Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn samil vina UFM

Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn Samil Vina UFM Đại Học Tài Chính Marketing Khoa Quản Trị Kinh Doanh LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành được đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Samil Vina” em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Samil Vina , đặc biệt là các phòng ban của công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài. Em xin chân thành cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn ThS.Nguyễn Thị Minh Trâm . Cô đã nhiệt tình giúp đỡ, góp ý để em hoàn thành tốt bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 .Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt kiến thức, giảng dạy nhiệt tình với sinh viên, giúp sinh viên có được những kiến thức căn bản về ngành mình theo học và phục vụ cho bài báo cáo này.Do kinh nghiệm thực tế của em còn hạn chế nên không tránh khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô trong khoa và tất cả mọi người để có thể rút kinh nghiệm và bổ sung những kiến thức mới trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cám ơn

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

Đề tài:

Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm

hữu hạn Samil Vina

GVHD : Th.S Nguyễn Thị Minh Trâm

SVTH : Nguyễn Thị Thanh Vân MSSV : 1921005270

Hệ : Đại Học ( Chất Lượng Cao )

TP.HCM ,THÁNG 4 NĂM 2021

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

Đề tài:

Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm

hữu hạn Samil Vina

GVHD : Th.S Nguyễn Thị Minh Trâm

SVTH : Nguyễn Thị Thanh Vân MSSV : 1921005270

Hệ : Đại Học ( Chất Lượng Cao )

TP.HCM , THÁNG 4 NĂM 2021

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ

cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Samil Vina” em xin gửi lời cảm ơn chân

thành đến công ty TNHHSamil Vina , đặc biệt là các phòng ban của công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài

Em xin chân thành cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn ThS.Nguyễn Thị Minh Trâm

Cô đã nhiệt tình giúp đỡ, góp ý để em hoàn thành tốt bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 1

Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt kiến thức, giảng dạy nhiệt tình với sinh viên, giúp sinh viên có được những kiến thức căn bản về ngành mình theo học và phục vụ cho bài báo cáo này

Do kinh nghiệm thực tế của em còn hạn chế nên không tránh khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô trong khoa và tất cả mọi người để có thể rút kinh nghiệm và bổ sung những kiến thức mớitrong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn !

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tổng điểm

Quá trình

(chiếm 40%)

Chuyển cần Thái độ

Kỹ năng

Điểm bài báo cáo

(chiếm 60%)

Nội dung Hình thức

Tổng điểm: Số………… : Chữ ………

Tp Hồ Chí Minh, ngày …….tháng…… năm……… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Mục Lục Nội Dung

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý Do Chọn Đề Tài 1

1.2 Mục Tiêu Thực Hành 1

1.3 Nội Dung Thực Hành 1

1.4 Phương Pháp Thực Hành 1

1.5 Cấu Trúc Của Báo Cáo 2

CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 3

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 3

1.1.1 Tổ chức và chức năng tổ chức 3

1.1.1.1 Tổ chức & Chức năng tổ chức 3

1.1.2 Khái niệm bộ máy & Tổ chức bộ máy 4

1.1.2.1 Khái Niệm Bộ Máy 4

1.1.2.2 Tổ Chức Bộ Máy 4

1.2 VAI TRÒ, MỤC TIÊU , Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 6

1.2.1 Vai trò của công tác tổ chức bộ máy 6

1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy 6

1.2.3 Ý Nghĩa Của Công Tác Tổ Chức Bộ máy 7

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 8

1.3.1 Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty 8

1.3.2 Đặc điểm ngành nghề 9

1.3.3 Quy mô của tổ chức 9

1.3.4 Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức 9

1.3.5 Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức 9

1.3.6 Môi trường hoạt động 10

1.4 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 11

1.4.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 11

1.4.2 Nguyên tắc hiệu quả 11

1.4.3 Nguyên tắc cân đối 11

1.4.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy 11

1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt 11

1.4.6 Nguyên tắc chuyên môn hóa 11

1.5 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 12

1.5.1 Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức 12

1.5.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện 12

1.5.3 Phân chia hoạt động theo chức năng 12

1.5.4 Thiết lập phòng ban, bộ phận 12

1.5.5 Xây dựng quy chế hoạt động 12

1.5.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự 13

1.5.7 Định biên 13

1.5.8 Thẩm định và tái tổ chức 13

1.6 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC BỘ MÁY 13

1.6.1 Phân chia theo thời gian 13

1.6.2 Phân chia theo chức năng 13

1.6.3 Phân chia theo lãnh thổ 14

1.6.4 Phân chia theo sản phẩm 15

1.6.6 Phân chia theo quy trình hay thiết bị 16

Tóm tắt chương 1 18

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SAMIL VINA 19

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 19

2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty 19

2.1.2.Nguồn vốn của công ty 19

2.1.3 Quá trình thành lập và phát triển của công ty 20

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh 21

2.1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 21

2.1.6 Cơ cấu tổ chức quản lý 22

2.1.7 Tình hình tài chính .23

2.1.8 Nguồn nhân lực của công ty 23

Tóm tắt chương 2 27

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH SAMIL VINA 28

3.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH SAMIL VINA 28

3.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 30

3.2.1.Hội đồng quản trị 30

3.2.2 Ban giám đốc 30

3.2.3 Phòng Sales & Marketing 31

3.2.4 Phòng phát triển thị trường 32

3.2.5 Phòng tài chính kế toán 33

3.2.6 Phòng hành chính nhân sự 34

3.2.7 Phòng nghiên cứu phát triển 34

3.2.8 Phòng đảm bảo chất lượng 35

3.2.9 Phòng kiểm tra chất lượng 36

3.2.10 Phòng kĩ thuật 36

3.2.11 Mối quan hệ giữa các phòng ban 36

3.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY 37

3.3.1.Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 37

3.3.2.Môi trường hoạt động 38

3.3.4 Năng lực trình độ nhân sự 39

3.4 ĐÁNH GIÁ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY HIỆN TẠI 39

KẾTLUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

MỤC LỤC HÌNH

Hình 1.1 : Chức năng tổ chức trong mối mối quan hệ với các chức năng

quản lý khác 3

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A Chandler 8

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng 9

Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý 12

Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm 12

Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng 13

Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình 14

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH SAMIL VINA 19

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Tnhh Samil Vina 24

MỤC LỤC BẢNG

Bảng 2.1 : Nguồn vốn của công ty 17

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 20

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động từ năm 2017 đến năm 2019 20

Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của phòng sales & marketing 27

Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 29

PHẦN MỞ ĐẦU

a Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập với nền kinh tế trong khuvực và thế giới, môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp được mở rộngsong sự cạnh tranh cũng ngày càng trở nên khốc liệt hơn Điều này vừa tạo racác cơ hội kinh doanh đồng thời cũng chứa đựng những nguy cơ tiềm tàng đedọa sự phát triển của các doanh nghiệp.Trong điều kiện thị trường có nhiềubiến động, bỏ qua các yếu tố ngẫu nhiên thì vấn đề quyết định ảnh hưởngđến thành công của doanh nghiệp là lựa chọn một hướng đi đúng, xác địnhđược một chiến lược kinh doanh cho hợp lý và kịp thời vì vậy việc “xâydựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp” một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởngnhất đưa doanh nghiệp đến thành công Nhận thức được nó là bài học ýnghĩa khi nhập môn quản trị Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đềtài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máytại Công Ty TNHH Samil Vina” Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõnhững căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đếncông tác tổ chức bộ máy tại Công Ty TNHH Samil Vina ,từ đó có thể đề xuấtmột số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công Ty TNHH SamilVina

.2 Mục Tiêu Thực Hành

Tìm hiểu tình hình tổ chức hoạt động của doanh nghiệp dưới góc nhìn

lý thuyết quản trị kinh doanh , đề làm rõ những ưu điểm & hạn chế việc “xâydựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp” tại Công Ty THNN Samil Vina

Tìm kiếm phương án khắc phục các hạn chế của doanh nghiệp

1.1.3 Nội Dung Thực Hành

Làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tốảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại doanh nghiệp

.4 Phương Pháp Thực Hành

Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và so sánh nhữnghoạt động thực tế tại công ty TNHH Samil Vina đã giúp em hoàn thành bàibáo cáo này.

1.1.5 Cấu Trúc Của Báo Cáo

Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tàigồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy

Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Samil Vina.

Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp

kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH SamilVina

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

Trước hết, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổchức theo nghĩa rộng) Ví dụ chúng ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện

kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án Khi đó,

tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: đảm bảo cơ cấu củacác nguồn lực cho thực hiện kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểmsoát sự thực hiện kế hoạch

Thứ hai, với tư cách một chức năng quản lý (động từ tổ chức theonghĩa hẹp), tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liềnvới con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch

Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phốihợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung

Hình 1.1 : Chức năng tổ chức trong mối mối quan hệ với các chức năng quản lý khác

1.1.1.2 Khái niệm bộ máy & Tổ chức bộ máy

i Khái Niệm Bộ Máy

Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổchức (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ, ) liên kết với nhau theo một sốnguyên tắc và quy định nhất định Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lýtoàn bộ hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định Bộ máy là đầu não của tổ chứcnên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức Bộmáy quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quảnếu không sẽ dẫn đến trì trệ

Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chứcnăng

• Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thểquản lý tác động vào đối tượng quản lý

• Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phâncông rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức

Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quảlàm việc của bộ máy tổ chức Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt độngkhông hiệu quả hoặc sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảmhiệu quả quản lý của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức

1.1.1.2.2 Tổ Chức Bộ Máy

Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộmáy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xácđịnh những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộpcác hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lựclượng nhân sự và phâncông cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việcđó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy

đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theochiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mụctiêu chung đạt hiệu quả

Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ

cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

• Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều đượcthiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang tính năng động cao, luôn đi sát vàphục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

• Tính linh hoạt: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thíchứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhưngoài hệ thống

• Tính tin cậy: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xáccủa thông tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phốihợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp

• Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chiphí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phảiđạt được hiệu quả cao nhất

• Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soátđược hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kìhình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp

.2 VAI TRÒ, MỤC TIÊU , Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

BỘ MÁY

1.1.1 Vai trò của công tác tổ chức bộ máy

Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhấtđịnh mà để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hànhtoàn bộ quá trình sản xuất Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điềuhành, chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.Xây dựng bộ máy tổ chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinhdoanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thựchiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổchức nhất định Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo vàđiều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chungcủa tổ chức Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cầnphải có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức

bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọnnhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện cácnhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chứckhông phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trìtrệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lí củamột tổ chức

1.1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy

Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chứcvận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra.Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phốihợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất Từ đó sẽ tạonên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy

được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mụctiêu của tổ chức

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đếnlà:

 Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực

 Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức

 Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh

 Tổ chức công việc khoa học

 Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong

tổ chức

 Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

 Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũngnhư khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị

1.1.1.2.3 Ý Nghĩa Của Công Tác Tổ Chức Bộ máy

Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phùhợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinhdoanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồnlực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trịphù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của

họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc Hơn nữa việc tổchức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổchức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp.Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy thì không cómột lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình sản xuất nào đượcthực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một ý nghĩa quan trọngđối với hoạt động của tổ chức

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực

tế cao do đó cần phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưamột mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức

1.3.1 Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty

Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong

quá trình tổ chức bộ máy Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác địnhđúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theocủa quá trình xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức Xác định rõ mục tiêu hoạtđộng sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và nhữngnhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất Khi mục tiêu cơ bảncủa tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo chophù hợp với mục tiêu mới Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ởđại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanhnghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chứcphải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A Chandler

Thành tích của tổ chức bị giảm sút

Các vấn đề xuất hiện

Chiến lược mới

hình thành

Thành tích của doanh nghiệp được Tái cơ cấu tổ chức

1.3.2 Đặc điểm ngành nghề

Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy Các hoạt độngkinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể.Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sảnxuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy

1.3.3 Quy mô của tổ chức

Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đangphục vụ Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổchức cũng sẽ phức tạp theo Do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu

tổ chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thờiphải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối vớidoanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tìnhhình xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.4 Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức

là một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Công nghệ tổchức là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với

tổ chức Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mứcquản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng củadoanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng.Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phốihợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ

1.3.5 Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức

Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người,

mà trước hết là nhà quản trị Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao.Bên cạnh đó, nếu năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn Giúp vẫn giữ hiệu quả công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự

1.3.6 Môi trường hoạt động

Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứngđược với môi trường hoạt động của nó Môi trường kinh doanh của doanh nghiệpchịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong

 Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luậtpháp hiện hành,

Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân

quả trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổinhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổchức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức Điều này bắt buộc tổ chứckhông ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt đểthích nghi với hoàn cảnh

Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi

trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luậtthiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh

cơ cấu tổ chức phù hợp với pháp quy

 Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, kháchhàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…

 Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp nhưnguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,

Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuậnlợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, baogồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả Trong môi trường cónhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổicủa hoạt động kinh doanh Với những tác động từ môi trường buộc doanh nghiệp sẽphải thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp để thích nghi với môi trường mới Đồng thời,phân tích những chuyển biến của môi trường giúp doanh nghiệp khắc phục nhữngđiểm yếu, phát huy điểm mạnh, tận dụng những cơ hội và tránh được các đe dọatrong tương lai

1.4 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

Để có một bộ máy tổ chức hoạt động đạt được hiệu quả cao chúng ta không chỉquan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu về các nguyên tắc cơbản trong công tác tổ chức bộ máy

1.4.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Công tác tổ chức bộ máy được xây dựng trên cơ sở hoàn cảnh thực tiễn củadoanh nghiệp là những mục tiêu chiến lược đã được hoạch định trước Một bộ máyđược xây dựng nhất thiết phải phù hợp, cân xứng với mục tiêu chiến lược của tổchức đã đề ra

1.4.2 Nguyên tắc hiệu quả

Tổ chức bộ máy phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện, gọn nhẹ hơn, phân định rõchức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng cá nhân trong tổ chức, sắpxếp đúng người đúng việc Như vậy mới có thể phát huy được hết năng lực của cácthành viên

1.4.3 Nguyên tắc cân đối

Tổ chức bộ máy phải phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khảnăng từng người Nguyên tắc này cũng đòi hỏi sự cân đối giữa quyền hành và tráchnhiệm giữa các đơn vị với nhau

1.4.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp đểtránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉhuy

1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt

Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó với kịp thời của sự thay đổi củatình hình liên quan đến hoạt động tổ chức và nhà nhà quản trị cũng phải linh hoạt

và quyết đoán để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

1.4.6 Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự đểphân công chuyên biệt hóa tùng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc từng cá nhân

Từ đó sẽ đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao

động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêucủa tổ chức

1.5 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

1.5.1 Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức

Xác định mục tiêu chiến lược của công ty là phân tích công việc,hình thành cơcấu tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế, chính sách sử dụngnhân sự Mục tiêu của bộ máy phải thống nhất với mục tiêu chung sản xuất kinhdoanh của tổ chức Sau đó, cần phải định hướng các nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu

đã đặt ra

1.5.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện

Sau khi xác định được mục tiêu chiến lược tổ chức tổ chức cần liệt kê những hoạtđộng cần thiết, mô tả những nhiệm vụ liên quan, phân loại các hoạt động và xácđịnh tính quan trọng của từng loại hoạt động

1.5.3 Phân chia hoạt động theo chức năng

Để thực hiện bước này phải phân chia các hoạt động quan trọng thành nhữngnhiệm vụ chủ yếu và hệ thống hóa nhiệm vụ theo từng nhóm chức năng

1.5.4 Thiết lập phòng ban, bộ phận

Tổ chức dựa vào kết quả phân tích công việc để thiết lập phòng ban và bộ phậncần thiết theo nhóm chức năng riêng biệt Thực hiện bước này, tổ chức phải xem xéthoàn cảnh thực tiễn của tổ chức bao gồm yếu tố con người, công nghệ, tính chấtngành nghề, xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ; lựa chọn mô hình tổ chức.Đồng thời kết hợp các chức năng quan trọng thành hệ thống và thiết lập bộ khungvới với chức năng cụ thể của các phòng ban và bộ phận theo quá trình

1.5.5 Xây dựng quy chế hoạt động

Bộ máy tổ chức là tập hợp nhiều con người cùng nhau hoạt động để đạt mục tiêuchung Để phối hợp vận hành các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân được thuậnlợi đòi hỏi nhà quản trị cần phải xây dựng các quy chế hoạt động với nội dung phânđịnh nhiệm vụ theo từng chức năng; quy định chức năng, quyền hạn, trách nhiệmcủa từng phòng ban, bộ phận Đồng thời nhà quản trị cũng cần chỉ rõ mối quan hệphối hợp thực hiện nhiệm vụ; thiết lập văn bản quy chế hoạt động cho bộ máy tổchức

1.5.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự

Công tác tổ chức bộ máy cần xác định rõ nhu cầu nhân sự làm cơ sở phân công,nhân nhiệm vụ để đáp ứng nhau cầu công việc Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụngnhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ Các nhà quản trị dựa vào hoàncảnh thực tiễn của tổ chức cũng như phải chú ý đến khía cạnh pháp luật về loađộng, tiền lương và có hình thức khen thưởng đối với cá nhân hoàn thành tốt côngviệc, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm để tạo nên sự công bằng trong tổchức

