Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần kết cấu thép cơ khí (tt)

* * *

Chu Th Thu Thu

HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B CHI PHÍ S N XU T KINH DOANH CÔNG TY

PH N K T C U THÉP C KHÍ

LU N V N TH C S KINH T

Hà n i 2007

Qu n lý chi phí s n xu t kinh doanh (SXKD) là n i dung quan tr ng hàng

u trong các doanh nghi p s n xu t t c m c tiêu ti t ki m chi phí, h giá thành s n ph m và t ng c ng l i nhu n

Công ty c ph n K t c u thép C khí là m t doanh nghi p m i c thành

l p t n m 2005 Do ó th c tr ng h th ng ki m soát n i b v chi phí SXKD còn nhi u b t c p nh v môi tr ng ki m soát, v h th ng thông tin và các th t c

ki m soát

Vi c nghiên c u tài “Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b v chi phí

SXKD Công ty c ph n K t c u thép C khí” là h t s c c n thi t, giúp cho

Công ty t ng b c hoàn thi n và qu n lý m t cách hi u qu chi phí s n xu t, ti t

ki m chi phí, h giá thành s n ph m, nâng cao v th và m r ng th ph n c a mình trong môi tr ng c nh tranh kh c li t

Ngoài L i m u và K t lu n, Lu n v n c k t c u theo 3 ch ng:

Ch ng I: s lý lu n c a h th ng ki m soát n i b v chi phí SXKD trong doanh nghi p s n xu t K t c u thép;

Ch ng II: Th c tr ng h th ng ki m soát n i b v chi phí SXKD t i Công

ty c ph n K t c u thép C khí;

Ch ng III: Ph ng h ng và gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b

v chi phí SXKD t i Công ty c ph n K t c u thép C khí

C ng I: C s lý lu n c a h th ng ki m soát n i b v chi phí s n xu t kinh doanh trong doanh nghi p s n xu t k t c u thép

1.1.Nh ng v n chung v ki m soát n i b trong doanh nghi p

1.1.1 B n ch t c a h th ng ki m soát n i b

H th ng ki m soát n i b là m t h th ng chính sách và th t c nh m b n

m c tiêu: B o v tài s n c a doanh nghi p; B o m tin c y c a các thông tin;

B o m vi c th c hi n các ch pháp lý; B o m hi u qu ho t ng và hi u

l c qu n lý

1.1.2.1 Môi tr ng ki m soát

Môi tr ng ki m soát bao g m toàn b các nhân t bên trong n v và bên ngoài n v có tính môi tr ng tác ng n vi c thi t k , ho t ng và x lý d

li u c a các lo i hình ki m soát n i b Các nhân t trong môi tr ng ki m soát n i

b bao g m: c thù v qu n lý; c u t ch c; Chính sách nhân s ; Công tác k

ho ch; U ban ki m soát; Môi tr ng bên ngoài

1.1.2.2 H th ng k toán

H th ng k toán: Là các quy nh v k toán và các th t c k toán mà n

v c ki m toán áp d ng th c hi n vi c ghi chép k toán và l p báo cáo tài chính H th ng k toán bao g m h th ng ch ng t k toán, h th ng s k toán, h

th ng tài kho n k toán và h th ng b ng t ng h p và cân i k toán

1.1.2.3 Th t c ki m soát

Các th t c ki m soát do ban giám c n v thi t l p và th c hi n nh m t

c m c tiêu qu n lý c th Các th t c ki m soát c thi t l p d a trên ba nguyên t c c b n: Nguyên t c phân công, phân nhi m rõ ràng; Nguyên t c b t kiêm nhi m và nguyên t c u quy n và phê chu n

1.1.2.4 Ki m toán n i b

Ki m toán n i b là m t b ph n c l p c thi t l p trong n v ti n hành công vi c ki m tra và ánh giá các ho t ng ph c v yêu c u qu n tr n i b

n v Ki m toán n i b là m t trong nh ng nhân t c b n trong h th ng ki m soát n i b c a doanh nghi p, b ph n ki m toán n i b cung c p m t s quan sát, ánh giá th ng xuyên v toàn b ho t ng c a doanh nghi p, bao g m c tính

hi u qu c a vi c thi t k và v n hành các chính sách và th t c v ki m soát n i

b

1.1.3 c m c a h th ng ki m soát n i b trong môi tr ng x lý thông tin

b ng máy tính

trong các t ch c

H th ng x lý thông tin b ng máy vi tính có nh h ng áng k n bi n

ng v m t t ch c, tính rõ ràng c a các thông tin và sai s ti m n trong các t

ch c s d ng nó Do ó h th ng này c ng có nh ng tác ng n h th ng ki m soát n i b c a t ch c

1.1.3.2 Quá trình ki m soát n i b trong môi tr ng x lý thông tin b ng máy vi tính

Quá trình ki m soát n i b trong môi tr ng x lý thông tin b ng máy vi tính

c phân ra làm hai lo i: Quá trình ki m soát chung và quá trình ki m soát ng

d ng

Quá trình ki m soát chung g m: Quá trình ki m soát ph n c ng; Ki m soát quy n s d ng thi t b , các ch ng trình và h s d ki n

Quá trình ki m soát ng d ng g m: S phê chu n tr c giai n x lý; Quá trình ki m soát tính an toàn c a u vào; Quá trình ki m soát h s h p l sai, các

th th c s a sai, các th th c làm b n sao và ph c h i; Xem xét l i sau quá trình x lý; Quá trình ki m soát h s g c và ki m toán n i b nh k

1.2 Ki m soát n i b chi phí s n xu t kinh doanh trong doanh nghi p s n xu t

k t c u thép

1.2.1 c thù c a ngành s n xu t k t c u thép

Ngành s n xu t k t c u thép thu c Ngành Xây d ng c b n, vì v y nó có

nh ng c i m gi ng v i Ngành Xây d ng c b n, nh ng c ng có nh ng c i m riêng có C th : S n ph m k t c u thép là nh ng TSC có giá tr l n; S n ph m mang tính cá bi t; Giá thành s n ph m r t ph c t p; Quá trình l p d ng s n ph m

ch u nh h ng c a y u t th i ti t; i u ki n làm vi c ph i di chuy n theo a

i m t s n ph m …

1.2.2 Khái ni m và phân lo i chi phí s n xu t kinh doanh 1.2.2.1 Khái ni m chi phí s n xu t kinh doanh

bi u hi n b ng ti n phát sinh trong quá trình SXKD c a doanh nghi p trong m t k

nh t nh (tháng, quý, n m)

1.2.2.2 Phân lo i chi phí s n xu t kinh doanh

Tu theo yêu c u c a công tác qu n lý và h ch toán chi phí SXKD mà có nhi u cách phân lo i, nh ng có 2 cách phân lo i ch y u c s d ng trong các doanh nghi p s n xu t k t c u thép là phân lo i chi phí SXKD theo ch c n ng ho t

ng và phân lo i chi phí SXKD theo cách ng x chi phí

1.2.3 c m ki m soát n i b v chi phí trên các kho n m c 1.2.3.1 Ki m soát n i b v chi phí nguyên v t li u tr c ti p

Ki m soát chi phí nguyên v t li u trong các doanh nghi p s n xu t k t c u thép g m: Ki m soát nghi p v mua nguyên v t li u và nh p kho nguyên v t li u;

Ki m soát nghi p v xu t kho nguyên v t li u; Ki m soát n i b nguyên v t li u trong quá trình s n xu t;

1.2.3.2 Ki m soát n i b v chi phí nhân công tr c ti p

T ch c ki m soát n i b i v i chi phí nhân công tr c ti p g m: Ki m soát

b ng k ho ch lao ng - ti n l ng; Ki m soát b ng phân công, phân nhi m trong công tác v lao ng - ti n l ng; Ki m soát n i b i v i chi phí nhân công tr c

ti p thông qua vi c i chi u s li u trên s sách ch ng t

1.2.3.3 Ki m soát n i b v chi phí s n xu t chung

i v i các doanh nghi p s n xu t k t c u thép nói chung chi phí kh u hao tài s n c nh (TSC ), chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n chi m

m t t tr ng t ng i l n trong chi phí s n xu t chung và trong giá thành s n

ph m Vì v y, Lu n v n này ch c p n ki m soát n i b v chi phí kh u hao TSC , chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n

V ki m soát n i b chi phí kh u hao TSC g m: Thu th p b ng phân tích

t ng quát v kh u hao; Ki m tra m c kh u hao

V ki m soát n i b chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n

g m: Ki m soát tính h p lý, h p l c a các th t c, ch ng t ; Ki m soát các kho n

tính ch t c a t ng lo i chi phí h ch toán vào t ng tài kho n giá thành.

1.2.3.4 Ki m soát n i b i v i chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p

Trong quá trình ki m soát chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p

c n chú ý nh ng v n sau: i chi u s li u trên báo cáo k t qu kinh doanh v i

s d t ng kho n m c trên S Cái và S Chi ti t; C n rà soát th ng xuyên vi c

h ch toán các nghi p v theo úng tài kho n, kho n m c chi phí quy nh; Ki m tra tính h p lý, h p l c a ch ng t ; Ki m tra vi c tính toán, phân b chi phí bán hàng

và chi phí qu n lý doanh nghi p cho s n ph m k t c u thép ã xác nh doanh thu;

Ki m tra tính nh t quán và h p lý c a ph ng pháp tính toán và tiêu th c phân b

1.2.3.5 Ki m soát n i b v chi phí s n xu t kinh doanh trong môi tr ng x lý thông tin b ng máy tính

Ki m soát n i b v chi phí SXKD trong môi tr ng x lý thông tin b ng máy tính c ng c chia làm hai lo i: Quá trình ki m soát chung và quá trình ki m soát ng d ng

C ng 2: Th c tr ng h th ng ki m soát n i b chi phí s n xu t kinh doanh

t i Công ty c ph n K t c u thép C khí 2.1 c m c a Công ty c ph n K t c u thép C khí nh h ng n công tác ki m soát n i b chi phí s n xu t kinh doanh

2.1.1 c m hình thành và c m t ch c kinh doanh c a Công ty

Công ty c ph n K t c u thép C khí thành l p m 2005 Tuy m i thành l p

c 2 n m, song Công ty ã có th tr ng tiêu th khá r ng l n Công ty ã ch

t o, l p d ng nhà x ng cho nhi u Công ty t i nhi u a ph ng khác nhau v i giá

tr l n.Quy trình công ngh s n xu t và l p d ng k t c u thép là dây chuy n

“n c ch y” k t h p v i dây chuy n ngang Quy trình b t u t vi c a nguyên

v t li u (ch y u là thép) vào s n xu t n x lý nguyên v t li u; o c; L y d u;

C t khoan; Gá, t h p; nh hình; Hàn t ng; Gá liên k t; L p th ; Nghi m thu

c khí; X lý gia công c khí; Nghi m thu s n ph m; Làm s ch s n; Nghi m thu;

Nh p kho; Xu t x ng; L p d ng và k t thúc là nghi m thu công trình

B máy qu n lý c a Công ty hi n nay c t ch c theo mô hình tr c tuy n

ch c ng V i mô hình này, b máy qu n lý g n nh , t ng i khoa h c, phù h p

v i yêu c u qu n lý và i u hành nhi m v SXKD c a Công ty

2.1.3 c m t ch c k toán

K toán là m t trong nh ng b ph n c u thành quan tr ng c a h th ng ki m soát kinh t tài chính c a Công ty K toán là m t l nh v c g n li n v i ho t ng kinh t tài chính, m nh n h th ng t ch c thông tin có ích cho Ban lãnh o Công ty quy t nh nh ng vi c ph i làm và cách th c ti n hành t c hi u

qu t t nh t T ch c k toán c a Công ty g m: T ch c b máy k toán và t ch c công tác k toán

2.2 H th ng ki m soát n i b v chi phí s n xu t kinh doanh c a Công ty hi n nay

2.2.1 T ng quan h th ng ki m soát n i b v chi phí s n xu t kinh doanh c a Công ty hi n nay

2.2.1.1 Môi tr ng ki m soát

Nh ng nhân t chính trong môi tr ng ki m soát c a Công ty c ph n K t c u thép C khí g m: Chính sách nhân s ; Quan i m phong cách i u hành và t

t ng qu n lý c a lãnh o Công ty và ki m soát chi phí ch y u c a Công ty C

th :

Th nh t, Chính sách nhân s : Công ty ã ban hành Quy ch Tuy n d ng lao ng; Xây d ng ban hành Quy ch phân ph i ti n l ng tu vào m c công vi c

t ng phòng ban;

Th hai, Quan i m, phong cách u hành và t t ng qu n lý c a lãnh o Công ty: Ban Giám c Công ty luôn có trách nhi m v i công vi c, luôn t ra yêu

c u t c m c tiêu, hi u qu công vi c là chính, luôn h tr và khuy n khích các

cá nhân;

k ho ch tài chính; K ho ch s n xu t k t c u thép; K ho ch v n chuy n k t c u thép; K ho ch l p d ng k t c u thép và xây d ng nh m c chi phí nguyên v t li u

2.2.1.2 H th ng thông tin k toán chi phí

Chi phí s n xu t kinh doanh trong k toán chi phí c a Công ty g m: Chi phí nguyên v t li u tr c ti p; Chi phí nhân công tr c ti p; Chi phí s n xu t chung; Chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p

H th ng thông tin k toán chi phí c a Công ty g m:H th ng ch ng t và luân chuy n ch ng t v chi phí SXKD; T ch c tài kho n và s k toán chi phí; H

th ng báo cáo chi phí SXKD c a Công ty

2.2.1.3 Th t c ki m soát

Các th t c ki m soát chi phí c a Công ty c thi t l p theo nguyên t c c

b n là: Nguyên t c phân công, phân nhi m rõ ràng; Nguyên t c b t kiêm nhi m và nguyên t c u quy n phê chu n

V nguyên t c phân công phân nhi m rõ ràng: Trách nhi m và công vi c c

th liên quan n các nghi p v phát sinh chi phí c phân chia cho nhi u b ph n

và c quy nh c th trong i u l Công ty;

V nguyên t c b t kiêm nhi m: Công ty ã có nh ng quy nh v s cách ly thích h p v trách nhi m trong các nghi p v phát sinh liên quan n chi phí;

V nguyên t c u quy n và phê chu n: Theo s u quy n c a Giám c Công ty, Phó Giám c Công ty, các tr ng, phó phòng c giao quy t nh và

gi i quy t m t s công vi c trong ph m vi nh t nh

2.2.2 c m ki m soát n i b chi phí trên các kho n m c 2.2.2.1 c m ki m soát n i b chi phí nguyên v t li u tr c ti p

Ki m soát n i b v chi phí nguyên v t li u c a Công ty g m: Ki m soát n i b

v nghi p v mua nguyên v t li u và nh p kho nguyên v t li u; Ki m soát n i b v nghi p v xu t kho nguyên v t li u s n xu t k t c u thép; Ki m soát n i b nguyên v t li u trong quá trình s n xu t và l p d ng k t c u thép

Thích ng v i c ch khoán hi n t i ki m soát n i b chi phí nhân công tr c

ti p c th c hi n t i x ng s n xu t và các i thi công

Th nh t, Ki m soát n i b chi phí nhân công tr c ti p t i x ng c th c

hi n khá ch t ch thông qua s ph i h p ng b gi a các phòng ban ch c n ng trong Công ty và nh ng quy nh v ch ng t s d ng ch t ch ;

Th hai, Ki m soát n i b chi phí nhân công tr c ti p t i i c ti n hành theo 4 b c v i s tham gia c a các phòng ban ch c n ng trong Công ty nh Phòng

T v n Thi t k và Bán hàng, Phòng Tài chính - K toán và i tr ng các i l p

d ng

2.2.2.3 c m ki m soát n i b chi phí s n xu t chung

i v i m i kho n m c chi phí s n xu t chung khác nhau Công ty l i có

nh ng quy nh qu n lý và ki m soát m t cách c th phù h p v i t ng lo i chi phí

V ki m soát n i b chi phí kh u hao TSC : Ki m soát n i b v chi phí

kh u hao TSC g m: Ki m soát n i b v mua m i, nh ng bán, thanh lý TSC ;

Ki m soát n i b v qu n lý, s d ng TSC ; Ki m soát n i b v trích kh u hao TSC ;

V ki m soát n i b i v i chi phí v n chuy n k t c u thép ch y u c

th c hi n trên các ch ng t : K ho ch s n xu t k t c u thép; L nh s n xu t; K

ho ch v n chuy n; H p ng v n chuy n; Phi u báo v n chuy n; Biên b n giao

nh n hàng hoá và hoá n Các b ph n tham gia ki m soát n i b v chi phí v n chuy n k t c u thép g m: Phòng T v n Thi t k và Bán hàng; B ph n Qu n lý

s n xu t; Phòng K ho ch - V t t và Phòng Tài chính - K toán;

V ki m soát n i b i v i chi phí khác b ng ti n: Vi c ki m tra - ki m soát chi phí khác b ng ti n c a Công ty ch y u c n c vào tính h p lý, h p l c a

ch ng t , hoá n, i chi u th c t phát sinh trên ch ng t g c v i d li u k toán

c p nh t vào máy

nghi p

V ki m soát n i b i v i chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng c a Công ty

ch y u là chi phí d th u và chi phí thi t k các h ng m c công trình Ch ng t k toán s d ng trong ki m soát và h ch toán chi phí bán hàng g m: K ho ch bán hàng và ti p th trong tháng; H p ng c ng tác viên; Phi u thanh toán t m ng; Hoá n… Các b ph n tham gia ki m soát n i b v chi phí bán hàng g m: Phòng

T v n Thi t k và Bán hàng và Phòng Tài chính - K toán;

V ki m soát n i b i v i chi phí qu n lý doanh nghi p: Chi phí qu n lý doanh nghi p g m chi phí ti n l ng nhân viên qu n lý, chi phí kh u hao, chi phí

d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n Tuy nhiên, Lu n v n ch c p n

ki m soát chi phí ti n l ng nhân viên qu n lý Ch ng t k toán s d ng trong

ki m soát n i b v ti n l ng nhân viên qu n lý g m: Biên b n giao nh n v t t kèm theo phi u cân; Biên b n giao nh n hàng hoá… Các b ph n tham gia ki m soát n i b v chi phí ti n l ng g m Phòng T v n Thi t k và Bán hàng, Phòng

K ho ch - V t t , Phòng Tài chính - K toán, Phòng Hành chính - T ch c và B

ph n qu n lý s n xu t

2.2.2.5 c m ki m soát b ng máy tính trong Công ty

c i m ki m soát b ng máy tính trong Công ty g m: Ki m soát thông qua

mã i t ng (mã v vi c, mã phí, mã t do, mã ch ng t , nh kho n tài kho n k toán); S a s li u trên máy vi tính; B o m t và phân quy n trong ch ng trình; B o

v c s d li u Trình t chung c a ki m soát b ng máy tính trong Công ty g m 3 giai o n: Ki m soát nh p li u; Ki m soát quá trình x lý d li u và ki m soát thông tin u ra

2.3 ánh giá chung th c tr ng h th ng ki m soát n i b v chi phí s n xu t kinh doanh c a Công ty

Nhìn chung h th ng ki m soát n i b v chi phí SXKD t i Công ty c ph n

K t c u thép C khí khá phù h p và có hi u qu C th : Công tác l p k ho ch, l p

d toán, ph ng án SXKD ã sát v i th c t ; H th ng k toán, s sách k toán và