Bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access gồm 8 chương trong đó chương 7 có chủ đề là Macro, đây là tập hợp của một hoặc nhiều thao tác nhằm tạo ra một hoạt động nào đó. Nội dung chương này ngoài trình bày khái niệm macro còn đề cập đến những vấn đề như mở cửa sổ macro, thanh công cụ macro, tạo mạch macro và đưa hành động vào. Bên cạnh đó những nội dung liên quan đến chạy macro, sửa macro, macro có điều kiện và áp dụng macro vào form cũng được đưa ra phân tích, khái quát trong chương 7 này.
Trang 1CHƯƠNG 7: MACRO
Trang 2I Khái niệm
Macro là tập hợp của một hoặc nhiều thao tác nhằm tạo ra một hoạt động nào đó
Macro giúp ta thực hiện một cách tự động các công việc, chẳng hạn ta có thể chạy một macro để in một báo biểu khi người sử dụng kích vào một nút lệnh
Một macro có thể bao gồm một hoặc một chuỗi các hành động hoặc cũng có thể chứa một tập hợp macro
Macro giống như một kiểu lập trình rất đơn giản dùng để thực hiện tự động một số thao tác hoặc một chuỗi hoạt động phức tạp Hơn thế nữa, ta không cần phải biết lập trình, Access đã cung cấp sẵn cho ta các thứ cần thiết để tạo nên macro
Trang 3II Mở cửa sổ Macro
Từ cửa sổ Database, trong mục Object, kích chọn đối tượng Macro
Kích New, trên màn hình xuất hiện cửa sổ Macro
Design View
Trang 4III Thanh công cụ của Macro
thấy trên màn hình có thanh công cụ sau:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Trang 5Thanh công cụ của Macro (tiếp)
1,2,3,4,5,6,7,8,9 giống như thanh Standard
10 Macro Names : Ẩn/hiện cột Macro name trong cửa
sổ Macro
11 Conditions : Ẩn/hiện cột Conditions Cột này dùng
để định nghĩa các điều kiện mà khi nó là True thì thao tác kèm theo mới được thực hiện, tương đương
View/Condition
12 Insert Rows : để chèn thêm một dòng, tương đương
Insert/Row
Trang 6Thanh công cụ của Macro (tiếp)
13 Delete Rows : để xoá một dòng, tương đương
Edit/Delete Rows
14 Run : Chạy một macro, tương đương
Tools/Macro/Run Macro
15 Single Step : dùng để thực hiện từng thao tác một của macro và hiển thị kết quả của các bước đó,
tương đương Run/Single Step
16 Build : Hộp tạo biểu thức
17 Database Window : đặt lại cửa sổ Database
18 New Object : danh mục các đối tượng
19 Microsoft Access Help : trợ giúp
Trang 7IV Tạo macro và đưa hành động vào
Sau khi xuất hiện cửa sổ Macro Design View, muốn tạo
macro và đưa hành động vào ta làm như sau:
Kích vào mũi tên xuống ở cột Action, ta thấy các lệnh Macro
hiện ra,
Kích chọn một Macro mà ta muốn thực hiện
Trong phần cuối của cửa sổ là các tham số của các hành động
Cột Comment dùng để ghi chú thích cho các hành động tương
ứng (không bắt buộc phải ghi)
Để thêm các hành động khác vào macro ta chuyển con trỏ xuống dòng dưới và thực hiện lại các thao tác trên
Khi chạy macro, Access sẽ thực hiện các hành động theo đúng thứ tự đã sắp xếp trong macro
Lưu lại Macro bằng cách chọn File/Save
Nhập tên cho Macro
Trang 8V Chạy macro
1 Chạy một macro đơn:
biểu tượng Run trên thanh công cụ
kích dòng Macros và kích đúp vào tên
của macro mà ta cần thực hiện
kích Run Macro, và sau đó chọn macro
từ danh sách Macro Name
Trang 9Chạy Macro (tiếp)
2 Chạy macro từ một macro khác
Ta phải thêm hành động RunMacro vào macro
đã có bằng cách:
Kích chọn RunMacro trong danh sách Action ở
một dòng trống
Đặt thông số Macro Name là tên của macro mà
ta muốn chạy
Trang 10VI Sửa macro
1 Thêm hành động vào macro
Nếu muốn chèn thêm một hành động vào giữa 2
hành động đã có thì kích vào dòng ngay bên dưới dòng hành động ta muốn thêm
Kích Insert Row trên thanh công cụ
Trong cột Action, kích vào mũi tên xuống để
hiển thị danh sách hành động
Kích chọn hành động mà ta muốn sử dụng
Cột Comment dùng để ghi lời chú thích cho
hành động tương ứng, không bắt buộc phải nhập
Trang 11Sửa macro (tiếp)
2 Di chuyển hành động trong macro:
Kích chọn vào dòng hành động cần di chuyển
Kéo thả đến vị trí mới
Trang 12Sửa macro (tiếp)
3 Ẩn/hiện cột Name và Condition trong macro
Đối với một macro:
Để ẩn hoặc hiện cột Macro Name, kích biểu tượng Macro
Name trên thanh công cụ
Để ẩn hoặc hiện cột Condition, kích vào biểu tượng
Conditions trên thanh công cụ
Đặt mặc định cho mọi macro
Trên thanh công cụ, kích Tools/Options
Kích chọn trang View
Dưới mục Show In Macro Design, kích chọn hoặc bỏ chọn vào ô Names Colummn và Conditons Column
Trang 13VII Macro có điều kiện
Ta có thể tạo ra các hành động có điều kiện cho Macro bằng cách thêm vào cửa sổ Macro Design một cột Condition Nếu điều kiện thoả (true), Access thực hiện hành động trong dòng
có chứa điều kiện Nếu điều kiện không thoả, Access bỏ qua hành động trong dòng đó và di chuyển đến dòng kế tiếp để thực hiện Biểu thức điều kiện phải trả về giá trị True/False hoặc Yes/No Để đặt điều kiện cho macro, ta làm như sau:
Trong cửa sổ Macro, kích vào biểu tượng Conditions trên thanh công cụ, xuất hiện cột Condition
Nhập biểu thức điều kiện đơn giản vào ô Condition hoặc kích biểu tượng Build trên thanh công cụ để xây dựng biểu thức điều kiện phức tạp
Trong cột Action, nhập hành động mà ta muốn Access sẽ thực hiện khi điều kiện đúng
Trang 14Macro có điều kiện (tiếp)
Cách nhập biểu thức điều kiện vào đối số của
hành động
Cách gõ biểu thức: Bắt đầu bằng dấu “=”, tiếp theo
là biểu thức
Biểu thức là sự kết hợp của các toán tử logic, toán tử
số học, các hằng, các hàm, tên trường, các điều
khiển,…
Ví dụ: nếu macro có điều kiện
[DONGIA]>1000000
tức là nếu giá trị trong trường DONGIA >1000000 thì macro tương ứng với điều kiện sẽ chạy
Trang 15VIII Áp dụng macro vào Form
Tạo nút lệnh trên Form
Kích Properties trên Toolbar
Trên hộp thoại Command Button, kích Event/On Click
Kích vào mũi tên xổ xuống trong dòng On Click Chọn tên macro
cần chạy
Kích vào dấu… để làm xuất hiện cửa sổ Macro Design của macro
đó
Kích nút Condition/Build trên Toobar để làm xuất hiện hộp
thoại tạo biểu thức
Kích nút Forms/All Forms và kích đúp vào tên mẫu biểu
Chọn trường tham gia vào điều kiện
Tạo biểu thức
Kích OK để đóng hộp tạo biểu thức
Đóng cửa sổ Macro
Trang 16Áp dụng macro vào Form (Tiếp )
tin về các phòng Trong biểu mẫu có một nút
lệnh Xem thông tin nhân viên Khi kích
vào nút lệnh này thì sẽ chạy macro để mở bảng NHANVIEN
tin về các nhân viên Trong biểu mẫu có một
nút lệnh Xem thông tin về trình độ ngoại
ngữ Những nhân viên nào ở phòng PKH thì
khi kích vào nút lệnh này thì sẽ chạy macro
để mở bảng TDNN