Bài giảng Nhập môn hệ thống thông tin - Bài 1: Giới thiệu hệ thống thông tin

Bài 1 giới thiệu về hệ thống thông tin. Sau khi học xong bài này người học có thể hiểu được: Các khái niệm về thông tin, khái niệm về mô hình và hệ thống, hệ thống thông tin là gì? hệ thống thông tin trong kinh doanh, phát triển hệ thống, tại sao phải học hệ thống thông tin.

Bài 1 : Giới thiệu hệ thống thông tin

 Các khái niệm về thông tin

 Khái niệm về mô hình và hệ thống

1- Hệ thống thông tin (Information System)

Hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử dùng thu nhận, quản lý, phổ biến thông tin và cung cấp cơ chế phản

hồi nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó

Hằng ngày chúng ta tiếp xúc và làm việc với các hệ thống

thông tin cá nhân hoặc chuyên nghiệp Chúng ta sử dụng

hệ thống chi đổi tiền tự động ATM ở các ngân hàng, quầy tính tiền ở siêu thị sử dụng hệ thống mã vạch và máy quét, chúng ta truy cập thông tin trên Internet hay nhận thông tin từ các trạm thông qua các màn hình cảm ứng (touch

screen) Trên 500 công ty công nghệ thông tin vượt qua

mức 1 tỉ USD/ năm

1- Hệ thống thông tin (Information System)

Trong tương lai, chúng ta còn lệ thuộc vào hệ thống thông tin nhiều hơn nửa Một ví dụ là hãng General

Motors đã hợp sức với hãng Fidelity Investments để tạo ra hệ thống cho phép người dùng nhận được thông tin về đầu tư và mua bán chứng khoán ngay trên xe hơi bằng cách dùng giọng nói

Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức nầy vào công việc làm sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp Cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu, và xã hội có chất lượng cuộc sống cao

hơn

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

Máy tính và hệ thống thông tin liên tục thay đổi

cách thức tổ chức điều khiển kinh doanh.

Máy tính giúp rút ngắn thời gian xử lý, đạt được kết quả cao, lợi nhuận cao.

Ngày nay, chúng ta đang sống trong nền kinh tế

thông tin Thông tin tự bản thân nó cũng có giá trị,

và các thương vụ thường trao đổi thông tin nhiều

hơn là trao đổi hàng hoá cụ thể

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

Hệ thống đặt nền tảng trên máy tính, càng ngày máy tính

càng được dùng nhiều hơn để tạo ra, lưu trữ, và truyền

thông tin để đặt nguyên liệu và phân phối hàng hoá mà

trước đây chưa bao giờ nhanh đến như vậy Máy tính và hệ thống thông tin sẽ còn tiếp tục thay đổi xã hội , công cuộc kinh doanh, và cuộc sống của chúng ta

1- Hệ thống thông tin - Vai trò của máy tính

Chương nầy phác hoạ các nét để hiểu được máy tính, hệ thống thông tin, cũng như mức độ quan trọng của việc học

hệ thống thông tin Các hiểu biết nầy giúp ta áp dụng đúng các khái niệm về hệ thống thông tin

Thông tin là khái niệm trung tâm của giáo trình nầy Để là nhà quản lý hiệu quả trong mọi lĩnh vực kinh doanh , bạn cần biết rằng thông tin là một trong những nguồn có giá trị

và quan trọng của tổ chức

Nhưng coi chừng, thông tin thường hay bị nhầm với dữ

liệu

Bảng liệt kê một số kiểu dữ liệu thường được dùng

Dữ liệu Thể hiện dưới hình thức

2 Dữ liệu và thông tin

 Thông tin

• Khi các sự việc được tổ chức, sắp xếp lại theo một cách đặc biệt

nào đó để có nghĩa, các sự việc nầy trở thành thông tin.

• Thông tin là tập hợp các sự việc được tổ chức theo cách sao cho

có giá trị tăng thêm ngoài giá trị bản thân của sự việc.

• Ví dụ như một nhà quản lý có thể có thông tin về số lượng hàng bán ra theo một cách sắp xếp riêng để phục vụ cho việc quản lý của mình, khác với thông tin bán hàng từ bộ phận kinh doanh

• Cung cấp thông tin cho khách hàng cũng giúp cho công ty tăng tổng thu nhập và lợi nhuận

2 Dữ liệu và thông tin

 Kiểu của thông tin được tạo ra tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu sẵn có Thêm dữ liệu mới vào, hoặc thay đổi dữ liệu khác có nghĩa là phải xác định lại các mối quan

hệ và tạo ra thông tin mới

 Biến đổi dữ liệu thành ra thông tin là một tiến trình, hoặc là một tập hợp các công tác luận lý có liên quan nhau để đạt được kết quả nào đó

2 Dữ liệu và thông tin

• Trong một số trường hợp, dữ liệu được tổ chức, xử lý bằng thủ công hoặc tính nhẫm Trong một số trường hợp khác cần sử dụng máy tính Điều quan trọng không nằm ở xuất xứ của dữ liệu, hay dữ liệu được xử lý theo cách nào,

mà nằm ở chỗ kết quả có giá trị và có hữu dụng hay không

• Tiến trình xử lý dữ liệu

Dữ liệu

Xử lý (áp dụng các kiến thức bằng cách chọn lựa,tổ chức, và

vận dụng)

Thông tin

là nguồn thông tin đáng tin cậy.

Đơn giản

(Simple)

Thông tin phải đơn giản, không được phức tạp thái quá Thông tin đưa đến quá nhiều và phức tạp làm cho người ra quyết định bị rối trí vì không thể xác định nguồn tin nào thật sự quan trọng.

Đúng lúc

(Timely)

Thông tin phải đượïc cung cấp đúng thời điểm cần thiết Ví dụ thông tin

dự báo thời tiết trong tuần rồi không giúp ích cho người nông dân quyết định ngày mai có phơi lúa hay không.

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

• Nếu thông tin của cơ quan không chính xác hoặc không đầy

đủ, người quản lý có thể đưa ra các quyết định không thích hợp, gây thiệt hại cá nhân và tổ chức hàng nghìn, thậm chí hàng triệu đồng.

• Sự sụp đổ của công ty kinh doanh năng lượng Enron vào

năm 2001 là hậu quả của việc báo cáo thông tin sai và kế

toán không chính xác, khiến cho các chủ đầu tư phán đoán sai tình trạng tài chính thực sự của công ty và công ty phải chịu tổn thất lớn về nhân sự

• Các thông tin cung cấp không thích hợp với tình huống,

hoặc không đúng thời điểm, hay quá phức tạp, khó hiểu sẽ không có giá trị đối với tổ chức

3- Đặc trưng của thông tin có giá trị

• Thông tin hữu dụng có thể rất khác nhau về giá trị đối với

mỗi thuộc tính kể trên.

• Ví dụ đối với dữ liệu về thị trường tri thức, người ta có thể chấp nhận một mức độ kém chính xác, và không đầy đủ,

nhưng chủ yếu là phải kịp lúc Thị trường tri thức có thể báo động cho ta là đối thủ của ta sắp có một đợt giảm giá lớn

Chi tiết chính xác và thời điểm giảm giá có thể không quan trọng bằng vạch ra kế hoạch để đối phó Độ chính xác, tính kiểm chứng được và mức độ hoàn chỉnh là các đặc tính phải

có của dữ liệu được dùng trong kế toán của một công ty như

là quỉ tiền mặt, hàng tồn kho, và thiết bị

3- Trị giá của thông tin

• Ví dụ : Lắp mới hệ thống đặt hàng qua máy tính

• Tiêu tốn : 30.000 $

• Tăng doanh số : 50.000 $

• Giá trị gia tăng do hệ thống mới làm ra :

50.000 – 30.000 = 20.000 $

4- Hệ thống và khái niệm mô hình

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác với nhau để đạt được mục tiêu của tổ chức Chính các phần tử nầy và mối quan hệ giữa các phần tử xác định cách thức làm việc của hệ thống

Hệ thống phải gồm đầu vào (input), cơ chế xử lý

(processing mechanisms), đầu ra (output), và phản hồi

(feedback)

Ví dụ: Hệ thống rửa xe tự động

Đầu vào : Xe dơ, nước, chất tẩy rửa,năng lượng, tay

nghề, kiến thức, thời gian

Đầu ra : Xe sạch, bóng

Hồi tiếp : Giá cả, sự hài lòng của khách hàng

4- Hệ thống và khái niệm mô hình

Cách tổ chức, sắp xếp các phần tử trong hệ thống được gọi là cấu hình (configuration)

Rất giống với dữ liệu, mối liên hệ giữa các phần tử trong hệ thống được xác định thông qua tri thức

Trong hầu hết các trường hợp, nắm được mục tiêu hay đầu ra của hệ thống là bước đầu để xác định cấu hình của các phần tử

4- Hệ thống và khái niệm mô hình - Kiểu hệ thống

Kiểu hệ thống (system types)

Có rất nhiều kích cỡ hệ thống như : đơn giản (simple), hay phức tạp (complex), mở (open), hay đóng (close), bền

(stable), hay động (dynamic), có khả năng thích ứng

(adaptive) không khả năng thích ứng (nonadaptive), thường trực (permanent) hay tạm thời (temporary)

Đóng Không tương tác với môi trường

Động Chịu sự thay đổi nhanh và đều đặn theo thời gian

Thích ứng Có thể đáp ứng với sự thay đổi của môi trường

Không thích ứng Không thể đáp ứng với sự thay đổi của môi trường

Thường trực Hiện hữu trong khoảng thời gian tương đối lâu

Tạm thời Chỉ hiện hữu trong khoảng thời gian tương đối ngắn

Bảng đặc trưng của hệ thống

4 Xếp loại tổ chức theo kiểu hệ thống

Hầu hết các công ty đều có thể định rõ nhờ vào bảng đặc trưng

Ví dụ

 Công ty giúp việc nhà lau chùi công sở sau giờ làm việc là một

hệ thống bền, vì đây là công việc tương đối đều đặn.

 Công ty sản xuất máy tính thành đạt là một kiểu mẫu phức tạp,

và động bởi vì công ty vận hành trong môi trường thay đổi.

 Công ty thuộc loại không thích ứng thì công ty nầy khó mà tồn tại lâu

Một số các công ty máy tính trước đây như Osborne Computer là một trong những công ty đầu tiên sản xuất máy tính xách tay, hay VisiCorp là công ty đầu tiên sáng tạo ra chương trình bảng tính (spreadsheet) đã không nhanh chóng thích ứng kịp với thị trường máy tính và phần mềm Kết quả là các công ty nầy không còn tồn tại Công ty IBM ngược lại, phát minh ra các máy tính lớn, và sản xuất đủ các hạng loại máy tính, các phần mềm và cung cấp các dịch vụ nên đã tồn tại được

5- Hiệu suất hệ thống và chuẩn

Người ta có thể đo hiệu suất của hệ thống bằng nhiều cách

khác nhau

Hiệu suất (efficiency) được tính bằng cách lấy lượng sản

xuất ra chia cho lượng tiêu thụ Hiệu suất nằm trong khoảng

từ 0 đến 100 phần trăm

Ví dụ hiệu suất của một động cơ bằng năng lượng do động cơ tạo

ra chia cho năng lượng do động cơ tiêu thụ (năng lượng nầy có thể là điện , hay là nhiên liệu), hiệu suất của động cơ thường dưới 50%

Hiệu suất được dùng để so sánh các hệ thống

Ví dụ máy xăng có hiệu suất cao hơn máy hơi nước, bởi vì cùng năng lượng đưa vào, máy xăng tạo ra năng lượng đầu ra

5- Hiệu suất hệ thống và chuẩn

Hiệu lực (effectiveness)

Là thước đo giới hạn mà hệ thống đạt được mục tiêu Hiệu lực

tính được bằng cách lấy mục tiêu đạt được thực sự chia cho tổng

Đánh giá hiệu suất của hệ thống còn cần phải dùng đến tiêu

chuẩn hiệu suất (performance standards)

Mô hình hoá hệ thống (Modeling a system)

Thế giới thực rất phức tạp và biến động, vì vậy nếu muốn thể nghiệm các mối quan hệ khác nhau và tác động của các mối quan hệ nầy, chúng ta dùng mô hình hệ thống đã được đơn giản hoá, thay vì sử dụng hệ thống thực

Mô hình là một sự trừu tượng hoá hoặc là sự xấp xỉ được dùng để thể thiện thực tại Mô hình giúp chúng ta có thêm

sự hiểu biết về các tình huống của thế giới thực

Mô hình hoá hệ thống- Các kiểu mô hình

Có rất nhiều kiểu mô hình khác nhau Một số kiểu chính

như : narrative (mô hình kiểu tường thuật), physical (mô

hình vật lý), schematic (mô hình kiểu sơ đồ), và

mathematical (sơ đồ toán học)

bằng lời nói, văn mô tả, báo cáo, tư liệu, đàm luận

hoặc xây dựng nên

vẽ, sơ đồ, tranh minh hoạ, hình ảnh

giải quyết mô hình toán vượt trội hơn các phương tiện khác

Mô hình hoá hệ thống- Các kiểu mô hình

Khi phát triển bất cứ mô hình nào thì độ chính xác cũng giữ vai trò then chốt Một mô hình không chính xác

thường dẫn đến việc giải quyết vấn đề không chính xác.

Hầu hết các mô hình đều có một số giả định, điều quan trọng là các giả định nầy càng sát thực tế chừng nào

càng tốt chừng ấy

Người dùng mô hình có tiềm năng (potential users) phải

có kiến thức về các giả định trong mô hình đang được phát triển.

6 - Hệ thống thông tin là gì ?

Hệ thống thông tin là một dạng đặc biệt của hệ thống,

hệ thống thông tin có thể được định nghĩa theo nhiều

cách Như đã nói ở trên, hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tương tác chặt chẽ với nhau, dùng thu nhận, quản lý, phổ biến thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó

Phản hồi

Hệ thống thông tin Nhập (Đầu vào)

Trong hệ thống thông tin, nhập là hoạt động thu nhận dữ

liệu thô (raw data) Trong hoạt động trả lương của một xí nghiệp, trước khi tính toán và in được bảng lương thì số

ngày (hoặc giờ) làm việc của công nhân phải được ghi nhận

Có nhiều hình thức đầu vào, Ví dụ trong một hệ thống

thông tin dùng để phục vụ cho việc trả lương, phiếu chấm công của công nhân sẽ là dữ liệu nhập ban đầu Trong hệ

thống điện thoại khẩn cấp (113 chẳng hạn), số gọi đến có thể xem như là dữ liệu đầu vào, trong hoạt động tiếp thị, các giải đáp thắc mắc cho khách hàng cũng được xem là một

trong những dữ liệu đầu vào

Hệ thống thông tin Xử lý

Trong hệ thống thông tin, xử lý là biến đổi dữ liệu để có

sánh và các hoạt động khác, rồi lưu trữ để dùng về sau Xử

lý dữ liệu để có được thông tin hủu ích là hoạt động mang tính quyết định của doanh nghiệp

Người ta có thể xử lý thủ công hay xử lý với sự trợ giúp của máy tính

Ví dụ như khi tính lương, tiền lương phải được qua các

bước xử lý như lấy tiền lương một giờ nhân với số giờ làm việc,

Hệ thống thông tin Đầu ra

Trong hệ thống thông tin, đầu ra là thông tin hữu dụng, thông

thường là dưới dạng tư liệu hay báo cáo

Đầu ra có thể là bảng lương, báo cáo cho nhà quản lý, thông tin cung cấp cho người mua cổ phiếu, ngân hàng, cơ quan nhà nước

… Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống nầy có thể trở thành đầu vào của hệ thống khác

Ví dụ đầu ra của hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được dùng

để làm đầu vào của hệ thống quảng cáo Thông thường, đầu ra của một hệ thống được dùng làm đầu vào để điều khiển hệ thống hoặc thiết bị khác.

Đầu ra có thể được tạo ra theo nhiều cách Trên máy tính, màn hình hoặc máy in là các thiết bị đầu ra chính Ta cũng có thể tạo

ra đầu ra bằng thủ công như viết tay một báo cáo, hoặc tư liệu.

Hệ thống thông tin Phản hồi

Trong hệ thống thông tin, phản hồi là dữ liệu đầu ra được

dùng để làm thay đổi các hoạt động đầu vào hoặc hoạt động

xử lý

Ví dụ lỗi và các sự cố rất cần để điều chỉnh dữ liệu nhập vào

và thay đổi tiến trình xử lý

Trong ví dụ về trả lương Nếu số giờ làm việc trong tuần là

40 giờ, nhưng dữ liệu nhập lầm là 400 giờ Hệ thống thông tin đã giới hạn số giờ làm việc trong tuần nằm trong khoảng

0 đến 100 giờ, và đưa ra thông báo lỗi Như vậy hệ thống

phản hồi đã được dùng để kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu

nhập, trong trường hợp nầy là giờ công

HTTT thủ công và HTTT máy tính

Thông tin phản hồi cũng rất quan trọng đối với nhà quản lý

và người phải ra quyết định

Ví dụ doanh nghiệp dùng hệ thống thông tin để nắm được

số lượng tồn kho của các mặt hàng, từ đó biết được mặt

hàng nào đang bán chạy và đặt hàng trước với nhà cung cấp

để tránh thiếu hụt Các đơn đặt hàng nầy trở thành dữ liệu đầu vào của hệ thống Nhờ vào hệ thống máy tính, người ta

có thể dự báo được các sự cố trong tương lai để ngăn chặn trước

Hệ thống thông tin Nhân sự và Thủ tục

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất trong tất các các hệ thống

thông tin dùng máy tính Nhân sự của một hệ thống thông tin bao gồm tất cả những người quản lý, chạy chương trình, bảo trì hệ thống Người dùng là bất kỳ người nào dùng hệ thống thông tin để có được kết quả Người dùng bao gồm

người làm tài chính, người tiếp thị, người điều khiển hãng sản xuất,… Một số người quản lý hệ thống cũng là người

dùng

Thủ tục bao gồm vạch chiến lược, chính sách, phương thức và

các nguyên tắc sử dụng hệ thống thông tin dùng máy tính

(CBIS)

Hệ thống thông tin Thủ công và máy tính

Hệ thống thông tin có thể dùng thủ công hoặc máy tính

Dùng thủ công

Ví dụ như các nhà phân tích đầu tư vẽ bằng tay các đồ thị và

đường dẫn hướng (trend line) để giúp ra các quyết định về đầu

tư Theo dõi dữ liệu giá cổ phiếu ở vài tháng hoặc năm cuối, sau

đó vẽ đồ thị ra giấy kẻ ô (graph paper) để dự đoán được sự hoạt động của giá cổ phiếu trong vài ngày hoặc tuần tới Một số nhà đầu tư đã kiếm được hàng triệu USD nhờ vào hệ thống thông tin chứng khoán thủ công

Một số hệ thống thông tin lúc bắt đầu là hệ thống thủ công, sau

đó trở thành hệ thống thông tin sử dụng máy tính, ví dụ như cách sắp xếp thứ tự thư tín của bưu điện