Bài giảng Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề sáng tạo - ThS. Nguyễn Tuấn Anh

Mục tiêu chính của bài giảng là Hệ thống kiến thức và các phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, cải thiện kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, đánh thức được tiềm năng sáng tạo nhằm giải quyết vấn đề hiệu quả, biết cách tổ chức công việc để giải quyết vấn đề hiệu quả nhất.

KĨ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

Hà Nội, ngày 26/12/2013 Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC

MỤC TIÊU

 Hệ thống kiến thức và các phương pháp giải quyết vấn đềhiệu quả

 Cải thiện kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

 Đánh thức được tiềm năng sáng tạo nhằm giải quyếtvấn đề hiệu quả

 Biết cách tổ chức công việc để giải quyết vấn đềhiệu quả nhất

NỘI DUNG

 Phần I: Các bước ra quyết định hiệu quả

 Phần II: Cách thức giải quyết vấn đề hiệu quả

 Phần III: Tổ chức công việc hiệu quả để

giải quyết vấn đề

CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ

1

CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH

Thiết lập mục tiêu Thu thập thông tin liên quan Đưa ra các lựa chọn khả thi

Ra quyết định Thực hiện quyết định

Đánh giá kết quả

THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo lường được

Attainable: Mục tiêu phải có

khả năng đạt được Realistic: Mục tiêu phải thực tế

Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU THEO TIÊU CHUẨN SMART

SPECIFIC: CỤ THỂ

Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì?

• Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có

• Nó có ý nghĩa thế nào với bạn

• Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phậncủa bạn

• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận đượchay không?

MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

• Mục tiêu của bạn phải đánhgiá được bằng định lượng

• Ta phải đánh dấu hoặc

đo đếm được kết quả theomột cách nào đó

ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ

KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng

• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức

• Phù hợp với nguồn lực hiện có

• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng, tàinăng của bạn

• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc

REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ

• Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnhđiểm yếu của bạn

• Mục tiêu phải phù hợp với những cơhội và thách thức mà bạn đang có

• Mục tiêu phải có tính thiết thực

• Bạn phải định nghĩa được thực tếkhách quan

TIME – BASED: MỤC TIÊU

PHẢI CÓ THỜI GIAN

• Quá trình thực hiện của bạn phải

có khung thời gian

• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch

MỤC TIÊU

HOW

WHAT

WHY

WHEN WHERE

WHO

THU THẬP THÔNG TIN LIÊN QUAN 5W+H

ĐƯA RA CÁC LỰA CHỌN KHẢ THI

ĐỀ XUẤT NHIỀU PHƯƠNG ÁN KHÁC NHAU

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT PHƯƠNG ÁN KHẢ THI

• Được xây dựng rộng rãi

• Thiết thực

• Khả thi

• Phong phú vừa đủ

KHÔNG ÁP ĐẶT CÁCH NHÌN NHẬN VẤN ĐỀ

VẬN DỤNG TƯ DUY SÁNG TẠO

HUY ĐỘNG TRÍ TUỆ TẬP THẾ

THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

• Giá trị & lợi ích

• Khó khăn và nguy hiểm

• Tính khả thi

ĐI TÌM KHO BÁU

CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT

VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ

2

• Hệ thống kỹ thuật quá phức tạp thiếu ổn định

• Vấn đề liên quan đến tài chính

• Độ ì của team trong công ty

• Phối hợp trong team

• Không thích quản lý, không tạo được động lực trong team

• Tăng lương cho nhân viên vào cuối năm

• Tính tự giác của nhân viên chưa cao

• Không có nhiều động lực trong công việc, chưa xác định rõ ràng được những mục tiêu trong công việc và cuộc sống

• Không xác định được phạm vi và mục tiêu

• Team nhiều việc nhưng thiếu nhân sự

• Nội quy

CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ

• Sự khác biệt giữa vấn đề và quyết định

• Mô hình thống nhất giữa giải quyết vấn

đề và ra quyết định

• Tiếp cận các vấn đề một cách hệ thống

• Giải quyết vấn đề sáng tạo

• Vận dụng tính sáng tạo để giải quyếtvấn đề

VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

• Vấn đề là những phiền toái màchúng ta thường gặp trong công việc

và cuộc sống

• Vấn đề là những trở ngại trên conđường chúng ta đi

• Vấn đề là những “sai lệch” vớinhững gì chúng ta mong đợi

• Vấn đề là những rắc rối, khó khăn,nguy hiểm hay khủng hoảng…

VẤN ĐỀ LÀ

Nguyên nhân vấn đề Tiêu chuẩn hiệu suất

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

• Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiệngiải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề

QUYẾT ĐỊNH LÀ GÌ?

Suy nghĩ Hành động

Điểm không quay lại

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước 2: Tìm nguyên nhân

Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp Bước 4: Lựa chọn giải pháp Bước 5: Thực hiện và đánh giá

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

MÔ HÌNH THỐNG NHẤT CHO VIỆC

RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Xác định

mục đích/vấn đề

Đưa ra các phương án khả thi Chọn phương hướng

/giải pháp tối ưu

Chủ yếu

phân tích

Chủ yếu tổng hợp

Chủ yếu đánh giá

TIẾP CẬN VẤN ĐỀ THEO HỆ THỐNG

SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ

VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC

Điều kiện làm việc

Cách quản lý/

CS nhân sự

Khách hàng

Công việc Nhân sự

VẤN

ĐỀ CỦA

TỔ CHỨC

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

CÁCH QUẢN LÝ/

CS NHÂN SỰ

KHÁCH HÀNG

CÔNG VIỆC NHÂN SỰ

Nhiều công việc

giấy tờ hơn

Giới thiệu phương

pháp an toàn mới

Quá nhiều can thiệp

Chưa xác định ưu tiên

Được giao thêm nhiều việc

Doanh số tăng

nhanh

Nhiều yêu cầu từ KH

Thay đổi

cơ cấu phân phối

Nhiều loại khách hàng

Nhiệt độ không hợp

Thiết bị kém

Thông khí kém

Quá đông người

Không gian làm việc chật hẹp

Người giàu kinh

nghiệm đã ra đi

Mới vào làm việc

Công việc khó làm hơn

Số lượng công việc tăng Nhiều

quy trình

Các quy định về an toàn làm chậm công việc

Công việc mới

Tỷ lệ hư hỏng cao

Sụt giảm

về tinh thần

Ghen tị

cá nhân

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

ĐẶT CÂU HỎI 7 WHY

3 TÌNH HUỐNG TƯ DUY

1 Bãi đậu xe quá nhỏ và mọi người đi làm than phiền rằng

họ không thể vào bãi đậu xe Giải pháp cho vấn đề này?

2 Một người mở một nhà hàng mới Người chủ muốn công

việc tiến triển nhanh nhất có thể Anh ta có thể làm gì?

3 Ở trung tâm thành phố có một bức tường thu hút rất

nhiều người thích vẽ bậy Bức tường luôn kín các hình

vẽ bậy bạ Chúng ta có thể làm gì?

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

3

CÁC CHỨC NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO

Đạt nhiệm vụ

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?

• Năm 2014 được học lớp nguồn

• Năm 2014 có một căn nhà riêng

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ

Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó

VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

• Chủ động với thay đổi và bất định

• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi

• Cải thiện hiệu quả các công việc

• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ

• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát

• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn

• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng

Không

quan trọng

LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

1

Nhận diện các vai trò

2 2

Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

3

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

2 4

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

2 5

Đánh giá

2 6

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU

• Tổ chức một cuộc họp

• Gặp gỡ riêng từng người

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

• Xác định mục đích cuộc họp

• Xác định những nguyên tắc họp

• Mời thành phần tham gia

• Trình bày nội dung cuộc họp

• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến

• Thống nhất mục tiêu

• Các thành viên cam kết

GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một ngườivới sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụđược giao

• Những hình thức giao việc:

• Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí

• Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể

• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:

• Quyền tự quyết

• Khả năng kiểm soát

QUY TRÌNH GIAO VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1 Rà soát lại các công việc

LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Tiết kiệm được thời gian

• Giảm được căng thẳng

• Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

LỰA CHỌN CÔNG VIỆC

• Phân tích thời gian

• Phân chia công việc

• Cân nhắc những nhân tố quan trọng

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

• Dự kiến thời gian thực hiện

• Phân nhóm công việc

• Quyết định cuối cùng

LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI

• Bạn cần phải chọn người phù hợp

• Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những

ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọn ngườithực hiện

• Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lựcchuyên môn của người được chọn

• Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn

HỎI & ĐÁP

CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG

TRONG VIỆC QUẢN TRỊ

VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC