Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 - Lê Hữu Hùng

Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 trình bày các nội dung sau: Giới thiệu Microsoft Excel 2010, thao tác với bảng tính, hàm trong Excel, chèn các đối tượng vào bảng tính, xử lý dữ liệu, in và định dạng trang in, các chức năng khác, bài tập Excel. Đây là tài liệu học tập và giảng dạy dành cho sinh viên ngành tham khảo.

Chương III Excel

III Hàm trong Excel

IV Chèn các đối tượng vào bảng tính

I.1 Giới thiệu Microsoft Excel 2010

 Microsoft Excel là một phần mềm - chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này

sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện

 Bảng tính Excel bao gồm nhiều Cell được tạo ra giữa cột và hàng

 Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán từ thông dụng cho đến phức tạp như các chương trình kế toán bằng Excel

I.2 Khởi động Excel

 B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp

chuột nút Start ở góc dưới bên trái

 B2 Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs,

rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.

 B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Hoặc tại Start -> Run, gõ Excel nhấn Enter

I.3 Thoát khỏi chương trình EXCEL

 Note: Các khái niệm căn bản

- Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin

mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet

- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc

với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

WORKSHEET

1048566 DÒNG

16384 CỘT

CHART SHEET

17.179.869.184 17.179.869.184

 Cấu trúc của bảng tính

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

- Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook,

nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các

tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

Tuỳ chỉnh Quick Access Toolbar

Là thanh công cụ cho phép truy cập nhanh các chức năng thường sử dụng có thể tuỳ chọn sắp xếp các chức năng này

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

Và tuỳ theo từng đối tượng sẽ xuất hiện các Tab ngữ cảnh

theo từng đối tượng đó

 Ribbon gồm các tab sau:

II Thao tác với bảng tính

II.1 Các thao tác với tập tin

II.1.1 Lưu tập tin

- Chọn lệnh file\ save hoặc Ctrl + S

- Hoặc nhấn lệnh save trên thanh quick access Toolbar xuất hiện hộp thoại

• Mục File name: gõ vào tên tập tin

• Mục Save in: chọn ổ đĩa và Folder muốn lưu tập

tin\ nhấn nút save để lưu tập tin

• Chọn đuôi mở rộng *.xlsx

• Save as types:

II.1 Các thao tác với tập tin

II.1.2:Tạo tập tin mới

- Chọn File tab\ New\ Blank Document

- click trên thanh quick access toolbar (Ctrl + N)

II.1.3: Mở tập tin có sẵn

- Chọn lệnh File\ Open hoặc Ctrl + O

- Mục look in: chọn thư mục chứa tập tin muốn mở  Nội dung của tập tin được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới Kích đúp chuột vào tập tin muốn mở.

II.2 Thiết lập các thông số cho môi trường làm việc

- Để khai báo định dạng cho các

kiểu dữ liệu trong Excel Ta phải

khai báo các thông số qui ước cho

hệ điều hành thao tác như sau:

• Vào Start  Control Panel 

Region and Language  Xuất

hiện hộp thoại  Chọn Additional

Setting để thêm các định dạng

• Xuất hiện hộp thoại Customize

Format

II.2 Thiết lập các thông số cho môi

trường làm việc(tt)

Sau khi khai báo các thông số của hệ điều hành tại màn hình Excel chọn Tab File chọn Options xuất hiện hộp thoại Options chọn Tab General thiết lập các thông số cần thiết sau:

Standard Font: Chọn Font, Size chữ mặc định

 Default file Location: chọn vị trí mặc định khi mở hoặc lưu tập tin EXCEL

II.3 Thao tác nhập liệu

II.3.1 Di chuyển trong bảng tính

Bạn có thể dùng chuột, các phím tab và nhóm phím mũi tên, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt để di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính

II.3 Thao tác nhập liệu

II.3.2 Nhập liệu dữ liệu

Muốn nhập liệu vào Cell nào thì di chuyển con trỏ đến Cell đó

II.3 Thao tác nhập liệu

II.3.3 Các kiểu dữ liệu

Kiểu Chuỗi, ký tự (Text): khi nhập mặc định kiểu dữ liệu sẽ canh trái trong Cell

Kiểu số (Number): khi nhập mặc định kiểu dữ liệu số canh bên phải của Cell

Kiểu công thức (formula): là một biểu thức toán học, bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu + bao gồm các dữ liệu

số, chuỗi, toán tử và hàm…

II.3 Thao tác nhập liệu

Nếu dữ liệu kiểu số hoặc công thức mà có ký tự canh biên(') thì Excel sẽ xem tất cả là dữ liệu kiểu chuỗi

Nếu khi nhập các dạng dữ liệu ngày, giờ hoặc số không đúng với định dạng đã khai báo thì excel không nhận diện được sẽ tự động chuyển sang dữ liệu kiểu chuỗi

II.4 Khối dữ liệu và phạm vi thao tác

II.4.1 Khái niệm khối

- Khối là 1 Cell hoặc nhiều Cell liên tục

- Địa chỉ khối được xác định bằng:

< Cell đầu tiên>:<Cell cuối cùng>

VD: Khối dự liệu B2: E7 là gồm tất cả các Cell từ B2 đến E7 Cách chọn khối

+ Chọn một Cell + Chọn một cột

+ Chọn một khối + Chọn một hàng

- Ngoài ra có thể dùng Phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối.

II.4 Khối dữ liệu và phạm vi thao tác

II.4.2 Khái niệm phạm vi

- Gồm 1 khối hoặc nhiều khối

- Cách chọn phạm vi nhiều khối:

Dùng chuột quét khối đầu tiên, bấm giữ phím Ctrl rồi quét chọn các khối khác

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.5.1 Sửa dữ liệu

- Gồm hai cách:

Cách 1: nhấp đôi chuột tại Cell cần sửa để sửa sửa

xong ấn Enter

Cách 2: đặt dấu nháy tại Cell cần sửa rồi ấn phím chức

năng F2 để sửa xong nhấn Enter

II.5.2 Xoá dữ liệu gồm hai cách

- Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá  nhấm phím Delete ( chỉ xoá nội dung)

- Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá  chọn Tab Home  chọn Editing  Clear

•Clear All: Xoá tất cả nội dung và định dạng + Chú thích

•Clear Formats: Chỉ xoá định dạng

•Clear Contents: Chỉ xoá nội dung

•Clear Comments: Chỉ xoá chú thích

•Clear Hypelinks: Chỉ xoá các liên kết

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.5.3 Sao chép dữ liệu

- Cách 1: dùng chuột quét Chọn dữ liệu cần sao chép, nhấn và giữ phím Ctrl di chuyển chuột tới nơi cần sao chép ( di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi)

- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu  Home  Clipboard  Copy( Ctrl + C) sau đó đưa con trỏ đến vị trí đích, Chọn Tab Home  Group Clipboard  Paste( Ctrl + V)

Ngoài ra sử dụng nút Handle để sao chép cho các Cell liền kề theo 4 hướng

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.5.4 Di chuyển dữ liệu

- Cách 1: chọn dữ liệu cần sao chép dùng chuột di chuyển tới vị trí cần (di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi)

- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu  Home  Clipboard  Cut(Ctrl + X) sau đó đưa con trỏ đến vị trí đích, Chọn Tab Home  Group Clipboard  Paste( Ctrl + V)

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.6 Lập công thức Excel

II.6.1 Khái niệm công thức

- Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới.

- Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán

tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

II.6 Lập công thức Excel

II.6.1 Khái niệm công thức

- Các toán tử trong công thức

- Thứ tự ưu tiên của các toán tử

& Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh”

= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

>= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

<= Nhỏ hơn hoặc bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

, Dấu cách các tham chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

: Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

II.6.2 Các loại địa chỉ Cell (khối)

- Địa chỉ tương đối: A1 * B1

- Địa chỉ tuyệt đối : $ A $ 1 * $ B $ 1

- Địa chỉ hỗn hợp : $ A1 * B $ 1

 Thao tác đặt tên khối:

- Cách 1: Quét khối vùng địa chỉ muốn đặt tên gõ tên khối vào

hộp NameBox( trên thanh công thức)

- Cách 2: Để quản lý tên các khối đã đặt vào Formulaschọn

nhóm Defined Names Name Manager xuất hiện hộp hội thoại

II.6 Lập công thức Excel

II.6.3 Cách lập công thức

- Công thức bắt đầu bằng dấu =

- Sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

- Nên tránh nhập trực tiếp các giá trị, con số vào công thức mà nên dùng đến tham chiếu.

