CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÔN NGỮ TÌM TIN ĐỀ MỤC CHỦ ĐỀ 5
Khái niệm ngôn ngữ tìm tin
Ngôn ngữ là một khái niệm quen thuộc, gắn liền với sự hình thành và phát triển của xã hội loài người Nó đóng vai trò là phương tiện truyền tin qua ngôn ngữ nói và lưu giữ thông tin qua ngôn ngữ viết Nhiều ngành nghiên cứu đã đưa ra các định nghĩa khác nhau về ngôn ngữ, trong đó ALA Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh-Việt cũng đã có những định nghĩa cụ thể.
Ngôn ngữ là hệ thống quy tắc, hình thức và tập quán được sử dụng để giao tiếp giữa con người, giữa máy móc, hoặc giữa con người và máy móc.
Ngôn ngữ được chia thành hai loại chính: ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ nhân tạo Ngôn ngữ tự nhiên là phương tiện giao tiếp của con người, sử dụng trong cả văn nói và văn viết Trong khi đó, ngôn ngữ nhân tạo được phát triển theo các quy tắc nhất định để phục vụ cho việc tương tác với máy móc.
Ngôn ngữ tự nhiên có những đặc điểm sau:
Trên thế giới tồn tại hàng trăm ngôn ngữ tự nhiên, mỗi dân tộc đều sở hữu ngôn ngữ riêng biệt của mình Các nhà ngôn ngữ học phân loại ngôn ngữ thành sinh ngữ và tử ngữ, phản ánh sự đa dạng và phong phú của giao tiếp nhân loại.
1 ALA Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh – Việt (1996), Dịch giả Phạm Thị Lệ Hương, Lâm Vĩnh Thế, Nguyễn Thị Nga, Galen Press, Arizona
Mỗi ngôn ngữ tự nhiên sở hữu một khối lượng từ vựng riêng, điều này phụ thuộc vào sự phát triển và trình độ văn minh của dân tộc tạo ra ngôn ngữ đó.
Ngôn ngữ tự nhiên mang tính biểu cảm, cho phép cùng một từ hoặc cấu trúc câu có thể truyền đạt ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh giao tiếp.
Trong ngôn ngữ tự nhiên có hiện tượng từ đồng âm khác nghĩa, từ đồng nghĩa khác âm
Trong ngôn ngữ tự nhiên, các loại từ mang giá trị thông tin khác nhau Danh từ thường có giá trị thông tin cao, trong khi liên từ và giới từ có giá trị thông tin thấp hơn.
Trong ngôn ngữ tự nhiên, quy tắc ngữ pháp đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các từ để diễn đạt ý tưởng và sự vật Mỗi loại ngôn ngữ có những quy tắc ngữ pháp riêng, ảnh hưởng đến trật tự và ý nghĩa của từ ngữ.
Ngôn ngữ tự nhiên có tính đa dạng và phức tạp, nhưng trong hoạt động thông tin tư liệu, việc mô tả nội dung tài liệu bằng một ngôn ngữ nhất định là cần thiết để thuận tiện cho lưu trữ và tìm kiếm thông tin Để đảm bảo sự thống nhất và rõ ràng trong việc xử lý thông tin, cần sử dụng một ngôn ngữ chuyên dụng, gọi là ngôn ngữ tư liệu hay ngôn ngữ tìm tin, vì ngôn ngữ tự nhiên không đáp ứng được yêu cầu này.
Phó Viện trưởng Viện Thông tin Khoa học Xã hội Đào Duy Tân đã chia sẻ trong bài viết năm 1994 trên tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội về ngôn ngữ tìm tin, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ chính xác và hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin khoa học xã hội.
Thông tin thực tiễn chỉ ra rằng các ngôn ngữ tối ưu cho nhiệm vụ tìm kiếm thông tin, như trả lời nhanh và đơn trị cho các câu hỏi, là những ngôn ngữ nhân tạo Những ngôn ngữ này không chỉ mang một số đặc tính của ngôn ngữ tự nhiên mà còn được bổ sung những đặc điểm phù hợp với chức năng và mục đích cụ thể của chúng.
Phó Giáo sư Tiến sĩ Đoàn Phan Tân thì nhận định:
Ngôn ngữ tư liệu là một loại ngôn ngữ nhân tạo đặc thù, được sử dụng để diễn đạt nội dung và ý nghĩa cơ bản của tài liệu, nhằm hỗ trợ việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin hiệu quả.
Hiện nay, chưa có định nghĩa thống nhất về ngôn ngữ tìm tin, với mỗi nhà nghiên cứu đưa ra những quan điểm riêng Mặc dù có nhiều nhận định khác nhau, các nhà nghiên cứu đều đồng thuận rằng ngôn ngữ tìm tin, hay còn gọi là ngôn ngữ tư liệu, là một loại ngôn ngữ nhân tạo được quy ước từ ngôn ngữ tự nhiên Mục đích của ngôn ngữ này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin tư liệu, đồng thời khắc phục những hạn chế của ngôn ngữ tự nhiên trong việc xử lý thông tin.
Ngôn ngữ tìm tin được xây dựng trên hai yếu tố cơ bản sau:
2 Đào Duy Tân (1994), “Ngôn ngữ thông tin”,Thông tin Khoa học Xã hội,(2), tr 48-53.
3 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học Quốc gia, Hà Nội.
Vốn từ vựng của một ngôn ngữ là tập hợp các đơn vị từ vựng hay thuật ngữ dùng để mô tả thông tin Những đơn vị này được rút ra từ ngôn ngữ tự nhiên và được trình bày dưới một dạng ngữ pháp duy nhất, sau khi đã loại bỏ các từ đồng nghĩa.
Ví dụ: bảng đề mục chủ đề, khung phân loại hay bộ từ khoá
Cú pháp Đây là những quy định về cách sử dụng các thuật ngữ của ngôn ngữ tìm tin
Ví dụ: nguyên tắc biên mục chủ đề, nguyên tắc phân loại
Đặc trưng của ngôn ngữ tìm tin
Quan hệ ngữ nghĩa một – một đề cập đến việc mỗi thuật ngữ chỉ mang một ý nghĩa duy nhất cho tất cả người sử dụng, bất kể ngữ cảnh nào Đặc trưng này giúp giải quyết vấn đề đa nghĩa trong ngôn ngữ tự nhiên.
- Quan hệ cú pháp nhất quán: ngôn ngữ tìm tin chỉ có một cách diễn đạt
- Ngữ nghĩa không phụ thuộc ngữ cảnh
Ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề
1.2.1 Các khái niệm cơ bản về chủ đề và biên mục chủ đề:
Biên mục chủ đề là một phần thiết yếu trong công tác nghiệp vụ thư viện, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng xây dựng hệ thống tra cứu Kết quả của quá trình này không chỉ quyết định đến việc sử dụng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề mà còn tác động đến các ngôn ngữ tìm tin khác như phân loại và từ khoá Do đó, cán bộ biên mục chủ đề cần nắm vững các khái niệm và thuật ngữ liên quan để nâng cao hiệu quả công việc.
Chủ đề trong văn học được định nghĩa là vấn đề chủ yếu trong tác phẩm, phản ánh nội dung và hướng tư tưởng nhất định Nó gắn liền với đề tài, thể hiện cách tiếp cận và khai thác các khía cạnh của vấn đề Tuy nhiên, định nghĩa này chỉ tập trung vào chủ đề trong tác phẩm văn học, trong khi tài liệu thư viện bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi tài liệu đều có một chủ đề riêng Do đó, cần có một định nghĩa rộng hơn về chủ đề tài liệu để phù hợp với sự đa dạng của các lĩnh vực nghiên cứu.
4 Trung tâm biên soạn từ điển Bách khoa Việt Nam (1995), Từ điển bách khoa Việt Nam,Trung tâm biên soạn từ điển Bách khoa Việt Nam, Hà Nội
“Chủ đề của tài liệu là vấn đề hoặc đề tài được phản ánh trong nội dung tài liệu không phải là toàn bộ nội dung tài liệu” 5
Mỗi tài liệu thường có hai loại chủ đề:
Chủ đề tư tưởng: thể hiện tính tư tưởng của tài liệu và mang tính chủ quan của người xác định chủ đề
Chủ đề thực là yếu tố quan trọng trong việc thể hiện tính khách quan của nội dung tài liệu, đảm bảo rằng vấn đề hoặc đề tài được đề cập một cách rõ ràng và chính xác Việc bám sát nội dung sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và hiểu rõ hơn về các khía cạnh của chủ đề.
Trong quá trình xử lý nội dung tài liệu, việc xây dựng ngôn ngữ tìm tin đề mục cần chú trọng đến chủ đề thực của tài liệu Chủ đề này không chỉ phản ánh đầy đủ nội dung mà còn đáp ứng nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin của người sử dụng.
Đề mục chủ đề là kết quả của quá trình biên mục, thể hiện tên gọi ngắn gọn của chủ đề tài liệu bằng một từ hoặc nhóm từ Nó đóng vai trò là điểm truy cập quan trọng, giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận tài liệu theo chủ đề hoặc vấn đề cụ thể.
Ví dụ: Hiện tượng bùng nổ thông tin – chủ đề
Bùng nổ thông tin – đề mục chủ đề
Đề mục chủ đề trong tài liệu có thể bao gồm tên gọi của sự vật, hiện tượng, vấn đề, quốc gia, vùng lãnh thổ, cá nhân, tổ chức, hoặc chữ viết tắt Ngô Ngọc Chi (2007) đã trình bày cách xử lý nội dung tài liệu theo đề mục chủ đề trong bài giảng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, TP Hồ Chí Minh.
Ví dụ: đề mục chủ đề
Sự vật : động vật, thực vật
Hiện tượng: bùng nổ thông tin, quang hợp
Vấn đề: phân biệt chủng tộc, tôn giáo
Quốc gia: Hoa Kỳ, Canada
Vùng, lãnh thổ địa lý: Châu Au, Châu Đại Dương
Tên cá nhân: Hồ Xuân Hương, Lý Thường Kiệt
Tên tổ chức: Cộng đồng các quốc gia độc lập, Tổ chức kinh tế thế giới
Chữ viết tắt: ASEAN, NATO
Hiện nay, nhiều người dùng và một số cán bộ thư viện vẫn nhầm lẫn giữa các khái niệm từ khoá, từ chuẩn và đề mục chủ đề trong quá trình tìm kiếm thông tin Việc hiểu rõ và phân biệt ba khái niệm này là rất quan trọng để tạo ra các từ khoá và đề mục chủ đề chính xác, giúp cải thiện hiệu quả tìm kiếm thông tin.
Từ khoá là từ hoặc cụm từ được lấy từ tiêu đề hoặc nội dung tài liệu, phản ánh một phần hoặc khía cạnh của nội dung đó Mỗi tài liệu có thể có một hoặc nhiều từ khoá, và trong cấu trúc từ khoá, không áp dụng sự đảo ngữ.
Từ chuẩn là thuật ngữ, cụm từ hoặc mã số trong ngôn ngữ tìm tin, dùng để mô tả nội dung của tài liệu Những từ này đã được chuẩn hóa và chỉ định cho một khái niệm cụ thể.
Biên mục chủ đề là quá trình phân tích và xử lý nội dung tài liệu, tạo ra một đề mục phản ánh các vấn đề và góc độ nghiên cứu liên quan Để đạt hiệu quả cao trong biên mục chủ đề, cán bộ cần nắm vững các nguyên tắc và phương pháp biên mục, bao gồm cả phương pháp chung và cụ thể Họ cũng phải tuân thủ các nguyên tắc và hướng dẫn của bảng đề mục mà thư viện áp dụng.
Bảng đề mục chủ đề
Bảng đề mục chủ đề, theo định nghĩa từ điển ALA về thư viện học và tin học Anh – Việt, là danh sách các từ ngữ chuẩn dùng làm tiêu đề cho các môn loại hoặc toàn bộ lĩnh vực kiến thức của con người Ví dụ điển hình là Bảng Tiêu đề môn loại của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ Bảng này bao gồm các tham chiếu xuôi và ngược cho mỗi từ ngữ, kèm theo ghi chú giải thích về phạm vi và cách sử dụng của một số tiêu đề, và đôi khi có số phân loại đi kèm.
Ta có thể nói theo một cách khác:
6 ALA Từ điển giải nghĩa thư viện học v tin học Anh – Việt (1996), Dịch giả Phạm Thị Lệ Hương, Lm Vĩnh
Thế, Nguyễn Thị Nga, Galen Press, Arizona
Bảng đề mục chủ đề là một tập hợp các đề mục được sắp xếp theo thứ tự chữ cái, giúp làm rõ các khái niệm mà không bị trùng lặp.
Bảng đề mục chủ đề là công cụ thiết yếu cho cán bộ biên mục chủ đề, giúp đảm bảo tính khoa học và sự thống nhất giữa các đề mục.
1.2.2 Cấu tạo đề mục chủ đề:
Có ba yếu tố tạo nên cấu tạo của đề mục chủ đề, cán bộ biên mục chủ đề cần nắm rõ
Đề mục chủ đề có thể được hình thành từ danh từ hoặc cụm danh từ, được tạo ra bằng cách kết hợp danh từ với các loại từ khác như tính từ, động từ và trạng từ.
Ví dụ: Đề mục chủ đề là danh từ: Điện ảnh, âm nhạc Đề mục chủ đề là cụm danh từ: Tiểu thuyết trinh thám, bùng nổ thông tin
Cấu trúc của đề mục chủ đề
Cấu trúc của đề mục chủ đề được xác định bởi loại đề mục đó Đối với đề mục chủ đề đơn, nó chỉ bao gồm một thành phần duy nhất, đó là chủ đề.
Vai trò, tác dụng của ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề
NNTTĐMCĐ, tương tự như ngôn ngữ tìm tin phân loại và từ khoá, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
Thông tin sau khi xử lý sẽ được lưu trữ trên nhiều loại vật mang tin như bộ phiếu truyền thống, phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi, và các biểu ghi trong tệp dữ liệu trên đĩa từ, đĩa quang Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại ngôn ngữ tìm tin, thông tin sẽ được lưu trữ với những đặc trưng khác nhau Đối với ngôn NNTTĐMCĐ, thông tin được lưu trữ một cách toàn diện, bao quát mọi khía cạnh và góc độ nghiên cứu của vấn đề.
Tìm kiếm thông tin là bước quan trọng trong quá trình cung cấp thông tin tại các thư viện và cơ quan thông tin Hoạt động này nhằm mục đích phổ biến thông tin một cách hiệu quả NNTTĐMCĐ giúp người dùng truy cập thông tin một cách toàn diện và chính xác, đặc biệt khi họ biết cách kết hợp đúng ĐMCĐ và các phụ đề liên quan.
NNTTĐMCĐ đóng vai trò quan trọng trong nhiều giai đoạn của quy trình thông tin tư liệu, mang lại tác động tích cực đến hoạt động của thư viện và các cơ quan thông tin.
NNTTĐMCĐ là công cụ quan trọng trong việc xử lý nội dung tài liệu, không chỉ hỗ trợ biên mục chủ đề mà còn giúp phân loại tài liệu hiệu quả Trước khi tiến hành phân loại, cán bộ cần xác định chủ đề của tài liệu để tạo ra đề mục chủ đề, từ đó tìm kiếm trong bảng phân loại và chọn ký hiệu phù hợp nhất cho tài liệu.
NNTTĐMCĐ là công cụ tra cứu hữu ích, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận nguồn tài liệu và thông tin theo chủ đề quan tâm Với tủ mục lục phích và mục lục chủ đề trong máy, nó cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác.
Mục lục môn loại tại các thư viện cơ quan thông tin giúp người dùng dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm tài liệu theo vấn đề cụ thể Vì mục lục này phản ánh nội dung tài liệu theo từng môn loại, nên các vấn đề có thể bị phân tán trong nhiều môn loại khác nhau Việc kết hợp mục lục phân loại với mục lục chủ đề hay ô tra chủ đề sẽ nâng cao hiệu quả tra cứu tài liệu cho người dùng.
NNTTĐMCĐ là quá trình tập hợp tài liệu có cùng chủ đề vào một hệ thống trong thư viện hoặc cơ quan thông tin, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện Việc này hỗ trợ trong công tác tuyên truyền và giới thiệu tài liệu thông qua các hoạt động như biên soạn thư mục chuyên đề, tổ chức triển lãm sách và hội thảo Nhờ đó, hiệu quả phục vụ và uy tín của thư viện cũng như cơ quan thông tin được nâng cao.
Giới thiệu về thư viện
Ngày 11 tháng 5 năm 1995, thư viện Cao học được xây dựng theo một dự án đầu tư ban đầu của Vụ Sau Đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và trường đại học Tổng hợp TP HCM, đây chính là tiền thân của thư viện trường đại học Khoa học Tự nhiên hiện nay Năm 1996, trường đại học Khoa học Tự nhiên tách ra khỏi trường đại học Tổng hợp và thư viện Cao học chính thức đồi tên thành thư viện trường đại học Khoa học Tự nhiên (ĐHQG TP HCM.)
Thư viện được thiết kế theo hướng mở, tích hợp công nghệ hiện đại để nâng cao trải nghiệm người dùng, giúp họ dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin, đáp ứng nhu cầu đa dạng của mọi đối tượng sử dụng.
Nhiệm vụ của thư viện:
Quản lý công tác thư viện, tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý và khai thác, phục vụ thông tin
Đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của sinh viên, giảng viên và cán bộ nghiên cứu tại trường Đại học Khoa học Tự nhiên, cũng như các trường thuộc Đại học Quốc gia TP HCM.
Thư viện được xây dựng với định hướng hiện đại, kết hợp giữa tài liệu in truyền thống và nguồn tài liệu điện tử phong phú Hiện nay, thư viện đã phát triển một kho tàng tài liệu đa dạng, phục vụ nhu cầu của người dùng.
Luận văn, luận án 1.574 nhan đề
Báo cáo khoa học 800 nhan đề
Cơ sở dữ liệu nội sinh bao gồm 40 bộ sưu tập số liên quan đến các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, và khoa học xã hội & nhân văn Ngoài ra, cơ sở dữ liệu luận văn chứa hơn 1200 nhan đề, trong khi cơ sở dữ liệu báo cáo khoa học có 917 nhan đề.
Cơ sở dữ liệu ngọai sinh gồm: mua quyền hai cơ sở dữ liệu và dùng chung với đại học Quốc gia TP HCM 14 cơ sở dữ liệu
Hiện nay thư viện có 17 cán bộ theo nhiều chuyên ngành đào tạo và nhiều cấp bậc đào tạo khác nhau
Sau đại học 2 cán bộ Đại học 7 cán bộ
Thư viện thông tin 6 cán bộ Công nghệ thông tin 4 cán bộ
Đội ngũ cán bộ thư viện đã khắc phục được tình trạng thiếu nhân lực chuyên ngành Khoa học Tự nhiên và Khoa học Kỹ thuật, điều này rất cần thiết cho hoạt động của thư viện, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ hiện đại Cụ thể, thư viện phân công 2 cán bộ quản lý, 5 cán bộ nghiệp vụ, 6 cán bộ phục vụ và 4 cán bộ phụ trách công nghệ thông tin.
Thư viện hiện có khoảng 16.300 người đăng ký, chủ yếu là sinh viên, giảng viên và học viên cao học Để hỗ trợ người đọc trong việc sử dụng thư viện, hàng năm từ tháng 9 đến tháng 10, thư viện tổ chức các lớp hướng dẫn vào thứ bảy Tại đây, người dùng sẽ được chỉ dẫn cách sử dụng mục lục trực tuyến, làm thẻ, cũng như tìm hiểu về nội quy và các dịch vụ của thư viện.
2.1.4 Cơ sở vật chất Được sự quan tâm đầu tư của trường, thư viện có cơ sở vật chất khá đầy đủ và hiện đại Thư viện được trang bị 3 máy chủ và 105 máy tính phục vụ cho cán bộ thư viện cũng như người sử dụng cùng nhiều thiết bị hiện đại khác như: thiết bị mượn trả tài liệu tự động (bộ ghi và khử từ), thiết bị kiểm sóat tự động (cổng từ), thiết bị in ấn, sao chép tài liệu (máy in, máy scan…) và nhiếu thiết bị khác hỗ trợ cho công tác thư viện ( mã vạch, máy kiểm kê sách bằng tay…)
Thư viện có diện tích 2.100 m² và cung cấp 500 chỗ ngồi tại lầu 9 và 10, được thiết kế đặc biệt để mang lại sự thoải mái và thuận tiện cho người sử dụng cũng như cán bộ thư viện.
Hoạt động xây dựng đề mục chủ đề
2.2.1 Bảng đề mục chủ đề thư viện sử dụng
Library of Conggress Subject Heading (LCSH) được thư viện sử dụng từ năm
LCSH, được phát triển từ các đề mục chủ đề do Thư viện Quốc hội Mỹ biên soạn từ năm 1898, lần đầu tiên được xuất bản khoảng từ năm 1909 đến 1914 với tên gọi "SH used in the dictionary catalogues of the LC" Đến lần xuất bản thứ 8 vào năm 1975, nó chính thức mang tên LCSH Thư viện Quốc hội Mỹ thực hiện việc cập nhật, bổ sung và sửa chữa LCSH hàng năm, với tổng cộng 6 ấn bản khác nhau.
Thư viện trường đại học KHTN TP HCM hiện đang áp dụng bảng LCSH phiên bản 27, bao gồm 5 tập Bảng LCSH này xây dựng các đề mục chủ đề dựa trên tên cá nhân, tổ chức, địa danh, sự vật, hiện tượng, vấn đề, cũng như các nguyên tố và hợp chất hóa học.
Các đề mục chủ đề trong LCSH có thể bao gồm danh từ đơn, thường ở dạng số nhiều, cụm danh từ (kết hợp với tính từ, danh từ khác, giới từ, hoặc liên từ), hoặc thậm chí là một nhóm từ hay câu hoàn chỉnh.
Trong LCSH, ngoài ĐMCĐ chính còn có các loại phụ đề phản ánh các khía cạnh khác nhau của ĐMCĐ chính:
Phụ đề đề tài (Topical Subd.)
Phụ đề địa lý (Place Subd / Geographic Subd.)
Phụ đề thời gian (Time period / Chronological Subd.)
Phụ đề hình thức (Form of material / Form Subd.)
LCSH có phụ đề trôi nổi tự do (Free-floating subd.) được sử dụng chung cho nhiều ĐMCĐ, thường liên quan đến đề tài hoặc hình thức Những phụ đề này được tập hợp thành một danh sách riêng, gọi là danh sách phụ đề trôi nổi tự do hoặc có thể nằm trong danh sách phụ đề của đề mục mẫu.
Các đề mục chủ đề trong LCSH không tồn tại độc lập mà có quan hệ với nhau rất chặt chẽ thông qua 3 mối quan hệ:
Quan hệ tương đương (Equivalence relation ships)
Quan hệ thức bậc ( Hierachical relationships)
Quan hệ tổ hợp liên quan (Associative relationships)
LCSH là một bảng đề mục chủ đề có nhiều ưu điểm
Các đề mục chủ đề trong LCSH bao gồm tất cả các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, và khoa học xã hội & nhân văn, vì vậy chúng có khả năng phản ánh đầy đủ các lĩnh vực mà nội dung tài liệu của thư viện đề cập đến.
Hàng năm, LCSH được bổ sung, sửa chữa và chỉnh lý, giúp tăng tính cập nhật cao, rất phù hợp cho thư viện có nguồn tài liệu chủ yếu trong lĩnh vực Khoa học Tự nhiên và Khoa học Kỹ thuật.
Bảng LCSH ngày càng phổ biến tại Việt Nam và được nhiều thư viện trên toàn thế giới áp dụng Đây là công cụ lý tưởng cho các thư viện hướng tới việc chuẩn hóa trong hợp tác, trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ nguồn lực.
Thư viện đã lựa chọn bảng LCSH làm nền tảng chính cho công tác biên mục chủ đề, nhờ vào những ưu điểm nổi bật của nó Bên cạnh đó, thư viện cũng tham khảo thêm các bảng khác để nâng cao hiệu quả biên mục.
“Sear’s List of Subject Headings” xuất bản lần thứ 16 do Joseph Miller biên tập
2.2.2 Thực tiễn hoạt động biên mục chủ đề
Ngay từ khi thành lập, thư viện đã lựa chọn ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề (NNĐMCĐ) làm một trong những phương tiện chính để người dùng tiếp cận tài liệu Qua thời gian phát triển, NNĐMCĐ đã trở thành một thế mạnh nổi bật của thư viện.
Bước đầu tiên trong việc áp dụng NNTTĐMCĐ tại thư viện là xử lý nội dung tài liệu thông qua biên mục chủ đề Đây là một khâu quan trọng, không chỉ tạo ra các đề mục chủ đề giúp người dùng dễ dàng tiếp cận tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả phân loại tài liệu Do đó, công tác biên mục chủ đề được thực hiện cẩn thận bởi 5 cán bộ trong bộ phận nghiệp vụ Các cán bộ này đều có kiến thức vững về biên mục chủ đề, nguyên tắc cấu trúc của bảng LCSH và hiểu biết về các lĩnh vực khoa học cũng như trình độ ngoại ngữ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ biên mục chủ đề.
Quá trình biên mục chủ đề của thư viện trường đại học KHTN TP HCM được tiến hành như sau:
Trước khi xây dựng các đề mục chủ đề cụ thể, cán bộ thư viện cần xem xét hình thức và nội dung tài liệu qua các yếu tố như nhan đề, mục lục, lời nói đầu, tác giả, nhà xuất bản, và toàn văn tài liệu nếu cần Từ đó, họ sẽ rút ra những đề tài chính được đề cập và diễn đạt chúng bằng các thuật ngữ ngắn gọn.
Cán bộ thư viện sử dụng các thuật ngữ có sẵn để tra cứu trong “Tập tin có thẩm quyền chủ đề mẫu” nhằm tìm kiếm đề mục chủ đề phù hợp Đây là danh sách tổng hợp các đề mục mà thư viện và thư viện đại học Mở – Bán công TP HCM đã phát triển trong nhiều năm, đóng vai trò là công cụ hỗ trợ quan trọng cho cán bộ thư viện Nếu tìm thấy đề mục chủ đề thích hợp, quá trình biên mục sẽ được hoàn tất.
Khi không tìm thấy đề mục chủ đề phù hợp, cán bộ thư viện sẽ dịch các thuật ngữ tiếng Việt sang tiếng Anh với sự hỗ trợ từ từ điển ngôn ngữ và chuyên ngành Sau đó, họ tra cứu các thuật ngữ tiếng Anh này trong bảng LCSH để chọn ra đề mục chủ đề phản ánh chính xác nội dung tài liệu Cuối cùng, cán bộ thư viện dịch đề mục chủ đề tiếng Anh trở lại tiếng Việt, hoàn thành quá trình biên mục chủ đề.
Khi bảng LCSH không phản ánh chính xác nội dung tài liệu, cán bộ thư viện sẽ đồng thuận tạo ra đề mục chủ đề mới.
Các đề mục chủ đề mới được xây dựng phản ánh nội dung tài liệu liên quan đến lịch sử, kinh tế, chính trị và luật pháp Việt Nam, cùng với tài liệu về Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Tài liệu về lịch sử Việt Nam
Việt Nam – Lịch sử – Phụ đề
Anh hùng Điện Biên Phủ / Lê Hải Triều – Hà Nội : Quân đội nhân dân,
2004 – 177tr ; 20 cm Đề mục: Việt Nam Lịch sử 1945-1954 Điện Biên Phủ, Trận -1954
Tài liệu về kinh tế Việt Nam
Sử dụng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề trong việc xây dựng bộ máy
tra cứu 2.3.1 Giới thiệu phần mềm thư viện sử dụng
Từ năm 2006, thư viện trường đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp IportLib để biên mục tài liệu và tổ chức mục lục máy (OPAC), thay thế cho phần mềm ILOC Phần mềm IportLib, do công ty cổ phần IES Việt Nam phát triển, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn thư tịch và thông tin thư viện truyền thống lẫn hiện đại, đồng thời ứng dụng công nghệ tiên tiến để xây dựng và quản lý thư viện số Phần mềm này được chia thành nhiều phân hệ, mỗi phân hệ có chức năng riêng biệt nhằm phục vụ cho các hoạt động và công tác quản lý thư viện.
Phân hệ bổ sung Phân hệ biên mục
Phân hệ quản lý độc giả Phân hệ lưu hành
Phân hệ tra cứu OPAC Phân hệ ấn phẩm liên tục
Phân hệ quản lý hành chính Phân hệ truy hồi thông tin
Quá trình tổ chức mục lục chủ đề trong mục lục máy được thực hiện thông qua phân hệ biên mục Phân hệ này có các chức năng sau:
Chức năng biên mục sách
Chức năng hỗ trợ biên mục các ấn phẩm khác như luận văn, công trình nghiên cứu, tài liệu đa phương tiện
Chức năng hỗ trợ cán bộ biên mục trong việc quản lý các danh mục của các trường bao gồm danh mục tác giả, danh mục đề mục, ký hiệu phân loại và nhà xuất bản, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác trong quản lý thông tin.
Chức năng in nhãn và in mã vạch
Tất cả các trường biên mục trong hệ thống đều tuân thủ tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế AACR 2, đồng thời thư viện cũng phát triển điểm truy cập đề mục chủ đề cho các tạp chí thông qua phân hệ ấn phẩm định kỳ.
2.3.2 Quá trình tổ chức mục lục chủ đề trong mục lục máy
Ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề là một trong những điểm truy cập quan trọng trong mục lục OPAC của thư viện, hình thành nên “tủ mục lục chủ đề trong mục lục máy” Để tổ chức mục lục chủ đề hiệu quả, cán bộ thư viện cần xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục với trường đề mục chủ đề Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện khả năng tìm kiếm tài liệu của người dùng trong thư viện.
Mỗi nhân viên thư viện đều được cấp một mật khẩu riêng để truy cập vào giao diện phân hệ biên mục qua cổng thông tin của thư viện.
Thư viện xây dựng điểm truy cập cho các ấn phẩm như sách, luận văn, công trình nghiên cứu, tài liệu đa phương tiện và tạp chí Mỗi loại ấn phẩm đều có giao diện biên mục riêng, bao gồm các trường đã được định sẵn theo sự thống nhất của thư viện.
Ví dụ giao diện biên mục sách:
Sau khi xác định các chủ đề và phụ đề, cán bộ thư viện sẽ nhập dữ liệu vào trường “Tên đề mục” theo định dạng ĐMCĐ phụ đề, với dấu “ ” ngăn cách giữa ĐMCĐ và các phụ đề cũng như giữa các phụ đề với nhau Trước khi thực hiện việc nhập dữ liệu, cán bộ thư viện cần tìm kiếm trong danh sách tiêu đề mẫu đã được lưu trong phần mềm bằng cách nhấp vào biểu tượng tương ứng.
Giao diện tìm kiếm đề mục
Cán bộ thư viện nhập chủ đề tài liệu vào ô “tên đề mục” để tìm kiếm danh sách các đề mục chủ đề đã có Sau khi đối chiếu với đề mục chủ đề đã xác định, nếu có sự tương đồng, cán bộ sẽ chọn và ra lệnh “Lấy dữ liệu”; nếu không, họ sẽ chọn “Thêm mới” Thao tác này giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các đề mục chủ đề cũ và mới, phản ánh cùng một vấn đề.
Giao diện kết quả tìm kiếm đề mục
Khi tài liệu có nhiều đề mục chủ đề, các thao tác cần thiết sẽ được thực hiện lặp lại Sau khi nhập dữ liệu vào trường đề mục và các trường mô tả khác, phần mềm sẽ tự động tổ chức các điểm truy cập, bao gồm cả điểm truy cập đề mục chủ đề Quá trình này giúp hình thành mục lục chủ đề trong tài liệu một cách hiệu quả.
Sử dụng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề trong hoạt động tra cứu tài liệu
2.4.1 Đối với cán bộ thư viện
Cán bộ thư viện trường đại học KHTN TP HCM áp dụng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề nhằm thu thập tài liệu phục vụ cho các hoạt động học tập và nghiên cứu.
Dịch vụ tham khảo của thư viện là một tiện ích lớn cho những bạn đọc không có thời gian hoặc khả năng tra cứu tài liệu Người dùng chỉ cần đến thư viện, điền thông tin vào phiếu yêu cầu, và cán bộ thư viện sẽ tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu Trong quá trình này, NNTTĐMCĐ là công cụ quan trọng giúp cán bộ thư viện hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Mặc dù hoạt động xây dựng thư mục không phải là thế mạnh của thư viện, nhưng để tập hợp tài liệu đầy đủ theo lĩnh vực, vấn đề hoặc đề tài trong công tác biên soạn thư mục chuyên ngành hay chuyên đề, NNTTĐMCĐ vẫn là lựa chọn hàng đầu cho cán bộ thư viện.
NNTTĐMCĐ được các cán bộ thư viện sử dụng thường xuyên để tìm kiếm tài liệu phục vụ cho nhu cầu tự học của họ.
2.4.2 Đối với người sử dụng
NNTTĐMCĐ là công cụ quan trọng cho người dùng thư viện khi họ cần tìm kiếm thông tin mà không rõ các yếu tố mô tả thư mục Theo khảo sát tại thư viện, 87% phiếu điều tra nhận được phản hồi từ người sử dụng cho thấy mức độ sử dụng NNTTĐMCĐ được đánh giá cao.
Thường xuyên Thỉnh thoảng Rất ít Chưasử dụng
40.5 % 44 % 5.95 % 9.5 % Đánh giá của người sử dụng về kết quả tra cứu tài liệu theo NNTTĐMCĐ
Tốt Khá Trung bình Kém
NNTTĐMCĐ là một ngôn ngữ tìm tin phổ biến với tỷ lệ sử dụng cao, tuy nhiên, độ chính xác của kết quả tra cứu không đạt mức độ đầy đủ như mong đợi.
Cách thức tra cứu tài liệu bằng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề qua mục lục trực tuyến OPAC
Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo đề mục chủ đề thông qua mục tra cứu nhanh trên giao diện trang chủ của website thư viện hoặc trong hệ thống OPAC.
Mục tra cứu nhanh giúp người dùng tìm kiếm tài liệu dễ dàng theo đề mục, nhan đề, tác giả hoặc kết hợp tất cả các yếu tố này Để sử dụng, hãy nhập thuật ngữ cần tìm vào ô từ khoá, chọn yếu tố tìm kiếm và nhấn Enter hoặc click lệnh >> để nhận kết quả.
Phân hệ OPAC cung cấp khả năng tìm kiếm tài liệu đa dạng thông qua mục “Tìm kiếm cơ bản”, cho phép người dùng tìm kiếm theo tất cả các loại hình tài liệu Ngoài ra, người dùng cũng có thể tìm kiếm tài liệu theo từng loại hình cụ thể tại mục “sách”.
Tại mục tìm kiếm cơ bản, bạn có thể thực hiện thao tác tương tự như phần tra cứu nhanh bằng cách thay lệnh >> bằng “Tìm kiếm” Hệ thống cho phép tìm kiếm theo từng loại hình tài liệu với ba cấp độ: tìm cơ bản, tìm chi tiết (kết hợp đề mục chủ đề với các yếu tố thông tin xuất bản, số phân loại, số ISBN), và tìm kiếm nâng cao (sử dụng toán tử AND, OR, NOT để kết hợp các yếu tố nhan đề, tác giả, đề mục).
Khi thực hiện tìm kiếm, người dùng sẽ nhận được danh sách các đề mục liên quan đến thuật ngữ tìm kiếm, kèm theo số lượng biểu ghi của từng đề mục Sau đó, cần chọn đề mục phù hợp nhất và truy cập vào biểu ghi thư mục chi tiết để biết thông tin về số phân loại, ký hiệu xếp giá, nơi lưu trữ và tình trạng của tài liệu Cuối cùng, quá trình tìm kiếm tài liệu sẽ được hoàn tất bằng việc đối chiếu và xác định vị trí tài liệu trong kho dựa trên ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề.
Nhận xét việc sử dụng ngôn ngữ tìm tin đề mục chủ đề tại thư viện trường đại học KHTN TP HCM
Ngay từ khi thành lập, thư viện đã xác định NNTTĐMCĐ là một trong những điểm truy cập chính của tài liệu Do đó, ban giám đốc thư viện đã chú trọng đầu tư vào việc sử dụng ngôn ngữ tìm tin, bao gồm đội ngũ cán bộ biên mục chủ đề, phần mềm tổ chức tra cứu, và hướng dẫn người dùng sử dụng ngôn ngữ tìm tin một cách hiệu quả.
Các cán bộ thực hiện công tác biên mục chủ đề cần có kiến thức vững vàng về lĩnh vực chuyên môn và các lĩnh vực khoa học liên quan, cùng với khả năng ngoại ngữ tốt Điều này giúp họ thực hiện biên mục một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và bỡ ngỡ khi bắt đầu công việc.
Khó khăn lớn nhất của cán bộ thư viện khi sử dụng NNTTĐMCĐ là rào cản về ngoại ngữ Việc hạn chế khả năng ngoại ngữ gây khó khăn trong việc dịch thuật các thuật ngữ từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại Mặc dù có thể tham khảo “Tập tin có thẩm quyền chủ đề mẫu”, nhưng các đề mục chủ đề vẫn chưa đủ, đặc biệt trong lĩnh vực KHTN và KHKT chuyên ngành, nơi thường xuyên xuất hiện những vấn đề mới Do đó, cán bộ thư viện cần phải sử dụng tiếng Anh một cách thường xuyên trong quá trình biên mục chủ đề, điều này yêu cầu họ nỗ lực không ngừng trong công việc.
Khó khăn thứ hai trong công tác thư viện là việc thống nhất các đề mục chủ đề mới không có trong bản LCSH, điều này tiêu tốn nhiều thời gian của cán bộ thư viện Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp mà các đề mục chủ đề chưa được thống nhất hoàn toàn.
Thư viện đã áp dụng NNTTĐMCĐ để xây dựng một bộ máy lưu trữ và tìm kiếm thông tin hiệu quả (OPAC) với giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu Các thao tác biên mục chủ đề tuân theo quy trình nhất định, đảm bảo độ chính xác và thống nhất cao, phản ánh đúng nội dung tài liệu của thư viện Việc lựa chọn bảng LCSH cho biên mục chủ đề và lưu lại trong “tập tin có thẩm quyền chủ đề mẫu” đã giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện trong việc xây dựng đề mục chính xác và cập nhật Thư viện cũng không ngừng bổ sung đề mục mới để khắc phục tính thiên lệch của LCSH, phù hợp với tình hình Việt Nam Hơn nữa, NNTTĐMCĐ đã trở thành công cụ truy cập quan trọng, với 40.55% người dùng thường xuyên và 44% thỉnh thoảng sử dụng ngôn ngữ này, cho thấy độ đầy đủ và chính xác của kết quả tìm kiếm được đánh giá cao.
Nhược điểm chủ yếu của thư viện trong việc sử dụng NNTTĐMCĐ là những vấn đề mang tính kỹ thuật trong khâu biên mục chủ đề
Thư viện hiện nay sử dụng cả đề mục chủ đề có giá trị và không có giá trị khi một khái niệm được diễn đạt bằng nhiều thuật ngữ khác nhau, điều này có thể dẫn đến hiện tượng mất tin cậy trong quá trình tra cứu thông tin.
Nghiên cứu của Trần Thị Thu Thủy tại Đại học Khoa học Tự nhiên TP HCM năm 2003 đã chỉ ra rằng probiotic có khả năng kiểm soát tác dụng tay thế kháng sinh trong việc phòng ngừa tiêu chảy do E coli ở heo con Đề tài này tập trung vào kỹ thuật nuôi trồng heo, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng probiotic để cải thiện sức khỏe và giảm thiểu nguy cơ mắc bệnh cho heo con.
Kỹ thuật nuôi lợn thịt / Phạm Hữu Danh, Lưu Kỷ, Nguyễn Văn Thưởng -
Hà Nội : Nông nghiệp, 1997 - 71tr ; 19 cm Đề mục chủ đề là Lợn (Động vật) – Kỹ thuật nuôi trồng
Vì vậy khi tra cứu tài liệu theo đề mục chủ đề là heo, hay lợn đếu không tìm được đầy đủ tài liệu
Các đề mục chủ đề vẫn còn tình trạnh chưa thống nhất trong việc trình bày
Ví dụ: Tôm (Động vật) – Kỹ thuật nuôi
Nhiều tài liệu khi biên mục chủ đề hoặc khi xây dựng bộ máy tra cứu không đầy đủ, chính xác gây nhiễu tin
Ví dụ: khi tra cứu đề mục chủ đề “Ngô” ta thu được kết quả là các đề mục chủ đề sau:
Ngô Tất Tố, 1894-1954 – Tác phẩm
Thư viện sử dụng từ chỉ địa danh Việt Nam trong các đề mục chủ đề không thống nhất
Ví dụ: Truyện ngắn Việt
Nhưng thư viện cũng đã xây dựng các đề mục chủ đề
Các từ dùng làm đề mục chủ đề không chính xác
Ví dụ: Quản trị mại vụ (từ hán việt)
Ra quyết định (động từ) Thu nhập
Pháp ngữ (từ cổ) Việt ngữ
Mục lục tra cứu hiện tại chỉ thể hiện mối quan hệ giữa các đề mục chủ đề mà không cung cấp các tham chiếu, điều này hạn chế khả năng của người sử dụng trong việc mở rộng phạm vi nghiên cứu và tham khảo các vấn đề liên quan.
Trong mục lục chủ đề có nhiều đề mục chủ đề không sắp xếp theo thứ tự chữ cái
Ví dụ: Toán học – Bách khoa toàn thư
Toán học – Báo cáo khoa học Toán học – Lý thuyết
Toán học – Chương trình máy tính