Tổ chức hoạt động văn phòng công ty juky vn tại khu chế xuất tân thuận, thành phố hồ chí minh

nội dung của việc tổ chức và hoạt động văn phòng, đánh giá được hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty và đề ra được những giải pháp để xây dựng một mô hình văn phòng mang tính hiện đạ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LỊCH SỬ

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN

CẤP TRƯỜNG NĂM 2013

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

CÔNG TY JUKI VIỆT NAM TẠI

KHU CHẾ XUẤT TÂN THUẬN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ HUYỀN, Lớp Lưu trữ K09

Giảng viên hướng dẫn: ThS NGUYỄN VĂN BÁU

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU:………1

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 8

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG……….8

1.2 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG………16

1.3 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC VĂN PHÒNG……… 19

CHƯƠNG II: THỰC TIỄN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM……….25

I KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN JUKI VÀ CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM………25

1.1 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN JUKI:……… 25

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM:……… 27

1.3.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM:……… 32

CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM………72

1 NHẬN XÉT CHUNG……… 72

2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM NÓI RIÊNG VÀ CÁC CÔNG TY NÓI CHUNG………78

KẾT LUẬN……… 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO……….….86

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong quá trình cạnh tranh của nền kinh tế thị trường hiện nay đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn Chính vì vậy mỗi doanh nghiệp cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trường không chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình để đối mặt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngoài Tất cả những điều đó chỉ có thể

được tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng

Văn phòng là một trong những bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao, là “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của nhà quản lý, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan

Đối với các loại hình doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế… tổ chức hoạt động văn phòng rất đa dạng và phong phú, việc xây dựng các mô hình tổ chức văn phòng phụ thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động của các doanh nghiệp

Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng các Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài mà chủ yếu là văn phòng doanh nghiệp tư nhân trong nước, chi nhánh ngân hàng hoặc các văn phòng của cơ quan nhà nước Đối với tổ chức và hoạt động văn phòng của các Công ty Nhật Bản tại Việt Nam thì gần như chưa có nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề này

Việc nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động văn phòng của Công ty Juki Việt Nam sẽ cho chúng ta có một cách nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về hiệu quả hoạt động của một mô hình văn phòng doanh nghiệp mới trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay Nhằm góp phần tìm hiểu về

tổ chức và hoạt động trong văn phòng của Công ty Juki trên cơ sở phân tích những

nội dung của việc tổ chức và hoạt động văn phòng, đánh giá được hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty và đề ra được những giải pháp để xây dựng một mô hình văn phòng mang tính hiện đại, hiệu quả cho các doanh nghiệp Vì vậy tôi quyết

định đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu về đề tài: “Tổ chức hoạt động văn phòng Công

ty Juki Việt Nam tại khu chế xuất Tân Thuận - thành phố Hồ Chí Minh”

2 Tình hình nghiên cứu đề tài:

Tổ chức hoạt động văn phòng của các doanh nghiệp là vấn đề mang tính tất yếu, khách quan và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển và quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp

Ở nước ta cũng có nhiều nhà khoa học nghiên cứu các vấn đề về công việc văn phòng như TS.Lê Văn In, TS Nghiêm Hỳ Hồng, TH.S Nguyễn Văn Báu, TH.S Đỗ Văn Học thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố

Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, PGS Vương Đình Quyền, TS.Vũ Thị Phụng…thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội Ngoài ra còn có một số tác giả khác như: GS.TS.Nguyễn Thành Độ (trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội); Phan Thanh Lâm, Bùi Nguyệt Ánh (trung tâm bồi dưỡng Bách Khoa); TS.Nguyễn Hữu Thân (Viện đại học Đà Lạt)…

Đặc biệt các công trình nghiên cứu lâu dài về quản trị văn phòng doanh nghiệp và các vấn đề về công việc văn phòng trong doanh nghiệp của TS.Lê Văn

In Ông đã có khá nhiều tác phẩm nổi tiếng về lĩnh vực này như: Văn phòng hiện đại và các nghiệp vụ hành chính văn phòng; Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu

Bên cạnh đó TS.Nguyễn Hữu Thân cũng đã có khá nhiều công trình nghiên cứu và tác phẩm viết về quản trị hành chính văn phòng như Quản trị hành chính văn phòng (1994) và quản trị hành chính văn phòng (2004)… đã đề cập các vấn đề về quản trị văn phòng và xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại

PGS.TS Vũ Thị Phụng1 trong một bài biết về Quản trị văn phòng

doanh nghiệp, tác giả cho rằng quản trị văn phòng là một nhiệm vụ không đơn giản,

thậm chí còn rất phức tạp Quản trị văn phòng đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc) ngoài những hiểu biết và năng lực về

1

Vũ Thị Phụng: Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn HàNội

quản trị nói chung, còn phải có những hiểu biết sâu sắc về vị trí, vai trò, tính chất,

đặc điểm của hoạt động văn phòng và đội ngũ nhân sự làm việc tại đây để vận dụng

hiệu quả lý thuyết quản trị vào việc tổ chức, điều hành hoạt động của khu vực hoặc

bộ phận văn phòng

Những hoạt động chủ yếu của văn phòng là tổ chức các cuộc họp, hội nghị

để các nhà quản trị đưa ra các ý tưởng và bàn thảo các vấn đề về chiến lược phát triển, ban hành các quyết định về quy mô, mẫu mã, chất lượng giá cả của sản phẩm; nơi soạn thảo, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện; nơi theo dõi và kiểm tra kết quả hoạt động của các bộ phận và cá nhân thông qua các thủ tục hành chính…

Công cuộc đổi mới đã đưa đến những quan niệm và nhận thức mới ở Việt Nam về Văn phòng và Quản trị văn phòng Sự xuất hiện của các doanh nghiệp nước ngoài và nhu cầu tuyển dụng cũng như những đòi hỏi cao về số lượng và chất lượng, cách đánh giá và trả lương cao đối với nguồn nhân lực về quản trị văn phòng

đã dần dần làm thay đổi nhận thức của xã hội và các nhà quản lý.Tuy nhiên qua khảo sát thực tế, tác giả cho thấy ở Việt Nam, vấn đề quản trị văn phòng chưa được quan tâm đúng mức

Phối hợp với Thời báo Kinh tế Sài Gòn nghiên cứu về hệ thống nhân sự 100 doanh nghiệp ở Việt Nam, từng tư vấn tái cấu trúc nhân sự cho nhiều công ty có tiếng như Vinausteel, bút bi Thiên Long, dệt Thành Công , ông Nguyễn Ngọc Chiến – Giám đốc Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BBC, rất bức xúc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân sự trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ nhân viên văn phòng

Ông Chiến nhận xét: “Đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, bản lĩnh

vẫn còn ít, trong khi những người không chuyên lại nhiều hơn Họ chỉ làm một số việc khá nhàn hạ như đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, lưu chuyển các công văn, mua sắm văn phòng phẩm, dọn dẹp văn phòng mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng, không đặt ra những bài toán hiệu quả công việc Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, không làm được

Họ thụ động trong công việc ”

Xu hướng hiện nay là “lợi người, tiện việc”, tức là nhân viên văn phòng phải

đa năng Không ai thích tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả hai - ba suất lương Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển nhân viên văn phòng làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị

Nói đơn giản, nhân viên văn phòng phải là trợ thủ của nhà quản lý, phải giúp việc được cho nhà quản lý Một yêu cầu khác đối với nhân viên văn phòng là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả Hiện nay, tốc bộ phát triển mọi mặt được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của nhân viên văn phòng cũng là một đòi hỏi bức thiết nhân viên văn phòng không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc

Tuy nhiên do quá trình khảo sát thực tế còn chưa thật sâu sát nên hầu hết các tác giả trong nước chỉ mới dừng lại chủ yếu ở khía cạnh lý luận về công tác văn phòng và quản trị hành chính văn phòng Hơn nữa một vấn đề đặt ra mà đến nay chưa có công trình nào giải quyết đó là: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam thì văn phòng của các doanh nghiệp này được xây dựng như thế nào? Có đặc điểm gì giống và khác với các văn phòng truyền thống và đặc điểm của văn phòng doanh nghiệp Việt Nam?

Từ những phân tích trên đây cho thấy tổ chức và hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp ở nước ta vẫn còn nhiều vấn đề còn bỏ ngỏ đặc biệt là khu vực các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Tuy nhiên với một thời gian ngắn trong quá trình hình thành và nghiên cứu về công tác văn phòng của các nhà khoa học ở nước ta thì những thành tựu đã đạt được là đáng kể và đáng trân trọng Những công trình và các bài viết trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quạn trọng đối với đề tài

3 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài:

những kinh nghiệm thực tiễn để hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng, trên cơ sở đó tham khảo và áp dụng cho tổ chức hoạt động của văn phòng của các doanh nghiệp nói tiêng và văn phòng trong các cơ quan nói chung

Nhiệm vụ :

Khảo cứu các văn bản về chức năng, nhiệm vụ, vai trò ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí

để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng

Cụ thể, tìm hiểu và đánh giá hoạt động văn phòng ở công ty, bao gồm :

- Khái quát chung về tập đoàn Juki và Công ty Juki Việt Nam

- Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là của văn phòng Công ty

- Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó

- Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:

Cơ sở lý luận: Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý thuyết về tính chất,

đặc điểm quản lý nhân sự và hoạt động văn phòng các doanh nghiệp nói chung và ở các Công ty Nhật Bản nói riêng

Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên các phương pháp cơ bản sau:

- Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp tài liệu: các công trình nghiên cứu, sách báo, tạp chí, thông tin từ các Website trên Internet có liên quan đến lý luận về nội dung của mô hình tổ chức làm việc văn phòng, đặc biệt là nghiên cứu và tổng hợp các tài liệu của Công ty;

- Khảo sát, quan sát thực tế trong văn phòng Công ty;

- Điều tra bằng bảng hỏi các lãnh đạo, nhân viên làm trong văn phòng Công

ty Juki nhằm lấy những ý kiến đánh giá về trình độ chuyên môn và mong muốn phát triển văn phòng theo hướng hiện đại hóa

5 Giới hạn của đề tài:

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu trên khách thể là Văn phòng Công ty TNHH Juki Việt Nam tại Khu chế xuất Tân Thuận – thành phố Hồ Chí Minh thông qua việc khảo sát, điều tra bằng bảng hỏi các lãnh đạo, nhân viên làm công tác văn phòng trong Công ty

Nội dung nghiên cứu: Bài nghiên cứu trình bày về mô hình tổ chức văn phòng của công ty có ảnh hưởng đến công tác hoạt động trong văn phòng như thế nào, thực tiễn hoạt động văn phòng của công ty có những ưu điểm và hạn chế gì và

từ đó nêu ra được một số khuyến nghị để văn phòng Công ty hoạt động tốt hơn và hoàn thiện hơn

6 Đóng góp mới của đề tài

Thông qua việc khảo sát và nghiên cứu trên thực tiễn mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty có 100% vốn đầu tư của Nhật Bản - Văn phòng mang đậm màu sắc Nhật Bản, qua đó, góp phần làm rõ về bản chất và cách thức tổ chức và hiệu quả hoạt động của văn phòng của Công ty - một loại văn phòng hiện đại mang nhiều nét mới trong nhận thức về các mô hình tổ chức văn phòng của Công ty sản xuất lớn tại thành phố Hồ Chí Minh Đề tài đã rút ra những kinh nghiệm vận dụng cho việc xây dựng việc tổ chức hoạt động của văn phòng cho công ty, vận dụng để xây dựng và phát triển một mô hình hoạt động văn phòng mới

để doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn

7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn:

Ý nghĩa lý luận: tổng hợp các khái niệm và những vấn đề cơ bản về văn

phòng, tổ chức và hoạt động văn phòng của các cơ quan tổ chức nói chung, doanh

nghiệp nói riêng

Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài là kết quả nghiên cứu thực tiễn về tổ chức và hoạt

động văn phòng được Công ty Juki Việt Nam vận dụng từ tập đoàn Juki tại Nhật Bản và các chi nhánh khác ở các nước, đông thời cũng vận dụng trong quá trình hoạt động và áp dụng phù hợp với văn hóa của Việt Nam Qua đó phân tích và lý giải những đặc điểm và hiệu quả làm việc của mô hình tổ chức hoạt động văn phòng Công ty Nhật Bản, giúp những nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng có thêm

những hiểu biết về tổ chức và cách thức hoạt động văn phòng của Công ty Nhật Bản

Quan trọng hơn đối với sinh viên ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng khi

mà đối tượng hướng nghiệp chủ yếu của họ trong tương lai là văn phòng các doanh nghiệp Việc nghiên cứu những vấn đề thực tiễn công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp sẽ trở thành bài học quý giá đối với họ mà không sách vở lý thuyết nào có được

Kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tham khảo cho các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu về tổ chức và hoạt động văn phòng

8 Kết cấu của đề tài:

Đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương II: Thực tiễn tổ chức hoạt động Văn phòng tại Công ty Juki Việt Nam

Chương III: Nhận xét chung và một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Juki Việt Nam

CHƯƠNG I:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Chương này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ được trình bày để làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức nhằm cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chương sau

1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy quản

lý và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản, bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc

Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy

mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau

Theo Nguyễn Hữu Thân – Tác giả cuốn sách “ Quản trị hành chính văn

phòng” thì Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát nghĩa là nơi soạn thảo,

sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tồ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả

Tác giả Tạ Hữu Ánh trong cuốn “Công tác hành chính văn phòng trong cơ

quan Nhà nước” cho rằng:

-Thứ nhất theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Những cơ quan lớn thì có văn phòng; những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

-Thứ hai theo nghĩa hẹp văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn

vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán

bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc

Hiểu theo nghĩa chung nhất:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10)

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ trong Công ty hay với bên ngoài Văn phòng có hai nhóm chức năng chính sau:

a Chức năng tham mưu – tổng hợp

Để đưa ra được những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân mình là điều vượt quá khả năng của người quản lý Khi đó chính là lúc văn phòng thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đưa ra những quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác

Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng Để

có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ

phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị,

tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

b Chức năng hậu cần

Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong Công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trường sinh thái của Công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang, góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại

Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp quản lý thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau:

1.1.3.1 Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả Văn phòng được coi như

“cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được

thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài

và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt

về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu thì quản lý sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

Khái niệm về thông tin: “Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến

giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn” 2

1.1.3.2 Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải

có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua quản lý, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm

vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của lãnh đạo, nhân viên, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả

9

Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phòng

1.1.3.3 Tổ chức các cuộc họp

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn

đề nào đó

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp

1.1.3.4 Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảocông việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả

Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân

theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nước và của doanh nghiệp

1.1.3.5 Công tác lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học nhữngvăn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp

- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ Xác định giá trị tài liệu đúng đắn

sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nước ta - Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản

Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả

1.1.3.6 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng

Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lượng, chất lượng lao động; Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho người lao động; Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…

1.1.3.7 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách

Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài

Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh

tế, văn hoá, quốc phòng…Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong

và ngoài nước…

Tiếp khách giúp Công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu văn hoá với nhau Trong việc tiếp khách của Công ty, văn phòng đóng một vai trò quan trọng Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chứcácác buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách xin gặp giám đốc

1.1.3.8 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư,

tài sản của cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của Pháp luật, thực hiện công tác tài chính kế toán (nếu cơ quan không có phòng tài vụ), quản lý vật tư tài sản (mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý theo quy định), xây dựng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ lương và các kinh phí hành chính khác đối với các đơn vị trực thuộc Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có

sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Đảm bảo an ninh, trật

tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

1.1.4 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan Vai trò của văn phòng được thể hiện như sau:

-Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống cơ quan Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản

lý bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý Đồng

thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện

- Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của công sở Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của công sở

- Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vướng mắc của

cơ sở để kịp thời trình quản lý phương án giải quyết

- Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức

1.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng

Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho một doanh nghiệp nên cần phải tổ chức

bộ máy này một cách thích hợp và năng động giúp cho các bộ phận phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của họ

Một cơ cấu tổ chức tốt phần lớn là do biết áp dụng một số nguyên tắc có giá trị đối với việc tổ chức bộ máy văn phòng

1.2.1 Nguyên tắc về mục tiêu

Mọi loại công việc được định ra để đạt mục tiêu nhất định cho nên trước khi định ra một mục tiêu nào đó thì mục tiêu bộ phận đó phải được xác định rõ ràng Muốn biết một công việc có cần thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó, mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả các hoạt động của các bộ phận khác hoạt động thuận lợi Công việc của văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách gián tiếp hay trực tiếp

1.2.2 Nguyên tắc về chức năng

Mục tiêu quyết định chức năng.Chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng với nhau.Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức

1.2.3 Nguyên tắc về nhân viên

Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc được ấn định cho nhân viên cá biệt Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó Có thể miêu tả mối quan hệ này như sau:

Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản lý có ảnh hưởng đến công việc của họ nhằm nâng cao khả năng xác định vai trò của họ đối với các mục tiêu và các quy định từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc

1.2.4 Nguyên tắc trách nhiệm và quyền hạn

Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau.Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn.Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cường lẫn nhau, nhưng không nên vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào.Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc phải được phân công cụ thể

Nhân sự

Phương tiện Vật chất Chức năng

Mục tiêu

1.2.5 Nguyên tắc về uỷ quyền

Thủ trưởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của mình Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: Người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm lãnh đạo, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển

1.2.6 Nguyên tắc tính duy nhất của mệnh lệnh

Bất kỳ các nhân nào trong một tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một người cao cấp duy nhất, có nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc như một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc

1.2.7 Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát

Nguyên tắc này liên quan đến số người dưới quyền một người kiểm soát, cần hết sức tránh sai lầm trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý càng ít ngược lại Nếu nó quá rộng thì các nhiệm vụ có thể được tiến hành không hiệu quả, nếu quá hẹp thì có thể lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp

1.2.8 Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức

Các dịch vụ hỗ trợ các văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thời khối lượng, phải chú trọng và nhạy cảm với sự thay đổi Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để

họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm có thể điều động khi cần thiết

Tám nguyên tắc nói trên giúp cho doanh nghiệp xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, đúng chất lượng

Từ những nguyên tắc trên và thực tế tình hình doanh nghiệp mà lựa chọn nên tập trung hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không thống nhất, đúng hơn là hỗn tạp, chúng được đặt ra là để làm dễ dàng cho hoạt động của các bộ phận chức năng khác nhau Vì thế mà việc tập trung các dịch

vụ văn phòng cũng có những thuận lợi và bất lợi

1.3 Các mô hình tổ chức văn phòng

Cách tổ chức văn phòng doanh nghiệp rất đa dạng, nhiều loại hình khác nhau Sở dĩ như vậy là do 2 nguyên nhân chính sau đây: một đó là do có nhiều loại hình thức hoạt động của doanh nghiệp như doanh nghiệp loại lớn, doanh nghiệp loại vừa và nhỏ, thứ hai là do một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng doanh nghiệp Nay với nhu cầu thiết yếu, và vai trò vị trí của hoạt động văn phòng ta có thể thấy các cách tổ chức văn phòng như sau:

Nhưng bố trí theo mô hình này cũng làm cho văn phòng các cơ quan Nhà nước trở nên thụ động, trì trệ và tốn kém rất nhiều chi phí Khi mà chúng ta đã và đang thực hiện các chương trình, chính sách hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng các văn phòng điện tử thì việc bố trí theo mô hình này sẽ làm cho chi phí về trang bị máy móc và trang thiết bị hiện đại cho văn phòng tăng gấp nhiều lần so với bố trí mở Tuy nhiên, trong chừng mực nhất định và dựa trên đặc điểm hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước hiện nay thì bố trí văn phòng theo mô hình này vẫn còn những giá trị phù hợp nhất định

Văn phòng mở:

Với kiểu mặt bằng mở, các chỗ làm việc, các phòng, ban được ngăn cách bởi các vách ngăn bằng nhôm, bằng vật liệu nhẹ, có mối lắp ghép, bằng các khung ô vuông, cao cỡ 2m; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hoặc vật liệu trong suốt Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách ngăn

Cách bố trí các vách ngăn rất linh hoạt, đa dạng, không có cửa tách hẳn các phòng, với nhiều lối qua lại từ phòng này sang các phòng khác, vừa cho phép tận dụng hết mặt bằng, vừa dễ thích nghi, điều chỉnh khi có thay đổi, phát triển, vừa tạo được các luồng đi lại và vận chuyển tài liệu tiện lợi nhất, ngắn nhất

“Ngày nay kiểu bố trí theo lối cổ điển, tách thành từng phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng Thay vào đó trên thế giới, từ 20 năm nay, là sự phát triển ồ ạt của việc bố trí văn phòng theo mặt bằng mở” 3 Trong những năm gần đây ở Việt Nam, kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở cũng đang tăng tốc, nhiều cao ốc xây dựng văn phòng cho thuê để thiết kế các phòng lớn, cỡ 60 – 80m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc

Phân tích về những ưu điểm của văn phòng bố trí theo mặt bằng mở Mike Harvey cho rằng thuận lợi của văn phòng bố trí theo mặt bằng mở có các ưu điểm sau:

+Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng nên nó linh động hơn

+Di chuyển của nhân viên trong văn phòng và giao tiếp giữa họ nhanh hơn và có xu hướng trở nên không chính thức

+Dễ kiểm soát hơn, đặc biệt là người kiểm soát có thể thấy những gì mọi người đang làm

+Có môi trường văn phòng tốt hơn

Từ những phân tích trên đây cho thấy bố trí văn phòng theo mặt bằng mở

có nhiều ưu điểm hơn so với bố trí theo mặt bằng kín Hiện nay, hầu hết văn phòng các doanh nghiệp thường bố trí theo mô hình này Nhờ việc bố trí văn phòng theo mô hình này đã làm cho các công việc văn phòng được tổ chức một

3

GS.TS.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình quản trị hành chính văn phòng,NXB Lao động-Xã hội, 2005

cách khoa học và có mối liên kết, tương hỗ lẫn nhau một cách chặt chẽ và hiệu quả

Tuy nhiên không có một mô hình trí nào có thể gọi là có ưu điểm tuyệt đối mà không có những hạn chế nhất định Bố trí văn phòng theo mặt bằng mở cũng tồn tại những khuyết điểm nhất định đó là: gây ồn ào đến xung quanh, giảm

sự tập trung công việc và khó bảo mật thông tin Cùng với quan điểm này Mike Harvey cho rằng: “Bất lợi của bố trí văn phòng theo mặt bằng mở là các nhân viên có thể làm phân tán sự chú ý của người khác khi họ tiến hành công việc của mình, những sự phân tán này càng tăng khi có người ngoài đến viếng thăm văn phòng Nó cũng ít có bầu không khí cá nhân hơn và không khuyến khích những nhóm làm việc kết hợp chặt chẽ Các màn ngăn có thể được dùng để ngăn cách các khu vực khác nhau trong một văn phòng sơ đồ mở và các nhân viên trong các văn phòng này sẽ tạo nên các rào cản giữa bản thân họ và những người khác cùng sử dụng những tủ hồ sơ, tất cả những điều này làm thất bại những mục tiêu của phương pháp bố trí văn phòng theo sơ đồ mở.”[trang 62]4

Căn cứ vào trình độ tập trung hóa của công tác văn phòng

1 Mô hình bố trí văn phòng theo kiểu tập trung

Tập trung hoá vào một địa bàn là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất dưới quyền quản lý của nhà quản lý hành chính

4

TS.Lê Văn In, Sđd

“Bố trí theo mô hình này thường được ứng dụng để tổ chức các văn phòng của các doanh nghiệp lớn như các tập đoàn, các tổng Công ty… Tòan bộ

11 chức năng dịch vụ của văn phòng được tập trung trong một văn phòng lớn, chỉ

để lại các phòng, các ban, các khối một số ít các nhân viên làm công tác văn phòng cần thiết (Nhân sự, hành chính, tiếp thị, nhập dữ liệu…) Các chức năng, nhiệm vụ được tập trung vào văn phòng lớn, thiết kế thành các phòng riêng, các

bộ phận riêng Văn phòng thành lập trung tâm xử lý văn bản, trung tâm xử lý dữ liệu, phòng kế tiền lương, phòng bưu tín – văn thư, trung tâm lưu trữ hồ sơ, trung tâm viễn thông, cơ sở in ấn, phòng kế hoạch – thống kê, phòng tài chính, phòng nhân sự, phòng quản trị Riêng đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu thì văn phòng lớn có phòng xuất nhập khẩu Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp lớn và vừa có thể lập các phòng ban trên cơ cở kết hợp một số nghiệp vụ, chức năng cụ thể có liên quan tới nhau Do đó văn phòng không nhất thiết có tới 11phòng, ban chức năng”55

Bố trí theo mô hình này có ưu điểm là nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị, sử dụng tối đa năng lực của nhân viên, giảm chi phí văn phòng Tuy nhiên bố trí theo mô hình này cũng có những hạn chế nhất định: đôi khi công việc quá tải, gây ách tắc, xử lý không kịp thời

2 Mô hình bố trí văn phòng theo kiểu phân tán

“Mô hình này thường được các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ và các cơ quan, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ (du lịch, khách sạn, nhà hàng…) ứng dụng để tổ chức văn phòng của mình Theo mô hình này thì tại ban

Mọi công việc hành chính cho các bộ phận

A,B,C

quản lý của doanh nghiệp chỉ để lại một tổ chức văn phòng tổng hợp nhỏ gọn và một bộ phận quản trị do chánh văn phòng phụ trách

Mỗi phòng ban khối còn lại đều có một văn phòng riêng thực hiện khá đầy đủ các chức năng, cụ thể của văn phòng như kế tốn, thống kê, xử lý văn bản,

xử lý dữ liệu, in ấn…Mô hình này thường được sử dụng khá phổ biến bởi vì nó góp phần trong công việc và nâng cao tính chủ động và năng động của các phòng ban nhất là trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển vì thế người ta

sử dụng các máy móc, trang thiết bị điện tử để xử lý một cách nhanh nhất chính

vì thế không đòi hỏi tập trung vào văn phòng lớn.”6 Tuy nhiên, bố trí theo mô hình này cũng có những hạn chế nhất định là: có thể không sử dụng hết công suất của các máy móc, thiết bị văn phòng và năng lực của nhân viên văn phòng nếu không bố trí kiêm nhiệm vì thế chi phí văn phòng sẽ lớn

3 Mô hình bố trí văn phòng theo kiểu bán tập trung, bán phân tán

Như phân tích trên đây cho thấy rằng các mô hình bố trí văn phòng theo kiểu tập trung hay phân tán đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định Chính vì thế để hạn chế những nhược điểm của cả hai kiểu này đồng thời phát huy ưu điểm của chúng người ta đ kết hợp hai kiểu bố trí văn phòng thành một kiểu hỗn hợp gọi là bố trí văn phòng theo kiểu bán tập trung, bán phân tán

“Đặc trưng của kiểu mô hình này là những nhiệm vụ thuộc chuyên môn sẵn được tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như: phòng kế toán- tài

vụ, phòng kế hoạch- thống kê, phòng nhân sự Các nhiệm vụ còn lại như công tác viễn thông, công tác văn thư- lưu trữ, xử lý văn bản, công tác tổng hợp, công tác quản trị được tập hợp lại thành phòng hành chính- quản trị Mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp, Công ty nhỏ Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo Phòng hành chính- quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ, giấy tờ cho toàn bộ hoạt động của Công ty, xí nghiệp Đây cũng là một mô hình

mà hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp đang sử dụng để tổ chức văn phòng cho

cơ quan, doanh nghiệp của mình.”[trang 24,25]6

Từ những phân tích trên đây cho thấy một doanh nghiệp hay một cơ quan

tổ chức nào muốn thiết lập một sơ đồ bố trí văn phòng của mình một cách khoa

6

Nhóm đề tài Trần Vũ Thành(CN), Sđd

học và hợp lý thì phải có những căn cứ trên những yếu tố về vật chất, điều kiện làm việc và đặc điểm hoạt động của chính cơ quan, doanh nghiệp đó Bố trí văn phòng theo mô hình nào đi chăng nữa thì cũng phải chấp thuận những mặt hạn chế của nó

Tùy thuộc vào từng cơ quan, doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau và có cơ cấu tổ chức khác nhau thì thiết lập sơ đồ bố trí văn phòng khác nhau Do bố trí theo mô hình nào thì mục đích cuối cùng của việc bố trí đó đều nhằm hướng tới

tổ chức các công việc văn phòng liên kết một cách chặt chẽ với công việc của các

bộ phận khác đồng thời có sự liên kết và phân công một cách khoa học trong nội

bộ văn phòng nhằm đạt được hiệu quả và chất lượng của công việc văn phòng một cách tốt nhất và ít tốn kém nhất

Tiểu kết chương

Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do

đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ được đưa vào với tính chất tham khảo Qua đó,

có thể thấy rõ được văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, có

vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp

CHƯƠNG II:

THỰC TIỄN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM

Chương này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Công ty TNHH Juki Việt Nam xây dựng trên cơ sở lý luận đã được trình bày ở chương I Chương này được bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về Tổng Công ty Juki và Công ty TNHH Juki Việt Nam, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng được thực hiện và đánh giá cụ thể

I Khái quát về tập đoàn Juki và Công ty TNHH Juki Việt Nam

1.1 Tổng quan về Tập đoàn Juki:

1.1.1 Khái quát chung:

Địa chỉ trụ sở: Văn phòng của Tập đoàn tọa lạc tại 2-11-1, Tsurumaki, Tamashi, 206-8551Tokyo, Nhật Bản

Số điện thoại liên lạc: 81-42-357-2211

Juki Chiếm Thị Phần Cao Nhất Về Máy May Công Nghiệp

Juki được thành lập vào năm 1938 tại Tokyo Đây là một Tập đoàn sản xuất máy may công nghiệp hàng đầu thế giới và đã thiết lập được một hệ thống sản xuất trên 4 quốc gia (Trung Quốc, Việt Nam, Nhật Bản, Mỹ)

Ban đầu khoảng 900 nhà sản xuất máy móc tại Tokyo đầu tư vào Tập đoàn Juki

và thành lập ra tổ chức “Hiệp hội các nhà sản xuất Juki Tokyo”, sau đó bắt đầu đi vào hoạt động

Nhà máy ban đầu được đặt ở thành phố Otawara của Nhật Bản Nhờ vào sự lớn mạnh về công nghệ nên nhà máy đã nâng cao năng suất cung cấp sản phẩm cho thị trường trên toàn thế giới.Nhà máy thứ hai cũng được đặt tại Nhật Bản, hai nhà máy

ở Trung Quốc và một nhà máy ở Việt Nam Ngoài ra,Tập đoàn đã thiết lập một hệ thống sản xuất trên nhiều quốc gia và có đại lý trên 178 quốc gia

Juki Có Mặt Tại 178 Nước Trên Thế Giới

Ngoài các sản phẩm truyền thống như máy may công nghiệp, Juki còn đưa ra thị trường những sản phẩm kỹ thuật cao như: Sản phẩm đúc tinh xảo, máy đóng chíp tự động (SMT), thiết bị điện tử, máy may gia đình… Thị trường tiêu thụ là: Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Việt Nam…

Trong sản xuất máy may công nghiệp và thiết bị điện tử, Tập đoàn Juki đã tạo ra sự gắn kết những công nghệ tiên tiến và sản xuất ra những thiết bị với tốc độ,

kỹ thuật cao Juki đã được chứng nhận đạt ISO 9001:2008 và ISO 14001: 2004 về tiêu chuẩn chất lượng quốc tế Đồng thời, Juki không ngừng mang lại sự hài lòng cho khách hàng Từ năm 1953 tới nay, máy may công nghiệp Juki đã đóng góp rất nhiều thành tựu trong lĩnh vực công nghiệp thời trang không chỉ trong nước mà còn rất nhiều nước trên toàn cầu

- Đối với máy may công nghiệp, Juki tạo ra năng suất cao, làm việc nhanh và hiệu quả để sản xuất trong lĩnh vực may mặc Juki đã chiếm ưu thế trong thị trường may mặc, và các ngành công nghiệp khác như: ô tô, hàng hải, giày dép, sản phẩm

da và dệt may tại nhà Máy may Juki được thiết kế với nhiều kiểu may khác nhau, bao gồm các mũi khâu thẳng, mũi khâu ngoằn ngoèo, và nút đóng quần jean

Sản phẩm đúc tinh xảo được bắt đầu thực hiện sản xuất vào năm 1973 và hiện nay đang được chế tạo tại Công ty Cổ phần Juki Aizu Sử dụng tốt hai quá trình sản xuất với phương pháp lostwax (đúc tinh xảo) và MIM (ép kim loại) tập đoàn Juki đang sản xuất các bộ phận như khớp nhân tạo, các bộ phận máy bay, bộ phận điện hạt nhân thế hệ, cánh quạt tua bin hơi nước mà khách hàng sẽ cần nhiều hơn và nhiều hơn nữa trong tương lai Các hệ thống sản xuất tích hợp từ khuôn làm cho các sản phẩm được hoàn thành hoàn chỉnh hơn Ngoài ra,thiết kế và làm khuôn bằng cách sử dụng CAD ba chiều hoặc CAM được thực hiện trong xưởng và hỗ trợ bằng công nghệ cao

Ngoài hai nhà máy ở Nhật Bản, Juki còn có một nhà máy sản xuất tại Việt Nam - sản xuất các sản phẩm sử dụng chi phí hiệu quả với số lượng lớn bao gồm các sản phẩm đúc tinh xảo

Ông Akira Kiyohara - Chủ tịch tập đoàn đã từng nói: “Những ngày đầu từ khi mới thành lập tổng Công ty, tất cả thành viên Công ty chúng tôi đã nỗ lực phấn đấu để tạo ta những giá trị mới thông qua “Monodzukuri” (nghệ thuật làm ra sản phẩm) và những sáng chế với sự tiến bộ của công nghệ Ngày nay chúng tôi thay đổi hình thức và hoạt động kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực từ phát triển sản xuất đến khâu bán hàng và tiếp thị Mục tiêu của chúng tôi là phát triển mạnh mẽ trong thế kỉ 21 để trở thành một doanh nghiệp đứng đầu thế giới

1.2 Khái quát chung về Công ty TNHH Juki Việt Nam:

1.1.2 Khái quát chung:

1.1.2.1 Địa chỉ liên lạc:

- Tên Công ty: JUKI Viet Nam Co.,LTD

- Đòa chỉ: Đường số 6, Khu chế xuất Tân Thuận, Đường 5, P Tân Thuận Đông, Quận 7, TP.Hồ Chí Minh

- Điện thoại: (84l-8)37701441, 37701442

là 42.138m2

Sau 17 năm đầu tư tại Việt Nam, ông Hirokazu Nagashima (Giám đốc Tập đoàn Juki) cho biết: “Nguồn vốn đầu tư vào Việt Nam đang gia tăng nhanh chóng chứng tỏ môi trường đầu tư tại Việt Nam đang thu hút sự chú ý của nhiều nhà đầu

tư trên khắp thế giới”

Tập đoàn Juki lựa chọn Việt Nam để đầu tư là một lựa chọn chính xác vì ở đây có nguồn nhân công rẻ (chỉ bằng một nửa so với Trung Quốc) Hiện tại số lượng lao động của toàn Công ty gồm có 3 người Nhật Bản, tỉ lệ nam nữ của là 82%:18% (nam: nữ), không những thế ở Việt Nam có nền chính trị ổn định, lao động Việt Nam trẻ có tính cần mẫn, chăm chỉ, ham học hỏi đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp nước ngoài, Việt Nam sẽ còn phát triển mạnh trong tương lai

Chỉ tính riêng doanh thu trong năm 2011, Juki Việt Nam đã tăng 40% so với năm 2010, dự kiến năm 2012 sẽ tăng tiếp 20% Chính vì tình hình kinh doanh tại Việt Nam khả quan như vậy nên vốn đầu tư của Juki Việt Nam không ngừng gia tăng Nếu trong năm 1995 vốn đầu tư ban đầu chỉ khoảng 2 triệu USD thì đến tháng 9/2012, Juki đã tăng vốn đầu tư lên đến 5 triệu USD

- Thêm vào đó là một số sản phẩm khác như chân vịt hàng YAMAHA

+Máy may công nghiệp: hoàn thành lắp ráp các sản phẩm

+Máy may 1 kim DDL8100eLB/H

+Máy tự động:

 AE200 máy may tự động theo biên dạng

 AC172 máy may khuy áo sơ mi

 AP876 máy may túi quần jean

 Trong tương lai, Công ty có kế hoạch phát triển những dòng sản phẩm khác ở Việt Nam

Các Sản Phẩm Của JUKI

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH

Juki Việt Nam:

Thời gian Sự kiện

28/3/1994 Được cấp giấy phép hoạt động tại Việt Nam lấy tên

Công ty JUKI(VN).co.,LTD

03/01/1995 Chính thức đi vào hoạt động

Tháng 3 /2002 Công ty thành lập ngành đúc chính xác

Năm 2005 Đưa vào hoạt động lắp đặt hệ thống mạ chân không

Năm 2006 Đưa vào hoạt động nhà máy thứ III

Năm 2011 Đưa vào hoạt động nhà máy thứ IV

Gồm có 4 phân xưởng:

+ Phân xưởng I: Chuyên đúc chính xác ( phương pháp đúc Lostwarx)

+Phân xưởng II: Gia công đầu máy may

+ Phân xưởng III: Gia công các bộ phận máy may

+ Phân xưởng IV: Lắp ráp máy may công

nghiệp và sơn

1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty :

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty (Phụ lục 1)

Cơ cấu nhân sự:

Lao động hiện có của công ty đến ngày 30/09/2012 là: 1237 người

Trong đó: - Lao động dài hạn : 798 người

- Hợp động ngắn hạn : 439 người

Lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Công ty chiếm: 77,01% Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Công ty đến các phòng ban và trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh

- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm sâu sắc và đạt được những kết quả to lớn, Công ty đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại Việt Nam cũng như Nhật Bản với số học viên đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của Công ty hằng năm

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay rất hợp lý: Bố trí những vị trí quan trọng cho những nhân viên có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc, ưu tiên những nhân viên có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng nhân viên được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả trình độ phát triển của nhân viên

*Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trong công tác đào tạo và quản lý nhân viên của Công ty còn có mặt yếu điểm là: Vẫn chưa thực sự giữ chân được nhiều kỹ sư

đã được đào tạo tại Việt Nam và Nhật Bản để gắn bó lâu dài với Công ty, thêm vào

đó số lượng công nhân luôn dao động ít khi cố định vì những trường hợp sa thải và tuyển dụng

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, Công ty Juki Việt Nam

đã xây dựng cho doanh nghiệp của mình một tổ chức tương đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường

1.3 Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty TNHH Juki Việt Nam

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng:

Để thực hiện tốt các chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, văn phòng Công ty TNHH Juki Việt Nam phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết được, vì trên thực tế phải đảm đương rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, sự vụ Tuy nhiên, nhờ có sự tổ chức, phân công và phối hợp tương đối khoa học và hợp lý trong nội bộ văn phòng cũng như đối với các phòng ban khác, văn phòng Công ty đã hoàn thành khá tốt những nhiệm vụ, yêu cầu mà Công ty giao phó

Nhiệm vụ:

- Theo dõi, tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các phòng ban về các lĩnh vực :

+ Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

+ Tình hình hoạt động chung của đơn vị

+Những vướng mắc và đề nghị với tổng Công ty giúp đỡ, giải quyết

- Đầu tháng trình những vấn đề cần giải quyết lên Giám đốc

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Giám đốc điều hành và ban thư ký

- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất của quản lý Công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban của ban thư ký, Giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của Giám đốc và ban thư ký để các bộ phận có liên quan thực hiện

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải được quản lý tổng Công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp

- Lập dự toán và thuê mướn hội trường, địa điểm để tổ chức hội nghị, các ngày

lễ lớn của tổng Công ty, ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án

- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình quản lý Công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của quản lý để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng

- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp quản

lý Công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót

- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Công ty Hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban về mặt nghiệp vụ văn thư lưu trữ

- Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nước có liên quan đến Công ty để hướng dẫn các Công ty đơn vị thực hiện

- Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan

- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nước trong cơ quan Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng

- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất

- Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướn hội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn

- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Công ty với các phòng ban để giúp cho quản lý Tổng Công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản

lý, sử dụng mạng vô tuyến điện

-Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Công ty

- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Công ty.Theo dõi và thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên

- Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan Quản lý và theo dõi,phân loại khách đến làm việc với quản lý Công ty và các phòng chức năng của Công ty

- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan

Các chức năng và nhiệm vụ nêu trên chủ yếu được thực hiện tại văn phòng của Công ty và được phân chia thành nhiều dạng hoạt động Mỗi hoạt động có những yêu cầu riêng về chuyên môn nghiệp vụ, đòi hỏi năng lực chuyên môn nhất định Tùy theo mỗi đặc điểm của mỗi hoạt động với mức độ đáp ứng yêu cầu khác nhau cho hoạt động quản lý, mà nhà quản lý có những quan tâm hoặc ưu tiên tương ứng Một số hoạt động chủ yếu được trình bày trong đề tài là những hoạt động ít nhiều đang còn những tồn tại cần có những giải pháp nhất định để nâng cao chất lượng hoạt động của chúng

1.3.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty TNHH Juki Việt Nam

Theo khảo sát 28 lãnh đạo và nhân viên văn phòng trong công ty thì có 10/28 người làm việc cho công ty trên 10 năm, 6/28 người làm việc từ 5-10 năm, còn lại là làm dưới 5 năm

1.3.3.1 Bộ phận nhân sự:

Gồm có 3 nhân viên kể cả Trưởng phòng Chịu trách nhiệm sắp xếp nhân sự

và phát tiền lương Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh

và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đó được giám

đốc phê duyệt Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên của Công ty

Phụ trách về hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng đào tạo và phát triển nâng cao chất lượng nguồn nhân sự cho tập đoàn Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên; ký kết thỏa ước, hợp đồng lao động, giải quyết khiếu nại, tố cáo Tham mưu cho Tổng giám đốc về tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế trả lương, thưởng, khen thưởng kỷ luật, giám sát tính pháp lý của các hợp đồng quan trọng và các công việc có liên quan

Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác bảo vệ cơ quan kho tàng, bến bãi, chăm lo tất cả các công việc, sự vụ hàng ngày cũng như đột suất, quản lý con dấu (được sự ủy nhiệm của Giám đốc điều hành), hệ thống thông tin liên lạc, văn thư,

hồ sơ lưu trữ theo đúng các quy định của tập đoàn và Luật pháp

Phối hợp với các ban phòng hành chính – nhân sự tại Công ty để tổ chức các thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu nắm bắt sử dụng thông tin của Giám đốc điều hành Bên cạnh đó là việc đưa ra các chính sách khen thưởng đãi ngộ với người lao động

1.3.3.2 Bộ phận tài chính - kế toán:

Tài chính: Hạch toán kinh tế Giúp tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính – tín

dụng trong Công ty theo đúng điều lệ, đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ của Công ty đạt hiệu quả cao nhất Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty

Giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn Công ty Giúp họ kiểm soát băng đồng tiền theo quy định về Quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trong Công ty

Tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hoá từng phần, từng việc, đồng thời có thể đảm nhiệm các phần việc khác

Kế toán: Gồm 07 người bao gồm cả Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên

Công ty bổ nhiệm Tổ chức thực hiện các chế độ kế toán, bộ máy kế toán trong

Công ty và các bộ phận trực thuộc có hiệu quả và phù hợp với ngành nghề, đặc điểm kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về sự đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục về các số liệu phát sinh ghi vào các báo cáo kế toán của Công ty

Thực hiên nhiệm vụ:

- Mở sổ sách kế toán, đăng ký hình thức kế toán theo quy định của Nhà nước

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán

- Lập các báo cáo tài chính

- Quyết toán thuế, giải quyết công nợ

- Theo dõi việc chấm công và trả lương nhân viên

1.3.2.3 Bộ phận thư ký và bộ phận biên- phiên dịch

Giúp việc Giám đốc nhận, chuyển và bảo quản hồ sơ, công văn, tài liệu.Soạn thảo các văn bản, lên lịch làm việc cho Giám đốc Thực hiện công tác tiếp tân, duy trì hình ảnh Công ty qua giao tiếp và trả lời điện thoại chuyên nghiệp

1 Giúp thực hiện hoạt động điều hành hàng ngày

a Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban trong Công ty trình Giám đốc phê duyệt

b Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong Công ty cho Giám đốc

c Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịc h làm việc của Giám đốc

d Ghi chép và sắp xếp các chương trình và thời gian họp của Giám đốc với các đối tác Chuẩn bị các chuyến đi công tác của Giám đốc

2 Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Giám đốc với các phòng ban và đối tác

a Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban, tổng kết…

b Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm

c Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc

d Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp

3 Thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ và hành chính văn phòng

a Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng trình Giám đốc

b Thực hiện các trách nhiệm hành chính như photo tài liệu,fax, vàquản lý, lưu trữ tài liệu…

c Trựcvăn phòng, trả lời điệnthoại, tiếp đón khách hàngvà đối tác theo yêu cầu của Giám đốc

d Quảnlý, lưu trữ các tài liệu của Giám đốc

e Dịch và đánh máy các tài liệuvăn bản bằngTiếngAnh, Việt theo yêu cầu

f Tham gia thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc

1.3.2.4 Bộ phận xuất nhập khẩu:

Chức năng

- Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty thực hiện quản lý về công tác chuyên môn, nghiệp vụ xuất nhập khẩu

- Giao thương quốc tế và hợp tác quốc tế

- Thực hiện các dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của Giám đốc và theo quy định của pháp luật

- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty;

Nhiệm vụ

- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu để tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đàm phán tiến tới ký kết các hợp đồng kinh tế

- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách xuất nhập khẩu, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định

- Chịu trách nhiệm dự thảo, lập các hợp đồng ngoại thương, điều kiện và hình thức thanh toán Thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục xuất nhập khẩu đúng quy định cũng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của Ban Giám đốc Công ty, xây dựng các kênh thông tin về thương mại, đồng

thời quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty thông qua các hệ thống thông tin;

- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu và các kế hoạch khác có liên quan của Công ty Tìm kiếm nguồn khách hàng trong và ngoài nước có nhu cầu mua bán hàng hóa, dịch vụ ngoại thương Kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu bao gồm cả dịch vụ kho bãi, thủ tục thông quan, vận chuyển v v trong nghiệp vụ ngoại thương;

- Thực hiện cung cấp chứng từ xuất nhập khẩu, hóa đơn xuất nhập hàng hóa, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa và hệ thống kho hàng của Công ty;

- Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này;

- Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của Công ty Theo dõi và báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu Đăng

ký nhãn hiệu hàng hoá trong nước và các nước, vùng lãnh thổ mà Công ty có khả năng xuất khẩu;

- Phối kết hợp với các Phòng, Ban, đơn vị có liên quan giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài;

- Phối kết hợp với các Phòng, Ban, đơn vị có liên quan giới thiệu, chào bán sản phẩm, dịch vụ của Công ty tại các hội chợ triển lãm tại nước ngoài, khảo sát thị trường, trao đổi nghiệp vụ, thu thập thông tin nhằm mở rộng thị trường quốc tế;

- Thực hiện các thủ tục hợp đồng thông quan đối với các hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị phục vụ cho Công ty; Và các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Công ty phân công

1.3.2.5 Bộ phận quản lý sản xuất

Chức năng

- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong công tác hoạch định tổ chức sản xuất, bố trí nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch mục tiêu của Công ty theo tháng/ quý/ năm

- Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của Công ty hướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu khách hàng và tiết kiệm nguyên liệu