Bài giảng Tin học đại cương: Phần 4 - ThS. Thái Kim Phụng

Bài giảng Tin học đại cương - Phần 4 giới thiệu về Microsoft Excel 2010. Chương này trình bày những nội dung cơ bản sau: Tổng quan về MS Excel 2010, hàm và công thức, định dạng dữ liệu và bảng tính, cơ sở dữ liệu. Mời các bạn cùng tham khảo.

Trang 1

Tin học đại cương

ThS Thái Kim Phụng

Hệ thống thông tin kinh doanh

Email: phungthk@ueh.edu.vn Website: mis.ueh.edu.vn/blog/phungthk

Trang 2

PHẦN 4 MICROSOFT EXCEL 2010

Trang 3

Chương 1: Tổng quan về MS Excel 2010

• Giới thiệu MS Excel 2010

• Các khái niệm cơ bản

• Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

• Địa chỉ tham chiếu

Trang 4

Giới thiệu Excel 2010

• Excel phần mềm tạo bảng tính điện tử được sử dụng rộng rãi trong công tác văn phòng và quản l{

• Chức năng chính của bảng tính là thực hiện các tính toán

• Bảng tính còn được sử dụng để thao tác trên các dữ liệu – tổ chức lưu trữ dữ liệu và phân tích dữ liệu theo yêu cầu của người sử dụng

• Bảng tính còn có các công cụ đồ họa để biểu diễn dữ liệu dưới dạng các đồ thị

Trang 5

• Khởi động Excel:

– Start  All Programs  Microsoft Office 

Microsoft Excel 2010

Trang 6

• Thoát Excel:

– Cách 1: Lệnh File  Exit

– Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4

– Cách 3: Nhấp vào nút Close

– Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trái

trên của cửa sổ

Trang 7

Các khái niệm cơ bản

Workbook

Sheet: trang bảng tính (255)

Column: cột (A,B,…XFD:

214=16.384)

Row: dòng (1,2,…,220)

cell: ô (C7) Địa chỉ ô hiện hành Nội dung ô hiện hành

Trang 8

• Các thao tác cơ bản với workbook

– Tạo mới workbook

– Mở workbook đang có

– Lưu workbook

– Đóng workbook

Trang 9

• Các thao tác cơ bản với worksheet

– Thêm sheet

– Xóa sheet

– Di chuyển, sao chép sheet

– Đổi tên sheet

– Ẩn / hiện sheet

– Đổi màu tab sheet

Trang 10

Nhập liệu và chỉnh sửa

• Các kiểu dữ liệu

– Văn bản (Text): canh trái ô Dữ liệu bắt đầu hoặc

bên trong dữ liệu là k{ tự chữ, dấu gạch dưới ( _ ), khoảng trắng

– Số (Number): canh phải ô Dữ liệu toàn là các k{ số

(0, 1, , 9), không có khoảng trắng ở giữa các k{

số, có thể bắt đầu là dấu dương (+), dấu âm (-), dấu chấm thập phân (.), dấu phần trăm (ví dụ 5% nghĩa

là 0.05), chữ E (ví dụ 3E+5 nghĩa là 3*105 )

Trang 11

– Kiểu ngày giờ (date/time): thật chất là kiểu số, lấy

mốc từ 1/1/1900 00:00:00

– Luận lý (Logic): canh giữa ô, có hai giá trị là TRUE

và FALSE, có thể là kết quả của công thức Dữ liệu kiểu luận l{ cũng có giá trị số tương ứng: TRUE là 1

và FALSE là 0

Trang 12

– Kiểu Công thức/biểu thức (Formula): bắt đầu là

dấu bằng (=), rồi đến biểu thức gồm các hàm,

toán tử và các số liệu Các số liệu có thể là số liệu

cụ thể, địa chỉ ô, địa chỉ vùng trong một bảng hoặc nhiều bảng Kết quả của công thức sẽ là 1 trong 5 kiểu dữ liệu nói trên

Trang 15

Địa chỉ tham chiếu

Trang 16

• Địa chỉ tham chiếu tương đối (relative references): có dạng

<cột><dòng>, chẳng hạn B2 Khi sao chép công thức, Excel sẽ tự

điều chỉnh địa chỉ tham chiếu trong công thức tùy thuộc vào vị trí nguồn và vị trí đích

• Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối (absolute references): dạng

$<cột>$<dòng> Khi sao chép công thức, địa chỉ tham chiếu này

không thay đổi

• Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp (mixed cell referencing): có 2 dạng:

– Tham chiếu hỗn hợp cố định cột: dạng $<cột><dòng> như

Trang 18

Tham chiếu giữa các sheet và book

Địa chỉ tham chiếu của ô hiện hành tuân theo qui tắc:

*TênBook+TênSheet!ĐịaChỉThamChiếu

Ví dụ:

[Book1.xlsx]Sheet2!A3: ô A3 thuộc Sheet2 của

Book1.xlsx (Book1.xlsx đang mở)

Địa chỉ tham chiếu

Trang 20

Đặt tên cho ô/vùng:

• Cách 2: Dùng hộp thoại

– Chọn Formulas  Defined

Names  Define Name, xuất

hiện hộp thoại New Name

• Name: gõ tên vào

• Scope: chọn phạm vi của tên:

Workbook hay sheet nào đó

• Comment: chú giải

• Refers to: chọn ô/ vùng mà

tên này tham chiếu đến

Tên Ô/Vùng

Trang 21

Đặt tên cho ô/vùng:

• Cách 3: định nghĩa tên từ tên cột hay dữ liệu

của cột đầu tiên trong bảng

– Chọn cả bảng dữ liệu Chọn Formulas 

Defined Names  Create from Selection

• Top row: vùng cột dữ liệu của cột nào sẽ

có tên là tên cột đó

• Left column: vùng hàng dữ liệu của hàng

nào sẽ có tên là dữ liệu của cột đầu tiên của hàng đó

• Tương tự cho Bottom row và Right

colum

Tên Ô/Vùng

Trang 22

Quản lý tên ô/vùng:

• Chọn lệnh Formulas  Defined Names  Name Manager,

xuất hiện hộp thoại Name Manager

Tên Ô/Vùng

Trang 23

Chương 2: Hàm và công thức

• Các thông báo lỗi

• Các hàm thông dụng

– Hàm chuỗi (Text)

– Hàm ngày, giờ (Date & Time)

– Hàm toán học và lượng giác học (Math & Trig) – Hàm thống kê (Statistical)

– Hàm dò tìm (Lookup & Reference)

– Hàm luận lý (Logical)

– Hàm thông tin (Information)

– Hàm tài chính (Financial)

Trang 24

• Các thông báo lỗi khi nhập sai công thức:

– #DIV/0! : Lỗi do chia một số cho số 0

– #N/A : Lỗi do không tìm thấy dữ liệu phù hợp

Thường xuất hiện trong các hàm dò tìm khi không tìm thấy giá trị cần tìm

– #NAME? : Lỗi do sử dụng tên chưa được định

nghĩa Thường do nhập sai tên hàm hoặc kiểu

chuỗi trong công thức không đặt trong dấu nháy kép (“ ”)

Trang 25

• Các thông báo lỗi khi nhập sai công thức:

– #NULL! : Lỗi do kết hợp 2 vùng dữ liệu mà không thể kết hợp

– #REF! : Lỗi do tham chiếu đến vùng dữ liệu

không hợp lệ

– #VALUE! : Lỗi do sử dụng sai kiểu dữ liệu

Trang 26

Hàm chuỗi (Text)

• LEFT(chuỗi, [n]): trả về n k{ tự bên trái của tham số

chuỗi Lưu {, nếu ta bỏ qua n thì mặc định n=1

• RIGHT(chuỗi, [n]): trả về n k{ tự bên phải của tham số

chuỗi Lưu {, nếu ta bỏ qua n thì mặc định n=1

Trang 27

• MID(chuỗi, m, n): trả về n k{ tự kể từ k{ tự thứ m của

chuỗi

• TRIM(chuỗi): trả về chuỗi đã cắt bỏ những khoảng trống

củachuỗi, khi đó mỗi từ chỉ cách nhau một khoảng trắng

Trang 28

• LOWER(chuỗi): trả về chuỗi chữ thường tương ứng

với chuỗi đã cho

• UPPER(chuỗi): trả về chuỗi chữ hoa tương ứng với

chuỗi đã cho

Trang 29

• PROPER(chuỗi): trả về một chuỗi mà k{ tự đầu của mỗi từ đều là chữ hoa tương ứng với chuỗi đã cho

• LEN(chuỗi): trả về chiều dài của chuỗi, nghĩa là số k{

tự kể cả khoảng trắng trong chuỗi đã cho

Trang 30

• FIND(chuỗi_1, chuỗi, [n]): trả về vị trí xuất hiện đầu tiên của chuỗi_1 trong chuỗi, bắt đầu tìm từ vị trí

thứ n bên trái chuỗi trở đi (mặc định n = 1) Có phân biệt chữ hoa chữ thường

• SEARCH(chuỗi_1, chuỗi, [n]): trả về vị trí xuất hiện

đầu tiên của chuỗi_1 trong chuỗi, bắt đầu tìm từ vị

trí thứ n bên trái chuỗi trở đi (mặc định n = 1) Không phân biệt chữ hoa chữ thường

