Môn: Thực hành quản trị trên máyMỤC TIÊU• Học xong phần này sinh viên sẽ

Môn: Thực hành quản trị trên máy MỤC TIÊU • Học xong phần này sinh viên sẽ • Hiểu và biết được đặc điểm, công dụng, ích lợi và sự cần thiết của các loại báo cáo • Tạo được báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) GVHD: Ths. Lê Nhị Lãm Thúy Email: thuylnl@gmail.com • Biết cách tổng hợp, phân tích và tổ chức dữ liệu trong bảng tính để tạo báo cáo PivotTable 1 3 NỘI DUNG I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) 1. Khái niệm 2. Trình tự tạo báo cáo BÀI 2 3. Khai thác thông tin trên báo cáo II. Báo cáo PivotTable 1. Tổng quan 2. Trình...

Trang 1

GVHD: Ths Lê Nhị Lãm Thúy Email: thuylnl@gmail.com

2

BÀI 2

3

MỤC TIÊU

• Học xong phần này sinh viên sẽ

• Hiểu và biết được đặc điểm, công dụng, ích lợi và

sự cần thiết của các loại báo cáo

• Tạo được báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)

• Biết cách tổng hợp, phân tích và tổ chức dữ liệu trong bảng tính để tạo báo cáo PivotTable

4

NỘI DUNG

I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)

1 Khái niệm

2 Trình tự tạo báo cáo

3 Khai thác thông tin trên báo cáo

II Báo cáo PivotTable

1 Tổng quan

2 Trình tự tạo PivotTable

3 Tổ chức dữ liệu

4 Hoàn thiện PivotTable

Trang 2

Phần I Báo cáo phân nhóm SubTotal

1 Khái niệm

2 Trình tự báo cáo

3 Khai thác thông tin trên báo cáo

6

I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)

7

1 Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo từng nhân viên ??

2 Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng mỗi nhân viên đã thực hiện ??

? Grand & Sub Total

① Khái niệm

Order List Order 1

Order 2

Order n

8

SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm Yêu cầu tổ chức dữ liệu: danh sách

– Nhãn mỗi cột đặt ở dòng đầu tiên.

– Mỗi cột có cùng kiểu dữ liệu – Không có dòng, cột rỗng chen giữa danh sách Xác định cột phân nhóm và giá trị cần tổng hợp

Chuẩn bị

cột tổng hợp

Ví dụ: giá trị đặt hàng theo từng nhân viên

① Trình tự

Trang 3

SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong danh sách

Cột phân nhóm Hàm tổng hợp Cột chứa giá trị tổng hợp

1 Sắp thứ tự theo cột phân nhóm

2 Chọn danh sách

3 Ra lệnh Data, SubTotals

Ra lệnh

① Trình tự

10

Drill down

Show and Hide details

Outline symbol

① Khai thác thông tin

11

Tạo báo cáo SubTotal

1 Doanh số của nhân viên

2 Doanh số bán được theo các quốc gia

3 Số lượng đơn đặt hàng mỗi nhân viên đã thực hiện

4 … … … …

Thực hành

12

Phần II Báo cáo PivotTable

1 Tổng quan

2 Trình tự

3 Tổ chức dữ liệu

4 Hoàn thiện PivotTable

Trang 4

1 Tổng quan

Doanh số nhân viên mỗi năm & năm của nhân viên

Nhân

14

1 Tổng quan

PivotTable … present comparisons, reveal patterns and relationships, and analyze trends.

Công cụ tổ chức và tổng hợp đa chiều Year

Salesperson Countries

15

1 Tổng quan

Kaleidoscope ???

16

1 Tổng quan

Kaleidoscope

• Vật liệu: Giấy vụn

• Kết quả: hoa văn

• Cách làm: xoay kính

• Hoạt động: ngẫu nhiên

PivotTable

• Vật liệu: data

• Kết quả: thông tin (view)

• Cách làm: xoay bảng

• Hoạt động: chủ định theo yêu cầu

PivotTable

Trang 5

2 Trình tự tạo PivotTable

1 Đặt câu hỏi

2 Sử dụng PivotTable Wizard

3 Dàn dựng PivotTable

1

2 3

How To?

1.Ask yourself questions.

2.Use the wizard.

3.Lay out the PivotTable report.

18

Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi xem bạn cần biết cái gì:

• Giá trị đặt hàng mỗi nhân viên đã thực hiện?

• Giá trị đặt hàng theo từng quốc gia?

• ……

Sales figures that go on and on

Hãy xác định cái mà bạn cần biết

① Đặt câu hỏi

19

Sau khi đã sẵn sàng, hãy làm theo các bước sau:

1 Click chọn trong danh sách

2 Ra lệnh Data, PivotTable and PivotChart Report

3 Sau khi cửa sổ wizard được

mở, click nút Finish

Công cụ PivotTable Wizard

The PivotTable and PivotChart Wizard

1

2

3

② Làm việc với wizard

20

Wizard sẽ sử dụng các thiết lập mặc định bao gồm

• Sử dụng dữ liệu trong danh sách của Excel hoặc trong database

• Tạo thêm 1 trang tính mới

• Chuẩn bị vùng “layout area”

để “tổ chức” PivotTable

The PivotTable and PivotChart Wizard

Thiết lập mặc định

② Làm việc với wizard

Trang 6

Wizard tạo trang tính mới có sẵn 3 đối tượng:

• Danh sách PivotTable Field

List.

• Khu vực PivotTable layout.

• Thanh công cụ PivotTable.

The new worksheet, ready for a PivotTable report

Layout Area

③ Dàn dựng PivotTable

22

PivotTable Field List chứa tất

cả tên các cột của bảng dữ liệu gốc như: Country, Salesperson, Order Amount, Order Date, và OrderID

Column headings become fields. Lưu ý: Mỗi cột dữ liệu  vùng

(field) có cùng tên.

Field List

23

PivotTable Layout là “bản thiết kế” của báo cáo PivotTable

4 khu vực:

– Page Field – Row Field – Column Field – Data Items

Bạn drag các field từ Field List vào khu vực Layout để xác định cấu trúc báo cáo

Use drop areas to control the report organization

PivotTable Layout

24

Nếu bạn drag vùng Salesperson vào trong

• Khu vực Drop Row Fields

Here  mỗi nhân viên được bố

trí trên 1 hàng

• Khu vực Drop Column Fields

Here  mỗi cột báo cáo chứa

dữ liệu của một nhân viên

Khu vực Row vs Column Field

Trang 7

Để trả lời câu hỏi “Giá trị đặt hàng

mỗi nhân viên đã thực hiện?”

cần phải sử dụng dữ liệu của

2 vùng:

1 Salesperson  tên nhân viên

vùng Row field

2 Order Amount  giá trị đặt hàng  vùng Data Items

Creating the PivotTable report view

Khu vực Data Items

26

• Chỉ được drop field “số ” vào khu

vực Data Item

• Kết quả báo cáo sẽ được hiển thị ngay sau khi khai báo khu vực Data Item

• Các field trong khu vực Data Item được xử lý mặc định bằng phép cộng

• Bảng Pivot có thể in ra giấy, copy vào Word, hoặc xuất lên trang Web

Khu vực Data Items

27

Khi yêu cầu thay đổi  bạn có thể

• Thêm field mới vào báo cáo

• Bỏ bớt field không cần thiết

• Thay đổi cấu trúc (pivot) bằng cách drag các field từ vị trí này sang vị trí khác

The PivotTable report

Thay đổi linh hoạt

28

1 Tạo mẫu báo cáo ”report view”

2 Bố trí dữ liệu trong PivotTable Layout

3 “Pivot” báo cáo

4 Tạo “page views”

5 Drag fields ra khỏi báo cáo

Bài thực hành (Pivot1.xls)

Thực hành

Trang 8

3 Tổ chức dữ liệu

1 Hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột và không trùng lắp

2 Không có hàng/ cột rỗng

3 Mỗi cột chỉ chứa cùng 1 kiểu

dữ liệu

4 Phải xóa các subtotal và grand totals đã tạo trước đó (nếu có)

Yêu cầu đối với dữ li u gốc

30

1 Row Fields trình bày từ trên

xuống, mỗi giá trị chiếm 1 dòng

2 Column Fields trình bày theo

hàng ngang, mỗi giá trị chiếm 1 cột

3 Page Fields trình bày theo

trang, để phân tổ hay tách dữ liệu

4 Data Items  nơi số liệu được

hiển thị và tổng hợp

Định vị c c field trong vùng Layout

31

1 Chuẩn bị tốt dữ liệu

2 Xác định đúng câu hỏi 

chọn đúng field cần dùng

3 Thả các các field vào đúng

chỗ

Và cuối cùng: đừng sợ làm

sai khi tổ chức khu vực layout.

Để dàn dựng thành công PivotTable

32

1 Tạo báo cáo PivotTable report

2 Thay đổi cách dàn dựng

3 Thao tác trên Page fields

4 Cách dùng lệnh để di chuyển các fields vào khu vực dàn dựng

Bài thực hành (Pivot2.xls)

Thực hành

Trang 9

Các xử lý thường gặp

34

4 Hoàn thiện PivotTable

1 PivotTable tự tạo ra các ô có nền xám khi thả các field vào vùng layout

2 Nội dung trong các ô này được tạo tự động dựa theo tên field và nơi bố trí

3 Có thể thay đổi nội dung để báo cáo rõ ràng hơn

Ô màu xám chứa tên field

Excel inserts gray boxes containing field names.

① Xử lý ô màu xám

35

PivotTable toolbar

Format Report Chart Wizard Hide Detail Show Detail ReFresh Data

Include hidden Items in Totals

Always display Items Fields setting

Hide/Show Field List

② Sử dụng Toolbar

36

1 Click vào ô bất kỳ chứa tên

2 Click nút PivotTable trên PivotTable toolbar

3 Chọn mục Sort and Top 10

4 …

Salespersons sorted by name, alphabetically.

Salespersons sorted by amount sold.

Sort and Top 10

③ Sắp thứ tự

Trang 10

1 Click ô trên row/column field muốn đổi chỗ

2 Drag đường biên ô đó sang

vị trí mới

AutoSort options – Manual

③ Sắp thứ tự

38

1 Click 1 ô trong vùng số liệu

2 Click nút Field Settings trên PivotTable toolbar

3 Click mục Number và chọn dạng currency

Amounts sold without formatting.

Amounts sold with currency formatting.

Format Number

④ Định dạng số

39

• Click nút Refresh Data trên

PivotTable toolbar để cập nhật báo cáo khi có sự thay đổi

Original sales figures for Peacock.

Updated sales figures for Peacock after

refreshing data.

Refresh Data

⑤ Cập nhật dữ liệu

40

1 Click 1 ô bất kỳ trong vùng số liệu

2 Click nút Field Settings trên

PivotTable toolbar.

3 Chọn phương thức xử lý trong

mục Summarize by

Sum is just one of the

ways PivotTable reports can summarize numerical data.

Không chỉ có SUM

⑥ Tổng hợp dữ liệu

Trang 11

1 Đổi tên vùng

2 Thay đổi thứ tự sắp xếp

3 Định dạng lại số

4 Thay đổi cách thức tổng hợp

số liệu

5 Hủy bỏ báo cáo

Bài thực hành (Pivot3.xls)

Thực hành

42

Pivot Table với nhiều Row Field

43

Để bổ sung thông tin thời gian vào báo cáo

1 Hiển thị lại PivotTable Field List

(nếu cần)

2 Drag vùng Order Date vào vị trí

trước Salesperson trong vùng row field

3 Đổi tên vùng Order Date thành

Qtr

Display the PivotTable Field List by

clicking/Right Click inside the report.

Lưu ý: giá trị trong cột Order Date là ngày

bán, chưa được quy đổi ra quý.

Tạo báo cáo Quý

⑦ Group & Show Detail

44

1 Right-click vùng Qtr

2 Chọn mục Group and Show

Detail

3 Chọn Group, sau đó chọn

Quarters.

 Sales are displayed for each salesperson by quarter

Phân nhóm

Trang 12

Group and Show Detail cho

phép phân tích báo cáo ở mức tổng hợp hay chi tiết hơn

• Có khả năng group dữ liệu thời gian theo seconds, minutes, hours, days, …

Công dụng

• Để hủy nhóm: Right—Click vào field, chọn

Group and Show Detail, rồi chọn Ungroup

46

Để hiển thị thời gian, bạn cần thêm vùng Order Date mới

Vấn đề là để vùng Order Date

vào vị trí row hay column?

Nếu đưa vào vị trí “row” thì:

– Trước “Salesperson”? hay – Sau “Salesperson”?

– Bất kỳ?

A PivotTable report before

and after the Order Date

field is added to it.

Row & Column

⑧ Inner–Outer Row Field

47

Trước và sau

1 Doanh thu mỗi quý của nhân viên

2 Doanh thu mỗi nhân

viên theo quý

48

Khi có nhiều row fields thì:

• Duy nhất 1 “inner row field” ở

sát vùng dữ liệu

• Còn lại là các “outer row

fields”.

Các giá trị Outer field ngoài cùng xuất hiện 1 lần

Các giá trị ở field khác sẽ xuất hiện lặp lại khi cần

Whether a row field is an inner or outer field determines how the data is displayed (repeated).

Khái niệm

Trang 13

1 Sử dụng 2 row fields

2 Tạo báo cáo quý

3 Pivot báo cáo để quan sát thông tin khác

4 …

Bài thực hành (Pivot4.xls) Bài tham khảo (Acrobat Reader)

Thực hành

50

PivotTable với nhiều Data Items

51

Báo cáo trước cho biết giá trị đặt hàng của nhân viên

Yêu cầu  xem cùng lúc thông tin về doanh số và số lượng đơn đặt hàng của nhân viên PivotTable reports can do

more than add.

Vấn đề

⑨ Thêm Data Item

52

Đưa thêm vùng Order Amount vào khu vực row field

Khi đưa vùng Order Amount vào

lần thứ 2, Excel sẽ:

Cộng giá trị đặt hàng 1 lần nữa

và đặt tên Sum of Order

Amount2.

Tạo thêm tiêu đề “Data” cho cả

2 vùng trong khu vực số liệu

When the Order Amount

field is dragged onto the data area again

Đưa nhiều field vào khu vực Data Items

Trang 14

1 Click vào 1 trong các ô Sum

of Order Amount2

PivotTable toolbar.

3 Chọn Count trong danh sách Summarize by

Changing the summary

from Sum to Count in the PivotTable Field

dialog box.

Đếm số đơn hàng

54

1 Click vào trong báo cáo

2 Click nút Format Report

trên PivotTable toolbar

3 Chọn 1 trong các định dạng thích hợp trong cửa số

AutoFormat.

PivotTable with Autoformat type Report 5

AutoFormat

khi đã Pivot xong báo cáo

⑩ Format bảng Pivot

55

1 Chọn 1 ô trong vùng Order #

PivotTable toolbar

3 Chọn Sum thay vì Count

4 Click mục Options, chọn %

of total trong danh sách

Show data as.

Show data as a percentage of the total instead of as the number of orders.

Tính tỷ trọng giá trị đặt hàng của

nhân viên

⑪ Đổi cách xử lý

56

1 Tổng hợp 1 vùng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau

2 Đếm số đơn hàng và thể hiện ở dạng tỷ trong

3 Định dạng report

Bài thực hành (Pivot5.xls) Bài tham khảo (Acrobat Reader)

Thực hành

Trang 15

Yêu cầu thêm thông tin về hoa hồng cho nhân viên bán hàng

toán và hiển thị các giá trị không có trong dữ liệu gốc

How much bonus should each salesperson receive?

Thông tin không có trong dữ li u gốc

⑫ Calculated field

58

1 Click nút PivotTable trên

PivotTable toolbar

2 Chọn Formulas, và click

Calculated Field.

3 Nhập công thức vào hộp thoại

Insert Calculated Field

Lưu ý: Sử dụng tên field trong bảng dữ liệu gốc thay vì tên

đã đổi Ví dụ công thức

The Fields list in the dialog

box contains the fields from the report, which you can use in your formula.

How to?

=IF('Order Amount'>150000,12%,7%)

⑫ Calculated field

59

1 Click vào bên trong vùng muốn tắt/ mở subtotal

2 Click mục PivotTable trên

PivotTable toolbar, và đánh

dấu hay xóa dấu √

The report with subtotals.

The report with automatic subtotals turned off.

On / Off

⑬ SubTotal

60

1 Pivot báo cáo để thấy rõ khi nào nhân viên hưởng tỷ lệ hoa hồng là 10% hoặc 7%

2 Tính tiền hoa hồng

3 Sử dụng giá trị hoa hồng trong công thức bên ngoài bảng Pivot

Bài thực hành (Excel 2003) Bài tham khảo (Acrobat Reader)

Thực hành

Trang 16

THE END

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	1,37 MB