Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 1: Làm quen với Excel 2010

Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 1: Làm quen với Excel 2010 trang bị cho người học các kiến thức đó là giới thiệu microsoft excel 2010; khởi động và thoát chương trình; giao diện excel 2010; di chuyển con trỏ trong bảng tính; nhập dữ liệu vào ô; định đạng dữ liệu trong bảng tính; định dạng bằng Conditional formatting...

TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH)

CHƯƠNG 1 LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRÊN BẢNG TÍNH

CHƯƠNG 4 CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH KHÁC

CHƯƠNG 5 TẠO BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH

CHƯƠNG 6 CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL

CHƯƠNG 7 CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

CHƯƠNG 1

1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khichạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính nàygiúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

• Vẽ đồ thị và các sơ đồ

• Tự động hóa các công việc bằng các macro

• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hìnhbài toán khác nhau

1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH

1.2.1 Khởi động Excel 2010

 Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010

 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop

 Cách 3: Start  Run  Excel.exe

1.2.2 Thoát khỏi Excel

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

Tên bảng tính (Sheet Tab)

Ribbon

Ô (Cell) hiện hành

Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công thức (Formula)

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơntruyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trênmàn hình gọi là Ribbon.

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình…

Cấu trúc của một workbook

• Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là xlsx Một

Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet)

• Ô (Cell): Là giao của cột và hàng Ví dụ: A1

• Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau Địa chỉ vùng được xác định bởi

địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải Ví dụ: A5:F10

• Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.

1.3 GIAO DIỆN EXCEL 2010

1.4 DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới

, , ,  Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.

Shift + Enter Về ô liền kề phía trên

Alt + PageDown Sang phải một màn hình

Alt + Page Up Sang trái một màn hình

Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu

Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select 

• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô

• Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:

chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats 

Additional Settings Number

b Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘)

• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác

• Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô

(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)

1.5 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

c Công thức (Formula)

• Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +

• Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thịtrên thanh công thức

• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng

• Các toán tử gồm:

• Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)

• Nối chuỗi (&) Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam

1.5.2 Nhập chú thích

• Sửa chú thích: Review  (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột

 Edit Comment)

• Xem tất cả các chú thích: Review  (Comment ) Show All Comments

• Tắt chú thích: Review  Comment  hủy lệnh Show All Comments

• Xóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột 

Delete Comment

1.5 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2 Canh lề cho dữ liệu trong ô

a Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Định dạng số âm

Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, …

Số chữ số thập phân

(<=30)

Ví dụ mẫu Các kiểu dữ liệu

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Number

• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.

• Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm.

• Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn.

• Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân.

• Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân.

Currency

Percent Style Comma Style

Increase Decimal

Decrease Decimal

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2 Canh lề cho dữ liệu trong ô

a Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Alignment

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Alignment

dòng nếu quá kích thước

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Trộn các ô thành một ô

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Alignment

• Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang.

• Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc.

• Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu

• Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng

• Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa

1.6.3 Định dạng ký tự

a Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

 Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Font

 Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Font

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Font

• Font: Chọn kiểu font chữ

• Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U)

• Font Size: Chọn cỡ chữ

• Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ

• Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ

• Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền

• Border: Chọn đường viền

Font

Font Style Border

Increase Fontsize Font Size

Decrease Fontsize Fill Color Font Color

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.4 Kẻ khung cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu kẻ khung

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border

Chọn kiểu đường viền

Kẻ các đường trong

Kẻ các đường ngoài

Không kẻ viền khung

Chọn màu đường viền

Kẻ đường trực quan theo

yêu cầu

1.6 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.5 Tô nền cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill

Không tô màu nền

Ví dụ mẫu Mẫu kiểu nền

Mẫu màu nền Chọn màu nền

Hiệu ứng cho màu nền

Bổ sung thêm màu nền

1.7 ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING

• Định dạng bằng chức năng

Conditional Formatting là

định dạng theo điều kiện

Chức năng này cho phép áp

dụng định dạng cho một ô

(cell) hay nhiều ô (range of

cells) trong bảng tính và sẽ

thay đổi định dạng tùy theo

giá trị của ô hay giá trị của

công thức

Lựa chọn qui luật Conditional Formatting (CF)

 Chọn các ô  Home  (Style) Conditional

Formatting  chọn luật CF

• Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo

một trong các điều kiện

• Top/Bottom Rules: các quy luật về nhóm lớn

Tạo quy luật mới

• Chọn các ô  Home  (Style) Conditional Formatting  New Rules

1.7 ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING

Chọn kiểu luật

Thiết lập luật theo yêu cầu

Use a formula to determine which cells to

format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên

công thức

Format only cells that contain: Định dạng

theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong

các ô

Format all cells based on their values: Định

dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số

chứa trong các ô bảng tính Hiển thị các kiểu định

dạng như là data bars, color scales, hoặc icon

sets.

values: Qui luật này chỉ áp dụng định dạng

nhóm các ô chứa giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất

(tính theo phần trăm).

Format only unique or duplicate values: Qui

luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy

nhất hoặc trùng lặp.

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

a Địa chỉ tương đối

• Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến

vị trí ô khác

• Cấu trúc: <Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

b Địa chỉ tuyệt đối

• Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức đượcsao chép đến vị trí ô khác

• Cấu trúc: $<Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2

1.8 ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ

c Địa chỉ hỗn hợp

• Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi

khi ô chứa được sao chép công thức

• Cấu trúc: <Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ A$1

• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không

thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức

• Cấu trúc: $<Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ $A1

• Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:

sử dụng phím F4

• Ghi tệp vào đĩa

C1: File  Save  gõ tên tệp  Save

C2: Ctrl+S

• Ghi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As  gõ tên mới  Save.

• Đóng tệp hiện thời: File  Close

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

Cách 1:

• Bước 1: File  Save (hoặc Save As (F12) )

• Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool  General Options

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

Cách 2:

• Bước 1: File  Info  ProtectWorkbook  Encrypt with Password

1.10 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU

• Bước 2: Nhập mật khẩu

• Bước 3: Nhập lại mật khẩu  OK