Giáo trình môn học Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính nhân sự (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

Nối tiếp nội dung phần 1, giáo trình môn học Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính nhân sự (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2 cung cấp cho người học những nội dung thực hành về lập báo cáo tài chính và hướng dẫn ứng dụng kế toán đơn vị hành chính nhân sự trên phần mềm kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.

BÀI 5: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÊN PHẦN MỀM KẾ

TOÁN

1 Tạo cơ sở d liệu

Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó

Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phương pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán, chọn phương pháp tính giá

Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác khác nhau

2 Thiết lập hệ thống tài khoản

Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế toán, thông tin đơn vị, thông tin ngầm định, tuỳ chọn của đơn vị, ngày hạch toán

Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi một phần mềm

sẽ có một màn hình giao diện khác nhau

Ví dụ:

3 Khai báo các danh mục

Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản

3.1 Danh mục Hệ thống tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính Tuy nhiên, để phản ánh được các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ

sở hệ thống tài khoản chuẩn Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

3.2 Danh mục Mục lục ngân sách

Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục Thông thường các phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính Tuy nhiên để phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ

- Danh mục Nguồn kinh phí

Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn

kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp VD: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,…

- Danh mục Chương

Danh mục Chương thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp Ví dụ: Bộ

Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,…

- Danh mục Loại khoản

Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,…

Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện

trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật

3.3 Danh mục Chương trình mục tiêu

Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng

3.4 Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được người sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp Mã hiệu này thông thường sẽ do người

sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể

Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:

- Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau

- Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác

3.5 Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ

Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa, công

cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó Mỗi vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp Thông thường các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ Trong trường hợp cùng một vật tư, hàng hóa nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó

Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công

3.7 Danh mục Tài sản cố định

Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định Việc đặt

mã này cũng do người sử dụng quyết định Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng

mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công

3.8 Danh mục Hoạt động sự nghiệp

Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng,… Việc khai báo danh mục này do người sử dụng quyết định Khai báo danh mục hoạt động sự nghiệp tương ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động

sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh

3.9 Danh mục Dự án

Danh mục Dự án được sử dụng để khai báo danh sách các chương trình dự án do các đơn

vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện

- Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01

Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

5.1.2 Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí

Xem lại bảng quy ƣớc về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1

5.1.3 Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí

5.1.4 Thực hành trên phần mềm kế toán

* Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

* Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như:

+ Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc

Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc khác nhau Khi thiết lập một tài khoản mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản

mã tính chất, tên tính chất nguồn kinh phí

Nguồn kinh phí: Người sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí được thiết lập sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã được thiết lập sẵn Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải khai báo đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí

Chương: Danh mục Chương dùng để theo dõi các Chương ngân sách được sử dụng trong

đơn vị Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch toán một hay nhiều Chương trong cùng một dữ liệu kế toán bằng cách tích chọn những Chương được sử dụng

Loại khoản: Danh mục Loại khoản thường được thiết lập sẵn theo quy định của Bộ Tài chính, người sử dụng có thế chọn những loại khoản mà đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo dõi Ngoài ra, người sử dụng cũng có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu hạch toán trong đơn vị Khi khai báo loại khoản mới, người sử dụng phải khai báo đầy đủ thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản

Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã được thiết lập sẵn theo đúng quy định hiện hành

Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành thường được thiết lập sẵn trong hệ thống Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tư sửa đổi, bổ sung mục lục ngân sách

Chương trình mục tiêu: Danh mục Chương trình mục tiêu thường được thiết lập sẵn theo chế độ hiện hành Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các chương trình mục tiêu khi có thông tư sửa đổi, bổ sung hệ thống chương trình mục tiêu

* Các chứng từ đầu vào liên quan

Các chứng từ dùng cho việc hạch toán nguồn kinh phí bao gồm:

- Quyết định giao dự toán

* Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

+ Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán,

người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật

Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó

Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế toán nguồn kinh phí bao gồm các thông tin:

Phần thông tin chung gồm có:

- Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số quyết định, đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhận và

sử dụng nguồn kinh phí

- Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh

- Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép người sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ được tự động chèn vào khoảng thời gian trước đó Điều này khác hẳn kế toán thủ công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thu không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó

- Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục

- Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận và sử dụng nguồn kinh phí

- Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh

Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận được quyết định giao dự toán từ cơ quan chủ quản Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị hạch toán nghiệp vụ nhận dự toán đầu năm

Ngoài các khoản kinh phí đơn vị được nhận theo thông báo dự toán kinh phí đầu năm, trong quá trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán

Sau khi nhận được quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử dụng theo đúng

dự toán của đơn vị munh Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt hoặc rút dự toán chuyển khoản Rút dự toán tiền mặt

Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền đó Người sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy số liệu và hiển thị đầy đủ các thông tin lên phiếu thu

Rút dự toán chuyển khoản

Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trường hợp kho bạc trực tiếp chuyển tiền cho các đối tượng liên quan đến hoạt động tại đơn vị

Khi rút dự toán chuyển khoản, người sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển khoản kho bạc, chứng từ này được tự động lấy số liệu căn cứ vào các thông tin đã nhập trong giấy rút dự toán chuyển khoản

Chứng từ ghi đồng thời

Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn brn Có Tài khoản 008, 009 Loại chứng từ này người sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút

dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển khoản kho bạc

Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chưa nhận được quyết định cấp dự toán Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chưa cấp dự toán, kế toán lập phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc

Phiếu thu (Tạm ứng chưa cấp dự toán)

Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập quỹ tiền mặt

Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)

Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chƣa cấp dự toán cho đơn vị, kế toán phải lập chứng từ chuyển khoản kho bạc

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán

Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các hoạt động và lập phiếu chi

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán

Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán

Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng đã cấp dự toán

để nộp lên kho bạc

Khi đƣợc kho bạc chấp nhận thanh toán

Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán

Khi đơn vị đƣợc cấp có thẩm quyền giao dự toán , kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chƣa cấp dự toán

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán

Trong năm đơn vị được giao dự toán ở các nhóm mục khác nhau nhưng trong quá trình sử dụng, nhóm mục này chi không hết còn nhóm mục khác lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự toán từ nhóm mục này sang nhóm mục khác Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán:

Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền âm (nhóm mục điều chỉnh giảm)

Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dương (nhóm mục điều chỉnh tăng)

Khi được cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán

Hủy dự toán là trường hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn lại ở kho bạc (chưa rút về, chưa chi) nhưng không được chuyển dự toán sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ quản quyết định giảm dự toán đã được giao ở nhóm mục nào đó Khi phát sinh nghiệp vụ hủy

dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009

Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận được quyết định duyệt quyết toán của năm

trước Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dư đầu năm Đối với chứng

từ này, người sử dụng không phải nhập số liệu mà phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dư trên tài khoản 661, 662, 635, 241, 461, 462, 465, 441,…

chuyển số dư cuối năm Cuối năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động thu kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động năm trước (6611, 4611) Bút toán kết chuyển số dư cuối năm được phần mềm tự động lấy số liệu căn cứ vào số dư trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm Người sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết chuyển số dư cuối năm theo nhu cầu hạch toán

+ Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan

Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…

Ví dụ thêm mới cán bộ

* Xem và in báo cáo nguồn kinh phí

Sau khi cập nhật các chứng từ lirn quan đến kế toán nguồn kinh phí, phần mềm sẽ tự động

xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng nguồn kinh phí Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết

án kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước

- Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp phát, tài khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo

- Xem báo cáo:

3689 Hai Bà Trƣng, Hà Nội 0101859126

1 Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận đƣợc giấy thông báo dự toán kinh phí năm 2010 theo quyết định QĐ08012010 nhƣ sau:

2 Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:

38.000.000 Trong đó:

4 Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước:

- Chi phí không được duyệt là 2.000.000 (M/TM: 7500/7799), đơn vị xác định do lỗi của Hoàng Thanh Mai và đã thực hiện xuất toán

- Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là

6.000.000

5 Ngày 16/03/2010, thu hồi từ Hoàng Thanh Mai bằng tiền mặt, số tiền 2.000.000

6 Ngày 17/03/2010, nộp trả số kinh phí phải xuất toán cho kho bạc nhà nước số tiền là 2.000.000

7 Ngày 03/04/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện cho công ty EVN (số tài khoản: 711A16176238 tại ngân hàng Công thương Việt Nam), số tiền 2.500.000 (6500/6501)

8 Ngày 12/06/2010, đơn vị nhận được quyết định của cơ quan chủ quản cho điều chỉnh

dự toán kinh phí từ nhóm mục III sang nhóm mục I, số tiền 15.600.000

9 Ngày 30/08/2010, đơn vị nhận được thông báo bổ sung dự toán kinh phí theo QĐ30062010 như sau:

Nhóm mục chi Tên nhóm mục Số bị hủy dự toán

Khai báo số dư nguồn kinh phí và các danh mục có lirn quan (lấy trong phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 55)

Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm

In bảng kê chứng từ thanh toán, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước,…

5.2 Kế toán vốn bằng tiền

5.2.1 Nguyên tắc hạch toán

Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thu phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính

Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá thực tế

5.2.2 Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền

* Thu tiền mặt

* Thu tiền gửi

* Chi tiền gửi

5.2.3 Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền

* Tiền mặt tại quỹ

* Tiền gửi ngân hàng

5.2.4 Thực hành trên phần mềm kế toán

* Kế toán tiền mặt tại quỹ

+ Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

+ Các chứng từ đầu vào liên quan

- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập

- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm

kê quỹ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị tạm ứng

Một số mẫu chứng từ điển hình:

Trrn các chứng từ thu, chi trrn, người sử dụng cần phải điền các thông tin như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền,…

+ Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

- Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật

Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hinh nhập liệu của chứng từ đó

Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin:

Phần thông tin chung gồm có:

- Tên và thông tin về đối tượng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi

- Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh

- Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt

- Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Phiếu nhập kho -PNK000…) Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng dần lên căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên Tuy nhiên, người

sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn Điều này khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã hạch toán trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền

- Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan

- Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh

- Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan

Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các anh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm hanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…

+ Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ

Sau khi cập nhật các chứng từ liêrn quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ tự động xử lý

và đưa ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết trước khi xem

- Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in, chương, loại quỹ, mẫu báo cáo

- Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in

- Xem báo cáo:

* Kế toán tiền gửi ngân hàng

+ Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

+ Các chứng từ đầu vào liên quan

Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Bản sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi

Một số mẫu chứng từ điển hình:

Trên các chứng từ báo Nợ, báo Có cần phải có đầy đủ các thông tin như: tên ngân hàng, địa chỉ, ngày phát sinh chứng từ, mã khách hàng, đơn vị nhận chứng từ, mã số thuế, diễn giải của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), số tài khoản ngân hàng, số tiền, nội dung của giấy báo Nợ (hoặc báo Có),…

Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó

Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền gửi cũng bao gồm các thông tin giống như trong phân hệ quản lý tiền mặt

Thông tin chi tiết có thể tham khảo mục Nhập chứng từ của Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 97

- Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan

Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…

* Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm sẽ tự động xử

lý và đưa ra các báo cáo tiền gửi ngân hàng Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết

- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in

- Xem báo cáo:

5.1.6 Bài tập thực hành

* Kế toán tiền mặt tại quỹ

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền mặt như sau:

4 Ngày 16/01/2010, Đỗ Thị Nga thu học phí bằng tiền mặt, số tiền 95.000.000

5 Ngày 20/01/2010, chi tiếp khách tại nhà hàng Marina bằng tiền tạm ứng đã cấp dự toán, số tiền: 2.100.000 (M/TM: 7750/7761)

6 Ngày 25/01/2010, chi mua văn phòng phẩm của cửa hàng Hồng Hà về sử dụng ngay, số tiền: 3.400.000 (M/TM: 6500/6551)

Khai báo thêm các đối tượng trong danh mục nhà cung cấp theo các thông tin trong đề

bài

Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm

In Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

* Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền gửi ngân hàng, kho bạc như sau:

khoản ngân hàng, kho bạc

STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc

1 9001201059167 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt

Nam

Công ty Cổ phần Tân An

5166 Hai Bà Trưng, Hà Nội 0102369455

1541 Hoàng Hoa Thám, Hà Nội 0101876472

Tổng công ty Viễn thông Quân Đội

Giang Văn Minh,