Bài giảng Quản trị nhân lực: Bài 2 - TS. Vũ Thị Uyên

Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc giúp người học hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc; các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt động quản trị nhân lực; các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích công việc trong tổ chức; tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.

BÀI 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TS Vũ Thị Uyên

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Tuyển dụng sai tại Công ty gulf machineries

• Mary không tuyển được kỹ sư vận hành máy trong số bốn ứng viên do giám đốc nhânlực tại Công ty Gulf Machineries gửi tới mà ông cho rằng họ đáp ứng được yêu cầutrong mô tả công việc

• Mary cho rằng cô cần người làm được việc và không biết đến bản mô tả công việctrước đó và cô đã mô tả lại những nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết của kỹ sư vận hànhmáy mà công ty đang cần cho giám đốc nhân lực

• John nói, “Tôi nghĩ bây giờ chúng ta có thể viết một bản mô tả công việc chính xác vềcông việc và sử dụng nó để tìm ra ứng viên phù hợp cho vị trí công việc trống Chúng

ta hãy hợp tác chặt chẽ hơn để tình huống này không bị lặp lại trong tương lai”

Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việctuyển dụng nhân lực diễn ra được thành công?

MỤC TIÊU

• Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc;

• Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các

hoạt động quản trị nhân lực;

• Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân

tích công việc trong tổ chức;

• Nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức

NỘI DUNG

Khái niệm công việc

Phân tích công việc

1 KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC

NghÒNghề

Công việc Công việc

Vị trí

1 KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng

biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao

động phải thực hiện

• Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm

vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động

• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực

hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những

nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số

người lao động

• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt

nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất

định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao

động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn

nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh

nghiệm cần thiết để thực hiện

2.2 Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1 Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc

2.3 Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc

2.1 KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC

2.1.1 Khái niệm phân tích công việc

2.1.2 Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

2.1.3 Các kết quả của phân tích công việc

2.1.4 Ứng dụng các kết quả của phân tích công việc

2.1.1 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Phân tích công việc: là quá trình thu thập các tư liệu và

đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có

liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm

rõ bản chất của từng công việc

• Phân tích công việc cần trả lời được 6 câu hỏi sau:

1 Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì?

2 Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

3 Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

4 Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

5 Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành?

6 Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực

gì để hoàn thành công việc đó?

2.1.2 THÔNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ

cần thực hiện thuộc công việc: phải thu thập

đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm

quan trọng của từng nhiệm vụ, hao phí thời

gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ

• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ

trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết

quả của công việc

• Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an

toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian

làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội

• Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với

người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu

về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có,

các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm

việc) cần thiết

2.1.3 CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

a Bản mô tả công việc

• Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải

thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều

kiện làm việc và những vấn đề có liên quan

2.1.3 CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

b Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với

người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục

và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác

• Nội dụng:

 Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức…);

 Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm…)

2.1.3 CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

c Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các

yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định

trong bản mô tả công việc

• Nội dụng:

 Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần…);

 Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng…)

