Bài giảng Quản trị Công tác xã hội - Chương 3: Ra quyết định của nhà quản trị công tác xã hội giúp người học hiểu và giải thích được khái niệm ra quyết định trong quản trị và quản trị công tác xã hội; tiến trình ra quyết định của nhà quản trị công tác xã hội; những kỹ năng cần có của nhà quản trị trong việc ra quyết định hiệu quả.
Trang 1Chương 3
Ra quyết định của nhà
quản trị công tác xã hội
Mục tiêu
• Hiểu và giải thích được khái niệm ra quyết định trong quản trị
và quản trị công tác xã hội
• Nắm được tiến trình ra quyết định của nhà quản trị CTXH
• Biết được những kỹ năng cần có của nhà quản trị trong việc ra
quyết định hiệu quả
Nội dung
3.1 Khái niệm, vai trò của quyết định quản trị công tác xã hội 3.2 Nội dung và hình thức của các quyết định
3.3 Tiến trình ra quyết định 3.4 Phương pháp ra quyết định
3.1.1 Khái niệm quyết định quản trị công tác xã hội
“Quyết định quản trị là việc ấn định hay tuyên bố một lựa chọn của chủ thể quản trị về một hoặc một số phương án thực hiện những công việc cụ thể trong những điều kiện hoàn cảnh
nhất định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức” (Giáo trình
QTKD, ĐH KTQD)
Ra quyết định là một chức năng của quản trị tổ chức (Henry Fayol, 1916) Nhà quản trị dựa trên tất cả các yếu tố, quá trình diễn ra để đưa ra những quyết định cuối cùng, lựa chọn ra phương án tốt nhất để cho cấp dưới hành động.
Trang 23.1.1 Khái niệm quyết định quản trị công tác
xã hội
“Quyết định quản trị công tác xã hội là kết quả của hành vi lựa
chọn phương án giải quyết vấn đề của chủ thể/thân chủ được các đối
tượng quản trị chấp hành trong quá trình thực hiện một mục tiêu cụ thể
trong quản trị” (Giáo trình Quản trị CTXH, Lê Chí An, 2019)
Lãnh đạo,
quản lý cơ
sở
Nhân viên CTXH/Cán
bộ quản lý trường hợp;
các bên liên quan; cán
bộ chuyên trách khác
Thân chủ
Thực hiện các hoạt động can thiệp, hỗ trợ, giải quyết vấn đề của thân chủ (quản lý ca/quản lý trường hợp)
Chủ thể
quản trị
Ra quyết định
VD về một số quyết định của chủ thể quản trị CTXH ở cấp tổ
chức
Giám đốc trung tâm CTXH phê duyệt việc tiếp nhận các nạn nhân bị
buôn bán trở về địa phương tạm trú tại trung tâm công tác xã hội;
Quyết định cấp kinh phí để mua thực phẩm, quần áo, thuốc chữa bệnh
cho người già neo đơn theo định mức quy định tại cơ sở theo kế hoạch;
Quyết định phân công cán bộ quản lý trường hợp để hỗ trợ thân chủ
hoặc nhóm thân chủ cụ thể tại cơ sở hoặc tại cộng đồng địa phương
thuộc phạm vi hoạt động của cơ sở;
Quyết định thực hiện tiến trình quản lý trường hợp theo kế hoạch của
Nhân viên CTXH đã xây dựng;
Lựa chọn các chương trình, tổ chức dịch vụ xã hội cho thân chủ;
Lựa chọn các chiến lược tham vấn và các hình thức điều trị cho thân chủ, thời điểm kết thúc hoạt động điều trị;
Quyết định phân bổ các nguồn ngân sách của cơ sở cho các hoạt động, chương trình, dịch vụ cung cấp cho thân chủ theo đúng quy định và đảm bảo tính hợp lý, hiệu quả của các nguồn.
VD về một số quyết định….
3.1.2 Vai trò của việc ra quyết định quản trị CTXH
- Các quyết định được ban hành mang tính bắt buộc và được truyền đạt cho cấp dưới để thực thi, triển khai các kế hoạch, chương trình trong tổ chức;
- Duy trì trật tự, tính thống nhất trong hoạt động của tổ chức;
- Điều phối các nguồn lực cho các hoạt động khác nhau của tổ chức;
- Giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã đặt ra trên cơ sở sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả.
