Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh luận văn tốt nghiệp thạc sĩ
cơ sở lý luận về dự án và lập kế hoạch cho dự án
Khái niệm về dự án
1.1.1 Các khái niệm về dự án:
Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu
“tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu “động” thì dự án là nỗ lực lớn và phức tạp được tạo bởi nhiều công việc có liên quan lẫn nhau, nhằm hoàn thành trong một thời gian xác định một tập hợp các mục tiêu đã được định trước, với kế hoạch và nguồn lực đã được xác định rõ
Theo nghị định 16/2005/CP về qui chế quản lý đầu tư xây dựng công trình: dự án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định
1.1.2 Khái niệm về quản lý dự án:
Quản lý dự án là quá trình thực hiện các chức năng của quản lý nhằm đạt được mục tiêu của dự án Các chức năng của quản lý dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án
- Điều phối thực hiện dự án
- Kiểm tra giám sát dự án
1.1.3 Các đặc trưng cơ bản của dự án:
- Dự án có mục đích, kết quả xác định Tất cả các dự án đều phải có kết quả xác định rõ Kết quả này có thể là một toà nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị
Mỗi dự án lại gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể có kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Dự án là một sự sáng tạo Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi
Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được giao cho một bộ phận quản lý vận hành, nhóm quản lý dự án giải tán
- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim Tự Tháp ở Ai Cập hay đê chắn lũ sông
Thamse ở London Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có thiết kế khác nhau Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất độc đáo, mới lạ của dự án
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước, người hưởng thụ dự án Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác
- Môi trường hoạt động va chạm, quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị do đó, môi trường dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động
- Tính bất định và độ rủi ro cao, hầu hết các dự án đòi hỏi qui mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.
Phân loại dự án
Phân loại theo nguồn vốn đầu tư:
- Đầu tư bằng nguồn vốn trong nước
- Đầu tư bằng nguồn vốn ngoài nước
- Đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu
- Đầu tư bằng nguồn vốn vay
Theo nghị định 16 của Chính phủ ngày 7/2/2005 dự án được phân loại thành:
- Vốn ngân sách nhà nước
- Vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn đầu tư phát triển của nhà nước
- Vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước
- Vốn khác bao gồm vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn
Phân loại theo qui mô đầu tư:
- Theo tổng mức đầu tư
- Theo diện tích đất sử dụng
- Theo mức độ sử dụng lao động
Qui mô dự án càng lớn, quản lý càng phức tạp đòi hỏi có những công cụ chuyên biệt
Phân loại theo mục đích và tính chất đầu tư:
Phân loại theo cách thức quản lý và sử dụng vốn:
- Đầu tư trực tiếp: chủ đầu tư trực tiếp tham gia quản lý vốn Gồm hai loại:
+ Đầu tư phát triển: gia tăng giá trị tài sản
+ Đầu tư dịch chuyển: dịch chuyển quyền sở hữu
- Đầu tư gián tiếp: chủ đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý vốn.
Lập kế hoạch thực hiện dự án
Lập kế hoạch thực hiện dự án là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tác quản lý dự án Lập kế hoạch tốt cho phép hoàn thành các mục tiêu đề ra và thực hiện dự án thành công Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội dung Từ việc lập kế hoạch tổng thể dự án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch huy động vốn, phân tích vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đến kế hoạch quản lý chi phí, quản lý tiến độ từ kế hoạch triển khai thực hiện đến kế hoạch
1.3.1 Khái niệm về lập kế hoạch dự án:
+ Lập kế hoạch: “ Kế hoạch là tập hợp các mục tiêu và các phương thức để đạt được mục tiêu đó ” [7, 9]
Lập kế hoạch là việc thiết lập một trình tự hành động xác định có thể dự đoán trước để thực hiện một công việc, nó còn là một công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu được các vấn đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau Quá trình lập kế hoạch là quá trình ra quyết định bởi vì nó liên quan tới việc chọn giữa các khả năng khác nhau nhằm đạt được những kết quả, mục tiêu và mục đích mong muốn
+ Lập kế hoạch thực hiện dự án: Là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao kết thúc dự án với nhiều loại kế hoạch khác nhau – Việc lập tiến độ tổ chức dự án phải theo một trình tự lôgic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó– [1, 55]
1.3.2 Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án:
+ Đảm bảo đạt được mục tiêu
+ Đảm bảo trình tự công việc
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực
+ Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng của dự án
+ Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt: thời gian, chi phí, chất lượng
+ Để truyền thông tin, giao tiếp và phối hợp tốt hơn
+ Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án
+ Lập kế hoạch dự án tốt có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi
+ Huy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án
1.3.3 Các nguyên nhân kế hoạch thất bại thường gặp:
+ Kế hoạch được xây dựng trên số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác
+ Mục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp
+ Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác
+ Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh
+ Kế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai lệch
+ Thông tin thiếu cập nhật, không có sự liên kết thông tin dự án
1.3.4 Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án
Hình 1.1 Các bư ớc lập kế hoạch thực hiện d ự án
Xác định mục tiêu dự án:
Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu cụ thể của dự án
Một số mục tiêu cụ thể là:
Phân tách cấu trúc công việc
Lập tiến độ và phân phối nguồn lực
+ Mức lợi nhuận do dự án tạo ra
+ Thị phần của doanh nghiệp dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án
+ Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
+ Mục tiêu kinh tế xã hội khác Điều đặc biệt quan trọng là các mục tiêu dặt ra cần phải S.M.A.R.T:
+ Có tính giới hạn (Time- bound)
Phân tách cấu trúc công việc:
Giai đoạn này tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu Lập kế hoạch dự án trở nên thực sự hiệu quả khi có đầy đủ, rõ ràng các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu dự án Nội dung của giai đoạn xác định công việc bao gồm một số công việc như lập danh mục và mã hóa công việc dự án, trình bầy sơ đồ phân tách cấu trúc công việc (WBS), trong đó WBS là quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước từ lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát dự án
Lập danh mục và mã hóa công việc Bước đầu tiên trong việc phát triển kế hoạch là việc xác định và lập danh mục các công việc phải được thực hiện để hoàn thành dự án, sau đó mã hóa các công việc này
Khái niệm phân tách cấu trúc công việc (WBS)
Phân tách cấu trúc công việc (WBS) là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia dần (chia nhỏ) toàn bộ dự án ra thành những công việc, gói công việc nhỏ hơn cho đến khi:
- Tất cả những công việc có ý nghĩa được xác định (các hoạt động không bị chồng chéo)
- Bản thân mỗi công việc có thể được lập kế hoạch, lập dự toán, được giám sát và kiểm tra
Về hình thức, sơ đồ WBS giống như một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án Các bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể Số lượng các cấp bậc của sơ đồ WBS phụ thuộc vào qui mô và độ phức tạp của dự án
Phương pháp thực hiện phân tích cấu trúc công việc (WBS)
Có thể phát triển sơ đồ WBS theo nhiều phương pháp Ba phương pháp thường được sử dụng là:
- Phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgic)
- Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành và phát triển (chu kỳ)
- Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng)
Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên Tuy nhiên, không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cÊp bËc
Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật ở cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết Tuy nhiên, mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc, lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người, để người nhận trách nhiệm một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi “công việc đó đã hoàn thành hay chưa?”, và nếu hoàn thành rồi thì “có thành công hay không?”
Phân tách công việc cần được thực hiện ngay từ khi xác lập xong mục tiêu dự án Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả các lĩnh vực Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh vực liên quan khi thực hiện phân tách công việc Phân tách công việc cần đảm bảo yêu cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau và vẫn phản ánh được tiến độ thực hiện dự án
WBS là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác của dự án Nó có những tác dụng chính sau đây:
+ Trên cơ sở sơ đồ WBS, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án WBS làm cho mọi người đều quan tâm hơn đến dự án và làm cho các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau
+ WBS là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ PERT/ CPM
+ WBS là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án Ví dụ, việc bố trí lao động, máy móc thiết bị cũng như việc lập dự toán chi phí theo phương pháp từ dưới lên đều căn cứ vào sơ đồ WBS
+ WBS là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong tõng thêi kú
+ Với sơ đồ WBS, các nhà quản lý dự án trong quá trình kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó
Lập những chú giải cần thiết: Để phát triển một kế hoạch dự án, đối với mỗi công việc trong sơ đồ WBS cần lập chú giải chi tiết Bảng chú giải cho sơ đồ WBS bao gồm những thông tin sau:
+ Liệt kê những yếu tố đầu vào cần thiết, những bản vẽ kỹ thuật, các kết quả cuối cùng cần đạt được cho từng công việc Ví dụ, khi trình bầy kết quả của một dự án phát triển máy tính có thể liệt kê sản phẩm phần cứng, phần mềm, các báo cáo
+ Chỉ rõ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan (chỉ rõ xem cần đòi hỏi người khác điều gì để bắt đầu công việc?)
Các yêu cầu về lập kế hoạch cho dự án
" Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án là rất quan trọng Đây là công cụ phục vụ cho công tác quản lý thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, cũng như cơ sở cho việc kiểm soát và đánh giá tiến trình thực hiện và chất lượng dự án–
- Lập kế hoạch thực hiện dự án nhằm phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện, quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị Trên cơ sở đó tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy và các chế độ trách nhiệm cá nhân
- Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, thích hợp qua đó đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm mục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị dự án
- Dự án là rất cần thiết do tính mới, duy nhất, cũng như giới hạn về nguồn lực, kinh phí Lập kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị thực hiện dự án nhằm quản lý dự án một cách có hiệu quả Đây là công cụ giao tiếp trung tâm nhằm điều phối công việc của các bên liên quan Kế hoạch cung cấp cơ sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết về dự án, là công cụ cho việc đo tiến trình của dự án Như vậy, lập kế hoạch chính là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá thành và thời gian thực hiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành dự án
- Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình thực hiện dự án Khi điều kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế hoạch Việc lập kế hoạch tốt và tiếp tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất Đồng thời nó cũng là yếu tố thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn bằng cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một cách rõ ràng và công khai Qua việc lập kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập
Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các thành viên dự án, bao gồm cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn đề quan trọng Khi lập kế hoạch, các hạng mục công việc cần phải đợc mô tả rõ ràng trước khi chúng bắt đầu được thực hiện
- Các hệ thống kế hoạch hóa và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh động
Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật liên tục và người quản lý luôn cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch Kế hoạch phải bao gồm và liên kết được các thành phần sau của một dự án: Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện và Chất lượng Cần phải xây dựng và cập nhật một cách liên tục kế hoạch thực hiện dự án làm cơ sở cho các công tác quản lý dự án khác Trong mỗi lĩnh vực quản lý dự án cần có kế hoạch riêng cho các hoạt động cụ thể của mình (hình 1.3)
Hình 1.3 Các hoạt động cụ thể trong quá trình lập kế hoạch dự án
- Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công việc có thể xác định một cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý, cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) là rất quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự án Sau đó cần xác định rõ khối lượng từng hạng mục công việc, thời gian và chi phí cần thiết cho từng hạng mục
1.4.2 Một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thực hiện dự án
- Công tác lập kế hoạch phải được tiến hành trước khi bắt đầu thực hiện các hạng mục công việc của dự án;
- Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện phải có sự tham gia của những người sẽ thực sự làm việc trong dự án;
- Bao quát tất cả các khía cạnh của dự án: phạm vi, đối tượng; ngân sách; thời gian và chất lượng;
- Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt;
- Làm cho kế hoạch thực sự đơn giản, loại bỏ những chi tiết rắc rối làm cho người đọc khó hiểu;
- Lịch trình thực hiện chỉ là dự định để tiến hành công việc và nó không bao giờ chính xác tuyệt đối;
- Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan Mọi kế hoạch sẽ vô giá trị nếu
Lập kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án
Tổng thể Quản lý nhân sự Quản lý tài chính Tổ chức mua
Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội
Giám sát, đánh giá và báo cáo không được mọi người biết đến.
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch thực hiện dự án
Có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án nhng nhìn chung có các nhân tố ảnh hưởng chính sau:
- Bộ máy lập kế hoạch: bộ máy lập kế hoạch dự án có phù hợp với quy mô, tình hình thực tế của dự án hay không, ví dụ: thông thường ở các dự án quy mô trung bình và lớn thì bộ máy làm công tác lập kế hoạch thường được phân làm 3 cấp
(Cấp Tổng công ty, cấp Công ty, cấp Ban quản lý) mới đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, còn với quy mô nhỏ dự án có thể kiểm soát qua 2 cấp mà vẫn đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong điều hành thực hiện Những người tham gia vào công tác lập kế hoạch có được quy định trách nhiệm, quyền hạn và chế độ ưu đãi một cách rõ ràng không, có đủ năng lực để đảm nhiệm công việc không Bộ máy lập kế hoạch phù hợp với đầy đủ các phương tiện hỗ trợ nhưng muốn nó hoạt động hiệu quả đòi hỏi các thành viên tham gia phải thực hiện đúng quy trình công việc, làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm, phải biết xử lý tình huống một cách khoa học nhanh nhạy đòi hỏi người làm công tác kế hoạch phải có trình độ chuyên môn và họ cũng phải xây dựng những chuẩn mực nghề nghiệp riêng
- Hệ thống thông tin: Trong thời đại Công nghệ thông tin nền kinh tế thị trường thì thông tin là quan trọng nhất, thông tin là cơ sở của công tác lập kế hoạch
Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vào thông tin về các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực và mối quan hệ tối ưu giữa chóng, làm cho chóng thÝch nghi với sự biến động của môi trường, giảm thiểu tính nhận định sai sót của quá trình lập kế hoạch, đảm bảo tạo ra khối lượng công việc lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất Đồng thời trong quá trình lập kế hoạch chúng ta cũng cần phải dựa vào các nguồn thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp với qui mô công việc Nếu không có những thông tin về chỉ tiêu kế hoạch, định mức cụ thể và chi tiết thì sẽ không kiểm soát được một cách toàn diện các kế hoạch, làm thông tin bị xáo trộn và kế hoạch lập ra sẽ sai lệch
- H ệ th ố ng ki ể m tra đả m b ả o cho qui tr×nh l ậ p k ế ho ạ ch đạ t k ế t qu ả v à hi ệ u qu ả : Trang thiết bị trong quá trình làm việc sẽ kịp thời giúp các cán bộ kế hoạch phát hiện các sai sót trong quá trình thực hiện, ví dụ như: nếu được trang bị máy tính, phần mềm chuyên dụng thì việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và cập nhật hơn, kế hoạch đưa ra sẽ chính xác hơn
- Các c ơ ch ế qu ản lý văn bản kinh t ế v à k ế ho ạ ch hoá c ủ a Nh à n ước : Phải chuẩn hóa và hiểu rõ các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động của dự án, điều này rất quan trọng vì trong quá trình lập kế hoạch thực hiện dự án sẽ có rất nhiều vấn đề liên quan tới việc kế hoạch lập ra có phù hợp với thực hiện kế hoạch đó vào dự án không hay vi phạm vào các quy định của nhà nước, của ngành
- Mối quan hệ chặt chẽ giữa bộ phận lập kế hoạch với các bộ phận khác:
Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án mọi hoạt động của các bộ phận khác nhau đều có liên quan chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng thì bộ phận lập kế hoạch mới hoạt động tốt được, ví dụ: bộ phận lập kế hoạch tài chính cho thực hiện một dự án thì phải đòi hỏi sự phối hợp của phòng Tài chính- kế toán để cung cấp số liệu, đơn giá vật tư và cân đối nguồn tài chính
Một số phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch
1.6.1 Hoàn thiện bộ máy lập kế hoạch:
– Có thể nói trong bất cứ một hoạt động nào thì con người cũng đóng vai trò quan trọng và quyết định đến sự thắng lợi của hoạt động đó, công tác lập kế hoạch thực hiện dự án cũng không phải là một ngoại lệ– [5, 55] Muốn có một bộ máy lập kế hoạch hoạt động thực sự có hiệu quả đòi hỏi phải làm tốt các yếu tố sau:
- Hoàn thiện bộ máy làm công tác lập kế hoạch thực hiện dự án: bao gồm hoàn thiện phân cấp trong bộ máy, hoàn thiện các văn bản quy định phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể cho từng cấp, từng vị trí trong bộ máy
- Tuyển chọn, nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác kế hoạch: trước hết đó là vấn đề số lượng của cán bộ làm công tác kế hoạch, cần phải khẳng định rằng công tác kế hoạch là một công việc khó khăn và mang tính phán đoán, dự kiến Bởi vậy nâng cao chất lượng của công tác kế hoạch là một vấn đề khó song không phải là vấn đề không thể thực hiện được, cần tăng cường cán bộ cho công tác bằng cách tuyển dụng mới hay điều chỉnh trong nội bộ đơn vị Trong hai cách thức trên điều chỉnh là vấn đề đơn giản hơn song lại cho kết quả không cao bởi mỗi nhân viên trong đơn vị đều có nhiệm vụ, chuyên môn nghiệp vụ riêng bởi vậy không thể chuyển một người chưa hiểu biết gì về kế hoạch sang làm công tác kế hoạch Nếu vẫn muốn chuyển thì cần phải cử những người đó đi bồi dưỡng, đào tạo thành một đội ngũ chuyên gia đa ngành nghề trước khi tiến hành làm công tác lập kế hoạch
- Đào tạo nguồn nhân lực mới: Đây là một trong những cách thức để nâng cao chất lượng của đội ngũ lao động nói chung và cán bộ làm công tác kế hoạch nói riêng Đào tạo giúp cho cán bộ kế hoạch có thể theo kịp với sự thay đổi của thị trường và đáp ứng được yêu cầu của công việc đã đề ra Bởi vậy có thể nói lợi ích của việc đào tạo là rất lớn, nó không chỉ mang lại lợi ích cho hiện tại, mà nó còn góp phần dự trù nguồn lao động cho tương lai Đứng trước sự thay đổi ngày càng nhanh của khoa học công nghệ thì việc thường xuyên đào tạo nguồn lao động làm công tác lập kế hoạch càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn bao giờ hết
1.6.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin thực hiện dự án:
- Phối hợp thông tin trong thực hiện dự án: Bằng mọi cách để thông tin thực hiện các hạng mục công việc phải được trao đổi, cập nhật thường xuyên Thông tin từ Ban chỉ đạo dự án (Ban quản trị dự án) đến tất cả các đối tượng tham gia dự án phải được đầy đủ, kịp thời Vì thế trong công tác lập kế hoạch thực hiện dự án cần phải trang bị hoàn chỉnh trang thiết bị hỗ trợ như: Hệ thống thông tin giữa các bộ phận thực hiện dự án với Ban quản lý và giữa các bộ phận thực hiện dự án với nhau
(điện thoại, bộ đàm, máy tính nối mạng )
- Xác định rõ các thông tin để lập kế hoạch: Đây là nhân tố quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác lập kế hoạch cũng như khả năng thực thi của kế hoạch Thông tin căn cứ để xây dựng kế hoạch cho ta thấy rõ đích muốn đạt tới của kế hoạch và đáp ứng nhu cầu mà căn cứ đó phản ánh hay dựa vào nó để tiến hành xây dựng kế hoạch cho việc triển khai dự án Khi xác định thông tin rồi cần tập hợp được tất cả các thông tin đó không được bỏ sót bất cứ một thông tin có liên quan nào Trên cơ sở đó tiến hành đánh giá mức độ quan trọng của mỗi thông tin trong quá trình xây dựng lập kế hoạch Trong quá trình đó cần ưu tiên những thông tin theo mức độ quan trọng của nó
1.6.3 Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch một cách hệ thống:
Việc xây dựng kế hoạch một cách có hệ thống không những nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch mà còn góp phần làm giảm thời gian trong quá trình thực hiện kế hoạch Cụ thể cần nâng cao hiệu quả của các công việc có liên quan đến xây dựng kế hoạch và hoàn thiện quy trình chuẩn trong công tác lập kế hoạch thực hiện dự án
- Lập quy trình cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án: Trên cơ sở các phòng ban chức năng cộng với sự tham mưu của lãnh đạo, các chuyên gia kế hoạch tiến hành xây dựng một quy trình chuẩn cho công tác lập kế hoạch thực hiện dự án.
