Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 2 - Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

Bài 2 Giới thiệu công cụ Microsoft Project MSP thuộc bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project trình bày về các thành phần cần quản lý, mục tiêu quản lý công việc, mục tiêu quản lý thời gian, mục tiêu quản lý chi phí,... Với các bạn chuyên ngành Công nghệ thông tin thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích.

BÀI 2

Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

 Số lượng, phân bố nguồn lực

 Tải công việc

 Bảng phân công nhiệm vụ

 Bảng theo dõi thời gian

 Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ

 Chi phí vật tư theo sản phẩm

 Các khoản điện, nước, vận chuyển….

Mục tiêu quản lý công việc

1 Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ

4 Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến

chi tiết, việc mẹ-việc con

5 Quản lý được mối quan hệ giữa các công

việc

6 Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc

7 Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với

công việc

Mục tiêu quản lý nguồn lực

1 Quản lý các loại nguồn lực con người,

5 Quản lý phân công nguồn lực

6 Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực

7 Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các

thay đổi

Mục tiêu quản lý thời gian

1 Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch

2 Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian

3 Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc

4 Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án

5 Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công

việc, từng nguồn lực

6 Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân,

nhóm

7 Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về

thời gian trong dự án

Mục tiêu quản lý chi phí

1 Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực

2 Quản lý chi phí gắn với từng công việc

3 Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát

sinh thực tế, sai lệch chi phí

4 Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ,

chi phí theo lần sử dụng

5 Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo

công suất sử dụng

6 Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án

7 Quản lý giới hạn chi phí

Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project

Ribbon Nhóm thanh công cụ

Tab Mục trên nhóm thanh công cụ

Chart Bảng, biểu đồ

Sheet Bảng dữ liệu

Form Màn hình nhập liệu

Planner Công cụ lập kế hoạch

Tracking Theo dõi

Gantt Henry Gantt View Màn hình hiển thị

Format Định dạng

Entire Toàn bộ

Selected Được chọn

Giới thiệu công cụ MS Project

 Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ

người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch,

phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến

độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công việc dự

án

 Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển

bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và

Professional

 Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project

Professional 2010

Tổng quan lợi ích MS Project

 Hỗ trợ lập kế hoạch

 Quản lý công việc

 Phân công nguồn lực theo công việc

 Xác định lịch và thời gian cho từng công việc

 Hỗ trợ điều phối nguồn lực

 Quản lý danh sách nguồn lực

 Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực

 Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực

 In các bảng phân công công việc

 In lộ trình tiến độ giải ngân

 Hỗ trợ giám sát dự án

 Ghi lại các điểm chốt

 Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí,

tiến độ hoàn thành

 Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực

 Cập nhật tự động các thay đổi liên quan

Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project

 Công tác lập lịch, khai báo chi phí và

in ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng

đối với quản lý dự án

 Đặt lại ngày tháng trong Sort

Date theo khuôn dạng: dd/MM/

yyyy

 Positive currency format = 1.1 $

 No of digits after decimal = 0

 Bấm Apply - OK

Cài đặt máy in

Printers

các bước để cài đặt 1 máy

in HP Laserjet bất kỳ

Bắt đầu sử dụng MS Project

 Thiết lập ngày tháng cho hệ

Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost

 Task là đối tượng để quản lý

công việc, điểm mốc trong dự

 Được gắn với từng task cụ thể

để tính toán chi phí, thời gian

 Cost là đối tượng quản lý chi

phí trong dự án, là một dạng Resource

 Tồn tại dưới dạng danh mục giá trị sẽ được nhập theo từng công việc

Gantt Chart

những năm 1910

và biểu thị mối quan hệ giữa các công việc một cách trực quan

được biểu diễn trực quan cho từng công việc.

án mới

Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt

Chart

Biểu diễn quan hệ và lịch trình Danh sách

công việc

Bài tập Gantt Chart

# Bài tập Đáp án

1 Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?

2 Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?

3 Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?

4 Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?

5 So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?

6 Xác định các công việc đã hoàn thành?

7 Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7

8 Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?

9 Giai đoạn "Làm phôi " và "Trang trí " giao nhau bao nhiêu ngày?

Task Usage

mức độ sử dụng

nguồn lực của từng công việc

hoạch, thực tế, lũy kế

Công việc -

Task

Nguồn lực

Chi phí sử dụng Thời gian sử dụng Trục thời gian

Task Usage

Team Planner

 Là công cụ cho phép quan sát trực quan công việc của từng nguồn lực

 Cho phép người quản lý dễ

dàng nắm được tải nguồn lực

và tiến hành điều phối tải

bằng thao tác kéo thả

 Công cụ cũng thể hiện trạng thái của các công việc đã

xong chưa xong, dở dang và thể hiện các công việc chưa

lập lịch, chưa được phân công cho ai, chưa được gắn với bất

kỳ nguồn lực nào

Phân bố các công việc theo nguồn lực

Resource Sheet

 Là bảng khai báo các nguồn lực

cho dự án bao gồm nguồn lực con

người, vật tư, chi phí, máy móc

thiết bị

 Bảng này cũng giúp định nghĩa

lịch làm việc của từng cá nhân

hoặc máy móc

 Giá làm việc trong giờ, ngoài giờ

hay theo lần sử dụng cũng được

Cách tính chi phí

Danh sách

nguồn lực

Đơn vị tính

Loại nguồn lực

Resource Sheet

Giá trong giờ

Kiểu lịch làm việcGiá ngoài giờ

thị các công việc dưới dạng lịch làm việc

 Hỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gian

những tình

huống có sự kiện bất thường xảy

ra vào một thời điểm => cần xác định thời điểm đó có việc gì?

lượng tối đa.

Bấm View \ Entire Project

để xem toàn dự án

Số nguồn lực cần sử dụng theo từng ngày

Trục thời gian dự án

Vạch chỉ số lượng

tối đa

Nguồn lực

Thanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khác

Quá tải

Biểu diễn các điểm mốc dự án

 Trình bày vòng đời dự án theo trục thời gian

 Thể hiện các điểm mốc và những công việc chính yếu

 Thể hiện ngày bắt đầu và kết thúc dự án

 Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án

Những công việc chính

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Tracking Gantt

Theo dõi dữ liệu thực

tế dự án

Theo dõi tỷ lệ hoàn thành

Biểu diễn các sai lệch so với KH ban đầu

Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ)

Resource Form

liệu

master-detail, kê chi tiết

công việc theo

Bấm Next /

Previous để chuyển

nguồn lực

Bấm Next /

Previous để chuyển

nguồn lực

Task Sheet

liệu dạng bảng, tương tự như

Gantt Chart

nhưng không có phần biều đồ

trực quan

 Thích hợp cho việc thiết kế các trường thông tin

tự định nghĩa để phục vụ các mục tiêu quản lý

khác như quản

lý yêu cầu, quản

lý rủi ro

Bài tập về nhà

view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet và Team Planner