào "Start Menu and Taskbar" -> quay sang phần bên phải, nhấn đúp chuột vào "Remove and disable the Turn Off Computer button" -

> chọn "Enable" -> nhấn OK để ghi lại Chú ý: không nên lạm dụng Goup Policy, nếu không thực sự hiểu về nó

5 Giao diện và công dụng các nút lệnh trên cửa sổ Explore

AutoPlay sharing and Security

Open as Portable Media Device

Scan with AVG Add to Zip

Pormat

Eject

Create Shortcut Delete Rename Properties

Close

Minh họa menu File khi không có đối tượng chọn

và khi có một đối tượng được chọn

Move To Polder

Select All Invert Selection

Ctrl+A

Menu View

Chứa các lệnh hiển thị trong cửa sổ

</ Status Bar Explorer Bar

Thumbnails Tiles

• Icons List Details

Khi đang duyệt một trang Web hay, thay vì phải nhớ địa chỉ của nó để lần sau duyệt lại bạn có thê vào menu này và chọn Add to Pavorites hộp thoại Add Pavorite hiện ra bạn đánh tên chủ đề trang web mình đang duyệt vào khung Name: rồi ấn OK Bạn cũng có thê lưu trang web này vào một thư mục riêng trong Pavorite bằng cách

ấn vào Create i n » rồi làm theo hướng dẫn

Thanh Standard

Chứa các lệnh tắ t thao tác trực tiếp với file, thư mục

Qaack - T,' ^ ;

[Hĩ]-Minh họa thanh Standard mặc định của ivindoivs.

Theo mặc định Windows cung cấp menu chứa các lệnh

cơ bản nhất tuy nhiên bạn cũng có thể thêm vào một sô" lệnh khác theo nhu cầu của bạn Đe thêm các biểu tượng của các lệnh bạn nhấn chuột phải vào thanh Standard, hộp thoại hiện ra bạn chọn Customize (như hình vẽ)

^ SCand«rd Buttais

y Address Bar LH<S

^ Lod^ttx Took>ars

Sau khi chọn Customize hộp thoại Customize Toolbar hiện ra cho phép bạn thêm hay bớt các biểu tượng lệnh trên thanh Standard Nếu muôn thêm bạn chọn vào một biểu tượng trong khung Available toolbar và nhấn chuột vào Add->, muôn bỏ bạn chọn vào một biểu tượng trong khung Current toolbar nhấn chuột vào <-Remove Bạn cũng có thể thay đổi vị trí của các buttons trong thanh Standard bằng cách thay đổi thứ tự trong khung Current toolbar buttons, sử dụng Move Up và Move Down.Bạn cũng có thể thay đổi kiểu hiển thị bằng cách sử dụng một sô" lựa chọn tại khung Text Options và Icon Options như thay đổi kích cỡ, hiển thị văn bản

Danh sách và công dụng các buttons trên thanh Standard.

Biểu tượng Công dụng

^ Back Quay lại thư mục trước đó

Up Trở về thư mục mẹ

|:” | Views Thay đổi kiểu hiển thị

I q * I Pull Screen Hiển thị toàn màn hình

Delete 1 Xóa íile hay thư mục

1^ Undo Thực hiện lại lệnh trưóc đó

đưỢc chọn

^ Xóa file hay thư mục đưa vào Clipboard

Thanh Address

Hiển thị địa chỉ nơi bạn đang truy cập

Address ■£> GẠVirus _

Bạn đang truy cập vào thư mục Virus trong ô đĩa G.

Thông qua thanh Address bạn cũng có thể truy cập nhanh tới một địa chỉ mà bạn không cần phải vào theo trình tự Ví dụ để truy cập vào thư mục Windows trong 0

đĩa c bạn chỉ cần đánh; "C:\Windows" vào thanh address rồi Enter là bạn đã vào được tấ t nhiên thư mục đó phải thực sự tồn tại

Thanh Status

Ị^obịei^ § My Com puter

Hiển thị thông tin về đổi tượng được chọn hay thông tin về vùng đang truy cập Ví dụ như hình trên cho ta biết đang ở trong cửa sổ của My Computer và có 8 đôi tượng hiển thị trong mục này

6 Làm việc với ổ đĩa

Truy cập ổ đĩa

Khi vào cửa sổ My Computer (bằng cách nháy đúp vàobiểu tượng trên nền Desktop hoặc nháy chuột phải vào biểu tượng này rồi chọn Open, bạn cũng có thê nhấn tô hỢp phím Window + E trên bàn phím) bạn nhìn thấy biểu tượng các Ổ đĩa, muốn truy cập bạn có thể làm theo 2 cách: Cách 1: Nháy đúp chuột vào ổ đĩa đó

Cách 2: Nháy chuột phải vào ổ đĩa và chọn Open

7 Thay đổi một số tuỳ chọn

An và hiện file, /older ữong windows XP: Đê dấu hay nói cụ

thể là ẩn đi một file hay folder nào đó vì mục đích bí mật hay che đi những file, folder của hệ thống mà bạn không muốn bị mất hay bị người khác sửa, bạn có thể làm cho nó tạm thời không hiển thị theo cách thông thường Nói tạm thời không hiển thị bởi lẽ bạn chỉ ẩn những file, íolder này một cách

"chống người ngay" chứ nếu như với mục đích bảo vệ một tài liệu mật thì cách này dường như không hiệu quả

Để làm được điều này bạn nháy chuột phải vào file hay folder muôn ẩn và chọn Properties hộp thoại Properties hiển thị cho phép bạn lựa chọn một sô" thuộc tính:

1 CorigTuanF*C _ JD

Typc Locatiorc Sin:

Minh họa hộp thoại Properties

Muốn ẩn hay hiện íile, folder bạn chỉ việc đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu vào ô Hiden Bạn cũng có thể đặt thuộc tính chỉ đọc hoặc bỏ thuộc tính này bằng việc đánh dấu hay bỏ đánh dấu vào ô Read-only

Trong hộp thoại Properties cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản nhất về file hay folder được chọn nhừ kích thưóc(size), kiểu(Type) hay ngày tháng tạo lập, sửa gần đây nhất

Để chắc chắn file hay folder đã được ẩn chưa, bạn phải

làm tươi lại ổ đĩa hay folder chứa chúng hoặc thoát ra

ngoài và vào lại Nếu íĩle hay folder đã ẩn đi thì bạn đã thành công và làm th ế nào để hiển thị lại khi bạn có nhu cầu sử dụng ? Hay nếu như file hay folder bạn vừa đánh dấu vào ô Hiden lại vẫn trơ ra đó nhìn bạn mà không hề lặn đi như bạn mong muốn ?

Khắc phục tình trạng này bạn vào menu:

Tools\Folder Option hộp thoại Folder Options hiển thị như hình dưới đây;

O Opon eacMoklei v \ i» 0«n ««ndcM»

Cisk tem* M folo*« ■ -, T - '

Osinghxldi to open en itern to

fi»jrftieerít'vish 11»

> UrxMrm Kỉin Ui«t «Tik’V4hf!n f pcrỉ 4 tf0ín

(Ị) 0«,Me-dick 10 tộan «n im l*ni;f«<kk lo telecỉỉ

Ị «e*tecCmmâ»

\ OK I I ~lf" ^ " 1

Minh hoạ hộp thoại Polder Options

Trong hộp thoại này bạn chọn thẻ View:

Q Díi(itBy^cont«nts«f iy«mfotdeiỉ {<1 Obplay#wKÌpeihinihe«cU«**bM

o Doptay the ư paih m Ihe Me bat

o Do not oech* BìuMràb HiMmBeeandhỉldai

0 Do nol thoN Ndden fite* and íolden

o Showhiddeni 4 MendÌaldai< -'-^1

□ Hi»ei<Hn*icnttofa>ownHe»ypọậ : V

~ll Ot.1

Minh hoạ hộp thoại Folder Options thẻ View

Khi ô "Do not show hidden file and folders" được đánh dấu thì các file hay folder đã đặt thuộc tính Hiden sẽ ẩn đi

và ngược lại khi ô "Show hidden ílles and folders" được đánh dấu thì các file hay folder được đặt thuộc tính Hiden

sẽ không ẩn

Cũng trong hộp thoại View này cũng cho phép bạn ẩn hay hiện phần mở rộng của file khi đánh dấu hay bỏ đánh dấu vào ô "Hide extensions for known fìle types".

Bạn cần chú ý rằng các íĩle hay folder được đặt thuộc tính Hiden có một biểu hiện không được đẹp cho lắm(mò hơn so với khi không đặt thuộc tính này) và vì thế nó có thể coi như rất

"ngứa mắt" cho người sử dụng và xoá chúng đi có thể là giải pháp "làm sạch" máy tính của những người mới làm quen với máy tính nhưng lại thật khủng khiếp bỏi sau khi xoá và khởi động lại màn hình cứ đen ngòm mà chẳng thấy màu mè gì

Đó là do bạn đã xoá nhầm những file hệ thống tại ổ c và một lòi khuyên cho bạn đó là không nên xoá những íĩle được xem

là "bẩn" khi không biết nó có tác dụng

Đổi hình nền DESKTOP: Đổi hình nền desktop là một sở

thích của những người thích làm mới máy tính của mình bạn có thể thay đổi hình nền cho phù hợp theo sở thích của mình hoặc theo điều kiện ngoại cảnh Đe thay đổi được hình nền Desktop bạn cần phải có một file ảnh dùng làm hình nền và làm theo trình tự sau:

Nhấn phải chuột trên nền Desktop và chọn Properties hộp thoại Properties hiện ra:

P k p h y PruỊNtriKs

Minh hoạ hộp thoại Properties

Trong hộp thoại Properties bạn chọn thẻ Desktop và chọn hình nền trong hộp; Background Nhưng nếu bạn muôn chọn một hình mà bạn tự tạo thì công việc này phức tạp hơn một chút Bạn nhấp chuột vào nút Browse hộp thoại Browse hiện ra cho phép bạn lựa chọn file ảnh của bạn dùng làm hình nền Desktop:

_ s

‘ữ "

ỉ i t

ỉ *'"*' t riK 9 l)M ' -é LiaSJ;

Hình minh hoạ hộp thoại Browse

Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh làm nền khi xem một album ảnh nào đó bằng cách nhấp chuột phải lên hình

ảnh đang hiển thị và chọn Set as Desktop hackground Và

nếu bạn muốn đưa một album chứa những íĩle ảnh vào trong hộp Background tại thẻ Desktop Bạn phải copy những file ảnh đó đưa vào thư mục C:\Windows\ Khi đó bạn muôn thay đổi hình nền chỉ việc lựa chọn ảnh trong khung Background và nhấp OK

Lựa chọn trình bảo vệ màn hìnhịScreen Saver): Trong hộp

thoại Properties bạn chọn thẻ Screen Saver:

M 1— 1~

‘tai

Minh hoạ thẻ Screen Sauer

Bạn chọn kiểu bảo vệ màn hình trong menu đổ xuôhg của Screen Saver, lựa chọn các thuộc tính của trình bảo vệ màn hình khi nhấp chuột vào nút Settings và cũng có thể xem thử khi nhấp chuột vào nút Previevv Thời gian chò cho Screen Saver hoạt động được chọn trong ô Wait Nếu bạn nhấp chuột đánh dấu ô "On resume, password protect" thì trình bảo vệ sẽ đưa người sử dụng về màn hình đòi nhập Passvvord.

Thay Pont chữ: Bạn có thể thay font chữ hiển thị trên nền

windows tại các thanh menu, nền Desktop, bằng cách chọn thẻ Appearance trong hộp thoại Display Properties

Display Properties

Themes ^ D « k ^ |

V/Hidow$ and buttom;

W indow: > p Coíoíícheme:

D elaiA (blue) 13

3

Thay giao diện: Bạn có thể thay đổi giao diện của

windows XP trong menu đổ xuỏng Windows and buttons

và màu sắc trong menu đổ xuô"ng Color scheme

Tinh giảm các ứng dụng tự khỏi động: Trong thực tê có

một sô" lợng các chương trình được nạp tự động khi Windows khởi động và hoạt động "ẩn" trong suốt quá trình

hệ điều hành làm việc Người dùng rất khó nhận biết được

sự hiện diện này vì hầu hết biểu tượng của các chương trình này không hề xuất hiện trên khay hệ thống Tất cả chương trình này đều chiếm bộ nhớ và những tài nguyên khác của máy, thậm chí có thể gây xung đột vối một sô" chương trình khác Để liệt kê danh sách các chương trình khởi động cùng vói Windows, bạn vào StartXRun, gõ vào msconílg và nhấn OK để mở cửa sổ System Conĩiguration ưtilitỵ Trong hộp thoại System Configuration Utility, chọn nhãn Startup, bỏ chọn chương trình mà bạn không muôn nạp trong quá trình khởi động.

c ;\PRO(iRẤl\â^wft HKLM\50HWAftcÌMKros(3f hWlndi)ws\CurrentV«r C:liwffCOWS\VM.STỊ HKLMfisOFTWAAtÌNcrostrfhWlnd}WsÌCurrentVer nndD2C:\PROGãà HOM\SORWAR£\MtcroMft\WndmwÌCurT««Ver

HKaASOFTWM£V>«croMft\VMr«lowỉ\Cixr«ntV«r

Convnon sttftup SOf TWAR£\Moo$oft\WkidoN$\CurrantV«rflon\ft(

Nếu không sử dụng Microsoft Messenger, hãy bỏ

"msmsgs" Tuy nhiên việc làm này có thể phát sinh vài trục trặc với Outlook, Internet Explorer hoặc các phần mềm khác của Microsolt Vì vậy, đừng bỏ những chương trình như LoadPoweĩ'Profĩle, SystemTray, ScanRegistry, PCHealth và TaskMonitor kể cả khi các tên này xuất hiện hai lần vì

có thể chương trình được dùng cho một quá trình khác trong lúc khởi động Windows Nếu bạn cần đến tính năng Scheduled Tasks của Windows thì đừng bỏ Scheduler Agent Bạn có thể chọn Start\Program\Accessories\System

ToolsXScheduler Task để xem những chương trình nào đang

sử dụng tính năng này Với Win Me, bạn nên nhớ giữ lại StateMgr Với các chương trình nạp tự động khác, bạn cần kiểm tra để quyết định có giữ lại hay không Bạn có thể đoán đưỢc ứng dụng đã đăng ký vào danh sách tự khởi động bằng cách đọc thông tin ở cột Command của nhãn Startup

Hãy giữ lại tấ t cả chương trình liên quan đến ứng dụng tòng lửa (flrewall) và chống virus để đảm bảo chúng luôn hoạt động bảo vệ hệ thống Mặt khác, một số ứng dụng tự động đặt biểu tượng trên khay hệ thống để dễ dàng khởi động thay vì phải kích hoạt từ Start, việc này gây lãng phí tài nguyên hệ thổhg, do đó hãy loại bỏ chúng

Đôi khi bạn phải cân nhắc: nếu một tiện ích giúp cải thiện Windows, nó đáng được nạp Nhưng nếu hệ thôhg hoạt động không ổn định, hãy thử vô hiệu tiện ích đó

Một sô" chương trình có khả năng xuất hiện lại trong danh sách tự khởi động dù bạn đã bỏ nó Nguyên nhân là

do những chương trình này có khả năng tự chỉnh sửa lại các thiết lập về mặc định Để khắc phụđ tình trạng này, bạn hãy khởi động ứng dụng đó, kiểm tra các menu và bỏ tùy chọn "Load at startup"

Những ứng dụng không dùng đến có thể làm xáo trộn

và giảm hiệu suất của Windows Hãy gỡ cài đặt (uninstall) các chương trình đó ra khỏi hệ thống càng sớm càng tốt,

dù việc này không phải đơn giản

Đa sô" các chương trình đều có sẵn thủ tục gỡ cài đặt nhưng không thể gỡ bỏ hoàn toàn mọi thứ đã cài vào hệ thông Các nhà phát triển phần mềm đều muôn phần mềm của họ được sử dụng, vì vậy những thủ tục gỡ bỏ cài đặt thường được tạo một cách miễn cưỡng

Dù vậy sử dụng thủ tục gỡ cài đặt có sẵn của chương trình vẫn là sự lựa chọn tô"t nhất Nếu không tìm thấy thủ

tục đó, hãy chọn Start.Control Panel.Add or Remove Programs (trong Windows XP) hoặc Start.Settings.Control Panel.Add/Remove Programs (các phiên bản Windows khác) Nhấn Add/Remove hoặc Change/Remove và thực hiện theo hướng dẫn.

ầd<l or ỉlâmcm Progr

ỉorttv: ỈN«M 13

• " ư»ed occ9gQT#y IvtUsatỉOn

i B MKTosott O ftt» XP ProfetsKnal v * h FrontP«9e

1 ^ Mlcronít T«đ-to-SpMch Engr« 4,0 (Engish)

^ nobr« Msote M»3a »owset

Gỡ bỏ cài đặt những chương trinh không sử dụng

Tuy nhiên, bạn vẫn chưa hoàn toàn gỡ bỏ chương trình khỏi hệ thông Hãy mở cửa sổ System Conĩiguration Utility để xem liệu tập tin tự khởi động của ứng dụng đó

đã thật sự được xóa chưa? Nếu tập tin đó vẫn còn, bạn vô hiệu hóa chúng Kê đến, mở cửa sổ Windows Explorer, tìm

và xóa thư mục chứa ứng dụng đó trong "C:\Program Piles" (nếu ứng dụng được cài đặt vào thư mục này) Và nếu biểu tượng của ứng dụng trên vẫn còn trong trình đơn Start, nhấn phải chuột lên biểu tượng đó và chọn Delete

Để chỉ định lại chương trình dùng để mở các tập tin liên quan thay thế cho chương trình vừa bị gỡ bỏ, mở Windows Explorer, chọn Tools\Folder Options, sau đó chọn nhãn Eile Types Trong mục Registered ííle types, kiểm tra phần mở rộng tập tin của chương trình đã gỡ bỏ Nếu tìm thấy, nhấn Change và chọn chương trình thay thê để mở dạng tập tin đó

Cách thức bảo vệ màn hình

Về lý thuyết, màn hình CRT thông thưòng vẫn có thể gặp phải tình trạng các điểm phát sáng bị "cháy" và tiện ích bảo vệ màn hình có nhiệm vụ khắc phục hiện tưỢng này Tuy nhiên, chúng ta hiếm khi nghe thấy một màn hình máy tính nào gặp phải tình trạng này dù đây thực sự

là một vấn đề từng xảy ra với các màn hình trên máy rút tiền tự động, màn hình chỉ dẫn thông tin ở sân bay, và ngay cả với các TV màn ảnh rộng dạng CRT lẫn plasma Loại màn hình LCD phẳng không gặp phải tình trạng này.Bạn cần biết rằng, tiện ích bảo vệ màn hình không có chức năng làm giảm lượng điện năng tiêu thụ của hệ thông vì thực chất màn hình vẫn hoạt động Đe làm được

điều này, bạn cần thiết lập thông số trong mục Power

Options; Nhấn phải chuột lên màn hình Windows, chọn Properties.Screen Saver và nhấn Power

Tuy nhiên, một tiện ích bảo vệ màn hình được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ giúp máy tính tránh khỏi sự dòm ngó của người khác trong lúc bạn đi ra ngoài Rất đơn giản, bạn nhấn phải chuột lên màn hình Windows, chọn Properties.Screen Saver và đánh dấu tùy chọn On resume, passvvord protect

I KIẾN THỨC CẨN THIẾT CHO NGƯỜI ĐI XIN VIỆC VỂ WORD 2003

1 Khởi động chưđng trình Microsott Word 2003

Máy tính khi được cài Ms-WORD, ta có thể sử dụng một trong các cách khởi động như sau:

Nhấn kép chuột tại biểu tưọng Ms-word ® trên nền màn

hình Desktop.

Hoặc từ màn hình chính, chọn START\Progra?ns\ Mwrosoft Word.

2. Màn hình giao diện của Word

Sau khi khởi động Word màn hình giao diện của Microsoft Offce WinWord như sau:

Màn hình của Word 2003

Thanh tiêu đề - Title Bar

Thanh nằm ngang ở trên đỉnh của cửa sổ, trong thanh này bạn sẽ thấy tên của File văn bản và tên của cửa sô chương trình là Microsoft Word

Me nu Bar

Chứa tập hỢp các lệnh có trong Microsoít Word Khi nhấp vào một tên nhóm, một danh sách các lệnh trong nhóm hiện ra và bạn chỉ cần nhấp chọn một lệnh cần thực hiện Vối Microsoft Word 2003, thanh Menu thông minh hơn so với các phiên bản trưóc đó là nhờ vào khả năng thể hiện các lệnh trong Menu có chọn lọc, những lệnh mà đã dùng sẽ đưỢc hiện ra còn các lệnh khác sẽ được dấu đi thông qua biểu tượng mũi tên kép, chỉ khi nào bạn nhấp vào biểu tượng đó hoặc giữ chuột hơi lâu ở biểu tượng này

thì nó mới hiện ra đầy đủ các lệnh trong nhóm Một sô" điểm đáng lưu ý khi sử dụng Menu Bar.

- Các lệnh thường dùng sẽ có một biểu tượng riêng nằm bên trái, phím gõ tắt nằm bên phải

- Các lệnh có nút tam giác nằm ở bên phải lệnh sẽ có tác dụng mở ra một Menu phụ

- Các lệnh có dấu ba chấm sẽ có tác dụng mở ra một hộp thoại tương ứng

Thanh công cụ

Là nơi chứa các biểu tượng công cụ Microsoft Word 2003

có rất nhiều thanh công cụ thể hiện cho những nhóm lệnh khác nhau, bạn có thể làm cho thanh công cụ hiện ra hoặc

ẩn đi bằng cách nhấp chọn Menu View, chọn lệnh Toolbar

ta sẽ thấy một danh sách tên của các thanh công cụ, nhấp chọn một tên cần thiết, một thanh công cụ khi đã hiện ra

sẽ có dấu kiểm tra đứng trước

Trên thanh công cụ, mỗi lệnh được thể hiện dưới dạng một biểu tưỢng riêng giúp người dùng có thể thi hành một lệnh nhanh hơn Khi di chuyển chuột tối gần một biểu tưỢng thì tên của lệnh tương ứng sẽ hiện ra ỏ dưới đuôi của con trỏ Ta sẽ tìm hiểu lần lượt các thanh công cụ sau;

Thanh công cụ Standard

Thanh công cụ của Word 2003

Lần lượt từ trái qua phải ta có các lệnh như sau:

- New; Tạo một ván bản mới.