Trang 33.2 Nội dung và hình thức của các quyết định
3.2.1 Nội dung của các quyết định
- Căn cứ ra quyết định
- Mục đích của quyết định, những người liên quan đến việc thực
hiện quyết định hoặc chịu ảnh hưởng của quyết định hoặc vấn
đề cụ thể;
- Hiệu lực của quyết định: thời gian, phạm vi áp dụng;
- Trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, khen thưởng, xử phạt (nếu
thấy cần thiết phải quy định rõ).
3.2.2 Hình thức của các quyết định
Hình thức của quyết định là công cụ để chuyển tải nội
dung, vì thế hình thức có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt
nội dung, ý tứ, tinh thần của mỗi quyết định.
- Các quyết định mang tính chiến lược thường được lập
thành văn bản, được ban hành chính thức trong tổ chức, có ký
duyệt của người lãnh đạo tổ chức;
- Các quyết định tác nghiệp có thể được lập thành văn bản
hoặc được thể hiện dưới dạng truyền miệng (lời nói) nhằm điều
khiển các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạch
3.3 Tiến trình ra quyết định
(1) Xác định vấn đề
(2) Xác định các tiêu chuẩn của quyết định
(3) Lượng hóa các tiêu chuẩn
(4) Xây dựng các phương án
(5) Đánh giá các phương án
(6) Lựa chọn các phương
án tối ưu
(7) Tổ chức thực hiện quyết định
(8) Đánh giá tính hiệu quả của quyết định
Tiến trình ra quyết định gồm 8 bước do Stephen P Robbins và Mary K
Coulter (Management, 1998) đề xuất.
(1) Xác định vấn đề
Khi tổ chức có hoặc sẽ có những vấn đề phát sinh trong công việc, thì việc nhận biết được những vấn
đề đó như thế nào là một bước rất quan trọng Các kỹ thuật xác định vấn đề được áp dụng
Ví dụ: xác định những vấn đề tài chính, yêu cầu
về môi trường, các chính sách và chế độ được áp dụng triển khai trong tổ chức
Nhà quản trị sẽ có được những dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định để giải quyết đúng vấn đề và đảm bảo tính hiệu quả
Trang 4CĐ thảo luận 1: Kể tên một số vấn đề của cơ
sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em lang thang?
• Cung cấp lương thực, thực phẩm, nhu yếu phẩm cho các em
duy trì cuộc sống;
• Dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe cho trẻ em bị bệnh, khuyết tật,
trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt;
• Tổ chức dạy và học văn hóa, dạy nghề, giáo dục chuyên
đề…để các em có cơ hội phát triển bản thân, tìm việc làm, ổn
định cuộc sống trong tương lai;
• Kết nối các nguồn hỗ trợ cho việc chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em
tại cơ sở;
• …….
(2) Xác định
các tiêu
chuẩn của
quyết định
Tiêu chuẩn của quyết định là những căn
cứ được xem xét để đi đến sự lựa chọn quyết định Các tiêu chuẩn này bao gồm các yếu tố bên trong (giới hạn của các nguồn lực của tổ chức) và bên ngoài tổ chức (các yếu tố khách quan chi phối hoạt động của tổ chức).
VD: Quyết định mua sắm máy tính và các trang thiết bị cho khối văn phòng của một
cơ sở cần căn cứ dựa trên các tiêu chuẩn như:
giá cả, dịch vụ, thời gian bảo hành, độ tin cậy, mẫu mã.
CĐ thảo luận 2: Liệt kê tiêu chuẩn của quyết định số lượng và hình thức các dịch vụ cung cấp cho thân chủ tại 1 cơ sở chăm sóc trẻ em lang thang?
• Tiêu chuẩn liên quan các yếu tố bên trong cơ sở
- Diện tích cơ sở
- Cơ sở vật chất của cơ sở, trang thiết bị
- Số lượng cán bộ, nhân viên làm việc tại cơ sở
- Ngân sách hoạt động của cơ sở
- Số lượng, nội dung các chương trình, dịch vụ mà cơ sở cung cấp cho đối tượng trẻ em lang thang
• Tiêu chuẩn liên quan các yếu tố bên ngoài cơ sở
- Nội dung các chương trình, chính sách của nhà nước về giải quyết vấn
đề hỗ trợ trẻ em lang thang;
- Các quy định pháp lý về tiêu chuẩn y
tế, sức khỏe, kinh phí, quyền và nghĩa
vụ theo pháp luật… liên quan trực tiếp đến việc nuôi dạy trẻ lang thang tại cơ sở;
- Các tổ chức, cá nhân có khả năng tài trợ cho việc chăm sóc, nuôi dạy trẻ em tại cơ sở;
Câu hỏi: Việc nhà quản trị đưa ra các quyết định cho cơ sở chăm sóc trẻ em lang thang dựa trên tất cả các tiêu chuẩn nói trên là KHÓ hay DỄ? Tại sao?
KHÓ
DỄ
RẤT KHÓ
Trang 5(3) Lượng
hóa các tiêu
chuẩn
Các tiêu chuẩn được liệt kê ở bước 2 thường có mức độ quan trọng khác nhau đối với quyết định của nhà quản trị Vì vậy để đưa
ra quyết định dựa trên tất cả các tiêu chuẩn là điều RẤT KHÓ có thể làm được.
Việc đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn là điều cần thiết để có thứ tự ưu tiên chính xác khi lựa chọn quyết định Phương pháp cho điểm mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn thường được áp dụng (thang điểm 10, 100).
CĐ thảo luận 3: Đánh giá mức độ quan trọng của các
tiêu chuẩn của quyết định cung cấp các dịch vụ cho
thân chủ tại 1 cơ sở chăm sóc trẻ em lang thang?
• Yếu tố bên trong
- Diện tích cơ sở
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Số lượng, chất lượng, chuyên
môn của cán bộ, nhân viên làm việc
tại cơ sở
- Ngân sách hoạt động của cơ sở
• Yếu tố bên ngoài
- Nội dung các chương trình, chính sách của nhà nước về giải quyết vấn đề hỗ trợ trẻ em lang thang;
- Quy định về chức năng, nhiệm vụ của
cơ sở theo pháp luật;
- Các quy định pháp luật về tiêu chuẩn y
tế, sức khỏe, kinh phí, quyền và nghĩa vụ chăm sóc, nuôi dưỡng… trẻ lang thang tại cơ sở xã hội;
(4) Xây dựng các phương án
Nhà quản trị cần đưa ra được các phương án có thể giải quyết được vấn đề đã áp dụng ở bước 1 Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả khi nhà quản trị nỗ lực tìm kiếm nhiều phương án khác nhau
VD: Quyết định tổ chức dạy và học văn hóa cho trẻ em tại
cơ sở thì có thể có 3 phương án như sau:
- Tổ chức lớp học ghép cho các em có cùng trình độ ngay tại cơ sở, giáo viên biên chế tại cơ sở;
- Tổ chức lớp học ghép cho các em có cùng trình độ tại cơ
sở, giáo viên mời từ các cơ sở tại địa phương hoặc đội ngũ tình nguyện viên;
- Gửi trẻ đi học tại các cơ sở giáo dục của địa phương
VD: Quyết định tổ chức việc chăm sóc sức khỏe cho người già neo đơn tại Trung tâm công tác xã hội của địa phương có thể được thực hiện bằng các phương án nào?
