Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 4 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát cung cấp kiến thức về khái lược về trung tâm kiểm soát; thiết kế các trung tâm kiểm soát.

BÀI 4 HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM

KIỂM SOÁT

ThS Nguyễn Thị Phương Lan

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận?

Tại sao?

• Công ty M sản xuất và bán các loại đèn Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức

theo dòng sản phẩm Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận

marketing

• Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn

cần sản xuất Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy

khác nhau trong bộ phận sản xuất Do công suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động

sản xuất được thuê ngoài Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các

nhà máy khác nhau trên cơ sở các nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất

những loại đèn khác nhau tại các nhà máy Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ

sở đạt được đầu ra trong khuôn khổ chi phí dự báo

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:

• Mô tả về các trung tâm kiểm soát

• Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm soát

• Xác định được các loại trung tâm kiểm soát

• Giải thích các kỹ năng cần có trong quá trình hình thành trung tâm kiểm soát

NỘI DUNG

Khái lược về trung tâm kiểm soát

Thiết kế các trung tâm kiểm soát

1 KHÁI LƯỢC VỀ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

1.2 Vai trò của thiết kế trung tâm kiểm soát

1.1 Khái niệm

1.3 Các yêu cầu cần đảm bảo khi thiết kế trung tâm kiểm soát

1.4 Kỹ năng thiết kế các trung tâm kiểm soát

1.1 KHÁI NIỆM

• Hình thành đúng các điểm kiểm soát càng chiếm vị trí quan

trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh

• Là đơn vị bộ phận của doanh nghiệp được giới hạn theo các

tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát có kết

quả và hiệu quả cao

• Mỗi trung tâm kiểm soát phải là một đơn vị bộ phận nào đó

của doanh nghiệp

• Một doanh nghiệp có thể có nhiều trung tâm kiểm soát

• Trung tâm kiểm soát có thể là một thực thể pháp nhân hoặc có

thể là một thực thể mà không có tính pháp nhân

1.2 VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở

 Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn đối với thông tin từ cơ sở

 Chất lượng ra quyết định có thể được cải thiện

 Ý nghĩa đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia, nơi các bộ phận hoạt động ở các quốcgia khác nhau, tuân thủ các quy định và pháp lý khác nhau

• Tăng tính cạnh tranh

 Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép doanh nghiệp xác định đónggóp của từng bộ phận

 Làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các áp lực cạnh tranh

• Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện

 Truyền thông tin theo hai hướng (trụ sở chính đến cơ sở và ngược lại) có thể gây ra sựtrì hoãn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng

 Thiết kế các trung tâm kiểm soát, việc khó khăn này có thể được loại trừ

1.2 VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung

 Nhà quản trị tại các trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định

 Nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực

• Giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị cấp cao

 Phân quyền việc ra quyết định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ đượcgiảm nhẹ khỏi việc ra quyết định hàng ngày

 Nhà quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết địnhchiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục tiêu

đề ra

1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng

kiểm soát.

 Nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát ở các

doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau →cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểmsoát ở doanh nghiệp mình

 Hoạt động kiểm soát càng nhiều nhiệm vụ bao

nhiêu thì việc xác định các trung tâm kiểm soátcàng phải chi tiết bấy nhiêu

 Hình thành các trung tâm kiểm soát là điều kiện không thể thiếu để đảm bảo hoàn thànhđược các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát

 Muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm soát →phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận

1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách

nhiệm cá nhân của người phụ trách.

 Các nhiệm vụ rất quan trọng của kiểm soát là để

điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động củatừng bộ phận, cá nhân

 Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế

độ trách nhiệm cá nhân

 Khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung

tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân củangười phụ trách

 Không gắn với trách nhiệm cá nhân thì việc xác định

tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/không có hiệu quả sẽ ít

có ý nghĩa

1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát.

 Gắn mỗi (một số) bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể

 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng

 Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học

1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với tính hiệu quả và khả năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm soát đó.

 Mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt độngcủa trung tâm

 Hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của ngườiphụ trách

 Mỗi nhân viên hay công nhân phải bao quát được toàn bộ công việc do anh tađảm nhiệm

 Người phụ trách một bộ phận nào đó phải bao quát được việc thực hiện nhiệm vụ củamọi nhân viên dưới quyền

1.4 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Phân tích nhiệm vụ kiểm soát

 Để thực hiện chức năng phối hợp thì cần có các nhiệm vụ cụ thể nào? Trong các nhiệm

vụ cụ thể đó thì nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhận? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thìkhối lượng công việc phải hoàn thành là bao nhiêu?

 Để thực hiện chức năng dịch vụ thì cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nào? Nhiệm vụnào do kiểm soát đảm nhiệm? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng công việcphải hoàn thành là bao nhiêu?

 Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát là cơ sở để tiếp tục thiết kế các trung tâm kiểm soát

• Nghiên cứu mô hình quản trị doanh nghiệp

 Quản trị truyền thống sẽ hình thành các trung tâm kiểm soát

chức năng ở phạm vi toàn doanh nghiệp → mỗi trung tâmkiểm soát chức năng

 Mô hình quản trị theo quá trình sẽ nghĩ đến tính thống nhất,

tính trọn vẹn đến mức có thể của từng quá trình → hình

1.4 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

• Nghiên cứu và xác định nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi

trung tâm kiểm soát.

 Xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng trung tâm kiểm soát

phải trên cơ sở xác định khối lượng công việc kiểm soátcũng như các hình thức kiểm soát sẽ được áp dụng

 Kiểm soát muốn có kết quả và hiệu quả mong muốn →

mỗi trung tâm kiểm soát phải được sử dụng nhữngnguồn lực nhất định

 Là quyền hạn tại mỗi trung tâm kiểm soát phải rõ ràng

 Cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát được xác định cho

trung tâm kiểm soát đó

2 THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

2.1 Theo chức năng hoạt động

2.2 Theo không gian hoạt động

2.3 Theo cơ cấu tổ chức

2.4 Theo kỹ thuật kiểm soát

2.1 THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG

• Trung tâm kiểm soát nguyên vật liệu

 Gắn với chức năng mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu

 Toàn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu được kiểm soát vàđiều chỉnh tại trung tâm

• Trung tâm kiểm soát chế biến

 Gắn với chức năng sản xuất sản phẩm (ở doanh nghiệp sản xuất) hoặc tạo ra dịch vụ (ởdoanh nghiệp dịch vụ)

 Toàn bộ hoạt động chế biến sản phẩm được kiểm soát và điều chỉnh ở trung tâm

2.1 THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG

• Trung tâm kiểm soát nghiên cứu và phát triển

 Gắn với chức năng nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp

 Chỉ hình thành ở các doanh nghiệp có quy mô đủ lớn

• Trung tâm kiểm soát tiêu thụ

 Gắn với chức năng tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất hoặc trực tiếp cung cấpdịch vụ ở doanh nghiệp dịch vụ

 Hoạt động lưu kho, vận chuyển thành phẩm, bán hàng và tổ chức dịch vụ sau bánhàng… được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm

2.1 THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG

• Trung tâm kiểm soát quản trị doanh nghiệp

 Gắn với chức năng quản trị doanh nghiệp

 Toàn bộ hoạt động quản trị ở cấp doanh nghiệp

thuộc trung tâm

 Quy mô của trung tâm phụ thuộc vào quy mô của

doanh nghiệp và mô hình quản trị cụ thể

 Mô hình truyền thống thường dẫn đến quy mô

của trung tâm lớn hơn so với mô hình hiện đại

• Trung tâm kiểm soát chung

 Các bộ phận cung cấp điện, nước, gas, sưởi trung

tâm, điều hoà trung tâm, nhà ăn, thư viện,…

 Việc hình thành trung tâm gắn với các hoạt động

có tính chất chung

2.2 THEO KHÔNG GIAN HOẠT ĐỘNG

• Có dấu hiệu chia cắt về không gian hay không?

• Khối lượng công việc và khả năng bao quát của cá

nhân người phụ trách

• Trên cơ sở tính toán đến không gian và khối lượng

tiêu thụ sản phẩm của mình mà doanh nghiệp tiếp

tục chia trung tâm kiểm soát thành các trung tâm nhỏ

hơn (ví dụ doanh nghiệp may mặc)

• Gắn với trách nhiệm của người chịu trách nhiệm mọi

hoạt động với không gian hoạt động cụ thể

2.3 THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu bộ phận hoặc người phụ trách nơi làm việc

• Mỗi trung tâm kiểm soát là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức sản xuất và cơ cấu bộ máyquản trị của doanh nghiệp

2.3 THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Tại trung tâm kiểm soát sản xuất có thể hình thành:

 Mỗi xí nghiệp thành viên (nếu có) một trung tâm

kiểm soát

 Trong mỗi xí nghiệp thành viên sẽ hình thành mỗi

xưởng (nếu có) một trung tâm kiểm soát

 Trong mỗi xưởng sẽ hình thành mỗi phân xưởng

(nếu có) một trung tâm kiểm soát…

• Tại trung tâm kiểm soát quản trị có thể hình thành:

 Mỗi phòng chức năng một trung tâm kiểm soát

 Trong mỗi phòng chức năng sẽ hình thành mỗi bộ

phận một trung tâm kiểm soát

 Trong mỗi bộ phận sẽ hình thành mỗi nơi làm việc

-quản trị một trung tâm kiểm soát

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

• Công cụ kiểm soát phải phù hợp với đối tượng kiểm soát

• Tùy vào đặc điểm cơ cấu bộ máy quản trị của công ty và mục tiêu của nhà quản trị mà sẽphân chia thành các loại trung tâm kiểm soát khác nhau

• Có 4 loại trung tâm kiểm soát: trung tâm thu nhập, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí vàtrung tâm đầu tư

• Các trung tâm kiểm soát gắn liền với từng cấp quản trị trong tổ chức

• Mỗi loại trung tâm sẽ xác định trách nhiệm và quyền kiểm soát đối với từng đối tượng cụ thểcủa nhà quản trị

• Cơ sở để xác định một bộ phận trong một tổ chức là trung tâm gì là căn cứ trên nguồn lực,trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý trung tâm đó được giao, ngoài ra còn căn cứ vàomục tiêu của doanh nghiệp

• Để phân biệt rõ ràng, một trung tâm chỉ mang tính tương đối

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm thu nhập

• Quyết định của nhà quản trị trung tâm này thường liên quan đến hoạt động bán hàng

• Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt được doanh thu lớn nhất

• Nhà quản lý trung tâm này không chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay vốn đầu tư

• Nhà quản l ý ở trung tâm thu nhập chịu trách nhiệm về

 Tạo doanh thu

 Lập kế hoạch và kiểm soát một vài chi phí của trung tâm

• Không kiểm soát đối với việc thiết lập giá bán hay lập dự toán về chi phí của trung tâm

• Thường gắn với cấp quản lý cơ sở như bộ phận kinh doanh, trưởng bộ phận bán hàng…

→ Đánh giá hoạt động của trung tâm thu nhập, thì thường không so sánh đầu vào với đầu ra

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm thu nhập

• Về mặt kết quả

 Được đánh giá dựa vào so sánh doanh thu đạt được

thực tế so với doanh thu dự toán của bộ phận

 Xem xét dự toán tiêu thụ, trên cơ sở đó phân tích

chênh lệch do ảnh hưởng của các nhân tố liên quanđến doanh thu như: Đơn giá bán; Số lượng bán; Cơcấu sản phẩm tiêu thụ…

• Về mặt hiệu quả

 Trung tâm thu nhập không chịu trách nhiệm về giá

thành hay giá vốn hàng bán

 Chi phí phát sinh ở trung tâm thì không thể so sánh

được với doanh thu trung tâm

 Khi đo lường hiệu quả hoạt động quản lý của trung

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm lợi nhuận

• Đầu vào và đầu ra có thể lượng hoá được bằng tiền

• Là một bộ phận độc lập của doanh nghiệp, giám đốc trung tâm lợi nhuận có quyền:

 Sản xuất sản phẩm nào, với giá, cơ cấu sản phẩm sản xuất như thế nào cũng như hệthống phân phối

 Bán sản phẩm với mức giá tối đa hóa doanh thu

→ Mục tiêu của giám đốc trung tâm lợi nhuận là tối đa hóa thu nhập thuần của trung tâm

• Không có quyền quyết định đầu tư vào các thành viên khác trong công ty

• Đơn vị kinh doanh trở thành các trung tâm khi các nhà quản lý ở các đơn vị này chủ yếukiểm soát:

 Phát triển sản phẩm

 Sản xuất và thị trường

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm lợi nhuận

• Về mặt kết quả

 So sánh lợi nhuận thực tế đạt được với lợi nhuận ước tính theo dự toán

 Từ đó trả lời các câu hỏi: Trung tâm có đạt được mức doanh thu dự toán không? Giábán và cơ cấu sản phẩm có được đảm bảo thực hiện đúng như dự toán không?

• Về mặt hiệu quả: Có thể được đo bằng các tiêu thức sau:

 Lợi nhuận trước thuế;

 Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu;

 Tỷ suất doanh thu trên chi phí…

Trung tâm lợi nhuận

• Doanh nghiệp phân cấp, các doanh nghiệp có thể bán sản phẩm của mình cho bộ phận kháctrong nội bộ doanh nghiệp mình → giá chuyển giao nội bộ

• Cần xác định giá bán chuyển giao nội bộ cho phù hợp mà vẫn đảm bảo lợi ích và hiệu quảcủa các bộ phận:

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm lợi nhuận

• Có 3 phương pháp định giá chuyển giao nội bộ:

 Xác định giá chuyển giao nội bộ theo chi phí thực tế:

định giá sản phẩm chuyển giao đúng bằng chi phíphát sinh để tạo ra sản phẩm đó

 Xác định giá chuyển giao theo giá thị trường: chuyển

giao nội bộ theo căn cứ của giá thị trường, giá từ đóxác định giá chuyển giao

 Xác định giá chuyển giao theo giá thỏa thuận: là giá

thỏa thuận giữa bên mua và bên bán trong một sốtrường hợp:

 Bộ phận mua khó tìm thấy sản phẩm tương tự của bộ phận bán trên thị trường

 Bộ phận bán khó bán ra thị trường sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu riêng của

bộ phận mua, đồng thời không xác định được giá thị trường cho sản phẩm

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

Trung tâm chi phí

• Là bộ phận sản xuất của doanh nghiệp hay là bộ phận hỗ trợ trong doanh nghiệp

• Đầu vào có thể lượng hóa, đo lường được theo đơn vị tiền tệ

• Đầu ra thông thường được đo lường bằng đơn vị hiện vật hoặc theo mục tiêu hoạt động

• Gắn liền với cấp quản lý mang tính tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ

• Có quyền quyết định cơ cấu các yếu tố đầu vào (lao động, dịch vụ mua ngoài và nguyên vậtliệu) để tạo ra đầu ra

• Không chịu trách nhiệm về bán sản phẩm hay dịch vụ đầu ra → không chịu trách nhiệm vềdoanh thu hay lợi nhuận

• Đánh giá hoạt động của trung tâm chi phí:

 Đầu ra cần phải đo lường được

 Chất lượng của đầu ra cần phải quan sát được

• Thông thường có hai dạng trung tâm chi phí là trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi

2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT

• Trung tâm chi phí định mức là trung tâm chi phí mà đầu ra có thể xác định và lượng hoá

được bằng tiền dựa trên cơ sở đã biết phí tổn “đầu vào” cần thiết để tạo ra một đơn vị

“đầu ra”

 Về mặt kết quả: được đánh giá thông qua việc trung tâm này có hoàn thành được kếhoạch sản xuất trên cơ sở đảm bảo đúng thời hạn và tiêu chuẩn kỹ thuật quyđịnh không

 Về mặt hiệu quả: được đo lường thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phíđịnh mức

• Trung tâm chi phí tự do: Đầu ra không thể lượng hoá được bằng tiền một cách chính xác →

mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào ở trung tâm này không chặt chẽ

 Về mặt kết quả: thường được đánh giá thông qua việc so sánh giữa đầu ra và mục tiêuđạt được của trung tâm

 Về mặt hiệu quả: được đánh giá dựa vào chi phí thực tế phát sinh và dự toán đã đượcphê duyệt