Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát quá trình mua hàng và tiêu thụ sẽ giúp người học nắm được chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp; chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ.

BÀI 5 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

VÀ TIÊU THỤ

ThS Nguyễn Thị Phương Lan

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Tại Công ty TNHH BMC có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

• Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phậnnhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng vàgửi cho bộ phận kế toán ghi sổ Vật liệu được nhận vào kho

• Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên.Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương Các khoản tiềnthu của chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vàođây Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giámđốc tài chính Công ty Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu

sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong

kỳ về nộp cho Công ty

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:

• Mô tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp

• Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

• Nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

• Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ

NỘI DUNG

Kiểm soát chu trình mua hàng

Kiểm soát chu trình tiêu thụ

1 KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

1.2 Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng

1.1 Vai trò và đặc điểm của chu trình mua hàng

1.3 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng

1.4 Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng

1.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sảnxuất và thương mại

• Chu trình mua hàng còn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi nhữnggian lận:

 Là khởi đầu của quả trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Trải qua nhiều khâu và kiên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác như: hàngtồn kho, tiền…

 Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển đếnnhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác

• Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng và kết thúc bằng việc thanh toáncho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được

1.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:

 Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tốđầu vào nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn

 Lập đơn yêu cầu mua hàng

 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: thông qua đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khácnhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp

 Lập đơn đặt hàng: lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng ˗ đây là mộtchứng từ hợp pháp

 Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: một điểm quyết định trong chu trìnhnghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợliên quan

 Theo dõi các khoản nợ người bán

 Thanh toán tiền cho người bán: công việc này chỉ được thực hiện khi đã có đủ bốn yếutố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền, đơn đặthàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng

1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng

chiến lược và tác nghiệp;

 Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra

mua hàng;

 Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách

mua hàng;

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng

với các kế hoạch hóa bộ phận hoạtđộng khác;

 Kiểm tra các điều kiện tiền đề

 Nghiên cứu thị trường mua hàng:

chuẩn bị thông tin về điều kiệnmua và các nguồn hàng;

 Dự báo cầu về nguyên vật liệu,thiết bị;

 Phát triển, bổ sung và sử dụng môhình kế hoạch hoá lượng đặt hàng;

 Xác định giới hạn cao của giá

1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Kiểm soát chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến muasắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động muasắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định

• Trên cơ sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệpmua → kiểm tra hàng hóa nhập về và kiểm tra quá trình lưu kho

• Kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo được ngân sách dành cho hoạt động

• Nhiệm vụ này khi kiểm soát cần trả lời các câu hỏi:

 Tính hợp lí của quyết định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng

 Ảnh hưởng của các giải pháp đầu tư chiến lược đến các chính sách đặt hàng và lưu khotác nghiệp

• Có thể dự báo được lượng nguyên vật liệu cần thiết và các thông tin về hoạt động mua hàng

→ trợ giúp cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Yêu cầu mua hàng: Tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp

với mục đích sử dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng…

 Nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên: một liên lưutại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để đặt hàng

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Lựa chọn nhà cung cấp: Tránh trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà

cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp

 Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá

 Thực hiện việc hoán đổi nhân viên mua hàng, đồng thời ban hành các quy tắc đạo đức

 Lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt

 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhàcung cấp

 Thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận (chức năng ghi chép ban đầu vềcác nhà cung cấp cần độc lập với bộ phận xử lý báo giá)

 Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Đặt hàng

 Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ những người có

thẩm quyền và phải được lập ít nhất 5 liên

 Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng

 Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng

hàng vẫn chưa được nhận

 Xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên

mua trước khi hàng thực tế nhận

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Phê duyệt việc mua hàng: Ước tính được thời gian hợp lý để

mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt về quá sớm hoặc quá trễ

 Phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp

nhiều người cùng đặt một mặt hàng

 Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đang đặt và mặt hàng nào cần

đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt về quá nhiều

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Lựa chọn nhà cung cấp: Tránh trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà

cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp

 Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá

 Thực hiện việc hoán đổi nhân viên mua hàng, đồng thời ban hành các quy tắc đạo đức

 Lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt

 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhàcung cấp

 Thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận (chức năng ghi chép ban đầu vềcác nhà cung cấp cần độc lập với bộ phận xử lý báo giá)

 Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Nhận hàng: Tránh việc hàng nhận không đúng qui cách,

chất lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho đã bị

biển thủ…

 Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc

lập thực hiện (nhận hàng ≠ mua hàng)

 Cần lập báo cáo về số hàng nhận được và được lập

thành 2 liên (kế toán và lưu ở bộ phận nhận hàng)

 Mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp → cần

phải có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để

hỗ trợ cho việc nhận hàng

1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền: Nhân viên

mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh

toán, kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không

đủ tiền trả cho nhà cung cấp khi đến hạn…

 Cần có quy định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm

hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đếnphòng kế toán

 Có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với

nhà cung cấp

 Kiểm tra sự chính xác của các hóa đơn, kế toán công

nợ sẽ lưu hóa đơn chưa thanh toán vào hồ sơ theo thứ

tự thời hạn thanh toán

1.4 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG

• Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo

để yêu cầu đơn vị thanh toán

• Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với

mức giá đưa ra không hợp lý

• Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao,

thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền

cho nhưng hóa đơn không có thực

• Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng

• Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy

cách và phẩm chất đã được mô tả

2 KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ

2.1 Vai trò và đặc điểm của chu trình tiêu thụ

2.2 Chức năng kiểm soát chu trình tiêu thụ

2.3 Thủ tục kiểm soát chu trình tiêu thụ

2.4 Một số rủi ro gặp phải trong chu trình tiêu thụ

2.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Là chu trình cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

