Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại ủy ban nhân dân quận thủ đức thực trạng và giải pháp công trình dự thi giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học cấp thành thuộc nhóm ngành lưu trữ học

Tóm tắt công trình Kết quả nghiên cứu của đề tài gồm những phần dưới đây: Ngoài phần mở đầu, kết luận thì nội dung đề tài được kết cấu gồm ba chương : Chương 1: Lý luận chung về thể thứ

BAN CHẤP HÀNH TP HỒ CHÍ MINH

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG "KHOA HỌC SINH VIÊN - EURÉKA"

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG " KHOA HỌC SINH VIÊN- EURÉKA"

ĐỀ MỤC Trang

A PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Tóm tắt công trình 6

2 Lý do chọn đề tài 7

3 Những thuận lợi và khó khăn khi nghiên cứu đề tài 7

4 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài 8

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 9

6 Ý nghĩa của đề tài 9

7 Kết cấu của đề tài 9

B PHẦN NỘI DUNG 10

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ THUẬT TRÌNH BÀY

VĂN BẢN

1.1 Một số khái niệm cơ bản 10

1.1.1 Văn bản 10

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước 10

1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 10

1.2 Các thành phần của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

1.2.1 Các thành phần của thể thức 11

1.2.2 Các thành phần của kỹ thuật trình bày văn bản 18

1.3 Tác dụng, ý nghĩa của TT và KTTBVB 18

1.3.1 Tác dụng, ý nghĩa của thể thức văn bản 18

1.3.2 Tác dụng, ý nghĩa của kỹ thuật trình bày văn bản 19

Chương 2 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC

2.1 Đôi nét về UBND quận Thủ Đức 20

2.1.1 Chức năng 20

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 21

2.2 Thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức 24

2.2.1 Hoạt động xây dựng và ban hành VB QLNN tại UBND quận Thủ Đức 24 2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND quận Thủ Đức 24

2.2.1.2 Tên loại, cơ cấu và số lượng văn bản UBND quận Thủ Đức thời gian 2005 - 2006 24

2.2.2 TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức từ 2005 - 2006 25

2.2.2.1 Khái quát chung về TT và KTTBVB trước và sau khi ban hành Thông tư 55 25

2.2.2.2 Giai đoạn trước khi ban hành Thông tư 55 26

2.2.3 Nhận xét thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức thời

gian 2005 -2006 29

2.2.3.1 Những ưu điểm, tích cực 31

2.2.3.2 Những tồn tại, sai sót 33

2.2.3.3 Nguyên nhân của thực trạng trên 35

2 2.3.4 Kinh nghiệm rút ra khi nghiên cứu thực trạng 36

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THỂ THỨC

VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI UBND

QUẬN THỦ ĐỨC 3.1 Phương hướng chủ yếu 38

3.1.1 Tăng cường giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về VB, VBQLNN, TT và KTTBVB 38

3.1.2 Tăng cường kiểm tra, sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức của cán bộ văn thư về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 38

3.1.3 Đẩy mạnh QLNN về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 39

3.2 Một số giải pháp cụ thể 40

3.2.1 Tiêu chuẩn hoá VB, thống nhất TT và KTTBVB theo quy định hiện hành .40

3.2.2.Ứng dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản .41

3.2.3 Tăng cường bồi dưỡng và chuẩn hóa cán bộ công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ 42

C KẾT LUẬN 43

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

E PHỤ LỤC 46

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG ĐỀ TÀI

01 Hội đồng Nhân dân: HĐND

02 Ủy ban Nhân dân: UBND

03 Thể thức văn bản: TTVB

04 Kỹ thuật trình bày: KTTB

05 Quản lý nh nước: QLNN

06 Văn bản quản lý nhà nước: VBQLNN

07 Văn bản quy phạm pháp luật: VBQPPL

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tóm tắt công trình

Kết quả nghiên cứu của đề tài gồm những phần dưới đây: Ngoài phần

mở đầu, kết luận thì nội dung đề tài được kết cấu gồm ba chương :

Chương 1: Lý luận chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trong chương này tác giả tập trung nghiên cứu và làm rõ khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; các yếu tố cấu thành thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tác dụng của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức

Trong chương 2, thông qua khảo sát hai mẫu văn bản đại diện là Quyết định và công văn, tác giả tập trung làm rõ thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức với những ưu điểm và hạn chế trong thời gian 2005-2006; tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng và những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu thực trạng

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức

Trên cơ sở l ý luận và thực tiễn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Thủ Đức, tác giả mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức nói riêng và các cơ quan QLNN trên địa bàn Thành Phồ Hồ Chí Minh nói chung Trong đó có các phương hướng chủ yếu như: Tăng cường giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao về nhận thức về các khái niệm văn bản, văn bản QLNN, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tăng cường kiểm tra

sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức của cán bộ văn thư về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; đẩy mạnh QLNN về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Trên cơ sở phương hướng chủ yếu tác giả đưa ra một số giải pháp cụ thể như: Tiêu chuẩn hóa văn bản, thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành; ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản; tăng cường bồi dưỡng và chuẩn hóa các bộ công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả được sự giúp đỡ của Vưn phòng HĐND - UBND quận Thủ Đức; sự hướng dẫn tận tình của TS Nghiêm

