Xuất phát từ thực trạng và những nhu cầu thực tế, tác giảquyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thươ
Trang 1TÓM TẮT LUẬN VĂN PHẦN MỞ ĐẦU
Trong thời đại hiện nay, kinh tế Việt Nam đang hội nhập một cách sâu rộng vào nền kinh tế thế giới Nhu cầu tin học hóa là một yêu cầu bức thiết của mỗi doanh nghiệp Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về thức ăn chăn nuôi Công ty định hướng xuất nhập khẩu nguyên liệu nông nghiệp Hoạt động xuất nhập khẩu chính là chìa khóa để phát triển, tạo lợi thế cạnh tranh so với doanh nghiệp khác Hiện nay, quy mô công ty ngày càng tăng Điều này đã tạo những sức
ép nhất định lên bộ phận xuất nhập khẩu của công ty Việc quản lý thông tin xuất nhập khẩu của doanh nghiệp còn thủ công Các chứng từ xuất nhập khẩu được lưu trữ bằng cả hồ sơ cứng và hồ sơ mềm Công ty chưa có một phần mềm chuyên dụng nào Hiện nay, công ty hiện đang sử dụng phần mềm tin học văn phòng để quản lý thông tin Với đặc thù của các nghiệp vụ xuất nhập khẩu là cần sự gắn kết thông tin một cách liền mạch và chặt chẽ thì hệ thống hiện tại vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn Việc truy vấn thông tin còn chậm chạp và dễ gây nhầm lẫn Xuất phát từ thực trạng và những nhu cầu thực tế, tác giảquyết định lựa chọn
đề tài: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công
ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương”
Đề tài tập trung vào hai mục tiêu chính sau:
- Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hiện tại và cách thức quản lý thông tin hiện tại trong doanh nghiệp
- Phân tích và thiết kế vật lý ngoài phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu phù hợp với các yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn và đáp ứng được các yêu cầu
quản lý
Trang 2CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương thành lập ngày 11 tháng 11 năm 2002, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0101330741 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Tên tiếng anh là HOAN DUONG TRADING AND MANUFACTURING JOINT STOCK COMPANY
- Vốn điều lệ: 60.000.000 VND (sáu mươi tỉ đồng)
- Tổng sản lượng toàn công ty đạt 120.000 tấn/năm
- Doanh số đạt khoảng 1.000 tỷ VNĐ/năm
- Tổng số lao động hiện có: 300 nhân sự
Quy trình xuất nhập khẩu:
Doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu kí kết hợp đồng thương mại thỏa thuận
về việc mua bán hàng hóa Căn cứ trên các điều kiện của Incoterm 2010, hai bên sẽ tuân thủ các điểu kiện về việc giao và nhận hàng hóa Từ kho của nước xuất khẩu, hàng hóa được vận chuyển tới cảng đi để thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa Tại cửa khẩu nước xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển đi tới cảng đến của nước nhập khẩu Tại đây, hàng hóa tiếp tục làm thủ tục hải quan để được vào nước nhập khẩu Sau đó, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệp nhập khẩu
Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương
Quản lý hợp đồng thương mại quốc tế
Quản lý thông tin hải quan
Quản lý tình hình thanh toán
Trang 3 Quản lý tình hình hàng hóa nhập xuất kho
Quản lý tình hình bảo hiểm hàng hóa của công ty
Đánh giá vấn đề quản lý xuất nhập khẩu tại công ty và giải pháp tin học
Công ty đang sử dụng các phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft word để quản lý các giấy tờ liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của mình.Với tính năng xử lý tính toán cao, Excel đã đảm nhận một số vai trò nhất định quản lý dữ liệu Tuy nhiên, sau một thời gian nghiên cứu thực tế, tác giả thấy một số bất cập sau:
- Việc liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận còn yếu kém, dẫn tới nhiều báo cáo không kịp thời, chính xác
- Việc kiểm soát, theo dõi các tiến trình xuất nhập khẩu rất khó khăn, đôi khi xảy ra tình trạng bỏ sót dữ liệu
- Việc phối hợp thanh toán với phòng Tài chính – Kế toán được thực hiện chưa được tốt
- Quản lý thông tin chồng chéo giữa các phòng ban
Từ những bất cập trên, tác giả đề xuất với ban lãnh đạo xây dựng phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu Phần mềm được xây dựng sẽ sử dụng những nền tảng trang thiết bị công nghệ sẵn có công ty và đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn
CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM
Chương này trình bày một số vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích, thiết kế phần mềm được sử dụng để ứng dụng vào việc nghiên cứu phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất
và Thương mại Hoàn Dương
Trang 4Trong luận văn, tác giả có đưa ra tổng quan về công nghệ phần mềm và vòng đời phát triển phần mềm Tác giả sử dụng mô hình vòng đời phát triển của phần mềm là mô hình thác nước để giúp cho quá trình phân tích và thiết kế phần mềm được rõ ràng, trình tự hơn
Phần tiếp theo của chương này, tác giả đi sâu vào phương pháp lí luận để phân tích hệ thống và thiết kế phần mềm
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là quá trình đi sâu vào tìm hiểu các chi tiết của hệ thống, phân tích những yêu cầu, chức năng của hệ thống theo bản chất và qua đó hình thành hệ thống mới ở mức logic Việc phân tích hệ thống trải qua các bước như sau:
- Khảo sát hệ thống, phân tích hiện trạng và tính khả thi của hệ thống
- Sử dụng các công cụ để phân tích như: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), mô hình dữ liệu thực thể (ERD), mô hình dữ liệu quan hệ
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: Tổ hợp các quan hệ tự nhiên, vốn
có trong dữ liệu của hệ thống như được chứa trong nhiều kho thông tin
Quá trình thiết kế hệ thống bao gồm các nhiệm vụ:
- Xác định hệ thống máy tính
- Thiết kế giao diện người máy
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế giải thuật
Trang 5CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG
Chương này là trọng tâm của luận văn Dựa trên cơ sở lý thuyết được trình bày
ở chương II, tác giả làm rõ cách thức phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương
Tác giả đã tiến hành khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Hoàn Dương Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy việc quản lý thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa thực sự khoa học, hợp
lý Vì thế, nhu cầu phát triển phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu là một yêu cầu bức bách của thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu dự kiến có các chức năng: quản lý hàng hóa, quản lý giao dich, quản lý thanh toán, quản lý thông tin hải quan và thống kê báo cáo
Trong quá trình phân tích, tác giả sử dụng sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng thông tin (IFD), , sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để giải quyết bài toán quản lý thông tin
Liên quan đến vấn đề thiết kế hệ thống, tác giả có sử dụng phương pháp mô hình hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu và phác họa các bảng cơ sở dữ liệu Tác giả sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu vào để thiết kế CSDL cho phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Các dữ liệu đầu vào cần chuẩn hóa:
* Hợp đồng thương mại
* Hóa đơn thương mại
* Đơn bảo hiểm hàng hóa
Trang 6* Vận đơn
* Tờ khai hải quan
Các giao diện được thiết kế khoa học, thân thiện với người sử dụng
Để kết thúc chương này, tác giả lựa chọn trình bày hai giải thuật Đó là thuật toán nhập khẩu hàng hóa và thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa
Trang 7KẾT LUẬN
Trong khuôn khổ của đề tài, luận văn tập trung vào việc phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương
Những kết quả chính mà luận văn đạt được:
- Qua quá trình khảo sát và phân tích phương thức quản lý thông tin hiện tại, tác giả đã tìm ra các ưu điểm, nhược điểm của hệ thống hiện hành và đề xuất phương án xây dựng phần mềm phù hợp với nhu cầu của tổ chức
- Thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu nhằm tạo ra sự thống nhất trong quản lý thông tin, hạn chế được những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu
- Xây dựng bộ hồ sơ phân tích và thiết kế phần mềm
Với những nghiên cứu gắn liền với thực tiễn nghiệp vụ quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương, tác giả tin tưởng rằng phần mềm sẽ được ban lãnh đạo công ty hỗ trợ xây dựng, phát triển thành một sản phẩm hoàn thiện Phần mềm này sẽ thực sự hữu ích đối với công ty Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ và chỉ bảo của thầy cô cũng như bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn, có tính thực tiễn cao Cuối cùng, tác giả xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Lê Văn Năm