Bài giảng Giới thiệu cơ sở dữ liệu và Microsoft Access - ĐH Mở TP.Hồ Chí Minh

Bài giảng Giới thiệu cơ sở dữ liệu và Microsoft Access - ĐH Mở TP.Hồ Chí Minh nhằm cung cấp cho người đọc những kiến thức về khái niệm CSDL và hệ quản trị CSDL. Giới thiệu tổng quát về hệ điều hành Microsoft Access, các bước thiết kế một CSDL và các cách tạo một CSDL với MS.Access.

GI Ớ I THI Ệ U

C ơ S ở D ữ Li ệ u và Microsoft Access

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 3

N ộ i dung

I Khái ni ệ m v ề CSDL và h ệ qu ả n tr ị CSDL

II Gi ớ i thi ệ u Microsoft Access

III Các b ướ c thi ế t k ế m ộ t CSDL

IV T ạ o m ộ t CSDL v ớ i MS.Access

I Khái ni ệ m

• C
s  d  li  u (database) là t ậ p h ợ p thông tin

liên quan v ề m ộ t ch ủ ñề hay m ụ c ñ ích.

• Ví d ụ :

– thông tin v ề khách hàng, v ề các ñơ n ñặ t hàng c ủ a

khách hàng, thông tin v ề các s ả n ph ẩ m trong ñơ n ñặ t hàng…

– thông tin v ề sinh viên, v ề môn h ọ c, th ờ i khóa bi ể u

ñă ng ký m ỗ i h ọ c k ỳ , ñ i ể m thi…

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 5

I Khái ni ệ m

• Thông tin trong CSDL ñượ c l ư u trong các

tables M ỗ i table g ồ m nhi ề u hàng ( records ) và

c ộ t ( fields ).

• Ví d ụ :

– table l ư u thông tin khách hàng g ồ m các fields h ọ tên ,

ñị a ch ỉ , s ố ñiệ n tho ạ i, s ố fax , email

– table l ư u thông tin s ả n ph ẩ m g ồ m các fields tên s ả n

ph ẩ m, quy cách, ñơn gi á

• Các tables trong CSDL có quan h  v ớ i nhau.

I Khái ni ệ m

fields

records

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 7

I Khái ni ệ m

• H  qu  n tr  CSDL (database management

system) là ph ầ n m ề m dùng ñể lưu trữ và qu ả n lý các CSDL.

• Ví d ụ : FoxPro, Access, Oracle, SQL Server…

II Gi ớ i thi ệ u Microsoft Access

• Là m ộ t h ệ qu ả n tr ị CSDL.

• Access l ư u CSDL trong m ộ t file.

• CSDL Access có các ñố i t ượ ng (objects) sau:

– Tables : l ư u tr ữ d ữ li ệ u

– Queries : tìm và l ấ y các d ữ li ệ u theo yêu c ầ u

– Forms : xem, thêm, thay ñổ i d ữ li ệ u trong các tables

– Reports : phân tích ho ặ c in d ữ li ệ u ra gi ấ y

– Macros

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 9

Tables và relationships

Queries

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 11

Forms

Reports

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 13

II.2 M ở CSDL

2 Ch ọ n tên CSDL

và click Open

1 Click More

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 15

II.3 M ở Table

2 Double click tên table

1 Click Tables

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 17

• B ướ c 3: Xác ñị nh các tables c ầ n có trong CSDL

• B ướ c 4: Xác ñị nh m ỗ i table g ồ m có nh ữ ng fields nào

III.1 Các b ướ c th ự c hi ệ n

• B ướ c 5: Nh ậ n d ạ ng field có giá tr ị duy nh ấ t trong

m ỗ i record, g ọ i là khóa chính (primary key)

• B ướ c 6: Xác ñị nh m ố i quan h ệ (relationship)

gi ữ a các tables

• B ướ c 7: Tinh ch ế thi ế t k ế

• B ướ c 8: Nh ậ p d ữ li ệ u và t ạ o các ñố i t ượ ng khác trong CSDL

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 19

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 21

T ạ o CSDL dùng Database Wizard

1 Click New trên toolbar

2 Trong khung New File, m ụ c Templates, click

On my computer

3 Click Databases, click icon c ủ a lo ạ i CSDL c ầ n

t ạ o và click OK

4 Trong h ộ p tho ạ i File New Database, ch ỉ ñị nh

tên và ñườ ng d ẫ n c ủ a CSDL và click Create

5 Theo các ch ỉ d ẫ n c ủ a Database Wizard

T ạ o CSDL tr ố ng

1 Kh ở i ñộ ng MS Access và click New trên toolbar

2 Trong khung New File, m ụ c New, click Blank

Database

3 Trong h ộ p tho ạ i File New Database:

• ch ọ n ổ ñĩ a và thư mụ c l ư u CSDL

• ñặ t tên file (tên CSDL)

• click Create C ử a s ổ Database xu ấ t hi ệ n

• L ư u ý: ch ỉ t ạ o CSDL m ộ t l ầ n

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 23

T ạ o CSDL tr ố ng

T ạ o CSDL tr ố ng

ñặt tên file (tên CSDL)

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 25

Th ự c hành

• T ạ o CSDL tr ố ng, ñặ t tên là BanHang

• T ạ o CSDL tr ố ng, ñặ t tên là DKMH

Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 27

Compact và Repair file Access

1 ð óng file CSDL hi ệ n th ờ i

2 Trong menu Tools, ch ọ n Database Utilities,

và click Compact and Repair Database

3 Trong h ộ p tho ạ i Database to Compact From,

ch ọ n file c ầ n s ử a ch ữ a và click Compact

4 Trong h ộ p tho ạ i Compact Database Into,

ch ọ n v ị trí lưu file ñ ã ñượ c s ử a ch ữ a

5 Click Save

T ạ o và thay ñổ i thi ế t k ế c ủ a tables

T ạ o và ñiề u ch ỉ nh quan h ệ gi ữ a các tables

M ụ c tiêu

• Khái ni ệ m table (b ả ng), record (m ẫ u tin), field

(tr ườ ng) và các properties (thu ộ c tính) c ủ a field, primary key (khóa chính), ki ể u d ữ li ệ u c ủ a field (data type)

• Cách t ạ o table và t ạ o m ố i quan h ệ gi ữ a các

table (relationship)

• Cách nh ậ p d ữ li ệ u vào các table

Tables Slide 3

N ộ i dung

I T ạ o table

II Thay ñổ i thi ế t k ế table

III.T ạ o quan h ệ gi ữ a các tables

IV.Nh ậ p và ñiề u ch ỉ nh d ữ li ệ u

I.1 Khái ni ệ m v ề Table

record

field

Tables Slide 7

I.1 Khái ni ệ m v ề Table

• Có th ể t ạ o table b ằ ng cách:

– dùng Wizard: l ự a ch ọ n các m ẫ u table thi ế t k ế s ẳ n

– t ạ o trong c ử a s ổ Table Design : ñị nh ngh ĩ a field và

ki ể u d ữ li ệ u

– t ạ o trong c ử a s ổ Datasheet: nh ậ p d ữ li ệ u, Access s ẽ

t ạ o c ấ u trúc table d ự a trên d ữ li ệ u nh ậ p

I.2 Table Design View

• Click Create table in Design view ho ặ c nút

New trong c ử a s ổ Database (ph ầ n Tables)

Tables Slide 9

I.2 Table Design View

ðị nh ngh ĩ a các field: Tên, Ki ể u d ữ li ệ u

Thu ộ c tính c ủ a field

I.3 Thêm field

1 Gõ vào tên field

Tables Slide 13

Ki ể u d ữ li ệ u c ủ a field

• AutoNumber

– Dùng cho các s ố duy nh ấ t (t ă ng 1) ho ặ c các s ố ng ẫ u nhiên ñượ c t ự ñộ ng chèn vào khi thêm record

– 4 bytes

• Date/Time

– Dùng cho ngày gi ờ

– 8 bytes

– Dùng cho các ñố i t ượ ng OLE (tài li ệ u Microsoft

Word, b ả ng tính Microsoft Excel, hình ả nh, âm thanh – 1 gigabyte (gi ớ i h ạ n b ở i kho ả ng tr ố ng trên ñĩ a)

Tables Slide 15

Ki ể u d ữ li ệ u c ủ a field

• Lookup Wizard

– T ạ o field cho phép ch ọ n giá tr ị t ừ table khác

– Cùng kích th ướ c v ớ i field khóa t ươ ng ứ ng.

Tables Slide 17

Thu ộ c tính c ủ a field

• M ộ t s ố thu ộ c tính:

– Field Size: Text và Number

– Format: Quy ñị nh d ạ ng d ữ li ệ u ñượ c trình bày

– Caption: Tên khác v ớ i tên c ủ a field

– Validation Rule: Bi ể u th ứ c ki ể m tra d ữ li ệ u có h ợ p l ệ

I.4 Ch ọ n khóa chính (primary key)

• Khóa chính: m ộ t ho ặ c nhi ề u fields có giá tr ị duy

nh ấ t dùng ñể nh ậ n d ạ ng t ừ ng record trong table

– Không có giá tr ị trùng nhau

– Không ñượ c tr ố ng

• Ví d ụ :

– mã s ố sinh viên, mã khách hàng, mã s ả n ph ẩ m, mã hóa ñơ n…

• Khóa chính có th ể là 1 field ho ặ c nhi ề u field

Tables Slide 19

I.4 Ch ọ n khóa chính (primary key)

• Cách ñặ t khóa chính:

1 Ch ọ n field ho ặ c nhi ề u field (click Ctrl)

2 Click nút Primary Key trên thanh công c ụ ho ặ c

click menu Edit, ch ọ n Primary Key

– G ỡ b ỏ khóa chính: l ặ p l ạ i các b ướ c trên

I.5 L ư u table

• Click nút Save ho ặ c click menu File, ch ọ n Save.

Tables Slide 21

II Thay ñổ i thi ế t k ế c ủ a table

• Các thao tác thay ñổ i thi ế t k ế ñượ c th ự c hi ệ n

trong Table Design View

• Click ch ọ n tên table trong c ử a s ổ Database và

click nút Design trên thanh công c ụ

– thêm ho ặ c Xóa field

– thay ñổ i th ứ t ự c ủ a field trong table

– thay ñổ i tên field và ki ể u d ữ li ệ u c ủ a field

– thay ñổ i kích th ướ c c ủ a field

– thay ñổ i ho ặ c Xóa khóa chính

III T ạ o quan h ệ gi ữ a các tables

3 Xem và ñiề u ch ỉ nh quan h ệ

• thay ñổ i / xóa m ố i quan h ệ

– quan h ệ gi ữ a table KhachHang và table HoaDon

– quan h ệ gi ữ a table NhaCungCap và table SanPham

III.1 Các lo ạ i quan h ệ

Tables Slide 25

III.1 Các lo ạ i quan h ệ

– quan h ệ gi ữ a table HoaDon và table SanPham:

• 1 hóa ñơ n có nhi ề u s ả n ph ẩ m

• 1 s ả n ph ẩ m có trong nhi ề u hóa ñơ n

Tables Slide 27

III.1 Các lo ạ i quan h ệ

• Cách t ạ o quan h ệ nhi ề u – nhi ề u:

– T ạ o table th ứ 3 – table “trung gian” , g ọ i là Table C.

– Table C có khóa chính là t ổ h ợ p khóa c ủ a Table A

và Table B

• Ví d ụ :

– table HoaDon: table A, khóa chính: MaHD

– table SanPham: table B, khóa chính: MaSP

– table ChiTietHD: table C, khóa chính: MaHD+MaSP

– field phía 1 là khóa chính (primary key)

– field phía nhi ề u là khóa ngo ạ i (foreign key)

• L ư u ý:

– ð óng t ấ t c ả các tables ñ ang m ở

– Nh ấ n phím F11 ñể chuy ể n sang c ử a s ổ Database

III.2 T ạ o quan h ệ

• Các b ướ c t ạ o quan h ệ

1 Click Relationships trên toolbar

2 N ế u tr ướ c ñ ó chưa tạ o quan h ệ thì h ộ p tho ạ i Show Table xu ấ t hi ệ n

Tables Slide 31

III.2 T ạ o quan h ệ

3 Double-click vào tên c ủ a các tables và ñ óng h ộ p

tho ạ i Show Table l ạ i.

N ế u mu ố n thêm table vào mà h ộ p tho ạ i Show Table

ch ư a xu ấ t hi ệ n thì click Show Table trên toolbar.

4 Kéo field c ầ n quan h ệ t ừ table này sang table kia

H ộ p tho ạ i Edit Relationship xu ấ t hi ệ n – ð ánh d ấ u ch ọ n Enforce Referential Integrity

5 Click nút Create ñể hoàn t ấ t.

III.2 T ạ o quan h ệ

III.2 T ạ o quan h ệ

Tables Slide 35

III.3 Xem và ñiề u ch ỉ nh quan h ệ

• Các thao tác trong c ử a s ổ Relationships:

• Xem t ấ t c ả các quan h ệ :

• click nút Show All Relationships

• Xóa tables trong c ử a s ổ (không xóa m ố i quan h ệ ):

• click table và nh ấ n Del

• click nút Clear Layout ñể xóa t ấ t c ả

• Thêm table:

• click nút Show Table

III.3 Xem và hi ệ u ch ỉ nh quan h ệ

• ð i ề u ch ỉ nh quan h ệ

2 N ế u không th ấ y quan h ệ c ầ n ñ i ề u ch ỉ nh thì click

3 Double-click vào quan h ệ ho ặ c click nút ph ả i, ch ọ n

Edit Relationship

4 Th ự c hi ệ n các thay ñổ i trong h ộ p tho ạ i và click Edit Relationship OK.

Tables Slide 37

III.3 Xem và hi ệ u ch ỉ nh quan h ệ

• Xóa quan h ệ

– Click ch ọ n ñườ ng liên k ế t và nh ấ n phím Del ho ặ c

– Click ch ọ n ñườ ng liên k ế t, click nút ph ả i và click

• N ế u ñ ã t ạ o “input mask” cho field thì quy ñị nh v ề

d ữ li ệ u c ủ a field (mask) s ẽ xu ấ t hi ệ n khi nh ậ p

li ệ u cho field

IV.2 Quy cách nh ậ p li ệ u

• Access cung c ấ p các công c ụ giúp thao tác

nh ậ p li ệ u hi ệ u qu ả và chính xác, ví d ụ input

mask và lookup field

• Input Mask là m ộ t thu ộ c tính c ủ a field, trình bày

m ộ t khuôn d ạ ng ñể nh ậ p li ệ u cho field

• Ví d ụ

LL000 2 ký t ự ñầ u là ch ữ , 4 ký t ự ti ế p theo là s ố

>L<???? Ký t ự ñầ u là ch ữ in, 4 ký t ự sau là ch ữ

th ườ ng

Tables Slide 41

IV.2 Quy cách nh ậ p li ệ u

• Lookup field hi ể n th ị danh sách các giá tr ị ñể

ch ọ n, các giá tr ị này ñượ c l ấ y t ừ table ho ặ c

query khác

– Ví d ụ field MaNV trong table HOADON lookup t ừ

table NHANVIEN

IV.2 Quy cách nh ậ p li ệ u

• T ạ o Lookup Field

1 Ch ọ n ki ể u d ữ li ệ u c ủ a field MaNV là Lookup Wizard

2 Trong h ộ p tho ạ i Lookup Wizard, ch ọ n “I want the

lookup column to look up the values in table or query” Click Next.

3 Ch ọ n table có field c ầ n l ấ y giá tr ị là table NHANVIEN

Click Next.

4 Double-click field MaNV và TenNV Click Next.

5 ð ánh d ấ u ch ọ n “Hide key column” Click Finish.

Tables Slide 43

IV.2 Quy cách nh ậ p li ệ u

IV.3 Thay ñổ i c ử a s ổ Datasheet

Các lo ạ i queries và Cách t ạ o queries

N ộ i dung

I Khái ni ệ m

II Select Query

III Parameter Query

IV Crosstab Query

V Action Query

I.1 Query là gì?

• Query là công c ụ cho phép ñặ t các câu h ỏ i v ớ i

d ữ li ệ u trong database Sau khi th ự c hi ệ n query,

d ữ li ệ u th ỏ a yêu c ầ u ñượ c rút ra và t ậ p h ợ p vào

Queries Slide 6

I.1 Query là gì?

I.2 Các kh ả năng củ a query

• Xem, thay ñổ i, và phân tích d ữ li ệ u theo nhi ề u cách khác nhau

• L ấ y d ữ li ệ u t ừ m ộ t ho ặ c nhi ề u tables trong

database, l ự a ch ọ n fields và records c ầ n thi ế t

Select Query

• Query Ch ọ n

• Là lo ạ i query thông d ụ ng nh ấ t, dùng ñể :

– L ấ y d ữ li ệ u t ừ m ộ t ho ặ c nhi ề u table d ự a vào các ñ i ề u

ki ệ n (criteria) và trình bày d ữ li ệ u theo th ứ t ự mà ta

mu ố n.

– Nhóm các record và tính t ổ ng c ộ ng, ñế m, tính trung bình và các lo ạ i phép tính khác.

Queries Slide 10

Select Query

Parameter Query

• Là query khi th ự c hi ệ n s ẽ xu ấ t hi ệ n h ộ p tho ạ i

nh ắ c ta nh ậ p vào ñ i ề u ki ệ n ñể ch ọ n d ữ li ệ u.

Queries Slide 12

Crosstab Query

• Crosstab query dùng ñể tính toán và s ắ p x ế p d ữ

li ệ u ñể ta d ễ dàng phân tích.

• Crosstab queries tính t ổ ng (sum), trung bình

(average), ñế m (count) d ữ li ệ u, d ữ li ệ u ñượ c

nhóm theo c ộ t và hàng.

Crosstab Query

SQL Query

• M ộ t SQL query là query ñượ c t ạ o b ằ ng câu l ệ nh SQL (SELECT, UPDATE, DELETE…) và các

m ệ nh ñề (WHERE, ORDER BY…).

• Khi t ạ o m ộ t query ở c ử a s ổ Design, Access s ẽ

t ạ o m ộ t câu l ệ nh SQL t ươ ng ứ ng ở h ậ u tr ườ ng

Có th ể xem câu l ệ nh SQL ở c ử a s ổ SQL

(SQL View).

• Ví d ụ :

1.4 Xem thi ế t k ế c ủ a query

• Có th ể xem query trong c ử a s ổ Datasheet ho ặ c Design

– Datasheet: trình bày d ữ li ệ u k ế t qu ả sau khi th ự c

hi ệ n query – Design: xem c ấ u trúc c ủ a query Có th ể thay ñổ i

ho ặ c t ạ o query m ớ i trong c ử a s ổ Design – SQL: xem câu l ệ nh SQL

Queries Slide 18

1.4 Xem thi ế t k ế c ủ a query

• ðể xem thi ế t k ế c ủ a m ộ t query:

1 Click ch ọ n tên query

2 Click Design trên toolbar c ủ a c ử a s ổ Database

1.4 Xem thi ế t k ế c ủ a query

• Th ự c hi ệ n Select Query ho ặ c Crosstab Query

1 Trong c ử a s ổ Database, click Queries trong khung

Objects.

2 Click vào tên query c ầ n th ự c hi ệ n.

3 Click Open trên toolbar c ủ a c ử a s ổ Database.

1.5 Th ự c hi ệ n query

• Th ự c hi ệ n Action Query

1 M ở query trong c ử a s ổ Design.

2 Click nút View ñể xem các record (s ẽ b ị ả nh h ưở ng

II.1 T ạ o Select Query

• Có th ể t ạ o m ộ t query b ằ ng cách dùng wizard

ho ặ c t ạ o ở ch ế ñộ Design.

• Ở ch ế ñộ Design, ta ch ỉ ñị nh d ữ li ệ u s ẽ hi ể n th ị

b ằ ng cách thêm các tables hay queries có ch ứ a

d ữ li ệ u ñ ó vào c ử a s ổ thi ế t k ế query (Design

View), và sau ñ ó kéo rê các field vào trong l ướ i thi ế t k ế

Queries Slide 24

II.1 T ạ o Select Query

1 Trong c ử a s ổ Database, click Queries trong

khung Objects, click New trên toolbar ho ặ c

Create Query in Design View.

2 Trong h ộ p tho ạ i New Query, click Design

View, click OK.

3 Trong h ộ p tho ạ i Show Table, click ch ọ n table.

II.1 T ạ o Select Query

4 Double-click tên c ủ a table c ầ n ñư a vào query,

Queries Slide 26

B2 Click Design View Click OK

Queries Slide 28

B3 và B4 Double click tên table

B5 Kéo rê field vào l ướ i thi ế t k ế

Queries Slide 30

Design View

Datasheet View

II.2 ðiề u ki ệ n ch ọ n d ữ li ệ u

• Là m ộ t bi ể u th ứ c ñị nh ngh ĩ a ñ i ề u ki ệ n mà các records ñượ c ch ọ n ph ả i th ỏ a mãn

• Ví d ụ xem các s ả n ph ẩ m thu ộ c lo ạ i th ự c ph ẩ m

và gia v ị

– Giá tr ị ngày: ñặ t gi ữ a hai d ấ u #

– Giá tr ị chu ỗ i: ñặ t gi ữ a hai d ấ u nháy ñ ôi

– Giá tr ị h ằ ng: True, False, Null

– Tên field: ñặ t gi ữ a hai d ấ u [ và ]

Queries Slide 34

• Ví d ụ xem các hóa ñơ n tr ướ c tháng 3

II.2 ðiề u ki ệ n ch ọ n d ữ li ệ u

Ví d ụ ñiề u ki ệ n ch ọ n d ữ li ệ u

• Các giá tr ị không b ằ ng (Not)

• Các giá tr ị trong m ộ t danh sách (In)

Trong field TenNV, các nhân viên có tên không

b ắ t ñầ u b ằ ng ch ữ “T”

Not T*

Trong field MaNV, các nhân viên có mã không

ph ả i là H001 Not “H001"

Queries Slide 38

Ví d ụ ñiề u ki ệ n ch ọ n d ữ li ệ u

• Các giá tr ị chu ỗ i (text)

Trong field TenNV, nhân viên có tên t ừ “A” ñế n “D” Like “[A-D]*”

Trong field TenNV, nhân viên có tên b ắ t ñầ u b ằ ng “S” Like “S*”

Trong field MaNV, nhân viên có mã là H001.

“H001”

K ế t qu ả

Bi ể u th ứ c