Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 2 - Lê Hữu Hùng

Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 2 Microsoft word cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: Môi trường làm việc, các thao tác cơ bản, soạn thảo văn bản, các thao tác soạn thảo cơ bản, thao tác trên khối văn bản, định dạng văn bản, chèn đối tượng vào văn bản,...

CHƯƠNG II MICROSOFT WORD

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH

1

GIỚI THIỆU

SOẠN THẢO VĂN BẢN

MICROSOFT WORD

II Soạn thảo văn bản

1 Các thao tác soạn thảo cơ bản

2 Thao tác trên khối văn bản

I.1 Khởi động microsoft word

 Cách 1: kích đúp lên biểu tượng ms

word trên nền desktop

 Cách 2: click start /all

programs/microsoft office/microsoft word 2010

 Cách 3: click nút start gõ vào hộp

thoại search programs and files :

Giao diện chính của microsoft word 2010

5

I.2 Các thao tác căn bản trong word 2010

• Tạo mới một file word: ctrl + n

• Lưu file word: Ctrl + s

• Mở một file word đã có: ctrl + o

– Có thể cùng lúc mở nhiều file bằng cách giữ phím ctrl hoặc shift và click vào các file cần mở

• Đóng cửa sổ word : ctrl + f4 hoặc ctrl + w

• Đóng file và thoát khỏi word: alt + f4

I.2 các thao tác cơ bản (tt)

Hình 1.

I.2.1 Trình bày trang in trong word

- Thiết lập các thông số cho trang in tại thẻ page layout có các thông số mặc định sẵn cho trang in

- Hoặc click vào hình mũi tên dưới thẻ layout để tuỳ chỉnh trang in theo yêu cầu bằng của sổ page setup

- Chọn tab file trên menu ribbon  Chọn print như hình minh hoạ sau:

9

I.2.1 thao tác cơ bản tt

Portrait orientation Hướng giấy in

Custom page side Khổ giấy in

Custom Margins: Thiết lập lề in

1 page per sheet: số lượng trang in trên 1 tờ giấy in

I.2.Các thao tác cơ bản(tt)

I.2.2 Tạo header/footer cho trang in

- Từ menu ribbon, tab insert chọn header & footer group

- Chọn header hoặc footer để tiến hành nhập t/tin

11

II.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản.

1.1 Nhập văn bản

– Khái niệm cơ bản:

• Character (ký tự) : Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng

• Word (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng

• Line (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng.

• Paragragh (đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter.

• Page (trang): Kích thước 1 trang được xác định trong Page setup

• Section (Phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định

– Không nên dùng phím space để canh lề cho văn bản

13

2.1 Chọn khối văn bản

– Cách 1: đưa con trỏ chuột đến vị trí đầu của

văn bản, giữ chuột và kéo chuột qua phải, trái, lên, xuống để chọn khối văn bản

– Cách 2: giữ phím shift +

Sau đây là một số tổ hợp phím tắt dùng để chọn khối và di chuyển con trỏ chuột trên văn bản.

2 Thao tác trên khối văn bản

2.1 Chọn khối văn bản (tt)

15

2.1 Chọn khối văn bản (tt)

Các phím xoá trong văn bản

2.1 Chọn khối văn bản (tt)

17

2.1 Chọn bỏ khối văn bản

Sau khi chọn khối văn bản muốn bỏ chọn khối chỉ cần click chuột trái vào một vùng bất kỳ nào trên văn bản Hoặc dùng các phím di chuyển con nháy bất kỳ

2.2 Sao chép & Di chuyển khối văn bản

19

2.3&4 Thao tác xoá khối và Undo /Repeat

Undo Typing

Repeat Typing

2.3 Định dạng trên khối văn bản

Nguyên tắc chung có 2 cách là:

• Định dạng trước, nhập văn bản sau

• Nhập văn bản trước định dạng sau Đối với cách 2, khối văn bản được chọn rồi thực hiện định dạng

21

3 Định dạng trên khối văn bản

3.1 Trình bày Font chữ

• B1: Chọn khối văn bản cần định dạng

• B2: Chọn tab Home trên Menu Ribbon chọn group Font và chọn các chức năng định dạng tương ứng

Biểu tượng Tên gọi Ý Nghĩa

Box chọn font và kích

cỡ font Cho phép định dạng lại kiểu font chữ và cỡ chữ cho đoạn văn bản cần định dạng Bold Định dạng in đậm cho đoạn văn bản

Italic Định dạng in nghiêng cho đoạn văn bản

UnderLine Tạo đường gạch chân qua văn bản Strikethrough Tạo đường gạch ngang qua chữ Subscript

Superscript Định dạng chỉ số dưới dòng như H Định dạng chỉ số trên như x 3 2 0

Grow Font Shrink Font Tăng độ lớn cho chữ Giảm độ lớn cho chữ

23

Biểu tượng Tên gọi Ý Nghĩa

Change Case Chuyển đổi các loại chữ Hoa,

thường Text Highlight

Color Tô mầu đánh dấu cho dòng văn bản Text Effect Tạo hiệu ứng cho chữ

Clear Formating Xoá mọi định dạng cho văn bản đã

được sử dụng Font Color Định dạng mầu font chữ trong văn

3.2 Chuyển đổi dạng ký tự (Shift + f3)

Chọn khối văn bản  vào thẻ

- Capitalize Each Word: Chữ

hoa đầu của mỗi từ

- Toggle case: Chữ thường đầu

một câu

25

3.1 font tt

• Các chức năng khác nằm trong hộp thoại Font dùng phím tắt Ctrl + D để mở hộp thoại hoặc click vào mũi tên nhỏ của group Font

Thẻ Advanced:

 Thẻ Effects

- Superscipt: cho định dạng kiểu H 2 O

- Subscipt: cho định dạng chữ kiểu M 3

NHỎ

LỚN

 Thẻ Preview : cho xem trước các định dạng 27

3.3 Chèn các ký tự đặc biệt

Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm

câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ

họa mà không có sẵn trên bàn phím

3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph)

Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter.

 Khái niệm về thước (ruler) và các công cụ của thước:

 First Line Indent: Cho phép thụt vào/ra đầu dòng đoạn văn bản ra vào so với các dòng còn lại

Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt

31

3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt

3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt

 Tab Indent and Spacing: Canh lề cho đoạn văn bản

Spacing: khoảng cách giữa

các dòng và các đoạn văn bản

• Before: Khoảng cách so

với đoạn văn bản trên nó

• After: khoảng cách so với

đoạn văn bản dưới nó

• Line Spacing: chỉnh

khoảng cách giữa các đoạn văn bản

33

3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt

 Tab Line and Page Break: thiết lập các thuộc tính ngắt đoạn

 Window/Orphan Control: Cho phép /

không cho phép đoạn văn bị lẻ một dòng ở trang trước hoặc trang sau

 Keep with Next: Cho phép / không

cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản

và đoạn kế tiếp cả hai đoạn cùng nằm trong một trang

 keep Line Together: Cho phép /

không cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản

 Page Break Before: Cho phép /

không cho phép chèn dấu ngắt trang

34

3.5 Bullet and NumBering

1 Bullet: Trình bày theo

dạng liệt kê, đầu mỗi

3.6 Tạo chữ rớt dòng (Drop cap)

Chức năng Drop Cap dùng để tạo một ký tự chữ hoa có kích thước lớn ở đầu mỗi đoạn văn bản

Insert tab -> text group -> Drop Cap

3.7 Chia cột (Columns)

 Page layout tab -> page setup group -> columns

 Chức năng này cho phép ta chia đoạn văn bản thành nhiều cột có khoảng cách bằng hoặc khác nhau

 Có hai cách thực hiện chia cột

 Soạn thảo văn bản xong mới chia cột

 Chia cột trước khi soạn thảo

Lưu ý: Trong 1 văn bản

37

3.8 Borders and Sharding

• Chức năng cho

phép định dạng

đường viền khung

và tô màu nền

cho đoạn văn bản

• Page layout tab

background group

-> page borders

3.8 Borders and Sharding

39

3.9 Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản Tab giúp định dạng các điểm dừng giúp di chuyển con nháy nhanh sang phải khi nhấn phím tab thay vì dùng phím spacing (khoảng trắng - tốc độ chậm và không định dạng được như yêu cầu)

4 Chèn các đối tượng vào văn bản

4.1 Chèn Hình ảnh

 Chèn hình ảnh (Picture)

 Chèn ClipArt

 Chèn đối tượng Sharpes

4.2 Chèn WordArt & Text Box, chart

 Chèn WordArt vào văn bản

• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

• Đặt con trỏ vào nơi bạn

muốn chèn hình minh họa

hay hình ảnh

4.4 Chèn đồ thị & công thức toán học

 Chèn đối tượng đồ thị: insert tab -> illustrations group -> chart

Lưu ý: Nên đặt công thức toán học trong text box

để dễ dàng định dạng và di chuyển trong văn

4.5 Table

Bảng là kiểu trình bày dữ liệu theo dạng cột (Columns), hàng (rows)

Tab insert -> Tables group -> Table

 Tạo một bảng tính trong word

4.6 Chèn ghi chú vào văn bản

Tab review -> comments group -> comment

• Chèn 1 ghi chú vào văn bản

• Xoá một chú thích trong văn bản

• Hiệu chỉnh nội dung chú thích

4.7 Footnote & endnote

Tab references -> footnotes group -> insert FootNote/EndNote

• Tạo một FootNote & EndNote

• Hiệu chỉnh nội dung chú thích

47

4.8 Bookmark, hyperlink và Cross & Reference

Tab insert -> links group -> bookmark/ hyperlink

- BookMark: đánh dấu điểm nào đó trên văn bản, mục đích di chuyển nhanh đến vị trí được đánh dấu.

- HyperLink: Tạo siêu liên kết giữa các Bookmark, đoạn văn bản, file, website nhanh chóng

 Cách tạo BookMark

 Cách tạo HyperLink

 Cách tạo Cross-references.

Template là một tập tin khuôn mẫu sẵn các định dạng và có phần đôi mở rộng là Dotx

Chúng ta có thể sử dụng các Template có sẵn hoặc tự tạo ra các Template theo ý thích

 Sử dụng các Template của bộ office

 Tạo một Template của riêng mình

5 Template

49

5.1 Style

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều đoạn văn bản

có cùng một kiểu định dạng Nếu định dạng lần lượt như vậy

sẽ mất thời gian và không chính xác, Word 2010 giúp đơn giản tình huống trên bằng Sytle

- Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể gán được bằng phím nóng

- Style đặt biệt cần thiết khi soạn các tài liệu có nhiều mục, nhiều chương và nhiều loại đoạn văn bản khác nhau

 Cách tạo Style

 Gán Style

 Hiệu chỉnh Style

5.2 Tạo bảng mục lục (index table)

Để tạo mục lục cần tạo Style trước

Tab References -> Group table of Contents -> Table of Contents

• Show page Number: Hiển thị số trang

• Tab Leader: Kiểu Tab từ tên thư mục đến số trang

• Formats: kiểu định dạng

• Show Levels: số cấp xuất hiện trong mục lục

• Chọn Options -> Table of Contents Options:

 Available Styles: Danh sách các Styles tồn tại

 TOC level: chỉ định cấp xuất hiện của styles

• Click OK để hoàn tất

51

6 Mail Merge (trộn thư)

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source

Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

7.1 Auto Text

- Là chức năng chèn văn bản tự động

- Bước 1: chọn khối văn bản thường dùng-> Tab insert -> quick Parts -> Auto text -> Hộp thoại general -> Save selection to auto gallery -> Create new building blocks -> Nhập ký tự đại diện vào ô name -> Ok để hoàn tất

- Bước 2: đánh ký tự đại diện đã tạo tại vị trí muốn chèn và nhấn F3 -> Đoạn văn bản

53

7.2 Auto correct

• là chức năng sửa lỗi chính tả tự động

• Tab File -> option -> Proofing

8.1 Đếm Từ (word count)

• Chức năng thống kê các thông tin về ký tự,

từ, Paragragh, số trang trên một tệp tài liệu.

• Tab review -> proofing

-> word count

8.2 Bảo vệ tài liệu

- Bước 1: Mở tập tin cần bảo vệ

- Bước 2: chọn Bạn nhấp vào biểu tượng tab File  chọn Info  Click Protect Document

- Click Encrypt with Password > nhấp OK Xác nhận lại password > nhấn OK

- Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào Click OK

55

8.3 Làm việc với Macro

Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hoàn thành trong một bước

1 Tạo Macros

2 Khai báo các thành phần của Macros

8.4 Tìm kiếm và thay thế (find & replace)

Tab home -> Editing group -> find/replace

1 Khởi động chức năng tìm kiếm (Ctrl +H)

2 Thiết lập các thông tin tìm kiếm

3 Thay thế các từ mới cho các từ tìm kiếm theo yêu

cầu (Ctrl +G)

57

9 Định dạng trang in

1.Tab Margins:

Các thông số lề cho trang in:

 Top, bottom, Left, Right: lề trang in

 Gutter: khoảng cách lề để đóng gáy

 Header/Footer: khoảng cách từ biên

trang giấy đến header/Footer

 Mirror margins: in /không in ở chế độ hai

mặt giấy

9 Đinh dạng tang in tt

2.Tab Paper: Thông số kích thước trang in

• Orientation: hướng trang in

• Apply: Chọn phạm vi in

3.Tab layout: dùng định dạng đối với in hai mặt trang giấy nội dung và cách trình bày header/Footer ở trang chẵn và lẻ sẽ khác nhau

59

9 Đinh dạng trang in tt

In tài liệu trong Word

Tab File Print: chứa các tuỳ chọn về in và xem trước trang in

 Print: Lệnh in

 Copies: chọn số bản in

 Printer : chọn tên máy in tương ứng đã

được cài đặt trong Windows

 Pages: chọn lựa trang cần in bằng cách

gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch

Kết thúc chương II

Thank You !

61