Bài giảng Phần 2: MS Word - ThS. Nguyễn Đăng Tỵ

Bài giảng Phần 2: MS Word của ThS. Nguyễn Đăng Tỵ gồm có 5 chương trình bày về khởi động và giao diện, nhập văn bản thô, định dạng văn bản, chèn các đối tượng, in văn bản trong MS Word. Đây là bài giảng hữu ích với các bạn quan tâm tới lĩnh vực Tin học văn phòng.

PHẦN II: MS WORD

ThS Nguyễn Đăng Tỵ

Trung tâm Tin học

Trường Đại học KHXH & NV

NỘI DUNG

CHƯƠ NG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN

CHƯƠ NG 2: NHẬP VĂN BẢN THÔ

CHƯƠ NG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

CHƯƠ NG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG

CHƯƠ NG 5: IN VĂN BẢN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHƯƠ NG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN

§1.1 Khởi Động Winword

Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi trường Windows:

Cách 1: \Start\Program Files\Microsoft Office\ Microsoft Word 

Cách 2: \Start\Run\ (viết vào WinWord rồi 

Cách 3: Bấm nút trái chuột vào biểu tượng W trên thanh Shortcut bar.

Cách 4: Bấm đúp chuột trái vào biểu tượng (Icon) Microsoft Word

Cách 5: Mở Window Explorer (hoặc nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng

My Computer); chọn ổ đĩa và thư mục làm việc; nhắp đúp chuột trái vào File văn bản Word cần sửa.

Và một số cách khác.

§1.2 Giao Diện

Sau khi khởi động, màn hình soạn thảo văn bản có dạng như hình trong

trang sau:

§ 1.2: (Tiếp theo)

Hình 1.2.1 Giao diện màn hình soạn thảo văn bản của Windword

§ 1.3: (Tiếp theo)

§1.3 Các Thanh Công Cụ (Tool bars)

1.3.1 Thanh thực đơn ( Menu)

Để thực hiện các chức năng chính (Menu) hay chức năng con (PopUp),

hãy nhấn tổ hợp phím Alt+phím được gạch chân trong chức năng)!

File: Bao gồm các chức năng về tập tin như: Tạo mới văn bản ( New

Document); Mở file đã có sẵn để xem / sửa / In (Open); Ghi file lên đĩa (Save); Ghi văn bản với tên khác (Save As); Thiết lập khổ giấy, trang in, lề …(Page Setup); In văn bản (Print)…

Edit: Bao gồm các chức năng để soạn thảo văn bản như: Xóa phần văn

bản đã được đánh dấu: Cut (Ctrl-X); Chép văn bản vào bộ đệm:

Copy (Ctrl-C); Chép từ bộ đệm ra văn bản: Paste (Ctrl-V); Tìm kiếm dãy chữ : Find (Ctrl-F); Tìm và thay thế các chữ thành chữ khác:

Replace (Ctrl-H) …

View: Gồm các chức năng xem văn bản: hiện/tắt thanh công cụ

(ToolBars); Phần đầu và cuối mỗi trang (Header & Footer) …

§ 1.3: (Tiếp theo)

Insert: Chèn thêm các đối tượng vào văn bản như: chèn ký hiệu

( Symbol ); chèn hình ảnh ( Picture ); chèn chữ kiểu ( WordArt ); Bảng ( Table ); đánh số trang ( Page Number) …

Format: Định dạng văn bản, như: Đặt Font chữ (Font); điều chỉnh các

đoạn (Paragraph); đánh số hay ký hiệu đề mục (Bullets & Numbering); Chia cột (Columns); định mốc (Tabs); đổi chữ to/nhỏ (Change Case); viền chữ (Border & Shading) …

Tools: Các công cụ hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (Spelling &

Grammar); thiết lập một số thông số hệ thống (Options) …

Table: Các chức năng về bảng trong văn bản, bao gồm: Thêm bảng, cột,

dòng (Insert Table / row / column); Xóa cột / dòng (Delete row / column); Gộp cột (Merge Cells)…

1.3.2 Thanh chuẩn ( Standard) bao gồm các nút chức năng để thực hiện

nhanh một chức năng mà không cần thông qua hệ thống Menu, như tạo mới văn bản; mở file văn bản đã có; Ghi văn bản lên đĩa, In văn bản, và các nút chức năng soạn thảo khác …

§ 1.3: (Tiếp theo)

1.3.3 Thanh định dạng ( Formatting ): Bao gồm các nút chức năng định

dạng văn bản như: đặt Font chữ; kích thước chữ (Size); kiểu chữ (Style); căn lề (Alignment); đánh số đề mục các đoạn (Bullets & Numbering);

1.3.4 Thanh công cụ vẽ hình ( Drawing): Bao gồm các nút chức năng cho

phép chèn hình ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (WordArt), hộp văn bản (Text box), hình chữ nhật, đoạn thẳng, hình bầu dục (Oval), hoặc các hình vẽ khác (Autoshapes),

Và một số thanh công cụ khác,

Để hiển thị hoặc tắt thanh công cụ, hãy bấm chuột vào chức năng View,

chọn mục Toolbars rồi đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ tương ứng.

Trong số các thanh công cụ kể trên, thanh Menu luôn luôn được hiển thị,

không cho phép tắt Tuy nhiên, có thể thay đổi hệ thống Menu thông qua chức năng \View\Toolbars\Customize.

CHƯƠ NG 2: NHẬP VĂN BẢN THÔ

§2.1 Bộ Gõ Tiếng Việt ( Keyboard Program )

Để nhập được văn bản có dấu tiếng Việt (nói riêng) hay văn bản có ký tự

không phải latin (nói chung – như tiếng Nga, tiếng Trung hoặc Ả

rập .) thì phải có một chương trinh thường trú trong nhớ RAM

thực hiện việc nhận các cặp phím gõ vào và chuyển đổi thành (cặp)

ký tự tương ứng Ví dụ, nếu gõ vào A và số 1 thì có thể đổi thành cặp

ký tự Á (mã VNI for WIN) và với Font chữ thích hợp (VNI-Times) sẽ hiển thị thành chữ Á.

2.1.1 Một số bảng mã ký tự thông dụng:

Mỗi ký tự (character) được mã hóa bằng một con số cụ thể, số đó gọi là

mã ký tự Ví dụ, chữ A có mã là 65, B-66, C-67 Bảng quy ước mã

số của các ký tự được gọi là bảng mã ký tự Có nhiều quy ước mã khác nhau nên có nhiều bảng mã khác nhau Bảng quy ước mã như trên của Microsoft được gọi là bảng mã ASCII (American Standard Codes for International Interchanges) Bảng mã phục vụ cho việc biểu diễn và lưu trữ văn bản.

2.1 Bộ gõ tiếng Việt : (Tiếp theo)

Chữ cái tiếng Việt có nhiều bảng mã khác nhau Một số bảng mã thông

dụng cho tiếng Việt là:

VNI for DOS : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes.

ABC hay TCVN3 : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes.

VNI for WIN : Các ký tự tiếng Việt có dấu chiếm 2 bytes.

UNICODE : Mỗi ký tự chiếm 2 bytes.

2.1.2 Chương trình gõ dấu tiếng Việt VKNT.EXE:

Thông thường chương trình này được đặt trong thư mục \Program

Files\VietKey2000 của ổ đĩa cài đặt hệ điều hành Cho phép gõ dấu tiếng Việt theo 2 cách khác nhau (TELEX và VNI) và chọn lựa 1 trong nhiều bảng mã lưu trữ khác nhau, đồng thời có công cụ hỗ trợ cho phép chuyển đổi văn bản từ 1 bảng mã sang 1 bảng mã bất kỳ khác Muốn gõ được văn bản tiếng Việt cần nạp chương trình này vào bộ nhớ bởi thao tác:

\ Start \ Run (gõ vào \Program Files\VietKey2000\VKNT) rồi OK.

Và, chọn cách gõ dấu (VNI / TELEX) và bảng mã lưu trữ.

(Hướng dẫn sử dụng chương trình VietKey)!

2.2 Hệ thống Font ch ữ: (Tiếp theo)

§2.2 Hệ Thống Font Chữ.

Font là cách hiển thị ký tự trên màn hình hay giấy in Với mỗi bảng mã

thì phải có các Font chữ để hiển thị tương ứng.

Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for DOS có tên bằng tiếng

Việt như: Halong, ThanhHoa, VinhAn hoặc VNI-DOS Sample Font

v.v

Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for Windows có tên bắt

đầu bằng chữ “VNI-” Ví dụ, VNI-Times, VNI-Duff, VNI_Fato

Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã ABC hay TCVN3 có tên bắt

đầu bằng 3 ký tự “.VN” Ví dụ, .VNTime, VNTimeH, VNArial

Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã UNICODE là các Font hệ

thống như Arial, Microsoft Sans Serif, Times New Roman

§2.3 Cách Bỏ Dấu Tiếng Việt.

1 Kiểu gõ TELEX: dùng chữ cái làm dấu cho nguyên âm:

S – sắc F – huyền R – hỏi X – Ngã J – Nặng AA – Â AW – Ă,

2.3 Cách bỏ dấu tiếng Việt : (Tiếp theo)

Ví dụ, Gõ dòng chữ:

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Theo kiểu TELEX là:

Coongj Hoaf Xax Hooij Chur Nghiax Vieetj Nam

DDoocj laapj – Twj do – Hanhj phucs

2 Kiểu gõ VNI: Dùng số làm dấu:

1 – Sắc 2 – Huyền 3- Hỏi 4 – Ngã 5 – Nặng 6 – dấu nón chữ Â, Ê, Ô 7

– dấu móc chữ ơ và ư 8 – dấu chữ Ă 9 – dấu gạch ngang chữ Đ.

Ví dụ, Gõ dòng chữ:

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Theo kiểu VNI là:

Co65ng Hoa2 Xa4 Ho65i Chu3 Nghi4a Vie65t Nam

D9o65c la65p – Tu75 do – Ha5nh phu1c

Hãy chọn các gõ TELEX hay VNI phù hợp với thói quen của mình.

2.4 Nguyên tắc nhập vă n bản : (Tiếp theo)

§2.4 Một Số Nguyên Tắc Nhập Văn Bản.

Nhập văn bản từ đầu đến cuối 1 cách bình thường (Ví dụ 1 )

Không dùng khoảng trắng ở đầu dòng cũng như để định cột, Nếu

có dạng cột thì dùng 1 phím tab

§2.5 Một Số Thao Tác Cơ Bản.

1 Đánh dấu chọn văn bản (Mark hoặc Select text; quen gọi là “bôi đen”) :

Cách 1 (bằng mouse): Nhanh nhưng đôi khi khó kiểm soát.

Bấm mouse vào vị trí đầu (hoặc cuối) của phần văn bản muốn chọn

Bấm + giữ + kéo (Drag) mouse cho tới vị trí cuối (hoặc đầu tương ứng)

của phần văn bản muốn chọn

Cách 2: (bằng phím): Chậm nhưng chắc chắn.

Đặt con trỏ màn hình (cursor) vào vị trí đầu (hay cuối) phần văn bản

Nhấn và giữ phím Shift, đồng thời sử dụng phím mũi tên     để bôi

đen phần văn bản muốn chọn.

2 Chép vào bộ đệm ( Copy to clipboard): \Edit\Copy hoặc Ctrl-C

Hoặc bấm vào nút này

CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

§3.1 Định Dạng 1 Phần Văn Bản (đã được bôi đen).

3.1.1 Đặt Font / Size / Style / Màu chữ / Màu nền:

Cách 1: Bằng Menu: \ Format \ Font \ Font

Cách 2: Dùng phím nóng ( Hot key):

Ctrl-] : Tăng kích thước chữ Ctrl-[ : Giảm kích thước chữ Ctrl-B : In đậm (Bold) Ctrl-I : In nghiêng (Italic) Ctrl-U : Gạch chân(Underline) Ctrl-+ : In chỉ số (Subscript) Ctrl-Shift + : In phần mũ (Superscript) Ví dụ, H 2 O, M 3 …

3.1 2 Đổi chữ hoa / chữ thường / chữ hoa đầu từ / đầu câu:

Cách 1: Bằng Menu: \ Format \ Change case \

Cách 2: Dùng phím nóng: Shift-F3 đến khi đạt loại chữ mong muốn.

3.1 3 Đặt vị trí và khoảng cách giữa các chữ cho 1 phần văn bản:

\ Format \ Font \ Character Spacing \

 Chọn Position để đặt vị trí in văn bản Có 3 vị trí:

Normal – Bình thường Raised – Cao lên Lowered – Thấp xuống

3.1.3 : (Tiếp theo)

 Chọn Spacing để đặt khoảng cách giữa các chữ Có 3 giá trị:

Normal – Bình thường Expanded – Giãn ra Condensed – Nén lại.

Trong cả 2 trường hợp vị trí và khoảng cách cần cho biết số điểm cần cao

thêm hay thấp xuống và tỷ lệ giãn hay ép chữ bởi mục BY.

3.1.4 Đóng khung phần văn bản đã bôi đen:

\ Format \ Borders & Shading \

 Chọn Borders để tạo viền cho phần văn bản đã chọn.

 Chọn Shading để tạo bóng cho phần văn bản đã chọn.

 Chọn Page Borders để đặt viền cho cả trang văn bản.

§3.2 Định Dạng Cho Các Đoạn Văn Bản.

Đoạn (Paragraph) bao gồm nhiều câu và được kết thúc bởi dấu xuống

dòng.

3.2.1 Đặt vị trí bắt đầu các dòng văn bản của (các) đoạn:

Mũi tên trái phía trên của thước kẻ dùng để đặt vị trí bắt đầu của dòng

đầu tiên trong (các) đoạn Mũi tên trái phía dưới để đặt vị trí bắt đầu cho các đòng tiếp theo.

3.2.1 : (Tiếp theo)

Mũi tên dưới phía phải của thước kẻ dùng để đặt vị trí cuối của mỗi dòng

trong (các) đoạn

Như vậy, chiều dài của các dòng có thể dài hoặc ngắn hơn dòng mặc định

được đặt bởi các lề cho cả trang.