(1) Bác sỹ, nhân viên y tế là nhân viên thuộc trung tâm CTXH thực hiện khám chữa bệnh cho thân chủ ngay tại Trung tâm;
(2) Đưa thân chủ đến khám, chữa bệnh định kỳ tại trạm y tế của địa phương;
(3) Mời bác sỹ, nhân viên y tế từ bệnh viện chuyên khoa đến khám và điều trị cho thân chủ
BTVN: mỗi SV lấy 1 - 2 ví dụ liệt kê các phương án khác nhau để thực hiện một quyết định cụ thể của cơ sở xã hội
Trang 6(5) Đánh giá
các phương
án
Những phương án đã được đề xuất ở bước (4) cần được phân tích thận trọng Những ưu điểm, hạn chế của từng phương án cần được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn ở bước 2
Phương án 1 Quyết
định
Phương án 2
Phương án 3
Phương án n
CÁC TIÊU CHUẨN CỦA QUYẾT ĐỊNH
-VD: Quyết định tổ chức dạy và học văn hóa cho trẻ em tại cơ sở
thì có thể có 3 phương án như sau
Tiêu chuẩn đánh giá
Tổ chức lớp học ghép cho các em
có cùng trình độ ngay tại cơ sở, giáo viên biên chế tại cơ sở
Tổ chức lớp học ghép cho các em có cùng trình độ tại cơ sở, giáo viên mời từ các cơ sở tại địa phương hoặc đội ngũ tình nguyện viên
Gửi trẻ đi học tại các
cơ sở giáo dục của địa phương
Quy định của Bộ Giáo
dục đào tạo, chính sách
ưu đãi cho trẻ em có
hoàn cảnh khó khăn
Cơ sở vật chất, trình độ
giảng dạy của giáo viên
phục vụ việc dạy và học
Kinh phí phục vụ cho việc
tổ chức dạy học cho trẻ
(6) Lựa chọn các phương
án tối ưu
Sau khi đánh giá ưu điểm, hạn chế của các phương án thì nhà quản trị buộc phải đưa ra lựa chọn cuối cùng về phương án được chấp nhận trong số các phương án được xây dựng
Trong thực tế việc lựa chọn phương án tối ưu cũng khá khó khăn do có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện và hiệu quả thực tế của các phương
án Do đó nhà quản trị cần cân nhắc thận trọng khi đưa
ra các quyết định quản trị, dự báo về những rủi ro, thay đổi có thể xảy ra
(7) Tổ chức thực hiện quyết định
Mỗi một quyết định, phương án được lựa chọn cần có
kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng nhằm đạt được mục tiêu giải quyết vấn đề đã xác định ở bước 1:
- Người thực hiện?
- Thời gian thực hiện?
- Tiến độ thực hiện?
- Các phương tiện, công cụ, kỹ thuật, phương pháp nào được sử dụng?
Trang 7(8) Đánh giá
tính hiệu quả
của quyết định
Khi đánh giá hiệu quả của quyết định cần xem xét đến các khía cạnh sau:
- Kết quả thực hiện mục tiêu của quyết định: vấn đề
có được giải quyết hay không? Đạt được đến mức
độ nào?
- Các sai lệch và nguyên nhân sai lệch so với những mục tiêu, dự báo ban đầu của việc thực hiện các quyết định, phương án
- Các nguồn lực nào chưa được sử dụng hoặc chưa được sử dụng hiệu quả?
- Các bài học kinh nghiệm?
3.4 Phương pháp ra quyết định
3.4.1 Phương pháp cá nhân ra quyết định
3.4.2 Phương pháp tập thể ra quyết định
3.4.1 Phương pháp cá nhân ra quyết định ( Individual Decision Making)
=> Là phương pháp đưa ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản trị, không cần có sự cộng tác của các chuyên gia hoặc tập thể.
Nguồn ảnh: Vietnambiz.vn
Phương pháp ra quyết định cá nhân phát huy hiệu quả trong điều kiện vấn đề cần quyết định không quá phức tạp, xác định vấn đề không khó khăn, các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng, quá trình phân tích lựa chọn phương án đơn giản.
Các quyết định thường dựa trên các thủ tục, quy tắc, chính sách đã có
Trang 83.4.2 Phương pháp tập thể ra quyết định ( Group
Decision Making)
Phương pháp ra quyết định tập
thể là phương pháp mà theo đó người
lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức và
kinh nghiệm của mình mà còn sử dụng
kiến thức và kinh nghiệm của tập thể để
xây dựng quyết định, đông thời tự chịu
trách nhiệm về những quyết định đã ra
Thường áp dụng trong trường
hợp tổ chúc cần đưa ra quyết định mang
tính quan trọng, lâu dài, liên quan đến
sự phát triển chung của tổ chức
Có nhiều hình thức khác nhau:
hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu,
nhóm chuyên gia, một số cá nhân chủ
chốt giữ vai trò lãnh đạo và quản lý thực
hiện…
Ưu điểm:
- Đảm bảo tính dân chủ trong tổ chúc
- Phát huy sức mạnh, năng lực của tập thể
- Nhiều ý tưởng, sáng kiến mới
- Tạo tính thống nhất, đồng thuận cao trong tổ chức Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian, chi phí hơn so với ra quyết định cá nhân
- Có thể bị ảnh hưởng chủ quan bởi một số cá nhân có nhiều kinh nghiệm hoặc địa vị cao trong tập thể
- Trách nhiệm về quyết định không rõ ràng.