- Nếu trong công thức có sử dụng tên khối có thể nhấn F3 để chèn tên khối.

- Khi đưa các tham số vào công thức là chuỗi thì bắt buộc phải đặt trong dấu “ ”

II.6 Lập công thức Excel

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có phép chia cho 0(Zero) hoặc chia cho rỗng

#NAME? Đánh sai tên hàm, hay tham chiếu hoặc thiếu dấu nháy

#N/A Công thực tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại

của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL? Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của hai vùng mà hai vùng này không có

phần chung nên phần giao nhau rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, nhần số âm trong khi đúng phải là giá trị dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xoá

#VALUE! Công thức tính toán có chứa dữ liệu không đúng

II.6.4 Các lỗi hay gặp trong công thức

II.6 Lập công thức Excel

II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row, Column,

sheet)

Chèn Ô, cột, dòng, sheet

Chọn Tab Home Nhóm Cell Lệnh Insert

 Shift Cells Right: chèn 1 ô đẩy 1 ô cùng hàng

sang phải.

 Shift cells Down: Chèn 1 ô đẩy các ô cùng

cột xuống phía dưới.

 Entire Row: chèn một hàng vào vị trí hiện tại.

 Entire Column: Chèn thêm một cột vào vị trí

hiện tại.

- Ngoài ra có thể click chuột vào vị trí cần chèn  Insert

- Xoá Ô, cột, Dòng, Sheet : Chọn Tab Home Cells  lệnh Delete

 Shift Cells Left: Xoá ô kéo các ô cùng

hàng sang trái

 Shift Cells Up: Xoá một Ô, kéo các ô

cùng cột ở phía dưới lên

 Entire Row: Xoá một hàng ở vị trí hiện

tại

 Entire Column: Xoá cột ở vị trí hiện tại

- Ngoài ra có thể Click chuột tại vị trí cần xoá  Delete

II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row, Column,

sheet)

 Ẩn Cột, Dòng, Sheet : chọn 1 trong các cách sau

Chọn Tab Home  Cells  Format  Rename sheet, Move

or Copy sheet, Tab Color

II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row, Column,

sheet)

III.1 Khái Niệm Hàm

 Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp

 Dạng Tổng Quát:

< Tên Hàm >( Tham số 1 , Tham số 2 , …)

- Tên hàm: là tên quy ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay

chữ thường

- Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu “,” hoặc “;” tuỳ theo khai báo

trong môi trường của hệ điều hành.

III Hàm Trong Excel

III.1 Khái Niệm Hàm (tt)

III.2.1 Nhóm Hàm toán học & lượng giác ( Math & Trig)

 Hàm MOD ( Number, Divisor)

Công dụng: trả về số dư của phép chia số nguyên ( Number) cho số bị chia (Divisor)

Ví Dụ:

= Mod(7,3) kết quả trả về là 1

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm Round ( Number , Num_Digits )

Công dụng: làm tròn số ( Number) Đến vị trí xác định bởi (Num_Digits).

- Nếu Num_ Digits là số dương thì làm tròn phần thập phân.

- Nếu Num_ Digits là số âm thì làm tròn phần nguyên.

Hàm SUM( Number 1, Number 2, …)

Công dụng: Hàm trả về tổng của các Number 1, Number 2, …

Ví dụ:

= Sum (10,20,5 )  35

= Sum ( 100, 256, 24)  380

III.2 Các Hàm Thông Dụng

Hàm SUMIF( Range, Criteria, [ Sum_Range]

Hàm dùng để tính tổng có điều kiện, với các đối số sau:

+ Range: Khối chứa giá trị để kiểm tra điều kiện tính tổng + Criteria: Điều kiện để kiểm tra từng giá trị trong khối

điều kiện

+ Sum _ Range: Khối chứa giá trị cần tính tổng ( nếu

không có tham số Sum_ Range thì Excel sẽ coi Sum_Range = Range)

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm SumifS: Cú pháp

SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,

criteri a_range2,criteria2…)

+Sum_range là các ô cần tính tổng, bao gồm các con số,

tên vùng, mãng hay các tham chiếu đến các giá trị Các ô trống hay chứa chuỗi (Text) sẽ bị bỏ qua

+Criteria_range1, criteria_range2, … có thể khai báo từ 1

đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng

+Criteria1, criteria2, … có thể có từ 1 đến 127 điều kiện ở

dạng con số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm SumifS (tt) Lưu Ý khi sử dụng hàm

- Mỗi ô trong vùng sum_range chỉ được cộng khi thoả tất cả các điều kiện Ô trong sum_range thoả điều kiện (True) tương đương với số 1,

và không thoả điều kiện (False) tương đương với số 0 (zero)

- Mỗi criteria_range phải có cùng kích thước và hình dạng giống với sum_range

Ví dụ kích thước của sum_range là 3x2 (3 dòng 2 cột) thì criteria_range phải có kích thước là 3x2 (3 dòng 2 cột)

- Ta có thể sử dụng các ký tự thay thế như ?, * trong điều kiện Dấu ? thay cho một ký tự nào đó và dấu * thay cho một chuỗi nào đó Khi điều kiện sau lại là dấu ? hay * thì bạn đặt thêm dấu ~ phía trước nó.

III.2 Các Hàm Thông Dụng

Hàm SUMPRODUCT( ARRAY1, [ARRAY 2], [ARRAY 3], …)

- Tính tổng của tích các phần tử trong các mảng tương ứng Array 1, Array 2… có thể từ 2 cho đến

255 mảng và các mảng này phải cùng kích thước với nhau

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm MID Lấy n các ký tự của 1 chuỗi, kể từ vị trí xác

định

- Cú pháp: = MID(Text, start_num, num_chars)

VD: Tại ô B2 có lập công thức sau: = Mid(A2,3,2)

2 trần thanh hoàng Trần Thanh Hoàng

3 nguyễn anh sơn Nguyễn Anh Sơn

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm TRIM: Trả về chuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ các ký

tự dư thừa Các ký tự dư thừa là các đầu chuỗi, cuối chuỗi hoặc là nhiều hơn 1 ký tự giữa hai từ

III.2 Các Hàm Thông Dụng

III.2.3 Các Hàm Xử Lý Ngày Giờ (Date &Time)

 Hàm TODAY()  Trả về giá trị ngày tháng năm của hệ thống

 Hàm NOW()  Trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút của

hệ thống

 Hàm DAY( Biểu thức ngày – tháng – năm)

Trả về giá trị Phần Ngày của Biểu thức

 Hàm MONTH(Biểu Thức ngày - Tháng – Năm)

Trả về phần giá trị Tháng của biểu thức

Ví Dụ: Month(29/09/2011) 09

III.2 Các Hàm Thông Dụng

 Hàm YEAR(Biểu thức Ngày – Tháng – Năm)

- Trả về giá trị Phần Năm trong biểu thức

 Hàm weekday(biểu thức ngày – tháng – năm, Kiểu trả về)

- Trả về giá trị là số thứ trong tuần của biểu thức ngày tháng năm

- Các giá trị kiểu trả có ý nghĩa như sau:

 Kiểu 1: chủ nhật là 1 và tuần tự cho đến thứ 7

 Kiểu 2: Thứ hai là 1 và tuần tự cho đến thứ 7

III.2 Các Hàm Thông Dụng

III.2.4 Nhóm hàm luận lý

 Hàm AND: Trả về True nếu tất cả đối số là True,

Trả về False nếu ít nhất một đối số là False