Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống: Chương 2 - Nghiên cứu hiện trạng hệ thống thông tin

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống, yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa, quy mô tin học hóa, vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin,... là những nội dung chính trong chương 2 Nghiên cứu hiện trạng hệ thống thông tin thuộc bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống. Mời các bạn cùng tham khảo.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT

KẾ HỆ THỐNG

1

CHƯƠNG 2:

NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN

2

1 Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống

hoàn vốn đầu tư 3

- Sai lầm về thiết kế:

+ Không hiểu biết đầy đủ các yêu cầu

thông tin của tổ chức.

+ Cấu trúc rối rắm, phức tạp khó bảo trì

và hạn chế công việc phát triển.

+ Chương trình không mềm dẻo

o Những sai lầm dẫn đến yếu kém thường

gặp trong thực tế

4

- Sai lầm về dữ liệu

+ Dữ liệu trong hệ thống không thống nhất.

+ Dữ liệu không đầy đủ, không thích hợp hoặc sai lệch, vô nghĩa

o Những sai lầm dẫn đến yếu kém thường

gặp trong thực tế

5

- Hoạt động yếu kém

+ Làm mất thời gian bảo trì và sửa chữa

+ Không đạt yêu cầu thông tin

+ Người dùng không muốn sử dụng

o Những sai lầm dẫn đến yếu kém thường

gặp trong thực tế

6

- Không bảo đảm tính năng hoàn vốn đầu tư

+ Đòi hỏi chi phí cao

+ Tốn nhân lực

+ Không sinh tiện ích

o Những sai lầm dẫn đến yếu kém thường

gặp trong thực tế

7

1 Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống

2 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa

o Mỗi cá nhân hoặc tập

thể tùy theo vị trí trong

hệ thống mà có yêu cầu

khác nhau

Yêu cầu từ chủ đầu tư

Yêu cầu từ người dùng

9

2 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa

Phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức

Phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định và giảm thời gian ra quyết định

Phải cho ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới tốt hơn

Phải có khả năng hoàn vốn đầu tư 10

2 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa

Phải có nhiều khả năng - phải làm được các công việc của người sử dụng đầu cuối

Phải phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng

Phải có độ tin cậy cao

11

2 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa

Trước hết phải phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức sau đó mới đến nhu cầu cụ thể của người

sử dụng cũng như nhân viên kỹ thuật

12

3 Quy mô tin học hóa

Quy mô tin học hoá của một tổ chức cho biết trình

độ quản lý và mức độ tin học hoá của tổ chức đó

Phụ thuộc các yếu tố:

- Tổ chức có nhu cầu tin học hoá nhiều hay ít

- Trình độ quản lý của tổ chức cao hay thấp

- Quy mô hoạt động của

tổ chức

13

3 Quy mô tin học hóa

Tin học hoá một hệ thống thông tin có 2 dạng:

Tin học hoá toàn thể:

- Nhiều người tham gia, vốn đầu tư lớn, thời gian dài

- Ưu điểm: đồng bộ, không chấp vá

- Khuyết điểm: trở ngại tâm lý

Tin học hoá từng bộ phận:

- Thường áp dụng trong tổ chức lớn

- Ưu điểm: không gây xáo trộn, đầu tư dần dần

- Khuyết điểm: không đồng bộ giữa các bộ phận hệ

4 Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin

Người sử dụng

hệ thống

15

4 Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin

4 Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin

- Cho biết nhu cầu sử dụng, cũng như ưu nhược điểm của HTTT, nhằm kiểm tra sự hiểu quả của HTTT 17

4 Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin

- Là người cung cấp cho phân tích viên những thông tin chung của tổ chức, đồng thời quyết định những vấn

đề lớn

18

5 Nghiên cứu hiện trạng

Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống để

kế thừa và các khuyết điểm của hệ thống để nghiên cứu khắc phục

5.1 Mục đích

19

5 Nghiên cứu hiện trạng

Hệ thống đang làm gì? Gồm những công việc gì? Đang quản lí cái gì?

Những công việc trong hệ thống do ai làm? Ở đâu? Khi nào?

Mỗi công việc thực hiện như thế nào? Liên quan đến dữ liệu gì?

20

Chu kì, tần suất, khối lượng công việc Đánh giá công việc hiện tại: tầm quan trọng, thuận lợi, khó khăn…

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.2 Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện

trạng Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống đó

Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, sự điều hành, phân cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đồ tổ chức).

Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu cùng với các phương thức xử lý các thông tin đó.

Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các quy tắc, các công thức tính toán

Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch Mô tả các luồng thông tin và tài liệu giao dịch được luân chuyển như thế nào.

Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống thông tin

cũ và những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai.

21

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.1 Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong

khảo sát hiện trạng

Bao

gồm:

- Điểm công tác: có 2 loại

+ Điểm công tác trong: là các điểm, đầu mối phát sinh hoặc thu nhận, lưu trữ và xử lý thông tin

+ Điểm công tác ngoài là nơi phát sinh hoặc thu nhận thông tin

- Tài liệu: mọi vật mang giá trị thông tin trong hệ thống như: hóa đơn, hồ sơ, file…

- Tài liệu lưu trữ-Kho dữ liệu: Các thông tin được lưu trữ để phục vụ cho các chức năng công việc của hệ thống.

22

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.1 Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong

- Quy tắc nghiệp vụ: có 3 quy tắc chính

+ Quy tắc về quản lý: quy định mục tiêu và ràng buộc của

hệ thống.

+ Quy tắc về tổ chức: liên quan đến giải pháp, trình tự làm

việc

+ Quy tắc về kỹ thuật: liên quan đến các yêu cầu kỹ thuật

để bảo đảm sự hoạt động của hệ thống

23

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp

các tài liệu

Điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp phỏng vấn

24

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp

các tài liệu

Điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp phỏng vấn

- P hân tích viên có thể quan sát trực tiềp hoặc gián tiếp về hiện trạng hệ thống thông tin.

- G hi chép lại các yêu cầu sau:

+ Các bộ phận và hoạt động tác nghiệp trong tổ chức

+ Mối quan hệ nghiệp vụ, cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận

- Khuyết điểm: chủ quan, chỉ quan sát được mặt ngoài, gây khó chịu cho người bị quan sát

25

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp

các tài liệu

Điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp phỏng vấn

- Được sử dụng trong xã hội học, mang tính vĩ mô Rất ít được sử dụng trong hệ thống thông tin

26

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp

các tài liệu

Điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp phỏng vấn

- Được sử dụng trong kinh tế xã hội.

Mang lại thông tin xác thực và chi tiết

Cần lập phiếu phỏng vấn, tiến hành

trên 2 đối tượng:

+ Lãnh đạo: nắm các thông tin chung về

nhiệm vụ, quy mô, vai trò và mối liên hệ đến

HTTT sắp xây dựng

+ Điểm công tác: thu thập các thông tin

chi tiết như phương thức hoạt động, quy tắc,

điều kiện, chu kỳ và thời gian thực hiện

công việc

27

5 Nghiên cứu hiện trạng

5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp

các tài liệu

Điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp phỏng vấn

- L à một phần công việc của nghiên

+ Các tài liệu nghiên cứu bao gồm: các văn bản pháp

quy về chức năng và nhiệm vụ của tổ chức, các báo

cáo thống kê và các giấy tờ liên quan đến luật

pháp

28

6 Các công việc sau khảo sát hiện trạng

Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát: phân loại, sắp xếp, bổ sung, làm rõ

các chức năng của hệ thống , rà soát kiểm tra lại dữ liệu

Tổng hợp kết quả khảo sát: nhằm có được bức tranh toàn hệ

thống

+ Tổng hợp các xử lý: là làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các yếu

tố liên quan đến công việc

+ Tổng hợp các dữ liệu: là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến hệ

thống nhằm xây dựng một từ điển dữ liệu chung cho toàn nhóm phân tích

Hợp thức hoá kết quả khảo sát: nhằm xác định tính đúng đắn

và pháp lý của thông tin, trình bày hoàn chỉnh và tổng hợp các tài

7 Giới thiệu nghiên cứu hiện trạng của 1 số HTTT

HTTT Quản lý công chức Quản lý đào tạo HTTT

Chúng ta hãy xét một số nghiên cứu hiện trạng của 3 hệ thống thông tin thông thường trên trong

HTTT Quản lý kho hàng

7 Giới thiệu nghiên cứu hiện trạng của 1 số HTTT

HTTT Quản lý kho hàng Quản lý công chức HTTT CÔNG TY A Quản lý đào tạo HTTT

Kho nguyên liệu

Nhiệm vụ của thủ kho:

- Xuất nhập vật tư hàng hoá theo

phiếu xuất hoặc phiếu nhập

- Kiểm kê và báo cáo tồn kho

từng loại mặt hàng trong kho ,

nhằm bảo đảm kế hoạch sản xuất,

đối chiếu với giấy tờ và đảm bảo

sản xuất ổn định

- Báo cáo với Ban lãnh đạo biến

động của kho hàng bao gồm:

tồn kho mỗi mặt hàng đầu kỳ,

số lượng nhập, số lượng xuất

trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

31

7 Giới thiệu nghiên cứu hiện trạng của 1 số HTTT

HTTT Quản lý kho hàng Quản lý công chức HTTT Quản lý đào tạo HTTT

Một cơ quan hành chính cần tin học hoá

việc quản lý cán bộ công chức của cơ quan mình

Mỗi công chức được cơ quan quản lý các thông tin sau:

- Họ tên, đơn vị công tác, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, chính trị

- Trình độ văn hóa, ngoại ngữ, loại hình đào tạo

- Ngày vào cơ quan, ngày vào biên chế

+Thống kê được mọi thông tin theo mọi lĩnh vực

32

7 Giới thiệu nghiên cứu hiện trạng của 1 số HTTT

HTTT Quản lý kho hàng Quản lý công chức HTTT Quản lý đào tạo HTTT

 Một trường đại học dân lập cần tin học

hoá việc quản lý đào tạo của trường

Cơ cấu tổ chức quản lý như sau:

-Trường đại học dân lập này chỉ gồm một bộ máy quản lý

- Toàn bộ giáo viên phải thuê từ các trường đại học khác.

- Trường có một số lớp, mỗi lớp có thể có số sinh viên khác nhau.

- Giáo vụ phải xếp lịch học và phòng học.

- Giáo viên phải đề đạt yêu cầu của họ vào thứ năm hàng tuần

để kịp làm lịch học cho tuần sau.

- Thời khóa biểu sẽ chỉ ra thứ mấy, từ tiết nào đến tiết nào, ai dạy lớp nào, môn nào, ở phòng học nào.

- Mỗi ô của thời khóa biểu đều có để một khoảng trống để giáo viên ký xác nhận giảng dạy.

- Hàng tháng căn cứ vào bảng xác nhận, nhà trường làm bảng thanh

toán cho giáo viên trên cơ sở số giờ thực dạy.

- Cuối mỗi học kỳ, giáo vụ căn cứ vào bảng xác nhận để xác định số

giờ đã dạy của mỗi môn.

33

8 Phân tích hệ thống và chức năng

8.1 Các mức độ diễn tả chức năng

- Một trình tự mô hình hóa hệ thống

Mô tả HT cũ làm như thế nào?

Mô tả HT cũ làm gì ? Mô tả HT mớilàm gì ?

Mô tả HT mới làm như thế nào ?

35

8 Phân tích chức năng hệ thống

8.1 Các mức độ diễn tả chức năng

- Mô tả đại thể

Mô tả dưới dạng hộp đen

Mô tả thông tin ra vào mà không chỉ rõ nội dung bên trong

Bán hàng

Đơn đặt hàng Lập hóa đơn

bán hàng Kiểm tra kho hàng

Ví dụ: quá trình Bán hàng

36

8 Phân tích chức năng hệ thống

8.1 Các mức độ diễn tả chức năng

- Mô tả chi tiết

Nội dung quá trình xử lý được mô tả rõ hơn Chỉ ra được các chức năng con và các mối quan hệ

Nếu có nhiều chức năng con thì phải phân rã thành nhiều mức.

37

8 Phân tích chức năng hệ thống

- Ví dụ biểu đồ chức năng của HTTT “Quản lý Thư viện”

Quản lý Thư viện

- Tên đặt phải phản ánh được chức năng của hệ thống

thành viên tham quan

 Chức năng con phải có quan hệ phân cấp với chức năng cha

 Phương pháp tiếp cận từ trên xuống

 Mỗi chức năng được phân rã phải là 1 bộ phận thực sự

tham gia thực hiện chức năng phân rã ra nó.

40

Ví dụ: BFD về “Quản lý giới thiệu việc làm”

Quản lý Giới thiệu việc làm

Theo dõi yêu cầu

lao động Theo dõi yêu cầu tuyển dụng

1 Cập nhật thông tin LĐ

2 Giới thiệu việc làm

3 Hiệu chỉnh thông tin

4 Thống kê và báo cáo

41

1 Cập nhật thông tin TD

2 Giới thiệu LĐ

3 Hiệu chỉnh thông tin

4 Thống kê và báo cáo

Ví dụ: BFD mức cao nhất của hệ thống thông tin

“Quản lý đào tạo trong 1 trường đại học”

Quản lý Đào tạo

Quản lý Sinh viên

Quản lý Giáo viên Môn họcQuản lý

Vì vậy cần phân biệt biểu đồ chức năng nghiệp vụ BFD với sơ đồ tổ chức của một cơ quan

43

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

 Hai loại biểu đồ thường được sử dụng để thể hiện việc chuyển tải, lưu trữ thông tin trong hệ thống, giúp cho các phân tích viên hình dung được các thông tin sử dụng và lưu chuyển là

liệu

44

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.1 Biểu đồ ngữ cảnh

a Các biểu tượng trình bày tài liệu

Điểm công tác trong Điểm công tác ngoài Tài liệu

Nhiệm vụ hoặc chức năng

Tài liệu lưu trữ CSDL

Sự kiện Luồng dữ liệu

45

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

b Biểu đồ

 Xây dựng theo 1 điểm công tác để làm rõ mối quan hệ thông tin giữa các điểm trong hệ thống

 Điểm trung tâm là điểm đang xét

 Điểm công tác khác có liên hệ thông tin với diểm trung tâm đượ thể hiện bằng mũi tên và ghi chú kèm theo

9.1 Biểu đồ ngữ cảnh

46

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

Ví dụ: Biểu đồ ngữ cảnh của “Quản lý kho”

Quản lý kho

Quản lý kho

Nhà cung cấp

Lãnh đạo Đại lý

Phân xưởng

Kế toán

Phiếu Xuất/nhập

Phiếu Xuất/nhập

Báo cáo

Phiếu nhập

Phiếu xuất

47

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

 Là một sơ đồ nhằm diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống

 Lập kế hoạch và minh họa những phương án cho phân tích viên và người dùng xem xét

 Làm tài liệu đặc tả thiết kế hệ thống

48

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Các thành phần của một DFD

 Mô tả thông tin di

chuyển từ vị trí này

đến vị trí khác

 DFD được mô tả bởi

mũi tên và có thông tin

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Các thành phần của một DFD

 Là nơi lưu trữ dữ liệu trong hệ thống

 Một hoặc nhiều chức năng cùng sử dụng

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Các thành phần của một DFD

 Là hành động tác động lên dữ liệu làm chung di

chuyển, thay đổi hoặc phân phối

 Được xem là 1 tiến trình chỉ khi nhận thông tin đầu

vào và có thông tin đầu ra

 Tên: mệnh đề chỉ hành động

Tiến trình (Proccess)

51

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Các thành phần của một DFD

 Là một cá nhân hay tổ chức bên ngoài của hệ thống

 Là nơi thu nhận, nơi phát sinh thông tin nhưng không phải là nơi lưu trữ chúng

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Các thành phần của một DFD

 Là chức năng con hoặc 1 hệ thống con của hệ thống

 Là nơi thu nhận, nơi phát sinh và là nơi lưu trữ xử lý thông tin

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

 Tên luồng vào hoặc ra không được trùng với tên kho vì vậy không cần viết tên luồng

54

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Một số quy tắc vẽ DFD

 Không có các trường hợp sau

55

9 Mô hình hóa các tiến trình của hệ thống

9.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

 B1: Xây dựng luồng dữ liệu mức khung cảnh

• Gồm 1 chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống

• Chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống

• Các luồng dữ liệu thể hiện thông tin vào và ra của

hệ thống

56