Trong quá trình triển khai giao lưu, phiên bản 1.0 đã có thể đáp ứng được nhu cầu cho nhân dân cả nước có thể giao lưu trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước tại một đơn vị độc lập n
Trang 1BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
VĂN PHÒNG BỘ
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CỔNG GIAO LƯU TRỰC TUYẾN Ver 2.0
(iConference Portal)
Hà nội, tháng 12 năm 2007
Trang 2I GIỚI THIỆU
Hệ thống Giao lưu trực tuyến Bộ Tài nguyên và Môi trường phiên bản 1.0 được xây dựng
và phát triển bởi Trung tâm Tin học – Văn phòng Bộ TNMT, đã được sử dụng cho nhiều phiên giao lưu của Bộ cũng như của một số Sở TNMT các địa phương trên cả nước
Trong quá trình triển khai giao lưu, phiên bản 1.0 đã có thể đáp ứng được nhu cầu cho nhân dân cả nước có thể giao lưu trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước tại một đơn vị độc lập như giao lưu tại Bộ, giao lưu tại một tỉnh thành nào đó Tuy nhiên, do nhu cầu cần giao lưu đối thoại của người dân với các cơ quan quản lý ngày càng nhiều, người dân có nhiều các câu hỏi, các ý kiến thắc mắc mà phạm vi trả lời không chỉ dừng ở một đơn vị độc lập, mà liên quan nhiều đến các cơ quan cấp trên hoặc cấp dưới có thẩm quyền trả lời tương ứng
Ví dụ: Khi người dân tham gia giao lưu tại một tỉnh A, người dân hỏi về các chính sách
pháp luật đất đai mà cấp Sở không giải quyết được, khi đó, cấp Sở cần thực hiện chuyển câu hỏi cho các đơn vị cấp trên (như cấp Vụ, Bộ) thực hiện trả lời và gửi câu trả lời lại cho người
dân Hoặc, khi người dân tham gia giao lưu tại Bộ, dân hỏi trực tiếp lãnh đạo Bộ về vấn đề
đất đai chính xác tại một địa điểm cụ thể, lúc này cấp Bộ có thể không nắm đến mức chi tiết tại địa chỉ đó, chính vì thế câu hỏi phải được chuyển về cho cấp Sở tại địa phương đó
Như vậy, cả hai ví dụ trên, câu hỏi của người dân không thể giải quyết ngay trong một phiên giao lưu, mà các đơn vị tham gia giao lưu phải thực hiện các công việc trả lời dưới hình thức offline để có các câu trả lời từ đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết (ví dụ: trao đổi qua hình thức công văn)
Chính vì thế, vấn đề đặt ra cần phải nâng cấp hệ thống Giao lưu trực tuyến phiên bản 1.0 thành một Cổng Giao lưu trực tuyến (iConference Portal), cho phép người dân và các cơ quan quản lý có thể làm việc một cách độc lập nhưng đều là một phần trong tổng thể thống nhất của cả hệ thống, giúp cho Bộ có thể tổ chức được các phiên giao lưu với nhiều tỉnh thành tham gia, có phân cấp, người dân có thể tham gia giao lưu trực tiếp trên cổng giao lưu trực tuyến của Bộ hoặc từ hệ thống giao lưu trực tuyến tại từng địa phương
II CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.1 Cổng Giao lưu trực tuyến
Là hệ thống giao lưu trực tuyến hoạt động trên nền Web, sử dụng công nghệ Web 2.0, cho phép người dân có thể tham gia giao lưu từ Website của Bộ hoặc từ bất
kỳ một tỉnh thành nào
Trang 32.2 Phiên giao lưu
Phiên giao lưu (hay còn gọi là buổi giao lưu) là việc trao đổi thông tin trực tiếp giữa người dân và các cơ quan quản lý nhà nước xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định
Có 2 loại giao lưu cơ bản:
- Cơ quan tự tổ chức độc lập: Là phiên giao lưu mà một đơn vị độc lập (có
pháp nhân và con dấu riêng, như Bộ, Cục, Sở) tổ chức, các đơn vị con và cán
bộ trực thuộc trong đơn vị đó tham gia giao lưu, không có các đơn vị cung cấp
hoặc các đơn vị bên ngoài tham gia (Ví dụ: Bộ Tài nguyên và Môi trường tổ
chức phiên giao lưu trả lời người dân về chính sách pháp luật đất đai, thành phần tham gia gồm Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ pháp chế, Vụ Đất đai,
Vụ Đăng ký và Thống kê đất đai Khi đó, người dân có thể vào trang giao lưu của đơn vị, gửi câu hỏi và sẽ được các cán bộ tại các phòng ban trong đơn vị
đó tiếp nhận và trả lời câu hỏi, kết quả trả lời chỉ được hiện trên trang Web của đơn vị đó)
- Cơ quan tổ chức có các đơn vị khác tham gia: Là phiên giao lưu mà đơn vị
độc lập tổ chức, với thành phần chính là các phòng ban trực thuộc tham gia, đồng thời có mời hoặc chỉ đạo các đơn vị cùng cấp hoặc cấp dưới tham gia
(Ví dụ: Bộ Tài nguyên và Môi trường tổ chức giao lưu trực tuyến trên 64 tỉnh
thành cả nước, tất cả các Sở TNMT tại các tỉnh đều phải tham gia giao lưu Khi đó, Bộ đóng vai trò là đơn vị chủ quản của phiên giao lưu đó, còn các Sở đóng vai trò là thành viên tham gia giao lưu Khi đó, người dân sẽ có thể có một số trường hợp đặc biệt khi tham gia giao lưu, như:
+ Nếu người dân gửi câu hỏi từ Bộ, nếu cán bộ tại các Vụ trả lời thì kết quả trả lời sẽ hiện thị trên Website của Bộ
+ Nếu người dân gửi câu hỏi từ một Đơn vị cấp dưới (như tại Sở), cán bộ tại Sở trả lời, kết quả trả lời sẽ được HIỂN THỊ ĐỒNG THỜI trên Website của Sở và trên của Bộ
+ Nếu người dân gửi câu hỏi từ Bộ, nếu câu hỏi đó thẩm quyền trả lời thuộc về địa phương, cán bộ phân công trên Bộ sẽ chuyển câu hỏi đó về địa phương trả lời, câu trả lời cũng được hiển thị trên Website của Bộ lẫn của địa phương
Trang 4+ Nếu người dân gửi câu hỏi từ địa phương (từ Sở), nếu cán bộ Sở thấy câu trả lời này thuộc thẩm quyền cấp Bộ, Sở sẽ chuyển câu hỏi lên để Bộ trả lời Khi trả lời xong, câu trả lời cũng được hiện tra trên trang của Sở và
của Bộ ) 2.3 Người dân
Là người truy cập vào cổng giao lưu từ Bộ hoặc từ các địa phương, cho phép có thể gửi các câu hỏi trực tuyến đến cơ quan quản lý nhà nước tương ứng với trang giao lưu đang truy nhập
Mỗi người dân phải đăng ký một số thông tin cá nhân như họ tên, tuổi, địa chỉ, email với hệ thống và có các quyền như: gửi câu hỏi, xem trạng thái trả lời của câu hỏi, tìm kiếm, xem hướng dẫn
2.4 Ban giao lưu
Là nhóm các đơn vị, phòng ban và các cán bộ trong các đơn vị phòng ban đó được người quản trị hệ thống lựa chọn để tham gia giao lưu Trong một phiên giao lưu có thể có tất cả các phòng ban trong một đơn vị hoặc có một số được lựa chọn
Mỗi phòng ban sẽ có các quyền chức năng tương ứng Khi phòng ban có quyền nào thì toàn bộ cán bộ thuộc phòng ban cũng có quyền đó
Các quyền dành cho phòng ban bao gồmL
+ Quyền Lọc câu hỏi: Thực hiện việc lọc câu hỏi do người dân gửi đến Thông
thường quyền này dành cho Văn phòng Bộ, phòng Tổ chức – hành chính hoặc Văn phòng các Sở
+ Quyền Phân công trả lời: Thực hiện việc phân công (giao) các câu hỏi đã lọc
cho các đơn vị phòng ban trả lời hoặc chuyển câu hỏi cho các đơn vị độc lập có thẩm quyền khác trả lời trong cùng phiên giao lưu Thông thường quyền này dành cho Ban lãnh đạo Bộ hoặc Sở
+ Quyền Trả lời câu hỏi: Thực hiện việc trả lời các câu hỏi đã được phân công
trả lời Câu hỏi khi được phân cho một đơn vị thì các cán bộ thuộc đơn vị đó đều
có thể trả lời cho câu hỏi, tuy nhiên khi câu hỏi đã được trả lời thì cán bộ khác sẽ không trả lời được nữa
+ Quyền Duyệt câu trả lời: Thực hiện việc duyệt câu trả lời xem có hợp lệ hay
không Trong trường hợp câu trả lời tốt, thông tin sẽ được xuất bản lên Website
Trang 5để người dân có thể xem được kết quả trả lời Trong trường hợp trả lời không tốt, người duyệt sẽ yêu cầu người trả lời thực hiện việc trả lời lại
2.5 Quản trị hệ thống
Là người có quyền thiết lập các thông tin chính của một đơn vị Có thể thực hiện các chức năng chính trên toàn hệ thống đối với đơn vị của mình như: Quyền Quản lý người truy cập (quản lý User), quyền Quản lý đơn vị phòng ban, quyền Tạo phiên giao lưu
III MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ
3.1 Mô hình tổng quan
Cổng giao lưu trực tuyến
tiếp
Ban giao lưu các đơn vị độc lập khác Quản trị hệ thống
Gửi câu hỏi Nhận câu trả lời
Tiếp nhận câu hỏi
Gửi câu trả lời
Tiếp nhận câu hỏi Gửi câu trả lời
Tạo phiên giao lưu
Giám sát hệ thống
Bắt buộc tham gia Tuỳ chọn tham gia theo loại phiên giao lưu
Trang 63.2 Mô hình chi tiết
Người dân Cán bộ lọc câu hỏi Cán bộ phân công
trả lời
Cán bộ trả lời câu hỏi
Cán bộ duyệt câu hỏi
Gửi câu hỏi
Lọc câu hỏi
hợp lệ
không hợp lệ
Phân công cho các phòng ban trả lời (cho đơn vị trực thuộc hoặc chuyển câu hỏi cho đơn vị khác)
Xem nội dung câu hỏi
không hợp lệ
Từ chối trả lời, nêu lý do
trả lời được
Trả lời câu hỏi
Hợp lệ
Xem nội dung trả lời Gửi câu trả lời
Yêu cầu trả lời lại
Đề nghị phê duyệt
Trang 7IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CỦA QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
4.1 Đăng nhập
Mục đích: Mỗi cán bộ khi tham gia hệ thống phải được cấp một tài khoản
truy nhập bao gồm 01 tên truy nhập (username) và mật khẩu (password) Cán
bộ sử dụng tài khoản này để đăng nhập vào phân khu chức năng của cán bộ Nếu đăng nhập thành công, khi đó cán bộ mới có thể làm việc được với các
chức năng quản trị hệ thống hoặc làm việc trong Ban giao lưu
Mặc định, tại mỗi đơn vị độc lập hoặc tại các Sở TNMT địa phương, có 01 tài
khoản quản trị với Username là: Admin, Password mặc định là admin
Thực hiện:
- Bước 1: Trên trình duyệt Web, gõ địa chỉ truy cập chức năng của cán bộ tại
địa chỉ
http://www.gltt.monre.gov.vn/cb
Nếu truy cập chức năng của cán bộ tại mỗi đơn vị địa phương thì gõ địa chỉ:
http://tên đơn vị.monre.gov.vn/cb
(Ví dụ: http://danang.monre.gov.vn/cb)
- Bước 2: Xuất hiện cửa sổ truy nhập, nhập tên truy nhập và mật khẩu Nếu
đăng nhập từ cổng giao lưu của Bộ, cần chọn đơn vị chủ quản mà cán bộ đó đang công tác (ví dụ: nếu cán bộ thuộc Vụ đất đai thì chọn ô đơn vị là Bộ Tài nguyên và Môi trường, hoặc nếu đơn vị là Văn phòng thuộc Cục Đo đạc bản
đồ thì chọn đơn vị là Cục Đo đạc và Bản đồ) Nếu đăng nhập từ địa phương, mặc định sẽ lựa chọn là tên của Sở TNMT địa phương
- Bước 3: Bấm nút đăng nhập, nếu truy nhập thành công, sẽ xuất hiện chức năng làm việc của cán bộ tương ứng
Trang 84.2 Quản lý danh sách đơn vị phòng ban
Mục đích: Thực hiện việc quản lý danh mục cơ quan đơn vị phòng ban trên
toàn hệ thống
Người quản trị của cơ quan độc lập hoặc địa phương thì chủ động tạo cấu trúc phòng ban theo đơn vị của mình, danh mục này có thể phân cấp theo hình cây (tree) với nhiều cấp khác nhau, tuy nhiên khuyến cáo chỉ tạo đến ba cấp
Thực hiện:
- Bước 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc của
người quản trị tại Tab chức năng Quản trị
- Bước 2 Chọn chức năng Quản lý Đơn vị phòng ban
Xuất hiện khung làm việc chính của chức năng
- Bước 3 Bấm vào một đơn vị trong cây đơn vị để lựa chọn đơn vị đó Thông
tin của đơn vị sẽ hiển thị trong khung Nhập/ sửa thông tin
- Bước 4 Để tạo mới đơn vị, bấm nút Tạo mới Lúc này, đơn vị mới được tạo
sẽ là đơn vị con của đơn vị vừa lựa chọn trên cây đơn vị Để sửa thông tin của
đơn vị, bấm nút Sửa
Trang 9- Bước 5 Nhập mới hoặc hoặc sửa thông tin theo mẫu tương ứng Nếu đơn vị
là cơ quan độc lập (như các Cục, các Sở, các công ty) thì đánh dấu chọn mục [x] Cơ quan độc lập , nếu không thì bỏ đánh dấu chọn
- Bước 6 Bấm nút Lưu để lưu thông tin của đơn vị
Nếu muốn xoá đơn vị, chon đơn vị rồi bấm nút “Xoá lựa chọn” Lưu ý nếu xoá đơn vị cấp cha thì sẽ xoá toàn bộ các đơn vị cấp con tương ứng
4.3 Quản lý danh sách người dùng
Mục đích: Thực hiện việc quản lý danh sách cán bộ sử dụng trên toàn hệ
thống
Mỗi cán bộ trên toàn hệ thống được cấp 01 tài khoản truy cập và duy nhất trong đơn vị độc lập của mình Tuy nhiên, tài khoản truy nhập có thể giống nhau trên hệ thống khi tài khoàn này nằm ở hai đơn vị độc lập khác nhau
Ví dụ: Trên toàn hệ thống có nhiều tài khoản Admin, mỗi đơn vị độc lập sẽ có
01 tài khoản Admin và có mật khẩu khác nhau
Thực hiện:
- Bước 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc của
người quản trị tại Tab chức năng Quản trị
- Bước 2: Chọn chức năng Quản lý User, xuất hiện khug
làm việc quản trị người dùng
Trang 10- Bước 3: Bấm vào từng đơn vị trên cây đơn vị để lựa chọn, xuất hiện danh
sách cán bộ tương ứng trong đơn vị lựa chọn
- Bước 4 Để tạo người dùng mới, bấm nút Tạo mới
- Bước 5 Để sửa người dùng, bấm nút trên cột Sửa tương ứng với người
dùng đó
- Bước 6 Trong khung nhập thông tin, nhập các thông tin cần thiết của người
dùng Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin
- Nếu muốn xoá người dùng, bấm nút trên cột xoá tương ứng với người dùng cần xoá khỏi hệ thống
4.4 Khởi tạo phiên giao lưu
Mục đích: Thực hiện việc khởi tạo phiên giao lưu tại một đơn vị độc lập hoặc
phiên giao lưu có phân cấp, nhiều đơn vị cùng tham gia đồng thời
Tại cùng một thời điểm, mỗi đơn vị đều có thể tự tổ chức ra một hoặc nhiều phiên giao lưu với các chủ đề khác nhau hoặc có thể tham gia nhiều phiên giao lưu do các đơn vị cấp trên giao xuống Nếu trong một thời điểm tại một đơn vị diễn ra nhiều phiên giao lưu, người dân và ban giao lưu phải lựa chọn một phiên làm việc hiện thời, khi chuyển qua phiên khác thì phải chọn chức năng “Chọn phiên giao lưu”
- Đối với phiên giao lưu do đơn vị cấp trên tạo ra, các đơn vị khác tham gia với vai trò là thành viên, thì người quản trị tại đơn vị thành viên không thể
sửa hoặc xoá phiên giao lưu mà cần thiết phải thực hiện chức năng “Phân công” cho các phòng ban trong đơn vị của mình tham gia phiên giao lưu
