Giáo trình môn học Lý thuyết kế toán (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của giáo trình môn học Lý thuyết kế toán cung cấp cho người học những nội dung chính sau: Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo.

CHƯƠNG 5 : PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP - CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

1 Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp Tổng hợp - cân đối kế toán

1.1 Khái niệm

Phương pháp Tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán, được sử

dụng để tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn

có của đối tượng kế toán, nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các

đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động

kinh tế tài chính trong đơn vị

- Các đối tượng kế toán trong đơn vị có mối quan hệ cân đối vốn có của nó Mối

quan hệ cân đối đó gồm 2 loại :

- Quan hệ cân đối tổng thể

+ Quan hệ cân đối giữa Tài sản và nguồn vốn

Tài sản = Các khoản nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu

+ Quan hệ giữa chi phí, thu nhập và kết quả

Kết quả = Thu nhập – Chi phí

- Quan hệ cân đối bộ phận, cân đối từng phần :

Vốn (Nguồn vốn)

hiện có cuối kỳ =

Vốn (Nguồn vốn) hiện có đầu kỳ +

Vốn (Nguồn vốn) tăng trong kỳ -

Vốn (Nguồn vốn) giảm trong kỳ

- Hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệ thống

các bảng tổng hợp cân đối kế toán

- Các loại Bảng tổng hợp cân đối kế toán

+ Bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng thể : là bảng tổng hợp cân đối kế toán mà

các chỉ tiêu trên bảng phản ánh tổng quát tình hình tài chính, tình hình kết quả

kinh doanh của đơn vị, như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh

doanh…chủ yếu phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị

+ Bảng tổng hợp cân đối kế toán bộ phận : bao gồm bảng cân đối vật tư, báo cáo

tình hình tăng giảm TSCĐ…cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong

doanh nghiệp

1.2 Ý nghĩa của phương pháp Tổng hợp - cân đối kế toán

- Nhờ có phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán mà các cơ quan quản lý nhà

nước, những nhà kinh tế, những nhà quản trị đơn vị có thể nhận biết được những

thông tin về tình hình tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn

vị một cách toàn diện cũng như từng phần Giúp việc kiểm tra phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tài chính của đơn vị

- Cung cấp thông tin về mối quan hệ cân đối cơ bản, giúp đề xuất phương hướng biện pháp quản lý

2 Hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán

Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán được vận dụng vào thực tế công tác kế toán thông qua hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán

Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán được xây dựng trên cơ sở các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán và các yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán, từng yếu tố, từng quá trình kinh tế

Cân đối là tính chất vốn có gắn liền với đối tượng mà kế toán phải ánh và giám đốc, biểu hiện qua mối quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành nên tài sản Ngoài ra nó còn được biểu hiện thành những quan hệ cụ thể bên trong của bản thân tài sản, bản thân nguồn vốn và mối quan hệ giữa chúng với nhau trong quá trình vận động

Tính cân đối của đối tượng kế toán còn bắt nguồn từ phương hpaps ghi chưps để phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán gắn liền với nghiệp

+ Quan hệ cân đối giữa giá trị tài sản với nguồn hình thành tài sản

Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu

+ Quan hệ cân đối giữa thu nhập, chi phí và kết quả kinh doanh

Kết quả của hoạt

-

Chi phí của hoạt động kinh doanh trong kỳ

- Quan hệ cân đối bộ phận: Là quan hệ cân đối của từng loại vốn cụ thể, từng loại nguồn vốn cụ thể: Quan hệ cân đối giữa số hiện có và sự vận động của từng đối tương:

kỳ

=

Vốn (nguồn vốn) giảm đi trong kỳ +

Vốn (nguồn vốn) hiện có cuối kỳ Ngoài việc sử dụng các bảng tổng hợp – cân đối, để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu điều hành quản ý các hoạt động kinh tế của đơn vị, kế toán còn thiết lâp một số bảng tổng hợp như: Bảng tổng hợp các khoản thu, tổng hợp các khoản chi, bảng tổng hợp công nợ, tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Căn cứ vào mức độ tổng quát, toàn diện của thông tin, căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin, căn cứ vào các mối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán trong bảng tổng hợp cân đối kế toán, hệ thống các bảng tổng hợp – cân đối

kế toán chi làm hai hệ thống:

- Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán tổng thể còn gọi là báo cáo kế toán tài chính: là những báo cáo kế toán liên quan đến việc cung cấp thông tin cho những thành viên bên ngoài đơn vị (các nhà đầu tư, nhà tài chính, các chủ nợ, các cổ đông ) về hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của đơn vị để cho người

sử dụng thông tin có quyết định thích ứng Thuộc báo cáo tài chính thường bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền

tệ, báo các quyết toán ngân sách hoặc kinh phí, các báo cáo này thường được xây dựng dựa trên các mối quan hệ cân đối tổng hteer của đối tượng hạch toán

kế toán Các bảng tổng hợp – cân đối kế toán thuộc loại này phải lập đúng mẫu biểu quy định của Nhà nước Lập và gửi báo cáo phải đúng đắn, đầy đủ, kịp thời, đúng thời hạn quy định

- Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán bộ phận còn gọi là báo cáo kế toán quản trị: là những báo cáo liên quan đến việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh tê của bản thân đơn vị Đây là những báo cáo được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ cân đối bộ phận, phải ảnh những thông tin theo các mặt, các lĩnh vực riêng rẽ tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin cho quản lý Chẳng hạn, các báo cáo về tình hình thu mua, dự trữ, sử dụng vật

tư, tình hình chi phí thu mua, sản xuất tiêu thụ từng mặt hàng, Số lượng báo cáo, kết cấu mẫu biểu, thời hạn lập của các bảng tổng hợp cân đối thuộc loại này tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp

3 Những công việc chuẩn bị trước khi lập các bảng tổng hợp cân đối kế toán

3.1 Yêu cầu khi lập bảng tổng hợp cân đối kế toán

- Nội dung, phương pháp tổng hợp số liệu lập các chỉ tiêu trên bảng phải đảm bảo tính nhất quán, có thể so sánh được

- Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng phải chính xác, trung thực đúng với tình hình thực tế của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán

- Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng và giữa các bảng phải có sự phù hợp đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các đối tượng kế toán

- Các bảng tổng hợp cân đối kế toán phải lập theo đúng mẫu biểu đã ban hành, lập và gửi kịp thời đúng thời hạn quy định

3.2 Công việc chuẩn bị khi lập bảng tổng hợp cân đối kế toán

- Thu nhận đầy đủ các chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành đến thời điểm lập các báo cáo kế toán

- Hoàn thành việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành đến thời điểm lập các báo cáo kế toán Khoá sổ kế toán, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán có liên quan

- Đối chiếu xác minh các khoản công nợ

- Tiến hành kiểm kê tài sản, so sánh, đối chiếu giữa số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế

- Tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu kế toán

- Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết bằng cách lập bảng cân đối số phát sinh, bảng chi tiết số phát sinh

- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu kế toán tiến hành lập các báo cáo kế toán

4 Bảng cân đối kế toán

4.1 Khái niệm và ý nghĩa của bản cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức, phản ảnh tổng quát tình hình tài sản của một đơn vị tại một thời điểm bằng hình thái tiền tệ, theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản Về thực chất, bảng cân đối kế toán là một bảng tổng kết, một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả Vì thế, bảng cân đối kế toán còn được gọi là bảng cân đối tài sản

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo quan trọng, cung cấp những thông tin cần thiết để nghiên cứu, đánh giá tổng quát tình hình về tải sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tình hình sử dụng vốn, kinh phí, các mối quan hệ kinh tế

và triển vọng tài chính của đơn vị

4.2 Nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán, thuộc hệ bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của đơn vị theo 2 cách phân loại : theo kết cấu Vốn kinh doanh và theo Nguồn hình thành vốn kinh doanh tại một thời điểm nhất định

Bảng cân đối kế toán được xây dựng bao gồm 2 phần : kết cấu vốn và nguồn hình thành vốn Kết cấu của bảng có thể chia thành 2 phần : phần trên và phần dưới hoặc phần bên trái và phần bên phải

+ Phần trên (phần bên trái) phản ánh vốn kinh doanh theo kết cấu gọi là phần Tài sản

