Kĩ năng thuyết trình

Kỹ năng trình bày hay thuyết trình cũng rất cần thiết cho sinh viên khi cần phải trình bày trước lớp, báo cáo các công trình nghiên cứu khoa học hay khóa luận tốt nghiệp… Các nhà tâm lý

BÀI 3 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Trong cuộc sống, dù bạn là ai, làm nghề gì, chọn một cuộc sống như thế nào thì bạn cũng không thể nào tránh khỏi việc sử dụng ngôn ngữ Nói là một cách để thể hiện bản thân, suy nghĩ, quan điểm, tư tưởng, khao khát, mong muốn của mình Những ai có lợi thế trong trình bày sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn trong mọi vấn

đề Các doanh nghiệp đều nhận thấy rằng, trong một thị trường mà tính chất cạnh tranh đang trở nên quyết liệt như hiện nay, ai giỏi kỹ năng trình bày, thì người đó sẽ nổi bật giữa đám đông Kỹ năng trình bày hay thuyết trình cũng rất cần thiết cho sinh viên khi cần phải trình bày trước lớp, báo cáo các công trình nghiên cứu khoa học hay khóa luận tốt nghiệp…

Các nhà tâm lý học đã nghiên cứu cách người trưởng thành học hỏi và khám phá được rằng người trưởng thành học các kỹ năng mới bằng cách đi qua cùng một quá trình gồm 4 giai đoạn, thuyết trình cũng không phải ngoại lệ Để có thể thực sự trở thành một diễn giả, bạn cần phải đi qua toàn bộ quá trình sau:

Thiếu năng lực trong vô thức Giai đoạn thiếu năng lực trong vô thức là giai

đoạn bạn không biết những điều mình không biết Nếu bạn được hỏi rằng: “Bạn thấy thuyết trình có dễ không?” Câu trả lời của bạn có thể sẽ rất lúng túng bởi vì bạn chưa từng thuyết trình trước đây và bạn không biết nó có khó hay không Có thể bạn

sẽ nói: “Ồ, nó chẳng khó lắm đâu vì tôi nói với bạn bè mà không chuẩn bị rất dễ dàng và tôi cho rằng nói trước khán giả cũng khá giống như vậy.”

Thiếu năng lực có ý thức Sau lần thuyết trình đầu tiên, có thể bạn sẽ nghĩ

rằng: “Ôi, nó khó hơn mình tưởng Tâm trí mình trở nên trống không đúng vào lúc mình cần nó nhất, mình không nghĩ ra nổi bất kỳ câu nói nào cho hợp lý, mình ấp úng và cảm thấy thật khốn khổ trên sân khấu.”

Đây là giai đoạn thiếu năng lực có ý thức, giai đoạn này là lúc bạn nhận ra những điều mình không biết Chỉ khi bước vào giai đoạn thiếu năng lực có ý thức,

bạn mới có thể tìm thấy nguồn lực để học một kỹ năng mới Chẳng hạn, bạn có thể quyết định đăng ký một khóa học, mua một cuốn sách hoặc xin lời khuyên từ một người bạn giàu kinh nghiệm hơn

Đủ năng lực có ý thức Sau khi đọc xong tài liệu này, bạn sẽ đạt tới cấp độ đủ

năng lực có ý thức Bạn ý thức được mọi kỹ thuật giúp bạn trở thành một diễn giả thuyết trình giỏi Khi bạn bước lên sân khấu và thực hiện những chiến lược mới, bạn

sẽ nhận thấy những kết quả đầu tiên nhưng đồng thời cũng vấp phải nhiều thất bại

Có thể bạn sẽ phải vật lộn để nhớ lại các kỹ thuật và đôi lúc bạn thực hiện các kỹ thuật đó một cách vụng về

Cấp độ đủ năng lực có ý thức là một cấp độ rất nguy hiểm Nếu bạn để mặc cho kỹ năng của mình dừng lại ở cấp độ này, thì khi thời gian trôi qua, bạn sẽ quên hết tất cả những kiến thức bạn đã đạt được và có thể sẽ quay lại cấp độ trước khi bạn đọc tài liệu này hoặc trước khi bạn thử các kỹ thuật mới Để có thể thành thạo thuyết trình hay thành thạo bất kỳ kỹ năng nào khác, bạn cần phải đưa nó đến cấp độ đủ năng lực trong vô thức

Đủ năng lực trong vô thức Sau khi bạn đã luyện tập kỹ càng các kỹ thuật

thuyết trình mới mà bạn học được, chúng sẽ trở thành một phần trong bạn Bạn sẽ không cần nhớ lại bất kỳ điều gì bạn từng đọc, bởi bạn nắm được chúng ở cấp độ tiềm thức, thuyết trình cũng sẽ trở nên tự nhiên y như khi bạn chải răng hay đi bộ vậy

Thử hình dung bạn nhận thấy trong mắt khán giả của mình rằng họ thích bài nói của bạn nhưng bạn không hề tốn quá nhiều công sức để thực hiện nó Bạn thấy thế nào? Để đạt được điều này bạn cần luyện tập, đưa kỹ năng thuyết trình của mình tới cấp độ đủ năng lực trong vô thức

Bài này cung cấp các nội dung cơ bản về kỹ năng thuyết trình nhằm giúp các bạn sinh viên tự rèn luyện và hướng đến nơi bạn muốn trong từng kỹ năng nhỏ

lý Thiếu chuẩn bị, xem như buổi nói chuyện hay thuyết trình của bạn đã thất bại ngay từ đầu Càng chuẩn bị kỹ lưỡng bạn càng yên tâm Theo một số nghiên cứu, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp làm giảm đến 75% cảm giác run sợ khi đứng nói trước nhiều người

2.1.1 Xác định mục tiêu

Hãy tưởng tượng nếu bạn xây nhà mà không có bản vẽ thì làm sao mà tính toán

để mua vật tư và các thứ khác được? Trong cuộc sống chúng ta không thể làm được việc gì khả quan nếu như không có một mục tiêu cụ thể Thuyết trình cũng vậy, xác định mục tiêu thuyết trình phải là công việc quan trọng đầu tiên Mục tiêu bài thuyết

trình cần được xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan để nội dung bài sẽ luôn đi đúng hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục Đôi lúc, người thuyết trình lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, dẫn đến hệ quả là sau khi kết thúc thuyết trình người nghe vẫn không hiểu rõ, hiểu hết ý đồ của người nói Hiện nay, với hàng triệu chương trình hội nghị, hội thảo luôn sẵn có cho chúng

ta – cả trực tiếp và trên internet – bài thuyết trình của bạn sẽ không tạo được sự nổi bật nếu thiếu một thông điệp rõ ràng, có ý nghĩa và có sức ảnh hưởng mạnh mẽ Nếu bạn chỉ đơn giản đưa ra một thông điệp khô khan, nhưng không chạm tới được vấn

đề cốt lõi, bạn sẽ thất bại

Mục tiêu của bạn cần tập trung hướng đến ích lợi cho người nghe Để xác định mục tiêu của bài thuyết trình hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi: “Tôi muốn thính giả đạt được gì và làm gì sau buổi thuyết trình?” Nói cách khác, bạn muốn mang đến điều

gì cho người nghe qua bài thuyết trình? Thông điệp cốt lõi bạn muốn họ nắm vững

là gì? Bạn muốn kêu gọi họ thực hiện hành động cụ thể nào? Một khi đã nắm rõ mục tiêu bài thuyết trình thì việc soạn nội dung, cấu trúc, chọn lọc những ý tưởng,

dữ kiện, con số, hình ảnh, câu chuyện để đưa vào bài thuyết trình sẽ dễ dàng hơn rất nhiều

Dựa trên mục tiêu của mình, người trình bày sẽ thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu SMART sau:

Bài thuyết trình phải phù hợp với từng thính giả cụ thể, phải đạt được các mục tiêu ban đầu, không làm mất thời gian của người nghe, cấu trúc bài thuyết trình tốt, thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

2.1.2 Xác định đối tượng

2.1.2.1 Diễn giả

Một phần của quá trình biến bản thân trở thành người diễn thuyết thoải mái và năng động là bảo đảm rằng bạn biết và hiểu rõ điều mà bạn đang trình bày Thiếu hiểu biết sẽ khiến bạn lo lắng và không chắc chắn khi bạn trình bày vấn đề Thông thường người nghe sẽ có những hiểu biết nhất định về chủ đề mà bạn sắp trình bày, nếu bạn không nắm vững vấn đề người nghe sẽ dễ nhận ra những “lỗ hỏng” này Để lượng giá bản thân hãy trả lời hai câu hỏi sau:

- Mình có đủ thông tin về chủ đề này không?

- Mình có phù hợp để nói về vấn đề này không?

Cần cân nhắc thật kỹ trước khi thuyết trình một chủ đề không phù hợp với mình Chẳng hạn bạn còn trẻ tuổi mà thuyết trình về chủ đề “Nghệ thuật gìn giữ hạnh phúc hôn nhân” trước những người đã có gia đình thì thật là khập khiễng Điều kỳ diệu sẽ xảy ra nếu bạn gói gọn phần thuyết trình của mình vào chủ đề bạn say mê Càng say mê các ý tưởng mình sẽ trình bày, bạn càng có sức mạnh và

dễ đưa cảm xúc vào bài nói của mình, và khi đó, cảm giác sợ hãi hay lo lắng sẽ cháy rụi dưới ngọn lửa đam mê của bạn Bạn sẽ tự động xây dựng nên các lập luận thuyết phục Những câu chuyện cũng dễ dàng tuôn ra Và cách bạn truyền tải sẽ tự đến sau suy nghĩ Các bậc phụ huynh có thể nói chuyện hàng giờ về con cái của mình Họ kể hết chuyện này đến chuyện khác với sự hào hứng không ngớt

Nếu bạn tâm huyết với chủ đề của mình, năng lượng của bạn sẽ truyền sang người khác và không lâu sau đó, tất cả mọi người ở hàng ghế khán giả cũng sẽ trở nên hào hứng Họ sẽ nghĩ: “ồ, chắc hẳn phải có gì đó đặc biệt ở chủ đề này thì diễn

giả mới hào hứng thế kia Mình nên lắng nghe xem.” Ngược lại, nếu khán giả nhận thấy bạn thờ ơ, họ sẽ trở nên chán chường và lãnh đạm, y như bạn vậy

Vì thế hãy nói về chủ đề mà bạn hào hứng với nó và hãy nói bằng sinh lực và nhiệt huyết Khi năng lượng của sự hào hứng lan khắp căn phòng, đó là lúc ma thuật hiệu nghiệm và bạn chính là pháp sư

2.1.2.2 Khán giả

Người xưa có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của người thuyết trình

mà còn phụ thuộc cả vào yếu tố khán giả Phân tích khán giả giúp người thuyết trình

có những giải pháp hữu hiệu, phù hợp cho bài thuyết trình của mình Càng hiểu về khán giả thì người thuyết trình càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu, đúng mong đợi, đúng mức độ nhận thức của họ

Những thông tin về đặc điểm cá nhân như giới tính, độ tuổi, giai cấp, trình độ, nghề nghiệp, tôn giáo, quan điểm chính trị… sẽ giúp cho người thuyết trình xác định được cách soạn nội dung, phong cách trình bày, phương pháp tiếp cận phù hợp với đối tượng Bạn sẽ dễ dàng khai thác những vấn đề mà người nghe thích thú, quan tâm, và sẽ tránh được tình trạng “lỗi nhịp” khi nói chuyện kinh doanh cho một nhóm người chuyên làm công tác thiện nguyện Khi đứng trước những khán giả ít học, ít suy nghĩ, lời lẽ bạn càng bóng bảy trừu tượng bao nhiêu thì khán giả càng chán bấy nhiêu Các chính trị gia hiểu rõ điều ấy nhất nên lời lẽ của họ rất thông thường mà lôi cuốn được đám đông

Bạn cần biết khán giả tự nguyện tham gia, quan tâm đến chủ đề này, hay họ tham dự vì bị ép buộc? Số lượng khán giả nhiều hay ít? Tùy vào số lượng người nghe để có cách chuẩn bị, tổ chức và trình bày phù hợp Buổi thuyết trình trước một nhóm ít người trong phòng họp nhỏ chắc chắn sẽ khác với buổi thuyết trình trong một hội trường lớn với cả trăm khán giả tham dự

Theo nhà tâm lý học Abraham Maslow, tất cả mọi người đều có những nấc thang nhu cầu được xếp từ mức độ cơ bản đến mức độ cao: Nhu cầu thể lý (physiological), nhu cầu an toàn (safety), nhu cầu được giao lưu tình cảm và được trực thuộc (love/belonging), nhu cầu được quý trọng, kính mến (esteem), nhu cầu tự thể hiện bản thân (self - actualization) Để truyền tải ý tưởng đến người nghe, bạn phải triệt để khai thác các bậc thang nhu cầu đó, bởi chúng là yếu tố quyết định việc

họ có thái độ hưởng ứng và thích thú với những gì bạn trình bày hay không

2.1.3 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình

2.1.3.1 Bố cục bài thuyết trình

Về cơ bản, một bài thuyết trình tốt cần có ba phần Đầu bài: Giới thiệu những

gì mình sẽ nói Thân bài: Nói những gì mình đã hứa nói Kết luận: Tóm lại những gì mình đã nói

Mở đầu như thế nào để lôi cuốn người nghe? Thân bài sẽ trình bày những gì,

có chặt chẽ và phù hợp giúp người nghe hiểu được vấn đề mà ta muốn nói? Kết luận như thế nào để đi vào lòng người và thúc giục hành động?

TS Phan Quốc Việt đã từng ví cấu trúc của một bài thuyết trình như một “cái đinh” cứng cáp và sắc nhọn với phần mở đầu là mũi đinh, nội dung là thân đinh và kết luận là mũ đinh

Phần mở đầu giống như mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên, do đó phần này phải sắc sảo để đạt được hai mục tiêu chính:

- Tạo bầu không khí ban đầu, thu hút sự chú ý, giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chăm chú lắng nghe bằng cách làm quen, giới thiệu bản thân, khen ngợi khán giả…

- Giúp người nghe chuẩn bị sẵn sàng đón nhận các nội dung chính bằng cách nêu tổng quát các ý tưởng sẽ trình bày

Phần thân bài giống như thân đinh Thân đinh cần chắc chắn, có độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Phần này phải giúp được người nghe hiểu rõ nội dung trình bày bằng cách kết hợp chặt chẽ và thể hiện được:

Phần kết luận giống như mũ đinh Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ Người nghe cũng không thể nhớ hết được nội dung chính của bài thuyết trình nếu như không có kết luận

Một bài nói dù đã được chuẩn bị kỹ từ trước trong lúc trình bày cũng cần có những thay đổi cần thiết, hoặc là có thể cắt giảm cho phù hợp với tình hình thực tế của buổi trình bày hôm đó, và cũng thích hợp được với phản ứng của người nghe Cho nên, thông minh nhất là bạn nên chuẩn bị hai hay ba phần kết khác nhau để phần kết này chưa phù hợp với bối cảnh thực tế thì có ngay phần kết khác để trình bày

Giống như cú đóng búa cuối cùng đưa cây đinh đi sâu vào miếng gỗ, phần này giúp người nghe nắm rõ các điểm chính, cũng như có ấn tượng tốt đẹp về diễn giả

và bài thuyết trình Như vậy, cú chốt hạ này bao gồm các yếu tố sau:

- Tóm tắt những nội dung chính đã trình bày

- Đưa ra kết luận cuối cùng

- Thúc giục hành động

Theo các nghiên cứu về khán giả, thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất Vì vậy, cần tóm tắt lại những điểm chính, những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh

2.1.3.2 Nội dung bài thuyết trình

Nội dung luôn là yếu tố quyết định của bài thuyết trình vì nó chứa đựng những thông tin, thông điệp mà người nói muốn chuyển tải đến người nghe

Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm Để tránh tình trạng này, bạn cần phải xây dựng một khuôn khổ rõ ràng, cấu trúc chặt chẽ Ngay từ khi chuẩn bị dàn ý, cần phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào “nên nói” Thông thường, cần ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, nếu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng

Nỗi khổ của những người quá nhiều ý tưởng là họ thấy tiếc nếu phải cắt bỏ bất

cứ nội dung nào, mà nếu đưa hết vào thì lại quá dài dòng Họ lúng túng trong việc sắp xếp các ý tưởng theo logic để truyền tải thông điệp rõ ràng, họ không biết trình bày cách nào để thể hiện mục tiêu họ muốn truyền đạt

Đưa quá nhiều nội dung, ý tưởng, dữ kiện, số liệu vào bài thuyết trình, bạn sẽ gây ra hiện tượng quá tải cho người nghe Người nghe không thể nào trong một lúc

mà có thể “tiêu hóa” được một khối lượng thông tin khổng lồ bạn trao cho họ Bạn nên chọn lọc các thông tin cần thiết để cung cấp và trình bày chúng sao cho thật ngắn gọn, cô đọng, giúp người nghe dễ dàng nắm bắt ngay và ghi nhớ lâu hơn Thông thường, con số lý tưởng là 3 ý chính và phải có sự liên kết giữa các ý Nếu gặp một ý đặc sắc mà không biết đặt vào đâu thì phải hy sinh nó Nhiều quá chỉ làm rối óc thính giả

Có người lắm ý lắm chuyện thì cũng có kẻ chẳng nghĩ ra nổi một ý tưởng nào cho bài trình bày Họ không biết cần phải bắt đầu từ đâu và chuẩn bị những gì? Hãy tìm “nguyên liệu” cho bài thuyết trình từ một vài gợi ý sau:

* Sách, internet

Sách chính là cách nhanh nhất và rẻ nhất để mọi người có thể học tập ở bất kỳ lĩnh vực nào Bạn có thể đọc hết một kinh nghiệm được tác giả đúc kết trong hàng thập kỷ chỉ trong có vài giờ Sách sẽ mang lại cho bạn một số lượng tuyệt vời những

ý tưởng và trải nghiệm thú vị

Bạn đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin, chỉ vài cái click chuột bạn đã

có cơ man nào là ý tưởng

* Thử những trải nghiệm mới

Hãy thử qua những trải nghiệm và các hoạt động mới ít nhất một lần trong đời Nếu bạn chưa từng leo núi hay nhảy điệu tango, hãy thử một lần Nếu bạn không phải là fan bóng đá, hãy đi xem một trận bóng đá Nếu bạn chưa từng có hứng thú với nghệ thuật - hãy đến một phòng triển lãm tranh Bạn không nhất thiết phải trở thành chuyên gia trong tất cả những lĩnh vực này, tuy vậy thử qua tất cả những điều này ít nhất một lần sẽ cung cấp những thông tin tuyệt vời cho những bài thuyết trình của bạn trong tương lai Bên cạnh đó, góc nhìn của bạn với tư cách là người thử làm việc đó lần đầu chắc chắn sẽ rất mới mẻ, thú vị và đôi khi hài hước

* Đặt chân đến những nơi bạn chưa bao giờ đến

Có thể vài kỷ niệm đẹp nhất trong đời bạn có được là nhờ du lịch Khi bạn thay đổi môi trường, bạn sẽ có những chuyến phiêu lưu tuyệt vời nhất trong đời mình Hãy đến một nhà hàng kỳ lạ mà bạn chưa từng đến Bước chân đến một nơi bạn chưa từng đến sẽ cho bạn những ý tưởng mới mẻ tuyệt vời không chỉ vô giá với bài thuyết trình mà còn đối với việc có một cuộc sống thú vị và năng động

* Gặp gỡ những con người mới

Trong xã hội hiện đại, chúng ta có xu hướng bó hẹp phạm vi giao tiếp với những người chúng ta đã quen biết từ trước Tuy nhiên, một người mới gặp có thể

mở ra cho bạn cả một thế giới mới Những mối quan hệ mới có thể mang tới những

cơ hội mới tuyệt vời hay những ý tưởng mới mẻ đến với cuộc đời bạn, những thứ có khả năng trở thành chất liệu vô giá cho các bài thuyết trình trong tương lai của bạn Khi bạn đang đi trên một chuyến xe, hãy cố gắng bắt chuyện với người ngồi bên cạnh bạn Hãy nói chuyện với mọi người ở quán bar, bảo tàng hay phòng triển lãm tranh Bạn không bao giờ biết được mối quan hệ mới này sẽ đi đến đâu và cũng không biết mình có thể học được điều gì từ ai đó

Khi bạn thay đổi khuôn mẫu trong cách sống của bạn và làm gì đó bạn chưa từng làm, những trải nghiệm mới sẽ tạo nên các câu chuyện thú vị Các câu chuyện bạn kể, dẫn chứng bạn cung cấp và luận điểm bạn đưa ra đều có được từ cuộc đời bạn đã sống, và cuộc đời bạn càng phong phú thì các bài thuyết trình của bạn càng thú vị và có giá trị

5W1H viết tắt của 5 W: What (cái gì) – Who (ai) – When (khi nào) – Where (ở đâu) – Why (tại sao) và 1H: How (như thế nào) là một kỹ thuật tư duy quan trọng giúp bạn soạn bài nói Sự kết hợp giữa 5W1H đem lại cái nhìn toàn diện cho những người sử dụng nó

Khi soạn nội dung, bạn không nên hăm hở ngồi vào bàn bóp trán suy nghĩ suốt ngày để tìm ý Cứ thong thả nhưng đừng quên nhiệm vụ, thỉnh thoảng nghĩ tới nó một chút rồi lại nghỉ ngơi để chủ đề tự nó chính mùi Tiềm thức của bạn làm việc ngay cả khi bạn ngủ Chắc bạn đã nghiệm thấy nhiều lần vò đầu tìm lời giải cho một bài toán khó mà không ra, bèn bỏ đi, rồi đột nhiên trong lúc chơi bạn bỗng thấy cách giải Tiềm thức đã giúp bạn đấy thôi

Khi một ý thoáng hiện ra, bạn phải chụp lấy và ghi ngay kẻo nó trốn mất Tổng thống Lincoln cũng theo phương pháp ấy Khi nghĩ ra được một ý, ông ghi ngay vào

giấy bỏ vào bên trong chiếc mũ chóp cao cho chúng ngủ trong đấy có khi hàng tuần, hàng tháng

Sắp xếp các ý logic và lập luận chặt chẽ Nội dung bài trình bày nên chia thành

3 phần lớn như đã nói ở trên để người nghe dễ dàng theo dõi Phần đầu và kết mỗi phần chiếm khoảng từ 5% đến 10% còn lại là phần thân bài

2.1.4 Thiết kế slide bài thuyết trình

Trong các bài nói chuyện sử dụng slide hay nhất trên TED, bạn sẽ nhận thấy có

ba phương pháp thiết kế riêng biệt, lần lượt là phương pháp Godin, phương pháp Takahashi và phương pháp Lessig

Để áp dụng phương pháp Godin, hãy phủ toàn bộ slide bằng hình ảnh được cho phép đầy đủ với độ phân giải đủ cao Một cách hay khác là để hình ảnh tràn hẳn ra

lề, vì chúng sẽ kích thích người nghe dùng trí tưởng tượng để hoàn chỉnh bức tranh Phương pháp Takahashi yêu cầu bạn thiết kế các slide đơn giản chỉ chứa vài từ trên phông chữ lớn Phương pháp này vốn là phiên bản cập nhật của quy tắc 7 x 7 Theo “quy luật Miller” con người chỉ có thể lưu giữ được bảy điều – cộng trừ hai điều – trong trí nhớ làm việc của họ Vì thế mỗi slide không nên quá 7 chấm đầu hàng và mỗi dòng không có quá 7 chữ

Phương pháp Lessig là một dạng kết hợp giữa hai phương pháp Godin và Takahashi Phương pháp Lessig kết hợp một bức ảnh toàn trang với những cụm từ đơn giản Chẳng hạn, bạn có bức ảnh một người hoặc một con vật đang tìm kiếm thứ gì đó phía trên màn hình; và phía bên phải hình ảnh là đoạn văn bản được bạn đặt đúng tầm mắt của đối tượng

Dù bạn theo phương pháp nào thì cũng nên nhớ giọng của bạn chính là phần

âm thanh nền cung cấp chi tiết bổ sung Hạn chế tối đa việc dùng hình khối, ảnh động vì tất cả những cách này đều hút sự chú ý của khán giả ra khỏi bạn Một vài lưu ý khi thiết kế slide :

Sắp xếp thông tin trong các slide theo một trật tự hợp lý nhất Để tạo ra

cho khán giả cảm giác hồi hộp chờ đợi, bạn phải biết cách sắp đặt, cẩn thận chọn thời điểm và cách thức để tiết lộ thông tin, nói tới đâu bạn cho hiện slide ý tưởng đang nói tới đó Tại sao? Nếu bạn lập tức trình chiếu hết mọi ý tưởng và nội dung xoay quanh thông điệp trình bày, người nghe sẽ biết chính xác những gì bạn định nói và như thế họ sẽ ít quan tâm vào bài thuyết trình của bạn

Dùng màu sắc tươi sáng, hài hòa Hãy khéo léo thêm vào một chút màu sắc

cho phần hình ảnh minh họa của bạn Tiếp xúc nhiều với những gì xuất hiện trên truyền hình, phim ảnh và internet, khán giả ngày nay quen với những màu sắc tươi sáng, những hình ảnh gây ấn tượng mạnh, cho nên những hình ảnh nhạt nhòa, trắng đen, thiếu sắc màu sôi động thường làm cho họ cảm thấy đơn điệu, tẻ nhạt Hãy dùng màu sắc để nhấn mạnh những điểm chính cần trình bày, để làm cho khán giả tập trung theo dõi Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng màu sắc, vì các slide có quá nhiều màu sẽ làm rối phần nhìn của khán giả Nên chọn hai hoặc ba màu và cần tránh những màu sắc quá lòe loẹt hay hình ảnh có nhiều bóng đổ khiến cho việc theo dõi

từ xa khó khăn hơn

Dùng hình ảnh thay thế từ ngữ mọi lúc có thể Hình ảnh luôn là một công cụ

vô cùng mạnh mẽ trong truyền thông Trong thuyết trình với Powerpoint, khán giả

sẽ tiếp nhận thông tin nhiều hơn, dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn (so với việc đọc chữ trên màn hình) chỉ qua một hình ảnh Một hình ảnh có thể nói thay hàng trăm

lời nói Khi bạn cần dùng slide để chia sẻ dữ liệu hoặc dẫn tư liệu chứng minh cho kinh nghiệm, hãy trình bày thật đơn giản, giàu hình ảnh và ít từ ngữ Xin lưu ý rằng slide thuyết trình nhằm phục vụ khán giả, chứ không phải tập ghi chú khổng lồ của bạn

Hơn thế nữa, nếu người nghe càng ít đọc, họ càng dễ chăm chú lắng nghe bạn nói nhiều hơn Phim ảnh minh họa trong thuyết trình không nên dài quá 10 phút, lý

tưởng là trong khoảng 3 – 5 phút Đảm bảo đoạn phim của bạn thật ngắn gọn, bạn

nên tuyển chọn cắt các phần clip có ý nghĩa từ những đoạn phim dài để thuận tiện cho việc trình chiếu

Chọn những phông chữ đơn giản, rõ nét Những phông chữ phức tạp, ngoằn

ngoèo theo kiểu thư pháp, không thích hợp để đưa vào phần trình chiếu Bên cạnh

đó, nếu dùng quá nhiều phông chữ, kiểu chữ khác nhau, bạn sẽ làm rối mắt người xem Tốt nhất, bạn nên dùng các kiểu chữ đơn giản mà rõ nét như Arial, Verdana, Times New Roman Những phông chữ này nhìn có vẻ ít sinh động bay bướm, nhưng trong thế giới công cụ hỗ trợ phần nhìn, yếu tố dễ nhìn dễ đọc lại quan trọng hơn sự hoa mỹ, cầu kỳ Bạn đừng bao giờ dùng quá hai kiểu chữ trong một phần trình bày trình chiếu Cỡ chữ bạn chọn sẽ tùy thuộc vào số lượng khán giả tham dự Theo quy cách chung, bạn nên dùng cỡ chữ 36 - 40 cho các tựa đề, cỡ chữ 30 cho các tiêu đề hay tựa đề phụ, còn trong phần văn bản nội dung, cỡ chữ khoảng 28 và không được nhỏ hơn 24

Làm nổi bật ý chính Hãy làm nổi bật các ý tưởng chính trong slide trình

chiếu để khán giả tiện theo dõi Khán giả cũng cần nhìn thấy được ý chính bạn muốn trình bày Bạn cũng không nên ghi ra mọi thông tin chi tiết trong slide vì có nguy cơ là khán giả sẽ ngồi đọc những gì bạn viết hơn là nghe bạn nói Bạn cần dùng các slide để hướng dẫn khán giả nắm được những điểm chính trong thông điệp bạn trình bày Khi tạo ra một slide, bạn hãy tự hỏi mình: “Với một lượng từ ngữ và hình ảnh ít nhất, làm thế nào để diễn tả điều tôi muốn? Tôi muốn người nghe phải ghi nhớ những điều gì?” Nếu thông tin nào không quan trọng, bạn phải loại chúng

ra Phải tạo ra các slide thật cô đọng và rõ ràng

Nhấn mạnh các ý then chốt bằng sự đối lập cố ý về màu sắc, phông chữ và vị trí Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, thì quy tắc tối quan trọng trong thiết kế slide vẫn là “càng ít càng tốt” Hãy cố gắng sao cho mỗi slide trở nên đơn giản, tinh

tế cân đối

Sử dụng các ký hiệu Bạn cần dùng các ký hiệu, các con số hay các dấu hiệu

để phân biệt ý này với ý kia, giúp khán giả dễ theo dõi và dễ nắm bắt Trong mỗi slide, bạn nên dùng từ bốn đến năm ký hiệu đầu dòng, không nên dùng quá nhiều vì khán giả sẽ rối mắt Ngoài ra, số dòng cho mỗi ý tưởng được gạch đầu hàng cũng

nên vừa phải, càng ít càng tốt, tối đa là bốn dòng, không được hơn Ý tưởng bạn ghi

ra trong các slide không cần phải là những câu hoàn chỉnh, mà có thể là những cụm

từ quan trọng xoay quanh ý chính cần trình bày

Tạo ra thống nhất và đồng bộ cho toàn bộ file trình chiếu của mình Hầu

hết các nhà thiết kế chỉ dùng một phông trong thiết kế Các slide không thống nhất

về quy cách thiết kế sẽ làm cho khán giả thấy rõ và đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của bạn Hãy thiết lập một tiêu chuẩn chung cho việc thiết kế các slide: giao diện, bố cục, phông chữ, cỡ chữ, hiệu ứng,…

2.1.5 Chuẩn bị về tâm lý

Chúng ta thường căng thẳng khi thuyết trình, những thay đổi về tâm sinh lý sẽ gây ra các triệu chứng như hồi hộp, thở nhanh, tim đập nhanh, đổ mồ hôi, run rẩy tay chân… Nếu cảm thấy lo lắng, sợ hãi hoặc chưa nói đã thấy lo tức là bạn thuộc số đông

Sợ sai, sợ xấu hổ, sợ mọi người đặt câu hỏi mà không trả lời được, sợ quên hết nội dung rồi đứng như “trời trồng” trên sân khấu Hàng trăm hàng ngàn nỗi sợ xuất hiện khi nghĩ đến chuyện thuyết trình đã ngăn cản nhiều người bước lên trình bày trước người khác Như bạn thấy, nỗi sợ nói trước đám đông thường “làm khó” cả những diễn giả, diễn viên chuyên nghiệp Có cả ngàn giờ đứng nói trên sân khấu, gặp cả ngàn cả triệu khán giả, và sống bằng nghề ăn nói, diễn xuất, mà dân chuyên nghiệp còn có lúc bối rối, lo âu, thì chuyện những người ít nói trước đám đông thấy lúng túng, sợ hãi cũng là lẽ thường tình

Việc đứng trước một đám đông xa lạ – thậm chí trước đông đảo bạn bè thân quen – là một thứ trải nghiệm ít nhiều đem lại cảm giác hoảng sợ Nỗi sợ ấy là chuyện hết sức tự nhiên Đừng cho rằng đó là thứ gì kinh khủng lắm, đừng quá tập trung vào nỗi lo lắng, bạn sẽ thấy thoải mái hơn và lấy lại được sự tự tin để “trình diễn‟‟, khán giả sẽ không biết bạn đang lo lắng đến độ nào và cũng sẽ chẳng để ý nhiều đến điều đó

Đừng quên rằng: khi hành động thì mọi nỗi sợ sẽ bị đẩy lùi Chẳng ai chết vì đã thuyết trình một vài lần dở tệ, nhưng những ai từ chối rèn luyện để phát triển và hoàn thiện kỹ năng này thì đồng nghĩa với việc cự tuyệt nhiều cơ hội thành công đến trong đời mình

Nếu bạn nắm được bản chất của nỗi sợ thì việc chế ngự nó cũng không quá khó Người ta sợ tất cả những thứ mà họ không quen thuộc Bạn sẽ thấy sợ mỗi khi bước ra khỏi vùng an toàn của mình, nhưng đó cũng là lúc bạn trưởng thành nhiều nhất

Để giảm bớt nỗi sợ thuyết tình, đơn giản là hãy làm cho nó trở nên quen thuộc với bạn và nó sẽ trở thành một phần thuộc vùng an toàn của bạn

Cố gắng đi đến địa điểm mà bạn sẽ tiến bài thuyết trình và luyện tập ở đó Hành động này sẽ cung cấp cho bạn nhiều sự tự tin hơn bởi vì bạn đã quen thuộc với môi trường xung quanh

Một nguyên nhân khác gây sợ hãi là thiếu sự chuẩn bị, để giảm sự hồi hộp và

lo lắng, chúng ta nên chuẩn bị kỹ nội dung của buổi thuyết trình

Chuẩn bị tâm lý trước những tình huống không ngờ Thỉnh thoảng, trong buổi nói chuyện, bạn sẽ rơi vào những tình huống “khó đỡ” vốn không lường trước được

Dù tình huống đó là gì, thì trước buổi nói chuyện, bạn cần chuẩn bị tâm lý để khi

chẳng may gặp các sự cố ngoài ý muốn, bạn cũng giữ được bình tĩnh để có cách giải quyết thích hợp mà không phải bấn loạn hay cảm thấy rối tung cả lên

Hãy tưởng tượng chúng ta đang ở trong phòng thuyết trình, đang diễn rất hăng say, sôi nổi và đang trả lời các câu hỏi một cách rất tự tin

2.1.6 Chuẩn bị về trang phục

Quần áo bạn mặc trong suốt buổi diễn thuyết có thể ảnh hưởng tới hiệu quả trình bày và quá trình tiếp nhận của khán giả Hãy lưu ý chọn trang phục theo tiêu chí sau:

Phù hợp với người nghe Nếu buổi thuyết trình dành cho thanh niên, nên chọn

trang phục sáng, trẻ trung, thể hiện sự năng động Nếu buổi thuyết trình dành cho người ở độ tuổi trung niên, nên chọn trang phục có gam màu tối hơn, để thể hiện sự chững chạc và nhiều kinh nghiệm

Phù hợp với tính chất buổi nói chuyện Trong một buổi tọa đàm, bạn cần chú

ý chọn lựa trang phục phù hợp với môi trường hôm ấy Nếu đây là một chương trình

từ thiện, trang phục chọn lựa cần nhẹ nhàng, giản dị, ngược lại so với chương trình được tổ chức tại nơi sang trọng…

Phù hợp với nội dung bài nói Chủ đề trình bày cũng là tiêu chí quan trọng để

bạn chọn lựa trang phục cho thích hợp Bạn cần cân nhắc về trang phục khi trình bày chủ đề liên quan đến kinh doanh và chủ đề liên quan đến tâm lý xã hội

Phù hợp với bản thân Nên chọn trang phục thoải mái, nhẹ nhàng, vừa vặn

với cơ thể để có thể di chuyển tự tin trên sân khấu Tránh những trang phục quá chật, gây khó cử động Hầu hết mọi người đều cảm thấy thoải mái hơn khi mặc những trang phục hơi rộng một chút Trang phục phải phù hợp với tính cách và giọng điệu của bạn

Một điều cũng cần làm, đó là kiểm tra xem tông màu chủ đạo của sân khấu là

gì để có thể chọn bộ trang phục với màu sắc tương phản, nổi bật

Trước khi chuẩn bị thuyết trình, cần lưu ý kiểm tra lại vẻ bên ngoài, bỏ hết các

đồ đạc lỉnh kỉnh trong túi quần áo, những thứ có thể đung đưa hay phát ra tiếng kêu khi bạn di chuyển Điều này sẽ khiến khán giả mất tập trung

2.1.7 Luyện tập

Kỹ năng nói là một trong nhiều kỹ năng nhờ rèn luyện mà thành Để nói chuyện tự tin hơn, bạn cần thường xuyên tận dụng mọi cơ hội để thực hành Chủ động khơi gợi vấn đề, và nói ra quan điểm của bạn Tích tiểu thành đại, nhờ các cuộc nói chuyện này, dần dần bạn sẽ có một bộ sưu tập phong phú các kinh nghiệm, giúp bạn xây dựng và tăng cường khả năng tự tin trình bày ý tưởng của mình trước người khác

Bạn sẽ chẳng thể trở thành đầu bếp thiện nghệ dù xem nhiều tập của chương trình Đầu bếp sắt (Iron Chef) Đọc cả một kho sách về nghệ thuật nói trước công chúng hay xem nhiều diễn giả xuất chúng cũng không thể biến bạn thành một diễn giả xuất chúng Cách duy nhất để chinh phục nỗi lo sợ và mài sắc kỹ năng nói của bạn chính là luyện tập Đây là yếu tố vô cùng quan trọng nếu bạn muốn quá trình diễn thuyết trước công chúng diễn ra suôn sẻ Chỉ cần hiểu rõ nguồn tài liệu và ý tưởng mà bạn muốn trình bày thôi là chưa đủ Bạn cần phải không ngừng thực hiện

nó để nó trở nên dễ dàng hơn Tương tự như khi bạn sử dụng đôi giày mới Bàn chân của bạn sẽ phồng rộp trong một vài lần đầu tiên đi giày, nhưng dần dần, đôi giày của bạn sẽ trở nên vừa vặn và khiến bạn thoải mái hơn

Trong lịch sử, có nhiều nhà hùng biện đại tài không phải vì họ có năng khiếu bẩm sinh, mà nhờ quá trình rèn luyện đầy quyết tâm Thời Hy Lạp cổ đại, Demosthenes nổi tiếng vì khả năng hùng biện Ông thường ở ẩn dưới lòng đất từ hai đến ba tháng liên tục để luyện giọng và tập hùng biện Để không bị cám dỗ rời khỏi hang, ông cạo nửa đầu nhằm buộc mình phải luyện tập tiếp Sau đó, ông còn ngậm sỏi và phát âm thật to tranh với tiếng sóng thét gào để luyện phát âm rõ ràng

Tổng thống Abraham Lincoln cũng từng hồi hộp đến mức không kiểm soát được đôi bàn tay của mình trong những lần đầu tiên nói trước công chúng Giọng ông hơi the thé và chói tai Ông đã nghiên cứu và tập luyện theo những nhà hùng biện giỏi nhất, đọc đi đọc lại các bài diễn văn trước bạn bè và đồng nghiệp Nhờ đó

mà ông đã trở thành một nhà diễn thuyết xuất sắc

Có thể tự tập một mình trước gương Nhìn trang phục, đầu tóc, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, phong thái, ngôn ngữ cơ thể và hình ảnh của chính bản thân mình Lắng nghe ngôn từ, giọng điệu của chính bản thân mình xem thử mình có sẵn sàng,

có vui vẻ, có thích thú nghe con người trong gương kia nói hay không Tự tính giờ cho mình Khán giả không muốn buổi thuyết trình bị kéo dài Bạn nói càng dài thì khả năng bạn khiến khán giả mất tập trung càng cao

Quay phim quá trình luyện tập của bạn là biện pháp tuyệt vời để nhận thức điểm yếu và điểm mạnh Bạn sẽ nhận thấy hành vi thể hiện sự lo lắng của chính mình (di chuyển từ chân này sang chân kia, luồng tay vào tóc…) và bạn có thể tìm cách để loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng một cách tối đa

Bạn cũng có thể diễn thử cho một vài người thân quen xem để họ có nhận xét, bình luận, góp ý giúp mình chỉnh sửa cả về nội dung lẫn phong cách trình bày Áp lực phải nói trước người khác sẽ giúp ghim chặt bài diễn thuyết vào tâm trí bạn Một thủ pháp cực kỳ hữu ích khác có thể sử dụng cho phần tập luyện đó là việc

tự hình dung một cách rõ nét hình ảnh, lời nói, giọng điệu, khung cảnh, khán giả… như thật trong đầu vài ngày để có một năng lượng tích cực thấm nhuần trong não bộ trước khi thuyết trình Hình dung rằng lúc này bạn đang thực sự thuyết trình, thấy rõ trong trí rằng mình đang hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặt ra Bạn đang nghe thấy những tràng vỗ tay chúc mừng của khán giả Bạn đang nhìn thấy ánh mắt nhiệt tình đón nhận của người nghe Bạn cảm nhận được sự ấm áp khi bắt tay với họ Bạn ngửi được hương thơm dịu nhẹ trong khán phòng Bạn cảm nhận được đầu lưỡi mình vị ngọt của thứ nước uống bạn dùng khi đó…

Một nghiên cứu đã được thực hiện với những vận động viên điền kinh Olympic

và sự hình dung Các vận động viên được phân ra làm hai nhóm, một nhóm luyện tập hàng tiếng đồng hồ mỗi ngày và một nhóm cũng dành cùng lượng thời gian đó

để luyện tập và tưởng tượng mình đang chạy Kết quả hết sức bất ngờ Những vận động viên luyện tập mà không tưởng tượng mình đang chạy cho thấy rất ít tiến bộ trong các lần tập, nhưng các vận động viên kết hợp giữa tưởng tượng và luyện tập cho thấy sự tiến bộ hơn hẳn những lần tập trước

Liên tục trong hai hoặc ba buổi tối trước ngày trình bày, trước khi ngủ, bạn hãy nằm xuống, nhắm mắt lại và mường tượng về việc bạn sẽ nói gì và nói như thế nào, hình dung ra khung cảnh đầy đủ của khán phòng mà bạn sẽ thuyết trình Bài thuyết trình của bạn có trung thực và đi thẳng vào vấn đề, có dạt dào cảm xúc và sống động không? Rồi bạn hình dung mình đang mặc bộ đồ đẹp đẽ như thế nào, tay bạn cầm micro ra sao, cách đi đứng, ngôn ngữ cơ thể thế nào Cũng mường tượng ra việc bạn cảm thấy hạnh phúc, tự hào thế nào, vui vẻ ra sao khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Tập cách mở đầu, trình bày nội dung chính và kết thúc Tập cả cách hít thở, lấy hơi Tiến hành điều chỉnh lại kịch bản chi tiết cho hoàn chỉnh hơn sau mỗi lần thực hành Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này sẽ quyết định 80% thành công của bạn khi đứng trên sân khấu Càng cất công khổ luyện bạn càng dễ tự tin, hứng khởi, thăng hoa khi bạn thực sự xuất hiện và diễn xuất trên sân khấu Nên nhớ thuyết trình xuất sắc do rèn luyện

Luyện tập cách trình chiếu slide Bạn phải thành thạo việc sử dụng các công cụ

hỗ trợ phần nhìn trước khi tiến hành buổi thuyết trình Hãy dành thì giờ để tập đi dượt lại những gì bạn sẽ nói với các slide hay đoạn phim minh họa bạn sẽ chiếu

Nhiều người đứng xoay lưng khỏi khán giả và chăm chú đọc những gì mình soạn ra

trong các slide Trong lúc tập, bạn cần để ý canh thời gian, hình dung nơi bạn sẽ đứng nói và cách bạn sẽ trình chiếu các hình ảnh cùng các thứ minh họa khác Khán

giả cần có thời gian để xem lại một lượt và tiêu hóa các thông tin hay ý chính bạn

đưa ra trên slide, đừng bao giờ bật các slide lên rồi liên tục nói từ ý này sang ý kia

Hãy để ý quan sát khán giả trước khi chuyển slide Hãy tập cả cách mở đoạn phim,

cách chuyển slide, cách bật nhạc,

2.2 Tiến hành thuyết trình

Trong buổi thuyết trình, không phải lúc nào bạn cũng là nhân vật đầu tiên khán giả sẽ nhìn thấy Thường thì có ai đó xuất hiện, nói vài lời giới thiệu về bạn trước khi bạn bước ra Đoạn giới thiệu chính là những lời lẽ đầu tiên khán giả sẽ nghe và đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng Nếu nhờ ai đó nói lời giới thiệu, bạn nên

tự soạn đoạn mở đầu vì bạn nắm rõ những thông tin mình cần nói Một bài giới thiệu bản thân đúng quy chuẩn gồm đủ ba điểm chính sau đây: Họ tên và chức danh; Trình độ chuyên môn, thành tích cá nhân; Lý do bạn được mời đến buổi nói chuyện

Về trình độ chuyên môn và thành tích cá nhân: bạn chỉ nên nêu ba hoặc bốn ý minh họa, hoặc những ý nào có liên hệ trực tiếp đến người nghe Dưới đây là một thí dụ về đoạn giới thiệu tự soạn (người khác đọc) của Joel Weldon, một diễn giả trứ danh:

Diễn giả trong buổi nói chuyện sáng nay là Joel Weldon và chủ đề ông sẽ trình bày có tên “Voi không cắn, chính những thứ nhỏ nhoi mới cắn bạn mà thôi.” Joel đến từ Scottsdate, Arizona, nơi ông đã thành lập một công ty chuyên về phát triển con người Trong vòng sáu năm qua, ông đã tổ chức hơn 1.000 cuộc hội thảo

và diễn thuyết cho các tổ chức hàng đầu của Mỹ Sở dĩ chúng tôi mời ông đến đây hầu chuyện quý vị là bởi ông có thể giúp các diễn giả tài ba thành công hơn nữa Ông là người có bộ óc sáng tạo và cách trò chuyện tuyệt vời Tấm danh thiếp độc đáo của ông có dòng chữ viết: “Thành công đến với người biết làm, không đến với những kẻ chơi không.”

Chúng ta hãy cùng chào đón Joel Weldon!

Đây là phần giới thiệu vừa ngắn gọn, đơn giản, lại vừa sinh động

Khi bước ra sân khấu, để tạo sự tự tin và xua tan cảm giác hồi hộp, bạn hãy hít vào thật sâu, thở ra từ từ, mắt tập trung vào điểm chính giữa sân khấu rồi khoan thai bước ra Lưng bạn cần giữ thẳng, đầu hơi ngẩng lên nhưng mắt nhìn xuống Đó là kiểu động tác đi đứng mà những người mẫu thường áp dụng: không tỏ ra kiêu ngạo

mà cũng không quỵ lụy, mang phong thái đĩnh đạc, tự tin Mỉm cười, nói lời chào khán giả, lời cảm ơn người giới thiệu hoặc người dẫn chương trình (nếu có) Tự giới thiệu (nếu trước đó chưa có ai giới thiệu bạn)

Các nghiên cứu xã hội học đã cho thấy diễn giả chỉ có 20 giây đầu tiên để gây

ấn tượng ban đầu trước khán giả bằng các hành vi phi ngôn ngữ, và 4 phút đầu tiên bằng lời nói Khoảng thời gian ban đầu này tuy ngắn ngủi nhưng lại mang tính quyết định, và nếu tận dụng không tốt, bạn sẽ thất bại bởi không có cơ hội thứ hai Việc khán giả có hứng thú nghe bạn nói hay không phụ thuộc rất lớn vào khoảng thời gian 4 phút rưỡi đầu tiên này Đầu có xuôi, đuôi mới lọt Có nhiều cách khác nhau

để tạo ấn tượng ban đầu Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp,

tỏ thái độ hân hoan khi được gặp khán giả, chào hỏi, chúc mừng hoặc khen ngợi họ…

Ngay phút đầu tiên hoặc thứ hai trong bài phát biểu của bạn chính là lúc sự hào hứng của khán giả lên cao nhất, và sẽ không thể cao hơn nữa vì khán giả của bạn, từng người từng người một, sẽ dần phân tâm bởi vô số thứ linh tinh trong tâm trí họ Nhanh chóng lôi kéo khán giả bằng cách tuyên bố hoặc ngụ ý những lợi ích họ sẽ nhận được khi chú ý đến những gì bạn trình bày

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều cần làm tiếp theo là cho họ biết mục tiêu và nội dung chính của bài thuyết trình là gì và họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêu thuyết trình cần được nêu rõ ràng để thu hút sự tập trung Tiếp đến, giới thiệu khái quát những nội dung chính và thứ tự trình bày Điều này giúp người nghe

có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình

Để người nghe chú ý lắng nghe, bạn phải tạo những cách mở đầu ấn tượng, những điểm nhấn cho bài nói và phù hợp với người nghe Tùy vào đặc điểm của chủ

đề (cung cấp thông tin, truyền cảm hứng), đối tượng thuyết trình (khán giả trẻ, khán giả lớn tuổi…) và thế mạnh của mình mà lựa chọn cách mở đầu phù hợp Tuy nhiên,

dù bạn sử dụng cách nào đều phải đảm bảo yêu cầu: không mở đề quá dài dòng, không phù hợp với chủ đề

Vạn sự khởi đầu nan! Phần mở đầu bài thuyết trình là phần khó nhất, thông qua phần vào đề sẽ gây sự chú ý của khán giả, thiết lập mối quan hệ để chuẩn bị tốt trước khi vào nội dung chính

Một điều quan trọng nữa khi thuyết trình đó là thuyết trình thế nào, cách bạn thể hiện ngôn ngữ, lời nói của bạn ra sao Giảm thiểu lời nói trong khi thuyết trình

sẽ khiến cho luận điểm của bạn dễ nhớ hơn Hãy quan sát, để ý đến những khán giả của bạn Hãy để cho người nghe xuất hiện trong bài thuyết trình của bạn bằng cách đưa họ vào các ví dụ Sử dụng từ “chúng ta” nhiều hơn là dùng từ “tôi” Sử dụng từ

“chúng ta” trong bài thuyết trình sẽ khiến cho người nghe cảm thấy họ trở nên quan trọng

Hãy chuyển cách diễn đạt sang “bạn” hoặc “chúng ta”, “đối với chúng ta”,

“của chúng ta” Mục tiêu của bạn là diễn thuyết theo phong cách trò chuyện và tránh thuộc lòng hay đọc lại kịch bản như in Bạn nên soạn đề cương bài nói của mình thay vì chép ra nội dung rồi đọc nguyên văn Cần có một khung dàn ý ghi những ý chính cần nói, khi nói cần triển khai các ý bằng văn nói của mình

Chuyển ý giữa các phần Tổng hợp lại rõ ràng các điểm chính ở phần trước và giới thiệu sơ lược chủ đề của phần tiếp theo trong đoạn chuyển ý

Do phạm vi tập trung của con người có hạn, nên người nghe thường rơi vào ba nhóm: những người lúc tập trung, lúc lo ra khi bạn trình bày và thường mất dấu bạn,

những người có lắng nghe nhưng không đủ thời gian thấm nhuần những gì bạn vừa nói và một số ít người may mắn có nghe và nắm bắt được thông điệp của bạn Mọi người sẽ cảm kích nếu bạn tóm tắt luận điểm mình vừa đưa ra Lặp đi lặp lại những

ý chính cũng là phương pháp tuyệt vời để giúp khán giả ghi nhớ nội dung thuyết trình

2.3 Kết thúc thuyết trình

Phần kết là bước nhảy cuối cùng đến đích, không nên quá ngắn hay quá dài, phải luôn phù hợp, mạnh mẽ và rõ ràng Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo các ý tưởng mình đã trình bày Sau khi đã đưa người nghe lên cao trào, bạn cần đưa ra lời kêu gọi, thúc đẩy để tiến đến hành động Thành công của bài thuyết trình nằm ở điểm chốt hạ này

Theo các nghiên cứu về thính giả thì thời gian bắt đầu thuyết trình và thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà người nghe tập trung chú ý cao nhất Vì vậy, việc tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung đã thuyết trình

Thông báo trước khi kết thúc Việc thông báo này còn giúp người nghe chuẩn

bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất Khi bạn đưa ra một dấu hiệu rõ ràng cho thấy mình đang tiến đến phần kết của bài diễn thuyết, khán giả sẽ chú ý nhiều hơn Do đó, ngôn ngữ bạn sử dụng ở phần này rất quan trọng Sử dụng một số

từ kết như “Tóm lại là…”; “Để kết thúc, tôi xin tóm tắt lại như sau ”; “Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày ” Có thể kêu gọi hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc làm ngay một việc gì đó như đóng góp từ thiện, mua sản phẩm, bạn có thể nói: “Chúng ta đang tiến đến cuối hành trình của ngày hôm nay và khởi đầu cho tương lai của các bạn ” hoặc “Giờ là lúc bạn phải ra quyết định ”

Tất nhiên, không nhất thiết phải tuân thủ cấu trúc trình bày như trên thì buổi thuyết trình của bạn mới thành công Bạn hoàn toàn có thể tự do tung hứng, sáng tạo Tuy nhiên, đó là khi bạn đã là một người thuyết trình tài ba, còn nếu đang đi những bước đầu tiên trên con đường trở thành diễn giả, bạn cần phải đi qua các công đoạn cơ cơ bản ấy, vẫn phải học hỏi đào sâu kiến thức, gia công tập dượt, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp và liên tục trau dồi để cải thiện kỹ năng nói

Đừng quên kết thúc đúng thời điểm và nói lời cảm ơn khán giả

3 Kỹ thuật thuyết trình

3.1 Cách mở đầu ấn tượng

Mục đích chính của phần mở bài là chiếm được sự chú ý của khán giả và truyền tải một chút hơi hướng của những điều bạn cần nói Có rất nhiều cách để bắt đầu một bài thuyết trình, dưới đây là một số phương pháp được chứng minh là hiệu quả

Bắt đầu bằng một câu chuyện Bạn có thể làm cho phần mở đầu trở nên sống

động bằng cách kể một câu chuyện, vì các câu chuyện thường dễ đi vào lòng người nghe Ai cũng thích được nghe kể chuyện Khi được nghe một câu chuyện, bạn có thể tái hiện lại một chương trong cuộc đời của các nhân vật trong câu chuyện Khi bạn bắt đầu một bài phát biểu với một câu chuyện, bạn sẽ chiếm được sự chú ý của khán giả và không chỉ giới thiệu với khán giả về bài phát biểu của bạn mà còn về thế giới của các nhân vật trong câu chuyện của bạn Hoặc có thể gây tò mò bằng cách

kể một câu chuyện vừa mới xảy ra với chính bản thân mình có liên quan đến chủ đề

taxi, ông tính sẽ boa hậu hĩnh cho anh tài xế rồi bảo anh ta bỏ phiếu cho đảng Dân chủ của ông Nhưng chợt nhớ lại lời cha mình dạy, ông ra khỏi taxi, chẳng thèm boa cho anh tài xế đồng nào và bảo anh hãy bỏ phiếu cho đảng Cộng hòa

Đặt câu hỏi Đây là một kỹ thuật các diễn giả chuyên nghiệp thường áp dụng

Đặt câu hỏi là một cách mở đầu hiệu quả, làm cho người nghe phải suy nghĩ để tìm cách trả lời, như thế họ sẽ nhập cuộc ngay Tuy nhiên, để áp dụng kỹ thuật này cho hiệu quả, bạn phải làm cho người nghe trả lời; nếu không, bạn sẽ thấy “quê độ”, khán giả sẽ không coi trọng lời của bạn Thành thử, khi đặt câu hỏi, bạn phải dùng giọng điệu nhấn mạnh Nếu cần có thể đưa thêm các gợi ý để giúp họ trả lời câu hỏi bạn đặt ra

Tuy vậy, bạn cũng phải có phương án dự phòng, để nếu chẳng may người nghe không trả lời, thì tự bạn sẽ trả lời câu hỏi của mình, để không làm mất thời gian còn khán giả thì thấy rằng bạn không phiền lòng về chuyện họ không có câu trả lời Tốt nhất, bạn nên đặt những câu hỏi thú vị, nhưng đừng quá khó

Ví dụ có thể bắt đầu với câu hỏi: “Tại sao mỗi ngày lại có đến 320 người bình thường như các bạn chết vì thực phẩm họ ăn?” hoặc “Làm thế nào bạn ngăn ngừa được nguy cơ thiệt mạng vì thực phẩm mình ăn?”

Những câu hỏi “tại sao” và “như thế nào” sẽ hấp dẫn khán giả vì chúng đào sâu vào sự hiếu kỳ tự nhiên của chúng ta – tức khao khát tìm hiểu thế giới xung quanh

Bắt đầu bằng một lời tuyên bố gây sốc Bạn có thể bắt đầu bài phát biểu của

mình bằng một lời tuyên bố khiến mọi người phải há miệng kinh ngạc và họ sẽ chăm chú nghe tiếp từng lời bạn nói cho đến khi hiểu được tại sao bạn đưa ra phát biểu ấy

Ví dụ “Mẹ tôi là người già nhất trong số những người còn sống trên mặt đất này.” Dùng câu phát biểu này để mở màn buổi thuyết trình về đề tài chăm sóc sức khỏe cho người già, bạn sẽ lập tức thu hút được sự quan tâm của người nghe Sau

câu vừa rồi, bạn có thể nói tiếp như sau: “Ít nhất thì đó là cách nghĩ của mẹ tôi xưa nay.”

Các số liệu thống kê gây kinh ngạc Trong lời mở đầu, đưa ra số liệu thống

kê đầy kinh ngạc, bạn sẽ làm cho khán giả phải tròn mắt lắng nghe Chẳng hạn, nếu trình bày về thực trạng chi phí đắt đỏ trong việc chăm sóc sức khỏe, bạn có thể nói câu mở đầu như sau: “Bạn có biết rằng chỉ riêng chứng đau lưng cũng đã làm tiêu tốn của xã hội ta mỗi năm 200 tỷ đồng không?”

Hình ảnh hỗ trợ Các hình ảnh có thể giúp bạn thu hút rất nhanh sự chú ý của

người nghe Có diễn giả đã mở đầu một buổi thuyết trình bàn về những thuận lợi của điện hạt nhân bằng cách chiếu bức hình một người Ảrập đang mỉm cười xách thùng dầu và cả đống đôla trong tay Sau đó, ông trình bày ý tưởng về việc dùng

điện hạt nhân sẽ giúp người Mỹ thoát khỏi chi phí do việc nhập khẩu dầu từ Ảrập

Các trích dẫn Nhiều diễn giả thường thích dùng các trích dẫn trong phần mở

đầu của mình, vì những lời minh triết khôn ngoan của những nhân vật nổi danh thường mang tính cô đọng, súc tích, dí dỏm và dễ nhớ Một câu danh ngôn hoặc trích dẫn có thể thu hút sự tập trung của khán giả nhanh hơn những lời giải thích nôm na, dài dòng

Dùng các câu đố, trò chơi Đôi khi bạn chẳng cần phải nói lời nào hay ho để

có phần mở đầu thu hút Bạn có thể đưa ra các câu đố hay trò chơi có liên quan đến

đề tài bạn sắp nói và mời khán giả tham gia

Các câu nói đùa, câu chuyện cười Các chuyện cười hay câu nói vui cũng là

một cách bạn có thể dùng để có đoạn mở đầu thu hút Tất nhiên, bạn nên thận trọng, đừng để những câu chuyện cười động chạm đến bất kỳ người nào đang ngồi dưới

Khảo sát người nghe Đây cũng là một kỹ thuật vừa giúp bạn điều tra một

chút những gì cần biết về người nghe để có thêm thông tin, vừa khiến khán giả tham gia nhập cuộc ngay từ đầu

Chẳng hạn, nếu đối tượng tham dự là các sinh viên, bạn có thể hỏi như sau:

“Những ai trong số các bạn đây đã từng thi lại ít nhất một môn?” hay “Ai trong số các bạn đây nghĩ rằng chúng ta nên xử lý mạnh tay hơn vấn nạn bạo lực học đường?”

Kinh nghiệm cá nhân Bạn có thể mở màn bằng cách kể một câu chuyện về

bản thân, có liên quan đến chủ đề sắp nói Điều này vừa tạo được sự đồng cảm với khán giả, kéo họ về phía bạn và vừa khẳng định khả năng chuyên môn của bạn trong lĩnh vực sắp trình bày

Thách đố khán giả Đừng sợ chuyện phải thách thức khán giả Xung đột

thường là tâm điểm của mọi vở kịch thành công Trong thuyết trình cũng thế, bạn lôi kéo người nghe nhập cuộc cả khi họ không đồng ý với bạn Có điều, những gì bạn thách đố khán giả phải có liên hệ đến chủ đề của buổi thuyết trình, nếu không chúng sẽ trở thành những lời khiêu khích có hại

Dùng những định nghĩa vui, lạ tai Bạn có thể tìm thấy những định nghĩa này

trong các sách danh ngôn Chẳng hạn: “Đàn ông giống như kỹ sư: nắm chắc mọi lý thuyết nhưng khi ống nước hư thì phải gọi thợ sửa”

* Những cách mở đầu cần tránh

Nếu có những kỹ thuật hiệu quả có thể dùng để tạo ra phần mở đầu thú vị, thu hút người nghe, thì cũng có những chiếc bẫy mà nếu rơi vào sẽ lập tức làm què quặt mọi nỗ lực tạo ra một buổi thuyết trình hoàn hảo Sau đây là những cách mở đầu cần tránh:

- Đọc lại tựa đề bài thuyết trình

- Xin lỗi khi mở đầu buổi thuyết trình

- Nói về cái khó của đề tài thuyết trình

Sau phần mở đầu, hãy nói cho khán giả biết mục đích của bạn Trình bày sơ qua nội dung buổi thuyết trình Nói sơ quát về những gì bạn sắp trình bày Thể hiện

cho khán giả thấy bạn đang điều khiển buổi thuyết trình – nêu ra cho họ mọi chỉ dẫn cần thiết, các việc họ cần làm trong buổi thuyết trình Chuyển tiếp sang phần nội dung chính

Khép lại phần mở đầu bằng một tuyên bố lợi ích rõ ràng và vạch ra lộ trình cho bài diễn thuyết Phần mở đầu của bạn phải khiến khán giả ngấm ngầm cân nhắc về lợi ích của bài diễn thuyết Hãy khép lại nó bằng một lời hứa dứt khoát về những lợi ích khán giả sẽ nhận được, đồng thời lưu ý họ phải mất bao lâu mới có được chúng Câu chốt của phần mở đầu nên cung cấp cho khán giả một hình ảnh ẩn dụ trực quan

về cấu trúc của bài phát biểu

Ví dụ: “Sau 45 phút nữa, bạn sẽ bước ra khỏi đây với ba điểm „A‟ hạnh phúc trong hành trang của mình.” Tuyên bố này đặt khán giả vào vị trí trung tâm vì nó gợi ý họ nên lắng nghe bài phát biểu để lấy ba điểm “A” kia, cùng với một hình ảnh định hướng hành động

3.2 Cách diễn đạt nội dung

Tận dụng ngữ điệu (giọng nói) và ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt, nét mặt, đôi tay, cách di chuyển ) để minh họa cho nội dung thuyết trình Đừng chỉ trình bày suông,

mà phải tìm cách minh họa các ý trình bày bằng những câu chuyện kịch tính, kinh nghiệm và sự kiện thực tế, hình ảnh sống động, đoạn phim, trò chơi để giúp họ ghi nhớ những gì bạn nói Sử dụng từ ngữ giàu hình ảnh để vẽ nên những bức tranh bằng lời trong đầu người nghe nhằm tạo cảm xúc tích cực và thái độ thích thú đón nhận Đưa người nghe vào cuộc trải nghiệm thực sự nhằm thấu hiểu và ghi nhớ các

ý tưởng được trình bày

Người nghe sẽ dễ ghi nhớ thông tin khi bạn dùng các công cụ hình ảnh trực quan Bên cạnh đó, việc bạn lặp đi lặp lại những gì quan trọng sẽ khiến người nghe

dễ nhớ hơn Các nghiên cứu đã cho thấy rằng nếu bạn chỉ lặp lại một lần ý tưởng mình trình bày, thì khả năng ghi nhớ của người nghe chỉ ở mức dưới 10%, còn nếu

lặp lại ý tưởng đó sáu lần, thì khả năng ghi nhớ là trên 90% Bạn cũng có thể dùng các trò chơi, câu đố, bài tập hoặc tổ chức các phiên thảo luận nhóm như một cách để lặp lại thông tin, giúp người nghe ghi nhớ lâu hơn

Một cách khác để giúp khán giả có thời gian tiêu hóa những gì bạn nói là sau khi trình bày xong một ý tưởng nào đó, bạn ngưng lại, để khán giả suy nghĩ Cũng

có thể đặt vài câu hỏi gợi ý để họ suy nghĩ về những gì bạn đã nói Hãy đưa họ nhập cuộc vào bài nói của bạn bằng một vài thủ thuật sau:

Sử dụng câu chuyện Các câu chuyện thường thu hút thị giác, thính giác và

xúc giác của khán giả Họ sẽ nhớ những gì họ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy trong trí tưởng tượng khi nghe bạn nói Nếu bạn kể một chuyện có thật hoặc đưa ra một luận điểm có liên kết với một câu chuyện, người ta có thể sẽ ghi nhớ nó mãi mãi Khi ta được nghe kể một câu chuyện, ta có thể mường tượng ra một bãi biển nơi xảy ra câu chuyện đó, nghe thấy các nhân vật nói chuyện và cảm nhận cảm xúc của các nhân vật Các câu chuyện dễ nhớ đối với bộ não con người bởi chúng khơi dậy cảm xúc và kích hoạt thị giác, thính giác, tâm tư tình cảm hay những trải nghiệm cá nhân

Cho dù các luận điểm của bạn thông minh và thú vị đến mấy, nhưng nếu chúng không được gắn liền với một câu chuyện hay một ví dụ có tính trực quan, người ta

có thể sẽ quên chúng ngay khi bạn vừa dứt lời Nếu bạn muốn luận điểm của mình được ghi nhớ và có sức ảnh hưởng, bạn cần kết hợp nó với một câu chuyện hoặc một ví dụ liên quan tới hình ảnh

Sử dụng hình ảnh Một bức hình đáng giá bằng một ngàn lời nói, đôi khi có

thể còn hơn thế Chủ tịch một hãng linh kiện điện tử đã chia sẻ rằng chính bức ảnh ông sử dụng trong một cuộc thuyết trình đã giúp công ty ông tiết kiệm được hàng triệu đô-la Ông đã làm thế nào?

Thay vì kêu gọi, khuyến khích người quản lý trong công ty ông cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết, thì ông chiếu hai bức hình Trước tiên, ông đưa ra