Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 6: Tạo biểu đồ trong bảng tính

Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 6: Công thức và hàm trong Excel trình bày xây dựng một công thức; sử dụng các hàm có sẵn; nhóm hàm thống kê; nhóm hàm tài chính; nhóm hàm văn bản...

CHƯƠNG 6

6.1 XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC

6.1.1 Cú pháp

= <Tên hàm> (danh sách đối số)

Trong đó:

• Tên hàm do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường

• Các đối số trong hàm được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấuchấm phẩy (;) (có thể thay đổi trong tùy chọn Control Panel\Regional AndLanguage Option)

6.1.2 Các lỗi thông dụng

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

4 HÀM MIN

• Chức năng: đưa ra giá trị lớn nhất.

• Cú pháp:

Max (number1, [number2], )

Trong đó: + number1, number2, … có thể là: giá trị số; địa chỉ ô, địa chỉ vùng

chứa giá trị số; công thức, hàm có giá trị số

• Chức năng: đưa ra giá trị nhỏ nhất

• Cú pháp:

Min (number1, [number2], )

3 HÀM MAX

Trong đó: + value1, value2, … có thể là: dữ liệu nhập vào; địa chỉ ô, địa chỉ

vùng chứa dữ liệu; công thức, hàm

7 HÀM COUNTBLANK

• Chức năng: đếm số ô không chứa dữ liệu (ô trống, ô rỗng)

• Cú pháp: CountBlank(range)

Trong đó: + range: là vùng cần đếm

8 HÀM COUNTIF

• Chức năng: Hàm đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện.

• Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

• Range: Vùng (danh sách) chứa các giá trị cần đếm

• Criteria: điều kiện đếm

• Có thể dùng ký tự đại diện như:

• dấu “?”: thay thế 1 ký tự;

• dấu “*”: thay thế nhiều ký tự

• range1, range2, range3, …: vùng (dãy) các ô chứa giá trị cần đếm.

• criteria1, criteria2, criteria3, …: điều kiện đếm tương ứng

• Chức năng: Hàm tính tổng các đối tượng thỏa mãn điều kiện

• Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

- Range: vùng (danh sách) chứa các giá trị tham chiếu theo điều kiện

- Criteria: điều kiện tính tổng

- Sum_range: vùng (danh sách) chứa các giá trị cần tính tổng Nếu

Sum_range trùng với Range thì có thể bỏ qua tham số này

10 HÀM SUMIF

11 HÀM RANK

• Chức năng: Hàm xếp thứ hạng

• Cú pháp: RANK(number; ref; [order])

Trong đó:

• Number: là giá trị cần xếp thứ hạng trong vùng

• Ref: vùng chứa các giá trị cần được đánh giá xếp thứ hạng

• Order: kiểu xếp thứ hàng

• Order=0: xếp theo chiều giảm dần (giá trị mặc định)

• Order=1 : xếp theo chiều tăng dần

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

1 HÀM AND

• Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi tất cả các

biểu thức đều đúng, trả về giá trị FALSE khi có ít nhất một biểu thức sai

• Cú pháp: AND(Logical1, [Logical2], …)

2 HÀM OR

• Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi có ít nhất một

biểu thức đúng, trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức đều sai

Bảng Logic

- Ví dụ: B3=24

AND (B3>=23,B3<25,B3>22)  TrueAND (B3>=23,B3<25,B3<22)  False

OR (B3>=23,B3<25,B3>22)  True

OR (B3=23,B3<25,B3<22)  True

OR (B3=23,B3>25,B3<22)  False

• Chức năng: Thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng với từng

trường hợp (ĐÚNG/ SAI)

• Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

• logical_test: là biểu thức điều kiện, thường chứa các phép so sánh (>, <, >=,

<=, = , <>, …) trả về giá trị logic Nếu có nhiều biểu thức điều kiện thì sửdụng hàm AND hoặc OR

• value_if_true: giá trị trả về khi điều kiện đúng

• value_if_false: giá trị trả về khi điều kiện sai

4 HÀM IF

- Ví dụ 1:

Điền giá trị cho cột KẾT QUẢ:

+ Nếu ĐIỂM TRUNG BÌNH >=5 là “Đỗ”, ngược lại là “Trượt”

4 HÀM IF

- Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột HB + Nếu ĐTB>=8 180000

+ Nếu ĐTB>=7 và ĐTB<8  100000 + Còn lại là 0

4 HÀM IF

- Chú ý:

+ Nếu có nhiều giá trị tương ứngvới nhiều trường hợp thì sử dụnghàm IF lồng nhau, nhưng khôngvượt quá 7 cấp

+ Số hàm IF lồng nhau = số điều

kiện -1.

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

3 HÀM RIGHT

• Chức năng: rút trích ra một số ký tự

tính trong chuỗi, tính từ trái sang

• Cú pháp: Left (text, [num_chars])

Trong đó: + text: chuỗi ký tự

+ num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; mặc định là 1

• Chức năng: rút trích ra một số ký tự

trong chuỗi, tính từ phải sang

• Cú pháp: Right(text, [num_chars])

2 HÀM LEFT

4 HÀM MID

• Chức năng: rút trích một số ký tự trong chuỗi, bắt đầu từ vị trí được chỉ ra

tính từ trái sang

• Cú pháp: Mid(text, start_num, num_chars)

Trong đó: + text: chuỗi ký tự

+ start_num: số thứ tự của ký tự rút trích đầu tiên

start_num >0 nếu start_num > độ dài của chuỗi thì kếtquả trả về là rỗng

+ num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0;

7 HÀM PROPER

• Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi)

chuyển ký tự đầu tiên của từng từ

trong chuỗi thành ký tự hoa Các ký

• Cú pháp: Trim(text)

9 HÀM SUBSTITUTE

• Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác

• Cú pháp: Substitute(text, old_text, new_text [,instance_num])

Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc

+ old_text: chuỗi ký tự cũ cần được thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào + instance_num: số lần thay thế , nếu bỏ qua thì tất cả

chuỗi ký tự cũ sẽ được thay thế bằng chuỗi ký tự mới

10 HÀM REPLACE

• Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác bắt

đầu từ vị trí được chỉ ra

• Cú pháp: Replace(old_text, start_num, num_chars, new_text)

Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc

+ start_num: vị trí bắt đầu thay thế, nếu start_num>số ký tự

của chuỗi gốc thì sẽ ghép chuỗi mới vào cuối chuỗi gốc

+ num_char: số ký tự thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào

12 HÀM SEARCH

• Chức năng: tìm vị trí xuất hiện của một số ký tự trong một chuỗi văn bản,

không phân biệt ký tự hoa hay ký tự thường

• Cú pháp: Search(find_text, within_text, [start_num])

Trong đó: + find_text: chuỗi ký tự cần tìm

+ within_tex: chuỗi văn bản gốc chứa một số ký tự cần tìm + start_num: vị trí bắt đầu tìm, mặc định là 1

Nếu tìm không thấy hàm sẽ báo #Value!

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

địa chỉ ô chứa giá trị số;

biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số

Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số;

biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số

+ divisor: số chiaVD: =MOD(23,4) kết quả là 3

- Nếu divisor =n >0: làm tròn vị trí thứ n số phần thập phân.

- Nếu divisor =n=0: làm tròn phần nguyên (mặc định)

- Nếu divisor =n <0: làm tròn số trước dấu thập phân

(n=-1 làm tròn hàng chục, n=-2 hàng trăm, n=-3 hàngnghìn…)

• Chức năng: tính lũy thừa của một số number với số mũ là power

6 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

1 HÀM NOW

• Chức năng: trả về giá trị thời gian ngày và giờ hiện tại của hệ thống máy tính

(với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date và Time)

• Cú pháp: Now()

2 HÀM TODAY

• Chức năng: trả về giá trị ngày hiện tại của hệ thống máy tính (với định dạng

mặc định kiểu dữ liệu Date)

• Cú pháp: Today()

11 HÀM WEEKDAY

• Chức năng: trả về giá trị số từ 1 đến 7 đại diện cho một Thứ trong tuần

của biểu thức thời gian.

• Chức năng: trả về giá trị Tuần trong năm của biểu thức thời gian

• Cú pháp: WEEKNUM(serial_number, [return_type])

Trong đó: + Serial_number: là một biểu thức thời gian

+ Return_type: xác định kiểu trả về (mặc định là 1)

12 HÀM WEEKNUM

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

Chức năng: Tìm giá trị ở cột trái nhất của bảng tham chiếu và trả về giá trị

tương ứng cùng dòng của cột cần lấy giá trị

Cú pháp:

Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

-lookup_value: giá trị cần tìm

- table_array: bảng tham chiếu

-col_index_num: STT của cột cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu

-range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau:

= 0(FALSE): tìm giá trị chính xác

= 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi

đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần

1 HÀM VLOOKUP

Chức năng: Tìm giá trị ở hàng trên cùng của bảng tham chiếu và trả về giá trị

tương ứng cùng cột của hàng cần lấy giá trị

Cú pháp:

Hlookup(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

-lookup_value: giá trị cần tìm

- table_array: bảng tham chiếu

-row_index_num: STT của hàng cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu

-range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau:

= 0(FALSE): tìm giá trị chính xác

= 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi

đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần

2 HÀM HLOOKUP

Ví dụ 1

- Sử dụng hàm Hlookup hay Vlookup là phụ thuộc vào cách thiết lập bảngtham chiếu.

- Trên bảng tính phải có hai bảng, bảng dữ liệu và bảng tham chiếu, bảngtham chiếu ít nhất phải có hai hàng (Hlookup) hoặc hai cột (Vlookup)

- Nếu không tìm thấy giá trị hàm sẽ báo lỗi #N/A

- Nếu col_index_num<1, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!, còn nếucol_index_num > số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF!

- Bảng tham chiếu trong công thức nên đặt địa chỉ tuyệt đối

Chú ý

Chức năng: đưa ra vị trí của giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu được chỉ ra

Cú pháp: Match(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Trong đó:

- lookup_value: giá trị cần tìm

- lookup_array: vùng tìm kiếm, chỉ có thể trên một hàng hoặc một cột

- match_type: kiểu dò tìm, có ba giá trị sau:

= 1(Less than): tìm trong khoảng nhỏ, vùng tìm kiếm sắp xếp tăng dần

= 0 (Exact match): tìm chính xác, vùng tìm kiếm không cần sắp xếp

= -1(Greater than): tìm trong khoảng lớn, vùng tìm sắp xếp giảm dần

3 HÀM MATCH

Ví dụ

Chức năng: đưa ra giá trị của ô ứng với dòng và cột được chỉ ra trong bảng

dữ liệu cần tìm kiếm

Cú pháp: Index(array, row_num,[column_num])

Trong đó:

- array: vùng tìm kiếm

- row_num: stt của dòng trong bảng tìm kiếm

- column_num: stt của cột trong bảng tìm kiếm

4 HÀM INDEX

• Chức năng: đưa ra giá trị có số thứ tự trong danh sách các giá trị được chỉ ra

• Cú pháp: Choose(index_num,value1, [value2], …)

Trong đó:

- index_num: là số thứ tự của giá trị cần lấy ra trong danh sách

- value1, value2,…: danh sách các giá trị, từ 1 đến 254.

5 HÀM CHOOSE

6.2 SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN

GIỚI THIỆU CÁC THAM SỐ

• rate: lãi suất %

• nper (number of periods): số kỳ (thời gian) đầu tư

• pmt (payment made each period): giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) trong

mỗi kỳ

• type: kiểu thanh toán.

• =1: thanh toán đầu kỳ;

• = 0: thanh toán cuối kỳ

• Chú ý:

• Tài khoản bỏ ra mang giá trị âm, tài khoản nhận về mang giá trị dương

• Tham số nào nằm trong dấu [ ] là tham số tùy chọn (có thể nhập hoặc không)

1 HÀM RATE

• Chức năng: tính lãi suất

• Cú pháp: RATE (nper, pmt, pv, [fv], [type])

• Ví dụ:

• Gửi tiền vào ngân hàng, cứ mỗi năm gửi $1000 Sau 5 năm nhận được

số tiền là $6000 Tính lãi suất?

• =Rate (5, -1000, 0,6000,0)

2 HÀM NPER

• Chức năng: tính số kỳ đầu tư

• Cú pháp: NPER (rate, pmt, pv, [fv], [type])

• Ví dụ:

• Một dự án có mức đầu tư ban đầu là 200 triệu đồng Sau đó cứ cuối mỗi

năm đầu tư thêm 50 triệu đồng nữa Với mức lãi suất là 35%/ năm Hỏi sau bao lâu sẽ có được 1tỷ (1000 triệu)

• = Nper(35%, -50, -200, 1000, 0)

3 HÀM PMT

• Chức năng: tính giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) theo định kỳ

• Cú pháp: PMT (rate, nper, pv, [fv], [type])

• Ví dụ:

• Mua một xe máy theo hình thức trả góp với giá 27 triệu đồng, lãi suất là 6%

/ năm Trả trong 18 tháng cả gốc và lãi vào cuối mỗi tháng Tính số tiền người mua phải trả hàng tháng?

• = Pmt (6%/12, 18, 27, 0, 0)

4 HÀM PV

• Chức năng: tính giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) ban đầu

• Cú pháp: PV (rate, nper, pmt, [fv], [type])

• Ví dụ:

• Đầu tư vào một công ty 270 triệu đồng trong 3 năm Cuối năm thứ ba

nhận được 300 triệu đồng, lãi suất 10%/năm Xét đầu tư này có lợi hay không?

= Pv(10%, 3, 0, 300, 0) = 225.39

• Đầu tư vào một công ty 230 triệu đồng trong 3 năm Cuối mỗi năm nhận

được 100 triệu đồng, lãi suất 10%/ năm Xét đầu tư này có lợi hay không?

= Pv (10%, 3, 100, 0,0) = 248.69

5 HÀM FV

• Chức năng: tính giá trị tài khoản tương lai

• Cú pháp: FV (rate, nper, pmt, [pv], [type])

• Ví dụ:

• Đầu tư vào một dự án trong 2 năm, mỗi năm là 1000$, lãi suất 10%/năm.

Tính số tiền nhận được sau 2 năm?

= Fv(10%, 2, -1000, 0,0)

• Gửi tiết kiệm ban đầu là 100 triệu, mỗi tháng gửi thêm 2 triệu, lãi suất

10%/năm Tính số tiền nhận được sau 2 năm, với hình thức thanh toán đầu kỳ?

= Fv (10%/12, 24, -2, -100, 1)