Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 3: Tổ chức thông tin trên bảng tính

Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 3: Tổ chức thông tin trên bảng tính trang bị cho người học các kiến thức về di chuyển giữa các bảng tính; đổi tên bảng tính; chèn thêm bảng tính; di chuyển, sao chép bảng tính; chèn siêu liên kết; liên kết thông tin giữa các bảng tính; tạo một workbook được chia sẻ...

CHƯƠNG 3

3.1 DI CHUYỂN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH

Di chuyển qua lại giữa các Sheet

 Cách 1: sử dụng chuột click vào tên Sheet (trên Sheet Tab)

 Cách 2: sử dụng tổ hợp phím:

• Ctrl + Page Up: đến Sheet liền trước (từ Sheet 2  Sheet 3)

• Ctrl + Page Down: về Sheet liền sau (từ Sheet 2  Sheet 1)

 Cách 3: sử dụng các nút lệnh trên Sheet Tab

Về Sheet đầu

Về Sheet liền trước

Đến Sheet liền sau

Đến Sheet cuối Sheet hiện hành Thêm Sheet mới

3.1 DI CHUYỂN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH

Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính

 hoặc Tab Sang ô bên phải

 hoặc Shifft + Tab Sang ô bên trái

Ctrl + Home Ô đàu tiên của bảng tính (A1) Ctrl + End Ô cuối cùng của vùng chứa dữ liệu Alt + Page UP Di chuyển qua trái một trang màn hình Alt + Page Down Di chuyển sang phải một trang màn hình Page Up Di chuyển lên một trang màn hình

Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình

3.2 ĐỔI TÊN BẢNG TÍNH

 Cách 1:

• Home  (Cells) Format  Rename sheet

 Cách 2:

• Click phải chuột lên tên sheet cần đổi tên

•  Rename

• Nhập tên  Enter

Cách 1 Cách 2

3.3 XÓA BẢNG TÍNH

 Cách 1:

• Home  (Cells) Delete  Delete sheet

 Cách 2:

• Click phải chuột lên tên sheet muốn xóa

•  Delete

Cách 1

Cách 2

3.4 CHÈN THÊM BẢNG TÍNH

 Cách 1:

• Click vào nút lệnh Insert Worksheet trên sheet tab

 Cách 2:

• Dùng tổ hợp phím (Shift+F11)

 Cách 3:

• Home (Cells) Insert  Insert sheet

 Cách 4:

• Click phải chuột lên thanh sheet tab

• Insert  Worksheet  OK

3.5 DI CHUYỂN, SAO CHÉP BẢNG TÍNH

 Cách 1:

• Click chuột lên tên sheet  Nhấn giữ và di chyển đến vị trí mới

 Cách 2:

• Click phải chuột lên tên sheet Move or Copy….

Chọn vị trí di chuyển hoặc sao chép đến

Tích chọn sao chép

3.6 ĐỔI MÀU NỀN CHO TÊN BẢNG TÍNH

 Cách 1:

• Home  (Cells) Format  Tab Color

 Cách 2:

• Click phải chuột lên tên sheet

• Tab Color  chọn màu thích hợp

Cách 1

Cách 2

3.7 CHÈN SIÊU LIÊN KẾT

• Chọn vị trí (ô hoặc dòng văn bản) liên kết

• Thực hiện lệnh siêu liên kết

 Cách 1: Home  (Link) Hyperlink

 Cách 2: Click phải chuột  Hyperlink

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K

Chọn liên kết đến tệp khác

Chọn liên kết đến Sheet

khác trong cùng tệp

Tạo tệp mới để liên kết đến

Liên kết đến một địa chỉ

Email

Dòng văn bản liên kết

Chọn đường dẫn đến

tệp liên kết

Chọn tệp liên kết đến

Liên kết đến một WorkSheet khác trong cùng tệp

• Sau khi thực hiện lệnh Hyperlink  chọn mục Place in This Document

3.7 CHÈN SIÊU LIÊN KẾT

Dòng văn bản liên kết

Nhập địa chỉ ô liên kết đến

Chọn Sheet liên kết đến

3.8 LIÊN KẾT THÔNG TIN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH

a Liên kết các sheet trên cùng một tệp

• Cú Pháp: =<Tên sheet>!<Địa chỉ ô>

• Trong đó: + <Tên sheet>: là tên của bảng tính cần liên kết đến

+ < Địa chỉ ô>: địa chỉ ô chứa dữ liệu liên kết

b Liên kết giữa các sheet không cùng một tệp

• Cú Pháp: =[<Tên tệp>]<Tên sheet>!<Địa chỉ ô>

(Sau khi liên kết thông tin giữa các bảng tính thì chỉ cần cập nhật thay đổi trên một bảng tính mà đồng thời được lưu trên cả hai)

3.9 LƯU FILE VÀO KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

• Chức năng: không gian làm việc lưu các file có liên quan đến nhau trong

quá trình làm việc Do đó thay vì phải mở từng file một ta chỉ cần mở không gian làm việc là các file có liên quan đã được lưu chung sẽ tự động cùng mở

• Các bước thực hiện lệnh lưu:

• Bước 1: Mở file cần lưu

• Bước 2: View  Save Workpace

• Bước 3: Nhập tên, chọn vị trí lưu

•  Save

3.10 TẠO MỘT WORKBOOK ĐƯỢC CHIA SẺ

• Chức năng: cho phép nhiều người có thể truy cập vào một bảng tính chung

khi truy cập Internet

• Các bước thực hiện tạo Workbook chia sẻ:

• Bước 1: Mở tệp (workbook) muốn chia sẻ

• Bước 2: Review Share Workbook

• Bước 3: Tích chọn mục Allow changes …

•  OK

3.11 LÀM VIỆC VỚI BẢN SAO

• Mục đích: để an toàn dữ liệu khi làm việc

• Các bước thực hiện:

• Mở File nguồn (gốc)

• File  Save as  Đặt tên mới  OK

• Chia sẻ File mới (mục 3.10)

3.12 BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

a Bảo vệ dữ liệu trên bảng tính

• Chỉ cho phép mở, xem và di chuyển trong bảng tính Không cho xóa hoặc thay đổi dữ liệu đã có trong bảng tính

• Các bước thực hiện:

• Mở bảng tính chứa dữ liệu cần bảo vệ

• Review  Protect sheet

• Nhập mật khẩu  OK

3.12 BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

b Bảo vệ cấu trúc tệp

• Không cho phép thay đổi cấu trúc bảng tính (Không thực hiện được các thao

tác như chèn thêm, xóa, đổi tên các bảng tính trong tệp)

• Các bước thực hiện:

• Mở tệp

• Review  Protect Workbook

• Nhập mật khẩu  OK

3.12 BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

c Ẩn công thức

• Chức năng: chỉ cho phép xem kết quả còn không hiện công thức khi di chuyển đến vùng được bảo vệ

• Các bước thực hiện

• Bước 1: Chọn vùng cần ẩn công thức

• Bước 2: Home  Format  Format Cells

•  chọn thẻ Protection

• Tích chọn Locked và Hidden

• Bước 3: Review  Protect sheet

• Nhập mật khẩu  OK