+ Phần dưới (phần bên phải) phản ánh vốn kinh doanh theo nguồn hình thành gọi là phần Nguồn vốn

+ Mỗi phần đều bao gồm một hệ thống các chỉ tiêu được sắp xếp theo từng loại, từng mục, khoản theo một trình tự khoa học nhất định

+ Cả 2 phần Tài sản và Nguồn vốn đều có các cột mã số để ghi mã số các chỉ tiêu, cột số đầu năm và số cuối kỳ để ghi số tiền

Ngoài ra còn có các chỉ tiêu ngoài bảng để phản ánh tài sản của đơn vị khác mà đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng và phản ánh bổ sung cho các chỉ tiêu ở phần tài sản và phần nguồn vốn

4.3 Tính “cân đối” của bảng cân đối kế toán

- Tính chất quan trọng nhất của Bảng cân đối kế toán là tính cân đối, đó là tổng

số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán lập ở bất cứ thời điểm nào cũng luôn luôn bằng nhau Tính cân đối đó là tất yếu khách quan vì đơn vị hiện có bao nhiêu tài sản thì phải có bấy nhiêu nguồn hình thành nên, mặt khác tài sản và nguồn vốn là 2 mặt biểu hiện khác nhau của cùng một lượng tài sản của đơn vị, nó được tính toán và biểu hiện bằng tiền ở cùng một thời điểm nên tất yếu phải bằng nhau và cân đối với nhau

- Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục

và đa dạng làm cho tài sản của đơn vị biến động, tức vốn và nguồn vốn của đơn

vị biến động nhưng không làm mất tính cân đối của bảng cân đối kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán quy nạp lại thành 4 trường hợp sau :

Trường hợp 1: Nghiệp vụ kinh tế chỉ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu ở phần Tài sản:

làm cho một khoản vốn này tăng, một khoản vốn kia giảm cùng một số tiền tương ứng Tổng số tiền phần Tài sản không đổi mà chỉ làm thay đổi tỷ trọng các khoản vốn bị ảnh hưởng Tổng số tiền phần Tài sản vẫn bằng tổng số tiền phần Nguồn vốn, kết luận bảng vẫn cân đối

Giả sử có bảng cân đối kế toán ngày 31/12/N của doanh nghiệp X như sau :

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm N

Đơn vị tính 1.000đ

Ví dụ 1: Doanh nghiệp gửi 100.000 tiền mặt vào ngân hàng

Qua nghiệp vụ kinh tế này, tài sản của doanh nghiệp biến động, tiền mặt của doanh nghiệp giảm đi 100.000 nhưng tiền gửi ngân hàng lại tăng 100.000 Sau nghiệp vụ này bảng cân đối kế toán sẽ như sau :

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm N

Đơn vị tính 1.000đ

Nhận xét: Qua trường hợp 1, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân

đối kế toán không thay đổi, chỉ thay đổi các khoản mục tài sản, một khoản tăng, một khoản giảm cùng một lượng tương ứng nên tổng số không thay đổi Quan

hệ cân đối vẫn giữ nguyên

Trường hợp 2: Nghiệp vụ kinh tế chỉ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu ở phần Nguồn

vốn : làm cho một khoản nguồn vốn này tăng, một khoản nguồn vốn kia giảm cùng một số tiền tương ứng Tổng số tiền phần Nguồn vốn không đổi mà chỉ làm thay đổi tỷ trọng các khoản nguồn vốn bị ảnh hưởng Tổng số tiền phần Tài sản vẫn bằng tổng số tiền phần Nguồn vốn, kết luận bảng vẫn cân đối

Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho người bán

200.000

Qua nghiệp vụ kinh tế này, nguồn vốn của doanh nghiệp biến động, khoản phải trả cho người bán giảm đi 200.000, nhưng khoản vay ngắn hạn tăng 200.000 Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ như sau :

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm N

Đơn vị tính 1.000đ

Nhận xét: Qua trường hợp 2, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân

đối kế toán không thay đổi, chỉ thay đổi các khoản mục phần nguồn vốn, một khoản tăng, một khoản giảm cùng một lượng tương ứng nên tổng số không thay đổi Quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên

Trường hợp 3: Nghiệp vụ kinh tế ảnh hưởng đến các chỉ tiêu ở 2 phần của bảng:

làm cho một khoản vốn tăng, một khoản nguồn vốn cũng tăng cùng một số tiền tương ứng Tổng số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn cùng tăng một lượng bằng nhau, kết luận bảng vẫn cân đối

Ví dụ 3: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa trả tiền cho người

bán 100.000

Qua nghiệp vụ kinh tế này, cả tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp đều biến động, khoản nguyên vật liệu tăng 100.000, khoản phải trả cho người bán tăng 100.000 Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ như sau:

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm N

Đơn vị tính 1.000đ

Nhận xét : Qua trường hợp 3, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân

đối kế toán đã thay đổi, đều tăng bằng nhau Nguyên vật liệu ở phần tài sản đã tăng lên 100.000, đồng thời phải trả người bán ở phần nguồn vốn cũng tăng 100.000 Do đó tổng số tài sản và nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán đều tăng một lượng tương ứng, quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên

Trường hợp 4 : Nghiệp vụ kinh tế ảnh hưởng đến các chỉ tiêu ở 2 phần của bảng:

làm cho một khoản vốn giảm, một khoản nguồn vốn cũng giảm cùng một số tiền tương ứng Tổng số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn cùng giảm một lượng bằng nhau, kết luận bảng vẫn cân đối

Ví dụ 4 : Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng trả vay ngắn hạn 50.000

Qua nghiệp vụ kinh tế này, cả tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp đều biến động, khoản tiền gửi ngân hàng phần tài sản giảm 50.000, khoản vay ngắn hạn phần nguồn vốn cũng giảm 50.000 Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ như sau :

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm N

Đơn vị tính 1.000đ

Tiền mặt 100.000 Vay ngắn hạn 150.000

Nhận xét : Qua trường hợp 4, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân

đối kế toán đã thay đổi, đều giảm bằng nhau Tiền gửi ngân hàng ở phần tài sản

đã giảm đi 50.000, đồng thời khoản vay ngắn hạn ở phần nguồn vốn cũng giảm

đi 50.000 Do đó tổng số tài sản và nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán đều giảm một lượng tương ứng, quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên

Kết luận : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều không làm mất tính cân đối của

bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán lập ở bất cứ thời điểm nào cũng đảm bảo tính cân đối của nó

4.4 Nguyên tắc và phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán

Để lập bảng cân đối kế toán được dễ dàng, nhanh chóng và trung thực, trước hết phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán, tính hoành khoá sổ tài khoản, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu giữa các sổ kế toán Tiếp đó, căn cứ vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và số dư cuối kỳ của tài khoản để phản ánh theo nguyên tắc:

- Số dư của bên Nợ của tài khoản sẽ được ghi vào bên “Tài sản”;

- Số dư của bên Có của tài khoản sẽ được ghi vào bên “Nguồn vốn”

- Đối với một tài khoản vừa có số dự bên Nợ lại đồng thời có số dư bên Có (các

TK thanh toán như các tài khoản: “Phải thu của khách hàng”, “Phải trả cho người bán”, ) tuyệt đối không được bù trừ số dư mà căn cứ vào số dư chi tiết của từng khách nợ, chủ nợ, tổng hợp riêng số dư Nợ, số dư Có để ghi vào các chỉ tiêu cho phù hợp hai bên “Tài sản” và “Nguồn vốn” Khi lập bảng cân đối kế toán, cần lưu ý một số trường hợp ngoại lệ sau:

- Các tài khoản: “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”, “Hao mòn tài sản cố định”, mặc dầu có số dư bên Có nhưng được ghi bên “Tài sản” bằng cách ghi đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn Cách ghi này nhằm giúp cho kế toán xác định chính xác giá trị thực của tài sản

- Các tài khoản: “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, “Lợi nhuận chưa phân phối”, có thể có số dư Nợ hoặc số dư Có nhưng được ghi bên “Nguồn vốn” Nếu dư bên Có thì ghi bình thường Trường hợp dư bên Nợ thì phải ghi đỏ để xác định đủng tổng số nguồn vốn