3.2.2 Căn lề cho văn bản của (các) đoạn ( Alignment ):

Dùng phím nóng: Ctrl-L: viết thẳng lề trái Ctrl-R: Viết thẳng lề phải.

Ctrl-E: Viết vào giữa dòng Ctrl-J: Làm thẳng lề 2 bên.

3.2.3 Đặt khoảng cách giữa các đoạn và giữa các dòng trong đoạn:

\ Format \ Paragraph \

Before: Số chấm điểm giãn theo chiều cao trước mỗi đoạn

After: Số chấm điểm giãn theo chiều cao sau mỗi đoạn.

Line Spacing: tỷ lệ giãn dòng trong (các) đoạn.

3.2.4 Chia (các) đoạn thành các cột: (Ví dụ 3.)

\ Format \ Columns \ Cho biết số cột cần chia và đánh dấu vào mục “Line

between” nếu muốn có dòng kẻ chi giữa các cột.

3.2.5 : (Tiếp theo)

3.2.5 In chữ đầu đoạn trên nhiều dòng (Drop Cap):

\ Format \ Drop Caps \ Cho biết số dòng cần in và OK.

3.2.6 Đặt các mốc định cột (Tabs):

\ Format \ Tabs \ (xác định vị trí định cột – Position, loại định cột – Style;

và cách lấp đầy ký tự trước dấu định cột - Leaders)

3.2.7 Đánh số hoặc đặt ký hiệu đầu (mỗi) đoạn (Bullets & Numbering):

\ Format \ Bullets & Numbering \

Chọn Numbered để đánh số thứ tự đề mục và tiểu đề mục.

Chọn Bulleted để đánh ký hiệu cho các đoạn.

3.2.8 Sao chép định dạng ( Format Painter )

- Bôi đen 1 phần văn bản đã được định dạng.

- Bấm mouse vào nút chức năng có hình cây chổi vẽ.

- Bôi “chổi” lên phần văn bản cần định dạng.

(*) Để chép định dạng cho nhiều phần văn bản thì nhắp đúp chuột vào cây

chổi vẽ.

CHƯƠ NG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG

§4.1 Chèn ký hiệu / ký tự đặc biệt (Symbol)

Ký hiệu (symbol) là các ký tự có cách hiển thị (Font) đặc biệt Các ký

hiệu khoa học có tên Font là Symbol Các ký hiệu được thể hiện bằng hình ảnh là các Font chữ như Webbdings hay Wingdings.

Thao tác chèn ký hiệu:

\ Insert \ Symbol.

Chọn Font chữ thích hợp Chọn 1 ký tự rồi nhấn nút Insert Thao tác này

có thể được lặp lại nhiều lần cho đến khi nhấn nút Close.

§4.2 Chèn bảng (Table)

\ Table \ Insert \ Table.

Xác định số cột và số dòng của bảng Một số thao tác với bảng:

Tab: Chuyển sang ô tiếp theo Shift Tab : Chuyển về ô trước.

 : Chuyển về ô trước.  : Về ô sau

 : Chuyển lên ô trên  : Xuống ô dưới

\ Table \ Insert \ Rows: Thêm dòng. \ Table \ Insert \ Columns: Thêm cột

\ Table \ Delete \ Rows: Xóa dòng. \ Table \ Delete \ Columns: Xóa cột

4.3 Chèn ảnh : (Tiếp theo)

§4.3 Chèn hình ảnh (Picture)

\ Insert \ Picture \ ClipArt

Chọn lĩnh vực ảnh (Categoria), chọn ảnh rồi nhấn nút Insert ClipArt.

Cách định dạng cho ảnh: Đường viền (Color and Lines) Độ sáng

(Brightness) Độ tương phản (Contrast) Bố cục ảnh (Layout).

§4.4 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

\ Insert \ Picture \ WordArt

Chọn kiểu WordArt (WordArt style) \ Viết vào văn bản (có chọn Font và

kích thước chữ).

§4.5 Chèn hình vẽ (Drawing)

Chọn công cụ để vẽ hình trên thanh công cụ Drawing Xác định vị trí và

kích thước hình vẽ trên văn bản Các công cụ vẽ hình trong mục

AutoShapes dùng để vẽ các hình có góc cạnh khác nhau.

Mục Draw chứa các thao tác sắp xếp và biến đổi hình vẽ (xoay / lật hình,

gộp hình…) Để thêm văn bản vào hình, hãy nhp chuột phải vào

hình (có góc cạnh) rồi chọn mục Add text.

§4.6 Chèn các đối tượng khác (Object)

CH ƯƠNG 5: IN VĂN BẢN

§5.1 In toàn bộ văn bản.

§5.2 In một số trang trong văn bản.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình tin học ứng dụng, Trường ĐHKHXH & NV

2 Microsoft Word 2000

3 Microsoft Excel 2000