- Open; Mở một văn bản đã có

- Save; Lưu File văn bản hiện hành

- Permission: Dùng để sử dụng IRM (Information Rights Management).

- E- mail: Mở cửa sổ chương trình Outlook để bạn gửi thư điện tử

- Print: In File văn bản hiện hành

- Print Preview: Xem trưóc trang in

- Spelling and Grammar; Kiểm tra lỗi chính tả

- Research; Tìm lại các từ mà mình cần tìm

- Cut: Chuyển một đoạn văn bản đang chọn vào bộ nhớ đệm Clipboard chỉ hiện lên khi bạn bôi đen một đoạn văn bản nào đó

- Cỡpy: Chép một đoạn văn bản đang chọn vào bộ nhó đệm Clipboard chỉ hiện lên khi bạn bôi đen một đoạn văn bản nào đó

- Paste: Chèn nội dung được lưu trữ trong Clipboard vào vị trí con trỏ Biểu tưỢng này hiện lên khi bạn đã thực hiện lệnh Cut hoặc lệnh Copy

- Pormat Paniter: Chép kiểu định dạng, thực hiện khi bạn muốn một đoạn văn bản nào đó giống một đoạn văn bản nào đó

- Undo: Bỏ qua một lệnh vừa thi hành Trỏ lại với lệnh trước đó

- Redo: Bỏ qua một lệnh vừa Undo, chỉ thực hiện được khi bạn vừa thực hiện lệnh Undo

- Insert Hyperlink; Chèn Hyperlink khi muôn tạo trang Web

- Table and Border: Hiển thị thanh công cụ Tables and Borders Dùng để kẻ bảng trong Word

- Insert Tables: Chèn bảng biểu

- Insert Microsoít Excel Worksheet; Chèn bảng biểu của chương trình Microsoít Excel vào Word

- Columns: Định dạng cột chữ.

- Dravving: Hiện hoặc ẩn thanh công cụ Drawing

- Document Map; Thể hiện cửa sổ văn bản dưới dạng cấu trúc theo cách trình bày của văn bản

- Show/Hide: Hiện hoặc ẩn các ký tự không in

- Zoom Control: Thể hiện cửa sổ văn bản theo tỷ lệ to hay nhỏ

- Microsoít Oífce Word Help: Hưống dẫn tìm hiểu về Word

- Read: Khi bạn nhấp vào lệnh này thì Microsoít Word

sẽ thực hiện lệnh đọc văn bản khi đó bạn sẽ biết được văn bản của bạn đang soạn thảo có bao nhiêu trang và bạn đang ở trang nào

Thanh công cụ Pormatting

^ Normal + ll.s T^.Vnĩne • n.i-Ịĩ1/ ỉ i ị l - ỉ=iE

Thanh công cụ Pormatting của Word 2003

Lần lượt từ trái qua phải ta có các lệnh như sau:

- Style and Pormatting: Kiểu trình bày của trang giấy

- Pont: 0 này dùng để chọn kiểu chữ cho văn bản

- Pont Size: Chọn kích thước cho kiểu chữ

- Bold (B): Chữ đậm

- Italic(T): Chữ nghiêng

- Underline (U): Chữ gạch dưới

- Align Left: Dóng thẳng hàng bên trái

- Center: Dóng thẳng hàng ở tâm của dòng chữ

- Align Right: Dóng thẳng hàng bên phải

- dustily: Dóng thẳng hàng cả bên trái lẫn bên phải

- Line Spacing: Khoảng cách giữa hai dòng

- Numbering: Kiểu định dạng liệt kê sô" thứ tự

- Bullets: Kiểu định dạng liệt kê ký tự đặc biệt.

- Decrease Indent: Giảm lề trái của trang giấy

- Increase Indent; Tăng lề trái của trang giấy

- Outside Borders: Hiện hoặc ẩn khung bo của dòng chữ

- Highlight: Đánh dấu đoạn văn bản bằng màu

- Font Color: Chọn màu cho chữ

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, ta còn có thể mở một sô" thanh công cụ cần thiết bằng cách nhấp chọn Menu View, chọn lệnh Toolbar ta sẽ thấy một danh sách tên của các thanh công cụ, nhấp chọn một tên cần thiết, một thanh công cụ khi đã hiện ra sẽ có dấu kiểm tra đứng trước

Các thanh công cụ khi đã hiện ra đều có thể được người dùng điều khiển và sắp đặt vị trí theo ý muốh Nhưng nếu bạn cho hiển thị nhiều thanh công cụ quá sẽ làm cho cửa

sổ làm việc của bạn bị thu hẹp lại do đó bạn chỉ nên để một sô" thanh công cụ cần thiêt mà thôi

Cửa sổ soạn thảo: Cho phép chúng ta soạn thảo văn bản

vào bất cứ nơi nào trong cửa sổ hiện hành

Bảng tác vụ: Đây là chức năng mới trong Word 2003,

bảng này cung cấp các phím tắ t cho các thao tác công dụng như mở một tài liệu đã lưu trước đó

Thanh trạng thái - Status Bar

Thanh trạng thái nằm ở dưới đáy của cửa sổ, nhìn vào thanh này bạn sẽ biết vị trí của con trỏ và tình trạng hiện tại của văn bản

Thước đo - Ruler: Thể hiện độ chính xác của văn bản dùng

để căn lề cho văn bản Thông thường, thước đo dùng đơn vị là Inches Bạn có thể đổi đơn vỊ của thưóc đo trở về hệ Millimeters bằng cách nhấp chọn Menu Tools - Options - chọn nhãn General - trong mục Measurement Units chọn Millimeters

User ĩrrfotiftẽtion cmtọKbÊkY ị_Ị^LoceuaM

'■ £dt T t i * t ĩ ^'ve

Genereỉ optlons

y Ĩ>«i;tjrr;t«dfp£»íỉợr-Í»«;

CDịiye bad^ound, *fhỊ(el<i^i

o Provlde Feedbeck tMth ỉpund }71 Provtde feedbacis Mth enknation

Q Caníirra conversion at Open

0 update eutomettc |nks A open

0 Mal as attachmerỉ _

E] fi«caridy'used fếe kt: {4

Alow AartriQ in ReecỈQg Layout

Ị»t.«

n Het for iỉỄordPeríect usws

G Naviọabon keys for Wor^erfect users

Q Alcm becVgroixtd open d web pages

0 Automaụtety create ửeuéng unvas wt«n insertlng AutoSìepes Ueesưement inKs:

o Show piỉeis for HTM íeatures

Lựa chọn thay đối đđn vỊ đo

Ser^caOpttons WebOBBoos £-fĩ>álOption5

DC

Đổi đơn vị cho ihước đo

Bạn cũng có thể cho thước đo hiện ra hoặc ẩn đi bằng cách nhấp chọn Menu View ->Ruler

Thanh trượt - Scroll Bar

Cửa sổ văn bản có hai thanh trượt gồm thanh trượt ngang và thanh trượt dọc dùng để xem văn bản trong cửa

sổ Khi văn bản có nhiều trang, dùng chuột kéo hộp trượt trong thanh trượt dọc, sô" trang sẽ lần lượt hiện ra giúp chúng ta có thể dừng lại đúng ở trang muốn sử dụng

3 Làm việc với văn bản trên Word

Mở một File văn bản đã có bằng lệnh Open

Dùng lệnh Open để mở một File văn bản đã có sẵn trong đĩa cứng ra để đọc, soạn thảo và hiệu chỉnh thêm hoặc đế in ra giấy

- Nhấp biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard để mở hộp thoại Open Sau khi nhâ"p vào biểu

tượng này bạn phải tìm đến nơi cất giữ văn bản cần mở trong ổ đĩa cứng.

- Gõ tổ hỢp phím Ctrl+0 để mở hộp thoại Open Sau khi gõ tổ hỢp phím Ctrl+0 bạn phỉ tìm đến nơi cất giữ văn bản cần mở trong 0 đĩa cứng

- Nhấp Menu File chọn lệnh Open để mở hộp thoại Open Sau khi chọn lệnh Open bạn phỉ tìm đến nơi cất giữ ván bản cần mở trong ổ đĩa cứng

- Nếu lúc trước bạn đã mở văn bản đó ra để xem hay hiệu chỉnh thì bạn có thể mở lại văn bản đó bằng đường

tắ t bằng cách nhấp Menu File, ở cuốĩ

Menu này bạn sẽ thấy có 4 tên File văn bản, nhấp chọn một tên File mà bạn cần Đây là cách mở File nhanh chỉ áp dụng cho 4 File văn bản mà bạn đã làm việc trưóc đó mà thôi

^MyHusac

My Ptctures vtdeos

paeiỉarM: || 11 : ị ■■MMOtlypí: |ílWordDi>ci™«s 3 " KMnai' ■

Hộp thoại lệnh Open của Word

Mục Look in cho phép bạn chọn tên ổ đĩa bằng cách nhấp vào nút hình mũi tên để cho hiện ra các dữ liệu hiện

có trong máy, nhấp chọn tên ổ đĩa mà bạn đã lưu File văn bản Khi bạn đã chọn ổ đĩa, các Folder trong ổ đĩa sẽ hiện

ra Bạn phải tìm chọn đường dẫn tới File văn bản cần mở, thực hiện theo thứ tự sau; nhấp đúp vào biểu tượng Folder

cần chọn để chuyển vào trong Folder (bước này có thể thực hiện nhiều lần nếu bạn đê File văn bản đó vào nhiều các Folder); nhấp biểu tượng (<-) đê chuyển ra một Folder bên ngoài Khi đã vào đúng Folder cần thiết, bạn sẽ thấy một danh sách các tên File hiện ra, các File văn bản có biểu tượng của trình ứng dụng Microsoft, nhấp chọn một tên File văn bản cần mở.

List Piles of Type: Chọn loại File cần thể hiện, trong

mục này bạn nên chọn All Word Documents (*.doc) để danh sách File chỉ hiện ra các loại File văn bản của Word

File Name: Thể hiện tên File văn bản bạn đã chọn.

Nhấp vào nút tam giác của lệnh Open để mở ra một Menu phụ, chọn cách mở File văn bản thích hỢp

- Open: Mở File văn bản để hiệu chỉnh

- Open Read Only; Mở File ván bản ra để đọc

- Open as Copy: Mở ra một bản sao của File văn bản

3

^ Open Read-Only Openas^opy

■ ’ opsn Wth ĩr3ii5.f«si Open and Rgpair

Chọn kiểu mở File văn bản.

Chú ý: Microsoít Word 2003 cho phép bạn có thể mở

nhiều File văn bản cùng một lúc Để chọn nhiều File liên tiêp, bạn phải nhấp chọn một tên File, sau đó giữ phím Shiít và nhấp chọn một tên File khác Để chọn nhiều File rời rạc, bạn phải nhấp chọn một tên File, sau đó giữ phím Ctrl rồi nhấp chọn lần lượt vào các tên File cần mở Xong nhấp Open để mở chúng

Lưu File văn bản

Lưu File với tên củ

Để lưu cửa sổ văn bản hiện hành với tên cũ, bạn nhấp vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard hoặc nhấp Menu File chọn lệnh Save hoặc tổ hợp phím Ctrit + s là được

Lưu File với tên mới

Nếu cửa sổ văn bản hiện hành là một văn bản mới (do trước đó bạn dùng lệnh New, văn bản này chỉ mang một cái tên tượng trưng là Document) thì lệnh Save sẽ cho hiện

ra hộp thoại Save as để yêu cầu bạn phải đặt tên cho File văn bản mới này Hoặc từ Menu File chọn lệnh Save As Hộp thoại lệnh Save As hiện ra:

Save in: Tìm chọn ổ đĩa và Folder cần thiết để lưu File văn bản

File Name: Gõ tên File mói cần lưu

Save As Type: Chọn loại File để lưu, thông thường nên chọn Word Document (*.doc)

* Chú ý: Vì Word 2003 có khả năng lưu File văn bản với

tên dài nên khi lưu một File văn bản mới (do lệnh New tạo ra), trong mục File Name sẽ hiện tên là đoạn chữ đầu tiên

của văn bản, nếu không muốn đặt tên File dài thì bạn nên xoá đoạn chữ trong mục File Name và gõ tên mới (có tính gỢi nhớ).

* Lưu ý:

- Việc thao tác trên tệp tin văn bản đòi hỏi người sử

dụng thường xuyên phải hưóng tới thư mục của mình (để cất tệp hoặc mỏ tệp) Việc thao tác chỉ ra đường dẫn ấn định trước của mình có thể nhò vào thao tác sau:

Chọn menu: Tools\Options\File location\Modify: sau

đó khi vạch sáng đang nằm ở dòng Documents, nháy chuột vào nút Modify hoặc ấn tổ hỢp phím Alt+M cửa sổ Modify Location hiện ra cho phép bạn chọn thư mục cần lũu văn bản về sau, chọn xong và nhấn OK, OK

Ví dụ bạn chọn thư mục TaiLieu trong ổ D thì kể từ sau đó mỗi lần bạn muôn lưu văn bản thì Ms-Word sẽ tự động hướng dẫn bạn lưu vào thư mục D :\TaiLieu\

View I ỗẹnerai Ị B ỉit I

Security Ị ^ t l i n g a Grammar Uỉerỉrưormatíon Ị Compatbility

Vtortigroup tempiates AưtũRecDv«r ííies TooÉs StartL p