Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Soạn thảo văn bản xí nghiệp trình bày về các loại văn bản trong xí nghiệp; các yêu cầu khi trình bày các văn bản; văn bản dạng electronic, cấu trúc của thông báo sự vụ,... Mời các bạn tham khảo.

Chương 6

Soạn thảo văn bản xí nghiệp

by Nguyen Cao Tri

Đặt vấn đề

• Hệ thống văn bản trong xí nghiệp & hoạt động của xí nghiệp

• Tại sao người kỹ sư phải chú ý đến soạn thảo văn bản trong xí nghiêp?

Các loại văn bản trong xí nghiệp

Các hoạt động quản lý

 Thông báo sự vụ

 Thông báo thông tin

• Bản tổng hợp (báo cáo,tình hình, số liệu)

Các loại văn bản trong xí nghiệp

Các hoạt động về kỹ thuật

thuật

Các yêu cầu khi trình bày các văn bản

văn bản trong xí nghiệp

 Đơn giản, dễ hiểu.

 Chuyển tải chính xác thông tin cần truyền đạt:

Thư từ

• Dùng truyền đạt thông tin giữa người này và người kia: đề bạt nguyện vọng, đề nghị,…

• Cấu trúc cơ bản của thư từ

 Người gởi – Nơi gởi

 Nguyên nhân viết thư

 Vấn đề cần trao đổi (Tôi cần điều gì)

 Điều mong đợi từ phía người nhận (kết quả, trả lời, )

 Câu xã giao kết thúc

 Ký tên

Thông báo sự vụ

• Đây là loại văn bản dùng để thông báo chính thức về một nội dung cần phổ biến đến người đọc Thông thường là một quyết định, yêu cầu, mệnh lệnh mà người đọc cần phải tuân thủ

• Thông báo sự vụ thông thường có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn thể hoặc một nhóm người

Có thể có những phản ứng khác nhau: đồng tình, phản đổi Do đó ngôn từ sử dụng phải ngắn gọn, chính xác, lập luận chặt chẽ và xúc tích.

• Văn bản này thông thường phải do người có trách nhiệm soạn thảo, ký và công bố.

Cấu trúc của thông báo sự vụ

• Tên & chức vụ của người ký

trong 1-2 dòng)

• Hiệu lực thi hành: đối tượng, phạm vi, thời gian

• Các thông tin khác: hình thức xữ lý vi phạm,…

Thông báo sự vụ - cách hành văn

những thông tin cần thiết liên quan đến

sự vụ như ngày tháng, kỳ hạn, nơi chốn, căn cứ cơ sở để đưa đến thông báo, đối tượng tiếp nhận & thi hành

nhân để dẫn đến kết luận/mệnh lệnh

Thông báo thông tin

• Là loại văn bản dùng để cung cấp những điểm chính về một thông tin mà người đọc /người nhận cần phải tiếp nhận

• Có 2 nhóm:

 Thông tin nội bộ

 Thông tin cho bên ngoài

• Chú ý: dùng để thông tin hoặc giải thích thông tin chứ không phải để kết luận hay ra mệnh lệnh

• Ví dụ: Thông báo về bảo hiểm xã hội

Thư thông báo

• Là một loại thông báo thông tin nhưng thường được gởi trực tiếp đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin

• Ngoài tính chất thông báo thường kèm theo yêu cầu xữ lý những thông tin được cung cấp: như confirm, hay các xữ lý khác.

• Có thể cùng một thông tin cung cấp đến nhiều nhóm người với nhiều mục đích khác nhau

• Ví dụ: thông tin về việc chấm dứt hoạt động.

Bản báo cáo tổng hợp

• Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn ; có thể khác biệt hoặc thậm chí mâu thuẫn nhau.

• Thông thường văn bản này được làm cho lãnh đạo hoặc cấp có thẩm quyền để có thông tin và ra quyết định cho các hoạt động của cơ quan.

• Thông báo tổng hợp; chỉ có thông tin đã tổng hợp Không có những đánh giá hay kết luận.

• Báo cáo tổng hợp: thường có thêm phần nhận định, đánh giá hay kết luận theo ý kiến của người viết

Trình tự soạn thảo

• Làm sáng tỏ các thông tin chính yếu cần tổng hợp Sắp xếp chúng theo nguồn gốc và những điểm chung, tương đồng:

 Lĩnh vực, vấn đề

 Cùng ý nghĩa hay tính tương đồng số liệu

 Cùng phương thức, nguồn gốc, trình bày

Trình tự soạn thảo

nỗi bật

thông tin Loại bỏ những ý kiến, đánh giá chủ quan

trình bày

Bản tường trình – Biên bản

• Là loại văn bản dùng phản ánh toàn bộ hay một phần của một sự kiện như: buổi họp, một hoạt động nào đó, với mục tiêu:

 Cho phép người đọc nắm được diễn tiến của sự việc theo đúng tính chất & trình tự dù không tham dự.

 Cho phép nhớ lại những sự việc xảy ra đối với người có tham dự Đặc biệt là những yêu cầu, quyết định và kết luận

Bản tường trình – Biên bản

 Phải nhằm vào lợi ích được cung cấp đầy

đủ thông tin của người đọc.

 Giới thiệu đầy đủ mọi khía cạnh, diễn tiến của

sự việc Không được ưu tiên những gì người viết thích

 Tuyệt đối không đưa những ý kiến nhận định riêng của người viết vào văn bản.

 Tôn trọng trình tự về thời gian và tính trung thực của các sự kiện, phát biểu.

Báo cáo

• Có chưa năng cung cấp thông tin và để nghị một thực hiện một hành động nào đó dựa trên phân tích, đánh giá của người viết theo các thông tin liên quan.

• Có tác dụng giúp người đọc nắm rõ vấn để và ra quyết định

• Báo cáo khác với bản tường trình: ngoài việc ghi nhận thông tin phải có sự phân tích và đề nghị giải pháp của người viết.

• Báo cáo ngoài nguồn thông tin ghi nhận được từ thực tế, người soạn cầ pảhi có keí6n thức tương ứng, thông tin nội bộ và các tài liệu khác liên quan để có thể thực hiện việc phâ tích đánh giá chính xác và đề nghị hướng giải quyết đúng.

Báo cáo – cấu trúc

• Ngày báo cáo

• Tên người viết báo cáo

• Tiêu đề chính của báo cáo

• Dẫn nhập: nêu lên nguyên nhân và bối cảnh đưa đến bản báo cáo

• Trình bày thông tin  Phân tích  Đánh giá

• Xác định các giải pháp  đề nghị giải pháp

cụ thể, có thể bao gồm kế hoạch thực hiện

• Các tài liệu, minh chứng cho các phân tích, đánh giá

Bảng câu hỏi

• Mục tiêu dùng để thăm dò, thu thập thông tin phục vụ cho một hoạt động, kế hoạch nào đó.

• Trình tự thực hiện:

 Xác định thông tin cần tìm hiểu

 Xác định đối tượng cần thu thập thông tin và phân nhóm đối tượng.

 Xây dựng các câu hỏi và nhóm câu hỏi theo các mục thông tin cầ hảo sát và theo nhóm đối tượg khảo sát

 Dạng câu hỏi thương dùng là chọn lựa option.

 Letter head trên các văn bản

 Chữ ký & con dấu

Các loại văn ab3n khác

các văn bản khác mà người kỹ sư cũng phải có khả năng đọc , viết và xữ lý:

 Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sữ dụng

 Các quy định về an toàn vận hành trang thiết bị của nhà sản xuất

 Nhật ký thiết bị: quá trình vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, lịch bảo dưỡng

 Các báo cáo kỹ thuật liên quan hay kết quả kiểm tra, kiểm định

Tổng kết

điều hành một cơ quan xí nghiệp

• Người kỹ sư cũng cần các kỹ năng cơ bản về soạn thảo và xử lý các văn bản