chung do cấp trên đã tạo ra
Thực hiện:
Trang 11- Bước 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc của
người quản trị tại Tab chức năng Quản trị
- Bước 2: Chọn chức năng Khởi tạo phiên giao lưu Xuất
hiện cửa sổ làm việc để bắt đầu khởi tạo phiên giao lưu
mới
- Bước 3: Nhập các thông tin chung của phiên giao lưu bao gồm: Chủ đề giao
lưu, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc phiên
+ Cần xác định loại giao lưu là loại do “Cơ quan tự tổ chức độc lập” hoặc loại “Cơ quan tổ chức có các đơn vị khác tham gia” Trường hợp
“Cơ quan tổ chức có các đơn vị khác tham gia” thì thêm bước chọn danh sách các đơn vị khác cùng tham gia giao lưu
+ Trạng thái kích hoạt: Đánh dấu để kích hoạt phiên giao lưu, khi phiên
giao lưu được kích hoạt thì người dân và cán bộ mới có thể bắt đầu tham gia phiên giao lưu
+ Nhập nội dung giao lưu: Nội dung này được hiển thị trên thông báo
của cổng giao lưu Nếu phiên giao lưu là loại có nhiều đơn vị cùng tham gia thì nội dung này hiển thị trên tất cả các trang của từng đơn vị đó
Trang 12+ Bấm nút Cập nhật để lưu lại thông tin của phiên giao lưu và chuyển
sang bước tiếp theo
- Bước 4: Tại bước này, có hai trường hợp xảy ra Nếu loại giao lưu là “Cơ
quan tự tổ chức độc lập” thì chuyển sang Bước 5: Chọn các phòng ban đơn
vị cấp con tham gia thành phần của Ban giao lưu, nếu loại giao lưu là “Cơ
quan tổ chức có các đơn vị khác tham gia” thì thực hiện tại bước 4: Chọn
danh sách đơn vị độc lập tham gia giao lưu
Trong danh sách đơn vị, giữ phím Shift rồi chọn trong danh sách các đơn vị tham gia giao lưu liền nhau, giữ phím Ctrl để chọn danh sách đơn vị không
liền nhau, bấm nút “Chọn >>” để đồng ý chọn danh sách tham gia giao lưu
Nếu không muốn đơn vị tham gia giao lưu thì trong danh sách các đơn vị cùng
tham gia gia lưu, chọn tên các đơn vị và bấm nút “<< Bỏ chọn” Bấm nút
“Tiếp tục >>” để chuyển sang bước tiếp theo
- Bước 5: Chọn danh sách phòng ban (đơn vị con) tham gia giao lưu
Bước này thực hiện chọn các phòng ban là Thành viên của Ban giao lưu Các phòng ban này là các đơn vị con trực thuộc đơn vị khởi tạo phiên giao lưu, mỗi đơn vị sẽ có các quyền nhất định được phân công tại bước 6 Các cán bộ (user) trong phòng ban sẽ có đầy đủ quyền của đơn vị đó
Trong cây đơn vị cấp con hiển thị của đơn vị cha vừa khởi tạo phiên giao lưu, đánh dấu [x]
Trang 13Sau khi chọn xong các đơn vị con trong cây đơn vị, bấm nút “Tiếp tục >>” để
chuyển sang bước Phân quyền chức năng cho các phòng ban
- Bước 6: Chọn danh sách phòng ban (đơn vị con) tham gia giao lưu
Bước này thực hiện chọn các phòng ban là Thành viên của Ban giao lưu Các phòng ban này là các đơn vị con trực thuộc đơn vị khởi tạo phiên giao lưu, mỗi đơn vị sẽ có các quyền nhất định được phân công tại bước 6 Các cán bộ (user) trong phòng ban sẽ có đầy đủ quyền của đơn vị đó
Thực hiện:
- Cây đơn vị xuất hiện là danh sách các phòng ban con đã được lựa chọn tham gia ban giao lưu (tại bước 5)
- Trên cây phòng ban, đánh dấu chọn để
chọn một hoặc nhiều phòng ban cần phân
công chức năng Sau khi đã đánh dấu các
phòng ban có cùng chức năng trong phiên
giao lưu, thực hiện việc chọn quyền cho
phòng ban trong cột danh sách quyền