1.5.7 Định biên

Dựa vào bảng mô tả nhiệm vụ để xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từngphòng ban, bộ phận sao cho hợp lý và đủ sức hoàn thành nhiệm vụ Các nhà quản trịcân nhắc xác định số lượng và khả năng nhân sự để phù hợp với tính chất của từngloại nhiệm vụ

1.6 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC BỘ MÁY

1.6.1 Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng

ở cấp thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca,theo kíp) Hình chức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt độngliên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.6.2 Phân chia theo chức năng

Trong cấu trúc phân chia theo chức năng, những cá nhân có kĩ năng tương tự,thực hiện các nhiệm vụ tương tự được tập hợp lại trong một đơn vị làm việc chínhthức, Các thành viên của bộ phận chức năng chia theo năng lực chuyên môn, nhữngmối quan tâm và trách nhiệm Điểm then chốt của cấu trúc này là các thành viên củamột bộ phận chức năng làm việc trong phạm vi năng lực chuyên môn của mình

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng

Ưu điểm:

 Đạt hiệu quả kinh tế theo quy mô do có hiệu suất sử dụng nguồn lực cao

 Phân công nhiệm vụ tương ứng với chuyên môn và lĩnh vực đào tạo

 Giải quyết được vấn đề đòi hỏi chuyên môn cao

 Định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong các bộ phận chức năng

Nhược điểm: Cách thức này cũng có hạn chế đó là phức tạp khi phối hợp, có tư

tưởng cục bộ, các đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng của mình mà quên đimục tiêu chung của tổ chức

1.6.3 Phân chia theo lãnh thổ

Cấu trúc này thường được sử dụng khi có nhu cầu tạo sự khác biệt về sản phẩmhay dịch vụ ở thị trường khác nhau tại một quốc gia Cấu trúc này cũng phổ biếntrong hoạt động kinh doanh quốc tế vì nó giúp cho các công ty tập trung sự chú ývào tính đặc thù về văn hóa và các yêu cầu riêng biệt ở từng vùng địa lý cụ thể Môhình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt độngcủa tổ chức theo từng khu vực địa lý Mỗi nhà quản trị sẽ đại diện ở khu vực chịtrách nhiệm phân phối sản phẩm, dịch vụ theo từng vùng địa lý cụ thể

Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý

Ưu điểm:

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc sản xuất

Phó tổng giám

đốc kinh doanh

Phó tổng giám đốc tài chính

Chủ tịch

Chi nhánh Châu Á Chi nhánh châu Âu

 Cơ cấu theo địa lý giúp nhà quản trị cấp thấp phát huy được năng lực cũngnhư có trách nhiệm hơn

 Tận dụng được lợi thế của khu vực địa lý

 Có thông tin trực tiếp tốt hơn với đại diện của địa phương

Nhược điểm: Cần có người có năng lực quản lý chung.Tạo nên trình trạng trùng

lắp trong tổ chức ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn trongviệc kiểm soát hơn, làm phát sinh thêm nhiều chi phí

1.6.4 Phân chia theo sản phẩm

Cấu trúc theo sản phẩm tập hợp các công việc và hoạt động cùng tạo ra mộtsản phẩm hay dịch vụ duy nhất thành một bộ phận Chia tổ chức thành các nhánh,mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sảnphẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc cácchuyên gia chuyên môn hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúpviệc

Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm

Ưu điểm:

Khác với mô hình chức năng , với mô hình tổ chức này trách nhiệm và lợi nhuậnthuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ Mô hìnhnày vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạnghóa, nâng cao trình độ chuyên môn hóa torng sản xuất, kinh doanh

sản phẩm B

Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phậnkhác nhau Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát,cạnh tranh nội bộ về quyền lực.

1.6.5 Phân chia theo khách hàng

Cấu trúc theo khách hàng tập hợp các công việc và các hoạt động phục vụ cùngnhóm khách hàng vào trong một bộ phận Mục tiêu của cấu trúc này là phục vụ tốtnhất nhu cầu đặc biệt của các nhóm khách hàng khác nhau, mỗi đơn vị khách hàngtập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng riêng biệt Đây làcấu trúc phổ biến trong ngành dịch vụ khách hàng

Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng

Ưu điểm:

Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị

Nhược điểm:

Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.6.6 Phân chia theo quy trình hay thiết bị

Một quy trình hoạt động là một nhóm các nhiệm vụ có liên quan và cùng phốihợp với nhau để tạo ra những giá trị cho khách hang

Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình

Giám đốc

Cho vay tiêu dùng Cho vay

doanh nghiệp