Trang 31

• REPLACE(chuỗi, i, n, chuỗi_mới): thay thế n k{ tự trong

chuỗi bắt đầu từ k{ tự thứ i bằng chuỗi_mới

• SUBSTITUTE(chuỗi, chuỗi_cũ, chuỗi_mới, [i]): thay

chuỗi_cũ thứ i trong chuỗi bằng chuỗi_mới, nếu bỏ qua

i nghĩa là thay thế tất cả chuỗi_cũ bằng chuỗi_mới

• TEXT(số, định_dạng): đưa số từ kiểu số về kiểu chuỗi với định_dạng

• VALUE(chuỗi-số): trả về số tương ứng với chuỗi-số đã

cho

Trang 32

Hàm ngày giờ (Date&Time)

• NOW(): trả về ngày-tháng-năm và giờ hiện hành mà

máy đang lưu giữ

• TODAY(): trả về ngày-tháng-năm hiện hành mà máy

đang lưu giữ

• DATE(năm, tháng, ngày): trả về ngày-tháng-năm

tương ứng

• DAY(ngày-tháng-năm): trả về một con số (1  31) chỉ

ngày tương ứng với tham số ngày-tháng-năm

Trang 34

• TIME(giờ, phút, giây): trả về thời gian tương ứng với 3

tham số: giờ, phút, giây đã cho

• HOUR(btgiờ): trả về một số chỉ giờ (0  23) tương

Trang 35

Hàm toán học và lượng giác

• ABS(x): trả về giá trị tuyệt đối (ABSolute) của x

• INT(x): trả về số nguyên (INTeger) lớn nhất còn nhỏ

hơn hoặc bằng x

• MOD(x, y): trả về số dư của phép chia nguyên x cho y

theo qui tắc: MOD(x, y) = xy* INT(x/y)

• ROUND(x, n): làm tròn số x tùy theo n; với n > 0: làm

tròn với n vị trí thập phân, n = 0: làm tròn đến hàng

đơn vị, n = 1 : làm tròn đến hàng chục, n = 2: làm

tròn đến hàng trăm,

Trang 36

• PRODUCT(x1 , x2 , … , x n ): trả về tích các số x1 , x2 , … , x n

• SUM(x1 , x2 , … , x n ): trả về tổng các số x1 , x2 , … , x n

Trang 37

• SUMIF(vùng1, điều-kiện, vùng2): trả về tổng các ô

trong vùng2 tương ứng theo thứ tự với các ô trong

vùng1 thỏa điều-kiện Nếu bỏ qua tham số vùng_2

nghĩa là vùng_2 = vùng_1

Trang 38

• SUMIFS(vùng-tính-tổng,

vùng-chứa-điều-kiện-1,điều-kiện-1, *vùng-chứa-điều-kiện-2,điều-kiện-2+,…) : trả

về tổng các ô trong vùng-tính-tổng ứng với thứ tự các

ô trong vùng-chứa-điều-kiện-1 thỏa điều-kiện-1 và các

ô trong vùng-chứa-điều-kiện-2 thỏa điều-kiện-2,…

Trang 39

• SUMPRODUCT(vùng1, vùng2, …): trả về tổng của tích

các ô tương ứng trong vùng1, vùng2, …

Trang 40

• RAND( ): trả về 1 số ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1

• RANDBETWEEN(số_nhỏ, số_lớn): trả về một số ngẫu

nhiên trong khoảng từ số_nhỏ đến số_lớn

Trang 41

• AVERAGEIF(vùng_1, điều_kiện[, vùng_2]): trả về giá trị

trung bình của các ô trong vùng2 tương ứng theo thứ

tự với các ô trong vùng1 thỏa điều-kiện Nếu bỏ qua

tham số vùng_2 nghĩa là vùng_2 = vùng_1

Trang 42

• RANK(ô, vùng, kiểu) : trả về thứ tự xếp hạng của ô trong

vùng; kiểu = 1: xếp hạng tăng dần, kiểu = 0 hoặc lờ đi:

xếp hạng giảm dần

Trang 43

Hàm dò tìm

• VLOOKUP(trị-dò, bảng-dò, cột, kiểu-dò): dùng

giá-trị-dò để dò tìm trên cột đầu tiên của bảng-dò Có 2 TH:

