Bài giảng Chương 2: Khởi tạo dự án – Lê Thị Tú Kiên

Bài giảng Chương 2: Khởi tạo dự án – Lê Thị Tú Kiên giúp người học nắm được tầm quan trọng của các mối liên kết với hệ thống thông tin; tạo văn bản yêu cầu xây dựng hệ thống phần mềm; đánh giá tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và tổ chức; thực hiện tính phân tích khả thi; các dự án được lựa chọn trong các cơ quan tổ chức..

Chương 2: Khởi tạo dự án

Giới thiệu chương:

Khởi tạo dự án là thời điểm khi mà một cơ quan hay tổ chức tạo và đánh giá

các mục tiêu và mong muốn đầu tiên về việc xây dựng một một hệ thống phần

mềm mới Bước đầu tiên của quy trình này là xác định xem dự án sẽ đem lại

lợi ích gì cho doanh nghiệp, rồi tạo văn bản về yêu cầu xây dựng hệ thống

phần mềm (system request) để cung cấp các thông tin cơ bản về hệ thống cần

được xây dựng Tiếp theo, các nhà phân tích thực hiện phân tích tính khả thi để

xác định tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và tổ chức của hệ thống phần mềm

Nếu thích hợp, hệ thống được chọn và dự án xây dựng phần mềm được bắt

đầu

1

Mục tiêu của chương 2 bao gồm:

• Hiểu tầm quan trọng của các mối liên kết với hệ thống thông tin

• Có thể tạo văn bản yêu cầu xây dựng hệ thống phần mềm (system request)

• Hiểu cách đánh giá tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và tổ chức

• Có thể thực hiện tính phân tích khả thi

• Hiểu cách các dự án được lựa chọn trong các cơ quan tổ chức

Nội dung chính của chương bao gồm:

1 Xác định dự án

2 Phân tích tính khả thi

3 Lựa chọn dự án

3

Nhu cầu xây dựng phần mềm (Business need)

- Một dự án được xác định khi một người nào đó trong cơ quan tổ chức xác định nhu cầu xây dựng hệ thống phần mềm

- Nhu cầu xây dựng phần mềm có thể xuất phát từ một phòng ban hoặc từ phòng CNTT, từ ban chỉ đạo trong cơ quan tổ chức, hoặc từ các chuyên gia

tư vấn bên ngoài

Một số ví dụ nhu cầu phát triển phần mềm: hỗ trợ một chiến dịch tiếp thị mới,

tiếp cận với một loại khách hàng mới, cải tiến các giao tiếp với các nhà cung

cấp, thị phần bị giảm, mức độ dịch vụ khách hàng kém, gia tăng cạnh tranh

7

Những lợi ích đem lại từ việc phát triển phần mềm mới (Business value)

- Bao gồm cả các lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình

- Lợi ích hữu hình (Tangible benefits) có thể được định lượng và đo lường dễ

dàng Ví dụ, giảm 2 phần trăm chi phí vận hành, tiết kiệm được 500000

đôla tiền dịch vụ

- Lợi ích vô hình (Intangible benefits) là sự tin tưởng rằng hệ thống cung cấp

các lợi ích quan trọng nhưng không thể đo lường Ví dụ, cải thiện dịch vụ

khách hàng hoặc vị thế cạnh tranh tốt hơn

Bản yêu cầu xây dựng hệ thống

- Khi người chủ trì dự án (project sponsor) nhận thấy nhu cầu phát triển một

phần mềm và những lợi ích mà nó đem lại là quan trọng thì đó là lúc dự án

chính thức được bắt đầu Trong hầu hết các cơ quan tổ chức, dự án được bắt

đầu từ bản yêu càu xây dựng hệ thống (system request)

- Đề xuất xây dựng hệ thống là một văn bản trình bày lý do tại sao cần phải

xây dựng một hệ thống và những lợi ích mà nó đem lại cho cơ quan tổ chức

đó

Ghi chú:

Người chủ trì dự án (Project sponsor) là người đầu tiên nhận ra nhu cầu cần

thiết phải xây dựng hệ thống và là người mong muốn hệ thống được xây dựng

thành công nhất Người chủ trì dự án sẽ tham gia vào suốt quá trình phát triển

hệ thống để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng Người chủ trì dự án có

thể là người thuộc vào một trong các phòng ban của cơ quan tổ chức như

phòng tiếp thị, phòng kế toán hay phòng tài chính, nhưng cũng có thể là một

người thuộc lĩnh vực CNTT

9

Bản yêu cầu xây dựng hệ thống thường bao gồm các phần:

- Project name: tên dự án

- Project sponsor: Tên của người chủ trì dự án

- Business need: Lý do xây dựng hệ thống

- Business Requirements (Functionality): Mô tả các chức năng chính của

hệ thống

- Business Value: Những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại

- Special issues or constraints: Một số điều chú ý đặc biệt như dự án có thể

cần phải được hoàn thành trước một thời hạn cụ thể hay những điều đội

dự án cần chú ý vì chúng ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống

2 Phân tích khả thi

- Khi nhu cầu xây dựng hệ thống và các chức năng về nghiệp vụ đã được xác

định, phân tích khả thi được thực hiện để giúp cơ quan tổ chức xác định

xem có nên tiến hành dự án hay không

- Phân tích khả thi cũng giúp cơ quan tổ chức đó xác định các rủi ro liên quan

đến dự án cần phải được giải quyết nếu dự án được phê duyệt

Mỗi cơ quan tổ chức có quy trình phân tích tính khả thi khác nhau nhưng thường bao gồm ba kỹ thuật:

- Phân tích tính khả thi về kỹ thuật

- Phân tích tính khả thi về kinh tế

- Phân tích tính khả thi của tổ chức

Kết quả của quá trình phân tích khả thi sẽ tạo ra một báo cáo về tính khả thi của dự án Báo cáo này được gửi cho hội đồng phê duyệt vào cuối giai đoạn khởi tạodự án

Phân tích tính khả thi về kỹ thuật

- Phân tích tính khả thi về kỹ thuật về bản chất là sự phân tích rủi ro kỹ thuật

để nhằm trả lời câu hỏi: Chúng ta có thể xây dựng được hệ thống không?

- Nhiều rủi ro có thể dẫn dự án thất bại Đầu tiên và quan trọng nhất là người

dùng và các nhà phân tích thiếu quen thuộc với chức năng nghiệp vụ hay

hệ thống Khi các nhà phân tích không quen thuộc với lĩnh vực chức năng

nghiệp vụ liên quan đến hệ thống phần mềm đang xây dựng thì họ có nhiều

khả năng hiểu nhầm người dùng hoặc bỏ lỡ các cơ hội cải tiến hệ thống Rủi

ro tăng lên đáng kể khi người dùng ít quen thuộc với một ứng dụng, chẳng

hạn như với sự phát triển của một hệ thống để hỗ trợ đổi mới nghiệp vụ (ví

dụ: Microsoft bắt đầu dịch vụ liên hệ mới qua Internet) Nhìn chung, việc

phát triển các hệ thống mới có rủi ro nhiều hơn so với việc mở rộng hệ

thống hiện có vì các hệ thống hiện tại thường đã được NSD hiểu rõ

- Sự quen thuộc với công nghệ cũng là một rủi ro về kỹ thuật Khi một hệ

thống sử dụng công nghệ chưa được sử dụng trước đây trong cơ quan tổ

mới (ví dụ: bộ công cụ phát triển Java mới)

- Quy mô dự án cũng cần được quan tâm trong phân tích khả thi về kỹ thuật Quy

mô dự án được đo bằng số người tham gia phát triển hệ thống, thời gian cần thiết

để hoàn thành dự án hoặc số lượng các tính năng khác nhau trong hệ thống Các dự

án lớn hơn có nhiều rủi ro hơn bởi vì chúng phức tạp hơn để quản lý và vì có nhiều

khả năng các yêu cầu hệ thống quan trọng sẽ bị bỏ qua hoặc hiểu lầm Sự rủi ro

cũng lớn hơn khi dự án được tích hợp với các hệ thống khác

- Đội dự án cũng cần xem xét khả năng tương thích của hệ thống mới với cơ sơ hạ

tầng đang có trong cơ quan tổ chức sẽ sử dụng phần mềm

12

Phân tích tính khả thi về kinh tế

- Phân tích khả thi về kinh tế là xác định rủi ro tài chính liên quan đến dự án

và để trả lời câu hỏi: Chúng ta có nên xây dựng hệ thống không?

- Tính khả thi về kinh tế được xác định dựa trên các chi phí và lợi ích liên quan đến hệ thống được xây dựng, gán giá trị cho chúng và sau đó tính toán dòng tiền và lợi tức đầu tư của dự án

4 Xác định giá trị hiện tại mới

5 Xác định lợi tức đầu tư

6 Tính điểm hòa vốn

7 Vẽ đồ thị điểm hòa vốn

Chi phí và lợi ích có thể được chia thành bốn nhóm:

(1) Development Costs: chi phí phát triển

- Chi phí phát triển là những chi phí hữu hình phát sinh trong quá trình

xây dựng hệ thống, chẳng hạn như tiền công trả cho đội dự án, chi phí

phần cứng và phần mềm, phí tư vấn, đào tạo, văn phòng làm việc và

trang thiết bị

- Chi phí phát triển là chi phí một lần

(2) Operational Costs: chi phí hoạt động

- Chi phí vận hành là những chi phí hữu hình cần có để vận hành hệ

thống, như phí trả lương cho nhân viên vận hành, phí bản quyền phần

mềm, phí nâng cấp thiết bị và phí truyền thông

- Chi phí hoạt động là phí chi tiêu thường xuyên

- Tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí là những lợi ích hữu hình mà các

cơ quan tổ chức thường mong nhận được khi xây dựng hệ thống phần

mềm

- Lợi ích hữu hình có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng, giảm nhân

viên và giảm hàng tồn kho

(4) Intangible Benefits: các tài sản vô hình

- Chi phí và lợi ích vô hình khó thực hiện hơn trong phân tích khả thi về

kinh tế bởi vì chúng chủ yếu dựa trên trực giác và niềm tin chứ không là

những con số cụ thể

15

2 Gán giá trị cho các chi phí và lợi ích

- Đây là một công việc rất khó khăn nhưng cần phải được thực hiện vì chúng

là cơ sở quan trọng để hội đồng phê duyệt dự án quyết định dự án có được thực hiện hay không

