Bài giảng Nhập môn kỹ thuật - Chương 6 Kỹ năng làm việc nhóm

6.1 Giới thiệu chung6.2 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm 6.3 Kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả 6.4 Cách thức đánh giá hoạt động của nhóm NỘI DUNG CHÍNH:... - Bước t

Chương 6:

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

 Cải thiện kỹ năng làm việc theo nhóm của bản thân, nâng

cao trách nhiệm và ý thức làm việc trong một tập thể, cộng

đồng.

6.1 Giới thiệu chung

6.2 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm 6.3 Kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả 6.4 Cách thức đánh giá hoạt động của nhóm

NỘI DUNG CHÍNH:

6.1 GIỚI THIỆU CHUNG

Bài học từ đàn ngỗng trời Canada

Giảm 71% lực cản so với bay

riêng lẻ

(Theo tài liệu [1])

Bài học từ đàn kiến

Nhớ các chi tiết trong hình

TẠI SAO PHẢI LÀM VIỆC

THEO NHÓM (2)

HOẠT ĐỘNG 1:

HOẠT ĐỘNG 1:

NHỚ CHI TIẾT TRONG HÌNH

 Bạn sẽ được xem 1 bức hình trong 10 giây.

 Sau đó, trong 1 phút hãy ghi lên giấy tên

các chi tiết trong hình, càng nhiều càng tốt.

Bạn nhớ được chính xác

bao nhiêu chi tiết ??

- Bước tiếp theo: hãy kết hợp với kết quả của các

thành viên khác trong nhóm

Nhóm bạn nhớ được chính xác bao nhiêu chi tiết ?

Đánh giá – Thảo luận

• So sánh kết quả ghi nhớ của cá nhân bạn

với kết quả của cả nhóm cho thấy điều gì ?

• Tại sao có sự khác biệt này?

Bước kế tiếp:

• Lập lại việc ghi nhớ trên với 1 bức tranh mới

• Nhưng lần này, cả nhóm hãy làm việc chung

Các bạn có 1 phút để bàn CHIẾN THUẬT cho nhóm !

Đánh giá – Thảo luận

• Kết quả lần này của nhóm bạn có tốt hơn

không? Giải thích.

• Chiến thuật của nhóm bạn là gì?

• Nhóm đã đi đến chọn chiến thuật này ra sao?

Từ quan sát của bạn:

LỢI ÍCH CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM LÀ GÌ?

6.1.1 Định nghĩa NHÓM:

• Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với

nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu

chung ” (Lewis-McClear)

• Nhóm như một chiếc xe Ferrari, hoạt động cực kỳ mạnh mẽ, nhưng tốn rất nhiều tiền

của/công sức để bảo trì.

 Đặc điểm NHÓM:

 Tập hợp những cá nhân có các kỹ năng khác nhau và

bổ sung cho nhau.

 Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu

chung.

 Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với

trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.

 Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

- có cùng chung tay nghề, chuyên môn, kỹ

năng bổ sung cho nhau để giải quyết các vấn đề

và thực hiện các dự án, công trình

a Các nhóm chính thức

6.1.2 Phân loại nhóm

• b Các nhóm không chính thức:

Các nhóm không chính thức làm việc với nhau thất

thường để thực hiện nhiệm vụ ngắn hạn nhằm giải

quyết một số yêu cầu Ví dụ như:

 các nhóm thực hiện theo dự án, theo thời vụ,

 các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn

6.1.2 Phân loại nhóm

• c So sánh các nhóm chính thức và không chính thức:

– Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về

khả năng lãnh đạo nhóm về các mặt như: các quy tắc

và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.

– các nhóm không chính thức tuân theo những quy

trình thất thường Những ý kiến và những giải pháp

có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình ít nghiêm ngặt hơn.

 Lý do cần phải làm việc theo nhóm:

 Đơn giản vì không ai là hoàn hảo

Tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ

sung cho nhau

hơn bao giờ hết.

6.1.3 TẠI SAO PHẢI LÀM VIỆC

THEO NHÓM (5)

Vậy có phải bất kỳ công việc gì

cũng cần phải giải quyết theo

nhóm hay không?

6.1.3 TẠI SAO PHẢI LÀM VIỆC

THEO NHÓM

HOẠT ĐỘNG 2:

Dựa trên hoạt động của nhóm bạn trong

Hoạt động 1 (ghi nhớ chi tiết hình) vừa rồi

 hãy thảo luận nhóm và cho biết

Làm việc nhóm

LỢI ÍCH

 Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề

 Ra quyết định có chất lượng cao hơn

 Cải tiến quy trình

 Gia tăng hiệu quả giao tiếp

 Gia tăng tinh thần làm việc, vv

6.1.3 TẠI SAO PHẢI LÀM VIỆC

THEO NHÓM

6.1.4 HẠN CHẾ

• Chúng ta cần tìm ra những điểm yếu trong chuỗi mắc xích để khắc phục.

 Vài thành viên trong

 Những thành viên giỏi có đủ khả năng để ra

quyết định độc lập không cần đến các thành

viên khác trong nhóm

6.1.4 HẠN CHẾ

THỰC TRẠNG HIỆN NAY

 Từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình

như nó vẫn chỉ được "nghe nói" chứ chúng ta chưa

thực hiện nó theo đúng nghĩa.

 Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc

theo nhóm.

 Nhiều rắc rối vì bất đồng quan điểm dẫn đến làm việc nhóm tạo ra tác dụng ngược do thiếu kỹ năng

làm việc nhóm.

NGUYÊN NHÂN

 Quá nể nang các mối quan hệ

Châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình

cảm Ngược lại, chúng ta thích làm vừa lòng người khác

bằng cách tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong

khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì.

 Thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc

không phân minh

 Không chú ý đến công việc của nhóm

Ý kiến mình là tốt và không chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ

6.2 CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH

VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM

6.2 CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH

VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM (1)

1 Giai đoạn hình thành

2 Giai đoạn xung đột

3 Giai đoạn bình thường hóa

4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Hình thành

Hoạt động hiệu quả Xung đột

6.2.1 Giai đoạn hình thành nhóm

• Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại

• Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách

trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực

• Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là

khép kín

• Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém

quan trọng và lo âu quá

• Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người

6.2.1 Giai đoạn hình thành nhóm

Cần làm gì ở giai đoạn này?

– Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm,

– Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt

động của nhóm,

– Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về

chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường

hoặc những kinh nghiệm tích lũy được.

– Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên,

– Xác định mục tiêu chung.

6.2.2 Giai đoạn xung đột

• Xung đột là giai đoạn tiếp theo

• Khi đó các bè phái được hình thành, các tính

cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước,

• Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không

có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn

sàng nói chuyện cởi mở,

• Có thể thấy những lời mỉa mai, ám chỉ.

6.2.2 Giai đoạn xung đột

Cần làm gì ở giai đoạn này?

– Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung

đột cá nhân,

– Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ,

– Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công

việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao,

– Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định,

– Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và

xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển

6.2.3 Giai đoạn bình thường hóa

• Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích

của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung

đột nội bộ,

• Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên

bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên

với toàn bộ nhóm,

• Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng

thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

6.2.3 Giai đoạn bình thường hóa

Cần làm gì ở giai đoạn này?

– Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển

dần vào các thành viên,

– Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là

quan trọng nhất,

– Quy trình và biểu mẫu cần được đặt nặng, hướng

mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính

chuyên nghiệp,

– Không nên phân tán lực lượng,

– Nên tham gia vào các dự án có khách hàng và có

6.2.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

• Cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy,

• Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định

trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan

điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của

cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết

định của nhóm

6.2.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Cần làm gì ở giai đoạn này?

– Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh

của chính mình, phát huy cao độ

những năng lực cá nhân, tăng

cường sự tín nhiệm lẫn nhau,

– Tôn trọng những cá nhân làm việc

hiệu quả theo cách riêng của họ,

– Ý thức trách nhiệm cao, không cần

giám sát và điều khiển các công việc

của các thành viên,

– Nên tham gia vào các dự án quan

trọng.

HOẠT ĐỘNG 3:

Xây 1 tháp cao nhất có thể được từ 1 tờ giấy A4

 Yêu cầu: Tháp phải tự đứng vững được trong ít nhất 10 giây

 Vật liệu: duy nhất chỉ 1 tờ giấy A4

 Thời gian: 20 phút

Đánh giá – Thảo luận

• Sau 20 phút, nhóm bạn đã trải qua những giai

đoạn nào? Giải thích

• Chiến thuật xây tháp của nhóm bạn là gì?

• Nhóm đã đi đến chọn chiến thuật này ra sao?

• Theo bạn đánh giá, hoạt động nhóm của bạn

đã hiệu quả chưa? Tại sao?

6.3 CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ

LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

 Giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm

 Phát huy được sự sáng tạo của cả nhóm

 Có kế hoạch tốt và biết tận dụng mọi nguồn lực

• Cá nhân ( I ndividual) : nhận biết và tôn trọng sự khác biệt

tăng cường sự sáng tạo và trí tưởng tượng tập thể.

• Thảo luận ( D iscussion) : cần phải cởi mở, trung thực và

thường xuyên thảo luận

• Xuất sắc ( E xcellence): nhóm cần phải phấn đấu đạt mức

Nguyên tắc PRIDE:

• Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm

việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định hướng quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc

sống

6.3.2 Kỹ năng làm việc nhóm

• a Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các kỹ năng

nhỏ:

• Xây dựng vai trò chính trong nhóm.

• Kỹ năng quản lý hội họp.

• Phát triển quá trình làm việc nhóm.

• Sáng tạo và kích thích tiềm năng.

• Những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm việc

theo nhóm.

6.3.2 Kỹ năng làm việc nhóm

• b Đặc điểm cần thiết của nhóm:

• Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm phải được xác định

rõ ràng

• Quyền hạn của các thành viên được phân chia cụ thể

để quản lý các quy trình làm việc 

• Cần phải có một sự ổn định về các thành viên của

nhóm trong một khoảng thời gian nhất định.

Vai trò của các thành viên trong nhóm

• • Nhà tài trợ: hỗ trợ, trao quyền cho nhóm

• • Lãnh đạo/Điều phối: chịu trách nhiệm tổ chức các

hoạt động của nhóm

• • Người hỗ trợ: trợ giúp các thành viên trong nhóm

hoạt động

• • Người đánh giá: nhìn bức tranh toàn cảnh

• • Người ghi chép (thư ký): chịu trách nhiệm về các

tài liệu của nhóm

• • Đội ngũ nhân viên: tham gia vào việc hoàn thành

7 kỹ năng cá nhân quan trọng trong

Kỹ năng giải quyết vấn đề:

6.3.3 Nhóm cần phải làm gì?

• Cam kết trong nhóm

• Các thành viên trong nhóm là một tập thể và

sẵn sàng hợp tác với nhau

• Chân thành và cởi mở trong giao tiếp

• Phương pháp ra quyết định có hiệu quả

• Có quá trình quản lý và giải quyết xung đột

trong nhóm 

Cam kết trong nhóm

• • Cam kết của các thành viên nhóm

• • Cam kết với người quản lý

• • Cam kết với tổ chức

Cam kết của nhóm

• Hợp đồng Nhóm và quy tắc ứng xử

• Nội dung Hợp đồng nhóm :

- Mục đích (sứ mệnh) của nhóm? Tầm nhìn của nhóm?

- Nhiệm vụ / vai trò của mỗi thành viên trong nhóm?

- Những gì được mong đợi từ mỗi thành viên trong

Ra quyết định

• Hiệu quả quá trình ra quyết định  thành công

• Các thành viên phải rõ ràng về quyết định

• Các thành viên phải rõ ràng về phương pháp ra quyết

định:

- Quyết định bởi người có quyền

- Quyết định theo thiểu số

- Quyết định theo đa số

- Quyết định bằng bỏ phiếu

- Quyết định bởi sự đồng thuận

• Phải hiểu biết rõ người chịu trách nhiệm về thực hiện

quyết định.

Giải quyết xung đột trong nhóm

• Xung đột là một sự rối loạn cảm xúc hoặc bất

Giải quyết xung đột

5 chiến lược giải quyết xung đột

• Cạnh tranh: khi cần có quyết định ngay lập tức thì các vấn

đề là bắt buộc và không được sự đồng tình.

• Cộng tác: khi cần tìm một giải pháp tích hợp, mục tiêu là tìm hiểu hoặc kết hợp tri ​​thức từ mọi người với các quan điểm

khác nhau.

• Tránh: khi vấn đề là không nghiêm trọng, hãy làm cho mọi

người bình tĩnh và lấy lại quan điểm của mình.

• Điều chỉnh cho phù hợp: khi vấn đề quan trọng hơn đối với những người khác thì xây dựng sự hỗ trợ xã hội cho họ.

• Thỏa hiệp: các thành viên đối thủ trong nhóm cam kết để đi đến kết thúc giống nhau, một giải pháp thiết thực dưới áp lực

thời gian.

6 bước giải quyết xung đột nhóm

6 Thừa nhận giải pháp: giải pháp

win-win (đôi bên cùng có lợi)

6.3.4 Những điều nhóm không nên làm

• Mục tiêu nhầm lẫn và mâu thuẫn

• Vai trò và trách nhiệm chưa được giải quyết

• Thiếu sự tin tưởng trong nhóm

• Thiếu sự hỗ trợ

• Thiếu sự giao tiếp

• Thái độ thái quá / tiêu cực

HOẠT ĐỘNG 4:

Tạo 1 vòng dây lớn từ 1 tấm danh thiếp

 Yêu cầu: - Vòng dây phải đủ lớn để mọi người trong nhóm có

thể chui qua

- Không được nối ghép hoặc cắt dán

 Vật liệu: - 1 tấm danh thiếp

- 1 cây kéo

 Thời gian: 20 phút

Đánh giá – Thảo luận

• Nhóm bạn có tìm ra giải pháp hay không?

• Sự đóng góp của các thành viên ra sao?

• Vai trò của người trưởng nhóm?

• Những ý kiến sáng tạo nào đã được đưa ra?

• Theo bạn đánh giá, hoạt động nhóm của bạn

đã hiệu quả chưa? Tại sao?

6.4 CÁCH THỨC ĐÁNH GIÁ

HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

6.4.1 Chọn các tiêu chuẩn đánh giá:

• Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể

đánh giá bằng việc thực hiện

• Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi

phân tích việc thực hiện

• Hãy đánh giá các tiêu chuẩn mà việc cải thiện

chúng bảo đảm mang lại các lợi ích kinh tế thực.

Các tiêu chuẩn đánh giá nhóm

• Khả năng kỹ thuật: đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm.

• Các thuộc tính cá nhân: tiêu chuẩn, giá trị, các

sáng kiến​​, nhận dạng tổ chức

• Ứng xử giữa các cá nhân: ảnh hưởng, sự nhạy

cảm, hỗ trợ những người khác, đáng tin cậy

• Kỹ năng giao tiếp: kỹ năng trình bày, kỹ năng đối

thoại, kỹ năng viết, kỹ năng đọc

• Kỹ năng hành chính: lập kế hoạch, tổ chức,

thực hiện, ủy thác, đánh giá

 Nhóm có đạt được mục tiêu đề ra hay không?

 Chất lượng đạt được ở mức độ nào?

 Nếu cần, có thể mời những người bên ngoài,

chuyên gia để đánh giá khách quan.

6.4.2 Đánh giá kết quả đạt được:

6.4.3 Đo lường quá trình thực hiện của nhóm:

• Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của

đề án, kế hoạch thời gian và tài chính

• Tài chính: chi phí và thu nhập thực tế so với dự kiến

• Thời gian : tiến độ so với kế hoạch

• Chất lượng: sự hài lòng của khách hàng

• Năng lực cá nhân: trên cơ sở kết quả thực hiện

6.4.4 Đánh giá vai trò người lãnh đạo:

• Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc

• Ý kiến đánh giá từ dưới: mức độ đạt được các mục

tiêu, chỉ tiêu được giao

• Các đánh giá khác: ý kiến của nhóm, của khách

6.4.5 Đánh giá các thành viên trong nhóm:

• Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực

hiện kế hoạch toàn nhóm

• Hiệu suất: so với chỉ tiêu.

• Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp và

của khách hàng

• Tự đánh giá: so với đồng nghiệp.

• Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách

nhiệm

HOẠT ĐỘNG 5:

XÂY DỰNG: - HỢP ĐỒNG NHÓM

- ĐIỀU LỆ NHÓM

 Yêu cầu: - Dựa trên danh sách các nhóm đã được phân công

cho đồ án “Thiết kế và chế tạo xe bẫy chuột”

 các nhóm xây dựng Hơp đồng và Điều lệ nhóm

 Phạm vi: - 1 trang A4 cho “Hợp đồng nhóm”

- 1-2 trang A4 cho “Điều lệ nhóm”

 Thời gian: 20 phút trên lớp + bài tập về nhà

Người sinh viên phải không ngừng trao dồi

và luyện tập kỹ năng làm việc nhóm ngay từ

khi còn ngồi trên ghế nhà trường

KIỂM TRA TRÊN LỚP

BÀI TẬP VỀ NHÀ

Bài tập 1:

Tiếp tục hoàn thiện “Hợp đồng” và “Điều lệ” nhóm để

phục vụ cho đồ án “Thiết kế và chế tạo xe chạy bằng

năng lượng lò xo” Các thành viên cùng ký tên và tuân

thủ theo bản hợp đồng và các qui định trong điều lệ này

trong suốt quá trình làm việc cùng nhau.