4.5 Mối quan hệ giữa Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán

- Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, bởi vì :

+ Cả 2 đều là các hình thức biểu hiện của phương pháp kế toán

+ Cả 2 đều phản ánh các đối tượng kế toán nhưng ở phạm vi và mức độ khác nhau: Bảng Cân đối kế toán phản ánh tổng quát tài sản và nguồn vốn ở trạng thái tĩnh tại một thời điểm còn Tài khoản kế toán phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của từng khoản vốn, từng khoản nguồn vốn và các quá trình kinh doanh của đơn vị Vì vậy chúng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý

- Mối quan hệ giữa Bảng Cân đối kế toán và Tài khoản kế toán được thể hiện: + Chúng bổ sung cho nhau trong việc cung cấp thông tin, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

+ Các Tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, Tài khoản ngoài bảng và Bảng Cân đối kế toán được xây dựng trong mối quan hệ với nhau : tên gọi và nội dung của các Tài khoản kế toán phù hợp với tên gọi và nội dung của các chỉ tiêu trong Bảng Cân đối kế toán

+ Số dư cuối kỳ của Tài khoản vốn, Tài khoản nguồn vốn và Tài khoản ngoài bảng là cơ sở số liệu để lập Bảng Cân đối kế toán Ngược lại, số liệu của Bảng Cân đối kế toán cuối năm trước được sử dụng để kiểm tra việc ghi số dư đầu kỳ

ở các Tài khoản kế toán đầu năm nay

+ Kết cấu của Tài khoản vốn, Tài khoản nguồn vốn và kết cấu của Bảng Cân đối

kế toán được xây dựng phù hợp với nhau

CHƯƠNG 6 : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1 Sổ kế toán

1.2 Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán

Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán

Để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình và

sự biến động của từng tài sản, từng nguồn hình thành tài sản và các quá trình kinh tế của các đơn vị, kế toán phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau

Xây dựng và tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, trung thực, hợp lý, tiết kiệm chi phí và thời gian công tác

Sổ kế toán là phương tiện được sử dụng để thu nhận, cung cấp và lưu trữ thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý thường xuyên, kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản, từng mặt của quá trình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Nhờ có sổ kế toán

mà các nghiệp vụ inh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ảnh đầy đủ, có hệ thống thưo từng đối tượng kế toán để từ đó kế toán

có thể tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán và phân tích, đánh giá tình hình về tài sản, tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế của đơn vị tại một thời điểm

và trong từng thời kỳ nhất định

1.2 Các loại Sổ kế toán

1.2.1 Phân loại Sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán

Sổ kế toán được chia làm 3 loại :

- Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn

ra hoạt động kinh tế tài chính hay theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính đó Loại sổ kế toán này gọi là sổ Nhật ký

VD : Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Nhật ký chung…

Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra ở đơn vị theo thứ tự thời gian đƣợc thuận tiện

- Sổ ghi theo hệ thống : là loại sổ kế toán đƣợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các hoạt động kinh tế tài chính theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo từng đối tƣợng kế toán cụ thể, nhƣ : Sổ cái ; Sổ chi tiết ; Sổ Nhật ký chứng từ

Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra theo từng đối tƣợng, từng chỉ tiêu kinh tế

- Sổ liên hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi theo hệ thống trên cùng trang sổ kế toán, nhƣ sổ Nhật ký sổ cái

Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế theo thời gian và theo từng chỉ tiêu kinh tế cùng một lúc

1.2.2 Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép

Gồm 3 loại :

- Sổ kế toán tổng hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tƣợng kế toán ở dạng tổng quát, nhƣ : Sổ cái ; Sổ Nhật ký chung…

Tác dụng : cung cấp các chỉ tiêu tổng quát

- Sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách chi tiết theo các chỉ tiêu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý Tác dụng : cung cấp các tài liệu, các chỉ tiêu một cách chi tiết

- Sổ kết hợp giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi kết hợp theo tài khoản tổng hợp và theo các tài khoản chi tiết

VD : một số sổ Nhật ký chứng từ

Tác dụng : cung cấp các tài liệu theo các chỉ tiêu vừa tổng hợp vừa chi tiết

1.2.3 Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ

Sổ kế toán đƣợc chia làm 4 loại :

- Sổ kiểu 1 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí ở một bên của trang sổ

- Sổ kiểu 2 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí cân đối ở hai bên của trang sổ

- Sổ kiểu nhiều cột : là loại sổ dùng để ghi kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bằng cách mở thêm nhiều cột ở cột số tiền bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản

- Sổ kiểu bàn cờ : là loại sổ kế toán được xây dựng theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ

VD : Sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản của hình thức nhật ký chứng từ

1.2.4 Phân loại sổ kế toán theo hình thức tổ chức sổ

Số kế toán gồm 2 loại :

- Sổ tờ rời : là sổ kế toán mà tờ sổ được để riêng rẽ

- Sổ đóng thành quyển : là sổ kế toán mà tờ sổ được đóng thành từng tập nhất định

1.3 Quy tắc sổ kế toán

1.3.1 Ghi sổ kế toán : được dựa trên cơ sở các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để

định khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp, đúng quy tắc, ghi sổ gồm 3 bước :

Bước 1 : Mở sổ

Đầu niên độ kế toán, các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục sổ

kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước và ghi chuyển số dư trên sổ kế toán cuối năm trước sang số dư đầu năm trên sổ kế toán mới mở cho năm nay

Bước 2 : Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, tránh ghi trùng hoặc bỏ sót Số liệu ghi trên sổ kế toán phải dùng mực tốt không phai, được ghi liên tục có hệ thống, không được ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, không bỏ cách dòng, cấm tẩy xoá, không được lấy giấy dán đè, không được dùng chất hoá học để sửa chữa Nếu ghi sai phải chữa

sổ theo quy tắc chữa sổ nhưng không được làm mất đi số liệu đã ghi sai

Các trường hợp sai sót trong ghi sổ kế toán phải được sửa chữa theo 1 trong

3 phương pháp chữa sổ : phương pháp ghi cải chính, phương pháp ghi bổ sung

và phương pháp ghi số âm

Phương pháp cải chính

- Điều kiện áp dụng: sai sót trong diễn giải, số ghi sai được phát hiện sớm, chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản

- Cách chữa : dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai một gạch để thấy rõ nội dung

số liệu chỗ ghi sai, sau đó ghi số đúng bằng mực thường lên phía trên số sai, người chữa sổ và kế toán trưởng ký xác nhận việc chữa sổ

VD :

500.000 (ký chữa sổ)

Phương pháp ghi bổ sung

- Điều kiện áp dụng: Ghi bỏ sót nghiệp vụ hoặc số ghi sai nhỏ hơn số ghi đúng, phát hiện sau khi đã cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản

- Cách chữa :

+ Ghi thêm một định khoản đã bỏ sót ở dòng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng số lại

+ Ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu ở dòng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng

sổ theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó cộng sổ lại

VD: Khách hàng trả tiền mua hàng, doanh nghiệp gửi vào ngân hàng 500.000

xxx xxx

Phương pháp ghi số âm

- Điều kiện áp dụng :

+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản

+ Số tiền ghi sai lớn hơn số tiền thực tế phải ghi, phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản

+ Ghi trùng số tiền nhiều lần

- Cách chữa :

+ Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi sai bằng bút mực đỏ hoặc bằng mực thường được đóng trong khung hình chữ nhật hay trong dấu ngoặc đơn Sau đó ghi lại nghiệp vụ theo định khoản đúng bằng mực thường

+ Trường hợp ghi trùng thì ghi lại nghiệp vụ đã ghi trùng bằng mực đỏ hoặc mực thường được đóng trong khung hình chữ nhật để bớt số lần ghi trùng

+ Trường hợp số ghi sai lơn hơn số đúng thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi nhưng số tiền ghi bằng số chênh lệch và ghi số âm phía dưới dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại

2 Hình thức kế toán

2.1 Khái niệm hình thức kế toán

Là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm: số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết để lập các báo cáo kế toán tài chính

2.2 Hình thức kế toán

2.2.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Đặc điểm : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc trước khi ghi vào sổ cái chúng đều phải được phân loại tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ Cơ sở ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ

Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống trên hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản

Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

(7)

(8)

(6)