– Kiểu dò là False hay 0: nghĩa là dò tìm chính xác

• Nếu tìm thấy đúng giá-trị-dò thì trả về giá trị trên cùng dòng

ở ô tương ứng trên cột của bảng-dò

– Kiểu dò là True, hoặc 1, hoặc lờ đi: nghĩa là dò tìm xấp xỉ

• Cột đầu tiên của bảng-dò nên được sắp xếp tăng dần

• Excel dò đến một giá trị lớn nhất còn nhỏ hơn hay bằng

giá-trị-dò và trả về giá trị trên cùng dòng ở ô tương ứng trên cột

của bảng-dò

Trang 45

Hàm dò tìm

• HLOOKUP(trị-dò, bảng-dò, dòng, kiểu-dò): dùng

giá-trị-dò để dò tìm trên dòng đầu tiên của bảng-dò Có 2

trường hợp:

– Kiểu-dò là False hay 0: nghĩa là dò tìm chính xác

• Nếu tìm thấy đúng giá-trị-dò thì trả về giá trị trên cùng cột ở

ô tương ứng trên dòng của bảng-dò

– Kiểu-dò là True, hoặc 1, hoặc lờ đi: nghĩa là dò tìm xấp xỉ

• Dòng đầu tiên của bảng-dò nên được sắp tăng dần

• Excel dò đến một giá trị lớn nhất còn nhỏ hơn hay bằng

giá-trị-dò và trả về giá trị trên cùng cột ở ô tương ứng trên dòng

của bảng-dò

Trang 46

Hàm dò tìm

Trang 47

– Kiểu-dò là 1 (MATCH tìm đến giá trị nhỏ nhất còn lớn hơn

hay bằng giá-trị-dò và bảng-dò phải được sắp xếp giảm dần)

Trang 48

Hàm dò tìm

Trang 49

• CHOOSE(i, x1, x2, ): trả về xi trong một danh sách các giá trị x1, x2,…

• INDEX(dò, dòng, cột): trả về giá trị trong

bảng-dò tương ứng với tọa độ bảng-dòng, cột

Trang 50

Hàm dò tìm

Dò tìm 2 chiều: kết hợp Index và Match

Trang 51

Hàm luận lý

• AND(btLogic1, btLogic2, …): trả về TRUE nếu tất cả các

btLogic đều có giá trị TRUE, trả về FALSE nếu có ít nhất

một btLogic có giá trị FALSE

• OR(btLogic1, btLogic2, …) : trả về FALSE nếu tất cả các

btLogic đều có giá trị FALSE, trả về TRUE nếu có ít nhất

một btLogic có giá trị TRUE

• NOT(btLogic): trả về giá trị phủ định của btLogic

• IF(btLogic1, bt1, bt2): Nếu btLogic có giá trị TRUE thì

trả về bt1, ngược lại btLogic có giá trị FALSE thì trả về

bt2

Trang 52

Hàm luận lý

Trang 53

Hàm thông tin

• ISBLANK(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là ô rỗng,

ngược lại trả về FALSE

• ISERR(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là các báo

lỗi: #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #NULL!, ngược lại trả về FALSE

• ISERROR(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là các báo

lỗi: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?,

#NULL!, ngược lại trả về FALSE

• ISLOGICAL(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là giá trị

logic (TRUE, FALSE), ngược lại trả về FALSE

Trang 54

Hàm thông tin

• ISNA(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là báo lỗi #N/A,

• ISNONTEXT(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số không là

kiểu chuỗi, ngược lại trả về FALSE

• ISTEXT(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là kiểu chuỗi,

• ISNUMBER(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là kiểu số,

Trang 55

Hàm thông tin

• ISODD(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là số lẻ, ngược lại

trả về FALSE

• ISREF(tham_số): Trả về TRUE nếu tham_số là tham chiếu (địa

chỉ ô, vùng), ngược lại trả về FALSE

• TYPE(tham_số): Trả về số cho biết kiểu của tham_số (trả về 1:

kiểu số; 2: kiểu chuỗi; 4: kiểu logic; 16: báo lỗi; 64: vùng)

Trang 56

Hàm tài chính

• Rate: Lãi suất vay tại từng thời điểm, hoặc phần trăm chiết khấu

hoặc lợi tức trên vốn đầu tư

• Nper (Number of PERiod): Số lượng các kz (như tổng số kz thanh

toán trong mỗi năm, mỗi tháng, mỗi ngày )