- Phân công xây dựng kế hoạch: Việc phân công xây dựng kế hoạch phải được cụ thể cho các phòng ban có liên quan Như ta đã biết kế hoạch thực hiện dự án là do nhiều bộ phận hợp thành và do các phòng ban chức năng đảm nhiệm, bởi vậy cần phải phân công cụ thể cho từng phòng Việc phân công cụ thể không chỉ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện mà còn là cơ sở đánh giá, định rõ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra Muốn nâng cao được chất lượng hoạt động của các phòng ban cần phổ biến cho họ rõ mức độ quan trọng của công việc mà họ đang làm và giáo dục cho họ sự gắn bó, trung thành với lợi ích của đơn vị
- Thực hiện đúng trình tự của việc xây dựng kế hoạch, bao gồm ba bước:
Xây dựng kế hoạch dự thảo
Xây dựng kế hoạch chính thức
Cần coi trọng thực hiện tất cả các bước không được coi trọng bước này và xem nhẹ bước kia Thực hiện các bước theo thứ tự bước nào trước, bước nào sau Cần ý thức rõ bước này làm nền tảng cho bước kia nếu bước trước mà thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến sự thực hiện của bước sau đó, còn nếu bước trước thực hiện tốt mà bước sau thực hiện không tốt sẽ làm phí hoài kết quả của bước trước và ảnh hưởng đến kết quả của cả kế hoạch Trong quy trình đó cần nâng cao hiệu quả của từng công tác
Bước chuẩn bị: Cần tạo mọi điều kiện có liên quan đến việc lập kế hoạch những số liệu đã qua (tình hình thực hiện kế hoạch của các dự án đã thực hiện…), số liệu hiện thời (lượng vật tư thiết bị chuẩn bị thực hiện dự án mới ) Đây là số liệu trong nội bộ đơn vị mà các phòng ban chức năng có nhiệm vụ phải cung cấp cho phòng kế hoạch để phòng kế hoạch có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình Các số liệu thu thập được phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy Bên cạnh đó cần chuẩn bị các điều kiện về vật chất cụ thể cho việc thực hiện kế hoạch: vấn đề lao động, máy móc thiết bị, vốn, lực lượng cần thiết… Không chỉ dừng ở đó chúng ta cần tiến hành thu thập các thông tin trên thị trường, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc thu thập, dự báo thị trường: vốn, cán bộ, phương pháp…Sau khi thực hiện tốt công tác chuẩn bị (thu thập thông tin) chúng ta phải tiến hành xử lý thông tin, việc xử lý cần phải có cơ sở khoa học và có phương pháp đúng đắn, hiệu quả Việc chuẩn bị còn bao gồm cả về việc đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị, cái đã làm được và cái còn tồn tại, từ đó phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu để thực hiện công việc cho tốt Kết thúc bước chuẩn bị này bộ phận lập kế hoạch phải có đầy đủ các điều kiện cần thiết để bắt tay vào việc dự thảo kế hoạch
Xây dựng kế hoạch dự thảo: Việc xây dựng các chỉ tiêu trong kế hoạch dự thảo phải được tiến hành như một bản kế hoạch thật Kế hoạch dự thảo này phải dựa trên cơ sở của các kết quả thu được từ giai đoạn trên, từ đó tổng hợp thành một bản kế hoạch dự thảo
Xây dựng kế hoạch chính thức: Kế hoạch dự thảo sau khi được xây dựng xong phải trình lên ban lãnh đạo để xem xét và hoàn thiện Cùng với số liệu tổng hợp cộng với tài năng của đội ngũ ban lãnh đạo sẽ tiến hành xem xét tính khả thi kế hoạch dự thảo: tính khả thi đó được căn cứ trên khả năng thực tế của thị trường và khả năng của đơn vị cùng với đặc điểm dự án mà đơn vị tiến hành
Trong quá trình thực hiện dự án sẽ nảy sinh rất nhiều các sai lệch, rủi ro…và như vậy cần phải điều chỉnh, bộ phận kế hoạch lại phải lập kế hoạch điều chỉnh các thay đổi đó Vì thế nhiệm vụ lập kế hoạch có sự đan xen, lồng ghép việc thực hiện dự án và cũng đan xen với công tác kiểm soát dự án (Chỉ các thông tin kịp thời đưa ra từ kiểm soát dự án mới cho phép lập các kế hoạch điều chỉnh) Vì vậy hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án đồng nghĩa với công tác kiểm soát thực hiện kế hoạch
- Phân chia kế hoạch cả dự án ra thành nhiều kế hoạch nhỏ: điều đó giúp cho việc thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng Các kế hoạch trong cả dự án lớn đã được chia ra thành các kế hoạch năm, tháng Việc chia nhỏ ra thành các kế hoạch tháng, tuần… sẽ khó khăn cho vấn đề quản lý, bởi vậy đơn vị cần phải có những biện pháp hữu hiệu để phân rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận Các kế hoạch tuần phải đảm bảo việc thực hiện kế hoạch tháng, kế hoạch quý góp phần hoàn thành kế hoạch cho cả dự án Nếu kế hoạch tháng, quý, tuần không thực hiện được thì kế hoạch cho cả dự án cũng không hoàn thành được