Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng. Đề xuất các giải pháp nhằm nang cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên trong thời gian tới.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN,

THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ YẾN

Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB074, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình hoàn thành bài khóa luận của mình, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, quan tâm của các Thầy (Cô), gia đình và bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các Thầy (Cô) trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đã tận tâm truyền đạt thực thức và kinh nghiệm của mình cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Hữu Danh đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi có được nền tảng kiến thức tốt để lựa chọn, xây dựng đề tài và hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp

Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi, tôi đã thực hành được các khâu nghiệp vụ trong đề cương một cách thuận lợi Bên cạnh đó tôi đã có thêm được những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ Văn phòng là nhanh nhẹn,

tự tin và khéo léo, tự chau dồi thực thức chuyên môn để thành công trong công tác sau này Đó chính là nền tảng để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận Có được thành quả

đó, tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo, các Cán bộ Văn phòng cùng các ban nghành khác tại UBND huyện Thủy Nguyên, đã tạo điều kịên giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện bài khóa luận một cách hoàn chỉnh nhất Song do kiến thức còn hạn chế lại chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu khoa học nên bài khóa luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy (cô) giáo chuyên nghành và các thầy (cô) trong khoa Quản trị Văn phòng

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong bài khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như

số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về bài khóa luận của mình

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 6

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài 7

PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 8

1.1 Cơ sở lý luận về Văn phòng 8

1.1.1 Khái niệm Văn phòng 8

1.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng 9

1.1.3 Chức năng của Văn phòng 11

1.1.4 Nhiệm vụ của Văn phòng 13

1.2 Công tác văn phòng 14

1.2.1 Khái niệm công tác Văn phòng 14

1.2.2 Nội dung của Công tác văn phòng 15

1.2.3 Vị trí và vai trò của công tác Văn phòng 21

Tiểu kết chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN- THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 23

2.1 Tổng quan về UBND huyện Thủy Nguyên và Văn phòng UBND huyện Thủy

Nguyên 23

2.1.1 Tổ chức và hoạt động của UBND huyện Thủy Nguyên 23

2.1.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên 25

2.2 Thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên 26

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng 26

2.2.2 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn phòng 32

2.2.3 Công tác cải cách hành chính 62

Tiểu kết chương 2 64

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN 65

3.1 Nhận xét chung 65

3.1.1 Ưu điểm 65

3.1.2 Hạn chế 69

3.1.3 Nguyên nhân 72

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên 73

3.2.1 Nâng cao nhận thức về công tác Văn phòng 73

3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC; chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm trong công việc 74

3.2.3 Hoàn thiện cơ sở pháp lý 76

3.2.4 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng 77

3.2.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng 78

3.2.6 Giải pháp hoàn thiện các nghiệp vụ Văn phòng 79

Tiểu kết chương 3 82

PHẦN KẾT LUẬN 83

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính ở Việt Nam trở thành nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong chương trình công tác của Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương Quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ của cải cách hành chính ở nước ta

đã được đề cập trong các văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khoá VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khoá VIII, trong các nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX

và X Hội nghị Trung ương 8 khoá VII xác định cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước đã đề ra mục tiêu: xây dựng một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống

và làm việc theo pháp luật trong xã hội Cải cách hành chính ở Việt Nam được triển khai trên nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính, trong đó cải cách công tác Văn phòng tại các cơ quan hành chính Nhà nước là một khâu quan trọng và được đặt ra ngay từ giai đoạn đầu của tiến trình cải cách Bởi, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan,

đơn vị “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Trong tình

hình hiện nay, câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng Là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các công ty trong và ngoài nước…Văn phòng gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ Văn phòng không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính mà

còn được giao nhiều chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc, tham mưu, vừa đôn đốc, kiểm tra; là “đầu mối công việc” được lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị

ủy quyền “thừa lệnh” trong triển khai, giải quyết nhiều nội dung công việc quan trọng; hiệu quả hoạt động của Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị…

Đứng trước thách thức của thời kỳ đẩy mạnh cải cách nền hành chính Nhà nước, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Thủy Nguyên công tác Văn phòng ngày càng được chú trọng phát triển và hoàn thiện về mọi mặt góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của UBND huyện nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung

Nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên là yêu cầu cấp bách trong nỗ lực chung của UBND huyện Thủy Nguyên trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi

lẽ, làm tốt công tác văn phòng sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động của các cơ quan, nâng cao tinh thần, thái độ phục vụ công tác của các CBCC làm công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên Tuy nhiên, qua thời gian thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên, tôi nhận thấy rằng công tác Văn phòng còn tồn tại nhiều hạn chế, khối lượng công việc của cơ quan nhiều đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của Văn phòng cũng tăng theo vì vậy mà vấn đề nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên là rất cần thiết UBND huyện Thủy Nguyên là môi trường làm việc lý tưởng mà tôi mong muốn được làm việc sau khi tốt nghiệp Đại học, tôi hy vọng có thể góp một phần công sức của mình trong công cuộc hoàn thiện công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, ngoài tính cấp thiết để cải thiện công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên thì đây cũng là một lý do quan trọng mà tôi quyết định lựa chọn và nghiên cứu

đề tài bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng”

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không còn là một vấn đề mới lạ, ngược lại hoạt động này đang được xã hội quan tâm và trở thành

một trong những mục tiêu phấn đấu của Đảng và Nhà nước trong công cuộc xây dựng

và phát triển Đất nước, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay Bên cạnh đó làm tốt công tác quản lý, tổ chức Văn phòng là khâu quan trọng để thực hiện có hiệu quả các công việc khác của cơ quan Chính vì vậy, vấn đề về công tác văn phòng trong những năm gần đây đã được nhiều tôi tập trung nghiên cứu, có một số tác giả và tác phẩm gây được sự chú ý, đóng góp vào công cuộc hoàn thiện và nâng cao chất lượng tổ chức quản lý, thực hiện công tác Văn phòng, trong đó các bài nghiên cứu chủ yếu được chia thành hai nguồn chính sau:

Một là, những công trình nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng

- TS Nguyễn Thị Ngọc An, “Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng”,

NXB Lao động- Xã hội, 2006: Cuốn Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng có bố cục gồm 3 phần Nội dung trình bày về đại cương về quản trị hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học và nghiệp vụ hành chính văn phòng

- TS Nghiêm Hồng Kỳ, “ Mấy vấn đề công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ trong thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị quốc gia, 2003: Thực trạng công tác Văn phòng

nói chung và công tác Văn thưu, lưu trữ nới riêng trong giai đoạn đất nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, đồng thời tác giả đề xuất một số giải pháp để khắc phục hạn chế

- Giáo trình “Quản trị Hành chính Văn phòng”, Trường Đại học Sài Gòn-

Khoa Thư viện- Văn phòng: Nội dung của giáo trình đề cập đến hai vấn đề chính đó là những vấn đề chung trong công tác văn phòng và các chức năng trong Quản trị hành chính Văn phòng

- Trần Thị Thu Phương, “Nghiệp vụ hành chính Văn phòng”, NXB Tổng hợp

TP HCM, 2008 Nội dung chính của giáo trình là những kiến thức tổng quát về hành chính văn phòng và các kỹ năng cần thiết để tổ chức công tác hànhh chính văn phòng trong các cơ quan, đơn vị

- Nguyễn Thành Độ- Nguyễn Ngọc Diệp- Nguyễn Phương Hiền, “Giáo trình Quản trị Văn phòng”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 Giáo trình

nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản trị Văn phòng chủ yếu trong doanh nghiệp

- PGS TS Nguyễn Hữu Tri, “Quản trị Văn phòng”, NXB Khoa học và Kỹ

thuật Tài liệu trang bị những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức, điều hành hoạt động của các đối tượng trong một văn phòng theo hướng hiệu lực, hiệu quả

Hai là, các bài báo cáo, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu về thực trạng công tác Văn phòng ở nước ta hiện nay

- Nguyễn Văn Thâm, “Bài giảng Quản trị Hành chính Văn phòng: Nội dung của bài

giảng được công bố trên website http://baigiang.violet.vn/present/show/entry_id/9305584,

chủ yếu nói đến vấn đề đại cương về quản trị hành chính Văn phòng; Hoạch định- Tổ chức hành chính Văn phòng- Nghiệp vụ hành chính Văn phòng; Công tác Văn thư- Lập hồ sơ công việc- Công tác lưu trữ; Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

- Ts Lưu Kiếm Thanh,bài viết“Công tác Văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2008 Bài viết nêu nhận

định của tác giả về vấn đề tối ưu và tối ưu hóa công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính

- Nhị Triều, bài viết “Xây dựng văn phòng hiện đại nhìn từ mục tiêu cải cách hành chính”, PC Quảng Nam, 2013 Trong bài viết, tác giả đưa ra các giải pháp để xây

dựng văn phòng hiện đại là phù hợp với yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính

- Trương Hoàng Hoa Duyên, bài viết“Vấn đề về hiện đại hóa văn phòng của Việt Nam hiện nay”, Khoa QTVP- Trường Đại học Duy Tân, 2014 Tác giả nêu một

số những hạn chế về hoạt động văn phòng ở nước ta hiện nay và đề xuất giải pháp hiện đại hóa văn phòng

- Phạm Thị Huyền, Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, 2013 Tác giả phân tích, đánh giá thực

trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty

- Phạm Thị Ánh Nguyệt, Khóa luận tốt nghiệp,“Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng”, Trường Đại học Hải Phòng Bài khóa luận nghiên cứu lý luận về văn

phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi

trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở

- Ngô Văn Long, báo cáo thực tập, “Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình Dương”,

Trường Trung cấp Kinh tế- Công nghệ Đông Nam, 2011 Đề tài chỉ ra ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình Dương và tôi đã đề xuất một số giải pháp để nâng cao công tác này

Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác Văn phòng tại các cơ quan Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu này tại UBND huyện Thủy Nguyên mới chỉ dừng lại ở những báo cáo, tổng kết của huyện mà chưa có nghiên cứu chuyên sâu về thực tiễn hoạt động Do đó, việc tìm hiểu và nghiên cứu những khó khăn và hạn chế trong công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên là cần thiết, trên cơ sở đó áp dụng những giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND huyện

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng

- Đề xuất các giải pháp nhằm nang cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên trong thời gian tới

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Đề tài nghiên cứu lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, phân tích thực trạng nội dung công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên- Hải Phòng, bao gồm các nội dung như: Công tác tổ chức bộ máy Văn phòng; công tác tham mưu- tồng hợp; công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, công tác xây dựng chương trình, kế hoạch; công tác tổ chức hội họp; công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo…

- Đề tài nghiên cứu để đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức, quản

lý và thực hiện công tác Văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên; đề

xuất các giải pháp khắc phục

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các nội dung chủ yếu trong công tác

văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

- Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng có thể đề cập ở

nhiều góc độ khác nhau Tuy nhiên, khóa luận chỉ đề cập vào một số nội dung cơ bản

về công tác Văn phòng, lấy thực trạng của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên từ năm 2010- 2016

6 Giả thuyết nghiên cứu

Một là, hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững

Hai là, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên đã có những đóng góp quan trọng vào quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thủy Nguyên tuy nhiên, tình hình công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên còn tồn tại một số hạn chế Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã sử dụng hai phương pháp đó là:

- Phương pháp luận: Tôi vận dụng lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng cho bài nghiên cứu để có cái nhìn toàn diện trong việc đánh giá hiệu quả công tác Văn phòng, đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác Văn phòng với mối quan hệ đa dạng với các hệ thống khác trong tổ chức, gắn công tác Văn phòng với mối quan hệ xung quanh, xem xét Văn phòng trong xu hướng đang phát triển Từ đó, đánh giá chính xác hoạt động Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên nhằm đưa ra các giải pháp cụ thể

+ Phương pháp duy vật lịch sử:

- Một số phương pháp cụ thể: Trên cơ cở sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, tôi đã chọn một số phương pháp phù hợp với từng nội dung của khóa luận, trong đó chủ yếu sử dụng:

+ Phương pháp lịch sử: Phương pháp này giúp tôi nghiên cứu tổng quan về lịch

sử hình thành và quá trình phát triển của huyện Thủy Nguyên và UBND huyện Thủy Nguyên; ngoài ra sử dụng tôi còn phương pháp lịch sử để phân tích các tài liệu, văn bản của UBND huyện Thủy Nguyên từ những năm trước nhằm phát hiện ra những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành Văn bản

+ Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tôi quan sát được toàn bộ quá trình hoạt động công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên một cách bao quát

và thực tế nhất

+ Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: Phương pháp này giúp tôi sắp xếp các vấn đề về lý luận chung trong công tác Văn phòng theo các nội dung có cùng bản chất và sắp xếp chúng theo trật tự hợp lý

+ Phương pháp tham khảo tài liệu: áp dụng phương pháp này giúp bài nghiên cứu của tôi có những luận cứ và dẫn chứng pháp lý, dẫn chứng thực tế chính xác, qua

đó cho việc đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên thuyết phục hơn

+ Phương pháp khảo sát và điều tra thực tế: Hai phương pháp này giúp tôi thu thập được các thông tin cần thiết trong quá trình nghiên cứu thông qua các hình thức thăm dò ý kiến, trò chuyện trực tiếp với những đối tượng liên quan của nhằm mục đích nắm bắt được toàn bộ các hoạt động trong công tác Văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên

+ Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này giúp tôi đánh giá được chính xác các hoạt động trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên (VD: Thống kê văn bản đi- đến theo từng năm) thông qua việc tập hợp các số liệu và

dữ liệu dựa vào kết quả khảo sát, điều tra thực tế trước đó

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp lý thuyết: Dựa vào những thông tin đã được chọn lọc và quá trình quan sát thực tế, tôi tiến hành phân tích để đưa ra đánh giá khách quan và chính xác về ưu điểm, hạn chế trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên Tôi đã sử dụng hai phương pháp này song song với nhau phân tích được tiến hành theo phương hướng tổng hợp, còn tổng hợp được thực hiện dựa trên kết quả của phân tích

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung bài khóa luận tốt nghiệp được thể hiện trong ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Văn phòng trong hoạt động của các cơ quan hiện nay

Chương 2: Thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 1.1 Cơ sở lý luận về Văn phòng

1.1.1 Khái niệm Văn phòng

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014) Văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau

về thuật ngữ Văn phòng:

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Quản trị Văn phòng” cho rằng:

“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.” [24; 12]

Theo TS Nguyễn Thị Ngọc An khái niệm văn phòng được hiểu là “bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗtrợcho hoạt động quản lý, lànơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụhậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.” [1;4]

Ngoài ra, theo trang Từ điển Doanh nghiệp BusinessDictionary.com, thì khái niệm văn phòng được mô tả là một địa điểm, thường là một tòa nhà hoặc một phần của tòa nhà, nơi mà doanh nghiệp tổ chức các hoạt động kinh doanh Một doanh nghiệp có thể chỉ có một văn phòng, hay còn gọi là trụ sở chính hoặc có nhiều hơn 2 văn phòng đại diện tại các chi nhánh phụ Các văn phòng này cùng hoạt động dựa theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Nhưng thực tế cho thấy những cách hiểu như vậy là chưa đủ, chưa thực sự thuyết phục và có phần “xem nhẹ” chức năng của cơ quan này Văn phòng cũng không thể hiểu đơn giản như một trụ sở làm việc, mà khái niệm văn phòng xuất hiện mang những đặc điểm cao hơn, chuyên nghiệp và phát triển hơn Tuy nhiên, có thể xem xét khái niệm này một cách toàn diện như sau:“ Văn phòng là bộ máy tham mưu, điều hành tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó”

Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng hành chính tổ chưc; Phòng quản trị hành chính;…

1.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ Đồng thời, các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng còn được coi là “tai mắt” của Nhà Quản trị Điều này cũng

lý giải vì sao Văn phòng là một bộ phận gần gũi, có quan hệ thân thiết với lãnh đạo của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp

về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình

ra quyết định của Nhà Quản trị Thực tiễn đã khẳng định nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức, nơi đó công tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu quả cao Thứ

trưởng Bộ Tư pháp Đinh Trung Tụng đánh giá “Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng

và thực hiện nhiệm vụ văn phòng.”1

Văn phòng là một bộ phận trung gian thực hiện ghép nối trong mối quan hệ quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan Hoạt

động Văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, tổ chức, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu Văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó sẽ bị ngưng hoạt động Hơn nữa, do đảm nhận trách nhiệm tổ chức các hoạt động giao tiếp đối nội, đặc biệt là đối ngoại của cơ quan, tổ chức mà Văn phòng trở thành cầu nối trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo Chẳng hạn như tại UBND huyện Thủy Nguyên việc chuyển giao văn bản đến cho lãnh đạo cơ quan thuộc trách nhiệm củaVăn phòng

Văn phòng thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên liên tục thậm chí phải hoạt động nhiều và nhanh hơn bất cứ một bộ phận nào khác trong cơ quan Ví dụ như nhân sự làm công tác bảo vệ cơ quan thuộc biên chế của Văn phòng luôn phải liên tục làm việc cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày lễ, tết để đảm bảo an ninh, trật tự cho cơ quan Điều này, đồng nghĩa với việc chất lượng công tác của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả hoạt động của Văn phòng

Ở một khía cạnh khác, chúng ta đã được tiếp cận rất nhiều các quan niệm khác nhau về Văn phòng Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì Văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy Chẳng hạn đối với các Văn phòng quy mô nhỏ như một số doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng…(nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân) Chẳng hạn với một công ty với quy mô 200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty Có nghĩa là, ngoài những công việc mang tính chuyên môn nghiệp

vụ, Văn phòng còn phải kiêm nhiệm thêm một số lĩnh vực khác, đòi hỏi nhân sự làm Văn phòng đều phải nắm bắt được Như vậy, có thể thấy so với các bộ phận khác của

cơ quan thì hoạt động của Văn phòng đa dạng và phức tạp hơn rất nhiều

=> Như vậy, có thể khẳng định Văn phòng được coi là vị trí trung tâm, kết nối hoạt động quản lý điều hành của các cấp, các bộ phận trong cơ quan, tổ chức [24;13]

Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng và đặc biệt, từ khi hình thành bộ máy Nhà nước đến nay, Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào Khẳng định như vậy bởi, đối với nhà quản lý, các cấp lãnh đạo, Văn phòng

có vai trò to lớn sau đây:

- Thứ nhất, Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức

-Thứ hai, Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Thứ ba, Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan,tổ chức

- Thứ tư, Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, tổ chức

- Thứ năm, Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan,tổ chức

Tóm lại, ở bất kỳ vị trí, vai trò nào chúng ta cũng có thể khẳng định: “Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức; văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, tổ chức”

1.1.3 Chức năng của Văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà Văn phòng được hình thành lớn nhỏ, khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng phải đảm bảo hai chức năng cơ bản sau đây:

1.1.3.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Tham mưu: Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc

đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan

đơn vị đạt kết quả cao nhất2

Văn phòng các cơ quan tổ chức nói chung, của các cơ quan Nhà nước nói riêng

có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng Vai trò, vị trí đặc biệt của Văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất

kỳ cơ quan nào Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan thực hiện bốn nội dung cơ bản sau:

- Tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và các chương trình công tác của cơ quan Ví dụ: Nội quy làm việc, Quy chế văn hóa công sở…

- Tham mưu, giúp cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chính sách trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính và đối ngoại của cơ quan, tổ chức

- Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sảncơ quan, trực tiếp quản lý tài sản của cơ quan và các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan

- Tham mưu biên soạn văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động của cơ quan,

tổ chức để chất lượng các loại văn bản của các cơ quan, tổ chức từng bước được nâng cao

Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thày dùi kiểu Bàng Hồng” Song cái bản lĩnh của người lãnh đạo là cân nhắc và quyết định Bản lĩnh ấy được kiểm nghiệm qua thực tiễn Nói cho cùng, không thể không có tham mưu Đồng thời, hết sức cần có một chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực” Hoạt động tham mưu luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu, đặc biệc là trong hoạt động quản lý, điều hành của người lãnh đạo Vì muốn

có những quyết định đúng đắn, khoa học lãnh đạo cơ quan phải căn cứ vào những yếu

tố khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu- đặc biệt là Văn phòng

2 Xem từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học - NXB Đà nẵng và Trung tâm từ điển học, 2006, tr 910

Tổng hợp: “Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Văn phòng có

nhiệm vụ thiết lập hệ thống cung cấp thông tin cơ bản ổn định và hiệu quả, xây dựng

và ban hành quy định về chế độ thông tin báo cáo trong nội bộ cơ quan, xác định cụ thể nội dung, phương thức, thời gian, đối tượng báo cáo, đặc biệt đã tối ưu hóa phương thức báo cáo bằng thư điện tử, văn phòng điện tử, thiết lập cán bộ đầu mối cung cấp thông tin…Với chức năng tham mưu, đòi hỏi Văn phòng phải kịp thời tổng hợp, đánh giá tình hình, đề xuất điều chỉnh, bổ sung các hoạt động công tác của cơ quan, tổ chức

để phù hợp với yêu cầu thực tiễn tính chất hoạt động của cơ quan, tổ chức Sau mỗi cuộc họp, Văn phòng xây dựng thông báo kết luận của lãnh đạo cơ quan làm cở sở triển khai thực hiện

1.1.3.2 Chức năng hậu cần

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005), “Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết,

an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

1.1.4 Nhiệm vụ của Văn phòng

Để có thể thực hiện chức năng trên thì hoạt động của văn phòng bao gồm các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng;

- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế của cơ quan;

- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;

- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan;

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của cơ quan;

- Tổ chức mua sắm, quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị…

- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan;

- Tổ chức công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan;

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân khánh tiết;

- Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;

- Quản lý tài khoản văn phòng nếu có;

Tác giả Ts Lưu Kiếm Thanh trong bài viết “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hòa nền hành chính nhà nước” cho rằng: “Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.”3 Như vậy, có thể khẳng định nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước bao gồm: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị trong cơ quan; Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; Quản trị hành chính

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị

và văn phòng các cơ quan hành chính Nhà nước Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một

số nhiệm vụ cho phù hợp

1.2 Công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm công tác Văn phòng

Công tác Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức Nếu xét theo quan điểm hệ thống thì công tác Văn phòng bao gồm những hoạt động:

- Ở trạng thái động Văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị,

3 Bài viết “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước”, Trang thông tin điện tử Tạp chí Tổ chức Nhà nước

kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường…, phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan theo yêu cầu của lãnh đạo và thực hiện theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan cũng như Văn phòng

- Ở trạng thái tĩnh Văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hữu hiệu như nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người…phục vụ cho hoạt động đạt tới mục tiêu chính nó góp phần đắc lực vào quá tình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức

Từ những quan điểm trên, theo tôi,“công tác Văn phòng là tổng thể các công việc liên quan đến tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu phục vụ cho lãnh đạo

để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong

muốn”.Tuy nhiên, khác với các lĩnh vực công tác khác của cơ quan, tổ chức thì công

tác Văn phòng diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ Văn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc

1.2.2 Nội dung của Công tác văn phòng

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy Văn phòng

Từng bước đẩy mạnh cải cách hành chính Nhà nước cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động của Văn phòng Để hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách bộ máy Văn phòng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt Đối với Văn phòng, muốn hoàn thành tố chức năng, nhiệm vụ của mình thì tự bản thân Văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả Bất cứ một bộ máy Văn phòng nào cũng cần được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy Văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, linh hoạt và đúng năng lực Khi tiến hành xây dựng tổ chức Văn phòng cần xác định cơ cấu và cơ chế phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp, bởi cơ cấu không hợp lý

sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành

của cơ cấu Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để hoàn thiện bộ máy tổ chức, lãnh đạo Văn phòng phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của Văn phòng kém hiệu quả từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời

1.2.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

Văn phòng luôn đóng vai trò đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện nhiệm

vụ thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động

Để tăng cường hiệu quả quản lý, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cũng hết sức coi trọng việc thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học, đúng đắn, trên cơ sở đó mới có được những quyết định kịp thời, chính xác Tuy nhiên, trên thực tế lãnh đạo cơ quan không thể tự mình thu thập, xử lý hết một khối lượng thông tin khổng lồ như vậy được

mà phải có bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực này Bộ phận đó chính là Văn phòng Xét trong một chu trình quản lý liên tục, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết đến lãnh đạo cơ quan cũng được Văn phòng tiến hành một cách liên tục Vì mọi nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây Khi nhận được những thông tin đến, Văn phòng phải tiến hành xử lý thông tin (bao gồm việc phân loại, xác định độ tin cậy, tổng hợp thông tin) Sau khi thông tin được phân loại,

xử lý, sẽ được chuyển tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng, nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình một cách chính xác, kịp thời

1.2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, “Quy chế là văn bản nêu các điều, khoản quy định thành chế độ hoạt động chung của tổ chức, cơ quan, đơn vị trong hệ thống chính trị hoặc trong xã hội để các thành viên có liên quan thi hành, nhằm đảm bảo sự thống nhất hành động, tinh thần kỷ luật, hiệu quả công việc và mục tiêu cần đạt tới.”

Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động của cơ quan, tổ chức mà Văn phòng tiến hành xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định; các quy chế, quy định đó là: Quy chế làm việc, Quy chế khen thưởng- kỷ luật, Quy tắc ứng xử của công chức, viên chức, Quy tắc đạo đức nghề nghiệp, Nội quy của cơ quan…Tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy định, quy chế của cơ quan, tổ chức hay của chính

Văn phòng là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của một tổ chức- Công tác này là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà Văn phòng phải thực hiện

Để có thể xây dựng quy chế đúng quy định của Nhà nước, tổ chức thực hiện quy chế có hiệu quả, Văn phòng phải thực hiện các công việc như: thu thập các nguồn thông tin, tổ chức xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh đạo cơ quan bổ sung, thông qua, ban hành và giám sát thực hiện…thường xuyên rà soát phát hiện những điều cần sửa đổi và bổ sung, kịp thời đưa vào Quy chế những nội dung mới phù hợp; tiến hành chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về kết quả của cơ quan, tổ chức, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hưỡng dẫn việc thi hành công vụ của CBCC; giải quyết kịp thời, đúng pháp luật đối với trường hợp xảy ra vi phạm quy chế trong cơ quan, tổ chức mình…

1.2.2.4 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và Văn phòng

Theo đó, Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch hành động cụ thể, xác định

rõ mục tiêu, đảm bảo ám sát chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; đề ra giải pháp thiết thực, hiệu quả, điều kiện bảo đảm, tiến trình tổ chức thực hiện hằng năm, quý, tháng Tập trung thảo luận, xác định rõ trách nhiệm của tập thể và cá nhân trong thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, tổ chức Song song với việc xây dựng chương trình, kế hoạch, Văn phòng tiến hành tổ chức thực hiện có hiệu quả các chương trình, kế hoạch đã vạch ra Để làm được điều này, Văn phòng phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị khác trong cơ quan phối hợp thực hiện chương trình, kế hoạch cùng với việc xây dựng và thực hiện tốt quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.2.2.5 Tổ chức thực hiện công tác Văn thư, lưu tữ

Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức Quản lý, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng là một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác của mình

Công tác Văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả Nó bao gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Đối với hoạt động Văn phòng công tác Văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, hiệu suất làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung, UBND huyện Thủy Nguyên nói riêng Trong đó, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên phải thực hiện những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất các vấn

đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Thực tế cho thấy bất cứ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan Nhà nước hay các cơ quan tư nhân, doanh nghiệp, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng chứng để giải quyết công việc cụ thể để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết, rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương, chính sách, các quyết định quản lý…Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Tại UBND huyện Thủy Nguyên, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng đặc biệt chú trọng đến công tác này trong các mảng như: Thu thập và bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu lưu trữ;

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

Có thể thấy, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức

độ phức tạp khác nhau Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan, tổ chức có thể tham gia mà vào những nội dung nhất định

1.2.2.6 Tổ chức hội họp

Trong tất cả các hoạt động của các cơ quan, hội họp là một trong những hoạt động diễn ra thường xuyên trong môi trường công việc bởi đây là một trong những kênh trao đổi thông tin chính thức trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc Hội họp là một hình thức của hoạt động giao tiếp giữa một nhóm người, một cách thức giải

quyết công việc thông qua đó lãnh đọa cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan mình

Tại UBND huyện Thủy Nguyên, lãnh đạo Văn phòng căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng hàng năm

và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp Ngoài ra, Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi đại biểu (đối với những cuộc hội họp lớn), phân phối tài liệu, bố trí nhân sự đảm bảo trang thiết bị, cơ sở để phục vụ hội họp một cách hiệu quả nhất Kết thúc hội họp, Văn phòng có nhiệm vụ tổng kết ý kiến kết luận của lãnh đạo

cơ quan về các vấn đề nêu ra trong cuộc họp bằng hình thức văn bản Tùy vào mục đích và tính chất của các cuộc hội họp mà Văn phòng có thể thực hiện các công việc khác do lãnh đạo UBND huyện phân công

1.2.2.7 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu công tác đã đặt ra thì việc lãnh đạo cơ quan thường xuyên phải

đi công tác là một hoạt động tất yếu Mục đích của các chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ…Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo

có tác dụng trên nhiều phương diện Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo Hơn nữa, do khối lượng công việc của nhà lãnh đạo rất lớn, không thể quản lý hết được thời gian thực hiện công việc Vì vậy, Văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao

1.2.2.8 Tổ chức quản trị và công tác hậu cần khác

Trong thực tế, không có một cơ quan tổ chức nào có thể tồn tại và hoạt động bình thường nếu không có các yếu tố về cơ sở vật chất, tài chính…Đây là một nhiệm

vụ mang tính đặc thù của Văn phòng Để xây dựng một môi trường làm việc tốt, mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt là Văn phòng phải xác định đây là một nhiệm vụ cần được

ưu tiên hàng đầu song song với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Trước hết, Văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch công tác của lãnh đạo cũng như các đơn vị trực thuộc và nhu cầu sử dụng, nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị để phân phối hợp lý, quản lý chặt chẽ hoạt động này, bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Tùy theo điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, Văn phòng trang bị cho CBCC nhưng phải đảm bảo các yếu tố của một

cơ quan, công sở Qua đó, thực hiện hiệu quả việc kiểm soát tài chính, tránh thất thu Ngân sách, đảm bảo các quy định của Nhà nước và cơ quan Ngoài ra, tại UBND huyện Thủy Nguyên, Văn phòng còn phải thực hiện một số công tác mang tính nghiệp

vụ đặc thù khác như: công tác an ninh, bảo vệ, công tác vệ sinh đảm bảo cảnh quan môi trường nơi làm việc…

1.2.2.9 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam “CNTT (Tin học) – thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học, công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin, xử lý thông tin Theo nghĩa đó CNTT cung cấp cho chúng ta các quan điểm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính và công nghệ truyền thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội của con người [25; 586]

Ở Việt Nam, khái niệm CNTT được hiểu Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 của Quốc hội thì “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử

lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” [14; 1]

Ứng dụng CNTT là: “Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này.” [14; 1]

Kết hợp các quan niệm khác nhau về CNTT cùng với sự hiểu biết của tôi, tôi mạnh dạn đề xuất khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng như sau:

“Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là việc áp dụng các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng, phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo một cách khoa học, nhanh chóng, hiệu quả.”

Công tác văn phòng có chức năng: giúp việc điều hành, tham mưu, tổng hợp, hậu cần và nó còn đảm bảo chức năng thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Cho nên công tác văn phòng luôn gắn liền với thông tin – thông tin luôn luôn thay đổi, số lượng nhiều, và rất phức tạp Mặt khác thông tin, giấy tờ… là đối tượng của nhân viên văn phòng Chính vì vậy việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng

là một yêu cầu mang tính tất yếu để có một nền văn phòng hiện đại, hiệu quả

Tại UBND huyện Thủy Nguyên thì việc ứng dụng CNTT trong công tác Văn phòng chủ yếu gồm những nội dung sau: Công tác văn thư, công tác lưu trữ

1.2.2.10 Một số nội dung khác

Trên cơ sở đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan mà hình thành một số nội dung công tác khác như công tác ngoại vụ, lễ tân, công tác thi đua, khen thưởng Tuy nhiên, tại UBND huyện Thủy Nguyên công tác Văn phòng còn được thể hiện ở nội dung quan trọng nổi bật đó là công tác cải cách hành chính

1.2.3 Vị trí và vai trò của công tác Văn phòng

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kế cơ quan là hành chính Nhà nước hay các tổ chức đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì công tác Văn phòng luôn giữ một

vị trí đặc biệt quan trọng Công tác Văn phòng là hoạt động gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Toàn bộ những hoạt động của công tác Văn phòng sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn

vị, giúp lãnh đạo tạo ra những quyết định chính xác, có hiệu quả cao nhất cho cơ quan,

tổ chức

Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nhấn mạnh“Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu

thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” 4

Công tác Văn phòng được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, thực tế công tác Văn phòng ở nhiều cơ quan chưa được quan tâm, đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, việc tăng cường hoàn thiện và nâng cao công tác Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm Để tăng cường và phát huy được vai trò của Văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, Văn phòng phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn Văn phòng, xây dựng đội ngũ CBCC Văn phòng vững mạnh

Tiểu kết chương 1

Từ những cơ sở lý luận về Văn phòng và công tác Văn phòng nói trên, có thể thấy, hoạt động của Văn phòng rất phong phú và đa dạng nó bao gồm các nghiệp vụ chuyên môn và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Công tác Văn phòng được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác của lãnh đạo Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được quan tâm đặc biệt

Việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn phòng và công tác văn phòng là điều kiện thuận lợi giúp tôi trong việc phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác Văn phòng của UBND huyện Thủy Nguyên để có thể rút ra những ưu điểm, hạn chế đối với công tác này từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

4 Bài viết “Lời dạy của chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác Văn phòng” , Trang tin điện tử Ban Quản lý Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN- THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

2.1 Tổng quan về UBND huyện Thủy Nguyên và Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên

2.1.1 Tổ chức và hoạt động của UBND huyện Thủy Nguyên

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thủy Nguyên

UBND huyện Thủy Nguyên do HĐND huyện bầu là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND huyện Thủy Nguyên triển khai thực hiện Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết và các văn bản dưới luật; quy hoạch và xây dựng kế hoạch chỉ đạo sự phát triển Kinh tế, Văn hóa- Xã hội, Quốc phòng- An ninh trên địa bàn huyện

Cụ thể, căn cứ theo sơ đồ hệ thống bộ máy quản lý hành chính nhà nước thì UBND huyện Thủy Nguyên là cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện Theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thủy Nguyên được quy định tại Luật tổ chức Chính quyền địa phương do Quốc hội ban hành ngày 19 tháng 6 năm 2015 và cụ thể hóa tại Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND của UBND huyện Thủy Nguyên ban hành ngày 15 tháng 7 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021

(Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thủy Nguyên- phụ lục số 01)

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức

UBND huyện Thủy Nguyên hoạt động trên cơ sở luật tổ chức Chính quyền địa phương ban hành ngày 19 tháng 6 năm 2015 và quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2016/ QĐ- UBND ngày 15 tháng 7 năm 2016 của UBND huyện)

UBND huyện Thủy Nguyên làm việc theo chế độ thủ trưởng UBND huyện

Thủy Nguyên có 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và 11 phòng, ban chuyên môn (Sơ đồ cơ

cấu tổ chức của UBND huyện Thủy Nguyên- phụ lục số 02)

Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND huyện, có trách nhiệm giải quyết công việc quy định tại Điều 29 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015, các quy định khác tại khoản 2,3,4 thuộc điều 4 Quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND huyện quyết định

Phó chủ tịch UBND huyện là người trợ giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND và chủ tịch UBND huyện về nhiệm vụ được phân công Khi chủ tịch UBND huyện đi vắng, một phó chủ tịch được ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan

Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm cho từ chức, thực hiện chế độ chính sách đối với thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan chuyên môn

do chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật

Nguyên tắc tổ chức này của UBND huyện Thủy Nguyên đảm bảo:

- Tính thon gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lsy của Nhà nước trên địa bàn cấp huyện (quận) và đảm bảo tính thông nhất quản lý ngành, lĩnh vực từ thành phố (tỉnh) đến cơ sở

- Tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực công tác trên địa bàn huyện

- Phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế- xã hội của huyện và yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước

- Thực hiện đứng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập cơ quan chuyên môn được quy định tại các quy định của pháp luật

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, chuyên môn trong bộ máy tổ chức của UBND huyện Thủy Nguyên

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, chuyên môn trong bộ máy tổ chức của UBND huyện Thủy Nguyên được quy định cụ thể tại Quyết định số 1172/ QĐ- UBND ban hành ngày 01 tháng 4 năm 2015 của UBND huyện Thủy Nguyên “Về việc

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thủy Nguyên theo Nghị định số

37/ 2014/ NĐ- CP của Chính phủ” (phụ lục số 03)

2.1.1.3 Nguyên tắc làm việc

Nguyên tắc làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên được quy định tại điều 2 quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2016/ QĐ- UBND ngày 15 tháng 7 năm 2016 của UBND

- Thực hiện các công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ của UBND

- Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của UBND

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện Giúp UBND huyện tổ chức theo dõi; đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện thực hiện chương trình đó

- Giúp thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, xã, thị trấn trong việc chuẩn bị báo cáo, đề án và tham gia ý thực về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND huyện xem xét quyết định

- Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc tiếp khách và các hoạt động của UBND

và Chủ tịch UBND huyện

- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản QPPL của cơ quan Nhà nước cấp trên, của UBND huyện, chủ tịch UBND huyện đến các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản QPPL

- Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc văn phòng UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao

ngày 07 tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (phụ lục số 05)

2.2 Thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng

2.2.1.1 Tổ chức nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một cơ quan phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và

sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng hoạt động tổ chức nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của các cơ quan Đặc biệt, đối với những cơ quan Nhà nước nói chung và bộ phận Văn phòng nói riêng, xây dựng, bố trí nguồn nhân lực bảo đảm về số lượng và cơ cấu có phẩm chất tốt, có kiến thức và kỹ năng làm việc đáp ứng được yêu cầu của công việc là một nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu Nắm bắt được tầm quan trọng đó,

trong những năm qua công tác tổ chức nhân sự tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên đang từng bước được hoàn thiện, đáp ứng cơ bản yêu cầu công việc Cụ thể:

* Cơ cấu nhân sự

Cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên bao gồm tổng hợp nhân sự của các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng phục vụ có hiệu quả mục tiêu chung đã xác định Dựa vào cơ cấu tổ chức của Văn phòng, Chánh Văn phòng sẽ xem xét quy định số lượng nhân viên làm việc cho từng bộ phận, sắp xếp đúng người vào đúng việc, tránh được tình trạng mất cân đối nhân sự ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Bảng 2 1 Cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên

( Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên)

Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là một tổ chức thống nhất, làm việc theo chế độ thủ trưởng, có chánh văn phòng, phó chánh văn phòng (3 người) Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng do tỉnh trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo phân cấp và theo quy định của pháp luật Trong tổng số 25 CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên có 22 người đã thuộc biên chế của Văn phòng, 03 người đang làm việc theo hợp đồng lao động Trong đó,

02 người thuộc bộ phận tổng hợp, 01 người phụ trách công tác lưu trữ, đa số có độ tuổi lao động từ 35- 50 tuổi

* Trình độ chuyên môn

CBCCVC Văn phòng phải là người có các kỹ năng nghề nghiệp, có thể tự chủ động xử lý, tham vấn các thông tin cho lãnh đạo Văn phòng, tương đương như vị trí một người trợ lý, giúp việc hoàn chỉnh cho lãnh đạo Với môi trường hội nhập như hiện nay thì những yêu cầu cơ bản và tất yếu đối với nhân viên văn phòng là phải đạt được những yêu cầu về ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng xử lý các vấn

đề phát sinh, xử lý thông tin nhanh chóng, có phong cách làm việc chuyên nghiệp…hay nói cách khác đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ Căn cứ vào bảng cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên, có thể thấy thực trạng về trình độ chuyên môn của CBCC, nhân viên Văn phòng như sau:

Biểu đồ Trình độ chuyên môn của CBCC, NV Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên

Theo đó, tỷ lệ CBCC, nhân viên có trình độ đại học là 8/25 người chiếm 32%

tổng số cao hơn hẳn so với số lượng có trình độ cao đẳng, trung cấp Tuy nhiên, nhìn vào biểu đồ và so sánh với một vị trí công tác quan trọng như Văn phòng thì có thể thấy được sự mâu thuẫn khi tỷ lệ CBCC, nhân viên là lao động phổ thông lại là đa số Thực tế là, nếu như căn cứ vào bảng cơ cấu nhân sự ở trên, thì những lao động phổ thông này lại phụ trách công tác tạp vụ, bảo vệ, lái xe…yêu cầu công việc không đòi hỏi bằng cấp hay trình độ chuyên môn mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và kỹ năng có được nên có sự mâu thuẫn trên cũng là điều dễ hiểu

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên

Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận, CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên được quy định chi tiết tại Quy chế làm việc và phân công nhiệm

vụ số 01/ QCLV ban hành ngày 07 tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện

Thủy Nguyên (phụ lục số 04)

2.2.1.2 Điều kiện làm việc

* Trang thiết bị của Văn phòng

Để có được những thành tích đáng ghi nhận trong công tác Văn phòng ngoài việc có được một đội ngũ Cán bộ, chuyên viên giỏi, có trình độ thì Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên cũng đã chú trọng đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và tiện nghi- đảm bảo năng suất và chất lượng công việc

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng, bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho CBCC hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Nhận thức rõ và sâu sắc vấn đề này nên UBND huyện Thủy Nguyên kết hợp với Văn phòng đã có sự quan tâm cũng như đầu tư đầy đủ, hợp lý cho mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác Văn phòng.Tùy theo tình hình tài chính và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà Văn phòng UND huyện Thủy Nguyên đã có những trang bị máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau:

STT Các loại trang thiết bị Văn phòng Số lượng

(ĐVT)

Tình trạng

I Bộ phận Văn thư, lưu trữ

8 Các Văn phòng phẩm (giấy, bút, tài liệu)

(2 chiếc)

6 Các loại văn phòng phẩm(giấy, bút, tài liệu)

III Bộ phận Tổng hợp

5 Các loại Văn phòng phẩm (giấy, bút, tài liệu )

5 Các loại Văn phòng phẩm (bút, giấy, tài liệu )

Bảng 2.2 Thống kê trang thiết bị Văn phòng tại Văn phòngUBND huyện Thủy Nguyên

(Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên)

Nhìn chung các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động của Văn phòng Tuy nhiên, đã có một số loại thiết bị do được sử dụng lâu năm nên đang

trong tình trạng bị hao mòn, thường xuyên bị hỏng gây gián đoạn công việc, công tác bảo trì, sữa chữa lại tốn nhiều kinh phí

* Môi trường làm việc

Môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến

sự phát triển của CBCC cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác Văn phòng Chính vì vậy, xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên quan tâm thực hiện

Văn phòng UBND huyện đã bảo đảm đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Để phát huy năng lực của CBCC Văn phòng thực hiện các chế độ, chính sách theo đúng quan điểm của Đảng, chính sách của Nhà nước và pháp luật về tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ; thường xuyên tổ chức cho CBCC, nhân viên đi tham

dự các lớp tập huấn và học tập để nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ

Bên cạnh đó, Văn phòng cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng như vật chất của các CBCC, nhân viên; lãnh đạo Văn phòng quan tâm đến đời sống, hoàn cảnh của mỗi CBCC trong Văn phòng và hỗ trợ kịp thời khi có khó khăn Văn phòng cũng thường xuyên tổ chức cho CBCC, nhân viên đi du lịch tạo bầu không khí vui vẻ, hòa đồng vì mục tiêu “xây dựng một tập thể đoàn kết”

Theo kết quả điều tra các CBCC, nhân viên Văn phòng UBND huyện Thủy nguyên có 40% số người khảo sát cảm thấy “rất hài lòng” với môi trường làm việc hiện tại; 48% cảm thấy “hài lòng”, 12% cảm thấy “tương đối hài lòng” và không có ai

cảm thấy “không hài lòng”(Phiếu khảo sát 01)

2.2.1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong và ngoài Văn phòng

Khi xây dựng bộ máy Văn phòng, Lãnh đạo UBND huyện Thủy Nguyên đã rất chú trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn

ủy ban nói chung và giữa các bộ phận trong Văn phòng nói riêng Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Chánh Văn phòng tổ chức

ra quyết định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức như

quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng) Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định của, kế hoạch của lãnh đạo UBND huyện dựa vào trách nhiệm của mình điều khiển các CBCC, nhân viên của mình triển khai thực hiện Đây là mối quan

hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy của UBND huyện Thủy Nguyên

Ngoài ra, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng còn phối hợp- cộng tác (mối quan hệ theo chiều ngang) với các phòng, ban chuyên môn khác Các phòng, ban có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng trong các nhiệm vụ công tác theo chỉ thị giao việc của lãnh đạo UBND huyện tạo mối liên hệ chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội nội bộ UBND huyện, làm tăng hiệu quả hoạt động

2.2.2 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn phòng

2.2.2.1 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo

Theo cách hiểu truyền thống, khi nhắc đến Văn phòng, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan nhưng thực chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Văn phòng vì bên cạnh đó, Văn phòng còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin (gọi tắt là tổ chức thông tin) cho lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Văn phòng

Mục tiêu tổ chức thông tin của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, từ đó tạo điều kiện giúp cho các quyết định quản lý của lãnh đạo trở nên chính xác và khoa học Nhận thức được tầm quan trọng đó, UBND huyện Thủy Nguyên đã ban hành một số văn bản trong đó có nội dung đề cập đến nhiệm vụ tổ chức thông tin của Văn phòng UBND huyện Các văn bản được ban hành hướng dẫn toàn bộ các đơn

vị, phòng ban trong UBND huyện nói chung và Văn phòng nói riêng thực hiện các quy định trong công tác thông tin, báo cáo

- Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND của UBND huyện Thủy Nguyên ban hành ngày 15 tháng 7 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Thủy

Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021 (phụ lục số 01)

- Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ số 01/ QCLV ban hành ngày 07

tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (phụ lục số 05)

- Quy trình quản lý công văn đi- đến (Mã số QT.VP.01)- Phụ lục số 12

Xuất phát từ đặc điểm và nhu cầu của đối tượng dùng tin là lãnh đạo cơ quan, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên tổ chức thu thập các thông tin có nội dung chủ yếu sau:

- Thông tin pháp lý: đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan

- Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hóa, xã hội trong nước và trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan

- Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định quản lý

do các bộ phận cấp dưới trực thuộc gửi báo cáo về kết quả thực hiện công việc được gian được giao, những phát sinh cần được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

- Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản lý cần xem xét, giải quyết

Tại UBND huyện Thủy Nguyên, công tác tổ chức thông tin được Văn phòng UBND huyện Thực hiện theo các bước sau

Hình 2.2 Quy trình tổ chức thông tin

Theo đó, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là nơi tiếp nhận tất cả các thông tin từ bên ngoài vào, đây cũng là nơi xử lý, phân loại thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp, chon lọc thông tin trợ giúp cho lãnh đạo Sau khi nhận

Phân tích và xử lý thông tin

Cung cấp và phổ biến thông tin

Bảo quản và lưu trữ thông tin

Xây dựng và tổ chức

nguồn tin

Thu thập thông tin

từ các nguồn

được các thông tin từ Văn phòng, lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định cho các hoạt động của UBND huyện Các quyết định đưa ra sẽ được chuyển tới đối tượng thực hiện, nếu thấy cần thiết và quan trọng các thông tin sẽ được CBCC lưu giữ và bảo quản bằng các

- Bộ phận lưu trữ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện và quản lý nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thuộc UBND huyện

=> Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý giữa các bộ phận thuộc Văn phòng trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND huyện không chỉ giúp cho CBCC ý thức được vị trí và vai trò của mình mà còn đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho lãnh đạo

Để đánh giá chất lượng công tác tổ chức thông tin của Văn phòng, tôi đã khảo sát 25

CBCC, nhân viên bằng cách xây dựng 25 phiếu điều tra Nội dung và kết quả khảo sát như sau: có tới 76% số người được hỏi đánh giá tốt; 20% số người được hỏi

đánh giá khá; 4% đánh giá trung bình và 0% có ý kiến nào đánh giá kém (Phiếu khảo

sát 02) Như vậy, có thể khẳng định, dưới sự lãnh đạo, quan tâm đúng đắn của lãnh

đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng Văn phòng đã thực hiện tương đối tốt công tác tổ chức thông tin, đảm bảo chất lượng phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan

2.2.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thực hiện Quyết định số 75/2006/ QĐ- TTg ngày 08/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND quận, huyện, thị xã…Văn