Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel được biên soạn với các kiến thức đó là cơ sở dữ liệu; sử dụng form để nhập dữ liệu; quy định dữ liệu khi nhập; sử dụng autofilter, Advanced filter; sắp xếp cơ sở dữ liệu; chức năng subtotal...
Trang 1CHƯƠNG 7
Trang 27.1 CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm:
• Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv
• Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv
Trang 37.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU
7.2.1 Hiển thị chức năng FORM
• Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon
• Tại Choose commands from: chọn All commands, trong phần này bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab và nhấn OK.
Trang 47.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU
• 7.2.2 Chức năng form
• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu
• Bước 2: Thực hiện Data/Form
• Bước 3: Thực hiện các chức năng trên hộp thoại
Xóa bản ghi
Tìm đến bản ghi trước đó
Tìm theo điều kiện
Trang 57.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nhập
• Chọn Data/Data Validation/Data Validation Xuất hiện hộp thoại:
Đặt quy tắc nhập dữ
liệu Hiển thị lời nhắc khi di
chuyển đến vùng nhập
Chọn mức độ quy định nhập dữ liệu
Trang 67.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Settings:
- Allow:
+ Any value: giá trị bất kỳ + Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số + Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân.
+ List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập vào source hoặc bôi đen vùng danh sách)
+ Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày.
+ Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian.
+ Text length: quy định theo chiều rộng của dữ liệu kiểu ký tự.
+ Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt đầu bởi dấu =
Trang 77.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Input Message
- Show input message when cell is
selected: Tích chọn nếu di chuyển
chuột vào thì hiển thị lời nhắc.
- Title: Tiêu đề của trên hộp thoại
thông báo.
- Input Message: Nội dung thông
báo.
Trang 87.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Error Alert
- Show error alert after invalid data is entered: Tích
chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập
vào không đúng quy định nhập.
- Style: Chọn mức độ quy định
+STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập
dữ liệu nếu vi phạm quy tắc.
+ WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES.
+ INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK.
- Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo.
- Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ
liệu vi phạm quy tắc.
Trang 97.4 SẮP XẾP CSDL
• Bước 1: Chọn vùng CSDL.
• Bước 2: Chọn Data\Sort Xuất hiện hộp hội thoại:
Trang 107.5 SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER
hiện như sau:
• Bước 1: Bôi đen vùng
CSDL (cả hàng tiêu đề)
• Bước 2: Chọn Data/Filter.
Tại trường có điều kiện lọc,
kích chọn:
Trang 117.5.1 Auto Filter
• + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại.
• + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi
có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp thoại
• + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn hơn giá trị mà bạn gõ vào
• + Greater Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn gõ vào
• + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị nhỏ hơn giá trị gõ vào.
• + Less Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị bạn gõ vào.
Trang 12• + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột.
• + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký
Trang 13• * Hủy lọc:
• Để hủy tính năng lọc, chọnData/Filter
Trang 147.5.2 ADVANCED FILTER
a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
- Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp.
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, <, <>,>=, <=, =.
Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng.
Trang 157.5.2 ADVANCED FILTER
a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớnhơn 5 triệu:
Trang 167.5.2 ADVANCED FILTER
a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu:
Trang 177.5.2 ADVANCED FILTER
a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện gián tiếp:
Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (khôngđược trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thứclogic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kếtquả trả về TRUE hoặc FALSE
Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnhlớn hơn 5 triệu:
Trang 187.5.2 ADVANCED FILTER
a Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện gián tiếp:
Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5triệu:
+ Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu:
Trang 197.5.2 ADVANCED FILTER
b Sử dụng tính năng Advanced Filter
• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu (hàng tiêu đề không được trộn – Merge cell)
• Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter chọn Advanced Xuất hiện hộp thoại:
Trang 227.6 CHỨC NĂNG SUBTOTAL
At each change in: Chọn
trường đã tham gia phân
Trang 237.6 CHỨC NĂNG SUBTOTAL
• Add subtotal to: Chọn trường mà
thực hiện tính toán trên dữ liệu
của trường đó.
• Replace current subtotals: Tích
chọn để thay thế Subtotal hiện tại.
• Page break between group: Đặt
dấu ngắt trang giữa các nhóm.
• Summary below data: Kết quả
Trang 247.7 HÀM SUBTOTAL
Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
• Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, )
• Function_num là các con số từ 1 đến 11 và từ 101 đến 111 qui định hàm
nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
• Ref1, ref2, là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép
tính trên đó
Trang 257.7 HÀM SUBTOTAL
Function_num
Hàm tính toán Tính toán cả các giá
trị ẩn (bằng Hide)
Không tính toán các giá trị ẩn (bằng Hide)
Trang 26- database: vùng cơ sở dữ liệu bao gồm cả tên các trường và các bản ghi.
- field: thứ tự xuất hiện tên trường trong cơ sở dữ liệu, hoặc địa chỉ ô chứa têntrường hoặc tên trường đặt trong cặp dấu “”, là trường tham gia tính toán trênnó
- criteria: vùng điều kiện để thực hiện tính toán, vùng này có thể là vùng trựctiếp hoặc gián tiếp
Trang 277.8 NHÓM HÀM CSDL
1 DSUM (database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh của những người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
Trang 287.8 NHÓM HÀM CSDL
2 DMAX(database, field, criteria)
Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị lớn nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
3 DMIN(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị nhỏ nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
4 DAVERAGE(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra trung bình cộng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
Trang 297.8 NHÓM HÀM CSDL
5 DCOUNT(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
Trang 307.8 NHÓM HÀM CSDL
6 DCOUNTA(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, dữ liệu của trường đếm có thể là kiểu số,
ký tự, …vv.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
Trang 317.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
• Chức năng Consolidate cho phép tổng hợp dữ liệu trên nhiều sheet hoặc trên các sheet của các Book khác nhau Với điều kiện là CSDL
đó có cấu trúc giống nhau, và kết quả được lưu ở một sheet bất kỳ.
* Thao tác thực hiện chức năng Consolidate
- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực hiện lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate.
- Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại:
Trang 32• Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp.
• Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở
tệp khác
• All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia
tổng hợp.
Trang 337.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Để thực hiện việc tạo bảng tổng hợp bằng Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Bôi đen bảng CSDL
- Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table Xuất hiện hộp thoại:
Chọn vùng dữ
liệu
Chọn vị trí lưu bảng
Pivot
Trang 347.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Xuất hiện bảng có dạng:
Trang 367.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ và Phòng ban, lọc theo giới tính
Trang 377.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Chú ý: Có thể thay đổi các trường bằng việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán bằngcách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh trong Values, chọn Value Field Settings.Xuất hiện hộp hội thoại:
Trang 387.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Pivot Chart là chức năng cho phép tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ
Để thực hiện được chức năng này:
• Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ
• Thực hiện Insert/Pivot Table/Pivot Chart
Chọn vùng dữ
liệu
Chọn vùng lưu biểu đồ Pivot
Trang 397.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
+ Report Filter: Những Field nào
được thêm vào trong vùng này, sẽ
được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu
nguồn Nói cách khác, PivotChart chỉ
hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn
điều kiện của Report Filter.
+ Axis Field: Chọn trường hiển thị trên biểu đồ theo trục hoành (nằm
ngang)
+ Legend Field: trường hiển thị chú giải theo trục tung (nằm dọc).
+ Value: Tính toán trên trường
để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ mặc
định là hàm SUM Bạn có thể chọn
hàm khác bằng việc tích vào trường
trên vùng Value, chọn Value Field
Settings (giống như trong Pivot Table).
Trang 407.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Mặc định là hàm SUM Chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table)
Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban