Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Mục đích của luận văn nhằm tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế. Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện : HOÀNG VIỆT HÙNG

Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVC022, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13C

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên là : “Nâng cao hiệu quả

hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp này

Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Việt Hùng

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trong quá trình thu thập, tổng hợp thông tin làm khóa luận tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, đặc biệt là mọi người ở văn phòng Sở

đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian làm khóa luận và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn một cách tỉ mỉ để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn khóa luận Th.s Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị văn phòng, bởi thầy đã hướng dẫn tận tình trong quá trình thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin được trân trọng cảm ơn!

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục đích nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Bố cục của đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.1.2 Khái niệm về công tác văn phòng 6

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng 6

1.2.1 Vị trí, vai trò của văn phòng 6

1.2.2 Vị trí, vai trò của công tác văn phòng 8

1.3 Nội dung công tác văn phòng 9

* Tiểu kết chương 1: 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 17

2.1 Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 17

2.1.1 Lịch sử hình thành 17

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 18

2.1.2.1 Chức năng 18

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 19

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 26

2.1.3.1 Chức năng 26

2.1.3.2 Nhiệm vụ 26

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ 28

2.2 Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 29

2.2.1 Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng 29

2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 34

2.2.3 Công tác thu thập và xử lý thông tin 36

2.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan 38

2.2.5 Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan 40

2.2.6 Công tác về văn thư - lưu trữ 44

2.2.6.1 Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ 44

2.2.6.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 48

2.2.6.2.1 Nghiệp vụ về văn thư 48

2.2.6.2.2 Nghiệp vụ về lưu trữ 59

2.2.7 Công tác tổ chức hội họp 60

2.2.8 Công tác đảm bảo hậu cần 63

2.2.9 Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 65

2.2.9.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ 65

2.2.9.2 Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở 66

* Tiểu kết chương 2: 68

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 69

3.1 Nhận xét, đánh giá 69

3.1.1 Ưu điểm 69

3.1.2 Hạn chế 73

3.1.3 Nguyên nhân 74

3.2 Các giải pháp 75

3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng 75

3.2.1.1 Đối với người lãnh đạo 75

3.2.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 76

3.2.2 Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng 78

3.2.3 Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng 80

3.2.4 Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng 81

3.2.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động của văn phòng 82

* Tiểu kết chương 3: 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói trong giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam

đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như những thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyên đán

năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu

Việt Bắc đã từng nói : “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp

cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa

là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm

vụ của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ, công nhân viên chiến sỹ văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng trong giai đoạn hiện nay

Tại Hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước toàn quốc do Văn phòng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt

nhấn mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phòng cũng được và ai

cũng làm văn phòng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát

cao và là lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức các cấp, các ngành cần phải nâng cao nhận thức đúng đắn, toàn diện và có

2

sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốt vai trò của mình

Do vậy, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục

vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại

đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn

Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức được vai trò quan trọng của văn phòng, do đó tôi quyết định chọn đề tài:

“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với

mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh

- Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của

Văn phòng Công ty cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng” của Hoàng

Thị Thu Hiền

- Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu

quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” của Phạm Thị Huyền

3

- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt

động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà” của Lê Thị Nga

3 Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế

- Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trò, nội dung của văn phòng và công tác văn phòng

Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng về hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Rút ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp,

phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên)

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội

vụ tỉnh Điện Biên

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:

4

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đã nghiên cứu trước đó về công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng

- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ

và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài

8 Bố cục của đề tài

 Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:

- Phần mở đầu

- Phần nội dung: Gồm 3 Chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng về công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện

- Phần Kết luận

5

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì ? Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Ví dụ

“Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”

- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nước, trong các xí nghiệp Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư

- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị

Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Để đưa ra được định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức

6

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau:

=> “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức ”

1.1.2 Khái niệm về công tác văn phòng

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý,

sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hànhchính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý

để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn

=> “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý

và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn ”

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng

1.2.1 Vị trí, vai trò của văn phòng

Trong quá trình hoạt động các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và

7

đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch Số lượng văn bản nhiều hay ít phụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức Với vị trí hoạt động đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng làm việc cho nhà quản trị

VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên, liên tục Vai trò của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó

Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo

Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo

8

đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo

vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…

VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản

lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Đây là hoạt động thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu của quản lý

Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận không thể thiếu vì nó có những vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo:

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức

- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức

- Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng…

=> Với những vai trò to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng

VP mình theo hướng hiện đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạt động nghề nghiệp,thực tế trong xã hội

1.2.2 Vị trí, vai trò của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng

ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức

9

Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức

và cho xã hội Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào

Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh

Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của lãnh đạo về hoạt động văn phòng Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phòng

1.3 Nội dung công tác văn phòng

- Tổ chức bộ máy công tác làm văn phòng:

Cơ cấu tổ chức văn phòng hay nói cách khác là bộ máy văn phòng đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy văn phòng phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân

- Công tác tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu và tổng hợp trong hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có

cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý

sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng

là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng

11

- Công tác thu thập và, xử lý thông tin:

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy

ra cho nhiều người cùng biết

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này

Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan:

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

- Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan:

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan,

tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

- Công tác về văn thư, lưu trữ:

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả

+ Công tác văn thư :

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội

- Công tác tổ chức hội họp:

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý

Tổ chức hội họp là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng Hội họp là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung

và cùng tham gia tiến trình ra quyết định

14

- Công tác đảm bảo hậu cần:

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

- Ứng dụng các trang thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng:

Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả

15

hoạt động Văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời

- Một số công tác khác:

+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Trong hoạt động của bất

cứ cơ quan, tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị, phải biết họach định các chuyến đi công tác của thủ trưởng Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây: Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác; chuẩn bị các thủ tục giấy tờ; chuẩn bị phương tiện đi lại cho lãnh đạo; liên hệ với nơi lãnh đạo đến làm việc để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và chỗ làm việc cho lãnh đạo; chuẩn bị tài liệu chuyên môn và nghe nhìn; chuẩn bị kinh phí; lên kế hoạch đảm nhận ở nhà khi lãnh đạo đi công tác

+ Công tác tổ chức, xây dựng nguồn nhân lực: Bất kỳ cơ quan, tổ chức

nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của cơ quan tổ chức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng

+ Công tác lễ tân, tiếp khách: Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra

trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức, cá nhân Nhân viên lễ tân làm việc tại vị trí tiền phong của cơ quan, tổ chức là người đầu tiên tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp với cơ quan với nhiệm vụ tạo được

ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện thoại gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp Tất cả khách đến cơ quan phải được tiếp đón với thái độ tôn trọng và lịch sự Tuỳ theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan

có một quy tắc riêng về gặp rỡ, chào đón khách khác nhau

16

* Tiểu kết chương 1:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta

có thể thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển Chính vì vậy, trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết

17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

- Tên cơ quan: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

- Địa chỉ: Số 841, đường Võ Nguyên Giáp, phường Mường Thanh, thành

phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên

- Điện thoại: 0215.3831036 Fax: 0215.3825269

- Email: vpsnvdb@gmail.com

- Website: snv.dienbien.gov.vn

2.1.1 Lịch sử hình thành

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân là Ban Tổ chức dân chính trực thuộc

Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ) Qua các giai đoạn của cách mạng, với những tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chức Chính quyền, Sở Nội vụ

Ban Tổ chức Dân chính (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định

số 756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ), có chức năng, nhiệm vụ: là cơ quan nghiên cứu và nghiệp vụ, đặt dưới

sự lãnh đạo trực tiếp của Ủy ban hành chính tỉnh; đồng thời dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chính theo Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ), có chức năng, nhiệm vụ: giúp Ủy ban hành chính tỉnh kiện toàn chính quyền các cấp về mọi mặt, nhất là cấp xã; nghiên cứu phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định của nhà nước; xây dựng các đề án, hồ sơ về phân vạch hoặc điều chỉnh địa giới trình

Bộ Nội vụ quyết định; quản lý tổ chức bộ máy nhà nước; cùng với các ngành liên quan thực hiện công tác tiền lương đối với công nhân, viên chức thuộc

18

khu vực hành chính sự nghiệp theo quy định của nhà nước; được Ủy ban hành chính tỉnh ủy quyền xét, xếp lương cho cán bộ, viên chức thuộc khu vực hành chính, sự nghiệp; quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tổ chức, công tác cán bộ thuộc hệ quản lý của Ban

Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chức theo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng 9 năm 1971 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ) và tiếp tục thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức đến tháng 9 năm 2004

Sở Nội vụ (từ tháng 9 năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chức Chính quyền theo quy định tại Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng

9 năm 2004 của Chính phủ; theo đó, Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội

vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp; cải cách hành chính; tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ

Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực hiện Nghị định số

13//2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ; theo đó, Ban Thi đua, khen thưởng tỉnh, Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, Bộ phận Tôn giáo thuộc Ban Dân tộc tỉnh được sáp nhập về Sở Nội vụ Sau khi kiện toàn,

Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác Thanh niên

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

2.1.2.1 Chức năng

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

19

tỉnh Điện Biên có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản

lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán

bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

20

- Về tổ chức bộ máy:

+ Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

+ Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định; + Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

+ Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan của tỉnh hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sự nghiệp công lập của tỉnh theo quy định của pháp luật

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định;

21

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thống kê, tổng hợp, báo cáo

số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân các cấp theo quy định;

- Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương:

+ Tổng hợp danh sách, hồ sơ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ cho ý kiến thống nhất trước khi ký quyết định nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh xếp lương ở ngạch chuyên viên cao cấp và các ngạch, chức danh tương đương ngạch chuyên viên cao cấp theo quy định;

+ Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lương vượt bậc và các chế độ, chính sách về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức:

+ Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai công tác cải cách hành chính của tỉnh theo các nghị quyết, chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ;

+ Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, công việc của cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;

+ Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công

vụ, công chức;

+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban

22

nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

+ Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

+ Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

23

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

và Hội đồng thi đua - khen thưởng cấp tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,

Ủy ban nhân dân cấp xã, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, chính trị-xã hội và các tổ chức kinh tế thực hiện các phong trào thi đua và chính sách khen thưởng của Đảng, Nhà nước trên địa bàn tỉnh Chủ trì, phối hợp với Mặt trận

Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở địa phương và các cơ quan thông tin đại chúng phát hiện, tuyên truyền và nhân rộng các điển hình tiên tiến;

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở các sở, ban, ngành, ở cấp huyện, cấp xã và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh; ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra những vấn đề liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng và giải quyết các khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật;

- Về công tác thanh niên:

+ Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên, trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề quan trọng, liên ngành

về thanh niên và công tác thanh niên;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức và quản lý thanh niên, công tác thanh niên của tỉnh; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở, cơ quan ngang sở, đơn

vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh

- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, số lượng thôn, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khác được giao

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ được giao

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

25

- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có 09 phòng, ban, đơn vị trực thuộc, gồm 83 công chức, viên chức Trong đó: Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ 3, Đại học 64, Cao đẳng 05, Trung cấp 9, Công nhân kỹ thuật 2 Nhân viên kỹ thuật: 1; Trình độ chính trị: Cử nhân 2, Cao cấp 11, Trung cấp 12 Đảng bộ Sở có 53 đảng viên Đoàn thanh niên có 45 đoàn viên

 Lãnh đạo Sở:

Sở Nội vụ hiện có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc

Giám đốc Sở Nội vụ là người đứng đầu Sở Nội vụ, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật

về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ; thực hiện các chức trách, nhiệm vụ của Giám đốc Sở quy định tại Điều 7 Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phó Giám đốc Sở Nội vụ là người giúp Giám đốc Sở Nội vụ phụ trách, chỉ đạo một số mặt công tác của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc Sở vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở Nội vụ

 Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm 09 phòng, ban, đơn vị:

1 Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:

a) Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;

b) Phòng Công chức, viên chức;

26

c) Phòng Xây dựng chính quyền địa phương và công tác thanh niên; d) Phòng Cải cách hành chính;

đ) Văn phòng Sở Nội vụ;

e) Thanh tra Sở Nội vụ;

2 Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:

a) Ban Thi đua - Khen thưởng;

b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

c) Ban Tôn giáo;

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ xem tại phụ lục 01)

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

2.1.3.1 Chức năng

Tham mưu giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch công tác, các công tác trong nội

bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính, cải cách chế

độ công vụ, công chức, bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua- khen thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị

- Xây dựng đề án kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc của các phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở và triển khai thực hiện sau khi Giám đốc phê duyệt;

27

- Xây dựng các quy chế, quy định, các chương trình, kế hoạch công tác; quy hoạch; kế hoạch, đề án, dự án của Sở và tổ chức triển khai thực hiện sau khi được Giám đốc phê duyệt;

- Quản lý hồ sơ, và thực hiện việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đào tạo, bồ dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương,

bổ nhiệm nghạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, tiền công và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, người lao động của các phòng, ban đơn vị thuộc và trực thuộc Sở;

- Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa” và các nội dung có liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 tại Sở;

- Theo dõi, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của Sở và Ngành; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Sở;

- Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của

- Quản trị hệ thống mạng Internet, hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống máy tính, công tác bảo mật thông tin trên mạng nội bộ của cơ quan;

- Xây dựng dự toán, thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản thuộc khối Văn phòng Sở, thẩm định, tổng hợp dự toán, kiểm tra, giám sát việc thực

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

(Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng Sở

xem tại phụ lục 02)

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên bao gồm 15 người, dưới sự chỉ đạo của 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng Việc bổ nhiệm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật

và phân cấp của UBND tỉnh

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên)

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH

VĂN PHÒNG

Kế toán

Hành chính quản trị

Bộ phận

1 cửa

Quản trị mạng

Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên gồm 03 người: 01 Chánh Văn phòng và 02 phó Chánh Văn phòng Giúp việc cho Chánh Văn phòng, ngoài các Phó Chánh Văn phòng còn có 03 chuyên viên và 09 nhân viên thừa hành

* Bảng thống kê số lượng nhân sự hiện có trong Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên:

1 Phạm Tiến Mạnh Chánh Văn phòng

2 Nguyễn Thị Thanh Mai Phó Chánh Văn phòng

3 Mai Văn Hoa Phó Chánh Văn phòng

4 Vũ Minh Khiêm Chuyên viên

5 Nguyễn Văn Đạt Chuyên viên

6 Mai Văn Giỏi Chuyên viên trực tại bộ phận “ một

cửa” tiếp nhận và trả kết quả

30

8 Nguyễn Ánh Hồng Nhân viên Văn thư

9 Lường Thị Phương Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ

10 Trần Thị Liên Nhân viên thủ quỹ, hành chính

11 Nguyễn Văn Hiếu Lái xe

12 Hoàng Đức Thanh Lái xe

15 Nguyễn Thị Hà Nhân viên hợp đồng dọn vệ sinh

* Phân công nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nhân viên Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Điện Biên

Căn cứ Quyết định số 49/QĐ-SNV ngày 11 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Căn cứ Quy chế làm việc của Sở ban hành kèm theo Quyết định số 81/QĐ-SNV ngày 01/8/2013; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo kết quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác được giao ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-SNV ngày 15/10/2015 của Giám đốc Sở Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ (xác định vị trí việc làm) cụ thể cho Phó Chánh Văn phòng và Công chức, người lao động thuộc Văn phòng Sở cụ thể như sau:

1 Chánh Văn phòng - Phạm Tiến Mạnh: Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt

động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; theo Quy chế làm việc của Sở; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo kết quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác được giao Trực tiếp thực hiện việc tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Sở

31

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc xây dựng và tổ chức thực hiện đề án kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, triển khai thực hiện các quy chế, quy định, các chương trình, kế hoạch công tác của Sở; quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án của Sở

2 Phó Chánh Văn phòng - Nguyễn Thị Thanh Mai: Giúp Chánh Văn

phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ công tác có liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng bao gồm: các loại văn bản, báo cáo theo định kỳ, đột xuất và các văn bản, báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc; công tác cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; thi đua khen thưởng của Sở; việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo thiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 của Sở

3 Phó Chánh Văn phòng - Mai Văn Hoa: Giúp Chánh phòng theo dõi,

kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan, các nhiệm vụ có liên quan đến công tác hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ, bảo

vệ an ninh chính trị, trật tự, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ; quân

sự, tự vệ cơ quan; công tác giúp đỡ xã Na Son; kê khai, minh bạch tài sản; phòng chống tham nhũng; việc quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị; xe ô tô của cơ quan; công tác đền ơn đáp nghĩa, thực hiện chính sách đối với gia đình chính sách, người nghỉ hưu thuộc Sở; việc cấp thẻ và việc thực hiện chế độ nghỉ phép hành năm đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở

4 Chuyên viên - Vũ Minh Khiêm: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng

hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc báo cáo Thống kê theo hệ thống chỉ tiêu thống kê; cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn trong việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm,

bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức dah nghề nghiệp, đánh giá công chức, viên chức, người lao động và các chế độ chính sách khác

32

5 Chuyên viên - Nguyễn Văn Đạt: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng

hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc quản lý hồ sơ công chức viên chức, người lao động, bình đẳng giới; việc duy trì, thưc hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008; công tác bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ an ninh, trật

tự và các hoạt động quân sự, tự vệ cơ quan

6 Chuyên viên - Mai Văn Giỏi: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp

các văn bản báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa” theo quy định tại Quy chế về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của Sở Nội vụ Trực tiếp thực hiện việc quản trị hệ thống mạng Internet, hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống máy tính, công tác bảo mật thông tin trên mạng nội bộ của cơ quan; khắc phục các sự cố mạng và hệ thống máy tính trong cơ quan; việc quản lý, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Sở, vận hành, duy trì hoạt động của máy chủ, mạng máy tính, trang Web của Sở và các thiết bị tăng âm, loa đài, bảng điện tử của cơ quan

7 Kế toán cơ quan - Mai Xuân Hiếu: Thực hiện chức trách, nhiệm vụ

của Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kết toán; trực tiếp tham mưu, xây dựng kế hoạch dự toán kinh phí và triển khai thực hiện các văn bản có liên quan đến việc quản lý, sử dụng ngân sách, thực hiện chế độ chính sách về tiền lương, BHXH đối với công chức, viên chức, người làm hợp đồng làm việc thuộc khối Văn phòng Sở Tham mưu, tổng hợp, báo cáo việc quản lý, sử dụng ngân sách, công tác quản lý tài chính, tài sản của khối Văn phòng Sở theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành của nhà nước, của tỉnh

8 Nhân viên Văn thư chính - Nguyễn Ánh Hồng: Tiếp nhận, vào sổ theo

dõi, chuyển phát các văn bản tài liệu đến, tài liệu đi theo quy định hiện hành

33

của nhà nước, theo Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở

9 Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ - Lường Thị Phương: Chuyển trực

tiếp văn bản hoặc quét văn bản đến vào mạng cho người có trách nhiệm xử lý, thực hiện việc in sao, photo văn bản, tài liệu theo Phiếu trình ban hành văn bản và chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng Quản lý, khai thác, bảo quản kho lưu trữ của Sở Quản lý, sử dụng con con dấu, máy quét văn bản, máy vi tính, máy photocopy, trang thiết bị được giao theo quy định

10 Nhân viên thủ quỹ, hành chính - Trần Thị Liên: Trực tiếp thực hiện

mua sắm vật chất phục vụ hoạt động thường xuyên của Lãnh đạo Sở, của các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt và sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Quản lý, xuất, nhập quỹ tiền mặt, vật tư hành chính và hoàn tất chứng từ để thanh quyết toán theo quy định

11 Nhân viên hợp đồng bảo vệ cơ quan (02 người): Thay phiên nhau

trực 24/24 giờ tại cơ quan để bảo vệ an toàn tài sản, trang thiết bị của cơ quan, phương tiện của khách đến làm việc tại cơ quan, thường xuyên kiểm tra công tác phòng chống cháy nổ, phòng ngừa trộm cắp Kiểm tra, khắc phục sự cố, đảm bảo điện, nước sinh hoạt trong cơ quan

13 Nhân viên hợp đồng Lái xe (02 người): Chịu trách nhiệm lái xe, quản

lý bảo vệ xe, đảm bảo an toàn người và phương tiện khi lưu thông xe trên đường Chấp hành sự phân công, điều động xe của Lãnh đạo Sở, của Lãnh đạo Văn phòng, kể cả trong giờ, ngoài giờ hành chính và trong các ngày nghỉ hàng tuần

15 Nhân viên hợp đồng phục vụ: Quét dọn vệ sinh toàn bộ hành lang

bên ngoài và các phòng vệ sinh chung từ tầng 1 lên tầng 4 Quét dọn chuẩn bị nước uống các phòng làm việc của Giám đốc, các Phó Giám đốc, của Lãnh đạo Văn phòng Nhặt cỏ, tưới nước giữ ẩm hàng ngày cho toàn bộ hệ thống cây cảnh từ tầng 2 lên tầng 4 của Sở