• Pmt (PayMenT): Số tiền trả cho mỗi kz

• Pv (Present Value): Giá trị hiện tại, là giá trị tiền gộp cho việc đầu

tư hay cho vay

• Fv (Future Value): Giá trị tương lai, là số tiền của việc đầu tư trong

một khoảng thời gian ở tương lai

• Type: Hình thức thanh toán - khi kết thúc hoặc bắt đầu kz Có thể

có giá trị là 0 hoặc là 1 Nếu lờ đi thì mặc định là giá trị 0

Trang 57

Hàm tài chính

• FV(Rate, Nper, Pmt, Pv, Type): trả về giá trị tương lai của các

khoản đầu tư giống nhau trong nhiều kz

• PV(Rate, Nper, Pmt, Fv, Type): trả về giá trị hiện tại của các

khoản đầu tư giống nhau trong nhiều kz

• RATE(Nper, Pmt, Pv, Fv, Type): tính lãi suất tiền gửi / tiền vay

• PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type): tính số tiền phải trả dòng kz

cho những khoản nợ vay / số tiền nhận được dòng kz của

những khoản cho vay

• NPER(Rate, Pmt, Pv, Fv, Type): trả về số kz phải trả lãi / nhận

lãi của các khoản đầu tư

Trang 58

Chương 3: Định dang dữ liệu và bảng tính

• Định dạng dữ liệu

• Các thao tác trên dữ liệu

• Định dạng các thành phần của bảng tính

Trang 60

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

Định dạng font chữ

• Dùng hộp thoại

Nhấp nút Dialog Box Launcher, xuất hiện hộp thoại

Format Cells, chọn thẻ Border, thẻ Font , thẻ Fill

Trang 62

Canh lề ô chữ

• Dùng nút hộp thoại

Trang 64

Định dạng số

• Dùng hộp thoại

Trang 65

CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU

Trang 66

• Sao chép và dán đặc biệt

– Chọn vùng nguồn (các ô/vùng cần sao chép),

– Chọn Home  Clipboard  Copy hoặc nhấn hoặc nhấn

Ctrl+C

– Chuyển con-trỏ-ô đến vùng đích (vùng cần sao chép đến)

– Chọn Home  Clipboard, nhấn nút ở biểu tượng Paste,

xuất hiện một menu với các biểu tượng của các kiểu dán đặc biệt, trỏ chuột vào biểu tượng sẽ hiển thị lời nhắc hoặc bạn nhấp mục Paste Special

Trang 67

• Sao chép và dán đặc biệt

Trang 70

ĐỊNH DẠNG THÀNH PHẦN BẢNG TÍNH

Trang 71

• Cột Windows: tô màu các ô có điểm > 4

– Chọn Home  Styles  Conditional Formatting 

Hightlight Cells Rules  Greater Than, xuất hiện một

hộp thoại, gõ vào số 4 với Light Red Fill with Dark Red

Text (nền đỏ nhạt, chữ đỏ đậm)

• Cột Loại: tô màu xanh lá cây đậm những ô loại A

– Chọn Home  Styles  Conditional Formatting 

Hightlight Cells Rules  Text that Contains, xuất hiện

một hộp thoại, gõ vào k{ tự A; về màu sắc, bạn chọn

Custom Format và chọn Green trong thẻ Font của hộp

thoại Format Cells

Trang 72

• Cột Word: thanh màu hồng (từ đậm đến nhạt) thay đổi chiều

ngang theo giá trị số

– Chọn Home  Styles  Conditional Formatting  Data

Bars, xuất hiện một menu, chọn mẫu thứ 3 trong Gradient Fill

• Cột Excel: dùng thang 3 màu (Xanh lá cây – Trắng – Đỏ) chuyển

màu dần dần theo giá trị số

– Chọn Home  Styles  Conditional Formatting  Color

Scales, xuất hiện một menu, chọn mẫu thứ 3

Trang 73

• Cột PowerPoint: dùng các biểu tượng (5

mũi tên màu), mỗi biểu tượng tượng

trưng cho một giá trị

– Chọn Home  Styles  Conditional

Formatting  Icon Sets, xuất hiện

một menu, chọn mẫu thứ 4 trong

khung Directional

• Cột ĐTB: màu đỏ cho điểm dưới trung

bình (< 5)

– Chọn Home  Styles  Conditional

Formatting  New Rules, xuất hiện

hộp thoại New Formatting Rule,

Định dạng
Số trang	92
Dung lượng	2,84 MB