• Không chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình đi trước, mà còn đánh giá hiệu quả của toàn

bộ quá trình sản xuất kinh doanh

• Là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

• Thông thường doanh nghiệp sử dụng hai hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ

• Hoạt động tiêu thụ rất phức tạp, chu trình này có đặc điểm cần quan tâm:

 Phải trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu,hàng hóa…

 Nợ phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp

2.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Chu trình tiêu thụ trong doanh nghiệp với các chức năng sau:

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu muahàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua

 Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác, những người

có thẩm quyền đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giaohàng phải lập chứng từ vận chuyển

 Lập và giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ số lượng, quycách, chất lượng hàng hóa

 Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng: Tùy theo chính sách bán hàng hoặc tình hình tàichính của doanh nghiệp mà có các hình thức thanh toán: thanh toán ngay, ứng tiềntrước khi mua hàng, mua hàng tín dụng

2.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ

Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ

- Phối hợp giữa chiến lược và tác nghiệp;

- Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với các kế hoạch bộ

phận khác;

- Phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra;

- Phát triển các kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở phân

tích sai lệch doanh thu;

- Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở kiểm tra

điều kiện tiền đề;

- Phát triển và đưa vào áp dụng hệ thống kích thích

nhân viên bán hàng

- Xác lập giới hạn dướicủa giá;

- Nghiên cứu thị trường

2.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho cácnhà quản trị bán hàng, là công cụ tạo lập cơ sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị raquyết định

• Phối hợp kế hoạch hóa chiến lược và tác nghiệp nhằm thúc đẩy tác dụng của chiến lược,thông qua việc xác định tiềm năng và tính hấp dẫn của thị trường đến các quyết địnhtác nghiệp

• Thông qua định hướng chiến lược → đưa ra một kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đúng đắn luôn

là cơ sở để xây dựng một kế hoạch sản xuất thích hợp

• Kiểm soát chu trình tiêu thụ để biết được các sản phẩm đưa ra bán có phù hợp với thịtrường → giải pháp đổi mới sản phẩm cho quá trình tiêu thụ

• Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở kiểm tra các điều kiện tiền đề như: tính chất cạnhtranh, chính sách giá cả, hệ thống đưa ra sẽ mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp

• Chức năng dịch vụ nhằm trợ giúp cho nhà quản trị thông tin về cầu thị trường và cầu của

2.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Nhận và xử lý đơn đặt hàng: Tránh trường hợp đơn đặt

hàng có thể được chấp nhận nhưng không được cấp thẩm

quyền phê duyệt, đồng ý bán hàng nhưng doanh nghiệp

không có khả năng cung ứng

 Cần xác minh lượng hàng lưu kho có đủ đáp ứng yêu

cầu của khách hay không

 Nhận được đơn đặt đặt hàng với đầy đủ thông tin và

chữ kí thì cần phải xác minh lại chữ kí

• Xét duyệt bán chịu: Tránh trường hợp bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu

chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền; nhân viên bánhàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu…

 Bộ phận xét duyệt bán chịu cần phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng

 cần có những quy định chặt chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ và khách hàng chỉ giaodịch một lần

 Sử dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở bộ phận xét duyệt bán chịu

2.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Chuyển giao hàng: Tránh trường hợp giao hàng không

đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng địa điểm;

hàng bị thất thoát trong quá trình giao hàng

 Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so

sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng

 Nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển thành

3 liên (giao hàng, theo hàng, lập hóa đơn)

 Sử dụng công nghệ thông tin có thể cung cấp chính

xác thời điểm kiểm kê hàng hóa

• Lập hóa đơn: Có các rủi ro như: hóa đơn ghi sai thông tin, không bán hàng nhưng vẫn lập

hóa đơn hoặc bán hàng nhưng quên không lập hóa đơn,

 Hóa đơn được lập cần căn cứ vào: chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận,đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển

• Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng có các rủi ro như:

quản lý nợ phải thu của khách hàng kém như thu hồi nợ chậm,

không đòi được nợ; các khoản thanh toán của khách hàng bị

nhân viên chiếm đoạt; xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng

không được xét duyệt

 Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay

thẻ tín dụng

 Khi sử dụng máy tính tiền tự động thì máy vừa in biên lai

cho khách hàng, vừa lưu trữ dữ liệu trong tập tin

 Doanh nghiệp cần ban hành chính sách lập dự phòng các khoản

phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi

 Định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng

cách đối chiếu số liệu từ bộ phận kế toán với các chứng từ

2.4 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH TIÊU THỤ

• Nhận những đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những kháchhàng không được phê duyệt

• Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu khôngđúng hay bán hàng cho khách không có khả năng thanh toán

• Nhận những đơn đặt hàng mà doanh nghiệp không có khả năng cung ứng

• Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện

• Hóa đơn tiền khách hàng thanh toán không được nhân viên xuất phiếu thu hay hóa đơn

• Nhân viên ghi nhận số tiền trên hóa đơn thấp hơn số tiền thực nhận

• Doanh nghiệp giao hàng không đúng địa điểm hoặc có thể giao cho khách hàng không đúngnhư qui cách

• Nhân viên lập hóa đơn quên lập hóa đơn đối với một số mặt hàng đã giao

• Nhân viên chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả