Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh

Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh sẽ giới thiệu tới các bạn những thao tác cơ bản trong việc sử dụng tin học văn phòng như: Định dạng văn bản; bảng biểu; chèn đối tượng vào văn bản; trình bày tài liệu;... Mời các bạn cùng tìm hiểu và tham khảo nội dung thông tin tài liệu.

Bộ Công Thương Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh



Bài giảng

Quảng Ninh, 2013

Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng

1

Mục Lục

Tuần 1: Giới thiệu chung 2

1 Màn hình làm việc 2

2 Thao tác với File 3

3 Sao chép cắt dán văn bản 3

Tuần 2: Định dạng văn bản 4

1 Định dạng kí tự 4

2 Trình bày tài liệu 5

2.1 Canh chỉnh đoạn văn bản 5

2.2 Tạo khung đoạn văn bản 7

2.3 Danh sách dạng số và kí hiệu (Bullet, Numbering) 8

2.4 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap) 10

2.5 Chia cột báo (Column) 10

Tuần 3: Bảng biểu 12

1 Tạo bảng 12

2 Các thao tác trên bảng 13

Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn bản 15

1 Chèn các ký tự đặc biệt 16

2 Chèn tranh ảnh 17

3 Chèn công thức toán học: 18

4 Chèn đồ thị, biểu đồ: 18

Tuần 5: Trình bày tài liệu 20

1 Thiết lập trang văn bản 20

2 Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 21

3 Tạo viền trang văn bản 23

4 Tạo chỉ mục 24

Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh Trộn và in ấn văn bản 25

1 Di chuyển nhanh đến một trang văn bản 25

2 Tìm kiếm và thay thế văn bản 25

3 Autocorrect /Autotext 27

4 Style 29

5 Trộn văn bản 31

6 Xem tài liệu trước khi in 32

7 In văn bản 33

Tuần 7: Các tùy biến trong MS Word 35

Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng

2

Tuần 1: Giới thiệu chung

1 Màn hình làm việcMS - Word

2 Thao tác với File

3 Sao chép, cắt dán (copy, cut, paste)

1 Màn hình làm việc

 Vùng trên cùng là thanh Ribbon

 Vùng tiếp là để soạn thảo văn bản

Khoảng cách từ điểm chèn nội dung đến đầu trang và phía bên trái được gọi là các Margin (canh lề) Văn bản khi gõ sẽ được lấp đầy từ trái qua phải và từ trên xuống dưới; hết dòng con trỏ tj chuyển xuống dòng

Để bắt đầu một đoạn mới ấn Enter

Trường hợp muốn gõ văn bản thấp hơn thay vì ở đầu trang ta gõ phím Enter Nếu muốn thụt đầu dòng nhấn phím TAB

 Canh lề trang văn bản (khoảng cách văn bản so với lề trái, phải, trên, dưới) Chọn thẻ Page Layout; chọn nút Margins

Để chọn định dang khác so với các mẫu gợi ý ta

chọn Custom Margins; xuất hiện hộp thoại (xhht)

Thông thường ta chọn Top (lề trên): 2cm;

Bottom (lề dưới): 2cm; Left (lề trái): 2cm; Right

(lề phải): 2cm

Điểm chèn nội dung

40

Tuần 8

Nội dung

1 Tìm hiểu về màn hình Excel

2 Các thao tác tạo lập trang bảng tính

3 Quản lý WorkBook và WorkSheet

41

Ribbon

Ribbon là vùng phía trên cùng Gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas,

Data, Review và View Mỗi tab được chia thành các nhóm Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel

Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm

Thanh công cụ mini

Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi

bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn

bản Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến

như Font, Size và Font Color

2 Các thao tác tạo lập trang bảng tính

2.1 Thao tác với tệp bảng tính

Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên

trái cửa sổ

Save As: lưu thành file mới

42

để kết thúc nhập dữ liệu cho ô

*Các loại dữ liệu:

- Dữ liệu dạng văn bản (text): Một ô sẽ nhận kiểu văn bản nếu ta bắt đầu nhập vào

chữ cái A Z, a z Nếu cần nhập số dưới dạng văn bản , trước hết ta nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số Ví dụ: '39,800

- Dữ liệu dạng số (Number): Một ô có kiểu số nếu ta nhập vào một số Ô chứa số tự

động canh phải.Ví dụ 973, 908.37, 0.72,

- Dữ liệu dạng công thức: Công thức phải được bắt đầu bằng dấu “=” hoặc dấu

“+” Sau đó là biểu thức tính toán Giá trị trả ra là kết quả của biểu thức tính

- Dữ liệu dạng ngày, giờ: Dạng thức nhập là mm/dd/yy hay dd/mm/yy

2.3 Sao chép, dịch chuyển, sửa, xóa dữ liệu

 Sao chép, dịch chuyển: sử dụng lệnh

Copy, Cut, Paste: Tương tự Word

Lệnh Paste Special: cho phép chọn

cách thức sao chép có thể là sao chép định dạng

hoặc công thức hoặc ghi chú…hay toàn bộ toàn

bộ dữ liệu như định dạng của ô đó

* Sao chép công thức:

Khi sao chép địa chỉ các ô tham gia trong công

thức sẽ thay đổi tương ứng theo cột (nếu sao

chép trên hàng) hoặc theo hàng (sao

chép trên cột) (địa chỉ tương đối), nếu muốn địa chỉ các ô không thay đổi khi sao chép thì ta phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối

Sau khi nhập công thức sử dụng Fillhand để sao chép sang các ô còn lại

Cách sử dụng tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối

- Các ô tham chiếu trong công thức được nhập theo địa chỉ ô được hiểu là tham chiếu tương đối có nghĩa là khi công thức được sao chép đi thì địa chỉ ô cũng thay đổi tương ứng

43

- Khi sao chép công thức địa chỉ của ô không thay đổi thì được gọi là tham chiếu tuyệt đối

Quy ước: Khi sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ trước hàng, cột

Ví dụ: E5: Là địa chỉ tương đối; $E$5: Là địa chỉ tuyệt đối

 Sửa:

- Di chuyển ô hiện hành về ô cần sửa

- Ấn phím F2 (hoặc nhấn đúp vào ô cần sửa hoặc nhấn lên thanh công thức)

- Sửa xong nhấn phím Enter

 Xóa:

- Chọn vùng cần xoá

- Home\ Clear, xuất hiện menu con:

+ All: Xoá toàn bộ nội dung, định dạng, chú thích trong ô

+ Formats: Xoá định dạng

+ Content (hoặc nhấn phím Delete): Chỉ xoá nội dung

+ Comments: Chỉ xoá chú thích

3 Quản lý Workbook và WorkSheet

3.1 Thao tác với Workbook

a, Tạo một workbook

- Kích nút Office button

- Chọn New\ Blank workbook\create

b, Mở một workbook có sẵn:

44

Nhấn nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, chỉ đường dẫn đến

nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở rồi nhấn nút Open

c, Lưu Workbook:

Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ

Save As: lưu thành file mới

d, Đóng Workbook:

Nhấn nút Office, sau đó chọn Close

3.2 Thao tác với WorkSheet

a, Chèn thêm worksheet:

Chọn tab Home, trong nhóm Cells\ Insert\ Insert sheet

b, Sao chép, dịch chuyển worksheet:

 Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn

vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn

Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành

 Nếu là dịch chuyển trong một WorkBook ta chỉ việc

Kéo tên Sheet đến vị trí mới rồi thả chuột, là sao chép

thì nhấn thêm phím Ctrl khi Kéo như hình

c, Đổi tên worksheet:

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn

Rename, kế đến nhập vào tên mới và nhấn phím ENTER

d, Xóa worksheet:

Chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells \Delete\Delete sheet

e, Ẩn/ hiện worksheet:

Ẩn hoặc hiện worksheet bằng cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet,

sau đó chọn Hide để giấu nó đi Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên thanh Sheet tab, chọn Unhide, tiếp theo chọn tên

sheet và nhấn nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình

f, chèn ô, cột, hàng vào bảng tính

- Chọn nhóm Home

+ Font Style: Kiểu chữ: (Italic: Nghiêng;

Bold: Đậm, Bold Italic: Đậm nghiêng)

+ Size: Cỡ chữ

+ Underline: Dòng kẻ chân chữ (none:

Không có)

+ Color: Màu chữ

+ Effects: Hiệu ứng (Strikethrough: Dấu gạch

bá, Superscript: Chỉ số trên, Subscript: Chỉ số

dưới)

* Chọn thẻ Alignment: Canh biên dữ liệu trong ô

Mục Text Alignment: Canh văn bản trong ô

47

+ Horizontal: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang

 General: Canh dữ liệu theo mặc định

 Left/ Right/ Center: Canh dữ liệu đều trái/ phải/ giữa

 Justify: Canh đều dữ liệu trong ô

 Fill: Lặp lại ký tự trong ô để lấp đầy ô

 Center across selection: Canh dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn

+ Vertical: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều cao ô

 Top/ Center/ Bottom: Canh đỉnh, giữa, dưới ô

 Justify: Canh đều dữ liệu trong ô

+ Text control: Điều chỉnh văn bản

 Wrap text: Tự động ngắt dòng với độ rộng cố định của ô

 Shink to fit: Co toàn bộ dữ liệu nằm trong một ô nhưng kích thước không đổi

 Merge cells: Trộn các ô lựa chọn

+ Orientation: Lựa chọn hướng chữ

* Chọn thẻ Border: Tạo đường viền cho ô, bảng

+ Border: Vị trí hiển thị các đường viền

+ Style: Kiểu đường viền

+ Color: Màu đường viền

* Chọn thẻ Fill: Tạo màu nền

* Chọn thẻ Number: Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu

dạng số

Chọn nhóm dạng thức trong khung Category, sau

đó chọn dạng hiển thị dữ liệu ở khung bên cạnh

Định dạng một bảng đang xử lý

Trong một sheet, có thể đặt nhiều bảng (table), và có thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác

Thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ

Home, bấm nút công cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được

thiết kế sẽ hiện ra để

chọn, cũng có thể tạo kiểu

định dạng khác cho riêng

mình bằng cách bấm nút

New Table Style ở cuối

menu Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bấm OK

để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn

48

Lúc này, bạn để ý trên các thẻ công cụ sẽ xuất hiện thẻ Design của công cụ Table

Tools Bạn có thể vào thẻ này để tinh chỉnh thêm cho bảng của mình Tuy nhiên, chú

ý nhóm Table Style Options trong thẻ này, bạn có thể đánh dấu chọn thêm:

- First/Last Column: làm nổi bật cột đầu tiên hay cuối cùng của bảng

- Banded Columns/Rows: làm phân biệt giữa hai cột hoặc hai dòng liên tiếp bằng

hai màu tương phản

- Total Row: đây là nút chọn đáng chú ý nhất, bởi khi chọn mục này, ở cuối bảng

của bạn sẽ xuất hiện một dòng thống kê có thể giúp thực hiện tự động một số thao tác tính toán rất nhanh chóng mà không cần nhập hàm thủ công

- Sửa tiêu đề: mặc định là Column1/2/3 , bạn nên sửa lại cho phù hợp với nội dung bảng tính của bạn

+ Page size: Chọn cỡ giấy in

+ Print quality: Chọn chất lượng in

+ First page number: Nhập số trang cho trang đầu

tiên

* Chọn thẻ Margin: Định lề cho trang in

Top: Lề trên; Bottom: Lề dưới; Left: Lề trái; Right: Lề phải, Header/ Footer: Khoảng

cách từ tiêu đề đến biên trang giấy

* Chọn thẻ Header/ Footer: Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới;

+ Chọn Custom Header: Nhập và chỉnh tiêu đề trên

+ Chọn Custom Footer: Nhập và chỉnh tiêu đề dưới

Khi chọn mục này đều

xuất hiện hộp thoại như

sau:

Nội dung tiêu đề có thể

nằm trái (Left section),

nằm phải (Right section),

Chọn tên tệp

Chọn tên bảng tính

49

nằm giữa (Center section)

* Chọn thẻ Sheet để chọn thông số bảng tính khi in

+ Print area: Nhập địa chỉ vùng in

+ Print Titles: Cách in tiêu đề

 Rows to repeat at top: Xác định dòng chứa tiêu

đề và tiêu đề này in lặp lại trên đầu mỗi trang

 Columns to repeat at left: Xác định cột chứa

tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại bên trái tất cả

các trang

+ Page order: Thứ tự in

 Down, then over: In từ trên xuống dưới, sang phải

 Over, then down: In từ trái sang phải xuống dưới

b/ Xem tài liệu trước khi in

Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print Preview

c/ In tài liệu ra giấy

Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print

Xuất hiện hộp thoại:

+ Khung Print: Tên và thuộc tính máy in dùng

+ Khung Print range: Phạm vi in

 All: In toàn bộ trang bảng tính

 Page(s) From… To…: In từ trang…đến

trang…

+ Khung Print What: In gì?

Selectton: In vùng được chọn

 Active Sheet(s): In trang bảng tính hiện hành

 Entire workbook: In tất cả bảng tính có chứa dữ liệu trong tệp hiện hành Copies: Số bản in

1 Khái niệm hàm (Function)

Hàm là một công thức định trước có thể tự động tính toán kết quả, ta có thể sử dụng hàm có sẵn trong Excel hoặc tự tạo những hàm mới

Dạng thức của hàm: = Tên_hàm (tham số)

Giải thích:

- Dấu “=”: Yêu cầu Excel hiển thị kết quả (nếu không có dấu = Excel sẽ không tính

toán và ô sẽ hiển thị công thức như văn bản)

- Tên hàm: Tên hàm có sẵn trong Excel hoặc do người sử dụng tạo, không phân biệt

chữ hoa chữ thường

- Dấu ngoặc: Tất cả các tham số đều phải đặt trong một cặp dấu ngoặc ()

- Tham số (Argument): Với các hàm khác nhau yêu cầu về thông tin cho hàm

là khác nhau, có nhiều cách để cung cấp dữ liệu cho một tham số tham số có thể là:

+ Hằng (nếu là hằng văn bản thì phải đặt trong cặp dấu nháy kộp “ ”)

+ Công thức, biểu thức, hàm

+ Tham chiếu tới ô, công thức (nhập dữ liệu thông qua địa chỉ ô)

+ Có hàm không có tham số: TODAY(), nhưng vẫn phải đặt trong cặp dấu ngoặc

Mỗi tham số cách nhau bởi dấu phẩy (, hoặc ;)

Khi sử dụng các hàm lồng nhau với các hàm lồng ta không sử dụng dấu bằng (=) phía trước

2 Các loại hàm trong Excel

Các hàm trong Excel được phân thành từng nhóm sau:

- Hàm tài chính (Finnacial): Tính toán tiền lãi, tiền đầu tư và các dạng thông tin khác

về tài chính

- Ngày tháng, thời gian (Date & Time): Cho các hàm tính toán về ngày, giờ

- Toán học và Lượng giác (Math & Trig): Cung cấp các hàm toán học và kỹ thuật cơ bản (tính cos, sin, làm tròn,…)

- Thống kê (Statistical): Các hàm dùng trong thống kê

51

- Tìm kiếm và tham chiếu (Look up & Reference)

- Cơ sở dữ liệu (Database)

- Văn bản (Text): Các hàmvề xử lý văn bản

- Luận lý (Logical): Hàm trả ra kết quả dựa trên những điều kiện

- Thông tin (Information): Trả ra những thông tin chung về bảng tính: định dạng hay nội dung của một ô

3 Cách sử dụng hàm

a/ Sử dụng tham số:

Thông tin cần cho một hàm là tham số, các hàm khác nhau thì số lượng tham

số dùng khác nhau, yêu cầu dạng tham số cũng khác nhau Mỗi hàm trong Excel đều định sẵn tập tham số và được phân cách nhau bởi dấu phẩy

Các tham số được mô tả theo nhiều cách

b/ Sử dụng hàm Function Wizard

- Nhập dấu = tại ô cần hiển thị kết quả

- Chọn thẻ Formulas\ Insert Function

hoặc nhấn vào biểu tượng trên

thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại:

- Chọn nhóm hàm trong mục Or select a

category

- Chọn tên hàm trong mục Select a

function Nhấp OK (Khi ta chọn hàm

nào thì cấu trúc hàm sẽ hiển thị ở khung

dưới của cửa sổ), xuất hiện hộp thoại

nhập tham số

- Khai báo tham số của hàm: Dùng chuột

chọn các vùng hoặc nhập trực tiếp địa

chỉ ô Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để chọn hàm để kết thúc hàm lồng, nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức Trong hộp nhập tham số, các tham số in đậm là các tham số bắt buộc, các tham

số in nhạt là các tham số tuỳ chọn (nếu không nhập cho các tham số này Excel sẽ lấy tham số mặc định để tính)

- Nhấn OK hay Gõ Enter để kết thúc công việc nhập hàm

- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

+ Range: Vùng các ô cần kiểm tra Thoả mãnmột điều kiện nào đó

+ Criteria: Là tiêu chuẩn: dạng số, biểu thức, văn bản (được đặt trong ngoặc kộp) + Sum_range: Là các ô được cộng Các ô trong vùng Sum_range được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng Range thoả mãn tiêu chuẩn Criteria, nếu bỏ qua vùng Sum_range thì chính các ô trong vùng Range sẽ được cộng

Ví dụ: Tính bảng lương sau:

Yêu cầu:

- Lương được tính: Lương = Hệ số lương * (290000/26)* Ngày công Lương được làm tròn đến hàng nghìn

- Tính tổng lương cho những người có chức vụ là TP

* Để tính lương cho người thứ nhất ta là như sau:

- công thức tính lương là D4*(290000/26)*E4

- Yêu cầu lấy đến phần nghìn, do đó ta sử dụng hàm làm tròn ROUND(number, Num_digits) Trong đó Number là công thức tính lương, Num_digits là số làm tròn do làm tròn đến phần nghìn nên Num_digits = -3

- Chức năng: Trả ra giá trị nhỏ nhất trong các tham số

Ví dụ: Với bài toán trên yêu cầu thống kê: Lương cao nhất, lương thấp nhất, mức lương bình quõn, và bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25

* Lương cao nhất: Ta sử dụng hàm MAX với tham số là lương của từng người

55

Tại ô hiển thị kết quả nhập = MAX(F4:F10)

Tương tự tính MIN ta có = MIN (F4:F10)

Mức lương bình quõn = AVERAGE(F4:F10)

Bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25 tức là ta phải đếm trên cột ngày công những người có ngày công >25  Ta sử dụng hàm COUNTIF: Range là vùng chứa ngày công, Criteria: là điều kiện

Tại ô hiển thị kết quả nhập = COUNTIF (E4:E10, “>25”)

c/ Nhóm hàm chuỗi (Text)

1) Hàm trích ký tự trái

- Tên hàm: LEFT

- Cú pháp: LEFT (Text, Num_char)

- Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên trái chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự

Ví dụ: LEFT(Quảng Ninh, 2) = Qu

LEFT(Quảng Ninh) = Q

2) Hàm trích ký tự phải

- Tên hàm: RIGHT

- Cú pháp: RIGHT (Text, Num_char)

- Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên phải chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự

Ví dụ: RIGHT(Quảng Ninh,2) = nh

RIGHT(Quảng Ninh) =h

56

3) Hàm trích ký tự tại vị trí bất kỳ trong chuỗi

- Tên hàm: MID

- Cú pháp: MID(Text, Start_num, Num_char)

+ Text: Chuỗi văn bản sẽ được trích

+ Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích ra

+ Num_char: Số ký tự được trích ra

- Chức năng: Kết quả là chuỗi con được trích từ vị trí Start_num, đủ Num_char ký

tự

Ví dụ: MID (Quảng Ninh, 2,6) = uảng N

4) Hàm lấy độ dài xâu ký tự

Ví dụ: UPPER (nga) = NGA

6) Hàm đổi chuỗi văn bản sang chữ thường

- Chức năng: Trả lại ngày tháng hiện hành

* Thông số giờ và ngày tháng được lấy trong hệ thống

Trong trường hợp sử dụng hàm luận lý ta phải tạo ra những biểu thức luận

lý so sánh (<, >, >=, <=, <>, =) đối với số, văn bản, ngày tháng

58

+ Kết quả là đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức logic là đúng (TRUE)

+ Kết quả là sai (FALSE) nếu một trong các biểu thức logic có kết quả là sai (FALSE)

Ví dụ: AND (3>5, A>B) = FALSE

2) Hàm OR: là hàm ngược của hàm AND

- Cú pháp: OR(Logical1, Logical2, )

- Chức năng: Cho kết quả là phép hoặc của các biểu thức logic

+ Kết quả là đúng (TRUE) nếu một trong các biểu thức logic là đúng (TRUE)

+ Kết quả là sai (FALSE) nếu tất cả các biểu thức logic có kết quả là sai (FALSE)

Ví dụ: OR (3>5, A>B) = FALSE

3) Hàm NOT

- Cú pháp: NOT (Logical)

- Chức năng: Trả ra kết quả là phép phủ định của biểu thức Logic

+ Kết quả là TRUE nếu biểu thức logic là FALSE

+ Kết quả là FALSE nếu biểu thức logic là TRUE

Ví dụ: NOT (3<5) = FALSE

4) Hàm IF

- Cú pháp: IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

+ Logical_test: Biểu thức logic được kiểm tra

+ Value_if_true: Giá trị trả ra nếu điều kiện kiểm tra là đúng: Logical_test = TRUE

+ Value_if_false: Giá trị trả ra nếu điều kiện kiểm tra là sai: Logical_test

= FALSE

- Chức năng: Hàm IF cho kết quả là:

+ Value_if_true nếu Logical_test là TRUE

+ Value_if_false nếu Logical_test là FALSE

Ví dụ: Với Ví dụ phần 5.4.1 nhưng ta tính lương như sau:

Lương = Hệ số lương * (290000/26) * Ngày công Nếu ngày công >26 thì mỗi công được tính gấp đụi

Như vậy khi tính lương ta phải kiểm tra ngày công của từng người để nếu ngày công Thoả mãnđiều kiện >26 thì ngày công tính bằng MOD(ngày công,26) *2 + 26

59

f/ Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference)

1) Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup)

- Cú pháp: VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num,

+ Range_lookup là một trị logical (TRUE hay FALSE)

Nhận giá trị là 1 (TRUE) hoặc không nhập thì VLOOKUP trả lại kết quả gần đúng, nếu không thấy giá trị tìm (Lookup_value) VLOOKUP sẽ tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn giá trị tìm Lookup_value Với trường hợp này cột đầu tiên của Table_array phải được sắp xếp tăng dần

Nhận giá trị là 0 (FALSE) thì VLOOKUP trả lại kết quả chính xác hoặc

#N/A khi không tìm thấy

+ Tham số: Lookup_value là một trị, địa chỉ tham chiếu hay chuỗi; Table_array là địa chỉ vùng bảng tìm kiếm; Col_index_num là cột trong bảng

có chứa trị tìm kiếm; và Range_lookup (tuỳ chọn) là giá trị logic TRUE hay FALSE (1 hoặc 0)

Kết quả: Trả ra giá trị trong ô cùng hàng với giá trị tìm Lookup_value nằm trên cột chỉ định (Col_index_num); #N/A nếu không thấy

60

* Dựa vào mã hàng trong bảng kết toán với mã hàng trong bảng mã loại hàng và đơn giá để tìm tên hàng và đơn giá từng mặt hàng Ta thấy bảng mã loại hàng

và đơn giá mã hàng được xếp theo cột nên ta sử dụng hàm VLOOKUP

Table_array: Vùng chứa bảng tham chiếu (B19:D22)

Col_index_num: số thứ tự của cột

trong bảng trả lại giá trị khi tìm

kiếm (2)

Tìm kiếm là chính xác Range = 0

Do thực hiện sao chép công thức

nên địa chỉ bảng tham phải là tuyệt

đối

* Làm tương tự đối với cột đơn giá

Tại D4 nhập = VLOOKUP (B4, $B$19:$D$22,3,0)

2) Hàm HLOOKUP (Horizontal Lookup)

- Cú pháp: HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_num,

Range_lookup)

- Chức năng: Hàm HLOOKUP tìm trên hàng đầu tiên của vùng Table_array cho đến khi gặp giá trị tìm (Lookup_value) thì dũ xuống đến hàng chỉ ra bởi Row_index_num cùng cột với giá trị tìm được

+ Lookup_Value: Giá trị tìm trên hàng đầu tiên của bảng Lookup_value

là trị, địa chỉ, hay chuỗi văn bản phụ thuộc vào hàng đầu của bảng

+ Range_lookup: Là một giá trị kiểu logic đúng hoặc sai (TRUE hoặc FALSE) Nhận giá trị là 1 (TRUE) hay bá qua hàm HLOOKUP trả lại kết quả gần đúng và hàng đầu của bảng Table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần Nhận giá trị là 0 (FALSE) hàm HLOOKUP trả lại kết quả là chính xác hay #N/A nếu không tìm thấy

+ Row_index_num: Là số thứ tự của hàng nằm trong bảng Table_array

sẽ trả lại kết quả khi tìm được giá trị Lookup_Value trên hàng đầu

+ Table_array: Là địa chỉ của bảng

Trị tìm kiếm Lookup_Value cùng kiểu với hàng đầu của Table_array có thể là văn bản, số, trị logic, ngày tháng,

Kết quả: Trả ra giá trị trong ô cùng cột với giá trị tìm Lookup_value nằm trên hàng chỉ định (Row_index_num); #N/A nếu không thấy

* Nhận xét: Hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP cùng chức năng; VLOOKUP là

tham chiếu để dùng hàm

HLOOKUP hoặc

VLOOKUP

Ví dụ trên nhưng bảng tham

chiếu như hình bên, khi đó ta

Row_num: Số thứ tự của hàng chứa giá trị trả ra

Col_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị trả ra

- Chức năng: Trả ra giá trị nằm trong bảng Array được chỉ ra bởi hàng, cột nằm trong tham số Row_num, Col_num

62

- Chức năng: Trả ra vị trí của giá trị tìm Look_Value trong dóy Look_array

Ví dụ: MATCH(1,{2,3,4,1},0) = 4;

MATCH(3,{2,5,7},1): Vì trong dóy không có giá trị tìm ; giá trị thấp hơn gần

nó nhất là 2 nên trả ra vị trí tìm được trong bảng là 1

Vlookup(Left(B3), C14:E17, If(Right(B3) = “1”,2,3)),0) Nếu sao chép cho các mặt hàng khác thì địa chỉ C14:E17 phải là tuyệt đối

h/ Nhóm hàm tính toán ma trận, định thức

1) Hàm MDETERM

63

- Cú pháp: MDETERM(array)

- Chức năng: Tính giá trị định thức của tham số array

Array: là dóy số, địa chỉ ô chứa giá trị số; array là dóy các ô có số hàng, số cột bằng nhau;

Hàm trả ra giá trị # Value nếu một ô nào đó trong array là trống hoặc chứa text Hàm trả ra giá trị # Value nếu số hàng, số cột trong array khác nhau

- Ví dụ: Tính giá trị định thức

2 0

3

7

0 1

1

1

1 6

3

1

5 8

array: là một dóy số, dóy địa chỉ ô chứa giá trị số có số hàng, số cột bằng nhau

- Chức năng: Trả ra một dóy số là ma trận nghịch đảo của array

64

- Cú pháp: MMULT(array1, array2)

- Array1, array2: Là 2 mảng số, địa chỉ các ô có giá trị là số

Số cột trong array1 = số hàng trong array2

- Chức năng: Trả ra dóy số là tích của array1, array2

Dóy số này có số hàng = số hàng array1

0 2 2

1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin được tổ chức theo cấu trúc dòng, cột để

có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó, nó như là một bảng tính Excel Mỗi trường là một cột, tên trường là tên tiêu đề cột, mẩu tin (bản ghi) là tập các dữ liệu tương ứng trong một hàng của bảng cơ sở dữ liệu

Ví dụ:

Vùng dữ liệu: Là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng: Dòng đầu là tên

trường (tên tiêu đề cột) nó phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng nhau, dòng còn lại chứa dữ liệu còn gọi là mẩu tin

Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Là vùng điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích,

…Vùng này gồm ít nhất hai dòng: Dòng đầu tiên chứa các tên trường trùng với tên trường của vùng dữ liệu cần thoả mãn một điều kiện nào đó, dòng tiếp theo là điều kiện

* Khi trích dữ liệu Excel so sánh các cột trong vùng dữ liệu với giá trị cột tương ứng trong vùng tiêu chuẩn để lấy ra các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn đó, nếu tên các cột không khớp thì không trích được dữ liệu

Vùng trích dữ liệu: Là vùng chứa các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

được lấy ra từ vùng dữ liệu (Database)

2 Tạo vùng cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt Chúng ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thường để hiệu chỉnh và định dạng cơ sở

Sort Z to A (đối với chữ), Sort

Smallest to Largest hoặc Sort

Largest to Smallest (đối với

số)

- Thêm Heading: Tại hàng trên của dữ liệu, nhập tiêu đề cho mỗi cột Trong ví

dụ đưa ra ở đây, dữ liệu bắt đầu ở dòng 2 của bảng tính và các tiêu đề ở hàng 1

- Không hàng trống hoặc cột: Bạn có thể di chuyển để ô trống trong cột hoặc

hàng nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không có hàng hoặc cột nào để trống trong cơ

sở dữ liệu

- Ngăn cách: Thiết lập lý tưởng là lưu trữ cơ sở dữ liệu của bạn trên một bảng

tính mà không có các dữ liệu khác Nếu đó là không thể thì bạn hãy giữ cho cơ sở

dữ liệu được tách ra từ các dữ liệu khác trên bảng tính, với ít nhất một hàng trống ở cuối của cơ sở dữ liệu và một cột trống ở bên phải Nếu cơ sở dữ liệu không bắt đầu

từ ô A1, đảm bảo rằng có một hàng trống ở trên, và một cột trống bên trái

Nếu dữ liệu của bạn không phải là trong một bảng Excel, hãy làm theo các bước sau

để thêm một AutoFilter

- Lựa chọn ô trong Database

- Trên Excel Ribbon, click vào thẻ Data và click Filter

Một mũi tên thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của mỗi cột tiêu đề

Lọc một cột

Với bảng Excel, hoặc AutoFilter trong Excel 2007, bạn có thể bắt đầu lọc từng cột

một Bạn có thể Filter trên một cột, chẳng hạn như Customer, hoặc hai hoặc nhiều

hơn nữa

Ví dụ, Filter cho một khách hàng cụ thể, hãy làm theo các bước sau:

68

- Click vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của tiêu đề Customer

- Trong danh sách Customer, click Select All, để gõ bỏ thì bạn bỏ lựa chọn

- Click vào ô của Customer mà bạn muốn Filter, ví dụ như MegaStore

- Click Ok để xem danh sách Filter

Trong bảng Filter, bạn sẽ thấy một số thay đổi:

- Chỉ có hàng có tên Customer mà bạn đã chọn xuất hiện, các hàng khác đã được ẩn

đi

- Số cột của hàng Filter được hiển thị Font màu xanh

- Mũi tên chỉ xuống trong cột Customer đã thay đổi thành biểu tượng Filter với mũi

- Click vào mũi tên chỉ xuống bên phải Product

Chú ý: khi các cột khác được lọc, bạn có thể không nhìn thấy danh sách đầy đủ của sản phẩm mà bạn chỉ có thể nhìn thấy sản phẩm mà bạn đã chọn Filter

- Trong danh sách Product, click Select All, để gỡ bỏ bạn bỏ lựa chọn Select All

- Click vào ô, hoặc chọn nhiều ô của Product mà bạn muốn Filter ví dụ như

Bananas và Grapes

- Click Ok để xem danh sách Filter

69

* Sử dụng Advanced Filter: Bộ lọc cao cấp

- Để sử dụng được tính năng lọc cao cấp ta

phải tạo vùng điều kiện (Criteria)

- Vào [menu] Data \ Filter \ Advanced

Filter, xuất hiện hộp thoại

+ Mục Action: Chọn Filter the list,

in-place: Cho phép hiển thị những bản ghi thoả

mãn điều kiện ngay trên vùng cơ sở dữ liệu

(Database)

+ Hộp List Range: Xác định địa chỉ vùng Database

+ Hộp Criteria range: Xác định địa chỉ vùng điều kiện

+ Chọn Unique records only: Với những bản ghi giống nhau chỉ hiển thị

70

Ta làm tương tự lọc cao cấp nhưng tại khung Action chọn Copy to another

location

+ Hộp List Range: Xác định địa chỉ vùng cơ sở dữ liệu

+ Hộp Criteria Range: Xác định địa chỉ vùng tiêu chuẩn

+ Copy to: Địa chỉ các tiêu đề vùng Extract

Gõ phím <Enter> hoặc nhấp OK những bản ghi thoả mãn vùng tiêu chuẩn sẽ được hiển thị ở vùng Extract

Tương tự Chọn Unique Record Only: Chỉ hiển thị một bản ghi nếu có nhiều bản ghi

giống nhau Không chọn Unique Record Only: Trích đầy đủ các bản ghi thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn

Dạng 1 Dạng 2 Dạng 3 Dạng 4

* Tiêu chuẩn dạng công thức: ô điều kiện có kiểu công thức nhưng ô tiêu đề của

vùng điều kiện không được trùng với tên trường trong bảng CSDL Trong ô điều kiện lấy địa chỉ của ô trong bản ghi đầu tiên để so sánh

* Tiêu chuẩn dạng liên kết: Khi lọc thông tin của những bản ghi phải thoả mãn

đồng thời nhiều điều kiện, hoặc thoả mãn một trong nhiều điều kiện (phải sử dụng các phép toán logic AND, OR để lọc thông tin) Ta lập như dạng 4: cùng hàng thì liên kết AND khác hàng thì liên kết OR Điều kiện dạng 4 này có

71

nghĩa là: Lọc thông tin những bản ghi "Tên trường 1 = Giá trị 1 và Tên trường

2 = Giá trị 3 hoặc Tên trường 1 = Giá trị 2 và Tên trường 2 = Giá trị 4

Ví dụ: Thực hiện bảng tính sau:

1 Lọc thông tin những mặt hàng được bán bởi cửa hàng Số 1

Khi đó vùng điều kiện được xác định như sau:

2 Lọc thông tin những mặt hàng được bán vào tháng 8

Ta thấy trong bảng dữ liệu có cột ngày bán, cột này chứa thông tin về ngày tháng năm bán sản phẩm Để biết những mặt hàng nào được bán vào tháng 8 thì ta phải trích lấy phần tháng xem có bằng 8 không; điều kiện lọc ở đây rơi vào dạng 3 Khi

đó vùng điều kiện được lập như sau:

Tên trường điều kiện không được đặt giống tên trường chứa dữ liệu cần thoả mãn điều kiện lọc trong bảng cơ sở dữ liệu Ô điều kiện ta nhập công thức tính cho bản ghi đầu tiên cần thoả mãn điều kiện (Như trên)

3 Lọc thông tin những mặt hàng có tiền bán  500

72

Điều kiện này rơi vào dạng 2 ta lập như sau:

4 Lọc thông tin những mặt hàng được bán vào tháng 8 bởi nhãn viên Chi

Điều kiện này rơi vào dạng 4 ta lập như sau:

2 Tính tổng dữ liệu

Excel có khả năng phân tích dữ liệu theo các nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê các giá trị cần thiết: tính tổng (sum), tính trung bình (Average), …

Ví dụ:

Để tính tổng số phụ của cột Tổng theo Người bán ở bảng bên dưới thì trước tiên phải sắp xếp dữ liệu theo cột Người bán như sau:

- Kích chuột tại bất cứ vị trí nào trên cột Người bán

- Sắp xếp theo một cách đặc biệt bằng cách kích Sort and Filtertrên thẻ Home,

chọn Custom Sort

73

Sắp xếp bảng theo nhóm Người bán

Sau khi đã tiến hành sắp xếp nhóm xong, bạn có thể bắt đầu tiến hành tính tổng phụ theo các bước sau:

1 Đặt trỏ chuột tại bất cứ vị trí nào trên bảng tính

2 Đối với Excel 2003, chọn Subtotals từ trình đơn Data Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 thì hãy kíchSubtotal tại nhóm Outline trên thẻ Data Tại hộp thoại

Subtotal bạn có một số lựa chọn như sau:

 Tại At Each Change In, chọn cột nhóm tính tổng phụ (Không phải cột chưa

các giá trị sẽ tính tổng phụ) Trong ví dụ thì là cột Người bán

 Tại Use Function, chọn chức năng phù hợp Sum là chức năng mặc định và trong ví dụ thì Sum là chức năng được lựa chọn

 Kiểm tra các cột tương ứng tại mục Add Subtotal To section Trong ví dụ

bạn chọn Tổng

3 Sau khi đã xác định đúng cột và chức năng, kích OK

74

Đặc tính này sẽ thêm một dòng tính tổng số phụ cho mỗi nhóm mà bạn đã xác

định trên cửa sổ hộp thoại Subtotals Trong ví dụ trên thì Người bán là nhóm mà

Excel sẽ hiển thị một tổng số phụ

Để khôi phục lại danh sách trước đó, bạn chọn bảng tính và nhấn tổ hợp

phím Ctrl+L và kích OK để đóng cửa sổ hộp thoại Create List Thậm chí bạn sẽ

không phải xóa bỏ tổng số phụ đó trước Ngay tại lần đầu tiên bạn sắp xếp bất kỳ một danh sách nào thì Excel sẽ cảnh báo tới bạn rằng tổng số phụ này sẽ được xóa

bỏ Tuy nhiên bạn có thể xóa tổng theo nhóm bằng cách hiển thị cửa sổ hộp thoại

Subtotal và kích Remove All

3 Một số hàm tính toán với cơ sở dữ liệu

1) Hàm DSUM

- Cú pháp: DSUM (Database, Field, Criteria)

+ Database: Xác định vùng cơ sở dữ liệu (bảng tính) + Field: Cột của vùng cơ sở dữ liệu sẽ được tính tổng

+ Criteria: Xác định vùng tiêu chuẩn (điều kiện)

- Chức năng: Tính tổng dữ liệu là số trên cột Field của các bản ghi trong vùng Database Thoả mãnđiều kiện vùng Criteria

2) Hàm DAVERAGE

- Cú pháp: DAVERAGE (Database, Field, Criteria)

+ Database: Xác định vùng cơ sở dữ liệu (bảng tính) + Field: Cột của vùng cơ sở dữ liệu sẽ được tính trung bình

75

+ Criteria: Xác định vùng tiêu chuẩn (điều kiện)

- Chức năng: Tính trung bình dữ liệu là số trên cột Field của các bản ghi trong vùng Database Thoả mãn điều kiện vùng Criteria

* Sử dụng tương tự với các hàm

- DMAX(Database, Field, Criteria): Tìm giá trị lớn nhất

- DMIN(Database, Field, Criteria): Tìm giá trị nhỏ nhất

Field: Trường cần tính tổng là trường thành tiền (F3)

Criteria: Vùng điều kiện B17:B19

Tại ô F16 ta nhập = DSUM(A3:A14,F3,B17:B19)

76

Tuần 14

Nội dung:

Giải bài toán quy hoạch bằng Solver

Solver là một chức năng Add_ins trong Excel, nó có thể tìm cựùc đại hay cực tiểu của một hàm số đặt trong một ô gọi là ô đích

1 Xét bài toán quy hoạch tuyến tính

n 1 j eger