Kỳ Hồng, sự động viên, giúp đỡ của gia đình, Bộ môn và những người bạn Tuy nhiên, sự non nớt về trình độ chuyên môn của một sinh viên mới tiếp cận chuyên ngành và một người mới bắt đầu tập sự trong nghiên cứu khoa học khiến đề tài không tránh khỏi những khiếm khuyết Do đó, tác giả mong được

sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn

2 Lý do chọn đề tài

Thể thức (TT) và kỹ thuật trình bày văn bản (KTTBVB) là một yếu tố quan trọng và cần thiết trong công tác soạn thảo văn bản, góp phần hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN)

Sự ra đời của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (Nghị định 110) và Thông tư liên tịch số 55/ 2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tạo hành lang pháp lý giúp các cơ quan nhà nước thống nhất về TT và KTTBVB Theo đó, hầu hết các cơ quan đã nghiên cứu nghiêm túc và triển khai Nghị định 110 và Thông tư 55 bằng nhiều biện pháp khác nhau Tuy nhiên khi áp dụng hai văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) nêu trên vào thực tế nảy sinh những vấn đề cần nghiên cứu, nhằm đánh giá đúng tình hình thực hiện và đề xuất một số giải pháp thiết thực, tạo tính thống nhất về TT và KTTBVB tại các cơ quan, tổ chức

Ngày nay, quá trình cải cách hành chính theo hướng “một cửa, một dấu”

và sự phấn đấu đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 trong quản lý đang càng trở lên phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy sự thống nhất về

TT và KTTBVB là một yêu cầu không thể thiếu khi soạn thảo văn bản trong giai đoạn hiện nay Đó là những vấn đề cần thiết thúc đẩy tác giả chọn đề tài

“Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức”

3 Thuận lợi và khó khăn khi nghiên cứu đề tài

Khi nghiên cứu đề tài tác giả gặp một số thuận lợi và khó khăn sau đây:

3.1 Về mặt thuận lợi

Một là, tham gia thực hiện đề tài “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Ủy ban Nhân dân quận Thủ Đức” tác giả được cung cấp đủ các tài liệu nghiệp vụ, các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề nghiên cứu

Hai là, tác giả được sự giúp đỡ tận tình của TS.Nghim Kỳ Hồng, sự hỗ trợ của các thầy cô trong bộ môn Lưu trữ – Quản trị văn phòng, đặc biệt là sự chỉ bảo của các cô chú, anh chị đang làm việc tại Văn phòng HĐND – UBND quận Thủ Đức trong bảy tháng thực tế vừa qua

Ba là, trong thời gian nghiên cứu tác giả đã tiếp cận được một số bài viết xung quanh Nghị định 110 và Thông tư 55, tiêu biểu là các bài viết của tác giả Lê Văn In, Kiều Mai và Nguyễn Thiên An

Bài viết “Lại bàn về vấn đề ký văn bản” (Quy định tại Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư) của tác

giả Lê Văn In trình bày trong Nội san trao đổi số 01-2006 của trường Cán bộ

Thành phố Hồ Chí Minh Bài viết đưa ra những suy nghĩ của tác giả về những thiếu sót, hạn chế của một số Điều, Khoản ký văn bản trong Nghị định 110

Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP tại các cơ

quan trung ương” của tác giả Nguyễn Thiên Ân, trình bày trong Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam số 02- 2006 Bài viết đề cập đến những sai sót trong quá trình

thực hiện Thông tư 55 tại các cơ quan trung ương, đồng thời đề xuất một số giải pháp cho thực trạng trên

Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ sau một năm thực hiện” của tác giả Kiều Mai

trình bày trong Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04-2006 Nội dung của bài viết

là tình hình thực hiện Thông tư 55 tại một số cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn quốc với những mặt tích cực, hạn chế đồng thời đề xuất một số giải pháp cho thực trạng trên

Như vây, nội dung của những bài viết nêu trên đã đánh giá được thực trạng áp dụng Nghị định 110 và Thông tư 55 trên phạm vi toàn quốc, song còn dừng ở mức độ khái quát Vì thế, tìm hiểu khía cạnh TT và KTTBVB tại một địa phương cụ thể như UBND quận Thủ Đức thì đây chính là đề tài đầu tiên

3.2 Về mặt khó khăn

Một là, sự chưa thống nhất, chưa khoa học của những quy định pháp luật hiện hành về soạn thảo văn bản nói chung TT và KTTBVB nói riêng Sự thiếu thống nhất giữa lý luận pháp lý và thực tế thi hành về TT và KTTBVB

Hai là, sự non nớt, hạn chế về kiến thức chuyên môn của một sinh viên mới tiếp cận với chuyên ngành và một người mới bắt đầu tập sự trong nghiên cứu khoa học nên khơng trnh khỏi có những nhận xét chưa thật xác Tuy nhiên, sản phẩm của đề tài là kết quả của bảy tháng nghiên cứu, khảo sát nghiêm túc của tác giả khi thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND quận Thủ Đức

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

4.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Việc thực hiện đề tài “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức” giúp tác giả có điều kiện thực tế, so sánh, đối chiếu TT và KTTBVB theo quy định của Nghị định 110 và Thông tư 55 với thực tiễn áp dụng tại UBND quận Thủ Đức, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của nó

Thông qua nghiên cứu thực trạng nêu trên tại ủy ban, tác giả đề xuất một số giải pháp có tính thực tế, có thể áp dụng cho UBND quận Thủ Đức và các cơ quan, tổ chức khác của Thành phố nhằm chuẩn hóa TT và KTTBVB theo quy định pháp luật hiện hành

4.2 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện mục đích nghiên cứu nêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:

Một là, trình bày khái quát một số khái niệm về văn bản, văn bản QLNN, TT và KTTBVB quy định tại Nghị định 110 và Thông tư 55

Hai là, làm rõ thực trạng TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức, ưu

điểm, những tồn tại, hạn chế; chỉ ra nguyên nhân và kinh nghiệm từ việc

nghiên cứu thực trạng trên

Ba là, đề xuất một số giải pháp góp phần chuẩn hoá TT và KTTBVB

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp lý luận

của chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, đề tài sử dụng các

phương pháp nghiên cứu khoa học như : phương pháp khảo sát, phương pháp

phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp hệ

thống…

6 Ý nghĩa của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài trình bày một cách hệ thống những vấn đề lý

luận về TT và KTTBVB, có sự so sánh với những quy định của Nghị định

110 và Thông tư 55, tác dụng củaTT và KTTBVB

Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng, nhìn nhận đúng ưu

điểm, hạn chế và sai sót về TT và KTTBVB tại UBND quận Thủ Đức thời

gian 2005-2006; đề xuất một số giải pháp khắc phục những sai sót, khuyết

điểm, không ngừng cải thiện và thực hiện tốt hơn TT và KTTBVB quản lý

nhà nước; phát hiện những điểm chưa thống nhất, chưa khoa học giữa những

quy định hiện hành, giữa lý luận và thực tiễn về TT và KTTBVB; ngoài ra,

kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể làm tư liệu tham khảo cho giảng

viên, sinh viên thuộc chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng khi nghiên

cứu thực hiện chuyên đề của mình

7 Kết cấu của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài gồm những phần duới đây: ngoài phần

mở đầu, kết luận, mục lục, một số phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo thì

phần nội dung của đề tài được kết cấu gồm ba chương:

dân quận Thủ Đức

kỹ thuật trình bày văn bản

B NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH

“ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”; dưới góc độ văn bản học Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến định nghĩa: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ngôn ngữ nhất định” Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả sẽ thống nhất

hiểu văn bản theo Từ điển bách khoa Việt Nam: “Văn bản là phương tiện

thông tin viết, chính thức và chính xác mà các cơ quan, tổ chức dùng để lãnh đạo và chỉ đạo mọi hoạt động quản lí của cơ quan, đồng thời là phương tiện ghi lại những tri thức, những kinh nghiệm giúp cho việc giải quyết công việc truớc mắt và lưu lại cho việc nghiên cứu sau này” (Từ điển bách khoa Việt

Nam,T4, Tr 862)

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Như một tất yếu khách quan, xưa cũng như nay nhà nước của giai cấp thống trị trên thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng đều sử dụng văn bản làm phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, loại văn bản này được gọi là VBQLNN

Theo cách hiểu hiện nay, VBQLNN là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và thông tin quản lý theo đúng thể thức, thẩm quyền theo thủ tục do luật pháp quy định

1.1.3 Khái niệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Mục 2, phần I của Thông tư 55 định nghĩa: Thể thức văn bản là tập

hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng với các văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Cùng với TT, trước khi ban hành, văn bản cần sự thống nhất về KTTB

Mục 3, phần I của Thông tư 55 ghi rõ: Kỹ thuật trình bày văn bản được hiểu

là toàn bộ: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí trình bày các thành phần của thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác

1.2 Các thành phần của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1.2.1.2 Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: Tên cơ quan, tổ chức ban hành ra văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) Tên cơ quan ban hành văn bản giúp cho người đọc, người thi hành văn bản nhận biết được văn bản đó của cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan trong hệ thống tổ chức của bộ máy nhà nước

Việc ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản không những làm sáng

tỏ hệ thống chủ quản và trực thuộc của tác giả văn bản mà còn có ý nghĩa giao dịch

Tên cơ quan viết ở góc trái, phía trên trang đầu văn bản

Nếu văn bản do một cơ quan ban hành trực thuộc một cơ quan chủ quản thì phải ghi cơ quan chủ quản trên một cấp ở phía trên và tên cơ quan ban hành ở phía dưới (ghi đứng đậm)

1.2.1.3 Số, ký hiệu văn bản

Số của văn bản là số thứ tự do cơ quan, đơn vị làm ra văn bản ghi Số văn bản được ghi liên tục theo năm hành chính: từ số 01, bắt đầu ngày 01/ 01 đến hết ngày 31/12 của mỗi năm, năm sau sẽ được đánh lại từ đầu Tùy theo tính chất và khối lượng văn bản ban hành có thể đánh số riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo nhóm văn bản

Ký hiệu văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt cơ quan, đơn vị ban hành ra văn bản

Số và ký hiệu văn bản có tác dụng chỉ dẫn, trích dẫn, đăng ký, sắp xếp, tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng

Số ký hiệu ghi dưới cơ quan ban hành văn bản, ký hiệu ghi bằng chữ

in hoa

1.2.1.4 Địa danh, ngày tháng năm văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính tức của đơn vị hành chính - nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở Ngày tháng năm văn bản là ngày tháng năm

ký chính thức và phát hành văn bản

Địa danh, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan nhận văn bản biết trụ

sở của cơ quan gửi văn bản, biết tốc độ chuyển giao văn bản nhanh hay chậm

và thuận lợi trong liên hệ công việc

Địa danh, ngày tháng năm ghi dưới quốc hiệu

1.2.1.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên gọi của từng văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Trừ công văn, văn bản nào cũng có tên loại Tên loại văn bản nói nên tầm quan trọng của văn bản, tính chất công việc văn bản đề cập, tạo điều kiện cho đăng ký, sắp xếp hồ sơ và tổ chức thực hiện

Trích yếu nội dung văn bản là câu văn gọn và rõ, thể hiện khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Trích yếu nội dung tiện cho việc vào sổ, theo dõi giải quyết công việc, tra tìm khi cần thiết

Tên loại và trích yếu biểu thị: hiệu lực pháp lý nội dung vấn đề văn bản

đề cập; trách nhiệm của cơ quan nhận văn bản đối với vấn đề mà văn bản đề cập

Tên loại và trích yếu ghi dưới địa danh, ngày, tháng năm (văn bản có tên loại) và dưới số, ký hiệu văn bản (đối với công văn)

1.2.1.6 Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là phần trình bày các vấn đề được đề cập trong văn bản Đây là thành phần chủ yếu, quan trọng nhất, là linh hồn của văn bản

Nội dung văn bản giúp cho đối tượng tiếp cận văn bản biết được yêu cầu, mục đích hay quy định của cơ quan ban hành văn bản về một vấn đề nào

đó Nội dung văn bản phải biên tập ngắn gọn, chính xác, rõ ràng và phù hợp với các VBQPPL có liên quan

1.2.1.7 Thể thức đề ký

Thể thức đề ký bao gồm: hình thức ký, chức vụ, chứ ký và họ tên đầy

đủ đủ của người có thẩm quyền ký Trong trường hợp văn bản do tập thể thông qua thì ghi trước chức vụ người ký TM (Thay mặt) Trong trường hợp cấp phó được ký về việc đã phân công thì trước chức vụ là KT (Ký thay) Tùy theo trường hợp mà ký TL (Thừa lệnh) hoặc TUQ (Thừa ủy quyền) hay

1.2.1.9 Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản xác định tên cơ quan, tổ chức, đơn vị , cá nhân nhận văn bản, liên quan đến công việc trong văn bản, nhằm kiểm tra, giám sát, xem xét, giải quyết, để thi hành, trao đổi công việc, để biết và lưu văn bản

Nơi nhận văn bản giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản nhanh chóng, chính xác; cơ quan, cá nhân nhận văn bản thấy được trách nhiệm của mình đối với việc giải quyết, thực hiện văn bản đó Bởi vậy, yếu tố này cần được ghi rõ ràng, chính xác

Đối với văn bản có tên loại, yếu tố này ghi ở góc trái, phía dưới trang cuối cùng của văn bản Đối với công văn thì ghi ở hai nơi: dưới địa danh, ngày tháng năm và bên trái phía dưới trang cuối cùng

1.2.1.10 Dấu chỉ mức độ mật, khẩn

Tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản, người ký có thể ghi thêm yếu tố thông tin mật, khẩn Đây là thành phần không phải văn bản nào cũng

có

Dấu chỉ mức độ mật: áp dụng đối với văn bản chứa nội dung nội dung

bí mật của cơ quan, nhà nước, lưu ý những người có trách nhiệm giải quyết, không phổ biến rộng rãi nội dung của văn bản và có biện pháp bảo quản thích hợp Độ mật của văn bản được xắc định theo ba mức: mật, tối mật, tuyệt mật

Mức độ mật: Đóng vào văn bản có nội dung phổ biến trong những đơn

vị, cán bộ có trách nhiệm

Mức độ tối mật: đóng vào văn bản có nội dung phổ biến hẹp hơn nữa Mức độ tuyệt mật: đóng vào văn bản có độ mật rất cao, thường chỉ thủ truởng cơ quan mới được biết

Mức độ mật do người ký văn bản quyết định Văn bản có mức độ mật không được sao chụp phổ biến

Dấu chỉ mức độ khẩn: áp dụng trong trường hợp văn bản vừa được chuyển tới cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành để xử lý kịp thời, nếu chậm sẽ không có hiệu lực thi hành hoặc gây tổn hại cho công việc

Các thành phần của thể thức khác của văn bản bao gồm:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, Website, số điện thoại, số Telex, số Fax, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển…tạo điều kiện cho việc liên hệ công tác Các yếu tố này ghi phía dưới cùng của trang văn bản

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như: “trả lại sau khi họp” (hội nghị),

“xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… áp dụng đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng không phổ biến, sử dụng hạn chế Dấu thu hồi văn bản sau

khi sử dụng và dấu chỉ dẫn phạm vi lưu hành ghi tại lề trên, phía phải của văn bản

Dấu chỉ dẫn dự thảo văn bản như: “dự thảo”, “dự thảo lần”…các chỉ dẫn trên có thể đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản Yếu tố này ghi ở phía trên, trái nội dung văn bản

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành: đối với văn bản cần quản lý chặt chẽ về nội dung và số lượng bản phát hành phải ghi tên người đánh máy và số lượng bản Tên người đánh máy được ghi tắt bằng chữ cái đầu tiên của tên Tên người đánh máy và số lượng bản được ghi dưới sau phần nơi nhận của văn bản

Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có dấu chỉ dẫn phụ lục, phụ lục phải có tiêu đề, văn bản có hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang, thì trang thứ hai trở lên phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Arập Số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng theo từng phụ lục

Các yếu tố cấu thành TT và KTTBVB được thể hiện thông qua sơ đồ sau:

1.1 Sơ đồ bố trí các hành phần thể thức văn bản

Ghi chú

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính

20-25 mm

2

3 5b 10a 10b 12

11

1

4 5a

6 : Nội dung văn bản

7a,7b,7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

Trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính hoặc bản sao

Để đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản cần thực hiện đúng thể thức bản sao

Các thành phần của thể thức bản sao được thể hiện rõ thông qua sơ đồ sau:

1.2 Sơ đồ các thành phần của thể thức bản sao

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Hình thức sao: “sao y bản chánh”, “trích sao” hoặc “sao lục”

2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

6 : Dấu của cơ quan, tổ chức

7 : Nơi nhận

Tất cả các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, khi có bản chính của cơ quan đơn vị đều có quyền sao, nhân bản để phục vụ yêu cầu phổ biến thông tin văn bản Tuỳ theo yêu cầu công việc có thể sao toàn bộ hoặc sao một phần văn bản Nếu văn bản ở cận trang cuối, không được đánh máy co lại

để có phần giấy ghi thể thức bản sao mà các thủ tục sao sẽ ghi vào trang tiếp theo

1.2.2 Các thành phần của kỹ thuật trình bày văn bản

Theo những điều chỉnh mới của Thông tư 55, KTTBVB bao gồm: Căn lề và phông chữ: khác với những quy định trước đây, không gian căn lề và phông chữ của Thông tư 55 linh hoạt hơn, cụ thể là

Lề trái: 30-35 mm;

Lề phải: 15-20 mm;

Lề trên: 20-25 mm;

Lề dưới: 20-25 mm

Phông chữ phần nội dung: 13 - 14

Việc căn lề và phông chữ như trên, tạo điều kiện cho người đánh máy định dạng văn bản dễ dàng

1.3 Tác dụng, ý nghĩa của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1.3.1 Tác dụng, ý nghĩa của thể thức văn bản

Thể thức VBQLNN được quy định thống nhất theo Nghị định 110 và Thông tư 55 có tác dụng và ý nghĩa sau:

Thứ nhất, Thể thức là một trong những nhân tố đảm bảo tính thống nhất trong soạn thảo văn bản, là phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoat động quản lý, tiêu biểu cho quyền lực và sự thống nhất của bộ máy nhà nước, chứa dựng các thông tin khái quát về chủ trương, chính sách, pháp luật của một quốc gia Vì vậy, để đảm bảo tính kỷ cương, phép nước việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo sự thống nhất về thể thức

Thứ hai, TTVB đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản

đã phát hành Các thành phần của thể thức, trong đó quan trọng nhất là chữ ký của nguời có thẩm quyền và con dấu của cơ quan giúp người tiếp nhận phân biệt được sự thật, giả của văn bản

Thứ ba, TTVB thể hiện quyền uy, tinh thần trách nhiệm của của cơ quan ban hành văn bản và người ký văn bản Tác dụng này thể hiện thông qua con dấu, chữ ký và chức vụ người ký

Thứ tư, TTVB nâng cao hiệu quả, chất lượng soạn thảo và tính thẩm

mỹ của văn bản ban hành Thể thức được quy định cụ thể và thống nhất nhất

là những văn bản được mẫu hoá về nội dung và hình thức sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Thứ năm, sự thống nhất về thể thức sẽ tạo thuận lợi cho quá trình xử lý văn bản, nhanh chóng khi vào sổ văn bản đi, đến, giải quyết văn bản, lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

1.3.2 Tác dụng, ý nghĩa của kỹ thuật trình bày văn bản

Cùng với TT, KTTBVB có tác dụng và ý nghĩa đối với công tác soạn thảo văn bản, cụ thể là:

Thứ nhất, KTTB đảm bảo cho văn bản có kết cấu hợp lý theo quy định hiện hành, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo về cách thức trình các yếu tố thể thức của từng loại văn bản trong các cơ quan, tổ chức

Thứ hai, KTTB giúp nội dung văn bản được diễn đạt rõ ràng, chính xác, thông qua những chuẩn mực về ngôn ngữ, ngữ pháp và sự giải nghĩa các thuật ngữ

Như vậy, TT và KTTBVB không chỉ là yếu tố mang tính hình thức mà còn mang ý nghĩa thông tin, liên quan đến giá trị của văn bản TT và KTTB đúng không những làm cho văn bản đựơc sử dụng có hiệu quả trong hoạt động quản lý ở các cơ quan, tổ chức mà còn làm cho văn bản có giá trị pháp

lý bền vững Do đó, người soạn thảo cũng như người chịu trách nhiệm kiểm tra văn bản không thể xem thường việc đảm bảo tính thống nhất về TT và KTTBVB

Chương 2 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC

2.1 Đôi nét về UBND quận Thủ Đức

Thực hiện Nghị định số 03/NĐ-CP ngày 06/02/1997 của Chính phủ về việc thành lập các quận mới thuộc Thành phố Hồ Chí Minh; căn cứ Quyết định số 1199/QĐ-UB ngày 18/3/1997 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh

về việc thành lập quận Thủ Đức; ngày 01/4/1997 huyện Thủ Đức được tách thành quận Thủ Đức, Quận 2 và Quận 9 Đây là sự kiện trọng đại, phản ánh kết quả phát triển và trưởng thành của huyện qua 22 năm sau ngày giải phóng Theo đó, quận Thủ Đức đứng chân tại vị trí cửa ngõ phía Đông Bắc của Thành phố, tập trung nhiều đầu mối giao thông quan trọng nối liền Thành phố

Hồ Chí Minh với Đông Nam Bộ, Bắc Bộ và Trung Bộ Nơi đây được biết đến không chỉ bởi các khu vui chơi giả trí như: Suối Tiên, Sài gòn Waterpark…

mà còn là cơ sở trọng yếu của các khu chế xuất, khu công nghiệp, khu chợ đầu mối và hệ thống các trường đại học, cao đẳng của cả nước

2.1.1 Chức năng

Theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; căn cứ Quyết định số 1199/QĐ-UB của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và Điều 1, 2, 4, 6 của quy chế tổ chức của UBND quận Thủ Đức, nhiệm kỳ 2004- 2009 (ban hành kèm theo quyết định số: 479/QĐ-UB ngày 07/6/2004 của Ủy ban Nhân dân Quận Thủ Đức) thì UBND quận Thủ Đức bao gồm những chức năng cơ bản sau đây:

UBND quận Thủ Đức là cơ quan chấp hành của HĐND Quận, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương

Ủy ban là cơ quan chấp hành, quản lý nhà nước ở địa phương, thực hiện quyền hạn theo hiến pháp, Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội khoá IX kỳ họp thứ IV thông qua ngày 26/11/2003; thực hiện phân công, phân cấp quản lý của Thành phố, UBND quận Thủ Đức hoạt động theo cơ chế “một cửa, một dấu”, UBND là cơ quan cấp trên của 12 Phường

UBND quận Thủ Đức làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số Theo đó, Chủ tịch Ủy ban là người lãnh đạo, điều hành và tập trung, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cùng với tập thể chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban trước cấp Ủy, HĐND và UBND Thành phố

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND quận Thủ Đức tổ chức thực hiện, thi hành hiến pháp, luật và Ủy ban khác của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND quận Thủ Đức UBND quận Thủ Đức chỉ đạo hoạt động của 12 Phường

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND nói chung, UBND quận Thủ Đức nói riêng được thể hiện trong Mục 2, Chương IV của Luật tổ chức HĐND-UBND

năm 2003 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được cụ thể hoá trong các lĩnh vực như: kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng, giao ợong vận tải, thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, ytế, văn hoá, xã hội; khoa học công nghệ; quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội; thi hành chính sách dân tộc; thi hành pháp luật; xây dựng chính quyền; quản lý hộ khẩu, cư trú, đi lại tại địa phương; phối hợp với thường trực HĐND và các ban của HĐND quận chuẩn bị các kỳ họp của HĐND quận Thủ Đức

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

UBND quận Thủ Đức thực hiện theo Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 04/ 01/ 2004 của Chính phủ và văn bản số 2610/UB-VX ngày 07/7/2004 của UBND Thành phố Theo đó, UBND quận Thủ Đức gồm 9 thành viên:

01 Chủ tịch: Trần Công Lý

03 Phó chủ tịch + Phó chủ tịch Văn xã: Huỳnh Thanh Nhân

+ Phó chủ tich Kinh tế: Trần Thị Hạnh + Phó chủ tịch Quản lý Đô thị: Lê Văn Lộc

01 Chánh Văn phòng: Nguyễn Quang Phước

01 Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự: Trần Xuân Tuấn

01 Chánh Thanh tra: Lê Ngọc Quý

01 Trưởng phòng Nội vụ: Lê Thị Trong

01 Công an Quận: Nguyễn Thành Nghiệm

Bộ máy giúp việc của UBND quận Thủ Đức gồm có:

- Các phòng ban chuyên môn:

+ Văn phòng HĐND và UBND quận Thủ Đức + Phòng Tài chính Kế hoạch

+ Phòng Quản lý Đô thị + Phòng Văn hoá Thông tin Thể thao + Phòng Giáo dục

+ Phòng Kinh tế + Phòng Tư pháp + Phòng Nội vụ + Phòng Tài nguyên Môi trường + Phòng Lao động Thương binh và Xã hội + Ban Tôn giáo

+ Thanh tra Quận + Ủy ban dân số gia đình và trẻ em

- Các tổ chức đơn vị sự nghiệp và các đơn vị trực thuộc

+ Trung tâm y tế + Trung tâm thể dục thể thao + Trung tâm văn hoá

+ Trường Kỹ thuật công nghiệp Thủ Đức + Ban Quản lý dự án

+ Ban Quản lý chợ Thủ Đức + Ban Bồi thường Giải phóng Mặt bằng + Công ty công trình giao thông đô thị và quản lý nhà

- 12 phường thuộc Quận

+ Phường Bình Thọ + Phường Trường Thọ + Phường Bình Chiểu + Phường Linh Chiểu + Phường Linh Xuân + Phường Linh Trung + Phường Linh Đông + Phường Linh Tây + Phường Tam Bình + Phường Tam Phú + Phường Hiệp Bình Phước + Phường Hiệp Bình Chánh Các phòng ban tham mưu giúp việc được bố trí làm việc theo hướng tập trung trong trụ sở UBND theo sơ đồ sau:

2.1 Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Thủ Đức

BAN TÔN GIÁO

THANH TRA QUẬN

UỶ BAN DÂN SỐ

TRUNG TÂM VĂN HOÁ

TRƯỜNG KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP TĐ

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

BAN QUẢN LY CHỢ THỦ ĐỨC

BAN BỒI THƯỜNG GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG

PHƯỜNG BÌNH CHIỂU

PHƯỜNG LINH CHIỂU

PHƯỜNG LINH XUÂN

PHƯỜNG LINH TRUNG

PHƯỜNG LINH ĐÔNG

PHƯỜNG LINH TÂY

PHƯỜNG TAM BÌNH

PHƯỜNG TAM PHÚ

PHƯỜNG HIỆP BÌNH PHƯỚC

PHƯỜNG HIỆP BÌNH CHÁNH

2.2 Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức

2.2.1 Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản QLNN

2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND quận Thủ Đức

Theo Điểm b, Khoản 3, Điều 1, Chương 1 của Luật ban hành VBQPPL

đã sửa đổi, bổ sung năm 2002; căn cứ Điều 16, Điều 17, Mục 1, Chương II của Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND năm 2004 thì UBND có thẩm quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị và các văn bản hành chính khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của mình Theo đó,

hệ thống văn bản của UBND quận Thủ Đức ban hành từ khi thành lập - nay

và trong thời gian 2005-2006 là: Quyết định (Quyết định nhà đất, Quyết định

xử phạt vi phạm hành chính, Quyết định tổng hợp, Quyết định cưỡng chế, Quyết định giải quyết khiếu nại, Quyết định tổ chức…); Thông báo - Chỉ thị;

Kế hoạch - Chương trình; Báo cáo; Công văn; Phương án - Biên bản - Tờ trình; Giấy phép xây dựng

UBND quận Thủ Đức bao gồm 13 phòng ban chuyên môn, 8 tổ chức đợn vị sự nghiệp và 12 phường Mỗi đợn vị đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau nên việc ban hành văn bản rất phong phú và đa dạng Tất cả những văn bản ban hành trong thời gian 2005-2006 đều đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban, đơn vị dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND quận Thủ Đức

2.2.1.2 Tên loại, số lượng văn bản UBND quận Thủ Đức ban hành trong thời gian 2005 - 2006

Là cơ quan nhà nước cấp Quận nên số lượng văn bản Ủy ban phát hành trong một năm là rất lớn

Trong năm 2005, UBND quận Thủ Đức đã tiếp nhận và xử lý 11.920 văn bản đi, bao gồm: 1.045 Quyết định (163 Quyết định giải quyết khiếu nại + tranh chấp, 846 Quyết định xử phạt hành chính, 36 Quyết định cưỡng chế); 7.771 Quyết định khác gồm: Tổng hợp (2.584), thi đua khen thưởng (156), lĩnh vực nhà đất (2.515), điều động nhân sự (2.582); 3.104 loại văn bản hành chính khác gồm: Công văn hành chính (2.244), Kế hoạch chương trình công tác (143), Thông báo (500), Báo cáo (215))

Trong năm 2006, Ủy ban Quận đã ban hành 9.214 văn bản đi gồm: 887 Quyết định về giả quyết tranh chấp, khiếu nại, cưỡng chế, xử phạt vi phạm hành chính; 4.003 Quyết định tổng hợp, tổ chức, lĩnh vực nhà đất và 4.324 văn bản hành chính khác

Chỉ trong hai năm từ 2005-2006 UBND quận Thủ Đức đã phát hành

222 VBQPPL; 21.143 văn bản hành chính các loại Điều này chứng tỏ UBND quận Thủ Đức ngày càng phát huy là cơ quan hành chính công trong mọi hoạt động trên địa bàn quận

Trong hệ thống văn bản Ủy ban phát hành, quyết định và công văn là hai loại văn bản giữ vai trò rất quan trọng, phổ biến và ban hành với số lượng nhiều nhất, chiếm đến 86,3% (Quyết định 64,9%; Công văn 21,4%) Với số

lượng văn bản phát hành lớn như vậy liệu có đảm bảo sự thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình quy định của Nghị Định 110 và Thông tư 55 Đây là nhiệm vụ chính mà Chương 2 sẽ làm sáng tỏ

Trong 7 tháng thực tế, tác giả đã khảo sát 133 VBQPPL; 15.569/ 21.134 văn bản hành chính các loại, chiếm 73,7% tổng số văn bản ban hành trong 2005 - 2006, chọn mẫu đại diện là Quyết định, Công văn Việc lựa chọn thời gian khảo sát, số lượng văn bản và mẫu đại diện khẳng định kết quả nghiên cứu của khóa luận “Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND quận Thủ Đức” là có cơ sơ khoa học

2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tai UBND quận Thủ Đức thời gian 2005 – 2006

2.2.2.1 Khái quát chung thể thức và kỹ thuật trình bày văn trước và sau khi ban hành Thông tư 55

 Đối với văn bản QPPL

Trong thời gian 2005-2006 UBND quận Thủ Đức đã soạn thảo và ban hành 133 văn bản, trong đó trước khi ban hành Thông tư 55 là 24 văn bản (23 Quyết định, 1 Chỉ thị); kiểm tra thẩm quyền của 27 Nghị quyết của HĐND phường Trong 24 văn bản do UBND quận Thủ Đức ban hành trong 6 tháng đầu năm 2006 thì có 11 văn bản sai thể thức Trong 109 văn bản Ủy ban ban hành sau khi Thông tư 55 có hiệu lực thì có đến 58 văn bản sai TT và KTTB

 Đối với văn bản hành chính

Trước khi thông tư 55 được ban hành, mặc dù Chính phủ đã có Nghị định 110 về công tác văn thư song chưa có văn bản hướng dẫn về TT và KTTB nên hệ thống văn bản của UBND quận Thủ Đức điều chỉnh theo quy định của TCVN (TCVN 5700: 2002) Thời gian này lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày của Ủy ban rất lớn, gấp 2, 69 lần số lượng văn bản phát hành Trong đó lỗi sai quyết định nhà đất gấp 2,61 lần, công văn gấp 3,88 lần Trung bình sai 3,27 lỗi/một văn bản Từ khi Điều 5 và Điều 35 của Nghị định

110 được cụ thể hoá bằng Thông tư 55 hướng dẫn về TT và KTTBVB cho đến hết ngày 31/12/2006 những lỗi sai về TT và KTTBV giảm đáng kể (chỉ còn 0,67 lỗi/1 văn bản, đặc biệt đến năm 2006 chỉ còn 0,55 lỗi/1 văn bản Sự tiến bộ này được biểu hiện như sau:

Một là, lỗi sai TT và KTTB nhỏ hơn số lượng văn bản phát hành Tuy

nhiên, 7 tháng cuối năm 2005 lỗi sai của văn bản gấp 2,28 lần số lượng văn bản phát hành và giảm 0,41 so với 5 tháng đầu năm Đến năm 2006 tỷ lệ này

bị đảo ngược, nghĩa là lỗi của văn bản chỉ bằng 1/5 số lượng văn bản phát hành

Hai là, lỗi sai của các mẫu đại diện cũng giảm Quyết định nhà đất

giảm từ 2,62 lỗi/1 văn bản xuống còn 2,15 lỗi/1 văn bản trong năm 2005 Đến năm 2006 chỉ số này chỉ còn 0,57 lỗi/1 văn bản, trung bình chỉ còn 0,54 lỗi/1 văn bản trong năm 2006

Ba là, bên cạnh những văn bản sai vẫn còn 45 văn bản chuẩn theo quy

định của TCVN (TCVN 5700: 2002) và 850 văn bản đúng theo quy định của

Thông tư 55, trong đó có 30 qụyết định, 15 công văn (trước khi có Thông tư;

và 97 Quyết định, 753 văn bản khác (khi Thông tư có hiệu lực)) Các văn bản đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày chủ yếu do Ủy ban, Văn phòng, Phòng Tài nguyên Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Nội

vụ, soạn thảo

2.2.2.2 Giai đoạn trước khi ban hành Thông tư 55

 Đối với hệ thống VBQPPL: Có 11/24 văn bản sai về TT và KTTB; 01

văn bản ban hành năm 2003 không còn phù hợp nữa và 10 văn bản (Nghị quyết của HĐND) thuộc thẩm quyền xử lý của Ủy ban

 Đối với văn bản hành chính: Thông qua khảo sát sơ bộ 812 văn bản Ủy

ban phát hành 5 tháng đầu năm 2005, tác giả nhận thấy: Chỉ có 45/812 văn bản đúng theo TCVN (TCVN 5700: 2002), chiếm 6% tổng số lượng văn bản khảo sát, còn 677 văn bản sai sót về TT và KTTB chiếm 94%, những lỗi sai

về yếu tố thể thức được thể hiện thông qua bảng thống kê sau:

2.2 Bảng thống kê lỗi sai các thành phần thể thức trước khi Thông tư 55

được ban hành

Yếu tố thể thức và kỹ

thuật trình bày

Số lượng lỗi sai

Công văn

Quyết định

Trung bình lỗi sai/ 1 văn bản

Lỗi sai/

Công văn

Lỗi sai/ Quyết định

Tác giả văn bản 731 30 43 0,11 0,21 0,07 Tên loại và trích yếu

Trong 1108 lỗi sai về tên loại và trích yếu nội dung văn bản thì tập trung chủ yếu vào việc ghi tên loại và trích yếu nội dung cùng một dòng (323 lỗi); gạch 1/2 bằng nét đứt sau trích yếu nội dung văn bản (2,69 lỗi); có biểu tượng symbol sau trích yếu nội dung văn bản (296 lỗi)

Trong 720 lỗi về cụm từ “Nơi nhận” thì 100% ghi dấu hoa thị (*) trước

từ “Nơi nhận” (*Nơi nhận) và gạch chân dưới cụm từ này; 370 lỗi ghi đậm

nghiêng (Nơi nhận) và 350 ghi đứng đậm (Nơi nhận)

 Những mặt đạt được

Có 10/24 văn bản QPPL đúng về TT và KTTB , chiếm 41,6% tổng số lượng văn bản Ủy ban phát hành trong 6 tháng đầu năm 2005; từng bước hoàn