2.1.4 ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa

ra các loại công việc

• Định hướng: giúp người lao động

biết các hoạt động mà họ phải làm

• Đánh giá thực hiện công việc: xác

định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá

• Đào tạo và phát triển nguồn nhân

lực: sử dụng để xác định nhu cầu

đào tạo

2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượng

áp dụng

Ưu/ nhược điểm

• Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi

• Tổng hợp số liệu và thông tin

Áp dụng cho mọi

vị trí công việc

• Nhanh, tiếtkiệm chi phí

• Ít chính xác, chi phí thiết kếbảng hỏi cao

2 Phỏng vấn • Hỏi trực tiếp những người lao

động thực hiện công việc

• Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được

Áp dụng cho côngviệc mà ngườinghiên cứu khóquan sát (người

• Tìm hiểu sâu

về công việc

• Tốn thời gian

2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượng

áp dụng Ưu/ nhược điểm

3 Quan sát • Quan sát quá trình làm việc

• Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tựthực hiện

• Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao

Áp dụng chocông việclàm việctheo quátrình nhưcông nhânsản xuất

• Thông tin phong phú

và thực tế

• Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tốchủ quan

có hiệu quả

Áp dụng chomọi vị trícông việc

• Thích hợp trong việc

mô tả các công việc

và xây dựng cácTCTH công việc

• Tốn thời gian, hạnchế xây dựng hành

vi trung bình

2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượng

áp dụng Ưu/ nhược điểm

5 Nhật ký

công việc

Người lao động tựghi chép lại các hoạt động của mình đểthực hiện công việc

Áp dụng cho mọi vịtrí công việc

• Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế

• Độ chính xác củathông tin bị hạn chế

• Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán

6 Hội thảo

chuyên gia

Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công

Áp dụng cho mọi vịtrí công việc mới

mà các phươngpháp trên không

• Bổ sung các thông tin cần thiết

• Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan cao

2.3 VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.3.1 Vai trò của phòng nhân lực trong phân tích công việc

2.3.2 Tiến trình phân tích công việc

2.3.1 VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Xác định mục đích của phân tích công việc

• Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống,

các quá trình có liên quan

• Xác định các bước tiến hành phân tích công việc

• Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi,

bản mẫu điều tra để thu thập thông tin

• Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân

tích công việc

• Chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả

công việc, bản yêu cầu của công việc với người

2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

 Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc

lần đầu tiên được tiến hành

 Khi xuất hiện các công việc mới

 Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết

quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới

 Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công

việc (thường là ba năm một lần)

• Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với

mục đích của phân tích công việc;

 Thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết

2.3.2 TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:

 Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích

công việc;

 Người quản lý trực tiếp;

 Chính bản thân người thực hiện công việc

• Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào

các mục đích của phân tích công việc

Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công

việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và ứng

dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị

nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Câu hỏi: Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việc tuyển

dụng nhân lực diễn ra được thành công?

Trả lời: Vì cơ sở tuyển dụng trước đó là không đúng với yêu cầu công việc.

• Lý do cơ sở tuyển dụng không phù hợp là do:

 Cơ sở tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc mà mô tả công việc không đúng

với công việc trên thực tế

 Mary lại không biết về bản mô tả công việc mà John sử dụng để tìm kiếm ứng

viên Điều này cho thấy khi xây dựng bản mô tả công việc trước đó đã bỏ qua vaitrò của người quản lý trực tiếp

• Để cơ sở tuyển dụng phù hợp cần:

 Trước khi tuyển dụng cần có bản mô tả công việc

 Bản mô tả công việc cần xây dựng từ thông tin thu thập từ thực tế công việc

 Bộ phận nhân lực chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc

nhưng cần hợp tác với người quản lý trực tiếp, để xem mô tả công việc có phùhợp không

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Phân tích công việc là quá trình nhằm:

A Thu thập các thông tin về công việc

B Phân tích các thông tin quan trọng về công việc

C Làm rõ bản chất của từng công việc

D Xử lý các thông tin liên quan đến công việc

Trả lời :

• Đáp án đúng là: C Làm rõ bản chất của từng công việc

• Vì phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để

làm rõ bản chất của từng công việc

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Cấp độ thấp nhất của phân tích công việc là gì?

• Vì nhiệm vụ không được chia nhỏ nữa, nếu tổ chức còn chia nhỏ nữa thì việc quản lý

sẽ không có ý nghĩa hay không thể quản lý được

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ cơ bản của Quản trị nhân lực trong tổ

chức?

Trả lời:

• Nêu được nội dung ba bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực

hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

• Ba bản trên làm cơ sở để người quản lý xác định được kỳ vọng đối với người lao

động, còn người lao động nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân

• Các hoạt động quản trị nhân lực khác ứng dụng ba bản trên vào để xác định các cơ

sở khoa học để thực hiện một cách hiệu quả

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ

chức Mỗi một công việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi

những người lao động tại các vị trí việc làm

• Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu

của công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Các văn bản

này làm rõ bản chất của công việc và là công cụ đắc lực của quản trị nhân lực

• Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực đóng vai trò chính và trực tiếp,

nhưng cần có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để phân tích công

việc được thực hiện thành công