- Chiến lược tốt nhất để ước tính chi phí và lợi ích là dựa vào những người có hiểu biết rõ nhất về chúng Ví dụ, chi phí và lợi ích liên quan đến công nghệ hoặc dự án thì nên được đánh giá bởi các công ty CNTT hoặc các chuyên gia tư vấn bên ngoài, các nhân viên trong cơ quan tổ chức thì có thể đánh giá các chi phí và lợi ích liên quan đến nghiệp vụ như dự đoán về bán hàng, mức độ đặt đơn hàng, v.v

- Các nhà phân tích cũng có thể dựa trên các đánh giá của các dự án khác để đánh giá chi phí và lợi ích cho dự án dự định phát triển

- Các chi phí và lợi ích vô hình nên được gán giá trị dựa trên các lợi ích hay chi phí hữu hình có liên quan mật thiết với chúng

17

3 Xác định dòng tiền của chi phí và lợi ích theo thời gian

- Phân tích chi phí và lợi ích thường là của một số năm (từ ba đến năm năm)

để hiển thị dòng tiền theo thời gian

- Ví dụ trên slide là bảng thống kê chi phí và lợi ích của dự án trong năm

năm

4 Xác định giá trị hiện tại trong tương lai

- Việc tính toán giá trị các chi phí và lợi ích trong tương lai được dựa trên các

tiêu chuẩn hiện tại

- Mạng giá trị hiện tại (NPV) được sử dụng để so sánh giá trị hiện tại của

dòng tiền trong tương lai với chi phí đầu tư cần thiết để thực hiện dự án

- Việc tính toán NPV có thể cẩn phải sử dụng tỉ lệ tăng trưởng của các chi phí

hay lợi ích

(Đọc thêm cách tính toán NVP trong sách)

19

5 Xác định lợi tức từ đầu tư (ROI)

- Xác định lợi tức từ đầu tư (ROI) là việc tính toán số tiền mà tổ chức nhận

lại so với số tiền họ đầu tư

- Giá trị của ROI cao có nghĩa là lợi ích vượt xa chi phí (nhanh hoàn vốn)

6 Xác định thời điểm hòa vốn

- Tìm năm đầu tiên mà hệ thống có lợi ích lớn hơn chi phí (tìm thời điểm hệ

thống bắt đầu sinh lời) Áp dụng công thức hòa vốn bằng cách sử dụng số

22

7 Vẽ đồ thị điểm hòa vốn

- Biểu diễn chi phí và lợi ích của dự án theo năm trên đồ thị đường thẳng

- Điểm cắt của hai đường thẳng chi phí và lợi ích là điểm hòa vốn

Đánh giá khả thi về cơ quan tổ chức

- Có nhiều yếu tố trong cơ quan tổ chức có thể tác động đến dự án và đánh

giá tính khả thi của cơ quan tổ chức là khó khăn nhất

- Mục đích phân tích khả thi của cơ quan tổ chức là để trả lời câu hỏi: Nếu

chúng tôi xây dựng nó, họ có sử dụng nó không?

- Một cách để đánh giá tính khả thi của tổ chức của dự án là hiểu các mục

tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh/nghiệp vụ như thế nào

Chiến lược phát triển dự án càng phù hợp giữa với chiến lược kinh

doanh/nghiệp vụ của công ty thì dự dự án sẽ càng ít rủi ro hơn

24

Cách thứ hai để đánh giá tính khả thi của tổ chức là tiến hành phân tích những

người liên quan với dự án Những người liên quan với dự án là một người, một

nhóm hoặc một tổ chức có thể ảnh hưởng tới (hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi) hệ

thống cần xây dựng Đó là những người quan trọng nhất trong việc giới thiệu

một hệ thống mới, họ là người chủ trì dự án, người dùng hệ thống và các nhà

quản lý trong cơ quan tổ chức

Lựa chọn dự án

- Hội đồng phê duyệt dự án sẽ quyết định dự án được phê duyệt hay bị từ chối,

hoặc cần đề nghị bổ sung các thông tin để xem xét tiếp

- Hội đồng phê duyệt dự án sẽ cân nhắc nhiều yếu tố trước khi dự án được

chọn

26

Viết bản yêu cầu xây dựng hệ thống cho bài tập lớn của nhóm bạn