Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Luận văn góp phần tổng hợp làm rõ một số vấn đề lý luận về năng lực công chức Văn thư, đưa ra một số tiêu chí đánh giá về năng lực công chức Văn thư và các yếu tố tác động đến năng lực công chức Văn thư.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

/

BỘ NỘI VỤ /

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THỊ ÁNH TUYẾT

NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ

TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN

THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Công trình được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Văn Hậu

Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Hà

Phản biện 2: PGS TS Nguyễn Văn Lý

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia (Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thừa Thiên Huế)

Địa điểm: Phòng B.204, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thừa Thiên Huế - Số 201 Phan Bội Châu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

Thời gian: Vào hồi 13 giờ 30, ngày 20 tháng 6 năm 2020

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đa số các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các ngành, lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, điều này có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính là rất quan trọng Làm tốt công tác văn thư

sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan này Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư thì cần đến rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố nhân lực là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác văn thư

Mục tiêu phát triển nhân lực làm công tác văn thư đến năm

2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ là “xây dựng nhân lực văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập của đất nước” Nội dung cụ thể là “xây dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ

lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của ngành”

Trong những năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng luôn bám sát và thực hiện theo mục tiêu và lộ trình Quy hoạch của Bộ Nội vụ Đội ngũ công chức Văn thư trên địa bàn thành phố nói chung, ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân

lộ những hạn chế, ít nhiều làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư của thành phố, đòi hỏi phải kịp thời khắc phục, đổi mới để đáp ứng với nhu cầu thực tiễn

Xuất phát từ thực tiễn như trên và góp phần nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ quản

lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập như hiện nay, tác giả lựa chọn vấn đề “Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong thời gian qua, việc nghiên cứu về năng lực công chức được nhiều nhà khoa học nghiên cứu từ những phạm vi và mức độ khác nhau

Đã có nhiều bài báo, sách chuyên khảo, công trình nghiên cứu về năng lực công chức Bên cạnh đó, cũng có các công trình nghiên cứu của các học viên cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia nghiên cứu về vấn đề năng lực công chức Nhìn chung, các công trình nghiên cứu và tài liệu khoa học đều

có giá trị sử dụng và ứng dụng thực tiễn Tuy nhiên, các công trình

3

trên đều nghiên cứu chung trên phạm vi rộng, nghiên cứu ở các địa phương khác và nghiên cứu về năng lực công chức ở các vị trí khác, chưa có công trình hay đề tài nào nghiên cứu về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng Cho nên việc nghiên cứu năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng là hết sức cần thiết, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu một cách khoa học, sát với thực tế mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích: Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với điều kiện cụ thể tại địa phương nhằm năng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đáp ứng yêu cầu công tác văn thư trong giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay

- Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích như trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau:

+ Làm rõ cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư; + Phân tích, đánh giá thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng Trên cơ sở đó, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, phân tích được nguyên nhân của những hạn chế ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng;

4

+ Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố

Đà Nẵng trong thời gian đến

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi về không gian: Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư ở 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

+ Phạm vi về thời gian: Từ năm 2015 đến hết năm 2019

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin

- Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu, như: Phương pháp thống kê; phương pháp tổng hợp; phương pháp điều tra xã hội học: thông qua phiếu điều tra dành cho các đối tượng là công chức Văn thư, đại diện công chức lãnh đạo và công chức ở vị trí khác ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố

Đà Nẵng Tổng số phiếu phát ra: 190 phiếu; tổng số phiếu thu về:

190 phiếu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm rõ một số vấn đề

lý luận về năng lực công chức Văn thư

5

- Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở kết quả nghiên cứu về lý luận

và thực trạng, từ đó giúp hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp áp dụng trong thực tiễn để nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan hành chính nhà nước trong việc đề ra những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực công chức Văn thư và cho các nghiên cứu, phục vụ công tác giảng dạy, học tập về năng lực công chức Văn thư

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo

và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư Chương 2: Thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ 1.1 Công chức Văn thư

1.1.1 Công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

1.1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Giúp lãnh đạo chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, tránh

tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan; Đảm bảo giữ đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.1.2 Công chức và công chức Văn thư

1.1.2.1 Công chức

- Khái niệm công chức:

Theo khoản 2, Điều 4 Luật Cán bộ, Công chức năm 2008: Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn

vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn

vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn

vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

- Phân loại công chức:

Theo Điều 34 Luật Cán bộ, Công chức năm 2008 quy định:

7

Căn cứ vào ngạch được bổ nhiệm, phân thành: loại A, B, C và D; Căn cứ vào vị trí công tác, phân thành: công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý

1.1.2.2 Công chức Văn thư

- Khái niệm công chức Văn thư:

Công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước

- Phân loại công chức Văn thư:

Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2014 của Bộ Nội vụ, công chức Văn thư được phân loại theo ngạch công chức chuyên ngành văn thư được bổ nhiệm: ngạch Văn thư chính; Văn thư và Văn thư trung cấp

- Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn công chức Văn thư: được quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

1.2.1.2 Năng lực công chức

Năng lực công chức là khả năng đáp ứng về kiến thức, kỹ năng, thái độ của cá nhân mỗi công chức để công chức đạt được mục tiêu, hiệu quả công việc được giao

8

1.2.1.3 Năng lực công chức Văn thư

Năng lực công chức Văn thư là khả năng đáp ứng về kiến thức, kỹ năng, thái độ của công chức Văn thư để hoàn thành nhiệm

vụ ở vị trí, công việc đảm nhiệm

1.2.2 Tiêu chí đánh giá năng lực công chức Văn thư

Tiêu chí đánh giá năng lực công chức Văn thư dựa trên ba yếu tố: kiến thức, kỹ năng và thái độ

1.2.3 Những yếu tố ảnh hưởng

- Các yếu tố chủ quan

- Các yếu tố khách quan

Chương 2 THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN

DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung về công tác văn thư và đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

2.1.1 Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019

2.1.1.1 Khái quát chung các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Tính đến ngày 31/12/2019, thành phố Đà Nẵng có 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

2.1.1.2 Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015-2019

Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố những năm qua đã có những chuyển biến rõ nét, kết quả

9

thực hiện công tác văn thư năm sau luôn tốt hơn năm trước Bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế như: lãnh đạo một số cơ quan chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác văn thư; đa số công chức Văn thư không được đào tạo đúng chuyên ngành, kiêm nhiệm nhiều việc nên ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc

2.1.2 Đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Đà Nẵng

Bảng 2.1 Số lượng, độ tuổi, giới tính của đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2019

(Đơn vị tính: Người) Tiêu chí

<30 30-39 40-49 >50 Nam Nữ Văn phòng Đoàn ĐBQH,

33 người Cụ thể được thể hiện qua Bảng 2.1

2.1.2.2 Về cơ cấu giới tính

Nữ: 27/33 người (81,82%); Nam: 6/33 người (18,18%) Cơ cấu giới tính của công chức Văn thư được thể hiện qua biểu đồ 2.1

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ giới tính của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019) 2.1.2.3 Về độ tuổi

- Dưới 30 tuổi : 01/33 công chức, chiếm 3,03%;

- Từ 30 đến 39 tuổi : 22/33 công chức, chiếm 66,67%;

- Từ 40 đến 49 tuổi : 07/33 công chức, chiếm 21,21%;

- Trên 50 tuổi : 03/33 công chức, chiếm 9,09%

11

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ các nhóm tuổi của công chức Văn thư các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng 2019

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

2.1.2.4 Về cơ cấu ngạch công chức

Bảng 2.2 Cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019 Ngạch công chức Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

Văn thư trung cấp và tương đương 4 12,12

(Nguồn: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

2.1.2.5 Thâm niên công tác

Bảng 2.3 Thâm niên công tác của công chức Văn thư ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng tính đến năm 2019 Thâm niên công tác Số lượng

12

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

2.2 Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

2.2.1 Về kiến thức

Bảng 2.4.Trình độ của công chức Văn thư trong các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019

Trình độ, kiến thức Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

1 Chuyên môn

Chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ văn

Chuyên ngành khác nhưng chưa có chứng chỉ

Chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ văn

Chuyên ngành khác nhưng chưa có chứng chỉ

13

- Chuyên viên chính hoặc tương đương 01 3,03

- Chuyên viên hoặc tương đương 20 60,61

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ năm 2019)

Qua biểu đồ 2.3 cho thấy, chỉ có 06/33 người có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành, chiếm 18,18% (trong đó: Trình độ đại học 02 người, trung cấp 04 người); có đến 27/33 người không đúng chuyên ngành, chiếm 81,82% (trong đó: Trình độ thạc sĩ 04 người (01 người có Trung cấp văn thư, lưu trữ; 01 người có chứng chỉ văn thư, lưu trữ và 02 người chưa có chứng chỉ văn thư, lưu trữ), đại học 20 người (08 người có trung cấp văn thư, lưu trữ; 04 người

8

Không đúng chuyên ngành những không

có chứng chỉ văn thư, lưu trữ

Không đúng chuyên

chứng chỉ văn thư, lưu trữ

Đúng chuyên ngành

2.2.1.4 Trình độ quản lý nhà nước

Qua bảng 2.4 cho thấy, 63,64% công chức Văn thư có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, tỷ lệ công chức Văn thư chưa qua bồi dưỡng quản lý nhà nước là 36,36%

2.2.1.7 Kinh nghiệm công tác

Thâm niên công tác bình quân của đội ngũ công chức Văn thư tại các cơ quan là 10 năm Điều này cho thấy công chức Văn thư

có kinh nghiệm nhất định trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư

2.2.2 Về kỹ năng

2.2.2.1 Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc